Правильно расставленные приоритеты: Как расставить приоритеты и понять, что для вас важно: восемь советов

Опубликовано автором

Содержание

Как расставить приоритеты и понять, что для вас важно: восемь советов


Антон Бахарев

Вряд ли сегодня найдется хоть один человек, который не сталкивался бы с тем, что у него очень много дел и слишком мало времени, чтобы все их переделать. Выбрать то, что действительно важно — задача не из простых. Собрали из нескольких книг советы о правильной расстановке приоритетов.

Из книги «Меняем привычки»

Главное, что нужно запомнить: если всё является приоритетом — значит, приоритетом не является ничего. Перед началом каждого рабочего дня повторяйте эту фразу. Такая «мантра» позволит прорваться сквозь многоголосый информационный «шум» к тому, что действительно первостепенно.

Лучшее время для активной мыслительной деятельности — это утро, потому что префронтальная кора, исполнительный механизм нашего мозга, к концу дня разряжается, а подзаряжается во время ночного сна. Именно поэтому сложную мыслительную работу лучше выполнять с утра, когда мозг еще свеж, не растрачивая это ценное время на электронную переписку и онлайн-конференции.

Начало дня нужно особенно ценить и беречь для самого важного.

Из книги «Заряжен на 100%»

Приоритет — слово, не имевшее множественного числа. Изначально оно означало единственную важную вещь. Но мы уже привыкли говорить «определить приоритеты», и нам это не кажется странным. Отбрасывая лингвистические нюансы, скажем так: если приоритетов больше трех, можно считать, что их нет вообще. Проблемы возникают из-за нечетких приоритетов, большого количества задач, когда непонятно, за что браться в первую очередь.

Нам с коллегами из МИФа, как и многим читателям МакКеона (автора книги «Эссенциализм») на Западе и в России, очень помогла придуманная им мантра: «Если не очевидно, что это „да“, то значит, это „нет“». Слишком много возможностей, развлечений, отвлечений жаждут наших внимания, энергии и времени. И стоит говорить «да» только тем идеям и целям, которые действительно вас зажигают.

Матрица дел

Простой инструмент для расстановки приоритетов в рутинных делах и задачах (а не стратегических целях) — матрица дел, она же матрица Эйзенхауэра, она же матрица ABCD, ставшая известной во многом благодаря бестселлеру Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей».

Матрица состоит из четырех квадрантов (A, B, C, D), по которым вы распределяете задачи, исходя из двух характеристик — их важности и срочности:

  1. Важное-срочное
  2. Важное-несрочное
  3. Неважное-срочное
  4. Неважное-несрочное

Этот инструмент известен очень многим. Но, как показывает опыт, далеко не все знающие его используют. В матрице дел проще оценивать существующую загрузку, понимать, от каких задач можно отказаться, если нужно добавить новые, каким снизить важность, и так далее.

Из книги «Ловушки мышления»

Принимая решение, дистанцируйтесь от мгновенных эмоций. Если вы откликаетесь на мгновенные эмоции, то это может напоминает ситуацию, когда после того, как вы скатитесь с американской горки, вам пытаются продать фотографию, где вы визжите во время езды. Вы можете импульсивно купить ее, потому что в вас еще бурлит адреналин. Но нужна ли вам эта фотография на следующий день? На самом деле нет. Никто не выглядит хорошо на американских горках.

Прекратить делать

Джим Коллинз, автор книги «От хорошего к великому», предлагает создать «список того, что нужно прекратить делать». Эта идея родилась в ответ на вопрос, поставленный одним из его наставников: подумать, что он стал бы делать после двух в корне меняющих жизнь звонков. Во время первого его уведомили бы, что он унаследовал 20 миллионов долларов без каких-либо обязательств. А во время второго ему сообщили бы, что в связи с редкой и неизлечимой болезнью ему осталось жить всего 10 лет.

Наставник спросил Коллинза: «Что бы вы начали делать по-другому, в частности, что бы прекратили делать?» С тех пор, говорит Коллинз, он каждый год готовит список «прекратить делать».

Наивно делать вид, будто мы на все можем найти время, установив многозадачный режим работы или начав работать более эффективно. Взглянув повнимательнее, вы обнаружите, что в расписании не так уж много пробелов. Час, проведенный за одним занятием, — это час, не потраченный на другие. Так что если вы приняли решение проводить больше времени с детьми, или пойти учиться в колледж, или больше тренироваться, то параллельно должно появиться решение, что вы собираетесь прекратить делать.

Из книги «Бизнесхак 2.0»

Это квадрат Декарта. Четыре вопроса, позволяющих принять взвешенное решение.

Есть тонкость — в квадрате НЕ-НЕ нельзя допускать ответов, аналогичных первому (а это хочется сделать из-за двойного отрицания). Этот инструмент помогает рассмотреть проблему со всех сторон. Плюсы и минусы можно взвесить, придав им субъективные численные оценки — чтобы количественно сравнить оба варианта.

Правило семи вздохов

Самураи принимали решения на протяжении семи вдохов. Если самураю не удавалось принять решение за это время, он переключался на что-то другое, поскольку это означало, что для решения либо не готов он сам, либо нет подходящих обстоятельств.

