Как распределять свое время: Страница не найдена

10 cпособов как все успевать

Жанна Мигунова

Темп жизни человечества ускоряется век от века. В наше время распределять свое свободное время правильно – это целая наука. Дом, работа, семья, друзья – где найти для всего этого время и не заработать синдром хронической усталости? И все же нужно помнить, что «объять необъятное» все равно не получится, все успевать невозможно. Стоит делать все по мере собственных сил. Однако для тех, кто не терпит компромиссов и всячески борется с нехваткой времени, существует несколько советов.

Начните с планирования своего дня. Мысленно составьте расписание, а лучше зафиксируйте его в специальном ежедневнике.

Не думайте, что ежедневник — вещь, необходимая только бизнесменам и людям, работающим в офисе. Ежедневник – это ваш верный помощник в борьбе за свободные минуты. Он поможет не забыть о важных делах и «отфильтровать» менее значимые из них. Напротив каждого пункта в перечне необходимых дел напишите число, месяц или час, к которому вы планируете закончить с ним. Такое самоограничение во времени будет дисциплинировать, призывать к выполнению своих обязательств в срок.

Начинайте свой день вовремя. Лишние 5-10 минут, проведенных в кровати, не помогут вам выспаться. А вот время на сборы существенно прибавится. Ведь в утренней спешке частенько забываешь дома мобильный телефон или ежедневник, что значительно усложняет работу на целый день. А еще лучше собираться на работу загодя. С вечера сложите в сумочку необходимые вам вещи, подготовьте костюм или туфли.

Для того, чтобы рутинная работа не отбила всякое желание исполнять ее, добавьте в нее немного «драйва». Если есть возможность, включите веселую, энергичную музыку, проветрите помещение, встряхнитесь и приступайте к своему труду! Конечно, в случае с офисной работой музыка может быть не совсем уместна. Но, если ваш начальник не против – наслаждайтесь заряжающей музыкой через наушники. Однако при этом постарайтесь не увлечься, помня о своей основной работе.

Расположение предметов.

Правильно обращайтесь с расположением предметов в квартире. Старайтесь держать документы, рабочие файлы, которые случайно оказались у вас дома, в отдельном месте, чтобы не искать квиток на оплату электроэнергии полдня. То же самое касается и вашего рабочего места в офисе. Поддерживайте порядок на своем столе, не сваливайте бумаги в одну кучу, а папки можете поименовать, чтобы легче в них ориентироваться.

Домашние дела.

Ежедневная домашняя работа не должна становиться прерогативой одного человека. Подключайте к домашним «субботникам» своих домочадцев.

Это поможет вам избавиться от вечного материнского комплекса: мало провожу времени с ребенком. Конечно, помощь их будет не столько весомой, сколько полезной для них же самих. Ваши малыши должны приучаться помогать маме. К тому же, во время мытья посуды и чистки картошки вы можете поболтать с ребенком, узнать, что его волнует, как дела в школе.

Поглотители времени.

Самые большие поглотители времени – это телевизор и Интернет. Если вы действительно хотите правильно построить расход своего времени, то от ежедневного просмотра сериалов, ток-шоу и проч. придется отказаться. Можно оставить себе право смотреть телесериалы по выходным, но, не увлекаясь, по часу-полутора в день. А вот от того, чтобы использовать в личных целях всемирную сеть на работе нужно отказываться как можно скорее. Во-первых, тогда будете успевать справляться со своими должностными обязанностями. А во-вторых, стоит помнить, что не всякий начальник положительно отнесется к такому использованию корпоративной сети.

А если вы поставили перед собой какую-нибудь сложную задачу (выучить иностранный язык, научиться играть на гитаре или вышивать крестиком), разбейте эту большую задачу на несколько дней. Выделите в сутках то время, которое вы могли бы регулярно отводить на это новое для вас занятие.

Метод Юлия Цезаря

Следующий совет чуть более сложен в исполнении.

Его можно назвать методом Юлия Цезаря. Постарайтесь максимально автоматизировать процесс выполнения тех функций, которые становятся для вас ежедневными. Так, например, не зацикливайтесь на уборке комнаты, мытье посуды или, скажем, ксерокопировании бумаг. Во время выполнения этих операций продумывайте свои следующие «шаги», которые требуют от вас большего внимания и сосредоточенности. Но при таком параллельном режиме случайно не положите сахар вместо соли в кастрюлю, и все же одним глазом поглядывайте: какой документ сейчас распечатываете.

Отдых — это важно.

И самое главное – позволяйте своему организму хоть немного отдохнуть. Порой так хочется, чтобы в сутках было не 24 часа, а побольше. Но помните, что ваш человеческие силы не безграничны. Отдых – это важная составляющая любого рабочего дня. Отблагодарите себя за плодотворно потраченное время в течение рабочей недели. Раз в месяц позвольте себе посетить театр или балет. Несмотря на то, что это потребует немалой затраты времени, после такого мероприятия чувствовать вы себя будете отдохнувшим и зарядившимся энергией. Таково благотворное и волшебное действие культуры! На выходные запланируйте себе отдохнуть активно: поехать в лес с семьей, сходить в бассейн с подругой. Такой отдых доставит вам больше удовольствия и пользы, чем просто «отлеживание» на диване. Отдыхая, вы закладываете фундамент для новых свершений и побед.

Используйте надежный инструмент для управления делами — персональный Органайзер LeaderTask!

как правильно распределять свое время так, чтобы все успевать

Все успевать — это не так-то и просто, хотя, с другой стороны, сложного в этом тоже ничего нет, особенно если освоить такую вещь, как тайм-менеджмент. «Тайм» (Time) — английское слово, в переводе на русский означающее время. Менеджмент — это управление, контроль. Искусство правильно расставлять приоритеты является основой для успешных людей. Богатые и счастливые люди всегда знают, сколько у них есть времени на отдых, а сколько на работу или обязанности.

На это основывается правильная психология саморазвития.

Почему нам нужен тайм-менеджмент

Контроль времени нужен человеку по одной простой причине — мы многозадачны. Мы существа разумные, поэтому должны выполнять очень много различных дел, без которых жизнь попросту остановится.

Даже если вы отдыхаете, у вас все равно есть любимое хобби и есть люди, которые находятся с вами в любовных или дружеских отношениях. Жизнь весьма динамична, она не стоит на месте. Тайм-менеджмент помогает людям по всему миру помнить о том, что все меняется каждую секунду, каждый миг. Можно проснуться утром и обнаружить, что вы живете в мире, отличном от того, который окружал вас 8 часов назад.

Контроль времени нужен нам, потому что время нельзя обратить вспять. Мы зависим от него целиком и полностью, так что можем только лишь взаимодействовать с ним. Многие спрашивают себя: «Почему у меня постоянно не хватает на на что времени?» Ответ очевиден — вы неправильно расставляете приоритеты в жизни.А иногда люди нагружают себя работой и поистине непосильными задачами. Это тоже может быть причиной проблем, связанных с нехваткой времени. Нужно четко разделять никому ненужный альтруизм и правила хорошего тона.

Конечно, взаимопомощь — это первая ступень к успеху. Помоги ближнему своему и получишь в ответ подмогу. Но необходимо помнить и о себе тоже. И ценить свое время.

Как правильно распределять время

Для начала заведите такую полезную привычку, как фиксация всех заданий на будущее. Если вы не знаете, когда именно освободитесь, например, после работы, то напишите в своей личной записной книжке, что вечером вы должны сходить за лекарствами или сделать это во время обеда. Мы живем в 21 веке — если вам не нравится перспектива всюду таскать с собой блокноты, используйте в качестве записной книжки специальное приложение в телефоне.

Если у вас есть задачи, не требующие решения в определенное время, то старайтесь их выполнить как можно быстрее. Помните, что абсолютно любые дела, которые можно сделать сейчас, на потом лучше не откладывать. Так вы освобождаете время для других дел, будете меньше нервничать и волноваться. Единственное «но» — это отдых.

Не забывайте про отдых. Если вы можете сделать все именно сейчас, и это не вызывает у вас чувства переутомления, значит, все под контролем. Но не заставляйте себя ограничивать заслуженное время релаксации и безделья. Чередуйте периоды активности и периоды восстановления сил.

Еще одно важное замечание и совет: не забывайте отмечать денежные траты и поступления. Вообще, умеренный контроль позволяет видеть полную картину происходящего. Статистика говорит о том, что люди, отслеживающие деньги, меньше теряют их и, что самое главное — меньше переживают.

Чтобы время не работало против вас, специалисты по тайм-менеджменту советуют не брать денег в долг и, тем более, не давать. Категорически запрещено давать в долг суммы больше, чем вы готовы потерять.

Теперь, когда советы розданы, можно поговорить о непосредственном распределении времени:

Чтобы все всегда успевать, выделите для себя четыре группы дел:

• обязанности;
• хобби;
• развлечения;
• отдых.

1. Обязанности. Это то, что не позволяет даже думать об отсрочке. Если вы что-то забудете сделать, то это повлечет за собой сбой в режиме и, возможно, большие проблемы. Сюда относится:

• работа;
• уборка дома;
• регулярные важные покупки;
• дети (отвести в школу, проверить уроки, погулять и так далее).

Для обязанностей может отводиться неограниченное количество времени, потому что это дела, которые определяют ваш стиль жизни. Хотя, конечно, если перспектива тратить на работу время вызывает у вас только упадок сил, возможно, стоит подумать о смене деятельности.

Обязанности не нужно записывать — вы должны помнить о них всегда. Распределите дела так, чтобы вам и вашей второй половинке было удобно их выполнять. Мало кто знает или догадывается, но, к примеру, прием пищи — это тоже обязанность. Правильное питание определяет настроение и работоспособность, поэтому завтракайте, обедайте и ужинайте в одно и то же время. Не хотите готовить — мойте посуду, чтобы ваша вторая половинка не делала все целиком. Исключение составляет ситуация, когда один человек приходит домой в, например в 16 часов, а второй в 19. За это время можно и приготовить, и помыть посуду. Если вы живете сами по себе, то готовить и мыть посуду нужно сразу. Забудьте про горы немытой посуды — это удел тех, кто и важные судьбоносные мероприятия начнет переносить на попозже.

Обязанности занимают столько времени, сколько нужно. Их нельзя заменить ничем — ни отдыхом, ни хобби. После того, как вы составите и выучите список всех обязанностей на всю неделю, можно приступать к планированию остальных дел.

2. Отдых. Это второй пункт вашего планирования времени. Многие ошибочно полагают, что успевают все делать только те, кто почти не отдыхает. Это не так. Организму нужна релаксация. Отдых должен быть спланирован также четко, как и обязанности. Отдыхать нужно всегда. Запомните это. Не пропускайте циклы отдыха на работе и дома. Придя домой, не садитесь за компьютер и не идите на тренировку. Полежите буквально 15-20 минут. Только не засыпайте, ведь такой сон довольно вреден для режима дня. Кстати, о режиме. Соблюдайте его максимально четко. Это важное правило всех успешных людей.

Когда все неотложные дела выполнены и вы отдохнули, настает время для хобби и развлечений.

3. Хобби. Хобби — это то, без чего не может жить ни один человек. Иногда бывает так, что хобби совпадает с работой, то есть, с обязанностями. В этом случае можно найти еще одно увлечение. Пусть оно вас затягивает. Думайте о нем почаще, создавая в себе желание заняться им. Хобби должно быть полезным, поэтому спорт — это один из самых лучших вариантов.

Задача увлечений очевидна — вы переключаетесь, меняете вид деятельности, делаете то, что приносит вам удовольствие. В вашем плане на день занятие любимым делом можно перекладывать и не планировать тщательно и кропотливо. В этом и есть главная их прелесть.

4. Развлечения. Развлечения — это походы в клуб, в боулинг, в кино, ресторан, компьютерные игры, друзья и так далее. Отличие отдыха от развлечения состоит в том, что вы тратите свое время или жизненные силы. Развлечения нужны только по выходным или в пятницу, если выработаете по плану пятидневной рабочей недели.

Их лучше не планировать дальше, чем на неделю, потому что вы не можете знать, какова будет обстановка в будущем. На развлечения должно быть отведено специальное место также и в бюджете. Без развлечений можно прожить очень долго. Это необязательный пункт, но если вы хотите жить активной жизнью, то следует включить их в свою программу.

Отдельного разговора заслуживают телефон, компьютер и телевидение. Они тоже требуют затрат некоторого объема энергии, поэтому ни в коем случае не ложитесь спать сразу после просмотра телевизора или после компьютерных игр. Дайте мозгу отдохнуть хотя бы час. Перед сном лучше заниматься спокойным хобби вроде чтения книг.

Итак, главное правило тайм-менеджмента — это упорядочивание всех жизненных процессов. Делайте, что хотите, но обязанности и отдых должны быть всегда спланированы. Это те дела, которые нельзя откладывать без веской причины. Если будете жить по этим правилам, то всегда будете все успевать. Это вдобавок еще и один из секретов пунктуальных людей — они всегда знают, что от них требуется, поэтому берегут и свое и чужое время.

На нашем канале в Яндекс. Дзен всегда самые интересные статьи по этой теме. Обязательно подпишитесь!

25.11.2016 00:02

Как эффективно распределить свое время

Перед тем как вы начнете заниматься организацией своего личного и рабочего времени, необходимо задуматься, для чего именно вам необходимы свободные часы.

Что я хочу успевать делать в течение дня?

Серьезно задумайтесь над этим вопросом. Ответ на него должен быть максимально честным. Он может казаться вам глупым и бессмысленным, но на самом деле это не так.

Определитесь, что для вас является действительно важным и нужным. Что будет придавать вам силы и энергию в течение всего рабочего дня, а может быть даже недели?

Как только вы определитесь «зачем» вам свободное время, ответ на вопрос «как его выделить» придет к вам сам собой.

Кому-то необходимо свободное пространство, возможность отдыхать от людей, тратить время только на себя любимого. Кто-то любит прогулки на свежем воздухе, занятия спортом, катание на велосипеде, а для кого-то идеальным времяпрепровождением и отдыхом будет банальный просмотр любимого фильма в уютной домашней обстановке.

Все мы разные, но у каждого человека должно быть время на те вещи и занятия, которые вдохновляют его, делают счастливым. Они важны для вас и благодаря им вы встаете по утрам и начинаете бороться с рабочей рутиной.

Обычно нам кажется очень трудным и порой просто невозможным выделить хотя бы один час личного времени в круговороте нескончаемых повседневных обязанностей. Однако так делать нельзя.

Все, что придает вам желание жить, творить и действовать должно быть сделано первым пунктом в вашем бесконечном списке дел. Да-да, именно первым пунктом. Ведь без должного стимула и вдохновения даже самая упорядоченная жизнь не принесет вам радости и удовлетворения. Вы превратитесь в машину, которая день за днем выполняет определенный набор действий по расписанию, а такой вариант развития событий совсем не для нас.

