Новый сотрудник в компании: как к этому подготовиться — Forbes Kazakhstan

Опубликовано 07.02.200311.10.2022 автором alexxlab

Содержание

как к этому подготовиться — Forbes Kazakhstan

ФОТО: Depositphotos.com/new employee

«Если я приму на работу кучу непригодных субъектов, это нанесёт нам большой ущерб, потому что понадобится время, чтобы от них избавиться. Они начинают проникать в организацию и потом нанимают на работу таких же непригодных работников, как и они сами».

Дэвид Причард,

директор отдела персонала, руководитель группы

передовой стратегии и политики компании Microsoft

Нанять в компанию продуктивного сотрудника — это только часть дела. Важно удержать новичка, ввести его в команду и как можно скорее начать получать от его работы желаемые результаты.

Довольно часто пришедших в компанию сотрудников сразу пускают в «свободное плавание», минуя процесс адаптации, иначе говоря – вовлечения в работу. В казахстанском и мировом бизнесе много примеров, когда руководители теряли продуктивных, профессиональных сотрудников из-за полного отсутствия у новичков периода адаптации или допущенных за этот период ошибок.

Компания Aon Hewitt провела исследование более чем в 500 компаниях по всему миру на тему адаптации и вовлечённости сотрудников и составила рейтинг «Лучших компаний для работы».

Главные выводы про лидеров списка были следующими.

• Рост прибыли на 56% выше.

• Оборот за три года на 48% выше.

• Текучесть кадров на 30% ниже.

Согласно данным исследований рекрутинговых компаний, практически половина новичков испытывает некий «стресс» в первые дни своей работы на новом месте. Но стоит помнить, что адаптация — это взаимный процесс: как новый сотрудник привыкает к коллективу, так и коллектив должен привыкнуть к нему. Обычно в первое время многие сотрудники держатся отстранённо по отношению к новичку, в некоторых случаях даже проявляют враждебность. Задача руководителя — выстроить конструктивные рабочие отношения в коллективе. Сделать это можно, в первую очередь, заблаговременно подготовив свою команду к выходу новичка. Качество отношений в коллективе во многом определяет результативность работы персонала.

Важно с самого начала наладить линию общения с новичком по принципу обратной связи. Те успехи, которые будет делать на старте новый сотрудник, должны оцениваться (это может быть похвала, одобрительное слово и т.п.). Те ошибки, которые он будет делать впервые, не должны жёстко корректироваться. При старте всегда существует большая вероятность промахов и неверных действий. Поэтому коррекцию важно провести так, чтобы новый сотрудник усвоил, как правильно, и не боялся совершить промах. Ведь страх приводит к появлению ещё большего количества ошибок. Но важно понимать и другое: в поощрении главное — не переборщить: оно должно соответствовать достигнутому успеху.

Возможность быть услышанным и понимать, что твоё мнение важно — очень действенный способ мотивации: поощряйте новичка задавать вопросы. И главное — отвечайте на них. Во-первых, это поможет новому сотруднику быстрее разобраться в спорных рабочих моментах, а во-вторых, в зависимости от того, какие вопросы задает новичок, вы сможете определить уровень его продуктивности, самостоятельности и профессионализма. Помним, что правильная адаптация неизбежно ведёт к вовлечённости сотрудника в деятельность компании.

Загружайте новичка работой постепенно. Не стоит «вешать» на него сразу все дела и сиюминутно требовать такой же скорости работы, как у опытных сотрудников. Дайте ему немного времени, чтобы он мог освоиться, и контролируйте, чтобы сотрудники со стажем не «сбрасывали» часть своих дел новичку.

В компаниях с высоким уровнем вовлечённости, по данным Hewitt Associates:

• на $27 000 в год больше объём продаж на сотрудника,

• на $3800 в год больше прибыли на сотрудника,

• на 5-10% выше уровень удовлетворённости клиентов,

• на 10-20% выше прибыльность от работы с клиентами,

• ниже расходы на привлечение и удержание талантливых специалистов «Лучшие компании для работы» растут в среднем на 14% в год, остальные в среднем на 6%.

По данным Hay Group, у компаний с высоким уровнем адаптации и вовлечённости персонала прибыль растёт в два с половиной раза быстрее, чем у других игроков в данной отрасли, а показатели удовлетворённости клиентов выше на 22 процентных пункта.

Исследование Института Гэллапа, в котором участвовало 49 928 бизнесов и подразделений компаний, 1,4 млн сотрудников, 49 отраслей в 34 странах выявило, что в компаниях с более удовлетворёнными сотрудниками:

• на 22% выше прибыль,

• на 21% выше продуктивность,

• на 37% меньше прогулов,

• на 25% меньше текучесть кадров.

$300 млрд ежегодно теряет американский бизнес из-за невовлечённых сотрудников — по данным Раджендра Сисодиа, профессора Babson College.

Для того чтобы добиться результатов, описанных в исследованиях, приведённых выше, в первую очередь необходимо определить для сотрудника его продукт деятельности. Вам нужно сообщить новому члену команды – какой результат вы ожидаете от его работы в будущем, что вы хотите увидеть с его приходом в компанию в качественном выражении, какой продукт вы хотите, чтобы он производил на своем рабочем месте и т. п.

Как разные компании встречают новичков в их первый рабочий день

1. Удивите самодельной гифкой или видео посланием

В Lever каждый раз снимают новые welcome-гифки для сотрудников, принявших оффер. Естественно, получить окончательное «да» от кандидата мечты — огромная победа. Но почему-то очень много компаний упускает возможность порадоваться вместе с новым сотрудником. Ведь очень важно показать, что весь этот энтузиазм, который был на собеседованиях, никуда не пропал, и вы действительно рады и с нетерпением ждете его выхода на работу. Также такая традиция безусловно сплочает сам коллектив и дает кандидату представление о том, что его будущие коллеги умеют веселиться. Больше примеров этих классных приветственных гифок можно найти в нашей статье о том, как сделать оффер привлекательным и запоминающимся.

А Adobe отправляет всем новичкам приветственное видео, в котором СЕО и VP компании приветствуют новичков и рассказывают об уникальности компании и их возможности самореализации внутри.

2. Подарите милый подарок

Идеальные бесплатные мелочи — полезны, интересны и могут помочь продвинуть ваш бренд. Только пожалуйста, выходите за рамки стандартных кружек и ручек с логотипами.

Через 48 часов после подписания оффера от Percolate кандидаты получают welcome-email, в котором можно найти все необходимые контакты для связи, если что-то пойдет не так, а также мини опросник, который поможет побольше узнать об увлечениях будущего коллеги и лучше подготовиться к его приходу. В первый рабочий день сотрудник получает коробку с фирменным мерчем и какой-нибудь мелочью, связанной с его увлечениями. Но главное содержимое этого бокса — Kindle, как напоминание о том, что в компании ценят саморазвитие и образование.

А новые сотрудники SugarCRM получают брендированную коробку сладостей, логично и приятно.

Фэшн-стартап Polyvore дарит новым сотрудникам подарочные сертификаты на $100, которые можно потратить на их сайте. Бесплатная одежда не только делает новичков немного счастливее, но и помогает понять, как пользователи сервиса взаимодействуют с сайтом.

В агентстве performance маркетинга Adventum презентуют всем, кто прошёл испытательный срок, обложку на паспорт и «Домовую» книгу с пропиской!

В конце концов, дайте новому сотруднику выпить! В Twitter новички в первый день находят на своем рабочем в столе набор брендированных вещей: футболка, ежедневник, сумка и бутылка вина!

