Новый сотрудник: Знакомьтесь, наш новый сотрудник!

Знакомьтесь, наш новый сотрудник!

Устроившись на новое место работы, Инна дала себе слово не повторять прежних ошибок. На работу приходить вовремя, на совещаниях не задавать посторонних вопросов, во внутрифирменных дрязгах не участвовать и служебные романы не заводить. И весь первый месяц испытательного срока Инна старательно держала себя в руках. Однако, освоившись на новом месте, Инна все активнее стала нарушать собственные запреты. «Что криминального в невинной болтовне с симпатичным замом главбуха? – рассуждала она. — Зато я отличный маркетолог, моим исследованием все остались довольны».
Работой Инны начальство действительно было довольно, но к окончанию испытательного срока ее ждал неприятный сюрприз. «Уволена из-за несоответствия корпоративной культуре компании» — таким был окончательный вердикт.

Как заметили психологи, занимающиеся корпоративными отношениями, эта ситуация весьма типична. После огромного напряжения первого месяца работы в новой компании большинство людей расслабляется, посчитав, что основные опасности – быть не принятым в коллектив, не справиться с работой – уже позади.

Оказывается, это не совсем верно. К окончанию испытательного срока за новым сотрудником начинают наблюдать даже более пристально, чем в первые дни, при этом ему уже не делают скидок как новичку. Кроме того, к моменту заключения постоянного контракта от нового специалиста ждут определенных свершений. Поэтому за последний месяц испытательного срока необходимо продемонстрировать особое рвение в работе, проявить свои лучшие профессиональные качества.

Вы уже считаете себя своим в компании? Отлично. Докажите это. Например, придите на финальные переговоры с работодателем с готовым списком проектов, которые Вы могли бы осуществить на своем месте, недостатков в работе, обнаруженных свежим взглядом. Только не переборщите, ведь компания и до вашего прихода как-то работала, значит не все так плохо, как вы изобразили.

Если же вам все-таки не удалось остаться в компании, то имейте мужество выяснить причины вашего несоответствия этому месту, проанализируйте свое поведение и уж в следующий раз сделайте все на «пять с плюсом». Конечно, не стоит настраиваться на такой печальный финал. По данным статистики, увольнение специалиста после испытательного срока и поиск нового человека на это место обходится работодателю гораздо дороже, чем программы по активной адаптации новичка.

При включении в сеть необходим адаптер

Такого мнения придерживается абсолютное большинство западных компаний. С этой целью в Великобритании, а затем и во всей Европе даже был принят особый стандарт качества по работе с персоналом Investors In People. Который, кроме всего прочего, включает в себя целый курс по адаптации персонала всех уровней в компании. К сожалению, в России по этому стандарту сертифицирована пока только одна компания ? TNT Express.

«Программа разделена на теоретическую и практическую часть», — рассказывает Мария Корбут, директор по маркетингу и развитию бизнеса компании TNT Express в России. Теоретический курс длится три дня и состоит из нескольких модулей:

• Правила внутреннего распорядка и техника безопасности
• Информация о компании в целом. История компании. Операционная структура и взаимодействие сетей по всему миру. Структура компании в России и в конкретном регионе
• Рабочее место. Дополнительные обязанности. Показатели и оценка эффективности на период испытательного срока и после него
• Семь ключевых процессов компании: как каждый сотрудник включен в них. Принципы качества, принятые в компании. Программа Investors In People: что она дает каждому сотруднику лично
• Фокусирование на клиенте. Внутренняя терминология компании

В рамках практического курса любой вновь пришедший сотрудник в течение первого месяца проводит два рабочих дня в каждом из подразделений компании: ездит с курьером для доставки посылок и грузов, работает на сортировке документов, посылок и грузов, принимает звонки от клиентов и т.д. Это дает возможность каждому понять специфику работы всех своих сослуживцев и компании в целом.

Кроме того, на весь период испытательного срока к каждому новичку приставлен персональный коучер, который должен не только ввести подопечного в курс дела, но и познакомить с внутренней жизнью компании, ее традициями, ритуалами, порядками, со всем вплоть до профессионального сленга. «Причем для коучера это не общественная нагрузка, а самая настоящая работа, за которую он получает зарплату», — уточняет Мария Корбут. Конечно, программа не может гарантировать, что человек приживется в компании. Но каждому дается максимум информации и возможностей для того, чтобы стать частью команды, осознать, что общий успех зависит в том числе и от него.

Российский вариант

В отечественных компаниях работа по адаптации персонала, по сути дела, проходит период своего становления. Так, например, в компании «Инком-недвижимость» программа по адаптации новых членов команды ведется всего полтора года. Первыми были «охвачены» специалисты среднего звена — агенты и эксперты по недвижимости, а также административный персонал: секретари, офис-менеджеры, менеджеры по контролю. Сегодня идет разработка особого курса для руководителей подразделений и других топ-менеджеров.

«Поиск работы — это стресс, а адаптация — процесс, позволяющий свести к минимуму его последствия»,- полагает Светлана Абрамова, начальник отдела набора и адаптации персонала корпорации «Инком-недвижимость». В компании уверены, что адаптировать нужно не только тех, кто пришел в компанию «с улицы», но и собственных сотрудников, которые передвигаются на более высокие посты.