Правило 10/10/10

Принимая решение, задайте себе три вопроса:

1. Как я буду относиться к этому через десять минут?

2. Как я буду относиться к этому через десять месяцев?

3. Как я буду относиться к этому через десять лет?

Некоторые решения могут вызывать краткосрочные эмоции, страх, и бывает полезно подумать о том, какие дивиденды они способны принести в долгосрочной перспективе. Будете ли вы жалеть, что на что-то не решились? Или наоборот?

Подготовлено по книгам «Меняем привычки», «Заряжен на 100%», «Ловушки мышления», «Бизнесхак 2.0».

Картинки: pixabay

приоритизация в жизни и работе

Содержание

  • 1 Что это значит
  • 2 Пирамида Маслоу
  • 3 Время делать выбор
  • 4 Первый шаг — откровенный разговор с бумажным листом
  • 5 Шаг второй — вдумчивый анализ
  • 6 Третий — план предстоящих действий
  • 7 Шаг четвертый — действуйте
  • 8 Шаг пятый — научиться искусству жонглирования
  • 9 Правильная расстановка 
  • 10 Методы 
    • 10.1 Матрица Эйзенхауера
    • 10. 2 Составление списков 
    • 10.3 Правило Парето
    • 10.4 Квадрат Декарта
    • 10.5 Метод АВС
    • 10.6 Олимпийское устройство
    • 10.7 Метод попарного сравнения
    • 10.8 Взаимное влияние
    • 10.9 Вклад в глобальные цели
    • 10.10 Многофакторный анализ
  • 11 Заключение
  • 12 Помощь психолога Дарьи Милай

Как часто, оглядываясь назад, многие вздыхают о том, что и вспомнить нечего. Речь идет не об авралах или серой череде будней. Досадно, когда мечты так и остались нереализованными, а желания — несбывшимися. Хорошо верить в фею-крестную или волшебную палочку. Но можно сделать так, чтобы ей стал обычный карандаш. Правильную расстановку жизненных приоритетов, примеры того, как их расставить и как это понять, можно увидеть у всех успешных людей. Начинается все именно с карандаша и небольшого листка бумаги. Они помогут сконцентрироваться и выбрать самое значимое, наметить дальние и ближние цели, найти пути к их достижению, ведь время — невосполнимо, оно наш самый ценный и ограниченный ресурс, который мы зачастую тратим неразумно и неэффективно. Именно поэтому так важно учиться распределять часы  в соответствии с важностью.

Что это значит

Приоритет — это самое важное дело на данный момент, для решения которого сконцентрировано все время и силы.

Часто наблюдается своеобразное распыление между массой маленьких, но срочных задач, отнимающих энергию, но не дающих практического результата. Соблюдение определенной иерархии поможет распределить их по и срочности.

Направлений много, основными считаются:

  • здоровье;
  • семья;
  • карьера;
  • финансовое благополучие;
  • насущные потребности в еде и одежде;
  • общение;
  • самореализация;
  • творчество;
  • отдых.

Определить, какой вариант на сегодня требует самого пристального внимания, поможет выбор и расставление приоритетов в жизни.

Пирамида Маслоу

Эта известная таблица систематизирует человеческие  потребности. Все наши нужды выстроены здесь в определенном подчинении по отношению к друг другу: не удовлетворив нижний уровень, невозможно двигаться выше.

Взаимосвязь практического и духовного давно доказана. Без удовлетворения базовых потребностей не получится сделать шаг дальше. Система, разработанная психологом Абрахамом Маслоу, наглядно показывает возможное определение приоритетных задач и целей. В основу он положил физиологические потребности, дающие силы для продвижения по дороге жизни. Следующим требованием становится безопасность человека и его близких. Далее следует потребность в любви, которая дополняется желанием признания заслуг и уважения других членов общества. На вершину он поместил самовыражение, как акт высшего творчества. Но он невозможен без соблюдения базовых требований хотя бы в минимальном объеме. Это распределение обязательно учитывается, иначе планы рискуют так и остаться в виде таблиц и графиков, не имея под собой основы для фактической реализации.

Время делать выбор

Как сложится судьба человека, сможет ли мечта стать реальностью, зависит только от него самого. Знание о том, что такое и как правильно расставлять приоритеты в жизни человека, работе, делах и как этому научиться, открывает простор не только для самосовершенствования, но и для упорядочивания своей судьбы. Для этого разработаны целые системы, они базируются на утверждении, что каждый человек идет к достижению цели своими путями и предлагают модели поведения. Остается только вникнуть в их действие и выбрать самый близкий по алгоритму вариант. Любой из них подразумевает несколько этапов осуществления задуманного. Почувствовав, что какая-то из жизненных сфер выходит из-под контроля или препятствует выходу следующий уровень развития, меняйте положение сразу же. 

Первый шаг — откровенный разговор с бумажным листом

У каждого свои приоритеты в жизни. Под давлением обстоятельств они могут немного меняться местами, когда вместо отдыха требуется забота о малыше или аврал на работе заставляет на некоторое количество дней уменьшить время, уделяемое семье. Это реальность и это нормально. Но сначала нужно определить личные ценности и расставить их по степеням важности. Я рекомендую на некоторое время отставить в сторону тезис » я должен» по отношению к окружающим и выдвинуть на первое место » я хочу», применительно к себе.