3. Используйте геймификацию

Вводные встречи, знакомство с историей компании, официальное приветственное письмо.. как-то все это скучновато, нет? Так есть все шансы почувствовать себя просто еще одним механизмом в большой корпоративной системе. Всем хочется нетривиального подхода, и тут опять на помощь приходит геймификация.

В компании Bazaarvoice все новые сотрудники должны пройти недельный квест, напоминающий игру «12 записок», в ходе выполнений заданий приходится узнавать о культуре, структуре, особенностях и важных событиях в истории компании.

В Bonobos (онлайн-магазин мужской одежды) нанимающий менеджер отправляет всем сотрудникам имейл, в котором представляет нового коллегу. В письме кроме короткой биографической справки и фотографии также есть викторина «Две правды и одна ложь». Это какие-то забавные факты о сотруднике, и как вы уже могли догадаться, только два факта правдивые. Чтобы выяснить, какой из этих фактов ложь все сотрудники должны познакомиться с новичком поближе. Первый, кто правильно угадает, где ложь, получает сертификат на 25$ на покупки на сайте.

4. Обеспечьте все для продуктивной работы с первого дня

Чтобы не портить впечатление нового сотрудника, убедитесь, что у него есть все необходимое для работы. И не забудьте заранее продумать план на первые 2 недели.

В том же Percolate, если новый сотрудник должен выйти на работу в понедельник, то уже в пятницу он получит email с расписание на первые два дня и ознакомительной информацией о наставнике. Это помогает избавить от стресса из-за ощущения полной неизвестности.

Кроме плана работы на первые дни, в компании подготавливают рабочее место. На нем можно найти ноутбук, готовый к использованию, всю необходимую канцелярию и фирменный блокнот.

Кстати, один банк в Новой Зеландии присылает новому сотруднику посылку с новым рабочим телефоном и компьютером прямо на старое место работы. Этот жест преследует сразу две цели: удивить нового сотрудника и натолкнуть его коллег на мысли о переходе в эту же компанию.

Кстати, в нашей ATS для автоматизации рекрутмента potok можно настроить напоминания и точно знать, когда выходит кандидат. Так вы точно не забудете тщательно подготовиться к выходу нового сотрудника! Ну или вы можете написать комментарий для менеджера отдела, в котором открыта вакансия, чтобы он что-то придумал, и скинуть ему ссылку на эту статью 😉

И напоследок видео от LinkedIn, если вы вдруг его еще не видели. Оно очень показательно демонстрирует разницу в самочувствии сотрудников компаний, в которых есть программа адаптации, и в которых об этом не позаботились.

Больше оригинальных идей для адаптации новых сотрудников читайте в нашем материале 19 антизанудных идей для адаптации новых сотрудников.

Кто на новенького? Как проходит адаптация новых сотрудников в компаниях отрасли систем безопасности

Как показывает опыт, найти нужного соискателя и даже принять нового сотрудника в штат далеко не всегда означает решить кадровую задачу. В большинстве случаев возникает необходимость адаптации и дополнительной подготовки новичка для последующей эффективной работы. В этой связи компании формируют собственные «курсы молодого бойца», которые нередко становятся первым профессиональным опытом для офисных новобранцев. Из чего состоят такие корпоративные программы, какие этапы необходимы для посвящения в секреты профессии? Журнал RUБЕЖ расспросил об этом игроков рынка.

Александр Попов, помощник генерального директора по кадрам — начальник отдела кадров НПП «Спецкабель» (Москва):

— Когда я пять лет назад пришел в «Спецкабель», в компании не велось кадровое делопроизводство и как факт отсутствовали локальные нормативные акты (ЛНА). Я начал разрабатывать все с нуля, в том числе и ЛНА: правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР ДИ), положения о структурных подразделениях, положения об отборе и найме персонала, где присутствовал адаптационный раздел. Что-то прижилось, что-то нет, поскольку нашлись как сторонники нововведений, так и противники. Постепенно я сам отказался от затеи, понял, что на данный момент она неактуальна. Сейчас во многих компаниях при активной работе HR-менеджеров наблюдается большая текучесть кадров. У нас такого нет. В этом году компании исполнилось 12 лет.

У нас очень сплоченная команда, и это объясняется тем, что есть возможности для карьерного роста. Яркий тому пример — наш начальник отдела технического контроля НПП «Спецкабель». Он пришел в компанию в 2001 году, еще студентом. После окончания МЭИ в 2002 году мы поставили его на «рабочую» должность. Он прошел все ступеньки в нашей компании, а на то, чтобы подняться до начальника, ему хватило трех лет. Что нужно работнику? Стабильность! Даже в период кризиса мы не потеряли ни одного кадра, а это о многом говорит. Сотрудник хочет своевременно получать заработную плату, а также все причитающиеся ему льготы. И у руководства предприятия это всегда на первом месте!

Дина Шукурова, менеджер по персоналу и административным вопросам компании Аxis Communications (Москва):

— За последний год количество сотрудников Аxis Communications выросло более чем вдвое. Каждый новый сотрудник в первые 2–3 месяца работы проходит программу адаптации, которую в нашей компании предпочитают называть «вводный курс».

Начинается она с приветственного завтрака в первый рабочий день. Для новичка это хорошая возможность встретиться с новыми коллегами и рассказать о себе в дружеской неформальной обстановке, получить импульс для продуктивного общения в ходе дальнейшей работы. Весь процесс находится под контролем менеджера, непосредственно которому подчиняется новый сотрудник. Менеджер составляет план встреч со всеми отделами компании и обеспечивает график ознакомления с работой компании таким образом, чтобы сотрудник не потерялся в океане новой информации, процедур и впечатлений.

Обязательная часть вводного курса — участие в «Аксис Академии», где новичок знакомится с принципами работы камер наблюдения, особенностями и новинками продуктовой линейки камер Axis. В конце второго или третьего месяца работы сотрудников, принятых в нашу компанию, отправляют в головной офис в Швецию, где им предоставляется отличная возможность более детально познакомиться с ценностями компании, производственной цепочкой и спецификой продаж, лично познакомиться с коллегами, с которыми им придется взаимодействовать в ходе дальнейшей работы. В этих мероприятиях каждый российский сотрудник Axis встречается с коллегами из 40 иностранных филиалов компании, в том числе из США, Японии, Китая, Мексики и других стран. Каждая камера Axis без исключения проверяется вручную; точно так же Axis заботится об индивидуальном подходе к каждому сотруднику: личная программа адаптации помогает новичку почувствовать, что ему рады, и способствует повышению отдачи на рабочем месте.

Денис Горнушенков, руководитель коммерческого отдела компании «Децима» (Москва):

— Удобнее будет ответить на примере сотрудников отдела продаж. Уже на этапе собеседования мы стремимся отобрать кандидатов, которые максимально удовлетворяют нашим требованиям, чтобы потом не заниматься обучением с нуля. Отобранные претенденты должны успешно пройти испытательный срок. После первичного знакомства с компанией, графиком и условиями работы все новички проходят подробный инструктаж руководителя отдела и своих непосредственных руководителей. На первом этапе мы направляем свои усилия на быстрое освоение корпоративного программного обеспечения для сопровождения сделок и на ясное понимание всех необходимых процедур: согласование для конкретных клиентов, оформление требуемых документов, порядок взаимодействия с другими подразделениями. С самого начала работы к новому сотруднику прикрепляется опытный наставник, который помогает ему быстрее войти в курс дела и самостоятельно решать вопросы в рамках своей компетенции.

