Для ускорения процесса адаптации нового сотрудника необходимо: 4. Для ускорения процесса адаптации нового сотрудника необходимо:

Опубликовано 19.04.202319.03.2023 автором alexxlab

Содержание

Как ускорить адаптацию нового сотрудника и сократить расходы на обучение | HR-elearning

На сегодняшний момент очень многие российские компании не уделяют должного внимания адаптации нового персонала. Как привило, этим процессом пренебрегают из-за стремления сэкономить средства компании или нехватки времени и иных ресурсов. Не удивительно, ведь затраты на адаптацию выливаются в значительные суммы.

Но, как показывает практика, экономия на адаптации новых сотрудников выливается в значительно большие финансовые потери, и большинство увольнений происходит как раз в этот промежуток времени.

Отсюда назревает вопрос: как менеджерам достигать целей, если им будет постоянно не хватать людских ресурсов?

Сегодня хотелось бы свести адаптацию до очень простых понятий, под эгидой: это может делать каждый. В статье мы рассмотрим, как сократить период адаптации и расходы на нее, не пренебрегая качеством.

Стадии адаптации нового сотрудника

Адаптацию персонала можно разбить на 3 основных стадии:

1. Стадия ознакомления.
В это время сотрудник сопоставляет свои цели с целями компании, оценивает насколько ожидания сходятся с реальностью и, как правило, к концу стадии ознакомления сотрудник понимает, подходит ли ему предлагаемое рабочее место.

Руководство в свою очередь делает вывод о возможностях и потенциале сотрудника, определяет уровень и объем дальнейших затрат на развитие (временных, денежных). Как правило, точки над «i» расставляются как раз на этапе стажировки или испытательного срока, период которого, чаще всего, совпадает со стадией ознакомления.

2. Стадия приспособления.
Период приспособления новичка может растянуться до года, срок зависит от влияния на процесс адаптации руководства и коллектива. Сотрудник усваивает стандарты, правила, приспосабливается к коллегам. Чем быстрее удается вписаться в коллектив, тем быстрее завершается процесс.

3. Стадия ассимиляции.
На этой стадии можно считать, что специалист приспособился к коллективу и функционалу, ориентируется в задачах и может их выполнять, принимает установленные ценности. Как правило, таких сотрудников уже считают полноправными членами команды.

Основная цель процесса адаптации снижение издержек организации за счет следующих факторов:

1. Ускорение процесса вхождения нового сотрудника в должность:
• достижение необходимой эффективности работы в минимальные сроки;
• уменьшение количества возможных простоев и ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей.

2. Сокращение уровня текучести кадров:
• снижение кол-ва сотрудников, не прошедших испытательный срок;
• уменьшение количества сотрудников, покинувших компанию в течение первого года работы.

3. Экономия времени и ресурсов персонала, задействованного в адаптации.

4. Создание позитивного отношения к работе, компании и удовлетворенности работой.

Можно выделить ТОП-5 причин ухода новичка в период адаптации:
1. Не понимает, что конкретно от него хотят (нет четких задач).
2. Не получает оперативных разъяснений по работе, не знает бизнес-процессов и каналов коммуникации.
3. Не верит в реальность достижения целей: недостаточно инструментов для их достижения или попросту не знает, как их достичь.
4. Слишком долгое и сложное обучение, либо сложный функционал.
5. Считает, что желаемый финансовый уровень не достижим.

Зная основные причины, руководителю остается на них влиять, чтобы исключить или уменьшить риск ухода сотрудника. Как правило, первая и пятая причины выявляются на адаптационных встречах и там же закрываются, остается лишь своевременно их проводить. Как можно повлиять на остальные причины будем разбирать в статье далее.

При привлечении новых сотрудников, в результате текучести или расширения штата, каждый новый сотрудник приносит убытки вместо ожидаемой прибыли, пока не достигнет положительных результатов. На обучение персонала отдается очень много времени и энергии руководителей, наставников, которая могла бы пойти на достижение целевых показателей. В данном случае, ускорение программы адаптации и минимизация участия живого человека в процесса адаптации и обучения– это один из способов оптимизации затрат на процесс адаптации.

Способы ускорения и удешевления адаптации

Как обучать персонал, быстрее выводить новичков в бой, но не тратить много ресурсов впустую?

Есть 2 пути сокращения этих затрат:

1. Сокращение времени на усвоение и запоминание информации.
2. Сокращение времени, которое компания тратит на обучение.

Рассмотрим каждый из них и начнем с первого пути.

7 способов ускорить процесс запоминания

Есть простые и базовые вещи, внедрив которые, можно получить 2-х кратное улучшение запоминания новой информации.

1. Инфографика и блок-схемы.

При восприятии информации человек раскладывает ее по полочкам, создавая структуру или смысловую карту. На это уходит много ресурсов,поэтому обучающему целесообразно подготовить красочные блок-схемы в виде инфографики заранее.

Такая подготовка позволит сразу раскладывать на нужные полочки весь воспринимаемый материал. Текст, структурированный в блок-схемах, экономит мозговые ресурсу новичка на их самостоятельное выстраивание. Этот подход многократно ускоряет запоминание новой информации, делает его более простым. Так происходит потому, что к каждой смысловой единице привязана картинка, которая активизирует ассоциативную память.