После того, как мы поняли, для чего нам необходимо свободное время, можно переходить непосредственно к способам и техникам его эффективного планирования, коих великое множество.

Остановимся подробнее на некоторых из них, которые являются наиболее простыми и полезными.

To-do list

Быстрый темп современной жизни приучил нас к постоянной нехватке времени. Для того, чтобы справляться с этой проблемой и ничего не забыть, многие люди заводят ежедневники и составляют списки дел на день, чтобы успеть на важную деловую встречу и не забыть купить батон вечером в магазине. Каждый из нас хоть раз составлял такой список, и это легко сделать. Однако и к такому простому способу распределения времени необходимо подходить с умом.

Самый простой способ – составить обычный список, состоящий из 10-15 пунктов, которые необходимо выполнить в течение одного дня.

На данном этапе наиболее распространенная ошибка большинства людей заключается в том, что они пытаются переделать за одни сутки все дела, на выполнение которых у них уходит не одна неделя. Естественно, охватить такой большой объем заданий не удается никому: человек сильно устает и совсем опускает руки.

Именно поэтому прежде всего вам необходимо адекватно оценить свои возможности и силы и составить несколько списков дел на каждый день, которые вы будете выполнять в течение, скажем, одной недели. За этот промежуток времени вы по мере возможности выполняете все пункты и смотрите, что получается сделать быстро и легко, а какие дела приходится переносить «на завтра». Уже после первой недели использования списка будет видно, как вам лучше организовать выполнение своих ежедневных занятий.

Кстати, прикольные to do листы и планеры на день или несколько дней можно скачать здесь.

Чтобы достичь наибольших успехов в своем нелёгком деле, вы можете чередовать выполнение простых и сложных дел. Таким образом, вы будете меньше уставать, а быстрые успехи будут придавать вам силы и уверенность в себе.

На выполнение таких рутинных дел как уборка по дому, стирка, готовка следует обратить особо пристальное внимание. Казалось бы, легкие и обыденные, они с легкостью могут превратить нашу жизнь в нудный кошмар, который может тянуться бесконечно.

Обычно мы тратим на уборку и готовку все выходные и в конце концов с ужасом и отчаянием осознаем, что в доме еще убирать и убирать, особенно если у вас есть дети или животные. Такой подход к делу не является верным. При выполнении таких задач обязательно нужно ставить перед собой определенные временные рамки. Например, вы убираетесь дома по пол часа два раза в день и не более того. И не стоит переживать, что вы не успели стереть пыль с той самой полки над телевизором. Ведь вы легко сделаете это в следующий раз.

В результате, вы будете меньше уставать и получать удовольствие от осознания выполненного дела. При таком подходе к процессу вы будете успевать гораздо больше, чем при муторной уборке целыми днями.

Матрица Эйзенхауэра

После того, как вы стали опытным пользователем списков и исписали уже половину своего ежедневника, можете обратиться к более продвинутым способам организации своего драгоценного времени, одним из которых является Матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра является одной из самых известных и широко применяемых техник тайм-менеджмента. Согласно данной методике, все свои дела вам необходимо разделить на 4 основных категории:

1. Важно и срочно;
2. Важно;
3. Срочно;
4. Долгий ящик.

К категории «Важно и срочно» относятся те дела, которые сделать нужно незамедлительно, прямо сейчас.

«Важными» называют те дела, которые пока что не являются срочными, однако станут таковыми в скором времени.

«Срочно» — это те задачи и обязанности, которые надо сделать в самое ближайшее время, и вы не можете отказаться от их выполнения. Это может быть встреча прибывающих гостей, оказание помощи другу или же обещание сделать дополнительную работу по просьбе начальства.

«Долгий ящик». Такие дела не являются особо важными или срочными, но делать их все же очень хочется. К ним можно отнести просмотр телевизора, видеоигры, общение в соц. сетях – то есть все то, что помогает нам разгрузить мозг после тяжелого дня, отдохнуть, но все же не дает ощущения бодрости и активности. Такой отдых нужен, но лучше им не злоупотреблять, так как он скорее отупляет и вытягивает из нас энергию.

Следовать Матрице Эйзенхауэра сложнее, чем организовывать свое время по простому списку, но зато этот способ является более эффективным. Вам сразу видно, что необходимо сделать в первую очередь, а что может и подождать.

За организацией списков рабочих дел и дел домашних, не забывайте включать в них и отдых, проведение времени со своей семьей. Главная задача списка состоит не в том, чтобы вы успели сделать все свои дела в срок. Список в первую очередь помогает устроить вашу жизнь так, чтобы она приносила больше удовольствия, счастливых и радостных моментов, которые вы сможете пережить лишь в кругу своей семьи и друзей, занимаясь своими любимыми хобби. Планируйте свою жизнь так, чтобы получать от нее все самое лучшее и проживать ее в гармонии со всем что вас окружает.

8 полезных советов девушкам, как правильно распределить своё время и всё успевать

Наверняка многим кажется, что в сутках слишком мало часов и успеть всё просто невозможно. В том, чтобы делать за день как можно больше, может помочь тайм-менеджмент — методика, с помощью которой вы сможете распланировать все свои дела и найти время и на себя, и на работу, и на детей.

1. Сформулируйте свои цели

Необходимо дать название каждому делу, которым вы бы хотели заняться. Но обратите внимание, что звучать ваша цель должна коротко и конкретно — например, «посетить спортзал» или «купить продукты для ужина».

2. Заведите блокнот

Каждому занятию — своё время. Распланируйте свой день. Вы потратите на это не более получаса, зато потом будете точно знать, сколько времени вы должны потратить на спортзал, сколько — на приготовление пищи, а сколько — на общение с родными. Лучше расписывать всё буквально по минутам. Например:

«09.00 — 09.40. Отвезти ребёнка в школу»
«09.40 — 11.20. Тренировка в спортзале».

И так далее.

Не надейтесь на собственную память. Видеть перед собой график гораздо проще и эффективнее — так вы будете точно знать, сколько времени у вас в запасе и когда нужно приступать к следующему занятию. В наше время удобный ежедневник есть почти в каждом телефоне, но в крайнем случае подойдёт обычный блокнот, который удобно носить с собой.

3. Разделяйте задачи

Иногда одну большую задачу проще разбить на несколько маленьких подзадач. Готовка ужина может включать в себя покупку продуктов и непосредственно процесс приготовления пищи, а общение с ребёнком — развивающие игры и сказку на ночь. Вписывайте в свой ежедневный план подпункты — так вы не потратите лишнего времени на то, чтобы вспомнить, что же именно необходимо было сделать.

4. Наведите порядок

Порядок в мыслях является следствием порядка в доме. Если в доме бардак, то вы, как минимум, потратите время на поиск необходимой вещи, а в ряде случаев ещё и расстроитесь, потому что это время можно было бы потратить с большей пользой.

5. Делайте то, что любите

Постарайтесь находить как можно больше времени на занятие приятными для вас вещами и включать их в своей ежедневный план. Любите музыку — выделите хотя бы несколько минут на её прослушивание.

6. Делайте несколько дел одновременно

Как ни парадоксально, но это возможно. Существуют задачи, не требующие полной концентрации. Например, когда ведёте машину по неоживлённой трассе — включите самоучитель английского языка и повторяйте слова. И до места доедете, и словарный запас увеличите.

7. Сделайте физические упражнения ежедневным ритуалом

Начинайте утро с зарядки — это придаст вам необходимый заряд бодрости и обеспечит прекрасным настроением и энергией на весь оставшийся день. Помимо зарядки постарайтесь выделить ещё хотя бы час на другие физические упражнения — например, фитнес или вечернюю пробежку. Помните: в здоровом теле — здоровый дух.

8. Хвалите себя

Отдых не менее важен, чем самая ответственная работа. За каждый успешно выполненный пункт плана награждайте себя маленьким подарком — это может быть чашечка кофе в любимом кафе или страницы из любимой книги. Так вы очистите сознание и подготовите себя к следующему делу, которое не терпит отлагательств. Желательно такие «пятиминутки» тоже прописывать в своём блокноте, чтобы напомнить самому себе, что отдых — это не проявление лени, и вы действуете в соответствии с планом.

Как бы сложно вам порой ни приходилось, не забывайте о том, что очень важно выбрать время на поддержание хорошей формы.

В этом вам поможет инновационный препарат для снижения и удержания веса «XL-S Medical», который помогает нормализовать вес, а также втрое повышает эффективность любой диеты.

Летний сезон настал, настало и время позаботиться о себе!

Завтра, но не сегодня! Как научиться эффективно распределять свое время? | Психология жизни | Здоровье

Прокрастинацию (от англ. procrastination — «оттягивание», «промедление») называют «чумой XXI века». Интересно, почему? Ведь само явление не ново. Любители откладывать дела на завтра упоминались аж в древнеиндийском манускрипте «Бхагавадгита» (500 год до н.э.)! Да и как не вспомнить нашу исконную поговорку о том, что «работа не волк»?

Что бы сделать,  чтобы ничего не делать

И все же никогда раньше тема прокрастинации не являлась такой популярной. А сегодня это модное словечко на устах у всех. А что? «Страдать прокрастинацией» — звучит куда лучше, чем «отлынивать от работы». Впрочем, между классическим лентяем и прокрастинатором — большая разница. Заставить трудиться лодыря не может ничто. А побудить к активным действиям прокрастинатора легко способен дедлайн (конечный срок): как только времени до сдачи работы осталось чуть-чуть, человек начинает вкалывать за четверых, забыв про сон, отдых и перерывы на обед. В ход при этом часто идут лошадиные дозы кофеина, никотина, энергетиков. Такая работа на износ, естественно, здоровья не прибавляет, но научиться эффективно распределять свое время прокрастинатор не способен. И до следующего дедлайна он снова будет всеми способами оттягивать выполнение текущих задач. Кстати, в отличие от лентяев прокрастинаторы еще и не умеют полноценно отдыхать. Они готовы сделать массу разных дел (прибрать на рабочем столе, переустановить компьютерную программу, помочь коллеге в выборе ноутбука), лишь бы не приступать к главному делу. Впрочем, если раньше им приходилось ломать голову над тем, чем бы таким себя занять, то сегодня эта задача облегчена до предела — «спасибо» социальным сетям и Интернету. Эти ловушки затянут любого и помимо воли…

Прокрастинация — всегда большой стресс для организма, ведь помимо физического перенапряжения она приносит угрызения совести, чувство вины, тревогу и беспокойство. Из-за этого люди теряют веру в себя, у них происходят нервные срывы и депрессии.

Баклуши в сторону!

Если в обычной жизни вы дисциплинированный, решительный и ответственный человек, а прокрастинация вас настигает только на рабочем месте, то стоит подумать, своим ли делом вы занимаетесь и не лучше ли сменить место службы или должность. Если же на работу вы идете с удовольствием, но от необходимости выполнять то или иное задание всеми силами стараетесь увильнуть, то, возможно, следует просто передоверить эту обязанность кому-то другому. Или хотя бы разделить ее с кем-то — вдвоем-то веселее. Ну а если исполнять дела хоть и не хочется, но все равно надо, попробуйте следующее.

1. Правильно мотивируйте себя. Если вы поймете, что все, что вы делаете, делается ради достижения важной цели, работа пойдет скорее. Планируйте от большого к малому. Сначала определите главную жизненную цель, затем — промежуточные, а потом и самые мелкие, вспомогательные. Последовательно запишите список того, что надо осуществить. Перечень должен быть не абстрактным, а очень конкретным. Сначала составьте план на пять лет, затем на год, месяц и, наконец, на каждый день.

2. Заведите ежедневник. Держать все в голове сложно, к тому же опасение забыть и не сделать что-то важное всегда нервирует. Поэтому с вечера запишите все, что вам надо сделать назавтра. Список начинайте с важных и сложных дел, заканчивайте тем, что легче. Не старайтесь выполнять все по очереди. Можете начать с самого легкого и приятного — это полезнее, чем бить баклуши.

3. Делайте одно самое неприятное дело прямо с утра. Вот встали — и сразу же позвонили противному клиенту или начальнику, который хотел с вами поговорить накануне о чем-то не очень радостном. Не раздумывайте перед этим, бросайтесь с разбегу прямо в холодную воду. Все остальное будет легче.

4. Бросьте привычку не начинать одного дела, не закончив предыдущее. Забудьте о том, что за такую разбросанность вас в детстве ругали учителя и родители. Делайте что-то одно, а затем переключайтесь на другое. Начатое дело обычно легче закончить, чем приступить к тому, где еще и конь не валялся.

5. Научитесь правильно распределять свои силы. План на будущий день должен быть выполним без надрыва. Лучше запланировать меньше, чем вы реально можете сделать, чем переоценить свои силы и оказаться разочарованным в себе.

6. Введите систему поощрений и наказаний. Если выполнили все намеченное — обязательно вознаградите себя. Маленькое пирожнице вполне для этого сгодится. Если же вы снова провалили все планы за сидением в Интернете — накажите себя мораторием на социальные сети. Хотя бы на один день.

7. Научитесь считать победы, а не поражения, но не зацикливайтесь на оценке достигнутого. Получайте удовольствие от самой деятельности, а не от результатов. Вместо «я должен» чаще произносите «я хочу», «мне важно, нужно или интересно».

Тайм-менеджмент

Время всегда работает против тебя: то оно тянется слишком медленно, то, наоборот, бежит уж очень быстро. А ты не знаешь, как начать все успевать. Что делать, чтобы правильно планировать свое время и не запутаться в миллионе важных и не очень дел, расскажет PEOPLETALK.

---

Первое и самое главное – понять, какие мелкие на первый взгляд дела съедают у тебя кучу времени. Это могут быть социальные сети, перекуры, переписка с друзьями во время работы. Потрать полчаса и распиши, что не очень полезного ты делаешь каждый день и сколько времени на это уходит. Поверь, ты удивишься. В 2015 году аналитическая компания TNS Russia провела целое исследование, в ходе которого выяснилось: Instagram, Facebook, Twitter и «ВКонтакте» каждый день крадут 29% твоего времени. Треть жизни! Как только ты это поймешь, сразу перестанешь сидеть в соцсетях.

---

Следующий шаг – купить себе ежедневник. Звучит банально, но это и правда работает. Записывай все свои важные дела и задачи в несколько этапов: на день, неделю и месяц. Так ты сможешь ориентироваться в потоке информации и расставить приоритеты: какие задачи лучше выполнить сейчас, а какие – позже. Внеси в список даже самые мелкие дела вроде звонков и разбора рабочей почты. Тогда риск забыть об этом снизится до нуля.

---

Назначай себе дедлайны, даже если в принципе их нет. Это помогает повысить продуктивность – подстегивает к работе.

---

Реши, какой вариант работы для тебя проще: сначала делать то, что занимает больше времени, или, наоборот, меньше. Выяснить это можно только опытным путем – не попробуешь, не узнаешь.