«Естественно, для них программа будет менее насыщенной, ведь они уже знакомы с внутренней жизнью компании, но вовсе отказываться от такого курса не стоит, — говорит Светлана Абрамова. — В противном случае, человек еще долго не сможет работать эффективно и приносить компании максимальную пользу».

Существующая сегодня программа делится на 3 блока. Первый – двухнедельная стажировка в отделении — включает в себя знакомство с бизнесом компании, внутренним распорядком, корпоративными требованиями и правилами, социальными условиями. Новичку выдают папку с документами, где все это отображено, а наставник помогает вникнуть в специфику риэлторской деятельности. Второй – обучение в собственном Учебном центре (лекции, тренинги, деловые игры) для тех, кто не имеет опыта работы в сфере недвижимости. И третий – введение в должность в отделении, где сотрудник проходил стажировку. На этом этапе перед новым сотрудником уже ставятся рабочие задачи, оговариваются этапы и сроки их выполнения. Для каждой должности составляется собственный адаптационный план. «Эту программу мы разработали ее с учетом специфики отечественного рынка труда и особенностей деятельности нашей компании», — отмечает Светлана Абрамова.

Процесс адаптации нового сотрудника холдинга «Эконика».начинается за несколько дней до его выхода на работу и продолжается в течение всего испытательного срока. Но, конечно, первому дню отведена особая роль. «Каждый новый сотрудник в первый раз приходит на работу на 1 час позже остальных, -. рассказывает Надежда Сладкова, директор по персоналу компании. — Это сделано для того, чтобы все те, кто должен встретить его и представить коллективу, уже были на рабочих местах, и новому человеку не пришлось чувствовать себя «нежданным гостем». Встречающий менеджер по персоналу вручает ему «Пакет новичка» с набором фирменных канцелярских принадлежностей, корпоративной газетой, мини-буклетом, где описаны внутренние правила, традиции, льготы и разнообразная справочная информация. Причем вручение этого пакета происходит неформально, с различными пожеланиями, шутками.

Затем нового сотрудника представляют членам его подразделения. Кстати, всех новичков заранее предупреждают о том, что они должны подготовить небольшой рассказ о себе для своих коллег — в живой, веселой форме. Далее проходит экскурсия по офису. И «обед с новичком», на который нового сотрудника приглашает его непосредственный руководитель или наставник. После чего устраивается вечерний чай в своем подразделении. По мнению г-жи Сладковой, такой насыщенный первый день существенно облегчает процесс адаптации сотрудников в новом коллективе.

А что у вас?

PriсewaterhouseСoopers. В первый рабочий день новичка приглашает на «ланч-знакомство» его непосредственный руководитель. При этом компания даже выделяет небольшие средства на оплату этого обеда.

«Лаборатория Касперского». Здесь существует традиция встречать каждого нового сотрудника приятным сюрпризом. Как правило, это небольшой подарок — чашка, ручка, забавный сувенир, который новичок находит на своем столе в первый рабочий день.

Philips Electronics. О приходе каждого «новенького» сотрудника всех «старых» работников оповещают по электронной почте, на информационную доску вешают объявление об этом событии.

«Рэдиссон-Славянская». Первый рабочий день новых сотрудников – всегда четверг. Это сделано для того, чтобы за четверг-пятницу человек вошел в курс дела, сориентировался в гостинице, а в понедельник уже приступил к своим непосредственным обязанностям.

Неудачный выход

Вы ни разу не сталкивались с пристальным вниманием к новому сотруднику? И не уверены, что с каждым поступившим на работу стоит возиться? Конечно, можно уповать на то, что взрослый человек способен без посторонней помощи влиться в коллектив. Но на самом деле так происходит далеко не всегда.

Рассказывает Вадим Л., руководитель группы программистов:
— В течение последних пяти лет я работал программистом на удаленных проектах, т. е. выполнял свою часть работы, не выходя из собственной квартиры. Но с рождением дочери решил поискать работу в офисе. Я остановил свой выбор на одной их серьезных корпораций. Мне предложили должность программиста в группе, занимающейся новым проектом, с перспективой занять место начальника одной из групп, как только проект заработает в полную силу.

На следующий день менеджер по кадрам проводила меня до моего рабочего места и испарилась. Я уселся за стол в ожидании начальника с заданием или какой-нибудь реакции со стороны соседей по комнате. Однако ни того, ни другого не последовало. Я просидел за своим столом все восемь часов, но на меня так никто и не обратил внимания. Второй день прошел точно так же. На третий остался дома и снова начал искать удаленную работу.

Через неделю мне позвонил начальник службы персонала компании и поинтересовался, почему я не хожу на работу. Когда я рассказал о том, что произошло, он мило извинился и сказал: «Просто Ваш непосредственный начальник был болен, а все остальные не знали, что именно Вы должны делать. Так что выходите на работу, не стесняйтесь!»

Думаю, излишне говорить, что в эту компанию я все равно не пошел.