2. Видеоматериалы.

Не зря YouTube стал вторым в мире поисковиком после Google. Люди лучше воспринимают информацию через видео, т.к. оно воздействует на большее количество каналов восприятия: одновременно есть картинка и звук, а если встроить субтитры, человек сможет еще и читать. Таким образом, все внимание полностью погружается в процесс восприятия и посторонним мыслям сложно помешать запоминанию. Например, если обучение новых сотрудников руководителем длится 2 часа, за счет видео-обучения можно сократить эту инвестицию до 20 минут.

3. Карточки вместо длинных текстов.

Когда компания быстро развивается, постоянно появляются новые технологии и регламенты, которым необходимо как можно скорее обучить персонал и внедрить в работу. Чаще всего, особенно если предприятие большое, применяются многостраничные инструкции. Информация в них важная, но как воспринимается большой объем текста? Как правило, такие инструкции не работают. Если нельзя уйти от длинных инструкций и регламентов, нужно делать из них простые, короткие и информативные карточки, содержащие только суть вопроса.

Карточки могут находиться под рукой, их можно быстро найти, посмотреть и вспомнить забытый нюанс. Это позволяет избежать ошибок, экономя средства компании еще и на их устранение. Стажеры не пугаются кратких и емких карточек, в отличие от многотомных регламентов и это сокращает текучку во время введения в должность.

4. Нестандартные вопросы, на которые нужно искать ответ.

Какая методичка лучше запомнится: в которой нужно найти ответ на заданный вопрос или которую нужно просто прочитать и запомнить? Знания, добытые самостоятельно, запоминается лучше. Очень эффективно дать специалисту список вопросов и материал, в котором он должен найти ответ, попросить кратко записать ответы, например, как в Twitter не более 144 символов. Как показывает практика, если новичок прочитает большой объем информации, чаще всего, он возвращается с пустой головой. А если дать список вопросов, то информация воспринимается более осознанно, так как он проживает ответ. Так можно исключить необходимость в проведении обучения: дать материал, список вопросов и обозначить время на то, чтобы подготовить письменный ответ. Вопросы можно совершенствовать, например, дать задачу найти ответ на возражения клиента.

5. База знаний.

Руководитель может заранее подготовить простые и лаконичные ответы на часто задаваемые вопросы. Это сэкономит время наставников и устранит эффект глухого телефона. Часто наставники доносят ответы на вопросы новичка или передают им информацию через призму своего сознания, в итоге получается глухой телефон.

База знаний позволяет исключить такую ошибку и обеспечивает возможность обращаться к ней всякий раз, когда возникает необходимость изучить какую-то тему, специалисту достаточно будет зайти в соответствующую папку.

6. Истории.

В историях из практики компании зашиты правила эффективности: как делать можно, а как нельзя. В истории легко включить нюансы из корпоративной культуры, морали, ценных данных. Ведь именно через истории люди легко и без усилий запоминают все, что вам нужно. Можно рассказать историю про клиента, в работе с которым возникла проблема, обусловленная отсутствием знания какого-либо правила; рассказать о том, как много времени и денег потерял менеджер из-за ошибки.

Очень действенно к обучающим материала прикладывать видео, на которых коллеги рассказывают свои личные истории из жизни или профессионального развития, затем объясняют как нужно действовать исходя из тех ошибок, что были совершены. Благодаря историям новичкам не приходится объяснять почему следует делать так, а не иначе. С помощью этого метода, стажер словно проживает приведенные истории сам, они словно становятся его личным опытом.

7. Поэтапное обучение, когда нужно запомнить большой объем.

Когда нужно обучить большому объему информации, ее необходимо разбивать на 3-4 этапа и каждый давать в свое время, а не все разом. Зачастую, для того чтобы полноценно работать не некоторых должностях нужно знать много деталей и специфики.Выучить такой объем за 1 раз очень сложная задача.

Как показывает практика, для того, чтобы начать работу (в первые 2-5 дней) сотруднику требуется не вся информация, а около 10-20%. Т.е. самое ключевое и важное. Далее, когда он уже освоился, ему можно давать основную часть, т.е. еще 50% информации, которая ляжет на уже сделанные новичком действия, ошибки и навыки,отработанные на практике.

Оставшиеся 20% информации — это тонкие детали, которые пригождаются не так уж и часто, их можно дать на третьем этапе обучения, например, через 2-3 недели работы. Таким образом, сотрудник начинает работать уже в первые дни обучения и запоминает гораздо лучше. Часто до конца обучения доходит 8-12% соискателей, используя этот метод можно увеличить это число до 46-50% и более.

3 передовых методики ускорения обучения

1. Чат-боты в Телеграмм.

Это робот, у которого есть заготовленные команды и реакции на них. Существуют онлайн-конструкторы, чтобы организовать и настроить бота, в них достаточно поместить необходимую информацию в требующемся порядке. Это не сложнее, чем сделать презентацию в PowerPoint. В телеграмм-боте можно расписать пошаговый путь на все время стажировки для каждого новичка. Таким образом, роль наставника может выполнять сам телеграмм-бот, который проведет новичка по всем необходимым этапам, примет отчеты за каждый день и даст ответы из банка часто задаваемых вопросов. Фактически, придя в компанию, новичок получает задания из чат-бота, ходит по компании и узнает новые вещи, что также входит в адаптацию.