---

Кстати, французы предложили интересный и действенный способ экономии времени. Наукой доказано, что мозг продуктивнее всего работает до полудня. Так что самые сложные задачи лучше выполнять с утра. Во-первых, ты сможешь сделать их с максимальной отдачей, а во-вторых, в остальное время ты сможешь заняться более легкими делами со спокойной душой.

---

Задумайся о будущем – кем ты видишь себя через пять лет? Пойми, что ты должна делать для этого, и распредели обязанности – возможно, уже сейчас ты тратишь время не на то.

---

Не ленись. Даже если ты пришла домой поздно и уставшая, а у тебя остались какие-то дела – пересиль себя и сделай их. Во-первых, чувство удовлетворения от этого – невероятное (а как же: ты смогла, а не легла на диван отдыхать), а во-вторых, это скоро войдет в привычку и ты перестанешь откладывать дела в долгий ящик.

---

В практике НЛП (нейролингвистического программирования) есть термин «якорение». Если говорить сложно, то это установленная (осознанно или неосознанно) прочная условно-рефлекторная связь. Проще: ты находишь слова, действия и обстоятельства, которые помогают работать. Кого-то вдохновляет пение птиц, кого-то – покачивание ногой или классическая музыка. Если ты опознаешь свой якорь и станешь им пользоваться, работа пойдет проще.

---

Все рабочие встречи планируй на утро. Часто люди боятся приступать к какому-то делу до встречи, потому что есть шанс не успеть его доделать.

Не забывай отдыхать. Небольшие перерывы в середине дня помогут расслабиться и привести мысли в порядок.

---

Артем Пашкин, психолог

Для любого современного человека управление временем становится центральным понятием личной эффективности и продуктивности. Если тебе есть к чему стремиться, ты недоволен своими результатами, хочешь стать эффективнее и победить прокрастинацию (привычку откладывать все на потом), то следуй этим простым, но важным советам.

Начать следует с анализа дел и задач на день. Обязательно выпиши все свои дела на листе бумаги, пометь наиболее важные из них звездочкой. Раздели дела на категории. После этого определись, сколько времени следует уделять каждой из категорий. Классифицируй задачи, которые приходится выполнять каждый день, и выполняй их согласно своему индивидуальному ритму активности. Возможно, во второй половине дня ты впадаешь в послеобеденную кому. Нетрудно догадаться, что это время не стоит использовать для выполнения серьезных задач.

Следующий этап – наиболее важный. Необходимо на основании списка дел и времени, которое ты готов уделять категориям дел и задач, составить свой собственный распорядок дня. Но важно не просто составить этот распорядок, а следовать ему, и следовать неукоснительно, иначе грош цена всем усилиям по организации собственного времени.

По сути весь тайм-менеджмент заключается в умении сказать «нет». Это и отказ от ненужных, непродуктивных дел, и грамотная фильтрация контактов и встреч, и инфодиета, когда мы сознательно отказываемся от телевизора и социальных сетей, фильтруя поступающий контент и отсекая пустые соблазны.

Как распределить время в течение дня. Как правильно распределить свое время. Секреты рационального планирования

Всем нам жизнью отведено одинаковое количество времени в сутках — 24 часа, а вот используем мы его не всегда одинаково эффективно. Двигаясь по неверному пути – мы теряем годы, теряем время. «Как же грамотно распределить время?» — подобный вопрос, рано или поздно встаёт перед каждым из нас. И здесь абсолютно не играет ни какой роли пол, статус или образование человека. Студент, бизнесмен, воспитывающая детей женщина – умело и правильно распоряжаться своим временем хочет каждый из нас.

Эта статья для широкого круга читателей, которая призвана помочь всем нам (искусством максимально эффективным образом использовать своё время), то есть умело работать при высоких информационных нагрузках.

Причины дефицита времени

Прежде чем раскрыть способы повышения эффективности, давайте рассмотрим самые распространённые причины, вызывающие дефицит времени:

• Спешка. В условиях постоянной спешки невозможно сконцентрироваться на главном. Не зря все-таки в народе существует пословица: «Поспешишь – людей насмешишь».
• Суетливость. Возникает, как правило, от неумения организовать свой день. В итоге все валиться с рук. Суетливость присуща многим людям (если не врождённая, то точно приобретённая черта характера, которая явно не с положительной стороны характеризует человека).
• Бесплановость. Именно по причине отсутствия плана действий теряется значительная часть активного времени (время вне сна и болезней). Если дела и задачи не выстроены в строгую иерархию по степени важности, значит — они так и останутся в большинстве своём не разрешёнными.
• Несерьёзный подход к делу , что подразумевает частое допущение ошибок, на исправление которых, как правило, затрачивается немалая часть времени.
• Отвлекающие факторы , среди которых можно выделить: телефонные звонки, смс сообщения, частые перекусы, ТВ, Интернет, неожиданный визит гостей.

Анализ использования временного ресурса

Вот мы и добрались до методик тайм – менеджмента, в основе которых лежит: анализ затрачиваемого времени. Данный анализ нацелен как на выявление стимулирующих, так и ограничивающих форм работоспособности.

Итак, самые правильные методы учёта времени:

1. Ведение постоянных записей . Используйте не только бумажный блокнот, но и все возможности современной компьютерной техники –ноутбуки, планшеты. К примеру, очень интересный и наглядный вариант – это графическое изображение своей работы.
2. Планирование (структурирование времени). Начните записывать, что необходимо выполнить и, что уже сделано. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным. Рекомендуется планировать как минимум 60% своего времени (при этом планы должны быть максимально реалистичными), а 40% оставлять на непредвиденное время (приезд гостей, простои на дорогах в час-пик, отключение света и т.д.)
3. Создание материальной и эмоциональной заинтересованности . Поощряйте себя, давайте себе твёрдые обещания, что обязательно за отличный результат – будет вознаграждение (например, долгожданная покупка фотоаппарата). Материально же вас может простимулировать, если только работодатель. Но и здесь не ждите помощи извне, воздействуйте на себя сами – постоянно стремитесь улучшить свой результат, работая над собой, ищите всевозможные и заработка.
4. Оснащение рабочего места по последнему слову техники. Современная техника, даёт нам массу возможности экономии времени, главное уметь грамотно пользоваться ею. Изучайте подробно инструкции, предлагающиеся к технике, применяйте советы на практике.
5. Научная организация труда (НОТ) открывает новые возможности рационального использования времени за счёт: фотографии рабочего времени (круглосуточное наблюдение за требующимся объектом, обработка и анализ данных), улучшения условий труда, разделения труда.
6. Установка чётких временных рамок на выполнение текущих задач и дел . Например: 1,5 – 2 часа на самое сложное, более лёгкое в течении получаса.

Это были общие правила и рекомендации, которые подходят абсолютно всем. Но все мы в этой жизни выполняем не одну роль и работу (помимо, основной деятельности — бизнес, учёба, — являемся по совместительству мамой, дочкой, женой, сестрой), а эти «звания» требуют от нас дополнительной ответственности, и создаю ещё одну «стопку дел».

Женщинам-хозяйкам

Так вот, чтобы облегчить себе труд и суметь найти время для отдыха, конкретно хозяйкам по дому необходимо:

• Не завышать стандарты чистоты: разделите квартиру или дом на несколько зон, так в понедельник – помойте кухню, во вторник – только зал и так далее.
• Осуществлять поход по магазинам не в час-пик, то есть не в обеденный перерыв или вечернее время, самый лучший вариант – днём, когда большая часть население вашего города на рабочих местах.
• Покупать одежду немнущихся тканей — избежите глажки.
• В будние дни готовить более простые блюда: гречневая каша с мясом, лёгкие салатики.

Студентам

А теперь совет студентам:

Перефразируя известную пословицу, можно сказать так:

• «Пиши , что значит, конспектируйте экзаменационные темы — заранее. Это поможет также избежать состояние суетливости в «жаркий период».
• Сократите время сна (приучите себя рано вставать).
• Наблюдайте за лидерами (отличниками) в вашей группе, перенимайте их опыт.

Бизнесменам

Товарищи бизнесмены – это для вас:

• Составляйте матрицу дел, группируя их так: срочные и несрочные; важные и неважные. Такая группировка называется матрицей Эйзенхауэра.
• Планируйте всегда и все: маршрут движения, текст выступления, вопросы оппонентам и так далее (ищите во всем эффективные пути, например: добраться до Налоговой инспекции вашего города быстрее всего на общественном транспорте (метро), нежели потерять время на личном — в пробках).
• Учитесь делегировать полномочия — передавать часть функций управления или решения определённых задачи другим людям. Этим самым вы сможете сконцентрироваться только на самом главном, а значит, добьётесь значимых результатов.

Помните! Время, в отличие от денег — не подлежит восстановлению, в случае его растраты. Берегите время – используйте его максимально эффективно.

Фраза: «у меня на это нет времени», не имеет ничего общего с количеством времени, она отражает лишь то, что важность задачи слишком мала, для того чтобы тратить на нее время.

20 советов как правильно распределить время и быть более продуктивным

1. Найдите свое время до отказа (сопротивления) задаче. Вы должны наблюдать за собой, когда определенные виды задач вызывают у вас нежелание и сопротивление. Дальше, когда узнаете это время, разбивайте задачи на интервалы равные времени до начала сопротивления. Можно пойти и по более быстрому пути, задайте мысленно себе вопрос, сколько времени вы бы с удовольствием работали над задачей? Например: 1 час, нет это много, 45 минут — возможно, но не то, 30 минут — да это комфортное время. Далее делайте, к примеру 5 минут перерыва. Можно попробовать чередовать задачи, но главное чтобы время от времени ваша нервная система и разум могли отдохнуть и расслабиться.

2. Визуализация и конструирование перед тем, как начать делать . Можно назвать это планированием, можно просто записывать. Но иногда очень полезно представить все в мельчайших деталях. Это может серьезно сэкономить ваше время, так как в процессе вы можете найти более оптимальное решение. Из моего опыта, задачи с 3-4 часов могут превратиться в небольшое 20 минутное занятие.

3. Возможно вам поможет дневник . Если вы не понимаете куда девается ваше время, заведите себе привычку записывать свои ежедневные действия и количество времени затраченное на них. Вы удивитесь, сколько времени тратится на совершенно ненужные вещи. Узнать проблему — первый шаг на пути к ее решению.

4. Планирование свободного времени. Поможет вам провести с пользой время и более качественно отдохнуть, что в будущем позволит вам быть более продуктивным.

5. При планировании, ставьте меньшие сроки для задач, чем вам реально необходимо . Когда мы ставим себе временные рамки, то сразу активизируем дополнительные ресурсы и не оставляем себе времени на лишние занятия.

6. Может быть идеал — это не то что вам нужно? Подумайте, может быть хорошее состояние вам подойдет не хуже, чем идеально, но для это нужно будет потратить в разы меньше времени? Это касается тех задач, в которых маленький результат достигается огромными усилиями. Может быть потратить это время на другие задачи?

7. Если выполнение действия занимает несколько минут — просто сделайте его сразу же . Не нужно планировать его или откладывать, так вы потратите еще больше времени.

8. Количество энергии внутри нас отображает насколько продуктивными мы будем . Поэтому очень важно следить за уровнем своей энергетики. В общем можно выделить несколько пунктов, которые помогут в этом:

• Физические упражнения . Да, вы много слышали об этом, но если вы до сих пор не начали уделять время своему телу, немедленно бросайте чтение и начинайте. Если вы постоянный упадок сил, а мотивация на нуле — значит вам не хватает физической энергии. С каждым разом, когда вы занимаетесь, вы истощаете запасы энергии; НО после истощения наступает фаза компенсации и гиперкомпенсации, и итоге с каждым разом вы увеличиваете количество вашей внутренней силы и энергии.

• Перестаньте употреблять энергетические напитки, в том числе кофе на постоянной основе . Делая это постоянно, мы вызываем привычку, и энергетический эффект становиться минимальным. Лучше конечно вообще отказаться от них, но если вы решили их употреблять, то делайте это с умом: перед важными событиями, когда вам нужна дополнительная энергия. Примечание: также прочитайте статью — .

• Не употребляйте спиртные и энергетические напитки перед сном . В противном случае, вы не получите полноценного сна, возможно вам даже сложно будет заснуть. На утро вы будете истощены и совершенно не готовы к полноценным действиям.

Больше информации можно получить, прочитав .

9. Забудьте о телевидении . Вам больше нечем заняться? Годы жизни люди тратят на пустые передачи. Не повторяйте ошибки других. А как же новости? Все основные новости вам непременно расскажут знакомые. Да и в наше время, телевидение не самый лучший источник достоверной информации. Также ограничивайте время проведенное в телефоне и интернете.

10. Формируйте правильны привычки. Автоматизация действий помогает экономить время. Следите за тем, какие именно привычки вы внедряете, избавляйтесь от привычек, которые воруют ваше время, энергию и здоровье.

11. Тактически принимайте решения, в соответствии с самочувствием . При высоком уровне энергии и сил, занимайтесь важными задачами, когда вы не чувствуете себя нормально, но не сверх — работайте над обычными задачами, когда у вас мало сил — над легкими. Самый легкий способ себя демотивировать — начать работать на сложной задачей, при минимальном уровне собственной энергии. Не стоит этого делать. Примечание: рекомендую прочитать статью о том, как , которая поможет ставить правильны цели.

12. Начинайте с малого . Очень хороший способ создать привычку или начать что-то: ежедневно делать маленькие изменения. Небольшие изменения, во-первых, приближают вас к цели, во-вторых, не занимают много времени и мотивируют.

Большая часть мыслей у среднестатистического человека — негативные. Кроме того, что это демотивирует, это также создает нашу реальность. Подумайте теперь в ?

13. Сократите ожидания от действий. Если вы получите большее — это здорово поднимет настроение, если же вы будете надеяться на «золотые горы», то малейшая неудача может сбить вас с пути. Когда вы понижаете ожидания, это делает вас более уверенными, расслабленными, удовлетворенными и снижает уровень беспокойства.

14. Осознайте, что никому нет до вас дела . Когда вы понимаете, что всем в конечном итоге все равно кто и вы и что у вас есть, вы начинаете более широко смотреть на мир. Люди больше заботятся о собственном благополучии, большая часть мыслей — о себе. Вы сможете рассмотреть больше возможностей и станете более продуктивным, понимая что вы никого не интересуете.

15. Контролируйте уровень стресса . Это не означает избавиться от него полностью. Для полного вовлечения сил, мы не должны быть расслаблены. Чтобы полностью погрузиться в задачу, она должна быть стоящей, а значит — она должна нести в себе некую стрессовую нагрузку. Нужно найти золотую середину, с одной стороны вы не должны полностью расслаблять, с другой стороны стресс не должен вас сковывать. Управляя уровнем стресса можно контролировать продуктивность и мотивацию.