Что нужно успеть в первый рабочий день

Конечно, выйдя на новое рабочее место, не стоит целиком надеяться на заботу работодателя. Постарайтесь принять меры по самостоятельной адаптации в новом коллективе. Можно, например, использовать проверенный способ – «проставиться». Но лучше все же действовать так, как рекомендует Марина Князева, психолог-консультант компании «Ламбре»:

Несколько несложных советов для вновь прибывших

• Не опаздывайте и ни в коем случае не приходите раньше. В первом случае вы зарекомендуете себя как необязательного работника, а во втором – восстановите против всех своих коллег, которые расценят ваш ранний приход как излишнее рвение или намек на их непунктуальность.
  
• Первым делом познакомьтесь с коллегами, не бойтесь проявить инициативу в этом вопросе. Не надейтесь на свою память — запишите их имена и должности.
  
• В течение рабочего дня старайтесь пореже смотреть на часы. Коллеги могут подумать, что вы хотите побыстрее уйти домой.
  
• Будьте готовы к тому, что сослуживцы начнут проверять вашу лояльность. Например, станут в вашем присутствии критиковать босса, призывая вас поучаствовать. Не поддавайтесь на провокации: у вас еще будет время высказаться по любому поводу.
  
• Предыдущий совет не означает, что вам нужно упорно игнорировать любые попытки вступить с вами в контакт. Нейтральные темы разговора лучше поддерживать, даже если они вас совершенно не вдохновляют.
  
• Не делайте распространенной ошибки — не ввязывайтесь в интриги типа «против кого дружить будем». Постарайтесь встать «над схваткой»: продемонстрируйте ровное, доброжелательное отношение ко всем без исключения. Если же подковерные игры – ваша стихия, то, по крайней мере, разберитесь сначала в диспозиции.
  
• Прежде чем с головой погружаться в работу, расставьте приоритеты: чье задание выполнять первым, чье — вторым, а чье — отложить в долгий ящик.
  
• Если компания не предоставляет вам «наставника» или «проводника по офису», то сами попросите кого-нибудь из коллег устроить вам внутрифирменную экскурсию: рассказать, что и где лежит, кто и где сидит, как пройти в столовую и туалет, и по каким дням выдают зарплату.
  
• Если вы мужчина, то постарайтесь понравиться женщинам, естественно, не допуская никаких вольностей в обращении. А вот женщине лучше не привлекать к себе излишнего внимания коллег противоположного пола: сослуживицы вряд ли будут довольны, если «новенькая» вдруг станет королевой офиса.
  
• Не делайте никаких далеко идущих выводов в первый день. Скорее всего, вы ошибетесь, а, как известно, тяжелее всего простить людям те недостатки, которые мы сами им приписали.
  
• Лучше всего с первого дня вести себя так, как вам наиболее свойственно. Ведь «стоять на цыпочках» все время работы в этой компании вы не сможете. А если впечатление, произведенное вами в первый день, будет резко разниться с вашим обычным поведением, вы навсегда лишитесь доверия коллег.

Прочитав все советы и рекомендации, и осознав, какие ужасы поджидают вас на новом рабочем месте, вы решили в ближайшее время не покидать свою, уже порядком надоевшую компанию? Напрасно. Смело меняйте работу, если чувствуете, что на старом месте вы сделали все, что могли, засиделись или просто устали от коллектива. Одним словом, не бойтесь перемен, но будьте к ним готовы!

как к этому подготовиться — Forbes Kazakhstan

ФОТО: Depositphotos.com/new employee

«Если я приму на работу кучу непригодных субъектов, это нанесёт нам большой ущерб, потому что понадобится время, чтобы от них избавиться. Они начинают проникать в организацию и потом нанимают на работу таких же непригодных работников, как и они сами».

Дэвид Причард,

директор отдела персонала, руководитель группы

передовой стратегии и политики компании Microsoft

Нанять в компанию продуктивного сотрудника — это только часть дела. Важно удержать новичка, ввести его в команду и как можно скорее начать получать от его работы желаемые результаты.

Довольно часто пришедших в компанию сотрудников сразу пускают в «свободное плавание», минуя процесс адаптации, иначе говоря – вовлечения в работу. В казахстанском и мировом бизнесе много примеров, когда руководители теряли продуктивных, профессиональных сотрудников из-за полного отсутствия у новичков периода адаптации или допущенных за этот период ошибок.

Компания Aon Hewitt провела исследование более чем в 500 компаниях по всему миру на тему адаптации и вовлечённости сотрудников и составила рейтинг «Лучших компаний для работы».

Главные выводы про лидеров списка были следующими.

• Рост прибыли на 56% выше.

• Оборот за три года на 48% выше.         

• Текучесть кадров на 30% ниже.

Согласно данным исследований рекрутинговых компаний, практически половина новичков испытывает некий «стресс» в первые дни своей работы на новом месте. Но стоит помнить, что адаптация — это взаимный процесс: как новый сотрудник привыкает к коллективу, так и коллектив должен привыкнуть к нему. Обычно в первое время многие сотрудники держатся отстранённо по отношению к новичку, в некоторых случаях даже проявляют враждебность. Задача руководителя — выстроить конструктивные рабочие отношения в коллективе. Сделать это можно, в первую очередь, заблаговременно подготовив свою команду к выходу новичка. Качество отношений в коллективе во многом определяет результативность работы персонала.

