Как распределить свое время: Как правильно распределять рабочее время?

Опубликовано 07.03.197603.10.2021 автором alexxlab

Содержание

Как правильно распределять рабочее время?

Мы не перестаем повторять, что время — до крайней степени ценный ресурс. В современном мире гаджетов и бесконечного потока информации мы, зачастую незаметно для самих себя, отвлекаемся на решение второстепенных вопросов, читая новости, отвечая на сообщения в месседжерах или просматривая развлекательный контент. Мы не будем рассматривать причины — морально-этические. Поговорим об основных принципах правильного планирования.

Сначала о статистике, просто для того, чтобы доказать: проблема дефицита времени касается многих. Например, 23% работающих россиян не умеют планировать рабочий день. А 80% трудового времени руководители тратят на общение с коллегами, причем эффективность таких бесед сведена к нулю. Потому что до сих пор начальники не научились делегировать и берутся за решение всех задач вплоть до закупки кофе в офис.

Но безвыходных ситуаций не бывает, поэтому сначала обратимся к списку советов, придерживаясь которых можно научиться быть эффективными.

Как распределить рабочее время?

И здесь во главу угла мы ставим планирование. На сколько бы часто вам ни встречался подобный совет, он не теряет актуальности.

Планируйте. Составляйте список дел накануне рабочего дня. Это займет 10 минут времени, но сэкономит значительно больше полезных минут, а то и часов, для достижения поставленных целей.
Расставляйте приоритеты. Придерживайтесь “правила трех”. То есть в начало списка выносите самые важные задачи. Это правило работает на подсознательном уровне, будет сложно отвлечься от выполнения работы, когда есть цель.
Ориентируйтесь на свои биологические часы. Не смейтесь, это важно. Пик активности у людей приходится на разное время. Кто-то более продуктивен утром, кто-то — днем.
Делите задачи на подзадачи. Если вас “нагрузили” серьезным и неподъемным, на первый взгляд, проектом, не паникуйте. Определите этапы, расставьте дедлайны.
Не берите на себя чужую работу. Научитесь говорить коллегам, которые привыкли обращаться к вам за помощью по мелочам, “НЕТ”. Ваша эффективность зависит от вас, а тут выходит, что и их эффективность — тоже. Помните, что и вы, и они — получаете за свой труд деньги. Предложите им в таком случае делиться деньгами.
Будьте ответственны. Банально, однако. Подумайте, какую функцию в масштабах компании вы выполняете? Что будет, если вы не справитесь? Помните: ваш труд ценен и важен. Иначе бы вас не нанимали.
Проверяйте почту не чаще двух раз в день. Утром, ДО начала рабочего дня и вечером, перед окончанием. Если ваша работа не завязана на общении по электронке, сведите к минимуму чтение писем.
Не игнорируйте перерывы и обед. Именно так, если по ТК вам рекомендованы перерывы помимо законного обеда, используйте их. Организм должен отдыхать. Морально изможденный специалист вряд ли покажет по итогу хороший результат.

Бывают ситуации, когда требуются более кардинальные меры, речь идет о большом коллективе. Надо понимать, что уследить за выполнением планов крупного отдела или подразделения — сложно, не используя IT-решений. Это могут быть CRM-системы, различные онлайн приложения, календари и планировщики задач. Однако, наиболее эффективным способом многие работодатели считают использование программ учета рабочего времени.

CrocoTime — универсальный помощник в планировании

Система CrocoTime благодаря продуманным подходам поможет и планировать, и не отвлекаться, и мотивировать, и повышать эффективность. Благодаря уникальному набору возможностей:

Агент системы работает незаметно и также незаметно мониторит активность персонала за компьютером. Не раздражая, не вторгаясь в личное пространство, не делая видеозапись экрана. В отчет будет записан каждый сайт, на котором побывал сотрудник, каждая программа, к которой он обращался в течение рабочего дня. Это поможет выявить ошибки планирования: если из 8 часов 2 были отданы просмотру сериалов — это сигнал.
CrocoTime покажет, сколько раз в день люди отвлекались. Если в течение пяти минут нет отклика от мыши или клавиатуры, программа поставит отметку в отчет. Это исключит частые перекуры и кофе-брейки.
Руководитель может составить план задач на день/неделю/месяц отделу, или конкретному специалисту. Отслеживать выполнение, подсчитывать затраты на проекты, корректировать график.
Система поможет напоминать о важном и игнорировать второстепенное. Агент автоматически отправляет любой сигнал о нарушении на почтовый ящик начальника. Это позволяет вовремя реагировать и минимизировать потери из-за игнорирования внутреннего распорядка.

Понятно, что в любой работе возникают ситуации, когда необходимо срочно переключиться. Но это случается нечасто, поэтому планирование и мониторинг помогут сбалансировать загрузку. Самодисциплина здесь тоже играет важную роль, если вы не можете отказаться от общения в социальных сетях, просмотра фото в инстаграме и обсуждения последних модных трендов — установите demo-версию CrocoTime, оцените простоту и эффективность системы. Делайте выводы и меняйте свое отношение к работе. Ваше время стоит денег, не тратьте его впустую.

Как начать распределять своё время. Как распределить своё время

В сутках всего лишь 24 часа и пора с этим смириться. Время совсем не заинтересовано нам помогать, однако, если время правильно распределить, то вместо главного врага мы получим очень выгодного союзника.

В день современному человеку нужно успеть сделать столько дел, сколько наши предки осиливали лишь за неделю, поэтому нам крайне важно добыть хотя бы пару лишних часов или минут. И сделать это можно с помощью 6 простых способов.

Встаем раньше

Никто вас не обязывает вставать с петухами, подъем даже на полчаса раньше обычного даст вам 30 минут дополнительного времени. Большинство успешных людей предпочитают ранние подъемы, так как в это время человеческий мозг работает наиболее продуктивно.

Поэтому ранние часы рекомендуется посвящать умственному труду. И не бойтесь, что вам придется жертвовать сном – организм человека отлично ко всему приспосабливается, поэтому уже через месяц вы будете прекрасно высыпаться и без этих 30 минут.

Пользуемся принципом 30 минут

Его смысл одновременно прост и гениален: уделяйте каждой задаче в день всего полчаса и затем переходите к следующему делу. Так вы увеличите свою продуктивность в разы, и каждый день будете охватывать весь спектр стоящих перед вами задач.

Только есть один нюанс: все 30 минут вы безраздельно тратите на 1 дело и только на него. Никаких соцсетей, перекуров и так далее. Пользуясь данным принципом, вы так же избавитесь от груза нерешенных задач, до которых раньше не было времени добраться.

Планируем

С утра вы наметили кучу дел, но вот беда вечером вы и половины из них не сделали. Эта ситуация знакома всем, и чтобы ее избежать необходимо составлять четкие и реальные планы на день. Оцените свои возможности и составьте, хоть и скромный, но адекватный план дел на день. Тогда в конце дня вы не впадете в депрессию от того, что ничего не успеваете, а, наоборот, будете гордиться своей расторопностью.

Используем «подвешенное» время

«Подвешенное» время – это вынужденное безделье (поездки с работы/на работу, очереди и так далее). Это время можно и нужно использовать с умом. Например, расширять свой кругозор, современные гаджеты это вполне позволяют. Читайте книги, учите новые языки, записывайте идеи, только не теряйте эти драгоценные минуты.

Умейте отдыхать

Да, да, умение правильно и хорошо отдыхать тоже экономит время. Сравните: весь выходной в пижаме просидеть у телевизора или сходить на прогулку, покататься на велосипеде, пойти на выставку и в уютное кафе. Найдите для себя те занятия, с которыми вы отдыхаете морально и физически и заполните ими ваши часы отдыха. В таком случае вы отдохнете намного быстрее и качественнее, чем, если проваляетесь в полукоматозном состоянии под одеялом.

Расставляйте приоритеты

Не все дела одинаково нужны и важны, поэтому от расстановки правильных приоритетов зависит многое. Разделите все дневные задачи по принципу Эйзенхауэра на:

Срочные и важные занятия;
важные, но не срочные дела;
срочные, но не особо важные занятия;
не срочные и не важные дела.

Теперь вы с чистой совестью можете приниматься за дела из первого и второго пунктов, хорошенько обдумать дела из третьего, и отказать от некоторых дел из четвертого пункта.
В дневной суете мы часто уделяем больше времени как раз не нужным делам, в то время как наиболее важные задачи ждут нашего внимания.

Применяя в комплексе все указанные способы, вы не только выиграете достаточное количество времени, но и увеличите свою работоспособность. Поэтому уже сейчас не теряйте время, а начните распределять время на день (и не забывайте расставлять приоритеты).

Время — это все, что у нас с вами есть. Никто не знает, сколько нам отведено, но можно и даже нужно научиться использовать максимально эффективно каждую минуту своей жизни.

Все успевать — это не так-то и просто, хотя, с другой стороны, сложного в этом тоже ничего нет, особенно если освоить такую вещь, как тайм-менеджмент. «Тайм» (Time) — английское слово, в переводе на русский означающее время. Менеджмент — это управление, контроль. Искусство правильно расставлять приоритеты является основой для успешных людей. Богатые и счастливые люди всегда знают, сколько у них есть времени на отдых, а сколько на работу или обязанности. На это основывается правильная психология саморазвития .

Почему нам нужен тайм-менеджмент

Контроль времени нужен человеку по одной простой причине — мы многозадачны. Мы существа разумные, поэтому должны выполнять очень много различных дел, без которых жизнь попросту остановится.

Даже если вы отдыхаете, у вас все равно есть любимое хобби и есть люди, которые находятся с вами в любовных или дружеских отношениях. Жизнь весьма динамична, она не стоит на месте. Тайм-менеджмент помогает людям по всему миру помнить о том, что все меняется каждую секунду, каждый миг. Можно проснуться утром и обнаружить, что вы живете в мире, отличном от того, который окружал вас 8 часов назад.

Контроль времени нужен нам, потому что время нельзя обратить вспять. Мы зависим от него целиком и полностью, так что можем только лишь взаимодействовать с ним. Многие спрашивают себя: «Почему у меня постоянно не хватает на на что времени?» Ответ очевиден — вы неправильно расставляете приоритеты в жизни.А иногда люди нагружают себя работой и поистине непосильными задачами. Это тоже может быть причиной проблем, связанных с нехваткой времени. Нужно четко разделять никому ненужный альтруизм и правила хорошего тона. Конечно, взаимопомощь — это первая ступень к успеху. Помоги ближнему своему и получишь в ответ подмогу. Но необходимо помнить и о себе тоже. И ценить свое время.

Как правильно распределять время

Для начала заведите такую полезную привычку, как фиксация всех заданий на будущее . Если вы не знаете, когда именно освободитесь, например, после работы, то напишите в своей личной записной книжке, что вечером вы должны сходить за лекарствами или сделать это во время обеда. Мы живем в 21 веке — если вам не нравится перспектива всюду таскать с собой блокноты, используйте в качестве записной книжки специальное приложение в телефоне.

Если у вас есть задачи, не требующие решения в определенное время, то старайтесь их выполнить как можно быстрее. Помните, что абсолютно любые дела, которые можно сделать сейчас, на потом лучше не откладывать. Так вы освобождаете время для других дел, будете меньше нервничать и волноваться. Единственное «но» — это отдых.

Не забывайте про отдых. Если вы можете сделать все именно сейчас, и это не вызывает у вас чувства переутомления, значит, все под контролем. Но не заставляйте себя ограничивать заслуженное время релаксации и безделья. Чередуйте периоды активности и периоды восстановления сил.

Еще одно важное замечание и совет: не забывайте отмечать денежные траты и поступления. Вообще, умеренный контроль позволяет видеть полную картину происходящего. Статистика говорит о том, что люди, отслеживающие деньги, меньше теряют их и, что самое главное — меньше переживают.

Чтобы время не работало против вас, специалисты по тайм-менеджменту советуют не брать денег в долг и, тем более, не давать .

Категорически запрещено давать в долг суммы больше, чем вы готовы потерять.

Теперь, когда советы розданы, можно поговорить о непосредственном распределении времени :

Чтобы все всегда успевать, выделите для себя четыре группы дел:

обязанности;
хобби;
развлечения;
отдых.

1. Обязанности. Это то, что не позволяет даже думать об отсрочке. Если вы что-то забудете сделать, то это повлечет за собой сбой в режиме и, возможно, большие проблемы. Сюда относится:

работа;
уборка дома;
регулярные важные покупки;
дети (отвести в школу, проверить уроки, погулять и так далее).

Для обязанностей может отводиться неограниченное количество времени, потому что это дела, которые определяют ваш стиль жизни. Хотя, конечно, если перспектива тратить на работу время вызывает у вас только упадок сил, возможно, стоит подумать о смене деятельности.

Обязанности не нужно записывать — вы должны помнить о них всегда. Распределите дела так, чтобы вам и вашей второй половинке было удобно их выполнять. Мало кто знает или догадывается, но, к примеру, прием пищи — это тоже обязанность. Правильное питание определяет настроение и работоспособность, поэтому завтракайте, обедайте и ужинайте в одно и то же время. Не хотите готовить — мойте посуду, чтобы ваша вторая половинка не делала все целиком. Исключение составляет ситуация, когда один человек приходит домой в, например в 16 часов, а второй в 19. За это время можно и приготовить, и помыть посуду. Если вы живете сами по себе, то готовить и мыть посуду нужно сразу. Забудьте про горы немытой посуды — это удел тех, кто и важные судьбоносные мероприятия начнет переносить на попозже.

Обязанности занимают столько времени, сколько нужно. Их нельзя заменить ничем — ни отдыхом, ни хобби. После того, как вы составите и выучите список всех обязанностей на всю неделю, можно приступать к планированию остальных дел.

2. Отдых. Это второй пункт вашего планирования времени. Многие ошибочно полагают, что успевают все делать только те, кто почти не отдыхает. Это не так. Организму нужна релаксация. Отдых должен быть спланирован также четко, как и обязанности. Отдыхать нужно всегда. Запомните это. Не пропускайте циклы отдыха на работе и дома. Придя домой, не садитесь за компьютер и не идите на тренировку. Полежите буквально 15-20 минут. Только не засыпайте, ведь такой сон довольно вреден для режима дня. Кстати, о режиме. Соблюдайте его максимально четко. Это важное правило всех успешных людей.

Когда все неотложные дела выполнены и вы отдохнули, настает время для хобби и развлечений.

3. Хобби. Хобби — это то, без чего не может жить ни один человек. Иногда бывает так, что хобби совпадает с работой, то есть, с обязанностями. В этом случае можно найти еще одно увлечение. Пусть оно вас затягивает. Думайте о нем почаще, создавая в себе желание заняться им. Хобби должно быть полезным, поэтому спорт — это один из самых лучших вариантов.

Задача увлечений очевидна — вы переключаетесь, меняете вид деятельности, делаете то, что приносит вам удовольствие. В вашем плане на день занятие любимым делом можно перекладывать и не планировать тщательно и кропотливо. В этом и есть главная их прелесть.

4. Развлечения. Развлечения — это походы в клуб, в боулинг, в кино, ресторан, компьютерные игры, друзья и так далее. Отличие отдыха от развлечения состоит в том, что вы тратите свое время или жизненные силы. Развлечения нужны только по выходным или в пятницу, если выработаете по плану пятидневной рабочей недели.

Их лучше не планировать дальше, чем на неделю, потому что вы не можете знать, какова будет обстановка в будущем. На развлечения должно быть отведено специальное место также и в бюджете. Без развлечений можно прожить очень долго. Это необязательный пункт, но если вы хотите жить активной жизнью, то следует включить их в свою программу.

Отдельного разговора заслуживают телефон, компьютер и телевидение. Они тоже требуют затрат некоторого объема энергии, поэтому ни в коем случае не ложитесь спать сразу после просмотра телевизора или после компьютерных игр. Дайте мозгу отдохнуть хотя бы час. Перед сном лучше заниматься спокойным хобби вроде чтения книг.

Итак, главное правило тайм-менеджмента — это упорядочивание всех жизненных процессов. Делайте, что хотите, но обязанности и отдых должны быть всегда спланированы. Это те дела, которые нельзя откладывать без веской причины. Если будете жить по этим правилам, то всегда будете все успевать. Это вдобавок еще и один из секретов пунктуальных людей — они всегда знают, что от них требуется, поэтому берегут и свое и чужое время. Удачи вам, и не забывайте нажимать на кнопки и

И жить полной жизнью. Вопрос этот действительно трудный. Ведь проблемы со временем возникают у многих. И лишь некоторым удается и отдыхать, и жить полной жизнью, и все запланированные дела делать. Научиться подобному приему можно. Достаточно следовать нескольким простым советам. Сначала придется нелегко, ведь перераспределение времени и планирование дня является ответственным заданием, требующим особых навыков. Лишь с опытом получится без особых проблем составлять день так, чтобы можно было все успеть. Каким советам рекомендуется следовать?

Жить полной жизнью — это…

Как только все важные и трудные дела позади, все остальное будет делаться быстрее. Хороший прием, но он потребует на начальных порах определенных усилий. Поэтому придется проявить настойчивость и стойкость.