2. Тестовые стенды с реальными пользовательскими кейсами и их решением.

Зачастую новичков обучают только в теории и не допускают к реальным задачам, т.к. они могут наломать дров. Это делает обучение не просто малоэффективным, но и не интересным, что сказывается на общем результате. При помощи стенда стажеры смогут решать проблемы, с которыми реально сталкивались действующие сотрудники. Это могут быть пользовательские вопросы, кейсы, проблемы, составленные из наиболее часто встречающихся. Стажеру необходимо их решить за определенное время. При помощи этого метода можно сократить рабочую адаптацию на 40%. Ведь каждый блок теории можно закрепить практикой, пройдя тест с типичными реальными вопросами на эту тему от клиентов.

3. Квесты в обучении – обучение в формате игры.

Квест — это комплекс загадок, разгадывая одну, вы получаете следующую. Таким образом можно зашить всю систему обучения в один большой квест. Для его прохождения сотруднику нужно будет и найти ответы на нестандартные вопросы, и пройти тесты, и выполнить ряд заданий по кейсам. Один раз детально продумав механику квеста, вы сможете приспособить его к каждой должности.

Как исключить участие человека из процесса обучения сотрудников

1. Дистанционное обучение

Системы дистанционного обучения LMS, позволяют контролировать просмотр нужного материала и проведет новичка по нужному сценарию всего процесса обучения. LMS легко внедряются в компаниях любого размера, и позволяют существенно сократить расходы на массовое обучение. Они помогают выдерживать единый стандарт обучения с высоким результатом, особенно в распределенных структурах.

2. Пошаговый план.

Необходимо расписать все шаги заранее, словно создать карту острова сокровищ, по которой самостоятельно будет проходить стажер. Часто с новичками приходится нянчиться по тому, что у них нет четкой карты действий, расписанной по часам и минутам. Важно написать где он найдет базу знаний, ответы на часто задаваемые вопросы и эксперта, к которому он сможет обратиться в крайнем случае и т.д. Важно найти время, чтобы сделать пошаговый план стажера, который он сможет получать утром и отчитывается по нему вечером. Такая карта избавит от необходимости инвестировать время в разъяснения, которые можно получить самостоятельно. Т.е. сократит время освоения должностных обязанностей.

3. Не брать на работу тех, кто не способен к быстрому обучению.

Чтобы изначально выбирать более обучаемых сотрудников при подборе следует обращать внимание на:
— аналитические способности;
— стремление к саморазвитию;
— ответственность.

Самое важное в данном случае – аналитические способности, они больше влияют на результат обучения и их проще всего оценить. При развитых числовых и вербальных способностях, как правило,сотрудник быстрее все схватывает материал и вникнет в детали. Оценивать это можно и до собеседования, например при помощи тестов (таких как КОТ) или пробных заданий. Это позволяет отбирать классных, наиболее соображающих ребят и на собеседовании не тратить время на тех, кто не сможет работать в желаемом ритме.Если говорить о стремлении к саморазвитию, то обратная стороной медали может стать эффектом переполненной чаши, когда мы слышим: «я и так все знаю».С таким отношением к делу сложно выстроить эффективную работу. Ну и ответственность важна потому, что выдаваемые задания нужно действительно делать, причем, в отведенное на это время.

Печально, что последствия от отсутствия грамотной системы обучения не очевидны, они проявляются на длинной дистанции, их сложно отследить, если вы не концентрировались на этом заранее.

Если не решать данную проблему сейчас, то возникают потери:
-для компании в виде, снижения рентабельности, растет опущенная выгода;
-для ТОП-менеджеров в виде ухудшения отношений с собственниками, у которых начинают возникать вопросы эффективности работы – начинают сокращать должности, приглашать антикризисных консультантов, которые создают свои правила в компании;
— для службы HR в виде снижения бюджетов, повышения требований к кандидатам и снижения их зарплат.

Работая над повышением эффективности процесса адаптации, вы значительно сэкономите затраты компании и повысите рентабельность вверенных отделов.
Безусловно, в идеале необходимо применять все описанные методы в комплексе, но даже отдельно внедренный инструмент повышает эффективность в разы.

Адаптация сотрудников – 3 главных способа ускорить процесс | HR-elearning

Екатерина Кармак
Консультант по трансформации бизнеса и управлению изменениями . Фасилитатор. Компания Powerofpeople.

Кадровый вопрос один из самых животрепещущих в любой компании, независимо от того производство это или любой другой тип бизнеса. По статистическим данным 80 процентов новых сотрудников принимает решение об увольнении в первые несколько дней после прихода в компанию. А для полноценного «вливания» в коллектив сотрудникам ключевых позиций в Америке требуется порядка 25 недель, в России этот срок может увеличиваться.

Поэтому вдвойне актуален вопрос – как сократить срок адаптации и сэкономить при этом средства и энергетические ресурсы уже действующего персонала?

Удивительно, но срок адаптации новых кадров в компании можно сократить в разы, так в компаниях с мировым именем, «Амазон», к примеру, научились уменьшать адаптационный период со 180 дней до 45. Впечатляющие результаты, не правда ли?

Но для полноценного понимания путей сокращения адаптации, необходимо вначале осветить непосредственно само понятие и ее этапы.