Подъем

Для того чтобы у вас было достаточно времени, всегдавставайте во столько, во сколько запланировали с вечера, и ни в коем случае непозволяйте себе давать слабину. Конечно же, многие, глядя на будильник, думаюто том, что можно поспать ещё часик, а потом они обязательно всё успеют. На самомделе, когда вы встаёте позже, чем запланировали, вам гарантированно не хватитвремени на все ваши планы. Поэтому, как бы вам не было сложно, поднимайтесь востолько, во сколько прозвенит ваш будильник.

Поговорка: «Кторано встаёт, тому Бог даёт» имеет вполне правдивое и рациональноеобъяснение. Дело в том, что с восьми до полудня, у человека наивысшийпоказатель активности мозга. Соответственно, он может выполнить множествополезных и нужных дел. Конечно же, людям-«совам» с таким распорядком дня справитьсяочень сложно, поскольку они не могут рано ложится и рано вставать. С другойстороны, если вы поднимаетесь после двухчасов дня, вам начинает казаться, что вы ничего не успеваете. Поэтомустарайтесь вставать рано хотя бы в те дни, когда у вас запланировано много дел.В этом случае, вы удивитесь, сколько свободного времени для отдыха у васостанется на вечер и ночь.

Обязательноепланирование

Для того чтобы всё успевать и правильно распределятьвремя, всегда нужно планировать. Без плана действий вы начинаете хвататься завсё подряд, и в итоге не успеваете ничего. Поэтому, если вы должны выполнитьмного различных дел, обязательно напишите себе план. Во время составлениясвоего расписания чётко указывайте границы времени на определённые занятия. Незабывайте о таких вещах, как приём пищи, душ, макияж и так далее. Когда выпишите со скольки до скольки собираетесь чем-то заниматься, указывайте реальныевременные рамки, учитывая мелкие форс-мажоры. Часто так бывает, что мы даётсебе, например, на завтрак, пятнадцать минут, а потом у нас сбегает молоко илипроисходит что-то непредвиденное, и в итоге приём пищи затягивается наполчаса, а то и больше. Поэтому сразу же пишите в расписании тридцать минут,чтобы потом не переживать из-за того, что на следующее дело у вас уже простоне хватает времени.

Когда вы составили план, помните о том, что выдолжны неукоснительно его выполнять. Ни в коем случае не меняйте дела местами,если только этого не требуют обстоятельства. Нам может казаться, что лучшесделать то, а потом то, но на самом деле, в таких ситуациях, человеком чащевсего начинает управлять лень. Например, вы решили назначить встречу с другомна семь вечера, а уборку дома – на пять. В итоге, вам приходит в голову, чтоэти пункты можно поменять, ведь вы же собирались всего лишь на полчасика. Отом, что полчасика могут растянуться на три часика, вам конечно же, думать нехочется. В итоге, вы приходите домой около полуночи, и вам уже совершенноничего не хочется делать. А на следующий день, на который назначены другиепланы, вы начинаете метаться по дому, пытаясь успеть всё и жалуетесь, что у васэто совершенно не получается.

Неподдавайтесь соблазну

Если вы решили, что должны выполнить за день определённоеколичество важных дел, никогда не позволяйте себе отвлекаться. Как показывает практика,закон подлости срабатывает во всём и всегда. Поэтому, как только вы возьметесьза свои дела, вам сразу же начинают звонить друзья, которых вы не могли найтинеделями, и звать на пиво; вдруг оказывается, что некому посидеть с племянникоми вы просто необходимы своим родственникам и так далее. Поэтому, если ситуацияне является действительно безвыходной, и без вас ну никак не обойдутся, ни вкоем случае не стоит менять свои планы. Конечно же, соблазн велик, особенноесли вам звонят друзья, но вы должны научиться бороться с соблазном. Помните о том,что как бы вы не обещали и не клялись себе, что заскочите к ним толькопоздороваться, в итоге, обязательно найдутся те, кто сможет вас уговорить. Ивсе ваши планы пойдут насмарку, поскольку вместо того чтобы выполнятьзапланированное, вы просидите весь день в компании, возможно выпьете, и вам ужеточно не захочется ничем заниматься. Поэтому, если вы знаете, что кто-то можетсоблазнить вас своим звонком на разрушение планов, можете вообще не подниматьтрубку, пока не закончите свои дела. Правда, в этом случае, вы можете неответить на действительно важный звонок, в котором человек будет просить вас опомощи, но тут уже вам решать, как лучше поступить.

Неотвлекайтесь

Многое мы не успеваем именно из-за того, что постоянноотвлекаемся. Поэтому, если вы сели за работу, не стоит включать фоновуюмузыку или телевизор. Это только кажется, что так легче работать. А на самомделе, вы точно будете отвлекаться хотя бы время от времени: то песня любимаязаиграет, то новость интересную расскажут. Так что, если вы хотите быстроуправиться с делом, создайте максимально комфортные условия для ее выполнения, безвнешних раздражителей.

Если вам кто-то звонит, сразу же спрашивайте покакому вопросу, и в случае, когда человек просто хочет с вами поболтать, сразуже сообщайте, что заняты и перезвоните тогда, когда закончите дела. Практическивсе женщины любят поболтать, поэтому когда звонит любимая подруга, соблазнпоговорить значительно возрастает. Ни в коем случае ему не поддавайтесь. Еслидаже вы обещаете себе, что разговор будет коротким, в итоге. потратите на негоминимум полчаса. Поэтому возьмите себе за правило: никогда не отвлекаться отвыполнения задания до полного его завершения. Сначала вам будет сложно, нопотом вы приучите себя к этому и для вас уже станет ненормальным отвлекаться наразговоры во время выполнения определённых заданий.

Неберитесь за сто дел сразу

Никогда не пытайтесь сделать всё и сразу. Не нужноначинать готовить, убирать и стирать одновременно. Если вы и выполните всезадания, то результат получиться весьма некачественным и вместо того чтобысэкономить время, вы потратите его ещё больше, ведь всё придётся доделывать, ато и переделывать. Помните о том, что качественно можно выполнить только однодело за раз. Вы должны быть полностью сконцентрированы на выполнении задачи, аесли принимаетесь за решение многих проблем одновременно, то ваше внимание рассеивается,и вы попросту начинаете путаться и теряться. Выполняйте дела по очередь, и тогда вы увидите, насколько увеличится скоростьразрешения задач, а соответственно, и количество вашего свободного времени.

Тайм-менеджмент – важный навык, который нужно развивать. Это поможет вам по максимуму использовать каждый день и принесет успех в работе и учебе. Чтобы управлять своим временем, используйте его продуктивно, работая в подходящей обстановке и правильно расставляя приоритеты. Сведите к минимуму все отвлекающие факторы, при необходимости отключая телефон и социальные сети. Непреклонно следуйте распорядку дня, чтобы по максимуму использовать каждый день.

Шаги

Используйте время продуктивно

1. Создайте подходящую для работы обстановку. Атмосфера, в которой вы работаете, может в целом повысить вашу продуктивность. Нет четких требований к рабочей обстановке, поэтому выбирайте то, что вам подходит. Окружите себя вдохновляющими аксессуарами, которые наполняют вас энтузиазмом и страстью к работе. Эти чувства помогут вам фокусироваться на задании и сохранять продуктивность.

   • Например, возможно, вас вдохновляет какой-то художник. Купите несколько реплик его работ и повесьте их на стенах.
   • Если у вас есть возможность выбрать рабочее место – выбирайте то, где вас меньше будет что-то отвлекать. Работать перед телевизором – плохая идея, но можно поставить рабочий стол в углу спальни и заниматься делами там.

2. Запишите все задания по степени их важности. Перед тем как приступить к работе, расставьте приоритеты. Списки дел – отличный инструмент, но лучше структурировать их, а не просто записывать все, что нужно сделать за день. Сгруппируйте все дела по важности.

   • Перед тем как составлять список, запишите категории важности. Например, задачи с пометкой «срочно» нужно завершить сегодня. Дела, обозначенные как «важные, но не срочные», необходимо закончить, но они могут подождать. Задания, попадающие под категорию «с низким приоритетом», можно отложить, если это необходимо.
   • Разделите все дела на категории. К примеру, если вам нужно закончить отчет по работе, – это срочная задача. Если вам нужно приступать к новому проекту, крайний срок которого только через две недели, то это «важное, но не срочное» дело. Если вам хотелось бы совершить пробежку после работы, но это не жизненно важно, то это «низкоприоритетная» задача.

3. Сначала займитесь важными заданиями. Первым делом утром решите действительно важные дела, что подарит вам чувство выполненного долга. День начнется успешно, и большая часть стресса просто улетучится. Начинайте каждый новый день с разбора самых важных заданий в списке.

   • Например, если у вас пять электронных писем, ожидающих вашего ответа, и отчет, который нужно отредактировать, займитесь именно этим, как только переступите порог офиса.

4. Какая-то часть работы всегда должна быть под рукой. Если рядом с вами всегда будет часть дел, то даже вынужденный простой станет преимуществом. Если в автобусе есть парочка свободных минут, воспользуйтесь этим, чтобы почитать что-то связанное с работой или учебой. Дожидаясь своей очереди в овощном магазине, ответьте на несколько рабочих электронных писем с телефона. Если работа всегда под рукой, то вы сможете использовать свое время самым продуктивным образом.

   • Если вы студент, задумайтесь о покупке аудиокниг или записи лекций. Стоя в очереди или по дороге на занятия, вы сможете слушать материалы курсов.

5. Не делайте несколько дел одновременно. Многие считают многозадачность хорошим способом успеть больше за день и с умом распоряжаться своим временем. Несмотря на это, сосредоточение внимания на нескольких задачах одновременно на самом деле делает вас менее продуктивным. Все занимает больше времени, поскольку вы ничему не уделяете достаточно внимания. Вместо этого сосредоточьтесь на одном задании за раз. Таким образом вы проделаете всю работу быстрее, что позволит более эффективно использовать ваше время.

   • К примеру, ответьте на все электронные письма. Затем выйдите из своего электронного ящика и приступайте к следующему заданию. Не беспокойтесь о почте в данный момент. Если позже в течение дня вам еще нужно будет ответить на парочку писем, вы сможете заняться этим, покончив с тем заданием, которым занимаетесь сейчас.

6. Заблокируйте социальные сети. Иногда трудно избежать искушения зайти на Facebook или Twitter. Если у вас проблемы с социальными сетями, есть множество приложений и вебсайтов, которые позволяют временно заблокировать отвлекающие сайты.

   • SelfControl – это приложение для пользователей Mac, блокирующее доступ к выбранным сайтам на заданный период времени. Его можно скачать бесплатно.
   • Если вам нужно быть совсем оффлайн, приложение Freedom позволяет заблокировать доступ к интернету до восьми часов подряд.
   • Встроенное приложение Firefox Leechblock позволяет лимитировать использование некоторых сайтов на определенное время в течение дня.

7. Максимально избегайте перерывов в работе. Это замедляют ваш рабочий процесс. Если во время роботы вы отвлекаетесь на что-то еще, вернуться в рабочий режим может быть довольно сложно. Работая над какой-то задачей, старайтесь закончить ее до того, как приступите к другим заданиям. Все остальное может подождать, пока вы усиленно работаете над завершением какого-то дела.

   • Например, если вы вдруг осознали, что нужно ответить на электронное письмо, пока вы выполняете какую-то работу, не прерывайтесь, чтобы написать ответ. Сделайте где-то пометку, что вам нужно отправить письмо и вернитесь к этому, после того как закончите текущее задание.
   • Помните, иногда заминок не избежать. Если, например, во время работы вам вдруг позвонили по срочному делу, естественно, вам стоит ответить на звонок. Старайтесь избегать перебоев в работе, но не казните себя за периодические отвлечения от дел.

Придерживайтесь ежедневного графика

1. Используйте цифровой календарь. Технологии – чудесный способ управлять временем, следить за сроками и деловыми встречами, и многим другим. Воспользуйтесь календарями в телефоне и на компьютере. Запишите задачи на день, такие как встречи и рабочий или учебный график. Поставьте напоминания. Например, установите напоминание в телефоне за неделю до срока подачи работы. Выделите в своем расписании время для учебы или работы над проектом.

   • В дополнение к цифровому календарю, обычный календарь тоже может прийти на помощь. Можете поставить его на рабочий стол или носить с собой в ежедневнике. Иногда процесс записи информации на бумаге помогает лучше ее запомнить.

2. Определите, в какое время вы наиболее продуктивны. Люди испытывают прилив сил в различное время в течение дня. Когда вы знаете, в какой промежуток вы используете свое время наиболее эффективно, вы можете спланировать работу именно в эти часы. Например, если вы наиболее энергичны по утрам, попытайтесь сделать большую часть работы в это время. Тогда вечером вы сможете расслабиться и заняться тем, что вам нравится.

   • Нужно время, чтобы определить свои энергетические пики. Попробуйте на протяжении недели записывать свой уровень энергии и концентрации в целом в течение дня. Это поможет понять, когда вы наиболее продуктивны.

Не хватает времени? Ни чего не успеваете? Вот несколько советов, как провести свой день с пользой и чтобы дела не откладывались в долгий ящик, а вы получали требуемый результат.

Дисциплина и только дисциплина вам поможет. В армии все основано на дисциплине и там, планировать время получается лучшего всего. Почему? Да потому что, именно в армии все идет по разработанному графику. Вот и вы оставьте точный график выполнения работ и выполняйте строго по нему.

Одной из первостепенных задач, чтобы все успеть — вовремя проснуться. Это дает преимущество, вы выигрываете время на день предстоящий. Ведь если проснетесь в обеденное время, вы банально можете не успеть сделать все свои запланированные дела. Не зря во всем известной поговорке говорится «Кто рано встает тому бог подает».

Для начала составить список дел, удерживающих пальму первенства в приоритете. Установить порядок выполнения дел на день, а лучше на всю неделю. Выполняйте первыми самые важные и необходимые дела. Старайтесь совмещать, выполняя несколько одновременно. Некоторые можно растянуть на несколько дней, если эти дела трудоемкие и требуют много времени. По крайней мере, вы их начнете, а закончить при правильном подходе всегда сможете. Но не стоит оставлять их на последний момент. Отказывайтесь от тех дел, которые бесполезны или могут подождать. Научитесь говорить «Нет!!!» таким делам.

Забудьте про «воришек времени». Компьютер и телевизор тратят просто уйму времени, которое вы можете потратить на выполнение своих дел. В крайнем случае, выделите на «форумы», «игры» и социальные сети какой-то небольшой промежуток времени. Сидя за компьютером или смотря телевизор домашние дела не сделаются сами собой.

Для стимула выполнения плана чаще поощряйте себя отдыхом. Конечно же, куда без него. Хотя бы один день в неделю выделяйте на отдых. Например, воскресенье. Иначе вы начнете думать, что жизнь проходит зря. Прогулка в парке, выезд на «шашлыки», компьютерные и спортивные игры, все это поможет вам развеяться и не чувствовать себя нужным. Поход в кино, театр, ресторан или кафе неплохой повод сблизиться с семьей и близкими друзьями.