Теперь нужно взять карандаш и чистый лист, чтобы ответить максимально честно на простые вопросы.

  1. Что является самым важным. Допускается короткий список с выделением центрального пункта.
  2. Что съедает основную часть времени. Это будет видно лучше, если распорядок дня оформить в подпунктах с указанием временных границ.
  3. Прописать свои желания и стремления с ожидаемым результатом через 10, 20, 30 лет учитывая все основные жизненные аспекты.
  4. Какие условия необходимы для достижения каждой цели.
  5. Что мешает реализации задуманного. Тут придется пройтись по предыдущему пункту, но со знаком минуса.
  6. Отметить, что не подлежит обсуждению и должно выполняться неукоснительно, например, забота о родителях.
  7. Вынести в перечень то, без чего можно обойтись, наименее важное.

Записывать или зарисовывать информацию допустимо в любом виде, главное, чтобы она была наглядной и понятной.

Шаг второй — вдумчивый анализ

Для успеха не на одном направлении, а с учетом каждого из них, сил и времени хватит с запасом. Главное, правильно определить и расставить приоритеты в жизни. Сначала нужно выделить конечную цель, а потом, как опытный полководец, рассмотреть варианты ее достижения, проинспектировав имеющиеся ресурсы и изыскав возможности пополнить недостающее.

Нельзя действовать сгоряча, не продумав каждый нюанс. Так можно только разрушить уже имеющееся, ни на йоту не продвинувшись к желаемому.

Третий — план предстоящих действий

Когда ясна цель и виден стартовый уровень, настало время тщательно разработать поэтапное продвижение к идеалу. Нельзя сдвинуть скалу голыми руками, но можно ее раздробить на куски и постепенно перенести по одному. Так я рекомендую поступать и тем, кто решил изменить все к лучшему. Глобальная цель должна состоять из череды промежуточных, для них определяется время и просчитываются необходимые шаги.

Иногда приходится встречать людей, которые попытались сразу объять необъятное. В результате они потеряли веру в себя и опустили руки. С такими клиентами работать тяжело, но помочь им можно, проходя вместе с ними предварительные этапы и совместно намечая пути достижения цели. Как правило, их вторая попытка оказывается гораздо результативнее.

Важно не оповещать окружающих о своих планах, пока не началась их реализация. Пустые разговоры растрачивают драгоценную энергию, превращая благие начинания в бахвальство и могут серьезно навредить.

Шаг четвертый — действуйте

После тщательной подготовки пора приступать к воплощению и тут уже колебания неуместны. Реальность вокруг будет меняться постепенно, в процессе приходится иногда пересмотреть приоритеты и это нормально. Начинать нужно с мелких повседневных задач, постепенно продвигаясь к главному и сверяясь с выработанным курсом. Я рекомендую обязательно фиксировать промежуточные успехи, сравнивая запланированное с достигнутым, корректируя по мере необходимости сроки. Важно не затягивать выполнение намеченного, но и не допускать пустой суеты.

В процессе работы нельзя поддаваться нерешительности, но уместно проявить дальновидность и еще раз проанализировать вектор движения.

Шаг пятый — научиться искусству жонглирования

Поняв, что такое ставить приоритеты в жизни и какие они бывают, становится гораздо легче выстроить их по важности, двигаясь вперед и не упуская из виду основной. Судьба преподносит сюрпризы и придется научиться реагировать на них, не теряя главного. Цели напоминают хрустальные шары, наполненные светом. Нельзя допустить, чтобы они упали и разбились, но иногда нужно их менять местами, образно говоря, перехватывать из одной руки в другую.

Теперь при любой неожиданности будет готов план действий, который позволит относительно безболезненно и оперативно переместить акценты, чтобы потом снова выровнять курс и уверенно двигаться в выбранном направлении. Расстановка приоритетов в работе и жизни поможет сделать путь к самой главной цели простым и понятным, разделив его на временные отрезки, определив для каждого протяженность и объем усилий.

Правильная расстановка 

На первый взгляд все довольно просто, если взять за аксиому, что важное дело не терпит отлагательств. Но тогда есть риск захлебнуться в лавине неотложных проблем, требующих немедленного решения. Для оптимизации усилий есть опробованные на практике инструменты.

Методы 

У каждого человека свой алгоритм, нужно подобрать способ, входящий в резонанс с жизненными ритмами и тогда результат от усилий увеличится в несколько раз. Можно испытать их на практике или довериться интуиции.

Матрица Эйзенхауера

Для его реализации приоритеты распределяются по двум критериям — срочность и важность. Они выписываются по принципу системы координат, где задачи выстраиваются наискосок с левого верхнего угла к правому нижнему.

Таблица наглядна и позволяет оценить как общий масштаб, так и количество промежуточных этапов. Она подстраховывает от выпадения из поля зрения дел, попадающих в категорию неотложных. Такая система не только удобна в применении, но и дисциплинирует, координирует. 