Понятие адаптации персонала и ее виды

Адаптация — это процесс обучение новых сотрудников навыкам, необходимым для получения полноценного специалиста и члена команды.

Адаптация подразделяется на производственную и внепроизводственную.

Производственная охватывает все профессиональные сферы компании и способы взаимодействия вновь прибывшего сотрудника с коллективом и работой. Это все области – от психологической до санитарно-гигиенических норм на предприятии и даже самых незначительных организационных моментов.

Внепроизводственная адаптация – это межличностное взаимодействие новичка с членами коллектива, не касающееся рабочих сфер. К такой адаптации относятся корпоративы, неформальные мероприятия, личностные тренинги, которые призваны сплотить коллектив и упрочить отношения между сотрудниками.

Этапы «становления» сотрудника в компании

Адаптацию принято подразделять на три этапа:

Пред адаптационный. На этом этапе ведется подробная оценка знаний и умений новичка и согласно полученным данным составляется адаптационный план и выстраивается программа ввода человека в процесс.
Ориентация. Включает в себя два этапа – простую и действенную. Простая ориентация – это ввод сотрудника в курс дела – объяснение простейших правил и норм компании, уклада работы, знакомство с коллективом. Замечено, что адаптация проходит в разы быстрее, если первое знакомство состоится во внерабочей обстановке. Так человеку проще вливаться в команду.Действенная ориентация – непосредственно деятельность новичка в компании. На этой стадии сотрудник показывает на что он способен и применяет полученные навыки, показывает себя «в деле». В период действенной ориентации особенно важно контролировать новичка, получая от него информацию – понятен ли ему процесс и возникают ли затруднения. Если на этом этапе пустить работника «в свободное плавание», то высок риск некачественной работы или ошибок, связанных с непониманием сути работы.
Функциональный этап. Завершающий адаптационный период, во время которого новичок становится полноценным членом команды и выполняет стопроцентную нагрузку.

На всех трех этапах крайне важно контролировать человека и подробно и при этом тактично вводить в курс дела.

Именно в период адаптации сотрудник принимает решение о том, «его» это работа или же стоит искать другую вакансию. Ниже перечислены основные причины увольнения сотрудников в период адаптации и сразу после нее:

задачи, поставленные перед работником нечетко сформированы. Иными словами, человек попросту не понимает, чего от него хотят;
нет понимания способов коммуникации, как и к кому обращаться за объяснениями, от кого получить координацию действий;
нет понимания целей, способов и средств их достижения, либо же отсутствие целеориентированности в принципе;
недостаточное финансовое мотивирование. Простыми словами новичок считает, что данный функционал достоин более высокой оплаты труда;
длительная процедура стажировки или сложность самого процесса адаптации.

Как организации сэкономить средства на адаптацию сотрудника

Как правило, период адаптации новых сотрудников обходится любой компании в довольно приличную сумму. Перед HR-менеджерами стоит задача удешевить период адаптации для компании и уменьшить временной отрезок, пока сотрудник не станет полноценным членом коллектива.

Вот какими способами можно уменьшить затраты компании при приеме новых сотрудников:

Радикально сократить время стажировки новых сотрудников.
Для этого необходимо упростить подачу информации, постараться предвидеть возможные затруднения и ошибки работника на первых этапах, «вести» человека и получать от него обратную связь.
Сокращение «текучки» персонала.
Сокращение времени и усилий менеджеров, стажирующих персонал.
Создание комфортного психологического климата в коллективе, внушать позитивный настрой, создать комфортные условия труда.Большинство из этих способов легко решается настройкой корпоративной культуры и обучением уже имеющегося персонала, также отлично помогают различного вида сессии.

Способы ускорить адаптацию сотрудника

Для того, чтобы существенно уменьшить срок адаптации существует несколько способов, но все они подчиняются двум путям.

Первый – это ускорить запоминание работником необходимых для вакансии знаний.

Второй путь – непосредственно сократить время обучения. Об этих пути тесно взаимосвязаны и если их ассимилиовать, то организация обязательно добьется желаемого результата.

Вот какие способы для этого используются.

Ускоряем запоминание

Структурирование информации в блок-схемы. Для того, чтобы информация скорее «разложилась по полочкам» в голове сотрудника лучше использовать яркие можно даже иллюстрированные карточки. Наглядность ускоряет процесс.
Обучающие видео ролики. Доказано, что такими видео можно сократить время с пяти часов до 1. Недаром обучающие тренинги в формате видео набирают все большую популярность, а Ютуб признан самым посещаемым ресурсом. Тенденция, эта, пришедшая из крупных Американских корпораций.
Отсутствие длинных и скучных инструкций. Все схематично, ярко и наглядно.
Особенно это актуально при стремительном развитии компании и инновационном подходе к построению бизнеса. Часто такие ускоренные методы внедрения сотрудников используются в «Бирюзовых» компаниях.
Самостоятельное нахождение ответов на интересующие вопросы. Это вовсе не значит, что нужно бросить новичка «на произвол судьбы». Задача стажирующего персонала задавать новичку нестандартные вопросы, ответы на которые он должен искать самостоятельно. Это делается потому, что знания, полученные подобным путем, усваиваются в разы легче и основательнее.
FAQ. Это заранее систематизированные и собранные в единую базу данных ответы на самые популярные вопросы. Это позволит новому члену команды самостоятельно находить интересующую информацию и экономить время коллег, вводящих его в курс дела.
Устные случаи-истории из практики. Порой такие истории с курьезными, а порой и абсурдными ситуациями действуют гораздо лучше прямого запрета «Так делать нельзя!», а уж о том, что запоминаются в разы легче и упоминать не стоит.
Ступенчатая система. Такой подход актуален в том случае, если невозможно действенно сократить объем информации. В этой ситуации знания «даются» дозированно и на следующую ступень новичок переходит только после усвоения текущей.