Привлечение помощи

Со следующим советом хорошо должны быть знакомы мамы с маленькими детьми. Кстати, именно они задумываются чаще всего о том, как успевать все делать и высыпаться при этом. Что можно посоветовать помимо вышеперечисленных пунктов?

Например, не отказываться от помощи. Более того, привлекать близких к ней. Можно попросить помыть мужа посуду и убрать в доме, пока мама сама сходит за ребенком в садик и отведет его к врачу. Или же поручить супругу приготовление ужина.

Кстати, если речь идет о домашних обязанностях, то для того, чтобы все успевать, рекомендуется разделять бытовые задания. Конечно, если представительница прекрасного пола весь день сидит дома, нужно просто правильно распоряжаться временем. Но в современном мире женщины работают точно так же, как и мужчины. Поэтому чтобы ответить, как все успевать и жить полной жизнью, нужно научиться просить помощи и перераспределять обязанности.

Техника

Еще один очень полезный прием — привлкать к делам современные приспособления. Разнообразные гаджеты и техника — это не только развлечения, но и польза для человека. Можно максимально пользоваться новомодными устройствами, чтобы облегчить себе жизнь. Так получится успевать все и не уставать очень сильно.

Приготовление пищи можно поручить скороварке/мультиварке, уборку — роботу-пылесосу, и так далее. Таким образом, получится сэкономить много времени. Как следствие, у человека будет больше возможностей отдохнуть. Особенно если не отступать от ранее составленного графика.

Осторожно: некоторые современные гаджеты только отнимают время! Рекомендуется не пользоваться во время трудового дня интернетом (допускается лишь в рабочих целях), социальными сетями и прочими развлечениями. Иногда даже банальная проверка новостей способна отнять несколько часов. Поэтому не следует поддаваться соблазнам.

Теперь понятно, как все успевать и отдыхать при этом. Все обязательно получится, но придется изначально постараться!

Эта статья адресована всем, испытывающим трудности с распределением времени, а самое главное, одному моему очень близкому человеку, надеюсь, он воспользуется ее советами и разумно распорядится своим временем, тем более, что написать ее, он просил сам.

Начнем с раннего утра. Точнее с того, чтобы разумно распределить время, с правильной организацией труда. Полноценный труд зависит от вашей внутренней самоорганизации. Поэтому оптимальное решение в распорядке дня фрилансера: ранний подъем и отбой не позднее 24 часов, разумеется, по своему местному времени.

Мобилизованный для работы организм будет себя лучше чувствовать, когда вы встанете около 6 утра, именно на это время приходится, согласно биологическим ритмам, окончание периода легкости и свежести. Ведь, если вы «сова», вам гораздо легче вставать до 6 утра, чем в 7 или 8 часов. Скажу, что не писал бы об этом, если бы не проверил на собственной шкуре. Лучше уж поспать после обеда 1 – 1,5 часа. Вы сами удивитесь, увидев, сколько полезного вы сделали, посмотрев на свой рабочий стол, допустим, часов в 9 утра. У меня, к этому времени, обычно бывает написано 2 или 3 текста, которые в дневные часы в буквальном смысле слова вымучиваются. Запрограммировав для себя один ритм жизнедеятельности и постоянно его повторяя, вы сможете на уровне подсознания выполнять ставшие привычными дела.

Да пока не забыл, хочу заметить, чтобы с утра лучше работалось, нет ничего эффективнее контрастного, а еще лучше холодного душа (а еще лучше 1-2 ведра холодной воды, пусть в ванной, если живете в квартире – гарантирует прилив бодрости).

Но это все, как говорится, нюансы — каждый ведет свою жизненную стратегию по-своему.

Как научиться правильно распределять свое время

Существует несколько пунктов, которые лучше использовать в своем рабочем арсенале:

Управление бюджетом времени. Вы наверняка умеете распоряжаться своим денежным бюджетом, значит и бюджет времени вы сможете распределить правильно. Посчитайте, сколько часов в день и в неделю вы сможете отвести работе, а сколько потратить на отдых, развлечения и прочее. Пример: возьмем в день 24 часа минус (t на сон + t на дорогу к месту работы и обратно + t личные обязанности + t на себя любимого) .

Вот мой личный распорядок дня, действующий до недавнего времени, с обязательствами и прочими обязанностями

Был у меня такой период, летом прошлого года, когда вставать надо было рано, в 5.30 утра, а ложиться приходилось поздно, в 1 или в 2 ночи. Ну и как тут себя будешь чувствовать, вы думаете плохо — да ничуть. После подъема — выполнение основных действий, зачем все-таки встал. И вперед, вы думаете за компьютер, нет, на улицу, в гараж и на дачу. Прогулка по утреннему бодрячку куда как с добром, весь сон, как рукой снимает. Машина с утра тем более мобилизует, ну а свежий воздух, необходимая работа где-то до обеда, пение птиц в лесу, тишина и покой поднимают настроение лучше всяких 150 грамм. После обеда, сон 1 – 1,5 часа, контрастный душ и за работу, с 14 до 18 часов вечера. После 18 часов – домашние дела, компьютер уходит на время в распоряжение младшего сына. В 19 часов за руль и вперед, жену с работы забирать. И в 21.30 за компьютер, за работу до самого финиша. Почему ночью, да просто ночью никто не будет приставать с вопросами и просьбами, отвлекать, требовать внимания и прочее. Тишина, отсутствие работающего телевизора и т. д.

Вот так как-то, вы думаете, уставал — да нисколько, организм адаптируется к нагрузке на раз-два, и сейчас, когда времени намного больше свободного, организму в расслабленном состоянии гораздо тяжелее. Биоритм нарушился и надо со ставшего привычным образа жизни переходить на другой.

У всех по-разному и каждый может распределить свое время согласно своим предпочтениям и обязательствам. Если вы работаете, распределите рабочее время по пунктам, время на почту, на соцсети, на написание работы, телефонные и прочие совещания.

Про соцсети отдельно. До недавнего времени не испытывал ни малейшего желания общения и работы в соцсетях, откуда что взялось, как говорится коготок увяз и все, засосало, но через них приходят посетители на сайт и можно решить многие вопросы. Да даже элементарно отдохнуть от обязанностей, так что нужно распределять, чтобы всего было в меру и развлечений, и работы. Справляться с этой зависимостью научился, желание немедленно проверить соцсети продлилось не больше двух недель и в настоящий момент полностью контролируется.

Ну вот, с первым пунктом программы распределения времени разобрались.

Не рассматривайте разговор с руководителем или заказчиком как враждебное столкновение, представьте, что вы вместе с более опытным специалистом решаете общую проблему, а его веское слово будет решающим в этом действии. И ему, между прочим, приятно, что без него ничего не крутится, дайте ему лишний раз почувствовать, что он Босс. Так вы снизите приоритет первой задачи, делегируете, а по-простому перепоручите вторую работу кому-то другому и упростите выполнение третьей. Таким образом, вы сконцентрируете внимание на главном, приоритетном направлении вашей деятельности. Ну, а руководитель воспримет ваши действия, как возможность плодотворного сотрудничества с вами в реальном времени. В общем, если просто говорить, надо уметь грамотно пустить пыль в глаза, скинуть с себя груз лишних обязанностей и заняться главным. Но, ни в коем случае не конфликтовать и не откладывать дела на потом, как говорится, пристройте их, а потом уже смело гуляйте, потому, как следом придут другие дела, и вы поневоле окажетесь погребенными под неимоверно тяжелым грузом ответственности, от которого устанешь больше, чем от выполнения физической работы.

Корректировка планов. Расписание требует постоянной корректировки, или гибкого планирования, если вы собираетесь полноценно работать, надо каждый день просматривать свой ежедневник. Я не рассматриваю пересмотр расписания 1 раз в неделю или в месяц, так вот повторяюсь, каждый день вы должны вносить в него свои коррективы, чтобы быть готовым к любым неожиданностям или наверстать пропущенные дела. Если вы выполняете какие-то задачи посмотрите, нет ли возможности сделать что-то попутно, чтобы впоследствии не отвлекаться на те дела, о выполнении которых вы могли позаботиться заранее. Главная цель этого – равномерно распределить приоритеты и сохранить соотношение между личным и рабочим временем.

Таким образом, мы рассмотрели ваше рабочее расписание, поняли, как избавиться от лишних задач, расставить приоритеты, узнали, что ранняя побудка отнюдь не во вред организму. Удовлетворение собственным трудом позволит избавиться от стресса. Вы и все остальные поймут, что вы не просто член команды, у которого все валится из рук и ничего не получается, а ценный работник, выполняющий работу не просто вовремя, а в короткие сроки и качественно. Конечно, это потребует некоторых усилий, но поверьте, стоит того, и даже самая влюбленная спутница, глядя на ваши успехи, поймет, что вы не зря отдаете своей работе так много времени, уделяя ей так мало внимания. Она ведь думает о будущем не меньше, чем вы. Спокойствие и только спокойствие, и никакого стресса.

Фраза: «у меня на это нет времени», не имеет ничего общего с количеством времени, она отражает лишь то, что важность задачи слишком мала, для того чтобы тратить на нее время.

20 советов как правильно распределить время и быть более продуктивным

1. Найдите свое время до отказа (сопротивления) задаче. Вы должны наблюдать за собой, когда определенные виды задач вызывают у вас нежелание и сопротивление. Дальше, когда узнаете это время, разбивайте задачи на интервалы равные времени до начала сопротивления. Можно пойти и по более быстрому пути, задайте мысленно себе вопрос, сколько времени вы бы с удовольствием работали над задачей? Например: 1 час, нет это много, 45 минут — возможно, но не то, 30 минут — да это комфортное время. Далее делайте, к примеру 5 минут перерыва. Можно попробовать чередовать задачи, но главное чтобы время от времени ваша нервная система и разум могли отдохнуть и расслабиться.

2. Визуализация и конструирование перед тем, как начать делать . Можно назвать это планированием, можно просто записывать. Но иногда очень полезно представить все в мельчайших деталях. Это может серьезно сэкономить ваше время, так как в процессе вы можете найти более оптимальное решение. Из моего опыта, задачи с 3-4 часов могут превратиться в небольшое 20 минутное занятие.

3. Возможно вам поможет дневник . Если вы не понимаете куда девается ваше время, заведите себе привычку записывать свои ежедневные действия и количество времени затраченное на них. Вы удивитесь, сколько времени тратится на совершенно ненужные вещи. Узнать проблему — первый шаг на пути к ее решению.

4. Планирование свободного времени. Поможет вам провести с пользой время и более качественно отдохнуть, что в будущем позволит вам быть более продуктивным.

5. При планировании, ставьте меньшие сроки для задач, чем вам реально необходимо . Когда мы ставим себе временные рамки, то сразу активизируем дополнительные ресурсы и не оставляем себе времени на лишние занятия.

6. Может быть идеал — это не то что вам нужно? Подумайте, может быть хорошее состояние вам подойдет не хуже, чем идеально, но для это нужно будет потратить в разы меньше времени? Это касается тех задач, в которых маленький результат достигается огромными усилиями. Может быть потратить это время на другие задачи?

7. Если выполнение действия занимает несколько минут — просто сделайте его сразу же . Не нужно планировать его или откладывать, так вы потратите еще больше времени.

8. Количество энергии внутри нас отображает насколько продуктивными мы будем . Поэтому очень важно следить за уровнем своей энергетики. В общем можно выделить несколько пунктов, которые помогут в этом:

Физические упражнения . Да, вы много слышали об этом, но если вы до сих пор не начали уделять время своему телу, немедленно бросайте чтение и начинайте. Если вы постоянный упадок сил, а мотивация на нуле — значит вам не хватает физической энергии. С каждым разом, когда вы занимаетесь, вы истощаете запасы энергии; НО после истощения наступает фаза компенсации и гиперкомпенсации, и итоге с каждым разом вы увеличиваете количество вашей внутренней силы и энергии.

Перестаньте употреблять энергетические напитки, в том числе кофе на постоянной основе . Делая это постоянно, мы вызываем привычку, и энергетический эффект становиться минимальным. Лучше конечно вообще отказаться от них, но если вы решили их употреблять, то делайте это с умом: перед важными событиями, когда вам нужна дополнительная энергия. Примечание: также прочитайте статью — .

Не употребляйте спиртные и энергетические напитки перед сном . В противном случае, вы не получите полноценного сна, возможно вам даже сложно будет заснуть. На утро вы будете истощены и совершенно не готовы к полноценным действиям.

Больше информации можно получить, прочитав .

9. Забудьте о телевидении . Вам больше нечем заняться? Годы жизни люди тратят на пустые передачи. Не повторяйте ошибки других. А как же новости? Все основные новости вам непременно расскажут знакомые. Да и в наше время, телевидение не самый лучший источник достоверной информации. Также ограничивайте время проведенное в телефоне и интернете.

10. Формируйте правильны привычки. Автоматизация действий помогает экономить время. Следите за тем, какие именно привычки вы внедряете, избавляйтесь от привычек, которые воруют ваше время, энергию и здоровье.

11. Тактически принимайте решения, в соответствии с самочувствием . При высоком уровне энергии и сил, занимайтесь важными задачами, когда вы не чувствуете себя нормально, но не сверх — работайте над обычными задачами, когда у вас мало сил — над легкими. Самый легкий способ себя демотивировать — начать работать на сложной задачей, при минимальном уровне собственной энергии. Не стоит этого делать. Примечание: рекомендую прочитать статью о том, как , которая поможет ставить правильны цели.

12. Начинайте с малого . Очень хороший способ создать привычку или начать что-то: ежедневно делать маленькие изменения. Небольшие изменения, во-первых, приближают вас к цели, во-вторых, не занимают много времени и мотивируют.

Большая часть мыслей у среднестатистического человека — негативные. Кроме того, что это демотивирует, это также создает нашу реальность. Подумайте теперь в ?

13. Сократите ожидания от действий. Если вы получите большее — это здорово поднимет настроение, если же вы будете надеяться на «золотые горы», то малейшая неудача может сбить вас с пути. Когда вы понижаете ожидания, это делает вас более уверенными, расслабленными, удовлетворенными и снижает уровень беспокойства.

14. Осознайте, что никому нет до вас дела . Когда вы понимаете, что всем в конечном итоге все равно кто и вы и что у вас есть, вы начинаете более широко смотреть на мир. Люди больше заботятся о собственном благополучии, большая часть мыслей — о себе. Вы сможете рассмотреть больше возможностей и станете более продуктивным, понимая что вы никого не интересуете.

15. Контролируйте уровень стресса . Это не означает избавиться от него полностью. Для полного вовлечения сил, мы не должны быть расслаблены. Чтобы полностью погрузиться в задачу, она должна быть стоящей, а значит — она должна нести в себе некую стрессовую нагрузку. Нужно найти золотую середину, с одной стороны вы не должны полностью расслаблять, с другой стороны стресс не должен вас сковывать. Управляя уровнем стресса можно контролировать продуктивность и мотивацию.

8 полезных советов девушкам, как правильно распределить своё время и всё успевать

Наверняка многим кажется, что в сутках слишком мало часов и успеть всё просто невозможно. В том, чтобы делать за день как можно больше, может помочь тайм-менеджмент — методика, с помощью которой вы сможете распланировать все свои дела и найти время и на себя, и на работу, и на детей.

1. Сформулируйте свои цели

Необходимо дать название каждому делу, которым вы бы хотели заняться. Но обратите внимание, что звучать ваша цель должна коротко и конкретно — например, «посетить спортзал» или «купить продукты для ужина».

2. Заведите блокнот

Каждому занятию — своё время. Распланируйте свой день. Вы потратите на это не более получаса, зато потом будете точно знать, сколько времени вы должны потратить на спортзал, сколько — на приготовление пищи, а сколько — на общение с родными. Лучше расписывать всё буквально по минутам. Например:

«09.00 — 09.40. Отвезти ребёнка в школу»
«09.40 — 11.20. Тренировка в спортзале».

И так далее.

Не надейтесь на собственную память. Видеть перед собой график гораздо проще и эффективнее — так вы будете точно знать, сколько времени у вас в запасе и когда нужно приступать к следующему занятию. В наше время удобный ежедневник есть почти в каждом телефоне, но в крайнем случае подойдёт обычный блокнот, который удобно носить с собой.

3. Разделяйте задачи

Иногда одну большую задачу проще разбить на несколько маленьких подзадач. Готовка ужина может включать в себя покупку продуктов и непосредственно процесс приготовления пищи, а общение с ребёнком — развивающие игры и сказку на ночь. Вписывайте в свой ежедневный план подпункты — так вы не потратите лишнего времени на то, чтобы вспомнить, что же именно необходимо было сделать.

4. Наведите порядок

Порядок в мыслях является следствием порядка в доме. Если в доме бардак, то вы, как минимум, потратите время на поиск необходимой вещи, а в ряде случаев ещё и расстроитесь, потому что это время можно было бы потратить с большей пользой.

5. Делайте то, что любите

Постарайтесь находить как можно больше времени на занятие приятными для вас вещами и включать их в своей ежедневный план. Любите музыку — выделите хотя бы несколько минут на её прослушивание.