Составление списков 

Некоторые не понимают, как важно умение правильно расставить приоритеты в работе и жизни и что это значит для качественного выполнения намеченных целей. Хватаясь сразу за все, они рискуют все и упустить, как песок сквозь пальцы. Основной принцип списка — от важного к более незначительному. Желательно составить 2 перечня, ориентируясь по важности и срочности, а затем сверить их на предмет совпадений.

Правило Парето

Еще один оригинальный и действенный метод заключается в выделении с 20% самых необходимых дел и сосредоточить усилия именно на них, оставив остальные на постепенное выполнение по мере возможности. Получается, что первоочередное решение основных задач высвобождает массу времени и энергии для других занятий, ускоряя продвижение к финишной прямой.

Квадрат Декарта

В каком бы веке ни жил человек, но знание о том, что такое правильно расставленные приоритеты, будет экономить ему внутренние ресурсы. Он прост, как все гениальное, требует сосредоточенности, но дает очень точный результат. Применим для удаленных целей на несколько лет или всю жизнь. Каждая рассматривается с 4 сторон, где учитывается:

  • следствия отказа;
  • что исчезнет или не свершится при осуществлении задуманного;
  • чего можно лишиться, если не предпринять ничего.

Трудоемкость процесса компенсируется быстрой расстановкой заданий по мере важности.

Метод АВС

Исключает потерю значимых дел в суматохе повседневности. Для его реализации достаточно распределить все задачи на 3 колонки:

  • важно;
  • не слишком;
  • можно обойтись.

Несмотря на кажущуюся простоту способ работает великолепно, при планомерном применении дисциплинируя мысли и тренируя память.

Олимпийское устройство

Применяется соревновательный подход по принципу » победитель — проигравший», где задачи выводятся по уровню важности путем сравнения, та, что признана более весомой, проходит следующий круг, от 1\8 до финала. Выстраивается стройная система, которая уже не подвергается сомнению и является руководством к действию. Это помогает понять, как поставить в приоритет что-то и добиться положительного результата.

Метод попарного сравнения

Похож на оценку в фигурном катании, но, кроме «артистичности и техники» должно быть еще 3-4 критерия, где значимость определяется по шкале из 5 баллов. Лидеры по суммарному количеству выдвигаются на первые строки, обязательные к выполнению. Идеальным вариантом будет совпадение по нескольким позициям, значит, цели дополняют друг друга и будут наиболее эффективно двигать систему к завершению процесса.

Взаимное влияние

Здесь придется просчитывать ходы, как в шахматной партии. Смысл в том, чтобы найти цель, которая косвенно влияет на осуществление других. Например, чтобы получить новую должность, нужно пройти обучение, что повысит уважение окружающих и компетентность человека как сотрудника. Для поездки на курсы необходима определенная сумма денег, что сподвигнет на поиски новых источников дохода, а они со временем повысят благосостояние семьи в целом. Отмечать зависимость удобно стрелочками или любыми другими значками. Та, на которую укажет самое большое количество знаков и становится основной на данный момент.

Вклад в глобальные цели

Здесь объектом поиска становится задача, которая ведет к удовлетворению большего количества запросов. Метод диаметрально противоположный приоритету взаимного влияния. Тоже достоин рассмотрения и фрагментарного применения.

Многофакторный анализ

Для его реализации придется выделить не просто свободную минутку, а потратить значительное количество времени, получив в итоге довольно точный план работы. Для этого все выписывается в общий перечень, задаются несколько параметров и по каждому проставляются оценки от 1 до 5. Чем больше критериев, и честнее ответ, тем точнее прогноз.

Кроме научно обоснованных методов, существуют довольно самобытные способы приоритизации задач, которые выполнить правильно просто. К ним относятся:

  • способ жареного петуха, когда откладывать уже не получится;
  • скрипящее колесо, где критерием становится раздражение от невыполненного;
  • система мишени, предполагающая реализацию того, что попалось на глаза.

Такие способы действия дают кратковременный эффект, но тоже имеют право на жизнь. Главное, чтобы они приносили результат.

От накопления досадных мелочей спасает правило 2 минут. Его применяют ежедневно. Смысл в том, что если дело займет меньше 120 секунд, то оно выполняется незамедлительно и вычеркивается из перечня, не зашлаковывая пространство.

Богатство методов позволяет выбрать один или несколько, начиная с простых и осваивая постепенно более сложные и эффективные. Организация расхода времени отзовется повышением результативности работы по решению текущих задач. Доказательством утверждения является пример самых загруженных людей. Они успевают выполнить намеченное, заняться спортом, уделить некоторое количество часов любимому занятию и оставить вечер для общения с друзьями. 

 

Заключение

Людям, не владеющим способностью расстановки приоритетов, трудно сразу сориентироваться в обилии информации, перевести теоретические выкладки в практические действия. Часто нужно показать направление и помочь сделать первые шаги, поддерживая и ободряя.

Я давно работаю с проблемой нехватки времени и помогаю тем, кто не в состоянии вырваться из повседневной трясины мелких дел. Силы на достижение мечты есть у каждого человека, для этого требуется раскрыть его внутренний потенциал. 