Передовые тренды для ускорения адаптации

Обучение в Телеграм. При помощи Чат-ботов можно создать контролируемую программу для становления сотрудника в новой организации. Чат-бот конструируется таким образом, чтобы провести стажера через все уровни адаптации, причем это делается максимально наглядно и поэтапно. К тому же в него сразу загружены возможные вопросы, которые могут возникнуть в процессе стажировки.
Тест-драйвы реальных обязанностей сотрудника. Такие тестовые кейсы представляют собой аналог реальных обязанностей сотрудника, пройдя такой «тест-драйв» новичок получает оценку своих знаний и умений, а менеджер делает вывод готов ли стажер к реальной ответственности. Такие кейсы немного напоминают тестовую аттестацию, но с поправкой на время и технологии. Это как симулятор реальности онлайн.
Квесты. Этот тип досуга набирает все большую популярность, а на Западе квесты умудрились использовать для ускорения процесса обучения сотрудников. Решение деловых задач в игровом формате помогает лучше запомнить информацию, усвоить задачи и создать положительное впечатление о компании в целом.
Микрообучение. Метод передачи информации обучающимся в формате серий коротких курсов или модулей, а не в ходе долгой и трудоемкой образовательной программы.

Экономим время менеджера – как свести до минимума участие «наставника»

Этот пункт раскрывает способы экономии времени остальных членов команды, участвующих в обучении персонала.

Для этого есть несколько методов:

Дистанционное обучение. Способов для такого вида адаптации масса – от того же телеграм бота до собеседований и обучению по скайпу, видео уроки и тест-драйвы также можно смело включать в эту статью, как и крайне эффективные системы LMS, позволяющие контролировать обучаемого на всех этапах.
План с встроенными задачами. Создание такого «путеводителя» с расписанными едва ли не поминутно задачами, помогает уменьшить время участия наставника и воспитать в будущем работнике самостоятельность, инициативу и ответственность.
Навыки обучаемости – отсев перед началом стажировки. Из этого пункта следует, что перед приемом на работу и началом адаптационного периода стоит с особым вниманием отнестись к способности к восприятию и усвоению информации. Это такие качества:
— способность к анализу данных
— желание саморазвиваться и нацеленность на это.
— принятие ответственности

Наличие всех этих качеств залог быстрой обучаемости и, как следствие, экономии времени работодателя и действующего персонала.

Корпоративная культура компании и адаптация персонала

Любой опытный бизнесмен знает, что наличие корпоративной культуры, которая включает в себя правильные ценности, продуманную миссию и должную мотивацию сотрудников ускоряет срок адаптации новых сотрудников.

Но это еще не все – «сильная» корпоративная культура исключает текучку кадров как явление в принципе. А все потому, что сотрудники замотивированы не только на результат и достижение профессиональных и личностных высот, но и получают удовольствие от процесса работы, не проживают рабочие часы.

Устои и принципы корпоративной культуры подразумевают также прием на работу сотрудников «подходящих» по стандартам фирмы, а действующие сотрудники обучены таким образом, чтобы распознавать необходимые для той или иной вакансии качества.

Еще один немаловажный фактор, говорящий в пользу корпоративной культуры – сильная и слаженная профессиональная команда, стать частью которой заманчиво для каждого человека.

Период адаптации – наиважнейший этап при формировании команды, от этого напрямую зависит прибыль компании, ее рост и развитие. Поэтому перед приемом на работу сотрудников необходимо озадачиться постройкой корпоративной культуры и сформировать стандарты фирмы и требования к персоналу. После этого процесс пойдет гораздо скорее и с наименьшими временными и материальными потерями.

Аннотация
Прием сотрудников на работу всегда головная боль для работодателя. Но как этого избежать и ускорить процесс «привыкания» новичков, чтобы компания несла наименьшие потери, как материальные, так и временные? Из этой статьи вы узнаете, как сэкономить не только время, но и деньги и при этом получать грамотный квалифицированный персонал.

Сколько времени занимает адаптация? 10 способов улучшить работу сотрудников

Сколько времени занимает адаптация?

Большинство экспертов по персоналу согласны с тем, что адаптация новых сотрудников должна занимать не менее трех месяцев. Однако, продлевая адаптацию в течение первого года работы сотрудника, вы можете оказать положительное влияние и увеличить удержание и вовлеченность сотрудников.

Несмотря на то, что процессы адаптации варьируются от бизнеса к бизнесу и даже от отрасли, существует несколько общих рекомендаций, которые могут помочь улучшить вовлеченность сотрудников, их удержание и успех адаптации.

Стандартизированный процесс адаптации увеличивает удержание новых сотрудников как минимум на 50%. А когда бизнес обеспечивает отличный адаптационный опыт, 69% сотрудников с большей вероятностью останутся как минимум на три года.