6. Делайте несколько дел одновременно

Как ни парадоксально, но это возможно. Существуют задачи, не требующие полной концентрации. Например, когда ведёте машину по неоживлённой трассе — включите самоучитель английского языка и повторяйте слова. И до места доедете, и словарный запас увеличите.

7. Сделайте физические упражнения ежедневным ритуалом

Начинайте утро с зарядки — это придаст вам необходимый заряд бодрости и обеспечит прекрасным настроением и энергией на весь оставшийся день. Помимо зарядки постарайтесь выделить ещё хотя бы час на другие физические упражнения — например, фитнес или вечернюю пробежку. Помните: в здоровом теле — здоровый дух.

8. Хвалите себя

Отдых не менее важен, чем самая ответственная работа. За каждый успешно выполненный пункт плана награждайте себя маленьким подарком — это может быть чашечка кофе в любимом кафе или страницы из любимой книги. Так вы очистите сознание и подготовите себя к следующему делу, которое не терпит отлагательств. Желательно такие «пятиминутки» тоже прописывать в своём блокноте, чтобы напомнить самому себе, что отдых — это не проявление лени, и вы действуете в соответствии с планом.

Как бы сложно вам порой ни приходилось, не забывайте о том, что очень важно выбрать время на поддержание хорошей формы.
В этом вам поможет инновационный препарат для снижения и удержания веса «XL-S Medical», который помогает нормализовать вес, а также втрое повышает эффективность любой диеты.
Летний сезон настал, настало и время позаботиться о себе!

Как правильно распределять свое время.

Как правильно распределить время

Встаем раньше

Пользуемся принципом 30 минут

Планируем

Используем «подвешенное» время

Умейте отдыхать

Расставляйте приоритеты

Почему нам нужен тайм-менеджмент

Как правильно распределять время

Чтобы время не работало против вас, специалисты по тайм-менеджменту советуют не брать денег в долг и, тем более, не давать . Категорически запрещено давать в долг суммы больше, чем вы готовы потерять.

Теперь, когда советы розданы, можно поговорить о непосредственном распределении времени :

Чтобы все всегда успевать, выделите для себя четыре группы дел:

обязанности;
хобби;
развлечения;
отдых.

работа;
уборка дома;
регулярные важные покупки;
дети (отвести в школу, проверить уроки, погулять и так далее).

Когда все неотложные дела выполнены и вы отдохнули, настает время для хобби и развлечений.

Бенджамин Франклин (Benjamin Franklin) был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки — участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время — деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».

«Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
«Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
«Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» — готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера — «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Вывод

Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.

Метод Франческо Чирилло

Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло (Francesco Cirillo), но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло — автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.

Вывод

В начале дня составьте список дел и выполняйте их, отмеряя время «помидорками». Если в течение 25 минут вы отвлеклись, поставьте напротив задачи символ ’. Если время истекло, но задача ещё не выполнена, поставьте + и посвятите ей следующую «помидорку». Во время пятиминутного перерыва полностью переключайтесь с работы на отдых: пройдитесь, послушайте музыку, выпейте кофе.

Итак, перед вами пять основных систем тайм-менеджмента, при помощи которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одной из методик, а можете выработать свою, комбинируя различные приёмы и техники.

GTD — альтернатива тайм-менеджменту

Дэвид Аллен (David Allen), создатель методики GTD, — один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности ».

Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе .

Это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов. Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать. GTD именно об этом. Это определённый образ мышления и жизни. А ещё GTD — это о состоянии потока и снижении психологического напряжения.

Вячеслав Сухомлинов

Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD — тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.

Всем нам жизнью отведено одинаковое количество времени в сутках — 24 часа, а вот используем мы его не всегда одинаково эффективно. Двигаясь по неверному пути – мы теряем годы, теряем время. «Как же грамотно распределить время?» — подобный вопрос, рано или поздно встаёт перед каждым из нас. И здесь абсолютно не играет ни какой роли пол, статус или образование человека. Студент, бизнесмен, воспитывающая детей женщина – умело и правильно распоряжаться своим временем хочет каждый из нас.

Эта статья для широкого круга читателей, которая призвана помочь всем нам (искусством максимально эффективным образом использовать своё время), то есть умело работать при высоких информационных нагрузках.

Причины дефицита времени

Прежде чем раскрыть способы повышения эффективности, давайте рассмотрим самые распространённые причины, вызывающие дефицит времени:

Спешка. В условиях постоянной спешки невозможно сконцентрироваться на главном. Не зря все-таки в народе существует пословица: «Поспешишь – людей насмешишь».
Суетливость. Возникает, как правило, от неумения организовать свой день. В итоге все валиться с рук. Суетливость присуща многим людям (если не врождённая, то точно приобретённая черта характера, которая явно не с положительной стороны характеризует человека).
Бесплановость. Именно по причине отсутствия плана действий теряется значительная часть активного времени (время вне сна и болезней). Если дела и задачи не выстроены в строгую иерархию по степени важности, значит — они так и останутся в большинстве своём не разрешёнными.
Несерьёзный подход к делу , что подразумевает частое допущение ошибок, на исправление которых, как правило, затрачивается немалая часть времени.
Отвлекающие факторы , среди которых можно выделить: телефонные звонки, смс сообщения, частые перекусы, ТВ, Интернет, неожиданный визит гостей.

Анализ использования временного ресурса

Вот мы и добрались до методик тайм – менеджмента, в основе которых лежит: анализ затрачиваемого времени. Данный анализ нацелен как на выявление стимулирующих, так и ограничивающих форм работоспособности.

Итак, самые правильные методы учёта времени:

Ведение постоянных записей . Используйте не только бумажный блокнот, но и все возможности современной компьютерной техники –ноутбуки, планшеты. К примеру, очень интересный и наглядный вариант – это графическое изображение своей работы.
Планирование (структурирование времени). Начните записывать, что необходимо выполнить и, что уже сделано. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным. Рекомендуется планировать как минимум 60% своего времени (при этом планы должны быть максимально реалистичными), а 40% оставлять на непредвиденное время (приезд гостей, простои на дорогах в час-пик, отключение света и т.д.)
Создание материальной и эмоциональной заинтересованности . Поощряйте себя, давайте себе твёрдые обещания, что обязательно за отличный результат – будет вознаграждение (например, долгожданная покупка фотоаппарата). Материально же вас может простимулировать, если только работодатель. Но и здесь не ждите помощи извне, воздействуйте на себя сами – постоянно стремитесь улучшить свой результат, работая над собой, ищите всевозможные и заработка.
Оснащение рабочего места по последнему слову техники. Современная техника, даёт нам массу возможности экономии времени, главное уметь грамотно пользоваться ею. Изучайте подробно инструкции, предлагающиеся к технике, применяйте советы на практике.
Научная организация труда (НОТ) открывает новые возможности рационального использования времени за счёт: фотографии рабочего времени (круглосуточное наблюдение за требующимся объектом, обработка и анализ данных), улучшения условий труда, разделения труда.
Установка чётких временных рамок на выполнение текущих задач и дел . Например: 1,5 – 2 часа на самое сложное, более лёгкое в течении получаса.

Это были общие правила и рекомендации, которые подходят абсолютно всем. Но все мы в этой жизни выполняем не одну роль и работу (помимо, основной деятельности — бизнес, учёба, — являемся по совместительству мамой, дочкой, женой, сестрой), а эти «звания» требуют от нас дополнительной ответственности, и создаю ещё одну «стопку дел».

Женщинам-хозяйкам

Так вот, чтобы облегчить себе труд и суметь найти время для отдыха, конкретно хозяйкам по дому необходимо:

Не завышать стандарты чистоты: разделите квартиру или дом на несколько зон, так в понедельник – помойте кухню, во вторник – только зал и так далее.
Осуществлять поход по магазинам не в час-пик, то есть не в обеденный перерыв или вечернее время, самый лучший вариант – днём, когда большая часть население вашего города на рабочих местах.
Покупать одежду немнущихся тканей — избежите глажки.
В будние дни готовить более простые блюда: гречневая каша с мясом, лёгкие салатики.

Студентам

А теперь совет студентам:

Перефразируя известную пословицу, можно сказать так:

«Пиши , что значит, конспектируйте экзаменационные темы — заранее. Это поможет также избежать состояние суетливости в «жаркий период».
Сократите время сна (приучите себя рано вставать).
Наблюдайте за лидерами (отличниками) в вашей группе, перенимайте их опыт.

Бизнесменам

Товарищи бизнесмены – это для вас:

Составляйте матрицу дел, группируя их так: срочные и несрочные; важные и неважные. Такая группировка называется матрицей Эйзенхауэра.
Планируйте всегда и все: маршрут движения, текст выступления, вопросы оппонентам и так далее (ищите во всем эффективные пути, например: добраться до Налоговой инспекции вашего города быстрее всего на общественном транспорте (метро), нежели потерять время на личном — в пробках).
Учитесь делегировать полномочия — передавать часть функций управления или решения определённых задачи другим людям. Этим самым вы сможете сконцентрироваться только на самом главном, а значит, добьётесь значимых результатов.

Помните! Время, в отличие от денег — не подлежит восстановлению, в случае его растраты. Берегите время – используйте его максимально эффективно.

Тайм-менеджмент – важный навык, который нужно развивать. Это поможет вам по максимуму использовать каждый день и принесет успех в работе и учебе. Чтобы управлять своим временем, используйте его продуктивно, работая в подходящей обстановке и правильно расставляя приоритеты. Сведите к минимуму все отвлекающие факторы, при необходимости отключая телефон и социальные сети. Непреклонно следуйте распорядку дня, чтобы по максимуму использовать каждый день.

Шаги

Используйте время продуктивно

Создайте подходящую для работы обстановку. Атмосфера, в которой вы работаете, может в целом повысить вашу продуктивность. Нет четких требований к рабочей обстановке, поэтому выбирайте то, что вам подходит. Окружите себя вдохновляющими аксессуарами, которые наполняют вас энтузиазмом и страстью к работе. Эти чувства помогут вам фокусироваться на задании и сохранять продуктивность.
- Например, возможно, вас вдохновляет какой-то художник. Купите несколько реплик его работ и повесьте их на стенах.
- Если у вас есть возможность выбрать рабочее место – выбирайте то, где вас меньше будет что-то отвлекать. Работать перед телевизором – плохая идея, но можно поставить рабочий стол в углу спальни и заниматься делами там.
Запишите все задания по степени их важности. Перед тем как приступить к работе, расставьте приоритеты. Списки дел – отличный инструмент, но лучше структурировать их, а не просто записывать все, что нужно сделать за день. Сгруппируйте все дела по важности.
- Перед тем как составлять список, запишите категории важности. Например, задачи с пометкой «срочно» нужно завершить сегодня. Дела, обозначенные как «важные, но не срочные», необходимо закончить, но они могут подождать. Задания, попадающие под категорию «с низким приоритетом», можно отложить, если это необходимо.
- Разделите все дела на категории. К примеру, если вам нужно закончить отчет по работе, – это срочная задача. Если вам нужно приступать к новому проекту, крайний срок которого только через две недели, то это «важное, но не срочное» дело. Если вам хотелось бы совершить пробежку после работы, но это не жизненно важно, то это «низкоприоритетная» задача.
Сначала займитесь важными заданиями. Первым делом утром решите действительно важные дела, что подарит вам чувство выполненного долга. День начнется успешно, и большая часть стресса просто улетучится. Начинайте каждый новый день с разбора самых важных заданий в списке.
- Например, если у вас пять электронных писем, ожидающих вашего ответа, и отчет, который нужно отредактировать, займитесь именно этим, как только переступите порог офиса.
Какая-то часть работы всегда должна быть под рукой. Если рядом с вами всегда будет часть дел, то даже вынужденный простой станет преимуществом. Если в автобусе есть парочка свободных минут, воспользуйтесь этим, чтобы почитать что-то связанное с работой или учебой. Дожидаясь своей очереди в овощном магазине, ответьте на несколько рабочих электронных писем с телефона. Если работа всегда под рукой, то вы сможете использовать свое время самым продуктивным образом.
- Если вы студент, задумайтесь о покупке аудиокниг или записи лекций. Стоя в очереди или по дороге на занятия, вы сможете слушать материалы курсов.
Не делайте несколько дел одновременно. Многие считают многозадачность хорошим способом успеть больше за день и с умом распоряжаться своим временем. Несмотря на это, сосредоточение внимания на нескольких задачах одновременно на самом деле делает вас менее продуктивным. Все занимает больше времени, поскольку вы ничему не уделяете достаточно внимания. Вместо этого сосредоточьтесь на одном задании за раз. Таким образом вы проделаете всю работу быстрее, что позволит более эффективно использовать ваше время.
- К примеру, ответьте на все электронные письма. Затем выйдите из своего электронного ящика и приступайте к следующему заданию. Не беспокойтесь о почте в данный момент. Если позже в течение дня вам еще нужно будет ответить на парочку писем, вы сможете заняться этим, покончив с тем заданием, которым занимаетесь сейчас.
Заблокируйте социальные сети. Иногда трудно избежать искушения зайти на Facebook или Twitter. Если у вас проблемы с социальными сетями, есть множество приложений и вебсайтов, которые позволяют временно заблокировать отвлекающие сайты.
- SelfControl – это приложение для пользователей Mac, блокирующее доступ к выбранным сайтам на заданный период времени. Его можно скачать бесплатно.
- Если вам нужно быть совсем оффлайн, приложение Freedom позволяет заблокировать доступ к интернету до восьми часов подряд.
- Встроенное приложение Firefox Leechblock позволяет лимитировать использование некоторых сайтов на определенное время в течение дня.
Максимально избегайте перерывов в работе. Это замедляют ваш рабочий процесс. Если во время роботы вы отвлекаетесь на что-то еще, вернуться в рабочий режим может быть довольно сложно. Работая над какой-то задачей, старайтесь закончить ее до того, как приступите к другим заданиям. Все остальное может подождать, пока вы усиленно работаете над завершением какого-то дела.
- Например, если вы вдруг осознали, что нужно ответить на электронное письмо, пока вы выполняете какую-то работу, не прерывайтесь, чтобы написать ответ. Сделайте где-то пометку, что вам нужно отправить письмо и вернитесь к этому, после того как закончите текущее задание.
- Помните, иногда заминок не избежать. Если, например, во время работы вам вдруг позвонили по срочному делу, естественно, вам стоит ответить на звонок. Старайтесь избегать перебоев в работе, но не казните себя за периодические отвлечения от дел.

Придерживайтесь ежедневного графика

Используйте цифровой календарь. Технологии – чудесный способ управлять временем, следить за сроками и деловыми встречами, и многим другим. Воспользуйтесь календарями в телефоне и на компьютере. Запишите задачи на день, такие как встречи и рабочий или учебный график. Поставьте напоминания. Например, установите напоминание в телефоне за неделю до срока подачи работы. Выделите в своем расписании время для учебы или работы над проектом.
- В дополнение к цифровому календарю, обычный календарь тоже может прийти на помощь. Можете поставить его на рабочий стол или носить с собой в ежедневнике. Иногда процесс записи информации на бумаге помогает лучше ее запомнить.
Определите, в какое время вы наиболее продуктивны. Люди испытывают прилив сил в различное время в течение дня. Когда вы знаете, в какой промежуток вы используете свое время наиболее эффективно, вы можете спланировать работу именно в эти часы. Например, если вы наиболее энергичны по утрам, попытайтесь сделать большую часть работы в это время. Тогда вечером вы сможете расслабиться и заняться тем, что вам нравится.
- Нужно время, чтобы определить свои энергетические пики. Попробуйте на протяжении недели записывать свой уровень энергии и концентрации в целом в течение дня. Это поможет понять, когда вы наиболее продуктивны.

основы, правила, таблица, примеры, книги

Быть хозяином своего собственного времени – великая наука. Люди, освоившие ее, могут заранее планировать свои дни, недели, определять для себя приоритетные цели и задачи. Такие мужчины и женщины способны успевать больше за одну и ту же единицу времени. Девизом профессионального тайм-менеджера считается лозунг: «Работай меньше, успевай больше!» Что же нужно сделать для того, чтобы научиться качественно и грамотно распределять свое время?

Тайм менеджмент – основы, что это такое

Человек в наше время катастрофически загружен. Огромное количество дел, постоянные дедлайны, сумасшедшие графики – все это обусловило хроническую усталость и плохое настроение. Ведь когда люди не справляются с поставленными задачами, недовольство возникает у всех окружающих. Опускаются руки, пропадает желание двигаться вперед. В таких ситуациях на помощь приходит умение грамотно распоряжаться собственным временем.

Об основах управления временем написано немало трудов. Для обучения этим вещам организовываются тренинги и мастер-классы. Но сначала людям нужно научиться расставлять приоритеты, чтобы выделить время на обучение. Поэтому опытные тайм-менеджеры сразу начинают учить совмещать приятное с полезным.

Научившись управлять временем, можно достичь эффективности в любом деле, в любом направлении. Контролируя те отрезки времени, которые затрачиваются впустую, человек может сэкономленное временное пространство тратить на работу и полноценный отдых. В итоге люди успевают делать все необходимое, избегая стрессовых ситуаций и не уставая хронически.
Методы овладения временем

Чтобы жить полноценной жизнью, важно не только работать и зарабатывать деньги, но и успешно отдыхать. Для этого время необходимо делить таким образом, чтобы каждый момент проходил в атмосфере довольства и умиротворенности. Даже самые нервные моменты в процессе трудовой деятельности будут не такими острыми, если задачи будут выполняться без спешки.