По мере необходимости мы персонально осуществляем точечные программы обучения, например, телефонным переговорам, подготовке для работы на выставке и пр. Руководители вместе с наставником отслеживают работу нового сотрудника в период всего испытательного срока, по результатам которого принимается окончательное решение о его дальнейшей работе.

Мария Гаврилова, руководитель отдела продаж НПО «Спектрон» (Екатеринбург):

— Наша компания может похвастаться дружным коллективом, а когда к нам приходит новый сотрудник, мы стараемся все вместе создать условия, необходимые для его скорейшей адаптации. В первую очередь знакомим его со спецификой деятельности компании, особенностями работы отделов: продаж, производства и разработки.

Елена Баталова, менеджер по персоналу компании «СОНАР» (Москва):

— То, как и где мы ищем сотрудников для компании, зависит от задач, поставленных перед отделом продаж. Например, если речь идет о «холодных звонках», которые в значительной мере расширяют клиентскую базу, то на должность рассматриваются специалисты, имеющие опыт в разных сферах продаж. Если мы говорим о построении дистрибьюторской и дилерской сети, в которой определяющими факторами являются типы товаров, ассортимент, география распределения, то здесь нам требуются уже специалисты, имеющие опыт продвижения продукта в сфере B2B, а также ведения переговоров с партнерами.

Игорь Лянд, коммерческий директор ООО «НПП Бевард» (Красноярск):

— Со сложной задачей найма мы справляемся. Предварительно проанализировав вузы, выпускающие интересующих нас специалистов, и опыт работы своих сотрудников-выпускников, находим ребят через соцсети. Далее вступаем в непринужденный диалог, в ходе которого прощупываем почву схожести интересов, эффективности полученных знаний и желания применить их в нашей сфере. Если нас все устраивает, мы со своей стороны выступаем с предложением о сотрудничестве. Понятно, что для разных позиций и подразделений адаптация отличается, но общие правила остаются.

Для тех, кто попадает в команду компании «Бевард», предусматривается начальная адаптация с последующей защитой полученных знаний — история и миссия компании, структура, регламенты, положения и мотивация. Мотивация на особом контроле — соблюдаем принципы справедливости и прозрачности. Начальная адаптация происходит за счет четырех моментов: закрепление за новичком наставника, предоставление к изучению материалов и оборудования, с которым предстоит работать, обсуждение «Правил внутреннего трудового распорядка» с обратной связью, знакомство с «Книгой новичка», которая содержит в себе ответы на часто задаваемые вопросы, а также подчеркивает корпоративную культуру.

Для прошедших испытательный срок адаптация принимает более глубокий и системный характер. В данном случае речь идет о расширении круга социальных контактов за счет привлечения к проектной деятельности, корпоративным мероприятиям; усвоении норм и ценностей компании. Если затрагивать тему обучения новичков, то это происходит за счет семинаров, лекций, тренингов, создания внутренней мотивации на самообучение, использования талантов.

Наталья Ленская, коммерческий директор ООО «Ганимед СБ» (Саратов):

— Период адаптации нового сотрудника, от двух до трех месяцев, проходит под руководством куратора, опытного работника компании, которому поручили провести серию адаптационных мероприятий. В помощь новичку у нас разработана специальная электронная папка — этакая база знаний, являющаяся своего рода учебным пособием. Она включает в себя несколько разделов. Например, в первом говорится о рынке безопасности, его структуре, нашей компании в целом. Человек должен понимать сферу, куда он пришел, знать наше оборудование: системы ОПС, видеонаблюдения, контроля доступа и т. д. После того как сотрудник прошел теоретический курс, начинается тестирование по каждому разделу. По результатам теста — работа над ошибками.

Заключительный этап — принятие решения, подходит ли нам человек на указанную должность. Нужно отметить, что каждый сотрудник обязательно принимает участие в инвентаризации на складе, в ходе которой знакомится с оборудованием, с его особенностями и работой специалиста склада. Кроме того — практические занятия по подбору оборудования согласно техзаданиям покупателей. Каждый четверг в компании проводятся 45-минутные семинары, где представляются новинки рынка безопасности. Так мы подготавливаем сотрудников к работе в нашей компании.

Ольга Яцкевич, заместитель генерального директора компании REXANT (Москва):

— К нам приходят профессионалы. Перед тем как принять кандидата на работу, мы устраиваем ему тестирование, на котором он должен показать умение работать с нужными программами, продемонстрировать профессиональные навыки. Если он справляется, то становится сотрудником компании. Как такового курса адаптации для молодых сотрудников в REXANT нет.

Ольга Ряшенцева, менеджер отдела маркетинга ООО «ITV групп» (Москва):

— Благодаря дружелюбным отношениям в коллективе новые сотрудники легко адаптируются к рабочим условиям. Внутри компании нет какого-то определенного человека, который бы отвечал за адаптацию сотрудников. В основном такие обязанности лежат на плечах руководителей отделов. Безусловно, придя на новое рабочее место, сотрудник знакомится с коллегами, нюансами выполнения своих профессиональных обязанностей. Например, что касается отдела продаж, то для новичков предусмотрен специальный обучающий курс, состоящий из цикла занятий, которые проводятся нашими преподавателями. «Уроки» может посетить как новый сотрудник, так и сотрудник со стажем. Естественно, все зависит от отдела и его направленности.

Как успешно адаптировать новых сотрудников

Процесс адаптации вашего сотрудника должен начинаться до первого дня работы нового сотрудника и продолжаться в течение первого года.
Потратьте время на то, чтобы спланировать официальный процесс адаптации, который даст сотрудникам наилучший шанс узнать о вашей компании и о том, что от них ожидается.
Даже если у вас есть формальный контрольный список на первый день, первую неделю, первые три месяца и первый год, не бойтесь думать вне контрольного списка.
Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят разработать контрольный список адаптации новых сотрудников, который проложит путь к успеху в течение первого года.

Правильное начало работы новых сотрудников поможет вам подготовить их к успешной работе в вашей компании. Поэтому важно иметь план на первый день сотрудников, первую неделю, первые три месяца и первый год.

Наличие контрольного списка адаптации помогает новым сотрудникам стать продуктивными членами команды, которые останутся в вашей компании на долгие годы.

Что такое адаптация и почему она важна?

Адаптация — это процесс приема новых сотрудников в компанию и помощи им в адаптации. Например, адаптация может включать в себя помощь сотрудникам в заполнении необходимых документов, приглашение их на обед, получение визитных карточек и многое другое.

Но хотя адаптацию обычно считают этапами, которые происходят в первые несколько дней пребывания сотрудника в должности, на самом деле этот процесс может длиться год или дольше. Вот почему важно иметь четкий, хорошо отлаженный процесс, прежде чем вы начнете.

Наиболее длительная и сложная адаптация часто предназначена для руководителей, поскольку считается, что они имеют решающее значение для успеха или неудачи компании, и для их найма выделяется больше ресурсов. Тем не менее, специалисты по адаптации видят большой потенциал в том, чтобы проводить больше времени со всеми сотрудниками, включая персонал начального уровня.

Улучшение адаптации также может помочь снизить текучесть кадров и тем самым сэкономить деньги компании. Хотя COVID-19 нарушил структуру занятости в 2020 году, вот показательная статистика: в 2019 году, рекордные 4,48 миллиона рабочих уволились с работы, сообщает CNBC со ссылкой на данные Бюро статистики труда США. Текучесть кадров обходится компаниям в 617 миллионов долларов в 2018 году.