Но, несмотря на преимущества процесса адаптации, ориентированного на сотрудников, многие компании не могут обеспечить хороший опыт. Большинство новых сотрудников рассчитывают выполнить более 50 задач в процессе адаптации, уделяя особое внимание оформлению документов для новых сотрудников и административным препятствиям. Это согласуется с тем, что сообщают 58% организаций — их программы адаптации сосредоточены на процессах и бумажной работе. И продолжительность большинства программ адаптации? Только 37% предприятий говорят, что их программы длятся более 30 дней.

Разработка эффективной стратегии адаптации и графика адаптации требует времени и усилий. Но удержание новых сотрудников и высокоэффективных сотрудников в вашей команде того стоит. Читайте дальше, чтобы узнать, сколько времени может занять адаптация и . Десять советов, как это сделать.

» Перейти к: Адаптация по запросу | Первые шесть месяцев | Через шесть месяцев
Совет эксперта: предлагайте поддержку по требованию с помощью инструментов самообслуживания сотрудников
Даже самый лучший план адаптации не может предвидеть каждый вопрос. Вот почему все больше компаний используют инструменты самообслуживания, которые позволяют новым сотрудникам находить нужные им ответы в любое время и в любой день.
Инструменты самообслуживания для сотрудников представляют собой современную альтернативу печатным справочникам и длительным совещаниям. Вместо этого вы можете собирать электронные подписи, распространять приветственные пакеты для новых сотрудников и создавать персонализированные планы адаптации, и все это в приложении, которое новые сотрудники могут использовать самостоятельно.
Если вы ищете способы улучшить адаптацию, вам может помочь BambooHR. Наше отмеченное наградами программное обеспечение позволяет специалистам по персоналу и менеджерам по найму настраивать шаблоны адаптации, которые обеспечивают наилучший опыт адаптации — не требуется никаких дополнительных технических навыков. Вы потратите меньше времени на ориентацию и больше времени на содержательное обучение, которого так жаждут новые сотрудники.
» Подробнее: Запросите бесплатную демоверсию сегодня!
Оптимизация шагов с помощью технологии адаптации
Технология адаптации может помочь вашему бизнесу упростить процесс адаптации.
Автоматизированные учебные пособия по программному обеспечению и подсказки по адаптации — отличные способы использования технологии адаптации. Эти цифровые опции могут помочь новым сотрудникам быстрее пройти процесс адаптации и познакомиться с большим количеством областей бизнеса и конкретным программным обеспечением за более короткий промежуток времени. Такие компании, как WalkMe, создают цифровые платформы внедрения (DAP), которые дают сотрудникам пошаговые инструкции о том, как использовать новое программное обеспечение, которое им потребуется использовать.
Технологии также можно использовать для сокращения времени, затрачиваемого на транзакционные процедуры регистрации, такие как оформление документов, предоставление разрешений, открытие счетов и т. д.
Но не путайте программное обеспечение с заменой личной адаптации или адаптации под руководством человека. Автоматизируя повторяющиеся задачи, вы высвобождаете время, которое лучше потратить на сплочение команды или индивидуальное обучение для конкретной роли.
Тратьте меньше времени на бумажную работу и больше времени на людей
Компании, которые переходят на электронные подписи, могут сэкономить 30 часов и 300 долларов на каждого нового сотрудника.
Поделиться Политиками компании
Ваша программа адаптации всегда должна включать информацию о конкретных политиках компании.
Платформы самообслуживания предоставляют новым сотрудникам прекрасную возможность получить доступ к справочнику сотрудников, информации о PTO, дресс-коду и другим важным документам — в центре ресурсов, к которому легко получить доступ во время адаптации и на протяжении всего времени работы сотрудника в вашей компании.
Предлагайте видеоролики о адаптации по запросу
Видеоролики могут помочь упростить процесс адаптации и сделать работу сотрудников более увлекательной.
Вводные видеоролики также способствуют социальному и формальному обучению. Кроме того, они являются экономически эффективным способом для компаний нанимать сотрудников. Подход «один ко многим» работает для многих тем, которые вам нужно обсудить во время адаптации, включая медицинское страхование, отгулы, дресс-код, льготы для сотрудников и многое другое.
В течение первых шести месяцев
Создание когорт новых сотрудников
Эффективный процесс адаптации объединяет несколько новых сотрудников, гарантируя, что новые сотрудники с самого начала смогут совместно использовать опыт адаптации.
Совместное обучение обеспечивает иммерсивный опыт, который побуждает новых сотрудников общаться со своими коллегами, делиться опытом и лучше понимать свою роль в компании. Сотрудники получают большую часть своих рабочих знаний от коллег, поэтому совместное обучение дает им возможность учиться у других, у которых больше опыта, и в результате улучшать свои навыки.
Вы можете создавать возможности для совместного обучения, объединяя группы новых сотрудников и включая текущих сотрудников из различных отделов в процесс адаптации.
Помогите новым сотрудникам наладить отношения
Процесс адаптации должен отдавать приоритет напарнику и наставнику по адаптации для каждого нового сотрудника.