Методов овладения временем существует достаточно много. Наиболее эффективные инструменты тайм-менеджмента могут обеспечить максимально позитивный рабочий настрой с получением необходимого количества свободного времени. Главные принципы:

Глобальные задачи нужно разделять на малые. В каждом случае большой процесс можно разделить на несколько частей, пошагово выполняя все поставленные задачи.
Необходимо составлять список дел. Фиксировать свои планы, сроки их выполнения и особенности можно в ежедневнике, мобильных приложениях, в таблицах excel.
Важно правильно расставлять приоритеты. На каждый день (как и любой другой отрезок времени) стоит выделять главное дело, задачу, на которую и нужно бросать все свои силы. Все остальное стоит выполнять по мере важности.
Не останавливаться на достигнутом. Выполнив определенную задачу, не стоит останавливаться и расслабляться. Можно отдохнуть и действовать дальше. Ведь достигнутая цель может быть шагом на пути к более достойным свершениям.
Выполняя какую-либо задачу, нельзя отвлекаться. То время, которое выделяется на конкретную работу, не должно использоваться в других целях. Желательно, чтобы в это время никто человека не отвлекал.

Использовать все полученные знания на практике важно и нужно. При этом применять все методы совсем не обязательно. В зависимости от конкретных условий, индивидуальных особенностей, поставленных целей, можно выбрать наиболее подходящие пункты.

Правила контроля своего времени

Важную роль в тайм-менеджменте играет биологический ритм. У каждого человека он индивидуальный и особенный. Причем важно не только «жаворонком» или «совой» является конкретный объект, но и на какое время суток приходится пик его активности. Наблюдая за своей работоспособностью, можно выявить эти факторы, используя их в дальнейшем в свою пользу. Таким же образом можно определить идеальное время для приема пищи, обучения, отдыха.

Существует такое понятие, как «убийцы времени». Когда человек идет на поводу у своих слабостей или у окружающих, позволяя создавать внутренние помехи. Это значительно тормозит процесс, не давая двигаться вперед. Самыми явными «убийцами времени» признаны:

неадекватная оценка соотношения объема работы и сроков выполнения;
неумение отказать окружающим и во всем быть полезным;
привычки оставлять дела на потом или хвататься за все сразу;
излишняя медлительность и природная рассеянность;
отсутствие привычки планировать и записывать;
нежелание слышать и слушать оппонента/начальство/коллег.

Для того чтобы научиться основам тайм-менеджмента, нужно придерживаться ряда правил. Исключений и поблажек быть не должно. Добиться успеха и научиться контролировать время можно только в случае, если задачи будут поставлены четко и правильно. Придерживаясь конкретного плана, нужно уметь грамотно мотивировать себя.

Таблица

Примеры тайм менеджмента

Питер Друкер когда-то сказал: «Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим». В наше время это становится максимально ясным и неопровержимым.

Для того чтобы стать властелином своего времени и своей жизни, нужно не только анализировать свои ошибки, но и пользоваться чужим опытом. Наиболее успешные образцы использования тайм-менеджмента можно найти в таких примерах, как:

матрица Эйзенхауэра;
принцип Парето;
метод АБВГД;
Mind maps;
пирамида Франклина;
«сначала съешьте лягушку».

Специалистами самых разных направлений разработано немало подходов к решению проблемы нехватки времени, нерационального его распределения. Можно выделить три основных типа тайм-менеджмента:

Личный (персональный). В данное понятие входит личностное развитие человека, возможности и умения распределить свое время, грамотно организовать свой день.
Профессиональный. Адаптация в коллективе, умение распределить свое время и рабочие ресурсы для плодотворного выполнения поставленных задач.
Социальный. Позволяет регламентировать и грамотно распределять время группы людей, контролировать их межличностные отношения.

Иногда не стоит стремиться к многозадачности. Для некоторых людей это тяжелый труд, результатом которого не становится что-то хорошее. Если заранее ясно, что распыляться тяжело, стоит сосредоточиться на одной задаче, распределив остальные между коллегами или занявшись ими позже.

Для мам: повышение эффективности использования времени

Есть категория женщин, грамотное планирование времени для которых является жизненно важным. Это мамы, имеющие одного, двух, а то и более детей. Если мама не будет эффективно использовать свое время, она превратится в истеричную, неухоженную даму. В итоге рядом с ней будет находиться неприятно – не только мужу, но и ее детям.

Для того чтобы все успевать, быть идеальной женой и мамой, стоит придерживаться некоторых принципов тайм-менеджмента:

Четко планировать/структурировать все повседневные дела.
Правильно расставлять приоритеты в доме и в семье.
Экономить время при помощи современного технического прогресса.
Пользоваться интернет-ресурсами для совершения заказов и покупок.
Основывать свои дела и потребности на рациональной многозадачности.
Не бояться просить помощи у родных, близких, а порой и посторонних людей.

В первую очередь мама должна любить себя. Именно с ее радостной, счастливой улыбки начинается рай для всех остальных домочадцев. Важно не только планировать каждый свой день, но и заранее создать предпосылки для счастливого материнства. Стоит составить расписание, избавиться от всего лишнего и делегировать свои обязанности.

Книги о времени и о том, как им управлять

Многие книги по тайм-менеджменту стоит прочитать не для того, чтобы быть экспертами в данной области. Такие знания нужны, чтобы выйти из зоны комфорта, научиться контролировать свое время.

Авторы известных трудов чаще всего являются действующими бизнес-тренерами и тайм-менеджерами. Наиболее популярны:

«Выйди из зоны комфорта. 21 метод повышения личной эффективности» Бр. Трейси.
«Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» Дэвида Аллена.
«Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» Глеба Архангельского.
«Тайм-менеджмент по помидору» Штаффана Нётерберга.
«Тайм-менеджмент. Искусство планирования» Джулии Моргенстерн.

Почти все авторы пишут консультации и советы, исходя из собственного опыта. Они описывают различные технологии и приемы, позволяющие повысить личную эффективность, научиться распределять свом временные ресурсы.

Экстремальный тайм менеджмент

Понятие раскрывают в своей книге А. Толкачев и Н. Мрочковский. Интересный формат по типу «роман из реальной жизни» дает прочувствовать всю жизнь главного героя. Это типичный неудачник со своими проблемами и полным застоем в жизни. Причем обвиняет в своих неурядицах главный герой всех окружающих, но только не себя.

Полной противоположностью является наставник главного героя, жизнь которого играет всеми яркими красками. Основа истории – колесо жизни, каждый сектор которого представляет собой отдельную сферу интересов.

Обычная жизненная история пестрит множеством советов, приемов, важных мыслей. С их помощью читатель может найти ответы на свои вопросы, определить, что именно нужно делать, чтобы сдвинуться с места.

Брайан Трейси

Многие труды этого тайм-менеджера, эксперта мирового уровня по личностному развитию, стали настоящими бестселлерами. Люди, стремящиеся изменить свою жизнь к лучшему, давно пользуются бесценными советами Брайана Трейси. Его выражения разбирают на цитаты, а меткими афоризмами пользуются в разных сферах бизнеса и жизни.

Родился Брайан в бедной семье. Не получив практически никакого образования, мальчик отслужил матросом на судне 8 лет. За это время он смог закалить силу воли, повысить коммуникационные качества, выучить несколько языков.

В 22 года парень сошел на берег и устроился агентом по продажам. Через год его признали лучшим сотрудником фирмы, вице-президентом которой Брайан становится в 25 лет. Занявшись своим образованием, молодой человек меняет род деятельности. Он заканчивает университет, постоянно шлифуя знания и собирая материалы для тренингов. Перед тем как основать свою собственную фирму, Трейси проработал на руководящих должностях в 22 различных компаниях. Уже в то время мужчина начал писать книги. Сейчас филиалы компании BrianTracy International, специализирующейся на маркетинговых стратегиях, курировании бизнеса, тренингах, расположены в 31 стране.

Глеб Архангельский

Этот молодой симпатичный человек является кандидатом экономических наук, возглавляет кафедру тайм-менеджмента финансово-промышленной академии в Москве. Генеральный директор компании «Организация времени» Глеб Архангельский разработал собственную школу, в которой учат управлять временем.

Опытный тайм-менеджер считает, что время – тот ресурс, который в отличие от денег, восполнить невозможно. Поэтому это самое дорогое, что у нас есть и чем нужно грамотно распоряжаться.

Тренинги по тайм менеджменту

В этом направлении организовывается большое количество занятий, постоянно проводятся семинары и тренинги. Опытные коучи и бизнес-тренеры стремятся поделиться своими знаниями, научить людей правильно расходовать свое рабочее и свободное время.

Современные тренинги основываются на грамотной подаче информации. Они состоят из различных комплексов упражнений, ролевых сцен, креативных заданий. После таких курсов люди становятся успешными не только в своей профессиональной деятельности, но и в личной жизни. Эффективный тайм-менеджмент позволяет совершенствоваться и развиваться.

Как правильно распределять время

Высокий темп современной жизни неизбежно заставляет задуматься, как правильно и рационально распределять свое время. Несмотря на множество разнообразных методик тайм-менеджмента, и в наши дни этот вопрос все также актуален. Более того, сейчас он стал острее из-за необходимости выживать в условиях жесткого рынка труда. Каждый может овладеть представленной в статье простой техникой распределения своего времени, что станет для него существенным подспорьем при решении любых жизненных задач.

Как правильно распределять время

Сегодня мы не будем рассматриваться конкретные техники тайм-менеджмента. Подробное описание самых эффективных из них вы можете найти на этом сайте по следующим ссылкам:

Цель данной статьи – дать вам конкретный простой инструмент управления временем. Настолько простой, чтобы с его помощью любой человек мог эффективно действовать как в обычной жизни, так и при движении к своим целям.

ИСТОКИ УМЕНИЯ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ

Прежде, чем приступать к управлению своим временем, попробуйте оценить эффективность своей работы со временем на основе распорядка дня на неделю.

Составьте список всех дел на неделю. В него мы включаем все дела, которые требуют временных затрат. Например, учеба, работа, самоподготовка, сон, еда, прогулки, отдых, хобби, спорт, общение с родными и друзьями, домашние дела и т.д.
Возле каждого пункта поставьте количество часов в неделю, которые вам нужны или вы бы хотели выделить для этого дела при условии, чтобы оно было выполнено хорошо. Пока что не сопоставляйте между собой отдельные цифры, анализируйте лишь задачи.
Сложите цифры, что вы написали.

Вот теперь пришло время посмотреть на итоговое число. В неделю мы имеем только 168 часов (7 х 24). Как правило, у многих при составлении подобного списка получается сумма в 2-3 раза больше. Интересно, что же получилось у вас. Напишите, пожалуйста, в комментариях свое итоговое число и свои мысли по этому поводу.

Теперь попробуйте переписать свой список так, чтобы ограничить себя 168 часами. Нетрудно заметить, что есть лишь два способа рационально сделать это:

Уменьшить количество часов в неделю на какие-либо пункты.
Уменьшить количество пунктов.

В первом случае вы неизбежно потеряете качество и эффективность. Поэтому второй путь предпочтительнее и правильнее.

СОКРАЩЕНИЕ ЗАНЯТИЙ В ВАШЕЙ ЖИЗНИ НЕОБХОДИМО,
ЕСЛИ ВЫ ХОТИТЕ ВИДЕТЬ ЕЕ ЭФФЕКТИВНОЙ.

ЧТО НАДО УЧИТЫВАТЬ
ДЛЯ ПРАВИЛЬНОГО РАСПРЕДЕЛЕНИЯ
ВРЕМЕНИ ДНЯ

Время – один самых ценных ресурсов человека. К сожалению, он невозвратный. Вы никогда не вернете время, что уже прошло. И если вы его потратили впустую, то это минус в вашей жизни. Вы упустили не только время, то и кусочек своей жизни.

Часто люди говорят, что им не нужны системы управления временем. Они не ведут списков дел, утверждая, что все держат в голове. При этом они заверяют, что этого достаточно, ибо они хорошо помнят все, что нужно.

Наверняка, что-то они помнят. Но при этом буксуют на своем жизненном пути. Потому что действуют неэффективно.

Возможно, этим людям не надо большего. Им по вкусу обычная посредственная жизнь. Думаю, что таких людей среди читателей этой статьи нет. Ибо подобные личности попросту не будут искать в интернете подобную информацию.

Эта статья для тех, кто ставит себя выше посредственности, у кого грандиозные мечты и высокие цели. Вот этим людям важно правильно распределить свои усилия. Они хотят неуклонно продвигаться к своим целям.

Есть три маркера, которые четко указывают, что человек действует не эффективно. Это явные индикаторы того, что человек просто не умеет правильно распределять свое время.

Чрезмерная занятость.
Если человек постоянно утверждает, что у него дел «выше крыши» и некогда даже поднять голову и взглянуть вверх, то это четкий сигнал, что он – не хозяин своего времени и жизни.
Хроническая усталость.
Постоянная усталость есть отражением того, что человек взваливает на себя слишком много задач. Помимо неэффективного расходования времени он забывает о себе и о необходимости энергетической подпитки организма..
Отсутствие фокусировки.
Хорошо, когда человек имеет много целей. Но плохо, если при этом он хватается сразу за все и стремится достичь результатов сразу во многих аспектах. В итоге он попадает в ловушку чрезмерной занятости, но ничего при этом не достигает.

В принципе, все три маркера показывают одно и то же:

БЕЗ ФОКУСИРОВКИ НЕТ РЕЗУЛЬТАТА,
НЕСМОТРЯ НА ТО,
ЧТО ЧЕЛОВЕК ПОСТОЯННО ЗАНЯТ И ВКЛАДЫВАЕТ МАССУ СИЛ.

Вот тут самое время остановить свой бег по кругу и осознать три важных момента:

Каждый день дарит нам лишь 24 часа.
40-50% из этого времени уходит на поддержание основных потребностей (сон, еда, отдых и др.). Это примерно 10-12 часов в день.
Мы можем управлять лишь тем временем, что осталось. Это примерно 50-60% нашего дня.

И от того, как вы сумеете распорядиться этим временем, будет зависеть ваша жизнь. Человек сам определяет, останется ли она посредственной или станет грандиозной.

ПРИТЧА ДНЯ:
КАК РАЦИОНАЛЬНО РАСПРЕДЕЛЯТЬ СВОЕ ВРЕМЯ

Есть прекрасная притча о том, сколько дел и каких именно можно вместить в один день.

Профессор начал лекцию с того, что показал студентам обычную банку. Банка как банка, правда внушительных размеров. Студенты были заинтригованы. Профессор тем временем засунул руку под кафедру и вынул оттуда корзину с большими камнями. Аккуратно он наполнил ими банку. И обратился к аудитории с вопросом, полна ли банка.

– Конечно, конечно, – послышался в ответ хор голосов.

Профессор улыбнулся, засунул руку под кафедру и вынул оттуда миску с галькой. Он легко посыпал ее камни. Затем слегка потряс банку и еще немного досыпал. Галька очень комфортно расположилась между большими камеями. Профессор удовлетворительно крякнул и вновь улыбнулся. Затем опять спросил, полна ли банка.

Студенты слегка опешили. Но быстро пришли в себя и заверили, что банка заполнена до краев.

Профессор ничего не сказал на это. Он открыл коробку, что стояла у него на кафедре. В ней был песок. И весь он вошел в банку. Он полностью занял все свободное место между содержимым банки, наполнив ее до краев. И вновь профессор спросил, полна ли банка.

Аудитория была в ударе. Все закричали: «Полна полнешенька!»

А профессор вынул из портфеля бутылку с водой. Всю ее он вылил в банку. Студенты были в восторге.

Когда шум затих, профессор произнес:

– На всю свою жизнь крепко запомните то, что вы сегодня видели. Эта небольшая демонстрация учит нас, как распределять свое время. Представьте себе, что банка – вся ваша ЖИЗНЬ. Большие КАМНИ символизируют самые важные и значимые для вас вещи: семью, здоровье, детей, хобби. Они наполняют нашу жизнь смыслом, даже если нет всего остального. ГАЛЬКА – это вещи, важные только вам: работа, дом, машина. ПЕСОК – это все остальное, обычные мелочи жизни.

Если сначала заполнить банку песком, в ней не останется места, чтобы разместить камни и гальку. То же происходит и в жизни. Если тратить время на мелочи, у вас нет возможности заняться важными и интересными делами.

Надо четко осознавать свои приоритеты, знать, что для меня есть самое важное. И четко представлять себе, что все остальное – просто песок.

– А как же вода? – закричали студенты.

Профессор улыбнулся и сказал:

– Очень хороший вопрос. С ее помощью я хотел показать вам, что в жизни всегда есть место приятным моментам. Даже, если наполнена делами, всегда можно найти то, что украсит ее.