Помощь психолога Дарьи Милай

Записывайтесь ко мне на личную консультацию и я помогу:

  • выявить приоритетность задач;
  • пользоваться методами расстановки целей по степени важности;
  • эффективно планировать время и распределять силы;
  • стойко переносить психологические трудности на пути к заветной мечте.

Как расставить приоритеты в работе, когда все есть #1

Советы, истории и идеи, которые помогут лучше управлять работой, повысить производительность и улучшить сотрудничество.

Знание того, как расставить приоритеты в работе, влияет на успех вашего проекта, вовлеченность вашей команды и вашу роль лидера. Все проекты, особенно крупные и сложные, должны иметь четкие приоритеты.

Легче сказать, чем сделать. Особенно, когда каждая задача кажется приоритетом номер один и требует вашего внимания. Вы можете рассчитывать на то, что технические проекты, независимо от того, насколько хорошо они спланированы, будут включать заказы на изменение, изменение приоритетов и регулярное появление сюрпризов. Это просто естественный порядок вещей.

Приоритизация — это процесс определения уровня важности и срочности задачи, вещи или события. Это ключевой навык для любого работающего профессионала, и он абсолютно необходим руководителям проектов. Умная расстановка приоритетов является жизненно важной частью философии Planning Intelligence компании LiquidPlanner, позволяющей согласовать людей, приоритеты и проекты.

Одной из самых больших проблем для менеджеров проектов и руководителей групп является точное определение приоритетов работы, которая важна на ежедневной основе. Даже если у вас есть лучшее программное обеспечение для управления проектами, вы тот, кто вводит информацию в инструмент.

И вы не хотите попасть в роль кричащего «первостепенного приоритета» для каждого другого проекта, который попадает на щуку.

Так же, как вы должны быть усердными и иметь правильное представление о проекте, чтобы гарантировать, что никто не работает над вчерашними приоритетами. Чтобы добиться этого, требуется много практики и тайм-менеджмента.

Чтобы помочь вам управлять рабочей нагрузкой вашей команды и вовремя укладываться в сроки, вот 6 шагов для определения приоритетов проектов, которые имеют много движущихся частей.

1. Соберите список всех ваших задач.

Соберите воедино все, что вы могли бы сделать за день. Не беспокойтесь о порядке или количестве предметов заранее. Это поможет вам понять, как и когда мудро распределять свое время.

Возникли проблемы с организацией задач в одном месте? Ознакомьтесь с ПО для управления проектами LiquidPlanner, которое использует интеллектуальную расстановку приоритетов в качестве одного из 6 решений Planning Intelligence. Это помогает командам давать более реалистичные оценки ваших задач, отвечая на вопрос, когда?

2. Определите срочное и важное.

Следующий шаг — проверить, есть ли у вас задачи, требующие немедленного внимания. Речь идет о работе, которая, если она не будет завершена к концу дня или в ближайшие несколько часов, будет иметь серьезные негативные последствия (срыв дедлайна клиента; срыв дедлайна публикации или релиза и т. д.).

Выделите время для определения приоритетности самых срочных задач в начале дня. Если вы перенесете их на более поздний период, вы рискуете быть слишком занятым в течение дня. Расстановка приоритетов на основе срочности также снимает часть стресса при приближении сжатых сроков или высоких требований к рабочей нагрузке.

Проверьте, нет ли высокоприоритетных зависимостей, которые зависят от того, вы закончите часть работы сейчас. Обязательно свяжитесь с любым членом вашей команды, который может помочь завершить все зависимости ранее в этот же день.

3. Оцените ценность своих задач.

Взгляните на свою важную работу и определите, что имеет наибольшую ценность для вашего бизнеса и организации. Как правило, вы хотите точно определить, какие типы задач являются критическими и имеют наивысший приоритет по сравнению с другими.

Например, сосредоточьтесь на клиентских проектах перед внутренней работой; настройка компьютера нового генерального директора перед повторной настройкой базы данных; ответы на запросы в службу поддержки перед написанием учебных материалов и так далее. Еще один способ оценить ценность — посмотреть, на скольких людей повлияла ваша работа. В целом, чем больше людей вовлечено или затронуто, тем выше ставки.

Ниже приведены некоторые полезные ссылки для оценки ценности и важности ваших задач.

  • Критические приоритеты зависят от времени и имеют большое значение. К ним относятся задачи, связанные с кризисами или строгими сроками клиента.
  • Высокоприоритетные задачи, не зависящие от времени, следует считать высокоприоритетными . Это задачи, которые включают мышление, планирование и сотрудничество.
  • Средние приоритеты могут зависеть от времени, но не имеют большого значения. Совещания, общение по электронной почте и организация проектов могут попасть в эту категорию.
  • Низкоприоритетные проекты и задачи не зависят от времени и не имеют большой ценности. Вы можете перенести эти приоритеты на более поздний срок в течение недели или полностью отказаться от них.

4. Упорядочивание задач по расчетным трудозатратам.