Если не пользуетесь часами, то можете купить модные женские часы от Best Time, чтобы с большей радостью их носить и всегда помнить о времени.

Попробуйте следовать плану в течении двух трех недель и вы увидите, что это станет привычкой. Время будет находиться на все. У вас будет куча свободного времени, и вы сможете потратить его на хобби и увлечения. Вы почувствуете себя повелителем жизни, нужным людям. А ведь счастье заключается именно в этом.

Управляйте временем с помощью этих 20 эффективных советов по управлению временем

У всех нас есть 24 часа в сутки. Но почему кажется, что некоторые люди могут выжать максимум из каждой минуты дня? Вы не поверите, но они не способны замедлить время. Однако они умеют правильно распоряжаться своим временем.

Хотите узнать, как стать мастером тайм-менеджмента? Начните с этих 20 сверхмощных советов по управлению временем.

1. Создайте тайм-аудит.

Когда дело доходит до управления временем, первый шаг, который вам нужно сделать, — это выяснить, на что на самом деле уходит ваше время. Вы можете подумать, что отправляете электронные письма всего за 30 минут, но на самом деле эта задача отнимает час вашего дня.

Самый простой способ отслеживать свое время — загрузить такое приложение, как RescueTime, Toggl или мой календарь приложений, чтобы отслеживать все, что вы делаете в течение недели. Затем вы можете получить доступ к отчету, чтобы узнать, что крадет ваше время. Обладая этой информацией, вы можете затем внести соответствующие корректировки.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

Я обнаружил, что установка ограничения по времени для каждой задачи не позволяет мне отвлекаться или откладывать на потом. Например, если я хочу написать статью для своего блога, я даю себе два часа. Поэтому, если я начинал в 8 утра, я стараюсь написать его к 10 утра.

В некотором смысле становится игрой.

Поскольку я помещаю буферы между задачами и действиями, если я не завершу задачу вовремя, я все равно могу работать над ней, не тратя время, отведенное для чего-то другого.

3. Используйте список дел, но не бросайте задачи.

«Все цели и проекты состоят из более мелких частей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели или завершить проект. Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить », — предлагает Уильям Липовский.

«Помимо того, что вы сосредоточены, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, и что осталось».

В то же время будут прерывания, которые могут помешать вам выполнить задачу.Уильям рекомендует вам «всегда возвращаться к этим задачам и выполнять их, когда у вас есть такая возможность. Это может потребовать от вас установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент ».

4. Планируйте заранее.

Одно из худших действий, которое вы можете сделать, — это проснуться без плана на день. Вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно блуждаетесь и занимаетесь более тривиальными делами.

Вот почему вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов;

• Накануне ночью. Прежде чем уйти с работы, потратьте последние 15 минут на организацию своего офиса и составление списка самых важных вещей на завтра.
• Первым делом с утра. Во время утреннего распорядка запишите 3 или 4 наиболее срочных и важных дела, которые необходимо решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны.

5. Проведите утро в MIT.

Марк Твен однажды сказал: «Если твоя работа — съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра.А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

Брутто? Конечно. Но, по мнению Твена, вы должны заниматься своими самыми большими и сложными задачами по утрам, иначе говоря, вашими наиболее важными задачами (MIT) дня.

Есть несколько причин, по которым это такой эффективный трюк с тайм-менеджментом. Во-первых, у вас обычно больше всего энергии в AM. Так что лучше взяться за эти задачи, когда вы не истощены. Кроме того, вы можете использовать это чувство выполненного долга, чтобы пережить остаток дня.

6. Научитесь делегировать / передавать на аутсорсинг.

Делегирование и аутсорсинг могут быть немного сложными. Некоторым трудно позволить кому-то делать то, что они делали раньше. У других нет времени обучать кого-то выполнять определенные задачи.

Дело в том, что делегирование или аутсорсинг реально экономят время, поскольку уменьшают вашу рабочую нагрузку — а это означает, что у вас есть больше времени, чтобы тратить на более важные задачи или делать меньше работы. Либо передайте обязанности квалифицированным членам команды, либо наймите опытного фрилансера.И, если вы все же решите пройти обучение на дому, первоначальные вложения в конечном итоге окупятся.

7. Исключите половину работы.

«В наш век постоянного отвлечения внимания, глупо легко разделить наше внимание между тем, что мы должны делать, и тем, чем общество нас бомбардирует», — пишет Джеймс Клир.

«Обычно мы балансируем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел в то же время, когда мы пытаемся добиться чего-то. Редко, когда мы полностью заняты поставленной задачей.”

Clear окрестил эту «половину работы», и вот несколько примеров;

• Вы пишете отчет, но без причины останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон.
• Вы пробуете новую программу тренировок, но через пару дней переключаетесь на новую программу, потому что читали об этом в Интернете.
• Во время разговора по телефону вы думаете о папке входящих сообщений электронной почты.

«Независимо от того, где и как вы попадаете в ловушку половинной работы, результат всегда один: вы никогда полностью не заняты поставленной задачей, вы редко выполняете задачу в течение продолжительных периодов времени, и у вас уходит вдвое больше времени, чтобы выполнить вдвое меньше », — добавляет Клир.

Clear обнаружил, что лучший способ преодолеть половину работы — это заблокировать «значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное». Например, он выберет одно упражнение и сосредоточится только на нем во время тренировки. Он также выделит несколько часов, чтобы посвятить его важному проекту, но оставит телефон в другой комнате.

«Это полное устранение отвлекающих факторов — единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, сфокусированную работу и избежать фрагментированных сессий, когда вы выполняете лишь половину работы.”

8. Измените свое расписание.

Если вы читаете эту статью, то это очевидно потому, что вы хотите узнать о некоторых полезных методах управления временем — и я более чем рад помочь вам в этом. Но если вы боретесь с управлением временем, решение может быть столь же простым, как изменение вашего расписания.

Например, вместо того, чтобы спать до 6:30 утра, просыпайтесь на час раньше. Лично я считаю, что 5:15 утра — самое продуктивное время дня, поскольку это дает мне время заниматься спортом, планировать свой день, просматривать электронную почту и даже работать над побочными проектами, не отвлекаясь.

Также подумайте о том, чтобы просыпаться пораньше по выходным и, возможно, сократить количество телевизоров, которые вы смотрите.

9. Оставьте буферное время между задачами и встречами.

Немедленный переход от одной задачи или встречи к другой может показаться хорошим использованием вашего времени, но на самом деле это дает обратный эффект. Нам нужно время, чтобы очистить свой разум и зарядиться энергией, отправившись на прогулку, медитируя или просто мечтая. В конце концов, человеческий мозг может фокусироваться только около 90 минут за раз.

Без этого перерыва труднее оставаться сосредоточенным и мотивированным. Планирование буферного времени также может предотвратить опоздание на следующую встречу. Я считаю, что 25 минут между задачами и встречами — это идеальный буфер.

10. Будьте организованы и решайте одну задачу.

Средний американец тратит 2,5 дня в год на поиски потерянных вещей. В результате мы ежегодно тратим более 2,7 миллиардов долларов на замену этих элементов. Вместо того, чтобы тратить зря время и деньги, будьте организованы.

Начните с создания дома для всего и следите за тем, чтобы предметы были возвращены на свои места. В конце дня уберите свое рабочее место и создайте систему управления документами.

И начните однозадачность. Большинство людей называют многозадачность основной причиной неправильного размещения предметов.

11. Следуйте правилу 80-20.

«Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80% результатов достигается за счет 20% приложенных усилий. Это обычно используется в продажах, поскольку 80% продаж обычно поступают от 20% клиентов», — пишет Ренцо Костарелла в предыдущем посте календаря.

«Когда дело доходит до того, как вы должны распоряжаться своим временем, этот принцип также может быть применен. 80% ваших результатов — это 20% ваших действий ».

Ренцо советует начинать с ежедневного просмотра «своего расписания или списка дел». Для простоты попробуйте записать пять задач, которые вам нужно выполнить. Используя этот принцип, вы, вероятно, сможете исключить большинство пунктов из вашего списка. Поначалу это может показаться неестественным, но со временем это заставит вас увеличить усилия по наиболее важным задачам.”

12. Используйте онлайн-календарь.

Календари уже давно являются основным инструментом управления временем. Однако онлайн-календари подняли это на новый уровень. Это потому, что вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, легко запланировать встречи и встречи, настроить напоминания, создать временные блоки и запланировать повторяющиеся мероприятия.

Лично я использую Google Calendar. Думаю, это лучшее. Но Outlook и Apple Calendar тоже хорошо работают.

13. Перестань быть идеальным.

Когда вы перфекционист, ничто не может быть достаточно хорошим. Это означает, что вы будете возвращаться к одной и той же задаче снова и снова. Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день в результате?

Итак, хватит быть идеальным. Его не существует. Делайте все, что в ваших силах, и двигайтесь дальше.

14. Просто скажите «Нет».

Я знаю, что вы не хотите никого расстраивать. Но вы можете справиться только с этим. Если у вас уже есть полная тарелка, откажитесь от приглашения на ужин или помогите коллегам по проекту, пока у вас не появится свободное время.

15. Прививайте краеугольные привычки.

Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», ввел термин «краеугольные привычки». Но что они? Проще говоря, это привычки, которые могут изменить вашу жизнь, такие как упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка распорядка дня и медитация.

Эти привычки заменяют плохие привычки и вызывают другие хорошие. В результате вы станете более здоровым, целеустремленным и сможете лучше распоряжаться своим временем.

16. Не теряйте время ожидания.

Скажу честно. Я терпеть не могу ждать. Не то чтобы я нетерпеливый. Просто я знаю, что это время лучше было бы провести в другом месте.

Однако вместо того, чтобы тратить это время зря, я нашел способ извлечь из него максимум пользы. Например, сидя в зале ожидания, я читаю вдохновляющую книгу, слушаю подкаст или создаю план предстоящего сообщения в блоге.

17. Дистанционная работа.

Знаете ли вы, что в среднем американец добирается до 26 минут? И, что еще хуже, эти ежедневные поездки становятся длиннее.Добавьте к этому количество времени, которое требуется на подготовку, и вы легко увидите, сколько времени потрачено впустую на дорогу до работы и обратно.

Хотя это возможно не для каждой работы, работа на дому даже два раза в неделю может в конечном итоге сэкономить вам несколько часов в неделю.

18. Найдите вдохновение.

Когда я перетаскиваю, я использую вдохновляющие источники, такие как выступление на TED или биография. Это простой способ разжечь этот огонь, чтобы мотивировать меня и вернуться в нужное русло.

19. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Когда у вас есть связанные работы, объедините их вместе. Например, не отвечайте на электронные письма и телефонные звонки в течение дня. Запланируйте определенное время для выполнения этих задач.

Причина? Разные задачи требуют разного мышления. Объединяя связанные задачи вместе, ваш мозг не переключает передачи, а это значит, что вы сокращаете время на переориентацию.

20. Делай меньше.

Это тактика Лео Бабауты. Он завел блог Zen Habits, и его обязательно нужно прочитать.Итак, что Лео говорит о том, чтобы делать меньше.

Делать меньше не означает «лучше меньше, да лучше». Это означает «меньше — лучше». Это достигается за счет замедления, осознания того, что нужно сделать, и концентрации только на этих вещах. Как только вы это сделаете, сделайте каждое действие на счету. В результате вы будете создавать больше ценности, а не просто корм.

Как распределить свое время и усилия

Как он находит время, чтобы встречаться с 10 клиентами в неделю и выполнять свою годовую квоту в первом квартале? , продавец задается вопросом о своем лучшем производственном коллеге. Я едва могу найти время, чтобы назначать пять встреч в неделю, правильно оформлять все документы и вовремя сдавать.

Как ей удается отстаивать стратегические инициативы, общаться с руководителями и работать только 40 часов в неделю? , менеджер размышляет о своем коллеге по корпоративной ускоренной процедуре. После дня, полного собраний по проекту, лучшее, что я могу сделать, — это реагировать на электронную почту ночью, вместо того, чтобы активно развивать свой отдел .

Вот секрет: ваши коллеги, которые опережают вас с кажущимися меньшими усилиями, научились распознавать и преуспевать в том, что действительно важно, и стремиться к менее совершенным во всем остальном.

Скорее всего, самый успешный продавец в вашей команде тратит меньше половины времени, которое вы тратите на заполнение документов. Да, это может быть небрежно, но никого это не волнует, потому что его доходы стремительно растут. Менеджер, который привлек внимание высшего руководства, может рассылать электронные письма с несовершенной грамматической структурой и отклонять приглашения на тактические встречи. Но когда проект или встреча действительно важны, она затмевает всех.

Если вы шокированы и чувствуете, что это кажется совершенно несправедливым, я предполагаю, что вы, вероятно, очень хорошо учились в школе, где поощряется перфекционизм.

Я знаю. Я был отличником от шестого класса до окончания колледжа, и делал все возможное, чтобы сделать работу на уровне, который понравился бы моим профессорам. По общему признанию, эта стратегия окупилась в студенческие годы. Мой идеальный средний балл означал исключительный уровень достижений, и мне повезло, что в моем случае он был вознагражден стипендиями и предложениями о работе.

Правила изменились, когда я начал свой бизнес более семи лет назад. Я понял, что выполнение А-работы во всем ограничивает мой успех. В этот момент я понял, что мне нужно больше сосредоточиться на своих сильных сторонах. Как мудро объясняет Том Рат в своих книгах StrengthsFinder, вы можете добиться большего успеха, полностью используя свои сильные стороны, вместо того, чтобы постоянно пытаться укрепить свои слабые стороны. Осознание важности целенаправленного решения о том, куда я буду вкладывать больше времени и энергии для выполнения работ высочайшего качества и где неидеальное исполнение дает большую отдачу, оказало глубокое влияние на мой собственный подход к успеху и мою способность расширять возможности клиентов, которые чувствуют себя перегруженный.

Когда я разговариваю с тайм-коучем клиентов, которые борются с подавленностью, будь то профессора, руководители или юристы, всплывает общая тема — они не могут найти время, чтобы сделать все. И они правы: ни у кого нет времени на все. Учитывая темп работы и уровень вклада в современном обществе, тайм-менеджмент мертв. Вы больше не можете вместить все — независимо от того, насколько эффективными вы становитесь. (Эта загадка — то, что вдохновило меня на написание книги об инвестициях времени).