Поскольку рабочие места меняются, чтобы пережить пандемию, концепция «основного» сотрудника эволюционировала. Таким образом, мы можем увидеть более инклюзивные подходы к адаптации.

Ключевой вывод: Эффективная адаптация помогает вашим сотрудникам освоиться, повышает производительность и может помочь снизить текучесть кадров, тем самым экономя деньги компании в долгосрочной перспективе.

Контрольный список найма сотрудников: до первого дня

Заявление о приеме на работу. Отправьте форму заявки на работу в отдел кадров. Это заставит колеса платежной ведомости вращаться.

Предложение работы. Отправьте официальное предложение о работе. Его должен подписать руководитель нового сотрудника. (Предполагается, что вы являетесь работодателем в частном секторе. Государственные агентства подчиняются определенным соглашениям и правилам, которые могут требовать, чтобы предложение о работе было подписано кем-то, кроме менеджера по найму. ) Искреннее и хорошо написанное предложение о работе выражает ваше Вера в работника. И убедитесь, что цифра зарплаты верна!

Оформление документов. Отправьте новому сотруднику все необходимые документы, включая следующие:

W-4 для удержания налога и любые другие необходимые налоговые формы
Форма I-9 для проверки номера социального страхования нового сотрудника)
Формы медицинского страхования
Формы прямого депозита
Соглашение о неконкуренции (если это предусмотрено политикой вашей компании)

Федеральный закон о трудовых стандартах требует, чтобы вы платили сотрудникам с почасовой оплатой за оформление документов, необходимых им для начала работы. Хотя у вас есть возможность отправить им документы заранее, вы должны четко указать, что их заполнение документов до первого дня, в свободное время, является добровольным. В случае неисключенных сотрудников было бы неплохо отправить им документы заранее, но позволить им заполнить их либо в течение рабочего дня, либо в нерабочее время.

Основы. Отправьте информацию о парковке, доступе в здание и дресс-коде. Предоставьте эту информацию как можно раньше, чтобы новый сотрудник не беспокоился об этом.

Должностная инструкция. Предоставьте описание работы, отражающее то, что вы узнали в процессе собеседования о сотруднике и роли. Хорошее описание работы может служить ориентиром для оценки эффективности. Он может направлять адаптацию в течение первого года работы нового сотрудника и далее.

Доступ к порталу. Убедитесь, что новый сотрудник может получить доступ к порталу компании, где он или она может быть в курсе новостей компании, читать об истории компании и обмениваться сообщениями с коллегами.

Приветственные сообщения. Отправьте как минимум два приветствия сотруднику по электронной почте. Один должен быть от непосредственного начальника, а другой от старшего руководителя. Упомяните, что новый сотрудник может обращаться к любому человеку с вопросами.

Преимущества. Сообщите сотруднику подробную информацию о пакете льгот, включая отпуск, больничные и нерабочие дни, а также о возможности продвижения по службе и повышения заработной платы.

Рабочая станция. Убедитесь, что рабочее место нового сотрудника готово. Этот человек не будет чувствовать себя ценным членом команды, если он не сможет войти в вашу систему. Не забудьте такие предметы, как визитки, степлер и канцелярские принадлежности; такие дополнительные услуги, как кофейная кружка или цветы, также помогут новому сотруднику почувствовать себя желанным гостем.

Команда приветствуется. Сообщите другим членам команды, что кто-то новый придет, и предложите им зайти и поздороваться. Адаптация сотрудников — это обязанность каждого, а не только отдела кадров.

Ключ на вынос: Сосредоточив внимание на деталях и посылая позитивные мысли, вы можете помочь новому сотруднику почувствовать себя желанным членом команды с того момента, как он переступит порог.

Контрольный список найма сотрудников: первый день

Ключевой персонал. Предупредите администратора об ожидании прибытия нового сотрудника. То же самое касается сотрудников службы безопасности или любых других лиц, с которыми новый сотрудник может столкнуться при входе в здание или офис.

Присутствие супервайзера. Пусть сотрудник приступит к работе в день, когда присутствуют соответствующие руководители. В противном случае новый человек может почувствовать себя немного потерянным.

Тур. Проведите сотрудника по всей вашей операции. Обязательно дайте представление о важных вещах, происходящих в вашем офисе, и не забудьте указать ключевые области, такие как офисы кадров, туалеты и кухня.

Особые штрихи. Сделайте первый день особенным. Положите приветственную открытку на стол сотрудника вместе с каким-нибудь корпоративным сувениром, например, кофейной кружкой или футболкой.

Обед. Пригласите сотрудника на обед. Постарайтесь узнать сотрудника немного лучше и не говорите слишком много о работе.

Работа. Дайте новому сотруднику какое-нибудь занятие, желательно что-то большее, чем рутинная работа, но не слишком сложная задача.

Хвала. Напомните сотруднику о том, что вы цените его особые качества, которые он привносит в компанию. Объясните, как это качество улучшит жизнь в офисе и продуктивность вашей команды.

Самостоятельная регистрация. Поощряйте нового сотрудника общаться с другими членами команды, тем самым беря на себя ответственность за собственную адаптацию.

Справочник. Подарите сотруднику справочник компании и пройдитесь по всем вопросам, вызывающим особую озабоченность или важность, включая вопросы охраны и безопасности. Обсудите правовые и политические нормы.

Ключи на вынос : Новые сотрудники обычно помнят свой первый рабочий день. Вы можете сделать очень многое, чтобы сделать память счастливой и проложить путь к долгому пребыванию в компании.

Контрольный список найма сотрудников: первая неделя

Учебный материал. Назначьте учебные материалы, которые должны охватывать как краткосрочное, так и долгосрочное обучение.

Первый проект. Назначьте первый проект и проверьте прогресс нового сотрудника. Спросите, как вы можете помочь.

Наставник. Назначьте равного наставника для нового сотрудника. Наставник должен быть опытным, доверенным членом вашей команды. Наставничество включает в себя показ кому-то веревки и ответы на вопросы. Некоторые новые сотрудники опасаются задавать вопросы менеджерам, опасаясь показаться некомпетентными. Однако избегайте чрезмерной зависимости от наставника; убедитесь, что вы доступны для решения любых вопросов или проблем.

Супервайзер. Новый сотрудник и его руководитель должны обсудить роль нового сотрудника в будущем компании.

Ожидания. Объясните ожидания на следующий месяц. Сообщите новому сотруднику о вероятном рабочем процессе. Подчеркните, как сотрудник вовлечен в некоторые из долгосрочных целей компании.

Ориентация. Организовать вводное занятие. В сессии должны участвовать специалисты отдела кадров, коллеги, другие новые сотрудники и, возможно, один или два руководителя высшего звена. Подчеркните вклад нового сотрудника в будущее компании. Полезны видеопрезентации и слайд-шоу. Таковы структурированные взаимодействия с другими членами команды. Эти занятия должны быть веселыми и интерактивными — подумайте об играх типа «ледокол». Старайтесь не подталкивать нового сотрудника к выступлению или выступлению каким-либо трудным образом.

Оформление документов. Встретьтесь с новым сотрудником, чтобы убедиться, что все документы в порядке.

Ключевой вывод: Полная и структурированная первая неделя адаптации поможет новому сотруднику освоиться со своей работой, чтобы он был готов внести свой вклад на более высоком уровне.