Если у вас есть задачи, которые, по вашему мнению, имеют одинаковый приоритет, проверьте их оценки и начните с той, которая, по вашему мнению, потребует наибольших усилий. Эксперты по продуктивности предлагают тактику начинать сначала с более длительной задачи. Но если вы чувствуете, что не можете сосредоточиться на своих более важных проектах, пока не закончите более короткую задачу, тогда доверьтесь своей интуиции и сделайте это.

Может быть мотивацией вычеркнуть небольшую задачу из списка, прежде чем погрузиться в более глубокие воды.

Управление неопределенностью — тяжелая работа. Если вам нужна дополнительная информация о создании точных оценок проекта, узнайте, как LiquidPlanner использует Smart Estimation в нашем решении для управления проектами Planning Intelligence.

5. Будьте гибкими и адаптируемыми.

Неопределенность и изменение даны. Знайте, что ваши приоритеты изменятся, и часто, когда вы меньше всего этого ожидаете. Так что планируйте неожиданное. Но — и вот в чем хитрость — вы также должны оставаться сосредоточенными на задачах, которые вы взяли на себя. Работая над такими задачами, постарайтесь спрогнозировать другие требования к проекту, которые будут соответствовать вашим приоритетам, чтобы вы могли лучше подготовиться к тому, что вас ждет впереди.

6. Знайте, когда резать.

Будь реалистом. Вы, вероятно, не можете добраться до всего в вашем списке. После того, как вы определите приоритеты своих задач и посмотрите на свои оценки, вычеркните оставшиеся задачи из своего списка и сосредоточьтесь на приоритетах, которые, как вы знаете, вы должны и можете выполнить в течение дня. Сокращая свой список приоритетов, сосредоточьтесь на главных вещах, которые принесут вам чувство выполненного долга за день. Затем сделайте глубокий вдох, нырните и будьте готовы ко всему.

Интеллектуальная расстановка приоритетов с помощью LiquidPlanner

Когда кажется, что все в вашем списке дел стоит на первом месте, это может быть ошеломляющим. Но помните, не все в вашем списке является или должно быть приоритетом. Вот почему важно знать, как определить свои приоритеты и провести различие между критическими и низкими приоритетами.

Благодаря программному обеспечению Planning Intelligence от LiquidPlanner приоритеты управления проектами вашей организации учитываются в расписании с самого начала. Узнайте о нашем влиянии на ваш портфель проектов при смене приоритетов, запустив бесплатная пробная версия сегодня.

Другие статьи

Как безжалостно расставлять приоритеты для задач, чтобы успевать больше

Вычеркивать пункты из списка дел — это прекрасно, но легче сказать, чем сделать. Лучший способ, который я нашел, чтобы убедиться, что вы выполняете свои задачи, — это безжалостная расстановка приоритетов. Это означает решение не делать то, что вы действительно хотели бы делать. Это также означает решить, какая задача является самой важной, даже если все в вашем списке кажется важным.

Но если вы можете расставлять приоритеты до тех пор, пока у вас не будет только одной задачи, на которой нужно сосредоточиться прямо сейчас, вы не сможете не приступить к работе. Используйте приведенные ниже советы и приемы, чтобы расставить приоритеты в своих задачах.

Во-первых, объедините все свои задачи в единый источник

Задания поступают из разных источников. Ваш начальник отправляет вам электронное письмо, вы получаете сообщение в Slack от ИТ-отдела, по почте приходит счет, или коллега просит об услуге в коридоре. Чтобы эффективно расставить приоритеты в списке задач, вам нужен главный список дел, содержащий 9 пунктов.0111 все задач, которые вам нужно расставить по приоритетам и выполнить из всех этих источников.

Прежде чем вы начнете расставлять приоритеты, выберите место для вашего основного списка дел. Это может быть приложение со списком дел, ваш почтовый ящик, Slack, бумажный блокнот или даже приложение для заметок на вашем телефоне. Неважно, где вы храните свой список, если он содержит все задачи, которые вам необходимо выполнить.

Если вы решите использовать свой почтовый ящик, Slack или другое приложение в качестве основного списка задач, вы можете использовать Zapier для автоматического перемещения входящих задач из других источников в ваш основной список. Вот несколько примеров рабочих процессов, которые вы можете использовать, или вы можете создать свой собственный автоматический Zap, чтобы выполнить работу.

Create Trello cards from new labeled Gmail emails

Create Trello cards from new labeled Gmail emails

Try it

Gmail, Trello

Gmail + Trello

Add new saved Slack messages в Todoist как задачи

Добавить новые сохраненные сообщения Slack в Todoist как задачи

Попробовать

Slack, Todoist

Slack + Todoist

Создать карты Trello из New Office 365 Электронные письма

Создать карты Trello из New Office 365 Электронные письма

Try It

Microsoft Office 365, TRELLO

9002 MICROSFOFT 3653 + SEDERFOFT

+ SENDER 3 3653 + SEDERFOFT

+ SEDERFOFT 3653 + SEDERLO 3653 + SEDELLO 3653 + SEDELLO 3653 + SEDELLO 3653. Сообщения Slack для новых задач Kanbanery

Отправка сообщений Slack для новых задач Kanbanery

Попробуйте

Kanbanery, Slack

Kanbanery + Slack

Как только все ваши задачи будут в одном списке, вы можете приступить к их анализу и подготовке к расстановке приоритетов.