В своей философии инвестирования времени я призываю людей рассматривать время как ограниченный ресурс и распределять его в соответствии с их личным определением успеха. Это приводит к ряду практических ответвлений:

• Решите, где вы будете не тратить время: Учитывая, что у вас ограниченный бюджет времени, у вас не будет возможности делать все, что вы хотели бы делать, независимо от вашей эффективности. В тот момент, когда вы принимаете эту истину, вы мгновенно уменьшаете стресс и чувство неполноценности. Например, с профессиональной точки зрения это может выглядеть как сокращение вашего участия в комитетах, а лично это может выглядеть как найм кого-то еще для ухода за газоном или завершения проекта дома.
• Стратегически распределите свое время: Границы того, как и когда вы вкладываете время в работу и в личную жизнь, помогают гарантировать, что у вас есть надлежащие инвестиции в каждую категорию. Как коуч по времени, я вижу одну из самых веских причин не работать сверхурочно: это вложение временных ресурсов оставляет вам недостаточно средств для таких действий, как упражнения, сон и отношения.
• Настроить автоматическое вложение времени: Точно так же, как вы настроили автоматическое вложение в паевые инвестиционные фонды на пенсионном счете, ваши ежедневные и еженедельные распорядки должны сделать ваши временные вложения близкими к автоматическим.Например, на работе у вас могут быть регулярные встречи с собой два раза в неделю, чтобы продвигаться вперед по ключевым проектам, а вне работы вы можете записаться в учебный фитнес-лагерь, где вам будет плохо, если вы не появитесь и потеть три раза в неделю.
• Стремитесь к постоянно сбалансированному бюджету времени: Принимая во внимание приливы и отливы жизни, вы не можете ожидать, что у вас будет постоянно сбалансированный временной бюджет, но вы можете стремиться к тому, чтобы иметь постоянно сбалансированный.В течение периода от одной до двух недель ваши временные затраты должны отражать ваши приоритеты.

После того, как вы правильно распределили свое время, вам также необходимо подойти к работе в каждой категории по-разному. Как я объяснил выше, попытка «добиться во всем одинаково» не позволяет вам вкладывать максимальное количество времени в то, что принесет максимальную отдачу от ваших инвестиций. Вот почему я разработал технику INO, чтобы помочь преодолеть перфекционизм и неправильное использование вашего 24/7.Вот как это работает:

Когда вы подходите к делу, вы хотите подумать, является ли это инвестиционным, нейтральным или оптимизационным действием. Инвестиционная деятельность — это области, в которых увеличенное количество времени и более высокое качество работы могут привести к экспоненциальной отдаче. Например, стратегическое планирование — это инвестиционная деятельность; так можно проводить время без устройств с любимыми людьми. Стремитесь к работе на уровне A в этих областях. Нейтральные действия просто необходимо выполнять адекватно; больше времени не обязательно означает значительно больший выигрыш.Примером может быть посещение встреч по проекту или поход в спортзал. Эти вещи нужно сделать, но вы можете стремиться к работе уровня B. Оптимизация деятельности — это те действия, на которые потраченное дополнительное время не приводит к добавленной стоимости и удерживает вас от выполнения других, более ценных действий. Стремитесь к работе на уровне C — чем быстрее вы их сделаете, тем лучше. В эту категорию попадают самые основные административные документы и поручения.

Общая цель — свести к минимуму время, затрачиваемое на оптимизацию действий, чтобы вы могли максимально увеличить время, затрачиваемое на инвестиционную деятельность.Я обнаружил, что этот метод позволяет преодолеть тенденции к перфекционизму и вкладывать больше средств в то, что действительно имеет значение, чтобы вы могли повысить свою личную и профессиональную эффективность.

На тактическом уровне вот несколько советов о том, как применить технику INO в действии:

• В начале каждой недели четко определяйте наиболее важные инвестиционные действия и выделяйте время в своем календаре, чтобы завершить их в начале недели и в начале ваших дней. Это, естественно, заставит вас делать все остальное в оставшееся время.
• Когда вы просматриваете свой ежедневный список дел, ставьте «I», «N» или «O» рядом с каждым пунктом, а затем соответственно распределяйте свой временной бюджет, например, четыре часа на задание «I», три часа для занятий «N» и один час для занятий «O».
• Если вы начинаете работать над чем-то и понимаете, что это занимает больше времени, чем ожидалось, спросите себя: «Какова ценность и / или альтернативные издержки, если вы потратите больше времени на эту задачу?» Если это деятельность категории I и ее ценность высока, продолжайте ее и не торопитесь с занятиями N и O.Если он попадает в категорию N и добавленной стоимости мало, или в категорию O и тратя больше времени, вы не можете делать более важные дела, либо доведите его до минимального уровня, делегируйте его, либо остановитесь и закончите позже, когда у вас будет больше Свободное время.
• Если вы ведете дневник времени или отмечаете потраченное время в своем календаре, вы также можете оглядываться назад на каждую неделю и определять, правильно ли вы распределили свое время, чтобы максимизировать окупаемость вложенного времени.

Как стратегически распределять время и другие ресурсы 6 | Майкл Дж.Мотта | Mission.org

Было бы здорово, если бы у учеников было достаточно времени, чтобы подготовиться к уроку, пойти на учебу, поработать и с энтузиазмом заниматься увлеченными проектами… но большинство этого не делает.

Тем не менее, учащиеся все равно могут максимально использовать имеющееся у них , если они мыслят стратегически. Моя цель здесь — показать студентам (да и вообще кому угодно), как это сделать.

Первое, что нужно понять, это то, что время — это всего лишь одного ресурса, которым нам нужно управлять. Когда школы предлагают учащимся семинары по личной продуктивности, обычно речь идет о «управлении временем.«Хотя время — самый очевидный из наших ресурсов, и его эффективное управление имеет решающее значение, его недостаточно. В нашем распоряжении есть еще шесть ресурсов.

Второе, что нужно знать, — это то, что распределение ресурсов должно быть спланировано. Вы можете просто прочитать эту статью, если хотите — вы узнаете несколько вещей, — но максимизация эффективности ваших ресурсов требует вдумчивости. Сядьте с чашкой кофе и отнеситесь к этому серьезно.

Урок, который жизнь повторяет и постоянно преподает, — это «смотреть под ноги».«Ты всегда ближе к божественному и истинному источнику своей силы, чем ты думаешь.

–Джон Берроуз

Основная стратегия состоит в том, чтобы выделить большой объем ресурсов (время плюс шесть других ресурсов, обсуждаемых ниже) на фокусных сеанса . Фокус-сессия — это когда вы отрезаете себя от внешнего мира (насколько это возможно) и делаете действительно важные дела. Во время этих занятий вы предпринимаете действия, наиболее соответствующие вашим целям. Не низко висящий фрукт.Вместо этого вы поднимаетесь по дереву за хорошими вещами, а оставшиеся ресурсы распределяются на менее важные действия.

Семь ресурсов:

• T ime
• E nergy
• F ocus
• L Продолжительность сеанса (чем больше, тем лучше) и Промежуток между сеансами (чем меньше, тем лучше)
• O организационная эффективность
• N бессилие (способность преследовать долгосрочные цели, даже когда краткосрочный мир возрождается)
• Grit

Самый простой способ запомнить эти ресурсы — это думать TEFLON .(Посмотрите на выделенные жирным шрифтом буквы выше — они объясняют это по буквам.) Седьмой ресурс, твердость, представлен самим словом «тефлон».

Ниже я описываю каждый из этих ресурсов и способы их наиболее эффективного распределения.

Шаг действия: Время — самый простой ресурс для расчета. Набросайте свой типичный еженедельный и ежедневный график. Включите все обязанности, учебу, работу и прочее: сон, еда, вождение, время с семьей и / или друзьями и т. Д. Как и у большинства людей, ваши повседневные и еженедельные изменения меняются, но это упражнение в первую очередь предназначено для проиллюстрировать эти концепции, поэтому при необходимости определите «типичный» широко.Как наиболее очевидный личный ресурс, время является идеальной отправной точкой, а также «фоном» для остальной части этого упражнения.

Некоторые задачи требуют больше или меньше энергии, чем другие, и наши уровни энергии приливы и отливы вполне предсказуемыми способами (например, «утренние люди» против «полуночников»). Таким образом, имеет смысл заранее сопоставить высокоэнергетические задачи для когда наша энергия высока, и низкоэнергетические задачи, когда наша энергия низка.

Кратковременный мир любит отвлекать нас, когда мы находимся в лучшем виде.Он также любит обманывать нас, заставляя жертвовать энергией и уделяя больше времени пропуску сна или другим вредным привычкам. Хорошее управление энергией имеет решающее значение.

Шаг действия: Отметьте в своем расписании, когда у вас особенно высокий и особенно низкий уровень энергии. Другой способ подумать об этом — задать такие вопросы, как:

• Когда я лучше всего могу сосредоточиться и выполнять свою работу лучше всего?
• Когда я больше всего борюсь?
• Чувствую ли я себя лучше после определенной деятельности (например,грамм. упражнение или просмотр клипа от Рокки)?
• Хуже всего ли я себя чувствую по понедельникам?

Нет необходимости рисовать всю картину ваших приливов и отливов, достаточно всего самого очевидного. Кроме того, начните думать об этих энергетических фазах в контексте ваших временных ресурсов. Ваша энергия наиболее активна в доступные промежутки времени или она наиболее высока, когда вы бездумно едете на работу?

У нас может быть бесконечное время и бесконечная энергия, но если мы не сосредоточены на конкретной задаче, мы ничего не добьемся.

Фокус не выключен / включен, все или ничего. Чем больше у нас внимания, тем мы эффективнее. Фокус, как и мышцы, можно тренировать. Есть много шагов, которые мы можем предпринять, чтобы повысить уровень нашей сосредоточенности. Мы можем убежать и выключить телефоны, уменьшив вероятность сбоя. Мы можем уберечь свое рабочее место от беспорядка, чтобы наш ум не отвлекался. Вместо того, чтобы работать за кухонным столом, мы можем делать это в библиотеке.

На более высоком уровне мы также можем сохранять мир с членами нашей семьи и друзьями, так что эмоциональная драма остается низкой.Мы можем пить кофе, есть питательную пищу или делать что-то одно из множества. В дополнение к этим подходам «сверху вниз» мы также можем улучшить нашу направленность «снизу вверх», точно определив нашу цель до начала рабочего сеанса. Если мы ограничиваем наш разум, мы оставляем ему меньше места для блужданий.

Шаг действия: Отметьте в своем расписании те моменты, когда вы лучше всего и наименее способны сосредоточиться. Это может совпадать, а может и не совпадать с вашими энергетическими состояниями. Если нет установленного времени, подумайте, каковы установленные обстоятельства.Может быть, это после того, как вы потренировались, или когда вы находитесь в определенной комнате, слушаете определенную музыку и т. Д.

Каждый раз, когда вы переключаете задачу, вы платите определенную сумму. Когда вы переключаете задачи, ваш мозг неизбежно должен обработать то, что вы только что сделали и где остановились в задаче A, а затем должен быть переориентирован на задачу B. Вот почему многозадачность обычно плохая идея. Фактически вы просто переключаетесь от задачи к задаче, оплачивая затраты без пропорциональной выгоды. Со временем затраты увеличиваются от ничтожных до существенных.

Чем дольше ваши сеансы (особенно с наиболее сложными задачами) и чем короче промежуток времени между сеансами, тем меньше времени вы проводите в эти промежуточные моменты. Таким образом экономится время.

Позвольте мне привести пример: сравните потратить 5 минут на задачу в течение 12 дней подряд (1 час) с затратами 30 минут на задачу в течение двух дней подряд (1 час). Что лучше? Я бы сказал, что последнее намного лучше. В первом случае вы потратите большую часть 5 минут на то, чтобы выяснить, что делать, и немного времени на то, чтобы заняться этим.За два 30-минутных занятия вы сможете глубоко обдумать свою задачу и добиться прогресса.

Если я изменю пример и проведу два 30-минутных сеанса с интервалом в несколько дней, то сравнение станет более сложным. Возможно, все же лучше провести 2 более длительных сеанса, но вам, несомненно, придется во время второго сеанса вспоминать о первом. Вы неизбежно дважды пройдете одну и ту же землю. Чем короче перерыв между сессиями, тем лучше.

Чем больше внимания требует проект, чем он сложнее, тем важнее иметь большие блоки непрерывного времени. На таких сеансах, обладая необходимой энергией и сосредоточенностью, вы можете войти в «состояние потока». В таком состоянии — что является редкостью, по крайней мере, для меня — вы можете стать как Майкл Джордан, стреляя в обруч, сбивая свои задачи и достигая своих целей с беспрецедентной эффективностью и действенностью. Когда это происходит, это здорово, так что дайте ему возможность сделать это.

Шаг действия: Просматривая свое расписание, отметьте места, где вы можете запланировать более длительные рабочие сеансы продолжительностью 30 или более минут, и где вы можете запланировать их, чтобы минимизировать пропуски. В идеале у вас будет (или вы можете провести) несколько занятий по 90 минут или дольше.

Пытаться вспомнить, где вы остановились, искать бумаги в стопке на столе или файл где-нибудь на вашем компьютере — все эти напрасные траты ресурсов. Если мы тратим всего 10 минут в день на перетасовку одних и тех же бумаг, чтобы очистить свой стол, это 3650 минут в год, или около 60 часов, или около 1.5 рабочих недель. Не тратьте зря свои ресурсы. Будьте организованы. Это сложно в мире, где спам заполняет наши почтовые ящики, а имущество накапливается, как пыль на чердаке. Некоторым людям, в том числе и мне, организация не дается естественным путем, но продуманная организационная система действительно помогает. И если я могу это сделать, то сможете и вы. Поверьте мне.

Вам не нужно достигать зенита организации, но небольшие изменения приносят непропорционально большие выгоды. Например, потратив всего несколько минут на то, чтобы записать, где вы остановились («панировочные сухари»), вы сэкономите значительное количество ресурсов в долгосрочной перспективе и стресс в краткосрочной перспективе.

Помните, что организация — это больше, чем ваше рабочее место, входящая электронная почта и грязный шкаф. Речь идет об управлении задачами; это о том, чтобы всегда быть в курсе своих дел.

Этап действия: Оцените свою текущую организационную структуру. Это беспорядок? Вы не знаете, что такое «управление задачами»? Используете ли вы серьезное приложение, такое как OmniFocus, для отслеживания своих задач или, может быть, серию напоминаний и контрольных списков? Может быть, только воспоминания или случайные клочки бумаги? Отметьте свою текущую систему, очевидные способы ее улучшения и отметьте любое время, когда она обычно задействована (например, если вы иногда составляете список дел по утрам.)

Десять или пятнадцать минут здесь, десять или пятнадцать минут там. Это происходит в течение дня. В поезде, когда коллега опаздывает на встречу, когда вы ждете начала занятий. Вы можете проверить Facebook или Twitter на своем телефоне или заняться чем-нибудь продуктивным. Со временем складывается (см. Математику выше), это хороший кусок. Если мы не готовы что-то сделать в эти промежуточные моменты, мы потратим 4 из 5 минут, решая, что делать.

Если мы ловкие, то готовы воспользоваться этими возможностями.

Препятствие к действию продвигает действие. То, что стоит на пути, становится путем.