Контрольный список найма сотрудников: первые три месяца

Прогресс. Оцените прогресс сотрудника в том, чтобы стать продуктивным членом команды и усвоить культуру компании.

День памяти. Отметьте «годовщину первого квартала» сотрудника подарком или обедом. Отмечайте событие в новостной рассылке офиса или на других информационных площадках.

Внешние события. Поощряйте нового сотрудника к участию в добровольных мероприятиях за пределами офиса, таких как встречи или семинары компании, обеды, вечеринки или просто напитки после работы.

Разработка. Рекомендовать литературу для профессионального и личного роста. Попросите нового сотрудника назвать его любимые аспекты новой работы и компании с прицелом на новые обязанности.

Открытая связь. Встретьтесь с новым сотрудником, чтобы узнать, как у него дела. Избегайте вопросов, на которые можно ответить «да» или «нет», например: «Все в порядке?» Вместо этого задавайте вопросы вроде: «Как мы можем облегчить вашу работу?» или «Что вам нравится в нашем офисе, а что можно было бы улучшить?» Обсудите, как новый сотрудник способствует достижению долгосрочных целей компании и как этот вклад можно увеличить.

Светская беседа. Прикоснитесь к базе с новым сотрудником в комнате отдыха или в любом другом месте, где происходит светская беседа. Почувствуйте его или ее уровень счастья на работе. Познакомьтесь с человеком.

Ключевой вывод: Общение и участие — это ключи к адаптации в первые три месяца. Вы и новый сотрудник должны говорить, слушать, учиться и делать все возможное, чтобы быть командой.

Контрольный список найма сотрудников: первый год

Регистрация. Продолжайте проверять, всегда побуждая сотрудника думать о долгосрочной перспективе. «Кем вы видите себя через пять лет?» не обязательно, чтобы вопрос задавался только в процессе собеседования.

Повышение квалификации. Предлагайте возможности для профессионального развития внутри компании, в местном учебном заведении или в Интернете.

Консультант. Воспользуйтесь услугами внешнего консультанта, чтобы он консультировал новых сотрудников и выступал в качестве наблюдателя. Хотя такого рода внешние коучи обычно связаны с адаптацией руководителей, они могут укрепить сотрудников на всех уровнях организации.

Оценка. Оцените, что сработало и что не сработало во время адаптации. Узнайте мнение работника неофициально или с помощью опроса.

Ключевой вывод: Обязательно продолжайте процесс адаптации нового сотрудника в течение первого года работы и оценивайте, что сработало, а что нет.

Следуя этому контрольному списку, вы можете помочь убедиться, что процесс адаптации — это только начало позитивных, долгосрочных отношений между каждым сотрудником и вашим бизнесом.

8 шагов для найма лучших сотрудников

Ваш процесс найма сотрудников должен быть методичным и хорошо продуманным.
Подготовьтесь к процессу, изучив рыночные условия найма и собрав все необходимые документы.
Как только вы начнете процесс, обдумайте точную роль, на которую вы нанимаете, и сколько вы готовы обсудить после того, как сделаете предложение.
Эта статья предназначена для владельцев бизнеса и менеджеров по найму, которые хотят нанять новых сотрудников и хотят получить полное руководство по успешному процессу найма.

Процесс найма сотрудников длительный и подробный. Если вы все сделаете правильно, вы найдете и наймете высококлассных кандидатов, которые останутся рядом и будут представлять ваш бизнес так, как вы хотите. Как владелец малого бизнеса, вы можете не знать, с чего начать найм, если у вас нет опыта работы в сфере управления персоналом, чего нет у многих владельцев малого бизнеса. Продолжайте читать, чтобы получить советы экспертов по найму сотрудников.

Подготовка вашего бизнеса к найму сотрудников

Независимо от того, нанимаете ли вы в первый раз или в тысячный, у вас должен быть определенный процесс найма и адаптации. Со временем он станет более упорядоченным, поскольку вы приобретете опыт найма и соответствующим образом настроите свои стандартные рабочие процедуры. При любом найме предпринимайте следующие шаги, чтобы подготовить свой бизнес к приему нового сотрудника.

1. Проведите исследование.

Рич Деосингх, региональный президент офиса Robert Half в Мидтауне, штат Нью-Йорк, предлагает изучить местный рынок, прежде чем рассматривать открытые вакансии в вашей компании.

«Узнайте, кто нанимает, какова экономическая ситуация в вашем регионе, и просмотрите другие объявления о вакансиях», — сказал Деосингх Business News Daily. «Это даст вам представление о таких вещах, как заработная плата и конкуренция на рынке — кто еще ищет кого-то с такими конкретными навыками?»

Узнав это, вы можете адаптировать остальную часть процесса найма к тому, что делают другие, или пойти в другом направлении и выделиться, чтобы соискатели были больше заинтересованы в вашей компании, чем в других.

2. Приведите документы в порядок.

В некоторых случаях оформление документов может быть однократным: вы создаете шаблон и добавляете необходимую информацию для каждого нового сотрудника. В остальных случаях можно полностью автоматизировать процесс.

Вот некоторые из форм, которые могут включать в себя документы для новых сотрудников.

W-4: Это поможет вам рассчитать правильную сумму налогов, удерживаемых с каждой зарплаты.
I-9: Это подтверждает право нового сотрудника на работу.
Форма для прямого депозита: Это дает вам банковскую информацию сотрудника для более простой и быстрой оплаты.
Соглашение о неконкуренции: В соглашении о неконкуренции обычно указывается период времени, в течение которого сотруднику запрещается работать, быть консультантом и заниматься другой деятельностью в компании, которая ведет бизнес, аналогичный вашему.
Справочник сотрудника: Справочник сотрудника излагает миссию компании, видение, политику, дресс-код, кодекс поведения и так далее.
Форма подтверждения: В этой форме новый сотрудник подтверждает, что он прочитал и понял все необходимые документы.
Согласие на тестирование на наркотики: Некоторые компании требуют, чтобы новые сотрудники давали согласие на тестирование на наркотики перед приемом на работу и соглашались на выборочное тестирование на наркотики в течение всего срока их работы.

Дженнифер Уолден, операционный директор WikiLawn, сказала, что ее компания добавила контрольный список безопасности домашней сети с полем, в котором сотрудник может сообщить компании, понадобится ли им новое оборудование для обеспечения безопасности сети. «И мы следим за тем, чтобы у новых сотрудников была готова информация для входа в систему, а также контактная информация для всех, с кем они будут часто работать».

Бумаги много, но все необходимо. Хорошей новостью является то, что существуют онлайн-ресурсы, которые упростят оформление документов для вас или вашего менеджера по найму.

«Используйте HRIS (информационная система управления персоналом), такую как Gusto, ADP или Paycom, которая предоставляет сотруднику документацию по управлению персоналом в режиме самообслуживания», — сказала Лаура Хэндрик, специалист по кадрам в Choose Therapy. «В наши дни нет причин, по которым человек должен тасовать бумагу. Онлайн-системы с электронной подписью упрощают для вас бумажную работу, обеспечивая точный сбор данных и экономя время всех (включая новых сотрудников)».

FYI: Лучшее программное обеспечение для управления персоналом на рынке будет иметь функции, которые помогут вам упростить работу с документами и адаптацию сотрудников. Вы можете прочитать наш обзор Gusto и наш обзор Paychex Flex, чтобы узнать о некоторых из лучших вариантов.

Независимо от того, какую систему вы используете, важно подготовить ее до начала процесса найма.