Важно с самого начала наладить линию общения с новичком по принципу обратной связи. Те успехи, которые будет делать на старте новый сотрудник, должны оцениваться (это может быть похвала, одобрительное слово и т.п.). Те ошибки, которые он будет делать впервые, не должны жёстко корректироваться. При старте всегда существует большая вероятность промахов и неверных действий. Поэтому коррекцию важно провести так, чтобы новый сотрудник усвоил, как правильно, и не боялся совершить промах. Ведь страх приводит к появлению ещё большего количества ошибок. Но важно понимать и другое: в поощрении главное — не переборщить: оно должно соответствовать достигнутому успеху.

Возможность быть услышанным и понимать, что твоё мнение важно — очень действенный способ мотивации: поощряйте новичка задавать вопросы. И главное — отвечайте на них. Во-первых, это поможет новому сотруднику быстрее разобраться в спорных рабочих моментах, а во-вторых, в зависимости от того, какие вопросы задает новичок, вы сможете определить уровень его продуктивности, самостоятельности и профессионализма. Помним, что правильная адаптация неизбежно ведёт к вовлечённости сотрудника в деятельность компании.

Загружайте новичка работой постепенно. Не стоит «вешать» на него сразу все дела и сиюминутно требовать такой же скорости работы, как у опытных сотрудников. Дайте ему немного времени, чтобы он мог освоиться, и контролируйте, чтобы сотрудники со стажем не «сбрасывали» часть своих дел новичку.

В компаниях с высоким уровнем вовлечённости, по данным Hewitt Associates:

• на $27 000 в год больше объём продаж на сотрудника,

• на $3800 в год больше прибыли на сотрудника,

• на 5-10% выше уровень удовлетворённости клиентов,

• на 10-20% выше прибыльность от работы с клиентами,

• ниже расходы на привлечение и удержание талантливых специалистов «Лучшие компании для работы» растут в среднем на 14% в год, остальные в среднем на 6%.

По данным Hay Group, у компаний с высоким уровнем адаптации и вовлечённости персонала прибыль растёт в два с половиной раза быстрее, чем у других игроков в данной отрасли, а показатели удовлетворённости клиентов выше на 22 процентных пункта.

Исследование Института Гэллапа, в котором участвовало 49 928 бизнесов и подразделений компаний, 1,4 млн сотрудников, 49 отраслей в 34 странах

выявило, что в компаниях с более удовлетворёнными сотрудниками:

• на 22% выше прибыль,

• на 21% выше продуктивность,

• на 37% меньше прогулов,

• на 25% меньше текучесть кадров.

$300 млрд ежегодно теряет американский бизнес из-за невовлечённых сотрудников — по данным Раджендра Сисодиа, профессора Babson College.

Для того чтобы добиться результатов, описанных в исследованиях, приведённых выше, в первую очередь необходимо определить для сотрудника его продукт деятельности. Вам нужно сообщить новому члену команды – какой результат вы ожидаете от его работы в будущем, что вы хотите увидеть с его приходом в компанию в качественном выражении, какой продукт вы хотите, чтобы он производил на своем рабочем месте и т.п.

Как улучшить онбординг нового сотрудника: подход с точки зрения Customer Experience | by aic blog

Дмитрий Силаев, руководитель практики Customer Experience компании AIC, рассказывает, как усовершенствовать процесс адаптации новых сотрудников и для чего здесь нужен CX-специалист.

Каждый новый сотрудник компании проходит стадию адаптации, постепенно превращаясь из незнакомца в полноценного члена команды. Задача бизнеса — помочь новичку пройти этот сложный период. Это вопрос чистой прагматики: нужно сделать так, чтобы сотрудник как можно быстрее стал эффективным и чтобы в ближайшем будущем у него не возникало даже мыслей о переходе в другую компанию.

Когда в компании меньше 40 человек, этот процесс протекает легко. Сотрудник может самостоятельно перезнакомиться со всеми за пару дней. Руководитель активно принимает участие в рабочем процессе, так что может напрямую транслировать ценности и стандарты качества компании.

В больших компаниях всё становится намного сложнее. Например, в AIC уже более 120 человек с самыми разными компетенциями: сервисный дизайн, data-аналитика, UX/CX, коммуникационные стратегии, консалтинг, управление государственными проектами. А ещё HR, PR и бэк-офис. И когда появляется новый сотрудник, его надо как-то со всеми познакомить, вписать в эту структуру и помочь приступить к работе. А представьте, что происходит в более крупных компаниях, например, в Сбербанке, Mail.ru или Сколково?

Когда компания большая, вопрос формулируется так: как за меньшие усилия получить максимальный эффект, то есть эффективного и лояльного сотрудника? Дальше я расскажу, как это устроено в AIC, и разберу некоторые лучшие практики от Skyeng, BaseCamp, Google и других компаний. Некоторые из этих практик я хочу взять на вооружение в AIC.

Ответ, на первый взгляд, очевиден: онбординг нужен, чтобы эффективно ввести нового сотрудника в команду и помочь ему приступить к работе. Но почему компании стараются принести в этот процесс положительные эмоции, заморачиваются с приветственными сувенирами, устраивают праздник при выходе нового сотрудника на работу, разрабатывают системы наставничества и т.п.? Ведь кажется, что достаточно ограничиться приветственными письмами, ссылками на базы данных и парой обучающих семинаров?