— Марк Аврелий

Может быть, вам нужно обдумать какое-то решение, и несколько минут молчания дадут вам шанс привести в движение колеса. (Я вернусь к этой идее в более поздней главе; это может быть действительно простой способ что-то сделать и сэкономить ресурсы.) Может быть, есть список электронных писем, на которые вы можете быстро ответить. Сумку можно организовать. Вы должны записать несколько мыслей.Может быть, вы сможете отредактировать одну страницу того, что пишете. Просто будьте готовы к появлению возможностей.

Проворство — это не только использование возможностей; речь идет о том, чтобы максимально использовать ситуации по мере их развития. Даже если вас утащили, а телефон выключен, будут прерывания. Вы не можете предсказать, когда они произойдут, но можете предсказать, что они произойдут. Они предсказуемо непредсказуемы, поэтому будьте готовы завершить свои задачи внезапно, но эффективно. Держите под рукой блокнот, чтобы можно было быстро записать, где вы остановились в задании.Тогда продолжайте ловко работать продуктивно.

Если в начале каждого дня у вас есть план того, как использовать любое «свободное» время, и если в начале каждой рабочей сессии у вас есть план того, что вы будете делать в случае прерывания, вы будете накапливают часы за часами продуктивности. И все за то, что вы не знаете, что говорит новый статус бывшей девушки вашего троюродного брата в Facebook. Какую пользу дает проверка Facebook пять раз в день, чем один раз в день?

Шаг действия: Подумайте, где в вашей жизни вы можете быть проворными и что вы можете делать, используя эти небольшие возможности.

Никогда не отращивай поперечный рычаг, дочь, там, где должен быть твой позвоночник.

–Клементина Пэдлфорд

Другие ресурсы существуют в той или иной форме до того, как они будут востребованы. Зернистость наносится непосредственно перед использованием. Когда мы садимся выполнять задание, мы чувствуем различную мотивацию и сопротивление, обычно обратно пропорциональное друг другу. Мотивация — это желание и готовность что-то сделать. Сопротивление имеет множество форм — промедление, нерешительность, беспокойство, страх и другие.Эти двое ведут войну в наших умах — пресловутый ангел и дьявол на наших плечах.

Ни мотивация, ни сопротивление не заставляют нашу руку. Мы выбираем действия, которые предпринимаем, и, таким образом, определяем, победит ли Сопротивление, или же мы проявим «твердость», необходимую для прорыва. Чем больше мы взываем к своей стойкости, тем легче нам становится в будущем. Если мы снова и снова решаем двигаться вперед, несмотря на дьявола на нашем плече, мы ослабляем его.

Шаг действия: Подумайте о контекстах, в которых вы чувствуете высокую мотивацию и низкое сопротивление, и наоборот.Может быть, это когда ваша энергия наивысшая («Я могу сделать это и делать это хорошо») или, может быть, когда она самая низкая («Ой, какая разница, я просто сделаю это и покончу с этим»). Может быть, когда вы действительно можете сосредоточиться на чем-то. Есть бесчисленное множество возможностей.

Также подумайте, как вы справляетесь с этими состояниями мотивации и сопротивления по умолчанию:

• Можете ли вы увидеть какие-либо общие темы?
• Дает ли это представление о вашей общей производительности?
• У вас больше упорства в начале недели, но когда оно ослабевает?
• Может быть, вы проявляете стойкость перед лицом одних проблем, а другие — нет?
• Может быть, у вас появится больше стойкости после того, как вы посмотрите мощный фильм или прочитаете вдохновляющую книгу?

Посмотрите, какие предварительные выводы вы можете сделать и как они соотносятся с вашей более широкой долгосрочной картиной.

Надеюсь, вы узнали больше о себе и своих склонностях. Обладая этими знаниями, вы сможете более эффективно распределять свои ресурсы. Сможете ли вы сделать все? Возможно нет. Но вы, безусловно, можете сделать больше, чем . И, что более важно, вы можете сделать это безопасно, зная, что действительно делаете все возможное.

Вот и все, что важно.

Как разумно распределить свое время

Мы не можем управлять временем, но мы можем управлять тем, как мы используем наше время.Вот как разумно распределить свое время во время поиска работы и за ее пределами.

Не знаю, как вы, но в сутках просто не хватает часов, чтобы делать все, что я хочу и должен делать!

Время — бесценный товар, и мы с тобой растрачиваем его. Давайте серьезно займемся тем, как мы проводим время!

Если вы говорите: «Нет, не я, у меня есть система», тогда я вам завидую! Но большинство из нас действительно не умеют разумно распределять время.

Я не бездельник, и ты тоже. В моей спальне на полу лежит переполненная корзина с чистой одеждой, которая грызет меня уже два дня. Затем есть раковина, наполненная посудой, и чистая посудомоечная машина, которую нужно выгрузить. И давайте не будем забывать электронные письма, на которые я должен отвечать, проекты для работы, которые наполовину завершены, и множество других «дел», которые я ношу в голове и записываю где-то на клочках бумаги! Что-нибудь из этого звучит знакомо?

Промедление

Это я! Я королева прокрастинации.Жду до последней минуты, чтобы все сделать. Было бы не так уж плохо, если бы я не беспокоился о сроках, но я беспокоюсь, и это вызывает стресс. Но у меня есть секрет, который я использовал. Вы хотите это услышать? Во-первых, я хочу поблагодарить всех людей, которые помогают мне в этом, знают они это или нет!

Я сотрудничаю с людьми, которые делают. Я специально ищу людей, которые не откладывают дела на потом, и общаюсь с ними. После того, как я признался им в своей проблеме с прокрастинацией, я заручился их помощью в привлечении меня к ответственности.Я сообщаю им свои сроки сдачи и знаю, что, сделав это, я не могу их подвести.

Кто возлагает на вас ответственность за то, что вам нужно делать? Нет оправдания тому, почему вы не можете найти партнера по подотчетности. Нуль. Если вы откладываете на потом, найдите его сегодня же!

Превышение обязательства

Я подписываюсь на слишком много мероприятий — мероприятий и волонтерских проектов, которые кажутся отличными в то время. Я делаю это, потому что действительно хочу помочь, и в некоторых случаях мне приятно, что кто-то просил меня о помощи.Однако большинство обязательств, которые я беру на себя, «интересны», но не критичны для моей цели и миссии. Да, обычно они заставляют меня чувствовать себя хорошо, но в конце я обычно чувствую, что они не лучшим образом использовали мое время, что, конечно, вызывает еще больший стресс.

Волшебная формула — просто сказать НЕТ. Это сложно. Но, в конце концов, вам нужно чувствовать, что вы правильно использовали свое время, без чувства вины. Если сложно сказать категорически «нет», можно сказать что-то вроде: «Я бы хотел, но не могу. Вы не думали спросить Бетти Сью? Она могла бы быть отличным помощником.”

Отговорки

Я извиняюсь, чтобы оправдать то, как я трачу свое время на несерьезные проекты или трачу слишком много времени на что-то. Но я знаю правду. Я зря потратил время и, если не установлю механизм, сделаю это снова.

Получите контроль и разумно распределяйте время

Будьте реалистичны

Если ваш список дел состоит из 100 пунктов, вы никогда не справитесь с ним. Будь реальным. Если вы регулярно не можете выполнить все пункты в вашем списке дел, значит, у вас их слишком много, или задача слишком велика.Разбивайте большие задачи на более мелкие части.

Работайте небольшими порциями за раз

Установите таймер и работайте с интервалом 45-60 минут. Выбери задачу, которую хочешь преодолеть, и вперед! Это должно держать вас в фокусе. Поощряйте себя перерывом на 5-10 минут и повторите! Вы слышали о Технике Помидора?

Использование календаря

Используйте блоки времени в своем календаре для каждого дела. Если вы не заблокируете его, угадайте, что? Возникают и другие «чрезвычайные ситуации», которые отнимают у вас время, и в конце дня вы часто задаетесь вопросом… куда делся этот день! Структурируйте свою неделю

Приручить зверя электронной почты

Электронная почта — самая большая трата времени.Нет абсолютно никаких причин, по которым вам нужно постоянно его проверять. Специалисты советуют проверять его дважды в день. И установить таймер, могу добавить. Дайте себе определенное количество времени, чтобы просмотреть свой почтовый ящик. Не менее опасно использовать телефон для проверки электронной почты. Попробуйте отключить электронную почту на телефоне, когда вам нужно сосредоточиться.

Ханна Морган говорит и пишет о стратегиях поиска работы и карьерного роста. Она основала CareerSherpa.net, чтобы обучать профессионалов тому, как действовать в сегодняшнем процессе поиска работы.Ханна была номинирована на LinkedIn в качестве ведущего участника в области поиска работы и карьеры и регулярно пишет в US News & World Report. Ее цитировали средства массовой информации, в том числе Forbes, USA Today, Money Magazine, Huffington Post, , а также многие другие издания. Она также является автором The Infographic Resume и соавтором Social Networking for Business Success .

Как распределить свое время и усилия

Выполнение работы во всем на самом деле ограничивает ваш успех.Вы можете добиться большего успеха, полностью используя свои сильные стороны вместо того, чтобы постоянно пытаться укрепить свои слабости.

Ни у кого нет времени на все. Учитывая темп работы и уровень вклада в современном обществе, тайм-менеджмент мертв. Вы больше не можете вместить все — независимо от того, насколько эффективными вы становитесь.

Мы должны рассматривать время как ограниченный ресурс и распределять его в соответствии с нашим личным определением успеха. Решите, где вы , а не , потратите время, стратегически распределите вашего времени, установив границы, и настройте автоматические и повторяющиеся временные инвестиции.

Инвестиции деятельности — это области, в которых увеличенное количество времени и более высокое качество работы могут привести к экспоненциальной отдаче. Стремитесь к работе на уровне A в этих областях.

Нейтральные Действия просто необходимо выполнять надлежащим образом; больше времени не обязательно означает значительно больший выигрыш. Эти вещи нужно сделать, но вы можете стремиться к работе уровня B.

Оптимизация действий — это те действия, на которые затраченное дополнительное время не приводит к добавленной стоимости и удерживает вас от выполнения других, более ценных действий.Стремитесь к работе на уровне C — чем быстрее вы их сделаете, тем лучше. В эту категорию попадают самые основные административные документы и поручения.

Общая цель — минимизировать время, затрачиваемое на оптимизацию действий, чтобы вы могли максимально увеличить время, затрачиваемое на инвестиционных действий. Этот метод позволяет вам преодолеть тенденции к перфекционизму и инвестировать больше в то, что действительно имеет значение, чтобы вы могли повысить свою личную и профессиональную эффективность.

Подведение итогов : Осознание важности целенаправленного решения, куда вы потратите больше времени и энергии для выполнения работы звездного качества, и где менее чем идеальное выполнение имеет большую отдачу, оказывает глубокое влияние на ваш успех.

место для ежедневного письма

Записывайте каждый день то, что важно для вас: ваши чувства, ваш прогресс, выполненные задачи и доступ к ним, где бы вы ни находились, легко и быстро.

зарегистрироваться бесплатно

25 советов по управлению временем для работы 2021

Когда дело доходит до максимальной продуктивности и эффективности на работе, правильное управление временем просто необходимо.Тайм-менеджмент — это навык, которым должен обладать почти каждый сотрудник. Но развиваться может быть непросто. Так что же такое тайм-менеджмент? И почему это так важно для сотрудников? Давай выясним.

Воспользуйтесь приведенными ниже ссылками, чтобы перейти к разделу, который лучше всего охватывает ваш запрос, или прочитайте от конца до конца, чтобы получить подробный обзор темы.

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это практика продуктивного и эффективного распределения вашего времени на задачи. Часто управление временем включает в себя планирование ваших повседневных дел и осознанный контроль над своим временем по мере их выполнения.Некоторые общие темы для эффективного управления временем включают четкие цели, приоритеты и ожидания.

Вы можете применить практику тайм-менеджмента к любой сфере своей жизни, включая профессиональное и личное время. Но в профессиональных сферах совершенствование управления временем — один из важнейших навыков, которые должны развивать сотрудники.

Почему так важен тайм-менеджмент?

Практика управления временем на рабочем месте важна, потому что это может помочь вам уложиться в сроки и быть продуктивным на работе.Тайм-менеджмент также может улучшить ваше психическое здоровье. Вы будете меньше нервничать, зная, как выделить время для каждой задачи. Снижение стресса на работе поможет вам достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Плохие навыки управления временем могут привести к позднему выполнению задания, низкому качеству работы и более высокому стрессу. Вы можете чувствовать себя менее уравновешенным в своей работе и в результате испытывать выгорание. Выгорание может подавить ваше творчество и оставить вас разочарованным и злым из-за ваших заданий или работодателя.

Применяя практические навыки управления временем, вы можете не просто произвести впечатление на своего начальника и коллег. Вы можете стать неотъемлемым членом своей команды, доказав, что вы надежный, продуктивный и эффективный сотрудник. Имея это в виду, давайте рассмотрим 25 лучших советов по организации рабочего времени.

1. Создайте список ежедневных задач

Начинайте каждый день со списка задач, которые вы надеетесь выполнить. Как только вы приступите к работе, запишите свой список дел и соответствующим образом расставьте приоритеты.Когда вы закончите эти задачи, отметьте их из списка. Наслаждайтесь чувством выполненного долга, которое вы получаете с каждой проверкой, и сохраняйте импульс!

2. Расставьте приоритеты для ваших задач

Составить список задач — это одно. Но вы также должны знать, как расставить приоритеты для этих задач. В первую очередь расставьте приоритеты в самых насущных задачах. Эти задачи могут быть выполнены раньше или требуют больше времени для выполнения. Если задача кажется слишком большой, разбейте ее на более мелкие, чтобы сделать ее более реалистичной. После этого вы можете упорядочить свои задачи по важности, сроку выполнения или отправителю.

Есть несколько различных методов расстановки приоритетов, которые вы можете применить к своему списку дел. Один из них — метод ABCDE:

• Задачи самые важные задачи.
• Задачи B — менее важные задачи.
• Задачи C — это задачи без последствий — они хороши, но не обязательны.
• Задачи D — это задачи для делегирования.
• Задачи E — это задачи, которые вы можете устранить.

Другие методы включают метод 80/20 и четыре D (делегировать, удалить, отложить или выполнить).Выбор метода, который вам подходит, поможет вам лучше организовать свой список и подготовиться к своему дню.

3. Выполняйте самые важные дела утром

После того, как вы составили список, погрузитесь в самую важную задачу. Чем раньше вы начнете работать над этим, тем быстрее вы это отметите. Если у вас есть большая задача, которая может занять целый день, разбейте ее на более мелкие задачи. Выполнение этих небольших задач поможет вам почувствовать себя более успешным в течение дня.

4. Следите за своим временем

Отслеживание времени — лучший способ научиться управлять своим временем.Оцените, сколько времени у вас уйдет на выполнение задачи. Затем отслеживайте время, которое вы тратите на эту задачу, и сравните его со своим расчетным временем. Отслеживание своего времени может помочь вам лучше осознавать поток в течение рабочего дня. А с помощью правильного решения для управления временем вы можете отслеживать время для каждой задачи и вести журнал всего времени, которое вы потратили на проект. Вы даже можете найти инструмент, который поможет вам создавать и просматривать отчеты о вашем времени на основе проекта, задачи или команды.