«Все эти предметы должны быть подготовлены заранее и легко доступны в Интернете», — сказал Деосингх. «Общение до первого дня работы является ключевым — если вам нужно, чтобы новый сотрудник предоставил документы или удостоверение личности, это следует отметить заранее».

Мэтью Дайли, управляющий директор Tiger Financial, согласился с Деосингом. «Используя предыдущих сотрудников в качестве шаблона, просмотрите всю информацию, полученную от них, а затем обновите или добавьте более важные документы, которые были реализованы с тех пор», — добавил он.

3. При необходимости отдайте на аутсорсинг.

Не в каждом малом бизнесе есть отдел кадров или даже кто-то из сотрудников, знакомый с процессами управления персоналом, и это нормально. Лучше найти кого-то, кто может хорошо выполнять свою работу, чем постоянно совершать ошибки при найме и в конечном итоге иметь высокую текучесть кадров или сотрудников, которые не подходят.

«Для компаний, у которых есть один отдел кадров, использование внешних ресурсов для найма, расчета заработной платы, управления льготами и т. д. может быть очень полезным для выполнения тяжелой работы по соблюдению требований и отчетности для новых сотрудников, а также для текущего сотрудника. основа компании», — сказала Карен Л. Робертс, SHRM-SCP и директор по персоналу Flaster Greenberg PC.

Один из лучших советов по найму — доверить это профессионалам и стать партнером аутсорсинговой службы управления персоналом с самым высоким рейтингом. «Не делегируйте найм неподготовленному руководителю, — сказал Хэндрик. «Проводить интервью и уметь распознавать таланты — это навык».

Пошаговый процесс найма сотрудников

Следуйте этим шагам для эффективного процесса найма.

1. Оцените, какие должности вам необходимо заполнить.

Соня Шварц, основатель Her Norm, сказала, что этот шаг важен для предотвращения дублирования должностей в компании.

«Лучшее, что вы можете сделать, — это подойти к процессу с мышлением удовлетворения потребностей, а не рабочих мест», — добавил Деосингх. «Вы ищете лучшего человека для удовлетворения конкретной потребности, а не просто приглашаете кого-то и заканчиваете».

2. Разработайте свою стратегию найма.

С рекрутингом у вас всегда есть выбор. Дейли предлагает сначала выяснить, собираетесь ли вы использовать рекрутинговую фирму. «Если нет, укажите в формах приема на работу «пожалуйста, никаких агентств», так как это сэкономит массу входящих звонков о продажах».

Возможно, вы также захотите, чтобы ваши нынешние сотрудники подключались к своим сетям.

Хотя процесс найма может быть длительным, вы все равно хотите убедиться, что нашли подходящего кандидата для конкретной работы, на которую вы нанимаете. Это не всегда означает выбор лучшего кандидата в целом.

«Рекрутеры и менеджеры по найму должны не торопиться, чтобы найти лучшего кандидата на эту роль, а не останавливаться на лучшем кандидате в пуле кандидатов», — сказала Лори Рассас, консультант по персоналу, исполнительный коуч и автор Вечная зарплата . «Если вы проведете собеседование с 10 кандидатами, и ни один из них не подходит на их роль, скорее всего, будет давление, чтобы просто выбрать лучшего кандидата. Менеджеры по найму должны сопротивляться этому давлению и вернуться к пулу найма, чтобы найти других кандидатов».

3. Напишите описание работы.

Прежде чем опубликовать вакансию, обсудите с руководителями вашей команды идеального кандидата на эту должность, чтобы получить представление о том, что именно вам нужно. Хорошей практикой также является информирование существующих сотрудников об открытии. Напишите описание работы, которое соответствует тому, что вы ищете, включая такие детали, как требования к работе, обязанности и ожидания. Включите информацию о ваших основных ценностях и корпоративной культуре, чтобы вы могли найти правильное культурное соответствие.

Дэйлли сказал, что вам также следует определить размер заработной платы, чтобы вы могли указать ее в описании вакансии и не нанимать недостаточно или слишком квалифицированных кандидатов.

«В некоторых ситуациях менеджеры по найму недостаточно точно сообщают, с какими проблемами столкнется кандидат, и это приводит к недоверию, высокой текучести кадров и общему негативному влиянию на культуру на рабочем месте», — сказал Рассас. «Но этого можно избежать, если четко указать, что ожидается от человека, выполняющего эту роль, и убедиться, что выбранные вами кандидаты могут ее выполнить».

4. Разместите объявление о вакансии.

Большинство предприятий используют веб-сайты, посвященные карьере, для рекламы новых вакансий. Начните с размещения вакансии на веб-сайте вашей компании, чтобы охватить целевую аудиторию. Если вы хотите расширить свой охват, обратитесь к бесплатным и платным онлайн-объявлениям о карьере. Вот несколько сайтов с вакансиями, на которые стоит обратить внимание.

CareerBuilder: Компания CareerBuilder, созданная более двух десятилетий назад, предоставляет ресурсы для сотрудников и работодателей, включая возможности локализованного поиска. Сайт рекламирует более 80 миллионов соискателей по всему миру, которые используют его базу данных для поиска вакансий. Цена размещения низкая и зависит от количества должностей, которые вы нанимаете для своей компании.
Monster: На Monster соискатели могут искать работу по местоположению, набору навыков, ключевым словам и названию должности. Компания добавила новые функции, такие как видео, чтобы объявления выделялись. Цены варьируются в зависимости от потребности в найме и размера компании.
ZipRecruiter: На ZipRecruiter вы можете бесплатно создать учетную запись для найма. ZipRecruiter предлагает инновационные инструменты сопоставления, которые помогут вам найти подходящих талантов для объявления о вакансии. Все коммуникации управляются на платформе.
LinkedIn: LinkedIn имеет огромную базу кандидатов, насчитывающую более 690 миллионов пользователей. Публикации о вакансиях бесплатны, но сайт взимает плату за использование более полных инструментов подбора персонала.

Совет: Избегайте нерегулируемых веб-сайтов, таких как Craigslist, так как вместо высококачественных приложений вы можете получать только спам-сообщения и звонки.

5. Отсеять претендентов.

«Когда мы выбираем и нанимаем наших сотрудников… мы обычно рекламируем [объявления о вакансиях] для определенных групп с определенным набором навыков», — сказал Уолден. «Заявки рассылаются, и мы сначала просматриваем резюме, чтобы сразу исключить любого, кто просто совершенно не соответствует требованиям или не соответствует нашим требованиям. Если мы на заборе, мы читаем сопроводительные письма и сужаем круг».

Если вы не можете найти подходящего кандидата на вашу вакансию из текущего списка кандидатов, возможно, вам придется пересмотреть описание своей работы.

«Если вы не видите подходящего кандидата, поверните, чтобы увидеть лучших кандидатов», — сказал Рассас. «Да, работы, вероятно, накапливается, и да, вы хотите получить кандидата на эту роль сразу же, но немного больше усилий в процессе найма, прежде чем продлевать предложение, сэкономит вам много времени в долгосрочной перспективе. ».

6. Проведите собеседование с наиболее подходящими кандидатами.

Перед собеседованием с кандидатами предупредите их достаточно, чтобы убедиться, что вы получите от них максимум пользы.

«Сообщите заявителю о собеседовании заранее, чтобы он/она могли подготовиться», — сказал Шварц. «Это позволит вам лучше узнать кандидата и узнать, идеально ли он подходит для этой роли, потому что вы дали ему время на подготовку».