Вот немного сухой статистики.

• Сотрудники, у которых опыт онбординга был негативным, вдвое больше склонны искать новую работу в ближайшем будущем (Digitate)
• Организации с хорошим онбордингом повышают продуктивность новых сотрудников на 70%, а их удержание — на 82% (Glassdoor)
• Структурированный процесс онбординга имеют 95% компаний с низкой текучкой кадров и всего 20% — с высокой (Silkroad)
• Вероятность того, что сотрудник будет доволен работой, в 30 раз выше среди тех, кто оценил процесс своего онбординга как эффективной (Bamboohr).

Хорошо спроектированный опыт нового сотрудника повышает лояльность и продуктивность сотрудников. Поэтому он важен для всех компаний, заинтересованных в том, чтобы их сотрудники работали у них долго и успешно. А кто занимается проектированием опыта? У HR-спецималистов огромный опыт в работе с персоналов, однако таких компетенций и такого подхода, как правило, нет. Зато есть специалисты по проектированию опыта клиентов (customer experience, CX), которые обладают всеми нужными знаниями и умениями. И в сотрудничестве с HR-специалистами они как раз могут улучшить процесс адаптации сотрудника. Дальше я расскажу, как.

Давайте рассмотрим процесс адаптации нового сотрудника (онбординга) от момента принятия оффера до полного погружения в работу. К вопросу попробуем подойти с точки зрения CX: посмотрим на сотрудника как на внутреннего клиента и попробуем понять, как улучшить его опыт. Для этого надо расписать онбординг по этапам, с указанием основных действий и проблем, проанализировать лучшие практики и решить, что можно улучшить на каждом этапе.

Customer Experience или клиентский опыт — это совокупность ощущений и опыта взаимодействия клиентов с компанией от первого контакта через рекламу или покупку до всего периода эксплуатации товара или использования услуги.

В области Customer Experience инструмент, который используется для анализа пути клиента, называется Customer Journey Map (CJM). Специалист по CX расписывает все этапы взаимодействия клиента с компанией, от возникновения потребности до того, что происходит после совершения покупки: цели на каждом этапе, проблемы, с которыми сталкивается клиента, каналы взаимодействия с компанией. Делается это для того, чтобы понять, как можно улучшить опыт клиента в каждой точке и, что важно, в каждый момент перехода между точками контакта.

А для анализа пути сотрудника есть собственный инструмент, который по сути представляет собой то же самое: Employee Journey Map (EJM), карта пути сотрудника. На ней, как на привычной нам CJM, расписаны основные этапы взаимодействия сотрудника с компанией. Карта может охватывать весь путь сотрудника, от поиска вакансии до увольнения, или фокусироваться на чем-то одном. Например, онбординге.

Пример Employee Journey Map от библиотеки Университета штата Мичиган. В данном случае, на основе дневника нового сотрудника, подробно расписан его первая неделя

Чем подход с использованием EJM отличается от традиционного подхода к адаптации сотрудника?

• Детализированный подход: процесс адаптации дробится на мелкие этапы, и анализу подвергается каждый из них. За счёт этого возможно найти неочевидные идеи и возможности для улучшения.
• Сотрудник рассматривается скорее не как “ресурс”, а как “внутренний клиент” компании. Цель, ради которой создается EJM — повысить удовлетворенность сотрудника и ускорить его адаптация, тем самым принести пользу бизнесу.
• Поскольку в HR-отделах, как правило, нет навыков по составлению “карт пути” (клиента или сотрудника), EJM составляют HR-специалисты вместе со специалистами по CX. Здесь же будет видно на чей опыт стоит обратить внимание и определить широту проведения benchmark.

В нашу EJM для онбординга мы решили включить:

• этапы, которые проходит новый сотрудник от выхода в первый рабочий день до окончания процесса адаптации;
• проблемы, с которыми он может столкнуться;
• то, как эти проблемы решаются у нас;
• то, как эти проблемы решаются в других компаниях.

Основные этапы, которые мы выделили в рамках статьи:

1. подготовка к первому рабочему дню;
2. выход на работу;
3. знакомство с командой;
4. погружение в рабочий процесс;
5. окончание адаптации.

Дальше рассмотрим каждый этап подробнее и покажем решения, которые показались нам интересными.

Перед первым рабочим днем новый сотрудник волнуется. Он хочет произвести хорошее впечатление на будущих коллег и одновременно боится, что что-то пойдет не так. Значит, задача работодателя — снять напряжение, помочь сотруднику подготовиться к выходу на работу.

Чтобы первый рабочий день сотрудника не превратился в катастрофу, компании придется провести много подготовительной работы. Например, вот как выглядит чек-лист нашего HR для подготовки к первому рабочему дню:

• отправить письмо в бухгалтерию;
• выслать новому сотруднику письмо о том, куда и во сколько приезжать, как одеваться, какие документы взять, кто его встретит и т.п.;

Пример письма, которое AIC отправляет новым сотрудникам

• заказать рабочее место: компьютер, стол, стул;
• выслать фотографию и данные о сотруднике офис-менеджеру, чтобы оформить пропуск;
• выслать скан паспорта офис-менеджеру для подготовки NDA;
• создать почту;
• добавить в JIRA;
• добавить в Харвест;
• собрать Welcome Pack и положить его на стол.