ПЕРВИЧНЫЙ АНАЛИЗ
ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Надеюсь, что эта глубокая притча вам понравилась. Напишите в комментариях, на какие мысли она вас натолкнула. Самый главный вывод, что надо сделать на ее основе, звучит так:

В ЖИЗНИ ВАЖНЫ ПРИОРИТЕТЫ.
ВСЕ НАДО РАССТАВЛЯТЬ В ОПРЕДЕЛЕННОМ ПОРЯДКЕ.

Каждый человек сам определяет, что в его жизни символизируют объекты притчи. Например,

Камни – семья, новые навыки, карьера, большие проекты.
Галька – самореализация, учеба, хобби.
Песок – рутинная работа, уборка дома,
Вода – просмотр фильмов, чтение книг.

Напишите в комментариях, а что для вас есть Камни, Галька, Песок и Вода. И поделитесь, чем вы основном заполняете свою «банку». Заполняете ли вы ее песком настолько, что на другое не остается места? Или же у вас все складывается гармонично.

Если же у вас все хорошо разложилось по этим четырем категориям, тогда решите, какую часть своего управляемого времени вы можете потратить на каждую категорию. Достаточно ли вам 50% этого времени на Камни? Или же вам хочется выделить на это немного больше?

Уменьшать этот проценту не стоит. Если каждый день вы по крайне мере 6 часов делаете действительно важные для вас дела, то можно сказать, что вы эффективно управляете своим временем.

Оставшееся время распределите между Галькой, Песком и Водой. Здесь уже совершенно не важно, как вы будете делить свое время. Важно то, что мелочи не будут мешать тому, что в вашей жизни главное. И не будут препятствием вашему движению вперед.

Если же вдруг вы обнаружите, что у вас слишком много такой мелочи и она реально вам мешает, то задайте себе три вопроса:

Почему так происходит?
Что я могу делать меньше?
Что я могу вообще не делать?

Как вы видите, свое время можно легко проконтролировать, даже не прибегая к сложным методикам тайм-менеджмента.

ХОРОШЕЕ УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ – ЭТО ЗНАТЬ,
ЧТО ВАЖНО, И ДЕЛАТЬ ЭТО БОЛЬШЕ ВСЕГО.

10 СОВЕТОВ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ

Даже одного вышеописанного приема будет достаточно, чтобы ваша жизнь разворачивалась по желаемому вектору. В то же время есть еще другие приемы, которые помогут вам увеличить свою эффективность. Например, попробуйте воспользоваться хотя бы частью из следующих 10 советов. И просто наглядно будете удивлены, насколько повысилась ваша эффективность управления временем.

Всегда заранее составляйте список дел на день. Это улучшает организацию дня, не позволяет забывать как о важных, так и второстепенных задачах. Готовый список перед глазами позволяет не тратить время на обдумывание того, чем бы сейчас заняться. А также эффективно использовать возникающее свободное время.
Ранжируйте все дела по важности. Для этого хорошо воспользоваться квадрантами матрицы Эйзенхауэра. Можно представить, что I квадрант – это ваши Камни, II квадрант – Галька, III квадрант – Песок. Всегда упорядочивайте свой список дел по степени важности. В его начале должны стоять наиболее важные дела.
Еще раз пересмотрите список дел и сгруппируйте похожие действия вместе. Например, можно выделить время, чтобы сделать все телефонные звонки, просмотреть свой почтовый ящик, отсортировать входящие письма и ответить на то, что надо. Такая группировка очень важна, так как переключение между разными видами деятельности занимает много времени.
Отыскивайте пересечения дел. Иногда можно запланировать два дела на одно и то же время. Например, можно запустить стирку и заняться чем-то другим, пока стиральная машина будет себе работать. Можно совместить выпечку и чтение. При поездке в транспорте легко отвечать на сообщения и просматривать новости.
Старайтесь избегать потерь времени. Конечно, есть так называемые «карманы времени», которые возникают не по вашей вине. Но и такие карманы времени можно использовать с пользой. Не допускайте потерь времени из-за отвлечения на непродуктивные действия, типа незапланированная проверка электронной почты, спонтанная уборка стола и т.п.
Избегайте отвлекающих факторов. У каждого человека есть свои моменты, что мешают ему концентрироваться или же нарушают его концентрацию. При работе в офисе это могут быть обращения коллег (личные или по телефону). Дома могут отвлекать родные или дети. Установите время общения и попросите е тревожить вас в иные промежутки. Телефон вообще лучше ставить га беззвучный режим.
Найдите хорошее место для работы, где вы наиболее продуктивны и собраны. Если вы работаете дистанционно, а дома невозможно наладить рабочий процесс, то можете подыскать себе подходящий вариант вне дома. Самый лучший, но и дорогой вариант, – коворкинги. Они предназначены для того, чтобы создать все условия для комфортной продуктивной работы. Кроме этого, можно воспользоваться антикафе, обычным кафе или даже библиотекой.
Организуйте свое рабочее пространство. В любом случае ваше рабочее место должно располагать к работе. Держите свой стол в чистоте. Беспорядок на столе отражает беспорядок в голове. Продумайте порядок расположения нужных вещей. Он должен вдохновлять вас на продуктивную работу. Маленькая хитрость – перестановка вещей на столе устраняет монотонность ежедневной работы. Воспользуйтесь Фэн-шуй.
Убедитесь, что вы знаете где вы и сконцентрированы на деле. Перед тем, как приступить к работе, соберитесь с мыслями. Отложите в сторону все проблемы. Мысленно представьте то, чем вы будете заниматься. Подумайте о том, как вам лучше всего добиться поставленных целей. И только потом приступайте к работе.
Делайте больше в самые продуктивные часы. Исследуйте свой биоритм. Одни люди – совы, другие – жаворонки, а вы кто? В какое время вы наиболее активны? Работайте в лучшее время. Ведь в течение дня у каждого человека есть несколько периодов подъема и упадка сил.

МНОГИЕ ДУМАЮТ, ЧТО ДОЛЖНЫ РАБОТАТЬ БОЛЬШЕ,
ЧТОБЫ ДОБИТЬСЯ УСПЕХА.
ЧАЩЕ ВСЕГО ИМ ПРОСТО НАДО РАБОТАТЬ УМНЕЕ.

КАК НЕ ВЫЙТИ ИЗ ВРЕМЕНИ ГРАФИКА

Одна из самых сложных задач при стремлении рационально спланировать свой день заключается в том, как выдержать составленный график, если тебе постоянно мешают и прерывают твою работу.

На этот случай есть очень простое решение. Тем не менее, это результативный подход. Вам просто надо внести в свое расписание временные интервалы для прерывания.

Все те, кто использует данный подход, единодушно утверждают, что это самый мощный совет по управлению времени.

Чтобы организовать такой подход наиболее эффективно, надо учесть два важных момента.

В вашем плане (или неделю) должно быть выделено определенное количество времени, когда вы будете заниматься делами других.
Обычно, когда во время работы, если вам звонят или подходят, вы бросаете то, чем вы были заняты, и уделяете внимание этому человеку. Причем для вас не важна его проблема. Но потом вам нужно около 20 минут, чтобы вернуться к тому уровню концентрации, который до момента прерывания был у вас.
Когда вы запланируете время для других, вы работаете более продуктивно
Надо четко придерживаться своего графика и общаться с другими только в то время, когда вы это запланировали. Так вы не только можете сделать больше, но и у вас будет больше времени для других.

Сколько времени необходимо планировать для других, определяется индивидуально, опытным путем. Руководителю большого коллектива нужно больше времени, чем менеджеру низшего звена. Маме, что работает дома, может понадобиться еще больше, чтобы позаниматься с детьми. Но все же большинство людей утверждает, что наиболее оптимально планировать это время до или после обеда. Так они получают перерыв в работе. И потом с новыми силами продолжают ее.

Как распределять свое время так, чтобы успевать сделать то, что я себе наметила? | Практическая психология

Наверняка у вас имеются планы, различные цели, которые вы постоянно откладываете на завтра, или на понедельник. И как только наступает завтра или понедельник возникают какие-то ещё дела и то, что вы хотели реализовать откладывается на неопределённый срок.
⠀
Знакомо?
⠀
И возникает тогда вопрос: «Как распределять свое время так, чтобы успевать сделать то, что я себе наметила?»

1. Проведите анализ дня. Прям с самого утра ходите с телефоном или бумажкой с ручкой и отмечаете, куда вы тратите свое время. Сколько времени в день вы тратите на социальные сети, телевизор, разговоры по телефону и т. д.
⠀
Возможно, вы будете удивлены, ведь большинство из нас даже не замечает, сколько времени они ежедневно тратят впустую.

2. Составьте график занятий на каждый день. Это очень полезная вещь, ведь благодаря плану действий вы становитесь более дисциплинированным человеком. Помимо актуальных дел на день, каждый день вносите время на отдых, чтобы не было перегруза.

3. Принимайте пищу отдельно от других дел. Обычно просмотр телевизора или соц.сетей за завтраком, обедом или ужином только продлевает прием пищи как минимум на 15 минут, а ведь вы могли бы их потратить на более важные дела.

4. Законный выходной. Устройте себе хотя бы раз в неделю выходной день, который можете потратить на что захотите. Это может быть валяние на диване в качестве тюленя, просмотр любимого сериала и многое другое.

5. «Съедайте на завтрак лягушку». Что это значит? Необходимо делать самое трудное и неприятное дело именно утром, чтобы оставшуюся часть дня вы могли потратить на то, что будет проще, стало быть, вы не будете постоянно терзать себя мыслями о приближении сложного дела и перестанете оттягивать процесс его выполнения.

6. Научитесь говорить «Нет». Каким бы вежливым человеком вы ни являлись, роль «спасателя» зачастую мешает, чем помогает. Помочь подруге – дело хорошее, но не в ущерб себе и своим планам.
⠀
Было полезно?

С уважением, Светлана Мамаева — психолог, трансформационный тренер, игропрактик

Управляйте временем с помощью этих 20 эффективных советов по управлению временем

У всех нас есть 24 часа в сутки. Но почему кажется, что некоторые люди могут выжать максимум из каждой минуты дня? Вы не поверите, но они не способны замедлить время. Однако они умеют правильно распоряжаться своим временем.

Хотите узнать, как стать мастером тайм-менеджмента? Начните с этих 20 сверхмощных советов по управлению временем.

1. Создайте тайм-аудит.

Когда дело доходит до управления временем, первый шаг, который вам нужно сделать, — это выяснить, на что на самом деле уходит ваше время. Вы можете полагать, что отправляете электронные письма всего за 30 минут, но на самом деле эта задача отнимает час вашего дня.

Самый простой способ отслеживать свое время — загрузить такое приложение, как RescueTime, Toggl или мой календарь приложений, чтобы отслеживать все, что вы делаете в течение недели. Затем вы можете получить доступ к отчету, чтобы узнать, что крадет ваше время. Обладая этой информацией, вы можете затем внести соответствующие корректировки.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

Я обнаружил, что установка ограничения по времени для каждой задачи не позволяет мне отвлекаться или откладывать на потом. Например, если я хочу написать статью для своего блога, я даю себе два часа. Поэтому, если я начинал в 8 утра, я стараюсь написать его к 10 утра.

В некотором смысле становится игрой.

Поскольку я помещаю буферы между задачами и действиями, если я не завершу задачу вовремя, я все равно могу работать над ней, не тратя время, отведенное для чего-то другого.

3. Используйте список дел, но не бросайте задачи.

«Все цели и проекты состоят из более мелких частей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели или завершить проект. Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить », — предлагает Уильям Липовский.

«Помимо того, что вы сосредоточены, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, и что осталось».

В то же время будут прерывания, которые могут помешать вам выполнить задачу.Уильям рекомендует вам «всегда возвращаться к этим задачам и выполнять их, когда у вас есть такая возможность. Это может потребовать от вас установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент ».

4. Планируйте заранее.

Одно из худших действий, которое вы можете сделать, — это проснуться без плана на день. Вместо того чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно блуждаете и решаете более тривиальные дела.

Вот почему вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов;

Накануне вечером. Прежде чем уйти с работы, потратьте последние 15 минут на организацию своего офиса и составление списка самых важных вещей на завтра.
Первым делом с утра. Во время утреннего распорядка запишите 3 или 4 наиболее срочных и важных дела, которые необходимо решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны.

5. Проведите утро в MIT.

Марк Твен однажды сказал: «Если твоя работа — съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра.А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

Брутто? Конечно. Но, по мнению Твена, вы должны заниматься своими самыми большими и сложными задачами по утрам, иначе говоря, вашими наиболее важными задачами (MIT) дня.

Есть несколько причин, по которым это такой эффективный трюк с тайм-менеджментом. Во-первых, у вас обычно больше всего энергии в AM. Так что лучше взяться за эти задачи, когда вы не истощены. Кроме того, вы можете использовать это чувство выполненного долга, чтобы пережить остаток дня.

6. Научитесь делегировать / передавать на аутсорсинг.

Делегирование и аутсорсинг могут быть немного сложными. Некоторым трудно позволить кому-то делать то, что они делали раньше. У других нет времени обучать кого-то выполнять определенные задачи.

Дело в том, что делегирование или аутсорсинг реально экономят время, поскольку уменьшают вашу рабочую нагрузку — а это означает, что у вас есть больше времени, чтобы тратить на более важные задачи или делать меньше работы. Либо передайте обязанности квалифицированным членам команды, либо нанимайте опытного фрилансера.И, если вы все же решите пройти обучение на дому, первоначальные вложения в конце концов окупятся.

7. Исключите половину работы.

«В наш век постоянного отвлечения внимания, глупо легко разделить наше внимание между тем, что мы должны делать, и тем, чем общество нас бомбардирует», — пишет Джеймс Клир.

«Обычно мы балансируем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел в то же время, когда мы пытаемся добиться чего-то. Редко, когда мы полностью заняты поставленной задачей.”

Clear окрестил эту «половину работы», и вот несколько примеров;

Вы пишете отчет, но случайно останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон, без причины.
Вы пробуете новую программу тренировки, но через пару дней переключаетесь на новую программу, потому что читали об этом в Интернете.
Во время разговора по телефону вы думаете о папке входящих сообщений электронной почты.

«Независимо от того, где и как вы попадаете в ловушку половинной работы, результат всегда один: вы никогда полностью не заняты поставленной задачей, вы редко выполняете задачу в течение продолжительных периодов времени, и у вас уходит вдвое больше времени, чтобы выполнить вдвое меньше », — добавляет Клир.

Clear обнаружил, что лучший способ преодолеть половину работы — это заблокировать «значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное». Например, он выберет одно упражнение и сосредоточится только на нем во время тренировки. Он также выделит несколько часов, чтобы посвятить его важному проекту, но оставит телефон в другой комнате.

«Это полное устранение отвлекающих факторов — единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, сфокусированную работу и избежать фрагментированных сессий, когда вы выполняете лишь половину работы.”

8. Измените свое расписание.

Если вы читаете эту статью, то очевидно, что хотите узнать о некоторых полезных методах управления временем — и я более чем рад помочь вам в этом. Но если вы боретесь с управлением временем, решение может быть столь же простым, как изменение вашего расписания.

Например, вместо того, чтобы спать до 6:30 утра, просыпайтесь на час раньше. Лично я считаю, что 5:15 утра — самое продуктивное время дня, поскольку это дает мне время заниматься спортом, планировать свой день, просматривать электронную почту и даже работать над побочными проектами, не отвлекаясь.

Также подумайте о том, чтобы просыпаться пораньше по выходным и, возможно, сократить количество телевизоров, которые вы смотрите.

9. Оставьте буферное время между задачами и встречами.

Немедленный переход от одной задачи или встречи к другой может показаться хорошим использованием вашего времени, но на самом деле это дает обратный эффект. Нам нужно время, чтобы очистить свой разум и зарядиться энергией, отправившись на прогулку, медитируя или просто мечтая. В конце концов, человеческий мозг может фокусироваться только около 90 минут за раз.

Без этого перерыва труднее оставаться сосредоточенным и мотивированным. Планирование буферного времени также может предотвратить опоздание на следующую встречу. Я считаю, что 25 минут между задачами и встречами — это идеальный буфер.

10. Будьте организованы и решайте одну задачу.

Средний американец тратит 2,5 дня в год на поиски потерянных вещей. В результате мы ежегодно тратим более 2,7 миллиардов долларов на замену этих элементов. Вместо того, чтобы тратить зря время и деньги, будьте организованы.

Начните с создания дома для всего и следите за тем, чтобы предметы были возвращены на свои места. В конце дня уберите свое рабочее место и создайте систему управления документами.

И начните однозадачность. Большинство людей называют многозадачность основной причиной неправильного размещения предметов.

11. Следуйте правилу 80-20.

«Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80% результатов достигается за счет 20% приложенных усилий. Это обычно используется в продажах, поскольку 80% продаж обычно поступают от 20% клиентов», — пишет Ренцо Костарелла в предыдущем посте календаря.

«Когда дело доходит до того, как вы должны распоряжаться своим временем, этот принцип также может быть применен. 80% ваших результатов — это 20% ваших действий ».

Ренцо советует начинать с ежедневного просмотра «своего расписания или списка дел». Для простоты попробуйте записать пять задач, которые вам нужно выполнить. Используя этот принцип, вы, вероятно, сможете исключить большинство пунктов из вашего списка. Поначалу это может показаться неестественным, но со временем это заставит вас увеличить усилия по наиболее важным задачам.”