Уолден сказал, что первый раунд собеседований в WikiLawn проводится после того, как они еще больше сузили круг претендентов. Затем они проводят второй раунд интервью.

«Будь то личное собеседование или виртуальное, [собеседование] остается самой важной частью процесса найма», — сказал Деосингх. «Это когда вы можете задать необходимые вопросы и, в идеале, установить связь с кандидатом».

Знаете ли вы? Некоторые вопросы интервью являются незаконными. Освежите в памяти типы вопросов на собеседовании, которые вы должны и не должны задавать заранее.

7. Свяжитесь с интервьюируемыми.

Этот этап предназначен не только для звонков или электронных писем соискателям. Деосингх сказал, что оценка после интервью также важна.

«Не становитесь жертвой эффекта ореола и не ослепляйтесь любыми потенциальными слабостями», — сказал он. «Сохраняйте перспективу и принимайте во внимание все — не только интервью или резюме, но и все, что вы видели. Получите информацию от других, но ограничьтесь небольшой группой, чтобы избежать утечки мозгов».

Последующие действия могут принимать различные формы. Это может быть как простое благодарственное письмо интервьюируемому, так и официальное предложение о работе.

8. Продлите предложение о работе.

Если вы опросили много людей и нашли достойных кандидатов на эту должность, вы хотите действовать быстро.

— Не медлите с принятием решения, — сказал Деосинг. «Убедитесь, что все заинтересованные стороны (если применимо) доступны для интервью и своевременных отзывов. Спрос на квалифицированных сотрудников по-прежнему высок, и вы можете потерять потенциального найма из-за других возможностей, если промедлите». [Читать статью по теме: Как написать письмо с предложением о работе ]

Также имеет значение конкретное предложение.

«Обязательно сделайте привлекательное предложение о работе», — сказал Шварц. «Большинство высококвалифицированных сотрудников требуют более высокой оплаты и хороших льгот».

FYI: Предложение конкурентоспособного пакета льгот для сотрудников не только поможет вам привлечь лучшие таланты, но и поможет удержать сотрудников.

Независимо от того, насколько хорошим вы считаете предложение, подготовьтесь к некоторым переговорам о заработной плате и льготах для сотрудников.

«Дайте потенциальному сотруднику подумать над вашим предложением, а если он не согласен, попробуйте договориться», — сказал Шварц. «Переговоры всегда должны быть беспроигрышной ситуацией».

9. Проведите проверку биографических данных.

Последним шагом, который вы должны рассмотреть, является проверка биографических данных, чтобы убедиться, что нет существенных красных флажков, прежде чем привести человека на ваше рабочее место.

«Если вы считаете, что потенциальный кандидат подходит на требуемую вам должность, вы можете проверить биографические данные», — сказал Шварц. — Это подтвердит принятое вами решение.

Наем удаленных сотрудников

Наем удаленных сотрудников стал обычным явлением для бизнеса в условиях пандемии COVID-19, и он сопряжен с собственным набором проблем. При направлении удаленных кандидатов в процессе найма вам необходимо внести несколько корректировок.

«Несмотря на то, что основные принципы адаптации остаются прежними, есть различия, — сказал Деосингх. «Они не могут видеть ваше физическое пространство. Большая часть процесса адаптации включает в себя возможность увидеть пространство и привыкнуть к физическому местоположению».

Вот несколько способов адаптировать процесс удаленного найма, чтобы он оставался вовлеченным:

Настройте сотрудника перед его первым рабочим днем. При рассмотрении конкретных технологий убедитесь, что все учетные данные и логины сотрудников настроены и что у них есть все необходимое оборудование до первого дня.
Поприветствуйте их с энтузиазмом. Это может показаться банальным, но это может иметь большое значение. Настройте видео-презентацию с командой нового сотрудника, чтобы они чувствовали себя желанными. Помните, что они входят в вашу организацию совсем не с того момента, с которого другие начинали в прошлом. Заставьте их чувствовать себя желанными, даже если вы не можете находиться в одном и том же физическом месте.
Быть доступным. Легко говорить, что вы доступны, но не замечать этого на практике. У вашего нового сотрудника, несомненно, возникнут вопросы. Если они не могут дойти до вашего офиса или наклониться и спросить своих товарищей по команде, они должны чувствовать себя комфортно, общаясь по удаленным каналам связи. Чрезмерное общение с информацией, доступность и открытость для вопросов имеют решающее значение, если вы набираете новых сотрудников удаленно.

Деосингх также сказал, что важно предоставить подробное и четкое онлайн-руководство, поскольку у нового сотрудника не будет раздаточных материалов или физических документов.

Привлечение нового сотрудника

Вот пять наиболее важных аспектов адаптации, согласно Деосингху:

Проведите ориентацию. Это может быть удаленно, но любой новый сотрудник должен услышать общий обзор компании.
Объясните основные ценности и ожидания вашей компании. Это всегда важно, когда вы отправляетесь в путешествие с новым сотрудником. Чем раньше вы определите ожидания, тем лучше будет для вашей компании и вашего нового сотрудника.
Перейдите к должностным обязанностям. Вы, вероятно, многое обсудили во время собеседования, но теперь, когда у них есть работа, будет полезно более подробно остановиться на ожиданиях сотрудников.
Дайте им стартовый проект. Многие новые сотрудники с нетерпением ждут начала работы. Вместо того, чтобы заставлять их сидеть с ориентациями и обзорами компаний в начале, дайте им что-то, во что они сразу же вонзят зубы.
Назначить наставника. Найдите наставника на той же должности, что и новый сотрудник, чтобы дать им кого-то, кто может ответить на их вопросы и направить их в правильном направлении.

Робертс сказала, что процесс адаптации в ее компании начинается с приветственного пакета (письмо с предложением, документы о новом приеме на работу, информация о льготах и руководство для сотрудников) и продолжается через ориентацию и обучение до первого дня выполнения сотрудником своих новых обязанностей.

«Он должен включать знакомство с ключевыми сотрудниками, ресурсы работодателя, экскурсии по офису и т. д. [все], что поможет новому сотруднику освоиться с новой ролью члена вашей команды», — сказала она.

По словам Шварца, адаптация должна также состоять из любого необходимого кодирования личных данных, объяснения миссии и видения вашей компании, обучения вашим стандартным операционным процедурам и выдачи расходных материалов и униформы, если таковые имеются.

«Онбординг — это первые впечатления и вовлечение новых сотрудников в их приверженность работе с вашей фирмой», — сказал Хэндрик. «Это гораздо больше, чем бумажная работа». Она добавила, что вы должны наметить в формате контрольного списка все задачи и действия, необходимые для того, чтобы помочь новому сотруднику почувствовать себя желанным гостем, быть продуктивным и захотеть остаться.

Хэндрик также отметил, что, хотя действия в первую неделю, как правило, сосредоточены на бумажной работе, реальная ценность адаптации заключается в том, что происходит в первые 30–90 дней, и ее последствиях в будущем.

Ключевой вывод: Процесс найма не прекращается после принятия предложения. Вам нужно правильно проводить адаптацию и обучение новых сотрудников, чтобы помочь им взяться за дело.

Скай Скули участвовала в написании и написании этой статьи. Некоторые интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи.

Наем вашего первого сотрудника: 13 шагов, которые вы должны предпринять

Если вы нанимаете своего первого сотрудника, вы должны подать документы в различные государственные учреждения и заплатить налоги.