Во-вторых, проанализируйте свой список задач

Теперь пришло время просмотреть список, просмотреть каждую задачу и решить, что вы хотите с ней делать. У вас есть четыре варианта:

  • Сделать: завершить задачу сейчас

  • Отложить: завершить позже

  • Делегировать: поручите кому-нибудь

  • Удалить: удалить из списка

Выполняйте любую задачу, выполнение которой займет менее двух минут. Это быстрый способ сузить список до более сложных и высокоприоритетных задач.

Делегирование — еще один отличный способ быстро сократить список задач. Назначайте делегируемые задачи другим, и если есть что-то, чего вы ждете от других, исключите это из своего списка. Создайте напоминание в календаре, чтобы вернуться к нему позже, или добавьте его в общий проект: удаление его из списка задач избавит вас от необходимости постоянно видеть его там.

Затем удалите все, что вам действительно не нужно делать. Вещи, которые стоит удалить, включают в себя задачи, которые всегда были в вашем списке, до которых вы никогда не доходили, или вещи, которые не представляют большой ценности по сравнению с усилиями, затраченными на их выполнение.

Например, у вас есть задача в вашем списке дел: пройтись по картотеке, отсканировать все ваши документы и сохранить их в облаке. Вы смотрите на задачу годами и никогда не находите для нее времени. Вы, вероятно, никогда не будете. Поэтому вместо того, чтобы продолжать смотреть на эту задачу и чувствовать себя виноватым за то, что так и не справился с ней, удалите ее.

Если вы не хотите забыть удаляемую задачу, переместите ее в отдельный список «когда-нибудь» дел, которые вы хотите сделать, если у вас когда-нибудь появится время, но нечем его заполнить.

Когда вы закончите выполнять, делегировать и удалять задачи, у вас останутся отложенные задачи. Это все, что вам нужно сделать, и это займет больше двух минут. Имея на руках основной список отложенных задач, вы готовы приступить к расстановке приоритетов.

Шесть методов расстановки приоритетов задач

Существует множество способов расставить приоритеты задач, и некоторые из них могут подойти вам лучше, чем другие. Ознакомьтесь с приведенными ниже тактиками, выберите наиболее подходящую, а затем приступайте к расстановке приоритетов.

1. Используйте матрицу приоритетов

Возьмите все свои задачи и назначьте каждой из них приоритет на основе этой матрицы приоритетов от Стивена Кови:

Все, что должно быть выполнено в ближайшее время (или просрочено), считается срочным. Что же касается того, что действительно важно, а что является более «приятным» заданием, — решать вам, но старайтесь быть максимально честным.

Этот инструмент особенно полезен в те моменты, когда вы тонете в миллионе дел, так как он помогает вам визуализировать то, что действительно важно, а что может подождать.

После того, как вы разложили свои задачи, постарайтесь сначала выполнить срочных и важных задач, чтобы не упираться в сроки. Затем вы можете сосредоточиться на самом продуктивном квадранте: несрочное и важное . Это задачи, которые легко отложить, но которые принесут большую пользу, когда они будут выполнены.

И что бы вы ни делали, по возможности избегайте занятой работы и пожирателей времени, которые попадают в квадрант несрочных и неважных .

2. Используйте относительную приоритизацию

Категоризация задач с помощью матрицы приоритетов помогает, но что, если у вас все еще есть десятки задач в очереди срочных и важных ? Откуда вы знаете, с чего начать?

Следующий полезный шаг — присвоить каждой задаче номер приоритета. Если у вас есть десять задач, каждая задача получает номер от 1 до 10. У вас не может быть двух первых номеров. Упражнение здесь состоит в том, чтобы сопоставить каждую задачу с другими, чтобы определить, с чего начать в первую очередь. Например, предположим, что ваш список состоит из трех пунктов:

  • Сдать налоги (сдать сегодня)

  • Выполнить задание (сдать завтра)

  • Подготовить презентацию (сдать на следующей неделе)

Глядя на все три задачи, очевидно налоги должны быть вашим приоритетом номер один: это самая неотложная и важная задача в вашем списке.

Для двух других задач это зависит от контекста, и сравнение ваших задач друг с другом часто помогает определить этот контекст. Может быть, презентация состоится не раньше следующей недели, но вам нужно получить некоторую информацию от вашего босса, прежде чем вы сможете начать готовить презентацию. Это может сделать его более приоритетным, чем выполнение задания, которое нужно выполнить завтра.

В этих случаях также полезно разбивать задачи на более мелкие задачи, чтобы лучше расставлять относительные приоритеты. So instead of:

  1. File taxes

  2. Complete an assignment

  3. Put together a presentation

You have:

  1. File taxes

  2. Request metrics for presentation

  3. Выполнить задание

  4. Составить презентацию

Приложения со списками дел и приложения Канбан, которые позволяют расставлять приоритеты с помощью перетаскивания, могут быть очень полезными при использовании метода относительной расстановки приоритетов. Вместо нумерации списка вы можете перетаскивать задачи в порядке приоритета.