12. Используйте онлайн-календарь.

Календари уже давно являются основным инструментом управления временем. Однако онлайн-календари подняли это на новый уровень. Это потому, что вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, легко запланировать встречи и встречи, настроить напоминания, создать временные блоки и запланировать повторяющиеся мероприятия.

Лично я использую Google Calendar. Думаю, это лучшее. Но Outlook и Apple Calendar тоже работают хорошо.

13. Перестань быть идеальным.

Когда вы перфекционист, ничто не может быть достаточно хорошим. Это означает, что вы будете возвращаться к одной и той же задаче снова и снова. Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день в результате?

Итак, хватит быть идеальным. Его не существует. Делайте все, что в ваших силах, и двигайтесь дальше.

14. Просто скажите «Нет».

Я знаю, что вы не хотите никого расстраивать. Но вы можете справиться только с этим. Если у вас уже есть полная тарелка, откажитесь от приглашения на ужин или помогите коллегам по проекту, пока у вас не появится свободное время.

15. Прививайте краеугольные привычки.

Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», ввел термин «краеугольные привычки». Но что они? Проще говоря, это привычки, которые могут изменить вашу жизнь, такие как упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка распорядка дня и медитация.

Эти привычки заменяют плохие привычки и вызывают другие хорошие. В результате вы станете более здоровым, целеустремленным и сможете лучше распоряжаться своим временем.

16. Не теряйте время ожидания.

Скажу честно. Я терпеть не могу ждать. Не то чтобы я нетерпеливый. Просто я знаю, что это время лучше было бы провести в другом месте.

Однако вместо того, чтобы тратить это время зря, я нашел способ извлечь из него максимум пользы. Например, сидя в зале ожидания, я читаю вдохновляющую книгу, слушаю подкаст или создаю план предстоящего сообщения в блоге.

17. Дистанционная работа.

Знаете ли вы, что в среднем американец добирается до 26 минут? И, что еще хуже, эти ежедневные поездки становятся длиннее.Добавьте к этому количество времени, которое требуется на подготовку, и вы легко увидите, сколько времени потрачено впустую, чтобы добраться до работы и с работы.

Хотя это возможно не для каждой работы, работа на дому даже два раза в неделю может в конечном итоге сэкономить вам несколько часов в неделю.

18. Найдите вдохновение.

Когда я перетаскиваю, я использую вдохновляющие источники, такие как выступление на TED или биография. Это простой способ снова разжечь этот огонь, чтобы мотивировать меня и вернуться в нужное русло.

19. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Когда у вас есть связанные работы, объедините их вместе. Например, не отвечайте на электронные письма и телефонные звонки в течение дня. Запланируйте определенное время для выполнения этих задач.

Причина? Разные задачи требуют разного мышления. Объединяя связанные задачи вместе, ваш мозг не переключает передачи, а это значит, что вы сокращаете время на переориентацию.

20. Делай меньше.

Это тактика Лео Бабауты. Он завел блог Zen Habits, и его обязательно нужно прочитать.Итак, что Лео говорит о том, чтобы делать меньше.

Делать меньше не означает «лучше меньше, да лучше». Это означает «меньше — лучше». Это достигается за счет замедления, осознания того, что нужно сделать, и концентрации только на этих вещах. Как только вы это сделаете, сделайте каждое действие на счету. В результате вы будете создавать больше ценности, а не просто корм.

Какое ваше мнение об этой статье?

Спасибо за отзыв!

Как распределить свое время и усилия

Как он находит время, чтобы встречаться с 10 клиентами в неделю и выполнять свою годовую квоту в первом квартале? , продавец задается вопросом о своем лучшем производственном коллеге. Я с трудом могу найти время, чтобы иметь пять встреч в неделю, правильно оформлять все документы и сдавать вовремя.

Как ей удается отстаивать стратегические инициативы, общаться с руководителями и работать только 40 часов в неделю? , менеджер размышляет о своем коллеге по корпоративной ускоренной процедуре. После дня, полного собраний по проекту, лучшее, что я могу сделать, — это реагировать на электронную почту ночью вместо того, чтобы активно развивать свой отдел .

Вот секрет: ваши коллеги, которые опережают вас с кажущимися меньшими усилиями, научились распознавать и преуспевать в том, что действительно важно, и стремиться к менее совершенным во всем остальном.

Скорее всего, самый успешный продавец в вашей команде тратит меньше половины времени, которое вы тратите на заполнение документов. Да, это может быть небрежно, но никого это не волнует, потому что его доходы стремительно растут. Менеджер, который привлек внимание высшего руководства, может рассылать электронные письма с несовершенной грамматической структурой и отклонять приглашения на тактические встречи.Но когда проект или встреча действительно важны, она затмевает всех.

Если вы шокированы и чувствуете, что это кажется совершенно несправедливым, я предполагаю, что вы, вероятно, очень хорошо учились в школе, где поощряется перфекционизм.

Я знаю. Я был отличником от шестого класса до окончания колледжа, и делал все возможное, чтобы сделать работу на уровне, который понравился бы моим профессорам. По общему признанию, эта стратегия окупилась в студенческие годы. Мой идеальный средний балл означал исключительный уровень достижений, и мне повезло, что в моем случае он был вознагражден стипендиями и предложениями о работе.

Правила изменились, когда я начал свой бизнес более семи лет назад. Я понял, что выполнение А-работы во всем ограничивает мой успех. В этот момент я понял, что мне нужно больше сосредоточиться на своих сильных сторонах. Как мудро объясняет Том Рат в своих книгах StrengthsFinder, вы можете добиться большего успеха, полностью используя свои сильные стороны, вместо того, чтобы постоянно пытаться укрепить свои слабости. Осознание важности целенаправленного решения о том, куда я буду вкладывать больше времени и энергии для выполнения работ высочайшего качества и где неидеальное исполнение дает большую отдачу, оказало глубокое влияние на мой собственный подход к успеху и мою способность расширять возможности клиентов, которые чувствуют себя перегруженный.

Когда я разговариваю с тайм-коучем клиентов, которые борются с подавленностью, будь то профессора, руководители или юристы, всплывает общая тема — они не могут найти время, чтобы сделать все. И они правы: ни у кого нет времени на все. Учитывая темп работы и уровень вклада в современном обществе, тайм-менеджмент мертв. Вы больше не можете вместить все — независимо от того, насколько эффективными вы становитесь. (Эта загадка — то, что вдохновило меня на написание книги об инвестициях времени).

В своей философии инвестирования времени я призываю людей рассматривать время как ограниченный ресурс и распределять его в соответствии с их личным определением успеха.Это приводит к ряду практических ответвлений:

Решите, где вы будете не тратить время: Учитывая, что у вас ограниченный бюджет времени, у вас не будет возможности делать все, что вы хотели бы делать, независимо от вашей эффективности. В тот момент, когда вы принимаете эту истину, вы мгновенно уменьшаете стресс и чувство неполноценности. Например, с профессиональной точки зрения это может выглядеть как сокращение вашего участия в комитетах, а лично это может выглядеть как найм кого-то еще для ухода за газоном или завершения проекта дома.
Стратегически распределите свое время: Границы того, как и когда вы вкладываете время в работу и в личную жизнь, помогают гарантировать, что у вас есть надлежащие инвестиции в каждую категорию. Как коуч по времени, я вижу одну из самых веских причин не работать сверхурочно: это вложение временных ресурсов оставляет вам недостаточно средств для таких действий, как упражнения, сон и отношения.
Настроить автоматическое вложение времени: Точно так же, как вы настроили автоматическое вложение в паевые инвестиционные фонды на пенсионном счете, ваши ежедневные и еженедельные распорядки должны сделать ваши временные вложения близкими к автоматическим.Например, на работе у вас могут быть регулярные встречи с собой два раза в неделю, чтобы продвигаться вперед по ключевым проектам, а вне работы вы можете записаться в учебный фитнес-лагерь, где вам будет плохо, если вы не появитесь и потеть три раза в неделю.
Стремитесь к постоянно сбалансированному бюджету времени: Принимая во внимание приливы и отливы жизни, вы не можете ожидать, что у вас будет постоянно сбалансированный временной бюджет, но вы можете стремиться к тому, чтобы иметь постоянно сбалансированный.В течение периода от одной до двух недель ваши временные затраты должны отражать ваши приоритеты.

После того, как вы правильно распределили свое время, вам также необходимо подойти к работе в каждой категории по-разному. Как я объяснил выше, попытка «добиться во всем одинаково» не позволяет вам вкладывать максимальное количество времени в то, что принесет максимальную отдачу от ваших инвестиций. Вот почему я разработал технику INO, чтобы помочь преодолеть перфекционизм и неправильное использование вашего 24/7.Вот как это работает:

Когда вы подходите к делу, вы хотите подумать, является ли это инвестиционным, нейтральным или оптимизационным действием. Инвестиционная деятельность — это области, в которых увеличенное количество времени и более высокое качество работы могут привести к экспоненциальной отдаче. Например, стратегическое планирование — это инвестиционная деятельность; так можно проводить время без устройств с любимыми людьми. Стремитесь к работе на уровне A в этих областях. Нейтральные действия просто необходимо выполнять адекватно; больше времени не обязательно означает значительно больший выигрыш.Примером может быть посещение встреч по проекту или поход в спортзал. Эти вещи нужно сделать, но вы можете стремиться к работе уровня B. Оптимизируйте действия, на которые потраченное дополнительное время не приводит к добавленной стоимости и удерживает вас от выполнения других, более ценных действий. Стремитесь к работе на уровне C — чем быстрее вы их сделаете, тем лучше. В эту категорию попадают самые основные административные документы и поручения.

Общая цель — свести к минимуму время, затрачиваемое на оптимизацию деятельности, чтобы вы могли максимально увеличить время, затрачиваемое на инвестиционную деятельность.Я обнаружил, что этот метод позволяет преодолеть тенденции к перфекционизму и вкладывать больше средств в то, что действительно имеет значение, чтобы вы могли повысить свою личную и профессиональную эффективность.

На тактическом уровне вот несколько советов о том, как можно применить технику INO в действии:

В начале каждой недели четко определяйте наиболее важные инвестиционные действия и выделяйте время в своем календаре, чтобы завершить их в начале недели и в начале ваших дней. Это, естественно, заставит вас делать все остальное в оставшееся время.
Когда вы просматриваете свой ежедневный список дел, ставьте «I», «N» или «O» рядом с каждым пунктом, а затем соответственно распределяйте свой временной бюджет, например, четыре часа на задание «I», три часа для занятий «N» и один час для занятий «O».
Если вы начинаете работать над чем-то и понимаете, что это занимает больше времени, чем ожидалось, спросите себя: «Какова ценность и / или альтернативные издержки, если вы потратите больше времени на эту задачу?» Если это деятельность категории I и ее ценность высока, продолжайте ее и не торопитесь с занятиями N и O.Если он попадает в категорию N и добавленной стоимости мало, или в категорию O и тратя больше времени, вы не можете делать более важные дела, либо доведите его до минимального уровня, либо делегируйте его, либо остановитесь и завершите его позже, когда у вас будет больше Свободное время.
Если вы ведете дневник времени или отмечаете потраченное время в своем календаре, вы также можете оглядываться назад на каждую неделю и определять, правильно ли вы распределили свое время, чтобы максимизировать окупаемость вложенного времени.

Как стратегически распределять время и другие ресурсы 6 | Майкл Дж.Мотта | Mission.org

Было бы здорово, если бы у учеников было достаточно времени, чтобы подготовиться к уроку, пойти на учебу, поработать и с энтузиазмом заниматься увлеченными проектами… но большинство этого не делает.

Тем не менее, учащиеся по-прежнему могут максимально эффективно использовать имеющееся у них , если они мыслят стратегически. Моя цель здесь — показать студентам (да и вообще кому угодно), как это сделать.

Первое, что нужно понять, это то, что время — это всего лишь на один ресурсов, которыми нам нужно управлять. Когда школы предлагают учащимся семинары по личной продуктивности, обычно речь идет о «управлении временем.«Хотя время — самый очевидный из наших ресурсов, и его эффективное управление имеет решающее значение, его недостаточно. В нашем распоряжении есть еще шесть ресурсов.

Второе, что нужно знать, — это то, что распределение ресурсов должно быть спланировано. Вы можете просто прочитать эту статью, если хотите — вы узнаете несколько вещей, — но максимизация эффективности ваших ресурсов требует вдумчивости. Сядьте с чашкой кофе и отнеситесь к этому серьезно.

Урок, который жизнь повторяет и постоянно преподает, — это «смотреть под ноги».«Ты всегда ближе к божественному и истинному источнику своей силы, чем ты думаешь.
–Джон Берроуз

Основная стратегия состоит в том, чтобы выделить большой объем ресурсов (время плюс шесть других ресурсов, обсуждаемых ниже) на фокусных сеансов . Фокус-сессия — это когда вы отрезаете себя от внешнего мира (насколько это возможно) и делаете действительно важные дела. Во время этих занятий вы предпринимаете действия, наиболее соответствующие вашим целям. Не низко висящий фрукт.Вместо этого вы поднимаетесь по дереву за хорошими вещами, а оставшиеся ресурсы распределяются на менее важные действия.

Семь ресурсов:

T ime
E nergy
F ocus
L Продолжительность сеанса (чем больше, тем лучше) и Промежуток между сеансами (чем меньше, тем лучше)
O организационная эффективность
N бессилие (способность преследовать долгосрочные цели, даже когда краткосрочный мир возрождается)
Grit

Самый простой способ запомнить эти ресурсы — это думать TEFLON .(Посмотрите на выделенные жирным шрифтом буквы выше — они объясняют это по буквам.) Седьмой ресурс, твердость, представлен самим словом «тефлон».

Ниже я описываю каждый из этих ресурсов и способы их наиболее эффективного распределения.

Шаг действия: Время — самый простой ресурс для расчета. Нарисуйте свой типичный еженедельный и ежедневный график. Включите все обязанности, учебу, работу и прочее: сон, еда, вождение, время с семьей и / или друзьями и т. Д. Как и у большинства людей, ваши ежедневные и еженедельные изменения меняются, но это упражнение в первую очередь предназначено для проиллюстрировать эти концепции, поэтому при необходимости определите «типичный» широко.Как наиболее очевидный личный ресурс, время является идеальной отправной точкой, а также «фоном» для остальной части этого упражнения.

Некоторые задачи требуют больше или меньше энергии, чем другие, и наши уровни энергии приливы и отливы вполне предсказуемым образом (например, «утренние люди» против «полуночников»). Таким образом, имеет смысл заранее сопоставить высокоэнергетические задачи для когда наша энергия высока, и низкоэнергетические задачи, когда наша энергия низка.

Кратковременный мир любит отвлекать нас, когда мы находимся в лучшем виде.Он также любит обманывать нас, заставляя жертвовать энергией и тратить больше времени на пропуск сна или другие вредные привычки. Хорошее управление энергопотреблением имеет решающее значение.

Шаг действия: Отметьте в своем расписании, когда у вас особенно высокий и особенно низкий уровень энергии. Другой способ подумать об этом — задать такие вопросы, как:

Когда я лучше всего могу сосредоточиться и выполнять свою работу лучше всего?
Когда я больше всего борюсь?
Чувствую ли я себя лучше после определенной деятельности (например,грамм. упражнение или просмотр клипа от Рокки)?
Хуже всего ли мне по понедельникам?

Нет необходимости рисовать всю картину ваших приливов и отливов, достаточно всего самого очевидного. Кроме того, начните думать об этих энергетических фазах в контексте ваших временных ресурсов. Ваша энергия наиболее активна в доступные промежутки времени или она наиболее высока, когда вы бездумно едете на работу?

У нас может быть бесконечное время и бесконечная энергия, но если мы не сосредоточены на конкретной задаче, мы ничего не добьемся.

Фокус не выключен / включен, все или ничего. Чем больше у нас внимания, тем мы эффективнее. Фокус, как и мышцы, можно тренировать. Есть много шагов, которые мы можем предпринять, чтобы повысить уровень нашей сосредоточенности. Мы можем убежать и выключить телефоны, уменьшив вероятность сбоя. Мы можем уберечь свое рабочее место от беспорядка, чтобы наш ум не отвлекался. Вместо того, чтобы работать за кухонным столом, мы можем делать это в библиотеке.

На более высоком уровне мы также можем сохранять мир с членами нашей семьи и друзьями, так что эмоциональная драма остается низкой.Мы можем пить кофе, есть питательную пищу или делать что-то одно из множества. В дополнение к этим подходам «сверху вниз» мы также можем улучшить нашу направленность «снизу вверх», точно определив нашу цель до начала рабочего сеанса. Если мы загораживаем свой разум, мы оставляем ему меньше места для блужданий.

Шаг действия: Отметьте в своем расписании те моменты, когда вы лучше всего и наименее способны сосредоточиться. Это может совпадать, а может и не совпадать с вашими энергетическими состояниями. Если нет установленного времени, подумайте, каковы установленные обстоятельства.Может быть, это после того, как вы потренировались, или когда вы находитесь в определенной комнате, слушаете определенную музыку и т. Д.