Если вы нанимаете своего первого сотрудника, поздравляем! Важно начать с правильной ноги как работодатель, убедившись, что вы соблюдаете все юридические правила, которые теперь применяются к вам. От налоговых форм до государственных регистраций, страховых требований и т. д. Работа работодателя влечет за собой ряд новых обязательств. Ниже вы найдете наш список дел для новых работодателей.
Получите идентификационный номер работодателя.
Зарегистрируйтесь в отделе труда вашего штата.
Получите компенсационное страхование рабочих.
Настройте систему расчета заработной платы для удержания налогов.
Попросите каждого сотрудника заполнить форму IRS W-4, Свидетельство об удержании налогов.
Заполните форму I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» для каждого нового сотрудника.

Сообщайте о каждом новом сотруднике в новое агентство по найму в вашем штате.
Опубликовать необходимые уведомления.
Ежегодно заполняйте форму IRS 940.
Принять меры безопасности на рабочем месте.
Создать справочник сотрудника.
Настроить личные дела.
Настройка льгот для сотрудников.
1. Получите идентификационный номер работодателя.
Когда вы нанимаете сотрудников, вы должны получить идентификационный номер работодателя (EIN) для использования в налоговых декларациях и других документах, которые вы подаете в IRS. Чтобы получить EIN, вы должны заполнить форму IRS SS-4. Вы можете загрузить форму с веб-сайта IRS по адресу www.irs.gov.
2. Зарегистрируйтесь в отделе труда вашего штата.
После того, как вы наймете сотрудников, вам придется платить государственные налоги на пособие по безработице. Эти выплаты поступают в фонд компенсации по безработице вашего штата, который оказывает краткосрочную помощь работникам, потерявшим работу. Перейдите на веб-сайт Министерства труда, чтобы ознакомиться со списком государственных налоговых агентств по страхованию от безработицы.
3. Получите страховку компенсации работникам.
Вы должны иметь страховое покрытие для работников, чтобы защитить работников, которые могут получить производственный травматизм. Компенсационное страхование работников требуется в подавляющем большинстве штатов, хотя некоторые делают исключения для очень мелких работодателей. Дополнительную информацию о законах о компенсации работникам см. в разделе 9.0592 Юридический справочник менеджера , Лиза Герин и Эми ДельПо (Ноло).
4. Настройте систему расчета заработной платы для удержания налогов.
Вам нужно будет удерживать часть дохода каждого работника и вносить ее в IRS, а также уплачивать налог на социальное обеспечение и Medicare в IRS. Для получения дополнительной информации получите Публикацию IRS 15, Циркуляр E, Руководство работодателя по налогам на веб-сайте IRS по адресу www.irs.gov. (Возможно, вам также придется удерживать налоги для вашего штата. Для получения дополнительной информации обратитесь в налоговое агентство вашего штата; вы можете найти ссылки на агентства каждого штата на веб-сайте Федерации налоговых администраторов по адресу www.taxadmin.org/state-tax. -агентства.)
5. Попросите каждого сотрудника заполнить форму IRS W-4, Свидетельство об удержании налогов.
В форме W-4 сотрудники сообщают вам, сколько пособий они запрашивают для целей налогообложения, чтобы вы могли удержать правильную сумму налога из их зарплаты. (Вам не нужно подавать форму в IRS.) Вы можете найти эту форму на сайте www.irs.gov. Вы должны просить сотрудников заполнять новую форму W-4 каждый год, если они хотят изменить размер своих пособий.
6. Заполните форму I-9, Проверка права на трудоустройство для каждого нового сотрудника.
Служба гражданства и иммиграции США (USCIS, ранее известная как INS) требует от работодателей использовать эту форму, чтобы убедиться, что каждый нанятый ими сотрудник имеет право работать в Соединенных Штатах. (Вам не нужно подавать эту форму в USCIS, но вы должны хранить ее в своих файлах в течение трех лет и сделать ее доступной для проверки сотрудниками иммиграционной и таможенной службы, известной как ICE.) Вы можете получить форму онлайн. на www.uscis.gov. Обратите внимание, что эти заполненные формы должны храниться в отдельной папке I-9.папка для всех сотрудников, а не в личном деле каждого сотрудника.
7. Сообщайте о каждом новом сотруднике в новое агентство по найму вашего штата.
Новая программа отчетности о найме требует от работодателей сообщать информацию обо всех новых сотрудниках с целью установления местонахождения родителей, которые должны алименты. В каждом штате есть разные агентства по отчетности о новом найме. Чтобы найти название и адрес нового агентства по найму в вашем штате, посетите страницу State New Hire Reporting на веб-сайте Администрации по делам детей и семей (www.acf.hhs.gov).
8. Разместите необходимые объявления.
Некоторые государственные учреждения требуют от работодателей размещать объявления с информацией о правах своих сотрудников. Для получения информации о необходимых федеральных плакатах посетите веб-сайт Министерства труда по адресу www.dol.gov/elaws/posters.htm. «Советник по плакатам» DOL поможет вам определить, какие плакаты вы должны разместить на своем рабочем месте. Кроме того, вы должны соблюдать требования к плакатам вашего государственного департамента труда. Список государственных департаментов труда размещен на веб-сайте федерального департамента труда.
9. Ежегодно заполняйте форму IRS 940.
Вы должны заполнить форму IRS 940, чтобы указать свой федеральный налог на безработицу за любой год, в котором вы выплачивали заработную плату в размере 1500 долларов США или более, в любом квартале или за любой год, в котором сотрудник работал на вас в течение любых 20 или более различных недель текущего периода. год. Форму можно найти на сайте www. irs.gov.
10. Принять меры безопасности на рабочем месте.

Практически каждый работодатель должен соблюдать требования Закона о безопасности и гигиене труда (OSHA), в том числе обеспечивать безопасное рабочее место, обучать сотрудников безопасному выполнению своей работы, уведомлять государственных администраторов о серьезных несчастных случаях на рабочем месте. , а также ведение подробных записей по технике безопасности. Для получения информации об этих правилах посетите веб-сайт Управления по охране труда и здоровья по адресу www.osha.gov.
11. Создайте справочник сотрудника.
Хотя это и не обязательно, было бы неплохо иметь справочник, описывающий политику вашего предприятия в отношении сотрудников и разъясняющий, что прием на работу осуществляется по желанию, если только сотрудник не подписал письменный трудовой договор. Отличным ресурсом является «Создание собственного справочника сотрудников: юридическое и практическое руководство » Лизы Герин и Эми ДельПо (Ноло).
12. Настроить личные дела.
Для каждого нанятого вами сотрудника создайте файл, в котором будут храниться документы, связанные с работой, такие как заявления о приеме на работу, предложения о приеме на работу, форма IRS W-4, оценки эффективности и регистрационные формы для получения вознаграждений работникам. Медицинские записи должны храниться в отдельном конфиденциальном файле в запираемом шкафу. И вы должны хранить I-9Формы, подтверждающие иммиграционный статус сотрудника, также в отдельном файле. Для получения дополнительной информации о разработке системы хранения и ведения кадрового учета, включая правила штата о доступе сотрудников к своим файлам, см. The Employer’s Legal Handbook , Фред Стайнгольд (Ноло).
13. Настройка льгот для сотрудников.
Если в вашей компании действуют программы льгот для сотрудников, такие как медицинское страхование или план 401(k), вам потребуется процедура регистрации, чтобы сотрудники могли зарегистрироваться, назвать своих иждивенцев и выбрать варианты.