Кажется, помимо такой подготовки не помешало бы показывать новичку заполненный календарь со списком дел на первый день. Тогда ему не придется думать, чем заниматься и куда бежать. Например, в Percolatе нового сотрудника просят залогиниться в Asana, где его специально для него подготовлен список задач для первого дня, например: “прочитать документ об истории и ценностях компании”, “добавить себя в наш календарь”, “написать письмо и представить себя коллегам”. Мы взяли идею с планированием первого дня на вооружение и будем тестировать несколько месяцев.

Благодаря такой подготовке уровень стресса сотрудника снижается: он точно знает, что его ждет и что брать с собой. Если процесс отлажен, затраты компании тоже снижаются за счет автоматизации и шаблонизации «рутины». Риск того, что человек будет чувствовать себя потерянным, никому не нужным, и замучает всех вокруг вопросами, сведен к минимуму. При этом подход к нему всё равно остается персонализированным.

В первый рабочий день сотрудник и работодатель должны вместе уладить массу формальностей. Новичок должен заполнить документы, получить пропуск, найти свою компьютер, получить учетные записи и т.д. В какой степени это можно назвать обязательной рутиной, и вопрос в том, как сделать так, чтобы сотрудник воспринял первый выход на работу как радостное и значимое событие.

Например, в Twitter, к тому моменту, как человек выходит в офис, для него уже готово всё необходимое: работающая учетная запись, рабочий стол, компьютер, футболка и даже бутылка вина. Место для нового сотрудника также выбирают заранее, чтобы он сидел неподалеку от тех людей, с которыми будет плотнее всего работать.

Welcome Pack в Twitter

В России подобные Welcome Pack (приветственные наборы сувениров) пока не очень приняты. По данным журнала «Директор по персоналу», их делают всего 8% отечественных компаний, а может быть, даже меньше. AIC входит в эти 8%: у нас есть свой Welcome Pack. В него входят блокнот, карандаш и наклейка на ноутбук.

А теперь давайте подумаем: как и насколько Welcome pack помогает новому сотруднику адаптироваться? На самом деле никак. Эта приятность работает на создание wow-эффекта от компании. Но работать она будет только в случае, если базовые процедуры отработаны четко. Иначе подобные сувениры могут вызвать даже негатив: «компьютер они заранее настроить не успели, зато про винишко и блокнотики не забыли».

Свой Welcome Pack мы выдаем сотруднику в тот момент, когда необходимые формальности с обеих сторон закрыты. Благодаря этому момент вручения мерча приятен не только новому сотруднику, но и HR. Это своего рода подтверждение, что пока всё идёт по плану.

Новый сотрудник, скорее всего, знаком только с тем, кто его собеседовал. В первые дни ему предстоит познакомиться с коллегами и руководством, понять, кто за что отвечает и куда с какими вопросами обращаться. Если команда большая, запомнить всех будет сложно. К тому же новичок может просто стесняться самостоятельно знакомиться с новыми людьми, тем более — с руководством.

В нашей компании HR проводит для новичка экскурсию по офису. Для того чтобы новый сотрудник не чувствовал себя неловко, мы не представляем ему каждого из 120 его коллег: просто показываем, что где находится.

А ещё у нас есть стена с фотографиями каждого сотрудника. Когда новичок выходит на работу, то видит на этой стене и свое фото. Благодаря этому он чувствует, что уже является членом команды.

Стена в офисе AIC с фотографиями каждого сотрудника

Также каждый новый сотрудник получает письмо со ссылками на внутреннюю базу знаний. Здесь можно найти любую интересующую информацию, в том числе фотографии и имена всех его коллег.

Пример базы знаний, которую новый сотрудник получает на почту

Кажется, что экскурсия по офису не очень помогает сотруднику познакомиться с командой. Новый сотрудник, находясь в стрессе, мало кого может запомнить. База знаний работает лучше: в ней можно найти и историю компании, и заявление на отпуск, и телефоны сотрудников. Но база знаний работает как большой каталог: ты формулируешь вопрос и надеешься найти на него ответ. В таком формате база помогает сотруднику освоиться с некоторыми бизнес-процессами и узнать структуру компании, но почти не помогает ему влиться в коллектив.

Сейчас мы хотим сделать этот этап более человечным и эффективным, сделать так, чтобы новому сотруднику было легче знакомиться с коллегами. Поэтому здесь нам особенно интересны решения других компаний.

Компания Skyeng помогает новым сотрудникам наладить неформальное общение с коллегами с помощью корпоративного мессенджера. Через один из каналов можно найти себе компанию на обед: бот выбирает другого сотрудника случайным образом. В Digital Ocean на стол новых сотрудников прикрепляют воздушные шарики — таким образом, все сразу видят, где сидит новичок, и могут подойти и поздороваться с ним.