Реляционная адаптация означает заботу и приветствие новых сотрудников, чтобы они могли работать наилучшим образом. Наряду с этим ваша программа адаптации должна предоставлять новым сотрудникам поддержку, четко определять обязанности и устанавливать ожидания от их новой должности. Помощь новым сотрудникам в построении прочных отношений с коллегами и руководителями может помочь новым сотрудникам быстрее адаптироваться к культуре вашей организации и ускорить процесс обучения.
Когда новому сотруднику назначается наставник во время процесса адаптации, вы можете гарантировать, что новый сотрудник получит дополнительную информацию и обучение, которые вы не можете учесть в стандартном процессе адаптации. Наставники могут помочь пообщаться с другими сотрудниками в бизнесе и узнать о культуре компании, следя за своими наставниками в рабочее время.
Приятели по адаптации — это более случайные знакомства. Напарник по адаптации может помочь новым сотрудникам задать вопросы, которые им, возможно, неудобно задавать своему руководителю, или множество случайных вопросов, выходящих за рамки ориентации или обучения.
Завершение основного процесса адаптации
Удержание сотрудников увеличивается, если процесс адаптации продолжается в течение первого года работы нового сотрудника в вашей компании. Тем не менее, ваш процесс адаптации должен загружать основные элементы первой необходимости, вводя новых сотрудников в курс дела в течение первых шести месяцев.
Создание более надежной программы адаптации помогает сотрудникам стать более продуктивными, чувствовать себя комфортно в своей рабочей среде, узнать, куда обращаться, когда у них есть вопросы, адаптироваться к культуре компании и наладить отношения с сотрудниками.
Несмотря на то, что быстрое обучение новых сотрудников выглядит так, как будто они могут приступить к работе раньше, это неправильный путь к продуктивности и вкладу сотрудников. Найдите правильный баланс между программой адаптации, которая интегрирует новых сотрудников, чтобы они могли быстро начать вносить свой вклад, и предоставлением возможностей для продолжения обучения.
После первых шести месяцев
Использование контрольных списков адаптации для повторной адаптации
Адаптация предназначена не только для новых сотрудников. Перевод внутренних сотрудников на новую роль в компании так же важен, как и адаптация нового сотрудника.
В зависимости от вашей компании культура одного отдела может существенно отличаться от культуры другого. Переводимые сотрудники не хотят чувствовать себя новичками в организации, в которой они проработали много лет.
Вместо этого ищите способы адаптировать процесс адаптации нового сотрудника к процессу повторного трудоустройства, который дает внутренним сотрудникам обучение, обратную связь и социализацию, необходимые им для достижения успеха.
Проведение регулярных опросов для измерения вовлеченности сотрудников
Компании, которые рассматривают адаптацию как транзакционный процесс и не могут связать сотрудников с бизнесом, не будут заниматься их сердцем и разумом.
Когда сотрудники чувствуют себя полностью вовлеченными в свою организацию, они получают удовольствие от своей работы, преданы своей компании и прилагают больше усилий к своей работе. Восторженные сотрудники более продуктивны и создают благоприятную рабочую среду для всех участников.
Что ДЕЙСТВИТЕЛЬНО чувствуют ваши сотрудники?
BambooHR упрощает сбор анонимных отзывов с помощью опросов, основанных на исследованиях.
Предлагайте дополнительные возможности обучения
Дополнительное время в процессе адаптации также позволяет пройти обучение более высокого уровня.
Поскольку у сотрудников больше времени для усвоения базовой информации, у них больше возможностей помочь им приобрести более продвинутые навыки в течение первого года работы. Не прекращайте тренировать их, как только они кажутся опытными в самом минимуме.
Непрерывное обучение в течение первого года работы позволяет сотрудникам повышать квалификацию и приносить больше пользы вашей организации. Целенаправленное обучение как программным, так и техническим навыкам дает сотрудникам больше возможностей для карьерного роста и дает им представление о будущем.
Мониторинг удержания сотрудников
Продолжительность вашей программы адаптации может значительно повлиять на то, как долго ваши сотрудники будут оставаться в вашей компании.
Когда новые сотрудники успешно проходят адаптационную программу, они в 18 раз более преданы своему работодателю. Это очень важно, если учесть, во сколько ежегодно обходятся бизнесу невовлеченные сотрудники — от 450 до 500 миллиардов долларов. Рассмотрите возможность привлечения новых сотрудников в течение первого года их работы, чтобы обеспечить повышение вовлеченности и удержания.
Здоровье сотрудников = Удержание сотрудников
Если вы знаете, что чувствуют ваши сотрудники, вы можете внести правильные изменения для улучшения культуры, увеличения удержания, и преждевременной текучести кадров.
Часто задаваемые вопросы
Сколько времени занимает адаптация?
Хотя ваш процесс адаптации будет уникальным для вашего бизнеса, программы адаптации, которые охватывают период от первых 30 дней до первых 12 месяцев работы нового сотрудника в вашей компании, повышают вовлеченность и удержание сотрудников. Изучите 10 советов экспертов по созданию эффективного процесса адаптации.
Что такое адаптация сотрудников?
Адаптация сотрудников обычно представляет собой набор процессов, которые создает бизнес для интеграции нового сотрудника в компанию. Адаптация сотрудников может охватывать обучение программному обеспечению, которое сотрудник будет использовать на работе, политике компании, культуре компании, информации о заработной плате, льготах для сотрудников и многом другом. Узнайте, как технология адаптации может помочь вам создать стандартный и оптимизированный процесс адаптации.