5. Минимизируйте отвлекающие факторы

Отвлекающие факторы — враг любого, кто пытается управлять своим временем.Найдите способы максимально избавиться от отвлекающих факторов. Включите режим «Не беспокоить» на телефоне или рабочем компьютере. Слушайте любимую музыку, чтобы заглушить шумную офисную болтовню. А если нужно, отключитесь от сети, чтобы избегать таких вещей, как социальные сети, новости или электронные письма.

6. Избегайте многозадачности

Многочисленные исследования показали, что многозадачность перегружает мозг. Вместо того, чтобы делать больше сразу, многозадачность может иметь противоположный эффект. Многозадачники более склонны к ошибкам, им требуется больше времени для завершения проектов и меньше внимания.Мозг может сосредоточиться только на одной или двух вещах одновременно. Переключение между задачами только дезориентирует мозг, поэтому по возможности избегайте этого.

7. Используйте приложения и инструменты для управления временем

Помимо отслеживания вашего времени с помощью решения для отслеживания времени, другие приложения и инструменты для управления временем могут помочь вам отслеживать или организовывать свой список дел. Такие приложения, как Freedom, могут помочь вам блокировать сайты, которые могут вас отвлекать. Между тем, инструменты управления проектами, такие как Asana, Airtable и Trello, могут помочь вам организовать, расставить приоритеты и визуализировать ваши задачи.Вы даже можете синхронизировать эти приложения со своим решением для отслеживания времени, чтобы улучшить видимость задач и отслеживать время в проектах.

8. Еженедельно проводите аудит своего времени

Если вы хотите улучшить свои навыки управления временем, лучший способ сделать это — контролировать свое время. Каждую неделю записывайте, сколько времени вы планируете потратить на проект. Выполняя задания, отслеживайте время, пока не выполните их. К концу недели у вас будет запись, в которой вы сможете сравнить фактическое время, потраченное и предполагаемое, потраченное.Используйте это, чтобы внести коррективы в свои планы управления временем. Продолжайте просматривать свои результаты неделя за неделей, чтобы увидеть тенденции и постепенные улучшения.

9. Составьте повестку дня встреч

Некоторые встречи являются продуктивными, а некоторые можно было провести по электронной почте. Чтобы избежать последнего, составляйте повестку дня для любых встреч, которые вы проводите. Определите цель встречи и поделитесь своими заметками с командой до начала встречи. Любая предварительная подготовка может помочь вам провести встречу без проблем. А если вы закончите раньше, все оценят, что у вас есть время вернуться к своему расписанию.

10. Не ждите вдохновения, чтобы начать работать

Работать без вдохновения или мотивации может быть сложно. Однако вдохновение может прийти только с действием. А если вы не вдохновлены или не мотивированы, иногда вам нужно приступить к работе. Начать сейчас. Вдохновение и мотивация последуют.

11. Запланируйте перерывы

Перерывы помогают нам сосредоточиться. Мозг лучше всего работает, когда переключается между моментами интенсивной фокусировки и расфокусировкой.Добавляя перерывы в свое расписание, вы можете быть уверены, что отключаетесь в оптимальное время. Используйте перерывы, чтобы выпить, перекусить, пообщаться с коллегами или прогуляться. Ваш мозг будет благодарен за перерыв.

12. Вести список задач резервного копирования

Когда вы находитесь в потоке, нет ничего, что могло бы испортить вам настроение так, как ожидание. Может быть, вы ждете ответа от товарища по команде. Или вы ждете встречи с врачом. Чего бы вы ни ждали, используйте эти моменты для решения небольших задач.Узнавайте о пропущенных звонках или отвечайте на электронные письма. Вы даже можете воспользоваться моментом, чтобы просто расслабиться и перевести дух.

13. Организуйте свой рабочий стол, список задач, почтовый ящик и т. Д.

Организованное физическое и цифровое пространство поможет вам не отвлекаться. Организация также избавит вас от необходимости искать старые электронные письма, заметки или ручку среди всего вашего беспорядка. Когда дело доходит до организации ваших писем, используйте папки или ярлыки для группировки писем проекта. Для вашего стола или физического пространства держите на столе минимум предметов.Организация и эффективность идут рука об руку.

14. Используйте свой календарь

Используйте свой календарь, чтобы отслеживать проекты, сроки выполнения и то, что вы надеетесь достичь в течение недели. Если вы используете цифровой календарь, вы можете устанавливать напоминания, создавать расписания, устанавливать временные блоки и создавать повторяющиеся события. Вы также можете поделиться своим календарем со своей командой, чтобы они знали, когда вы доступны.

15. Переходите к следующему этапу, если чувствуете, что застряли.

Пытаетесь подобрать правильные слова, код или данные? Если можете, переходите к более простой задаче.Перфекционизм и зацикленность на мелочах могут только замедлить вас.

16. Сообщите свою рабочую нагрузку своей команде

После того, как вы составили свой список дел на утро, потратьте несколько минут на то, чтобы сообщить о своей повестке дня своей команде. Коммуникация жизненно важна для успешного функционирования бизнеса. Кроме того, это может помочь вам управлять своим временем — и помочь вашей команде управлять своим временем. Понимание того, когда вы будете доступны и над чем работаете, может помочь вашим товарищам по команде управлять своим расписанием и когда им нужно ваше время.

17. Делегируйте несущественные задачи, если можете

При создании списка дел вы можете делегировать низкоприоритетные задачи товарищам по команде. Если вся ваша команда разделяет свою рабочую нагрузку, может быть проще передать низкоприоритетные задачи товарищам по команде с более легкой нагрузкой в ​​этот день.

18. Проверяйте электронную почту один раз в день

Вместо того, чтобы сразу отвечать на каждое электронное письмо, посвятите часть своего дня тому, чтобы ответить на все письма сразу. Некоторые люди могут предпочесть отвечать на все электронные письма утром.Другие могут предпочесть проверять свою электронную почту во время обеда. Что бы вы ни предпочли, отключение уведомлений по электронной почте и проверка почтового ящика только один раз могут освободить много времени на работе. Но не забудьте сообщить о расписании электронной почты своей команде, на случай, если им понадобится срочно связаться с вами.

19. Научитесь говорить «нет»

Умение говорить «нет» поможет вам избежать чрезмерной рабочей нагрузки или запросов в последнюю минуту. Это поможет вам взять на себя ответственность за свою рабочую нагрузку и поможет установить границы с другими.Это может дать вам чувство расширения возможностей. Без этих границ вы можете быть более склонны к выгоранию и плохому управлению временем.

20. Сгруппируйте похожие задачи вместе

Когда вы думаете о своем ежедневном расписании, подумайте о том, чтобы сгруппировать похожие задачи вместе. В конце концов, некоторые задачи требуют одних и тех же мыслей. Например, вы можете отвечать на все свои электронные письма или звонки или обновлять свой календарь предстоящими или повторяющимися событиями в одном временном блоке. Сгруппируйте эти небольшие задачи, чтобы сэкономить много времени и избежать переутомления.

21. Найдите состояние потока

Ваше «состояние потока» — это ваша способность «попасть в зону» и быть вовлеченными в умственную деятельность. Обычно ваше состояние потока находится в промежутке между скукой и тревогой. Работайте над распознаванием, когда вы находите свое состояние потока, и попробуйте воспроизвести эту среду, когда вам нужно приступить к делу.

22. Сосредоточьтесь на балансе между работой и личной жизнью

Время, которое вы проводите вне офиса, может повлиять на вашу работу в офисе. Вот почему так важен баланс между работой и личной жизнью.Если вы боретесь с управлением временем, возможно, стрессы в других сферах вашей жизни влияют на вашу работоспособность. Улучшение баланса между работой и личной жизнью может означать, что вам нужно больше спать и заниматься физическими упражнениями, найти хобби или проводить больше времени с семьей.

23. Практика избавления от вредных привычек

Психологи считают, что освоение новой привычки может занять от 21 до 66 дней. Отказ от привычек может занять столько же времени. Плохие привычки могут включать в себя просмотр социальных сетей или ответы на социальные сообщения или звонки на работе.Это может помешать вам улучшить свои навыки управления временем. Постарайтесь определить свои вредные привычки и постарайтесь избегать их или отучиться от них. Создайте строгий график и придерживайтесь его, и эти привычки могут исчезнуть раньше, чем вы об этом узнаете.

24. Составьте еще один список дел на завтра

Хотите, чтобы ваши задачи были максимально активными? Используйте конец рабочего дня, чтобы составить список дел на завтра. Когда вы придете на следующий день, у вас будет несколько дополнительных минут в расписании, которые можно посвятить работе.

25. Обратитесь к наставнику за дополнительными советами

Найдите наставника по тайм-менеджменту, который поможет вам еще больше развить свои навыки. Наставники могут помочь вам поставить цели, привлечь к ответственности и научить новым способам работы. Если кто-то в вашем офисе преуспевает в управлении временем, подумайте о том, чтобы попросить у него совета или наставить вас в вашем путешествии.

–

Этот контент предназначен только для информационных целей и не должен рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация или замена для получения такой консультации, специфичной для вашего бизнеса.Может применяться дополнительная информация и исключения. Применимые законы могут различаться в зависимости от штата или местности. Не дается никаких гарантий, что информация является исчерпывающей по своему охвату или подходит для работы с конкретной ситуацией клиента. Intuit Inc. не несет ответственности за обновление или изменение любой информации, представленной здесь. Соответственно, на предоставленную информацию не следует полагаться как на замену независимому исследованию. Intuit Inc. не гарантирует, что материалы, содержащиеся в данном документе, останутся точными или что они будут полностью свободны от ошибок при публикации.Читатели должны проверить утверждения, прежде чем полагаться на них.

Общие сведения о распределении времени — Replicon

Пользователи обычно вводят свое время непосредственно в соответствии с проектами или действиями. Например, пользователь может ввести в своем расписании с 8:00 до 12:00, а затем выбрать проект или мероприятие для этого сегмента работы.

Однако, если пользователь регулярно переключает задачи, может быть затруднительно создавать отдельные записи времени или вставлять и выходить каждый раз, когда они начинают что-то новое.Если пользователь переключает задачи каждый час, их расписание может выглядеть так.

В качестве альтернативы пользователи могут фиксировать свое рабочее время, а затем использовать распределение для распределения часов по проектам или видам деятельности. В этом случае пользователь должен указать в своем расписании с 8:00 до 12:00, что в сумме составит 4 часа. Затем в отдельной области расписания они должны указать, что один из 4 часов был потрачен на проект A, 1 час был потрачен на проект B, а оставшиеся 2 часа были потрачены на проект C.

Когда нам следует использовать распределение?

Размещение полезно:

• Если ваши пользователи входят и выходят, и вам нужно отслеживать время по проектам и задачам

В настоящее время пользователи не могут выбирать проекты при входе или выходе. Используя распределение, они могут продолжать записывать удары, но они также могут указывать, сколько времени было потрачено на каждый проект.

• Если ваши пользователи вводят время входа и выхода для проектов и задач

Если вам нужно знать только общее количество часов для каждого проекта, а не то, когда над проектом работали, распределение может облегчить пользователям учет своего времени.

Настройка аллокации

Чтобы распределить время, настройте шаблон расписания следующим образом:

1. Добавьте компонент In / Out Times или Time Punches , в зависимости от того, вводят ли пользователи время входа / выхода или входят и выходят.

2. Добавьте компонент Time Distribution Grid .
3. В параметрах сетки распределения времени включите поля, для которых вы хотите выделить время: проекты и задачи, действия или настраиваемые поля.
4. Выберите категорию распределения времени.
5. Чтобы гарантировать, что все часы правильно учтены при распределении, добавьте правило проверки Распределение соответствует Категории распределения .
6. Добавьте условие рабочего процесса Ошибки, препятствующие отправке , чтобы запретить пользователю отправлять расписание, если распределения неверны.

После создания шаблона назначьте его пользователям, которые будут распределять свое время.

О категориях распределения времени

На основе времени прихода и ухода пользователя и выбранной категории распределения система рассчитывает, сколько часов доступно для распределения на каждый день в расписании.

Использование категории «Рабочее время»

Если вы выберете Рабочее время , общее количество рабочих часов в течение дня будет доступно для распределения. Отгулы и часы перерыва не включены.

Использование категории «Расчет заработной платы»

Если вы выберете Расчет заработной платы , общее количество часов в день будет сгруппировано по коду оплаты в соответствии с назначенным пользователем правилом оплаты.Например, вам нужно выделить 10 часов — 8 обычных часов и 2 сверхурочных.

При распределении вы не только распределяете часы по проектам или видам деятельности, но также выбираете код оплаты для каждого распределения. При этом вы можете указать, что:

• На проект А
было затрачено 5 штатных часов рабочего времени.
• На Проект Б
было затрачено 3 штатных часа.
• 2 сверхурочных часа затрачено на проект Б

Если ваши пользователи бронируют выходные в Replicon, мы рекомендуем сделать выбор проекта и деятельности в расписании необязательными.Это позволит пользователям создать пустую строку, чтобы выделить часы своего свободного времени.

Проверка по категории

Чтобы обеспечить учет всех часов при распределении, назначьте Распределение соответствует валидации Категории распределения в шаблоне расписания. Если итоговые суммы распределения не соответствуют общему количеству часов, доступных для каждой категории, в расписании будет отображаться ошибка. Это относится к каждому дню индивидуально; общее распределение каждого дня должно соответствовать общему количеству часов.

Пример для Рабочее время Категория :

1. Пользователь ввел 8 часов рабочего времени.
2. Пользователь выделяет 3 часа на проект A и 4 часа на проект B.
3. Поскольку было выделено только 7 из 8 часов, при попытке пользователя отправить расписание отображается ошибка.
4. Как только пользователь выделит оставшийся час, расписание можно отправить.

Пример для категории Расчет заработной платы :

1. Пользователь ввел 10 часов времени.В соответствии с правилами оплаты, установленными пользователем, 8 часов считаются обычным временем, а 2 часа — сверхурочными.
2. Пользователь распределяет свое время следующим образом:

пр.	Код оплаты	Количество часов
пр.А	Обычное время	5 часов
пр. Б	Обычное время	5 часов

3. Когда пользователь пытается отправить свой табель учета рабочего времени, он получает сообщение об ошибке, поскольку общее распределение для каждого кода оплаты не соответствует общему количеству часов, доступных для каждого кода оплаты.

Код оплаты	Общее количество часов	Всего ассигнований
Обычное время	8 часов	10 часов
Сверхурочные	2 часа	0 часов

4. Чтобы избежать ошибки, им нужно будет исправить свое распределение до следующего:

пр.	Код оплаты	Количество часов
пр. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены * Комментарий * Имя * Email * Сайт