Welcome Pack и воздушные шарики на столах новых сотрудиков Digital Ocean

В Basecamp каждую пятницу случайным образом созваниваются рядовые сотрудники с руководителями. При этом можно обсуждать что угодно, кроме работы. Так сотрудники и руководители могут лучше узнать друг друга. Правда, неизвестно, насколько комфортно и неформально проходит это общение.

Компания Sterling Group устраивает небольшой праздник для всей команды, куда выходит новичок. В первый день вся команда отправляется на совместный обед за счет компании, а новый сотрудник помимо прочего получает еще пирожное. Позитивные эмоции и совместное мероприятие позволяют быстро и комфортно влиться в команду.

Идея Sterling Group кажется интересной, но нам не подходит. Иногда бывает так, что в течение месяца на работу выходит сразу несколько человек, и устраивать праздник в честь каждого будет весьма накладно. А вот идея с рандомными созвонами и встречами, как в Skyeng и Basecamp, выглядит перспективно. Это поможет новичку преодолеть стеснительность: не он кому-то навязывается, а система сама выбирает ему собеседника или партнера для обеда. Возможно, нам стоит взять её на вооружение.

Как можно было бы улучшить опыт знакомства с командой в AIC, используя идеи Skyeng, Sterling Group и Basecamp? Можно запланировали сделать так:

1. Сотрудники AIC отмечают места, где любят обедать.
2. Новый сотрудник получает предоплаченную карту AIC на обед.
3. В календаре на обеденное время новичку в течение недели назначены “встречи” с указанием места обеда. Место выбирается из тех, что рекомендовали сотрудники компании.
4. Новичок может принять, перенести или отклонить встречу.
5. Если он принимает встречу, то его новые коллеги и руководители получают приглашение и тоже могут его принять.

Таким образом, компания помогает сотруднику решить бытовой вопрос «где перекусить» и социальный вопрос «как познакомиться с коллегами». Новому сотруднику это улучшает настроение, снимает стресс, связанный с неизвестностью. Для компании это значит, что адаптация сотрудника проходит быстрее, а количество «ручной» работы HR-специалиста для погружения сотрудника — сокращается.

Даже если сотруднику кажется, что он имеет четкое представление о своих задачах, ему все равно нужно адаптироваться к рабочему процессу в конкретной компании. Ему необходимо понять, какие инструменты используются, какие требования к результатам предъявляются, куда обращаться в случае проблем и т.п.

Обычно новичку дают доступ к базе знаний и проводят для него различные тренинги. Например, наша база знаний, помимо имен и фотографий сотрудников, содержит описание бизнес-процессов, инструкции по тому, как пользоваться сканером, бланки для заявления на отпуск и ответы на другие вопросы. А ещё все наши новые сотрудники должны пройти курс “UX-дизайн” от Skillbox.

Меню базы знаний AIC

В Лаборатории Касперского к процессу погружения подходят очень комплексно. Руководитель нового сотрудника составляет “План адаптации”, который включает расписание регулярных еженедельных встреч, задачи на испытательный срок и планы по развитию сотрудника. Для всех новых сотрудников каждые две недели проводится семинар о том, как устроена компания, а также освещаются такие практичные вопросы, как составление графика отпусков, условия медицинского страхования, и так далее.

В Google, помимо тренингов, информационных порталов и прочих полезных материалов, новый сотрудник компании знакомиться с buddy, более опытным сотрудником, который сглаживает этап адаптации. Buddy — это не начальник и не руководитель, а сотрудник приблизительно того же уровня, который может неформально рассказать о коллегах, подсказать, что делать, если сломался компьютер, и просто оказать эмоциональную поддержку.

Мы в AIC, глядя на опыт Google и других компаний, также используем систему наставничества. У каждого нового сотрудника есть свой наставник. Новичок знает к кому идти за задачами, кто проверяет результат работы. Составляется индивидуальный план развития (ИПР) сотрудника: что стоит почитать, что попробовать сделать для того, чтобы вырасти в профессиональном плане. Роль наставника частично похожа на buddy, но предполагает более формальные отношения: у наставника есть авторитет, он обязательно лучше новичка в каких-то навыках. То есть общение идёт в основном вокруг предметных и профессиональных тем. У меня, кстати, тоже есть свой buddy: Анастасия Хапалова, UX-специалист.

Проработав в компании какое-то время, сотрудник перестает быть “новичком”. Можно не обращать на это внимание, потому что это естественный процесс. А можно как-то отметить это, и таким образом получить ещё большую лояльность сотрудника.

В компании Whole Foods через 90 дней после выхода нового сотрудника проводится голосование среди его коллег: оставить его в компании или нет. Считается, что это мотивирует нового сотрудника активно работать и налаживать отношения с коллегами, чтобы они почувствовали его ценность. Идея интересная. Конечно, голосование, которое решить судьбу новичка в компании — это жестко. Но можно попросить его коллег поставить ему оценки. Если кто-то поставил плохую оценку — это повод поговорить, выяснить, что не так, и дать новому сотруднику обратную связь. Если оценки хорошие — это повод похвалить человека, показать ему, что он идёт в верном направлении.