Каждый раз, когда вы переключаете задачу, вы платите определенную сумму. Неизбежно, когда вы переключаете задачи, ваш мозг должен обработать то, что вы только что сделали и где остановились в задаче A, а затем должен быть переориентирован на задачу B. Вот почему многозадачность обычно плохая идея. Фактически вы просто переключаетесь от задачи к задаче, оплачивая затраты без пропорциональной выгоды. Со временем затраты увеличиваются от ничтожных до существенных.

Чем дольше ваши сеансы (особенно с наиболее сложными задачами) и чем короче промежуток между сеансами, тем меньше времени вы проводите в эти промежуточные моменты. Таким образом экономится время.

Позвольте мне привести пример: сравните потратить 5 минут на задачу в течение 12 дней подряд (1 час) с затратами 30 минут на задачу в течение двух дней подряд (1 час). Что лучше? Я бы сказал, что последнее намного лучше. В первом случае вы потратите большую часть 5 минут на то, чтобы выяснить, что делать, и мало времени на то, чтобы заняться этим.За два 30-минутных занятия вы сможете глубоко обдумать свою задачу и добиться прогресса.

Если я изменю пример и проведу два 30-минутных сеанса с интервалом в несколько дней, то сравнение станет более сложным. Возможно, все же лучше провести 2 более длительных сеанса, но вам, несомненно, придется во время второго сеанса вспоминать о первом. Вы неизбежно дважды пройдете одну и ту же землю. Чем короче перерыв между сессиями, тем лучше.

Чем больше внимания требует проект, чем он сложнее, тем важнее иметь большие блоки непрерывного времени. На таких сеансах, обладая необходимой энергией и сосредоточенностью, вы можете войти в «состояние потока». В таком состоянии — что является редкостью, по крайней мере, для меня — вы можете стать как Майкл Джордан, стреляя в обруч, сбивая свои задачи и достигая своих целей с беспрецедентной эффективностью и действенностью. Когда это происходит, это здорово, так что дайте ему возможность сделать это.

Шаг действия: Просматривая свое расписание, отметьте места, где вы можете запланировать более длительные рабочие сеансы продолжительностью 30 или более минут, и где вы можете запланировать их, чтобы минимизировать пропуски. В идеале у вас будет (или вы можете провести) несколько занятий по 90 минут или дольше.

Пытаться вспомнить, где вы остановились, искать бумаги в стопке на столе или файл где-нибудь на вашем компьютере — все эти напрасные траты ресурсов. Если мы тратим всего 10 минут в день на перетасовку одних и тех же бумаг, чтобы очистить свой стол, это 3650 минут в год, или около 60 часов, или около 1.5 рабочих недель. Не тратьте ресурсы зря. Будьте организованы. Это сложно в мире, где спам заполняет наши почтовые ящики, а имущество накапливается, как пыль на чердаке. Некоторым людям, в том числе и мне, организация не дается естественным путем, но продуманная организационная система действительно помогает. И если я смогу это сделать, то сможете и вы. Поверьте мне.

Вам не нужно достигать зенита организации, но небольшие изменения приносят непропорционально большие выгоды. Например, потратив всего несколько минут на то, чтобы записать, где вы остановились («панировочные сухари»), вы сэкономите значительное количество ресурсов в долгосрочной перспективе и стресс в краткосрочной перспективе.

Помните, что организация — это больше, чем ваше рабочее место, входящая электронная почта и грязный шкаф. Речь идет об управлении задачами; это о том, чтобы быть в курсе всех дел в целом.

Шаг действия: Оцените свою текущую организационную структуру. Это беспорядок? Вы не знаете, что такое «управление задачами»? Вы используете серьезное приложение, такое как OmniFocus, для отслеживания своих задач или, может быть, серию напоминаний и контрольных списков? Может быть, только воспоминания или случайные клочки бумаги? Отметьте свою текущую систему, очевидные способы ее улучшения и отметьте любое время, когда она обычно задействована (например, если вы иногда составляете список дел по утрам.)

Десять или пятнадцать минут здесь, десять или пятнадцать минут там. Это происходит в течение дня. В поезде, когда коллега опаздывает на встречу, когда вы ждете начала занятий. Вы можете проверить Facebook или Twitter на своем телефоне или заняться чем-нибудь продуктивным. Со временем складывается (см. Математику выше), это хороший кусок. Если мы не готовы что-то делать в эти промежуточные моменты, мы потратим 4 из 5 минут, решая, что делать.

Если мы ловкие, то готовы воспользоваться этими возможностями.

Препятствие к действию продвигает действие. То, что стоит на пути, становится путем.
— Марк Аврелий

Может быть, вам нужно обдумать какое-то решение, и несколько минут тишины дадут вам шанс привести в движение колеса. (Я вернусь к этой идее в более поздней главе; это может быть действительно простой способ что-то сделать и сэкономить ресурсы.) Может быть, есть список электронных писем, на которые вы можете быстро ответить. Сумку можно организовать. Вы должны записать несколько мыслей.Может быть, вы сможете отредактировать одну страницу того, что пишете. Просто будьте готовы к тому, когда появятся возможности.

Проворство — это не только использование возможностей; это о том, чтобы максимально использовать ситуации по мере их развития. Даже если вас утащили, а телефон выключен, будут прерывания. Вы не можете предсказать, когда они произойдут, но можете предсказать, что они произойдут. Они предсказуемо непредсказуемы, поэтому будьте готовы завершить свои задачи внезапно, но эффективно. Держите под рукой блокнот, чтобы можно было быстро записать, где вы остановились в задании.Тогда продолжайте ловко работать продуктивно.

Если в начале каждого дня у вас есть план того, как использовать любое «свободное» время, и если в начале каждой рабочей сессии у вас есть план того, что вы будете делать в случае прерывания, вы будете накапливают часы за часами продуктивности. И все за то, что вы не знаете, что говорит новый статус бывшей девушки вашего троюродного брата в Facebook. Какие преимущества дает проверка Facebook пять раз в день по сравнению с ежедневной проверкой?

Шаг действия: Подумайте, где в вашей жизни вы можете быть проворными и что вы можете делать, используя эти небольшие возможности.

Никогда не отращивай поперечный рычаг, дочь, там, где должен быть твой позвоночник.
–Клементина Пэдлфорд

Другие ресурсы существуют в той или иной форме до того, как они будут востребованы. Зернистость наносится непосредственно перед использованием. Когда мы садимся, чтобы выполнить задание, мы чувствуем разную мотивацию и сопротивление, обычно обратно пропорциональное друг другу. Мотивация — это желание и готовность что-то сделать. Сопротивление имеет множество форм — промедление, нерешительность, беспокойство, страх и другие.Эти двое ведут войну в наших умах — пресловутый ангел и дьявол на наших плечах.

Ни мотивация, ни сопротивление не заставляют нашу руку. Мы выбираем действия, которые предпринимаем, и, таким образом, определяем, победит ли Сопротивление или проявим «твердость», необходимую для преодоления. Чем больше мы взываем к своей стойкости, тем легче нам становится в будущем. Если мы снова и снова решаем двигаться вперед, несмотря на дьявола на нашем плече, мы ослабляем его.

Шаг действия: Подумайте о контекстах, в которых вы чувствуете высокую мотивацию и низкое сопротивление, и наоборот.Может быть, это когда ваша энергия наивысшая («Я могу сделать это и делать это хорошо») или, может быть, когда она самая низкая («Ой, какая разница, я просто сделаю это и покончу с этим»). Может быть, когда вы действительно можете сосредоточиться на чем-то. Есть бесчисленное множество возможностей.

Также подумайте, как вы справляетесь с этими состояниями мотивации и сопротивления по умолчанию:

Можете ли вы увидеть какие-либо общие темы?
Дает ли это представление о вашей общей производительности?
У вас больше упорства в начале недели, но когда оно ослабевает?
Может быть, вы проявляете стойкость перед лицом одних проблем, а другие — нет?
Может быть, у вас появится больше стойкости после того, как вы посмотрите мощный фильм или прочитаете вдохновляющую книгу?

Посмотрите, какие предварительные выводы вы можете сделать, и как они соотносятся с вашей более широкой долгосрочной картиной.

Надеюсь, вы узнали больше о себе и своих склонностях. Обладая этими знаниями, вы сможете более эффективно распределять свои ресурсы. Сможете ли вы сделать все? Возможно нет. Но вы, безусловно, можете сделать больше . И, что более важно, вы можете делать это безопасно, зная, что действительно делаете все возможное.

Вот и все, что важно.

Как распределить свое время и усилия

Выполнение А-работа во всем на самом деле ограничивает ваш успех.Вы можете добиться большего успеха, полностью используя свои сильные стороны вместо того, чтобы постоянно пытаться укрепить свои слабости.

Ни у кого нет времени на все. Учитывая темп работы и уровень вклада в современном обществе, тайм-менеджмент мертв. Вы больше не можете вместить все — независимо от того, насколько эффективными вы становитесь.

Мы должны рассматривать время как ограниченный ресурс и распределять его в соответствии с нашим личным определением успеха. Решите, где вы , а не , потратите время, стратегически распределите вашего времени, установив границы, и настройте автоматические и повторяющиеся временные инвестиции.

Инвестиции деятельности — это области, в которых увеличенное количество времени и более высокое качество работы могут привести к экспоненциальной отдаче. Стремитесь к работе на уровне A в этих областях.

Нейтральные действия просто необходимо выполнять надлежащим образом; больше времени не обязательно означает значительно больший выигрыш. Эти вещи нужно сделать, но вы можете стремиться к работе уровня B.

Оптимизация действий — это те действия, на которые потраченное дополнительное время не приводит к добавленной стоимости и удерживает вас от выполнения других, более ценных действий.Стремитесь к работе на уровне C — чем быстрее вы их сделаете, тем лучше. В эту категорию попадают самые основные административные документы и поручения.

Общая цель — свести к минимуму время, затрачиваемое на оптимизацию действий, чтобы вы могли максимально увеличить время, затрачиваемое на инвестиционных действий. Этот метод позволяет вам преодолеть тенденции к перфекционизму и инвестировать больше в то, что действительно имеет значение, чтобы вы могли повысить свою личную и профессиональную эффективность.

Подведение итогов : Осознание важности целенаправленного решения о том, куда вы потратите больше времени и энергии для выполнения работы звездного качества, и где менее чем идеальное выполнение имеет большую отдачу, оказывает глубокое влияние на ваш успех.

место для ежедневного письма

Записывайте каждый день то, что важно для вас: ваши чувства, ваш прогресс, выполненные задачи и доступ к ним, где бы вы ни находились, легко и быстро.

зарегистрироваться бесплатно

Ваш идеальный день! Как выделить часы для максимальной производительности

У всех нас есть одинаковое количество часов каждый день для достижения наших целей.Ни у кого, богатого или знаменитого, не больше 24.

То, как мы используем эти часы, определяет наш успех. Сегодня я хотел бы вернуться к дискуссии, которую мы ведем по этой теме в ETR в течение многих лет, последняя из которых была в апреле прошлого года .

Я хочу ответить на два наиболее часто задаваемых вопроса о том, как выделить время для максимальной производительности:

Сколько всего часов я должен работать?
Каким занятиям следует посвятить эти часы?

В частности, меня интересует количество часов, которые следует посвятить планированию и подготовке, а не действиям.

Меня всегда возмущало любое время, которое мне приходилось тратить на подготовку к работе. Я хочу сразу к этому подойти. Я не хочу сидеть без дела, исследуя задачу, оценивая потенциальные проблемы, а затем выясняя, как лучше всего подойти к ней.

Это особенно верно, когда я вдохновлен. Руководствуясь каким-то видением того, что могло бы быть, я чувствую себя маниакально вынужденным реализовать это видение как можно быстрее. Люди, которые работают со мной, иногда испытывают стресс из-за моего желания действовать.

Я считаю, что это стремление к действию стало важным фактором моего успеха как предпринимателя. Но в начале моей карьеры мое пренебрежение планированием и подготовкой было большой тратой времени — моего и тех, кто работал на меня.

ПРЕДЛАГАЕМЫЙ:

Как стать независимым богатым

Я не могу сказать, сколько строительных проектов и маркетинговых планов мне пришлось выбросить и перезапустить.

Прошло время, и я неохотно согласился с необходимостью подготовиться.У меня все еще есть желание немедленно приступить к любому новому проекту, но я научился тратить время на оценку ситуации и составление планов.

Баланс между планированием, подготовкой и действием, который я обнаружил, был прекрасно выражен в названии книги о предпринимательстве, которую я опубликовал в 2008 году: Ready, Fire, Aim .

Вкратце идея такова:

Действие — это самое главное. Карьеры и проекты гибнут гораздо чаще из-за нежелания действовать, чем из-за слишком быстрого действия.
Тем не менее, некоторое планирование и подготовка полезны.
Сделайте это примерно правильно, как только сможете, а затем начинайте. Вы можете решить проблемы позже.

Итак, готов, огонь, цель.

Это хорошее общее руководство по организации своего времени. Но он не говорит вам, сколько времени вам нужно потратить на подготовку.

Ранее в этом году я спросил более десятка успешных бизнесменов, сколько подготовки и планирования они делают каждый день. Мне также было любопытно узнать, сколько часов они работали.

Вот результаты моего небольшого опроса:

76% сказали, что работают более восьми часов в день. Диапазон был широк — от четырех до 12 часов. Но в среднем было 9,3.

Большинство из них считали «планирование» жизненно важной частью своего дня. Фактически, как группа, они тратят на это в среднем около часа. Но все они считали, что «действие» было самой важной частью.

Почти у всех рабочий день начинается рано — до 9 часов утра. Примерно половина из них начинается в 8 часов утра или раньше.м.

ПРЕДЛАГАЕМЫЙ:

Окончательный утренний распорядок

Многие начинают работать еще до того, как попадают в офис, с чтения электронной почты или сбора информации из газет или интернет-публикаций.

Немногие — только около 20 процентов — берут с собой работу домой на ночь. Но большинство из них проводят в выходные хотя бы несколько часов.

Многие изо всех сил старались сказать, что «делают семью в приоритете после работы» и «проводят время с детьми во время ужина или перед сном.«Я не мог не с подозрением относиться к этим ответам. Я не спрашивал, пренебрегали ли они своими семьями, но, похоже, они хотели уверить меня, что это не так. Может быть, здесь было небольшое чувство вины.

Я подумал, что было бы интересно сравнить результаты моего опроса с моей собственной практикой, а также с рабочими привычками Бена Франклина (музы ETR) и Дональда Трампа, самого заметного американского предпринимателя.

Типичный день для меня выглядит так:

Часть первая: Раннее утро

6:30 Просыпайтесь, улыбайтесь, думайте позитивно.
7:00 Прогулка или бег по пляжу, затем йога.
7:30 Съешьте завтрак с высоким содержанием белка, читая газету.
8:00 Читайте стихи, философию и т. Д. В поисках одной хорошей идеи.
8:30 Пишите / редактируйте стихи или художественную литературу.
10:00 Написание / редактирование научно-популярной книги.

Часть вторая: полдень

11:30 Сходите в офис, встретитесь с G, ознакомьтесь с распорядком дня.
12:00 Выполните одну важную бизнес-задачу.
12:30 Джиу-джитсу
1:00 Выпейте протеиновый коктейль во время чтения.
1:30 Бизнес (Action!)
4:00 Две 15-минутные встречи
4:30 Отвечайте на электронные письма.
5:00 Спланируйте следующий день.

Часть третья: Поздний день

5:30 Сходите в Joe’s за эспрессо и завершите все приоритетные задачи.

Часть четвертая: Вечер

7:30 Дома, наслаждаясь бокалом вина и разгадывая кроссворд на крыльце
8:00 Обед и беседа с K
9:00 Бездумные развлечения
10:00 Чтение в постели
11:30 Отбой

Сложите, и вы получите следующую разбивку за 24 часа:

7 часов сна
4.5 часов планирования, подготовки и чтения
8,5 часов действия
4 часа общения и отдыха

Как это соотносится с расписанием Бена Франклина?

Вот как он записал это в своей автобиографии:

4:00 Просыпаемся и умываемся, завтрак.
5:00 (Он не сказал.)
8:00 Работа.
12:00 Читайте во время обеда.
2:00 Работа.
6:00 Подумайте: «Что хорошего я сделал сегодня?»
6:30 Расслабьтесь и отдохните.
9:00 Сон.

Поскольку Бен не учел три утренних часа, трудно точно оценить его временные блоки. Но если предположить, что эти три часа были поровну разделены между отдыхом (он был посвящен этому), чтением и работой, его 24-часовая разбивка выглядела бы так:

7 часов сна
3,5 часа планирования, подготовки и чтения
9 часов действия
3,5 часа релаксации и отдыха

Это очень близко к моему расписанию.Я фанат Бена и этому рад.

А что насчет Дональда Трампа?

Он тоже рано встает — обычно в 5:30. Несколько часов он читает газеты. (Он читает по полдюжины за раз.) Он приходит в офис в 8:30 и работает до обеда — или, если у него нет планов на ужин, примерно до 22:00. Обычно он ложится в 11:00 или 11:30.