Сколько времени занимает адаптация?
Более высокие показатели удержания, вовлеченные сотрудники и эффективная коммуникация — это лишь некоторые из преимуществ беспрепятственного и эффективного процесса адаптации. Максимально эффективное использование первых нескольких месяцев нового сотрудника может в значительной степени способствовать вовлеченности его сотрудников и развитию карьеры, особенно сейчас, во время глобальной пандемии. Это также помогает работодателям лучше понять, что они делают правильно на ранних этапах найма, а также определить, где могут быть пробелы в их текущем процессе адаптации. Но с точки зрения времени, сколько времени занимает адаптация?
В быстро меняющемся технологическом мире стандартный 90-дневный период адаптации может показаться менеджерам целой жизнью. Более реалистично признать, что не всем компаниям потребуется одинаковое количество времени, чтобы ввести сотрудника в курс дела. Обеспечение того, чтобы новые сотрудники ассимилировались в соответствующие сроки со всеми необходимыми навыками и знаниями, имеет решающее значение для их развития и долголетия в компании. Таким образом, менеджеры должны быть внимательны и проявлять особую осторожность, чтобы новые сотрудники успевали.
Персонализируйте опыт
Важно показывать новым сотрудникам, что им рады в новой организации. Подготовив для них специально отведенное рабочее место, вы даете им место, которое они могут назвать своим, и показываете, что их команда вдумчивая и гостеприимная. Хотя их следует поощрять к тому, чтобы они начали учиться как можно скорее, менеджеры должны быть осторожны, чтобы не торопить процесс.
Познакомьте новых сотрудников с культурой компании
Понимание внутренней работы команды — отличный способ показать новому сотруднику, что его ценят. Основная часть этого процесса заключается в том, чтобы погрузить их в культуру компании. Хотя может иметь смысл предположить, что деньги влияют на производительность, коллеги и дух товарищества на самом деле являются причиной № 1, побуждающей сотрудников делать все возможное. Это можно сделать, просто проведя экскурсию по объекту и представив их всем в команде, указав на тех, кто может быть полезен для профессионального роста сотрудника. Поощрение новых сотрудников тратить время на то, чтобы задавать вопросы членам команды, дает им возможность наладить отношения и наладить общение на раннем этапе.
Четко сформулируйте ожидания
Новому сотруднику легко почувствовать себя подавленным в первый рабочий день, поэтому полезно указать, какие ожидания от него связаны с его первой аттестацией. Отсутствие прозрачности приведет сотрудников в другое место. Менеджеры должны ставить перед сотрудником измеримые и достижимые цели, а затем сообщать им, какие члены команды могут быть для них наиболее полезными, когда они осваивают азы работы. Обычный подход к этому — назначить наставника для нового сотрудника, чтобы у него был официальный и постоянный контакт.
Постоянно предоставляйте обратную связь
Обратная связь имеет решающее значение для развития нового сотрудника, и часто руководители не осознают, насколько важна эта информация для нового сотрудника. На самом деле 69 % сотрудников говорят, что они бы работали усерднее, если бы чувствовали, что их усилия были признаны. Это существенное и тревожное число, которое, по-видимому, указывает на то, что у лидеров есть огромные возможности для предоставления большего количества отзывов, похвалы и признания, когда это возможно.
Информирование новых сотрудников о том, что они делают правильно, дает им положительное подкрепление и помогает им продолжать делать правильный выбор. Такая обратная связь помогает им понять, что то, что было сделано неправильно, не менее важно. Однако важно отметить, что это следует делать с осторожностью, пока они все еще изучают процессы, необходимые для работы. Это взаимодействие также дает менеджерам возможность получить обратную связь от сотрудника о том, как компания помогает его развитию и можно ли было сделать что-либо в процессе адаптации по-другому.
Регулярная проверка
После того, как новый сотрудник устроился на работу и остался один выполнять свою работу, менеджеры должны стремиться регулярно проверять, чтобы установить линии связи и определить, не совершаются ли какие-либо неосознанные ошибки. Если вы обнаружите, что ваши новые сотрудники борются с трудностями, сделайте все возможное, чтобы облегчить давление. Встречи один на один — это прекрасная возможность выразить сочувствие, поддержать, дать совет и многое другое. Это также обеспечивает новым сотрудникам взаимодействие, которого они, возможно, не искали сами.
Рассмотрите возможность интеграции опросов вовлеченности сотрудников и импульсных опросов в свой план адаптации, чтобы отслеживать, как новые сотрудники чувствуют себя на протяжении всего пути. Опросы — отличный способ проверить сотрудников и узнать, как они работают.
Признание побед, больших и малых
Согласно kazoo.com, самым важным мотиватором для новых сотрудников является признание сотрудников. Когда сотрудник чувствует, что его ценят и ценят, он, естественно, работает лучше. Насколько лучше? Ошеломляющие 81 % сотрудников говорят, что чувствуют мотивацию работать усерднее, когда начальник проявляет признательность. Так что проявите немного признательности! Это полезный способ вовлечь сотрудников на всех уровнях!
Время, необходимое для того, чтобы ввести нового сотрудника в курс дела, может быть разным, но его не следует торопить.