3. Составьте список приоритетных задач на сегодня

Назначение относительных приоритетов хорошо работает, если ваш список задач довольно статичен, но если вы добавляете несколько дел в свой список каждый день, изменение приоритетов вашего списка становится еще одной задачей и себя. Если вам нужно управлять большим количеством входящих дел, полезно каждое утро составлять список приоритетных задач для тех дел, которые вы планируете сделать в этот день.

Посмотрите в свой календарь и посмотрите, сколько времени, по вашему мнению, вам придется сегодня посвятить элементам из списка дел. Затем выберите в своем списке самые приоритетные задачи, которые, по вашему мнению, вы сможете выполнить сегодня. Игнорируйте все, что вы могли бы сделать (пока не будете готовы составить список на завтра).

Мне нравится включать любые события календаря в список «Сегодня», чтобы я мог видеть обзор всего своего дня и соответствующим образом устанавливать свои ожидания. Это также мешает мне планировать слишком много задач в те дни, когда я часами на совещаниях.

Приложения, блокирующие время, такие как Plan (бесплатно для 1–4 участников), отлично подходят для этого упражнения, поскольку они позволяют создать основной список дел, а затем перетаскивать их в календарь, чтобы запланировать их на день.

Хорошее эмпирическое правило при планировании дня — недооценивать, сколько вы можете сделать, и переоценивать время, которое займет каждая задача. Без сомнения, у вас есть много вещей, которые вы можете сделать, если вы вычеркнете все из своего списка на сегодня, что гораздо лучше, чем всегда переносить незавершенные задачи на завтра.

Не можете прикинуть, сколько времени вам потребуется на выполнение задач? Используйте эти методы оценки, чтобы получить более реалистичные оценки для ваших задач.

4. Сосредоточьтесь на самых важных задачах (ВЗ)

Все очень просто: ваша ВВ — это задача, которую вы больше всего хотите или должны выполнить сегодня. – Лео Бабаута, Zen Habits

Если вы каждый день расставляете приоритеты для своих задач и все еще пытаетесь их выполнить, попробуйте использовать метод наиболее важных задач (или MIT). Выберите несколько (обычно три) задач, которые нужно выполнять каждый день; они становятся вашими MIT.

При использовании MIT ваш список дел будет состоять из 1-3 из них, а все остальное в списке станет дополнительными задачами, которые «хорошо бы сделать, если у вас есть время». Вы работаете над бонусными задачами только в том случае, если все ваши MIT выполнены, а если все, что вы делаете, это ваши MIT, у вас все равно был успешный день.

5. Выберите одну вещь, чтобы сосредоточиться на

Теперь мы входим в безжалостную территорию. Когда вы действительно изо всех сил пытаетесь что-то сделать, вы должны попробовать этот метод, даже если временно.

Когда вы посмотрите на свой список задач, выберите одно дело , чтобы сосредоточиться на этом дне. Это может быть одна большая задача, которую вы действительно хотите выполнить, или это может быть тема, связанная с несколькими вашими задачами, например, «увеличение продаж». Выбор одной задачи или идеи, на которой следует сосредоточиться, может быть хорошим способом напомнить себе, что нужно оставаться на правильном пути, когда вы отвлекаетесь.

Расширение Chrome, такое как Momentum (бесплатно), отлично подходит для этого метода, потому что оно показывает вам, на чем вы сосредоточены в течение дня, каждый раз, когда вы открываете новую вкладку браузера. Или, если вы действительно хотите не сбиться с пути, используйте StayFocusd (бесплатно), чтобы ограничить количество времени, которое вы можете тратить на тратящие время веб-сайты, или полностью заблокировать их.

Вам трудно сосредоточиться на работе? Вернитесь на правильный путь с одним из этих 10 приложений, которые помогут вам оставаться сосредоточенным и не отвлекаться.

6. Найдите свою задачу на 20 %

Принцип Парето гласит: вы склонны получать 80 % своих результатов, выполняя 20 % своей работы.

Что действительно сложно, так это выяснить, какие 20% приносят результаты. Но как только вы это сделаете, вы сможете применить самую безжалостную расстановку приоритетов к своему рабочему дню: сделайте эти 20% работой своим приоритетом и эталоном продуктивного дня.

Лучший способ определить мои 20% работы — это простое упражнение: во-первых, спросите себя, над чем бы вы работали, если бы могли сегодня сделать только три дела. Будьте безжалостны; выбрать только три. Затем сократите это до двух. И, наконец, только один. Если бы вам пришлось прекратить работу после выполнения только одной задачи, что бы вы сделали?

На этот вопрос очень сложно ответить, так как у всех нас так много вещей, которые нужно сделать каждый день, но я обнаружил, что это хороший способ понять, какие из ваших задач приносят наибольшую пользу, когда они будут выполнены.

Для меня написание нового сообщения в блоге почти всегда будет моей работой на 20%, поскольку я получаю отдачу от написания различными способами — будущий SEO-трафик, публикации в социальных сетях, входящий трафик, повышение узнаваемости моего личного бренда и сайта, которым я занимаюсь. писать для и так далее.

По мере того, как вы будете безжалостно относиться к своим задачам, вам станет легче, и вы сможете выбрать правильный метод в нужное время.