Его рабочий день состоит из непрерывных встреч и телефонных звонков. Поскольку мы занимаемся строительством и девелопментом, можно с уверенностью предположить, что треть этого времени уходит на планирование и подготовку.

Итак, грубо говоря, его 24 часа будут разбиты следующим образом:

6.5 часов сна
5,5 часов планирования, подготовки и чтения
9,5 часов действия
2,5 часа релаксации и отдыха

Интересно, не правда ли?

Сделайте это прямо сейчас. Взгляните на вчерашний календарь и выясните, как выглядит ваш рабочий день.

Помните, это типичные часы для предпринимателей.Если вы врач или посудомойщик, у вас может быть совсем другой график.

Тем не менее, я предполагаю, что — несмотря на то, во что мы хотели верить, когда покупали и наслаждались книгой Тимоти Феррисса «Четырехчасовая рабочая неделя», — чтобы добиться успеха в жизни, нужно три или четыре часа готовиться каждый день и восемь или девять часов принимать действие.

Джейсон Холланд, бывший редактор ETR, провел дополнительное исследование по этой теме. Вот кое-что из того, что он нашел:

Результаты одного исследования, проведенного психологами Линдой Стро и Джин Бретт, показали, что менеджеры, которые работают сверхурочно, более удовлетворены своей трудовой жизнью.Те, кто работает больше всего, также зарабатывают больше денег.
Двадцать генеральных директоров и руководителей опросили о своей повседневной работе в Yahoo! Финансы без исключения рано встают. Они просыпаются до 6 часов утра и проводят свои первые несколько часов, тренируясь или «собирая информацию» из газет и онлайн-источников. Некоторые из них также проверяют свою электронную почту. Лу Д’Амброзио, генеральный директор Avaya Communications, например, «получил письмо по электронной почте буквально в течение одной минуты после того, как проснулся». Он говорит, что проводит час утром дома, занимаясь электронной почтой, чтобы начать свой день.

Давние читатели ETR знают, что я считаю, что электронная почта — неправильный способ начать свой день. Он осаждает вас десятками, если не сотнями, OPP (чужие проблемы). Это истощит вашу энергию и потратит впустую ваше время. Если вам удастся этого избежать, гораздо лучше писать по электронной почте один раз в день, ближе к вечеру, перед тем, как покинуть офис.

Ничто из того, что я сказал до сих пор, не должно вас удивить. Это все здравый смысл. Это то, о чем мы говорим в ETR в течение многих лет.

Но одно дело распознать хорошую практику, а совсем другое — использовать ее.

Большинство людей, читающих это эссе, подумают про себя: «Я должен сделать это. Я должен просыпаться пораньше и потратить это дополнительное время на работу над своими долгосрочными целями ». Они подумают, но не сделают.

Чтобы добиться максимальной производительности, попробуйте его в течение нескольких недель и посмотрите, как он вам подходит. А поскольку то, как вы начинаете свой день, в значительной степени влияет на вашу продуктивность днем и вечером, следуйте этим четырем простым правилам:

Начните с еды с высоким содержанием белка для длительного производства энергии без утренних сбоев.Для меня это два яйца на ломтике тоста с высоким содержанием клетчатки, несколько стаканов воды и чашка кофе.
Сделайте что-нибудь физическое, чтобы разбудить свое тело. Для меня это комбинация ходьбы или спринта и 15 минут растяжки (обычно йога).
Сделайте вашу первую задачу осмысленной. Под значимым я имею в виду важную, но не срочную задачу, то, что продвигает вас к долгосрочной цели, которая изменит вашу жизнь. Для меня сейчас это связано с написанием стихов или художественной литературы. Для вас это может быть что-то, связанное с зарабатыванием денег или карьерным ростом.
Сделайте что-нибудь, чтобы стимулировать свой ум. Я люблю читать стихи или философию. Я знаю, это звучит претенциозно, но у меня это работает.

Между прочим, мой неофициальный опрос дал ряд очень интересных комментариев и предложений, некоторые из которых я использую в свой рабочий день.

Один из моих респондентов, например, сказал:

«Весь мой день определяется первым часом. Если все потрачено хорошо, я знаю, что день будет удачным. Если что-то мешает, и я не успеваю хорошо провести время, мне приходится бороться за выполнение значимой работы.В настоящее время я делаю эту значимую работу дома. И делаю это на желтом блокноте. Я отодвигал час, когда прихожу в офис. Сейчас прихожу около 11:00 ».

Марк Морган Форд

Марк Морган Форд был создателем Early To Rise. В 2011 году Марк ушел из ETR и теперь является членом Wealth Builders Club . Его советы, на наш взгляд, становятся все лучше и лучше с каждым эссе, особенно в тех противоречивых, которыми мы поделились сегодня. Мы рекомендуем вам прочитать все, что вы можете написать, написанное Марком.

Управление временем — список основных советов по эффективному управлению временем

Краткое руководство по управлению временем

Управление временем — это процесс планирования и контроля того, сколько времени нужно потратить на определенные действия. Правильное управление временем позволяет человеку выполнить больше за более короткий период времени, снижает стресс и ведет к успеху в карьере. Вы хотите быть финансовым аналитиком мирового уровня? Вы хотите следовать передовым отраслевым практикам и выделиться из толпы? Наш процесс, получивший название The Analyst Trifecta®, состоит из аналитики, презентаций и навыков межличностного общения.

Преимущества управления временем

Важна способность эффективно управлять своим временем. Правильное управление временем ведет к повышению эффективности Корпоративное развитие Corp Dev также использует возможности, позволяющие повысить ценность бизнес-платформы компании.продуктивность, меньше стресса и больше успеха в жизни. Вот некоторые преимущества эффективного управления временем:

1. Снятие стресса

Составление расписания задач и следование им снижает беспокойство. Отметив пункты в своем списке дел, вы увидите, что добиваетесь ощутимого прогресса. Это поможет вам избежать стресса из-за беспокойства о том, успеваете ли вы что-то сделать.

2. Больше времени

Хорошее управление временем дает вам дополнительное время, которое можно проводить в повседневной жизни.Людям, которые умеют эффективно распоряжаться своим временем, нравится уделять больше времени хобби или другим личным занятиям.

3. Больше возможностей

Правильное управление временем дает больше возможностей и меньше времени тратится на тривиальные дела. Хорошие навыки тайм-менеджмента — это ключевые качества, которые ищут работодатели. Возможность расставлять приоритеты и планировать работу крайне желательна для любой организации. Корпоративная структура. Под корпоративной структурой подразумевается организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании.В зависимости от целей компании и отрасли.

4. Способность к достижению целей

Лица, практикующие хорошее управление временем, способны лучше достигать целей и задач, причем в более короткие сроки.

Список советов по эффективному управлению временем

Рассмотрев преимущества управления временем, давайте рассмотрим некоторые способы эффективного управления временем:

1. Правильно ставьте цели

Ставьте цели, которые являются достижимый и измеримый.Используйте метод SMART при постановке целей. По сути, убедитесь, что цели, которые вы ставите, следующие: S , точный M , достижимый A , R , и T правильно.

2. Разумно расставляйте приоритеты

Расставляйте приоритеты задач на основе важности и срочности. Например, просмотрите свои ежедневные задачи и определите, какие из них:

Важное и срочное. Выполняйте эти задачи немедленно.
Важно, но не срочно. Решите, когда выполнять эти задачи.
Срочно, но не важно: По возможности делегируйте эти задачи.
Не срочно и не важно: отложите это на потом.

3. Установите ограничение по времени для выполнения задачи

Установка временных ограничений для выполнения задач поможет вам быть более сосредоточенным и эффективным. Небольшие дополнительные усилия, чтобы решить, сколько времени вам нужно выделить для каждой задачи, также могут помочь вам распознать потенциальные проблемы до того, как они возникнут. Таким образом вы сможете составить план действий с ними.

Например, предположим, что вам нужно написать пять отзывов к встрече. Однако вы понимаете, что за оставшееся до встречи время сможете выполнить только четыре из них. Если вы заранее узнаете об этом факте, вы можете легко поручить написание одного из обзоров кому-то другому. Однако, если бы вы не позаботились заранее проверить время выполнения своих задач, вы могли бы не осознавать свою проблему со временем только за час до встречи.В этот момент может быть значительно труднее найти кого-то, кому поручить одну из проверок, и им будет труднее вписать задачу в свой день.

4. Делайте перерыв между задачами

Когда вы выполняете много задач без перерыва, труднее сохранять сосредоточенность и мотивацию. Позвольте себе перерыв между задачами, чтобы очистить голову и освежиться. Попробуйте немного вздремнуть, прогуляйтесь или помедитируйте.

5.Организуйтесь

Используйте свой календарь для более долгосрочного управления временем. Запишите крайние сроки для проектов или для задач, которые являются частью завершения всего проекта. Подумайте, какие дни лучше всего посвятить конкретным задачам. Например, вам может потребоваться запланировать встречу для обсуждения денежного потока в тот день, когда вы знаете, что финансовый директор компании доступен.

6. Удалите второстепенные задачи / действия

Важно удалить лишние действия или задачи.Определите, что важно, а что заслуживает вашего времени. Удаление несущественных задач / занятий освобождает больше времени, которое можно потратить на действительно важные дела.

7. Планируйте наперед Сделайте привычкой в конце каждого рабочего дня записывать свой список дел на следующий рабочий день. Таким образом, на следующее утро вы сможете без промедления взяться за дело.

Последствия плохого управления временем

Давайте также рассмотрим последствия плохого управления временем.

1. Плохой рабочий процесс

Неспособность планировать наперед и придерживаться целей означает низкую эффективность. Например, если необходимо выполнить несколько важных задач, эффективный план будет заключаться в выполнении связанных задач вместе или последовательно. Однако, если вы не планируете наперед, вам может потребоваться прыгать вперед и назад или возвращаться назад при выполнении своей работы.Это приводит к снижению эффективности и производительности.

2. Потерянное время

Плохое управление временем приводит к потере времени. Например, разговаривая с друзьями в социальных сетях во время выполнения задания, вы отвлекаете себя и теряете время.

3. Потеря контроля

Не зная, какова следующая задача, вы теряете контроль над своей жизнью. Это может способствовать повышению уровня стресса и беспокойства.

4.Низкое качество работы

Плохое управление временем обычно ухудшает качество вашей работы. Например, необходимость спешить с выполнением задачи в последнюю минуту обычно ставит под угрозу качество.

5. Плохая репутация

Если клиенты или ваш работодатель не могут рассчитывать на то, что вы выполняете задачи своевременно, это отрицательно скажется на их ожиданиях и восприятии вас. Если клиент не может рассчитывать на то, что вы сделаете что-то вовремя, он, скорее всего, уйдет в другое место.

Ссылки по теме

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI по управлению временем. CFI — это глобальный поставщик курсов финансового моделирования и сертификации финансового аналитика. Станьте сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификат CFI по финансовому моделированию и оценке (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере. Запишитесь сегодня !. Эти дополнительные бесплатные ресурсы CFI помогут вам стать финансовым аналитиком мирового уровня и продвинуться по карьерной лестнице:

Черты лидерства Черты лидерства Черты лидерства относятся к личным качествам, которые определяют эффективных лидеров.Лидерство относится к способности человека или организации направлять отдельных лиц, команды или организации к достижению целей и задач. Лидерство играет важную роль в управлении
Целеустремленность на работе Целеустремленность на работе Найдите свое чувство цели на работе. Нравится вам работа или нет, часто зависит от того, насколько хорошо она поддерживает ваше чувство цели. Где вы работаете, ваша роль и ваше более широкое представление о своей цели могут измениться, поэтому, если вы хотите достичь баланса между этими тремя, вы должны быть готовы к изменениям. в котором человек влияет на поведение и отношение других людей.Подавать личный пример помогает другим людям понять, что лежит в основе. Он показывает

Понимание распределения времени — Replicon

Пользователи обычно вводят свое время непосредственно в соответствии с проектами или действиями. Например, пользователь может указать в своем расписании с 8:00 до 12:00, а затем выбрать проект или мероприятие для этого сегмента работы.

Однако, если пользователь регулярно переключает задачи, создание индивидуальных записей времени или включение и выключение каждый раз, когда они запускают что-то новое, может быть затруднительным. Если пользователь переключает задачи каждый час, их расписание может выглядеть следующим образом.

В качестве альтернативы пользователи могут фиксировать свое рабочее время, а затем использовать распределение для распределения часов по проектам или видам деятельности. В этом случае пользователь должен указать в своем расписании с 8:00 до 12:00, что в сумме составит 4 часа.Затем в отдельной области расписания они должны указать, что один из 4 часов был потрачен на проект A, 1 час был потрачен на проект B, а оставшиеся 2 часа были потрачены на проект C.

Когда нам следует использовать распределение?

Распределение полезно:

Если ваши пользователи входят и выходят, и вам нужно отслеживать время по проектам и задачам

В настоящее время пользователи не могут выбирать проекты при входе или выходе.Используя распределение, они могут продолжать записывать удары, но они также могут указывать, сколько времени было потрачено на каждый проект.

Если ваши пользователи вводят и заканчивают время входа и выхода для проектов и задач

Если вам нужно знать только общее количество часов для каждого проекта, а не то, когда над проектом работали, распределение может облегчить пользователям учет своего времени.

Настройка аллокации

Чтобы распределить время, настройте шаблон расписания следующим образом:

Добавьте компонент In / Out Times или Time Punches , в зависимости от того, вводят ли пользователи время входа / выхода или входят и выходят.

Добавьте компонент Time Distribution Grid .
В параметрах сетки распределения времени включите поля, для которых вы хотите выделить время: проекты и задачи, действия или настраиваемые поля.
Выберите категорию распределения времени.
Чтобы гарантировать, что все часы правильно учтены при распределении, добавьте правило проверки Распределение соответствует Категории распределения .
Добавьте условие рабочего процесса Ошибки, препятствующие отправке , чтобы запретить пользователю отправлять расписание, если распределения неверны.

После создания шаблона назначьте его пользователям, которые будут выделять свое время.

О категориях распределения времени

На основе времени прихода и ухода пользователя и выбранной категории распределения система рассчитывает, сколько часов доступно для распределения на каждый день в расписании.

Использование категории «Рабочее время»

Если вы выберете Рабочее время , общее количество рабочих часов в течение дня будет доступно для распределения. Отгулы и часы перерыва не включены.

Использование категории «Расчет заработной платы»

Если вы выберете Зарплата , общее количество часов в день сгруппировано по коду оплаты, как определено назначенным пользователем правилом оплаты. Например, вам нужно выделить 10 часов — 8 обычных часов и 2 сверхурочных.

При распределении вы не только распределяете часы по проектам или видам деятельности, но также выбираете код оплаты для каждого распределения. При этом вы можете указать, что:

На проект А
На Проект Б
2 сверхурочных часа затрачено на проект Б

Если ваши пользователи бронируют отгулы в Replicon, мы рекомендуем сделать выбор проекта и деятельности в расписании необязательными.Это позволит пользователям создать пустую строку, чтобы выделить часы своего свободного времени.

Проверка по категории

Чтобы обеспечить учет всех часов при распределении, назначьте Распределение соответствует валидации Категории распределения в шаблоне расписания. Если итоговые суммы распределения не соответствуют общему количеству часов, доступных для каждой категории, в расписании будет отображаться ошибка. Это относится к каждому дню индивидуально; общее распределение каждого дня должно соответствовать общему количеству часов.

Пример для часов работы категория:

Пользователь ввел 8 часов рабочего времени.
Пользователь выделяет 3 часа на проект A и 4 часа на проект B.
Поскольку было выделено только 7 из 8 часов, при попытке пользователя отправить расписание отображается ошибка.
Как только пользователь выделит оставшийся час, расписание можно отправить.

Пример для категории Расчет заработной платы категория:

Пользователь ввел 10 часов времени.В соответствии с правилами оплаты, установленными пользователем, 8 часов считаются обычным временем, а 2 часа — сверхурочными.
Пользователь распределяет свое время следующим образом:

пр.	Код оплаты	Количество часов
пр.А	Обычное время	5 часов
пр. Б	Обычное время	5 часов

Когда пользователь пытается отправить свой табель учета рабочего времени, он получает сообщение об ошибке, потому что общее распределение для каждого кода оплаты не соответствует общему количеству часов, доступных для каждого кода оплаты.

Код оплаты	Общее количество часов	Всего ассигнований
Обычное время	8 часов	10 часов
Сверхурочные	2 часа	0 часов

Чтобы избежать ошибки, им нужно будет исправить свое распределение до следующего:

пр.	Код оплаты	Количество часов
пр.А	Обычное время	5 часов
пр. Б	Обычное время	5 часов
пр. Б	Сверхурочные	2 часа

Для применения проверки необходимо выбрать в шаблоне категорию распределения времени .Чтобы предотвратить отправку пользователем в случае ошибки проверки, добавьте условие рабочего процесса Ошибки препятствуют отправке.

Часто задаваемые вопросы

Округляются ли значения, когда выделенные суммы проверяются по ударам и времени входа и выхода?

Длительности, полученные с использованием разных методов ввода, имеют разные уровни детализации.