У нас принят менее радикальный подход. Ближе к концу испытательного срока мы собираем обратную связь от команды: насколько новый сотрудник был успешен, какие задачи успел закрыть. Затем мы проводим беседу с самим сотрудником: насколько работа в компании соответствует его ожиданиям, всё ли ему нравится, с какими сложностями он столкнулся. В знак того, что испытательный срок успешно пройден, мы дарим сотруднику милый сувенир: брендированные носки. Это своего рода признание, что новичок стал частью команды, и предложение чувствовать себя в офисе как дома.

Источник: hr-portal.ru.

Добавление нового сотрудника, основная информация о сотруднике – База знаний YCLIENTS

 

После заполнения раздела Услуги добавьте и отредактируйте информацию о сотрудниках компании.

Сотрудник – это любой работник компании, который оказывает услуги или выполняет какие-либо действия. 

Перейдите в основном меню в раздел Настройки – Сотрудники. Чтобы добавить нового сотрудника, нажмите кнопку Добавить специалиста. Откроется всплывающее окно, в котором нужно внести информацию о сотруднике.

Укажите Имя сотрудника, его Должность (подробнее о назначении и настройке раздела Должности читайте здесь) и Специализацию (например, Стилист-визажист). Поставьте галочку, если хотите указать данные пользователя для привязки к сотруднику (детальное описание раздела

Пользователи читайте здесь). Укажите номер телефона пользователя. Если пользователь уже существует в YCLIENTS, появится информация, что данный пользователь будет прикреплен к сотруднику. Если пользователь еще не регистрировался и ни разу не записывался онлайн, появится информация, что пользователь будет добавлен в YCLIENTS.

По умолчанию новому пользователю открыт доступ только к просмотру журнала этого сотрудника. Связать данные о сотруднике и пользователе можно будет и позднее в настройках сотрудника (подробнее об этом читайте здесь).

Чтобы отредактировать информацию о сотруднике, нажмите на его имя или используйте кнопки, которые находятся справа. В открывшемся новом окне внесите необходимые изменения и нажмите кнопку 

Сохранить.

Добавьте Описание сотрудника. Описание отображается в виджете онлайн-записи при нажатии на кнопку i рядом с фото сотрудника. Здесь размещают информацию о профессиональном опыте сотрудников, образовании, услугах, которые они оказывают. По статистике YCLIENTS каждый пятый пользователь заходит в этот раздел, поэтому важно донести информацию, которая поможет сделать выбор.

Пример отображения в виджете:

Добавьте Фото сотрудника. Нажмите кнопку Изменить, откроется всплывающее окно с мини-редактором. Нажмите кнопку Загрузить новое изображение. Отредактируйте фото: вы можете приблизить, отдалить и повернуть его влево/вправо. Нажмите кнопку Применить изменения. Фото должно размещаться на белом или прозрачном фоне. Максимальный размер файла: 12 Мегабайт. Рекомендуется размещать качественные профессиональные фотографии, они помогают расположить к себе клиента.

 

Связанные статьи

Управление списком сотрудников

Дополнительная информация о сотруднике

Настройки сотрудника

Настройка услуг сотрудника

Назначение сотрудников на услугу

Должности сотрудников

Кнопка на продукт тур

Новый сотрудник. С чего начать! | Дневник Руководителя

Затрону тему, на которую мало кто из руководителей обращает внимание, а зря! Адаптация нового сотрудника.

Как обычно большинство из нас поступает в день, когда выходит новый сотрудник? Никак! Безразразлично, потому что у нас своих дел много, и наивно полагаем, что сотрудник сам со всеми познакомится, вольется в коллектив, рабочую обстановку и т.д.

У меня вопрос: а ты что сам никогда не был новым сотрудником в коллективе? Ты не помнишь, как ты волновался, может даже и терялся, не знал с чего начать? Надеюсь, ты не из тех кто думает:»мне было тяжело, пусть и им будет тяжело.» или «мне нужен сильный сотрудник».

Почему я уделяю этому внимание? Да, потому что чем быстрей и плавно сотрудник вольется в коллектив, чем радушнее его встретят, тем раньше он начнет показывать результаты.

Как вообще нужно поступать в день выхода нового сотрудника.

1. К тебе пришел новенький, встреть его (если у тебя совещание или что то очень важное, поручи заму или опытному сотруднику). Кстати, в каких то компаниях это бывает HR специалисты.

2. Орг.вопросы. расскажи где, что находится (туалет, кухня, гардероб, твои кабинет), когда и как начинается рабочий день в офисе, когда и как заканчивается.

3. Собери сотрудников отдела и представь нового сотрудника, поясняя чем он будет занимается (с пометкой, что первые 2 неделе сотрудник будет только погружаться в свои дела и попросить коллег, ему по необходимости помогать).

4. Назначь за ним куратора(это очень опытный сотрудник, которому не помешают новые задачи). С куратором новый сотрудник должен обучится ПО в котором все работают, изучить нормативы, инструкции и т.д. Нет. не надо как в школе чтоб с ним сидел и сюсюкался. Все в меру и не в ущерб своим прямым обязанностям.

5. В конце этого дня встреться с ним. Поговори о том, что сотрудник сегодня узнал, за каким делом провел день, поставь задачи на следующий день/неделю. Расскажи, что для него будет является успешное прохождение испытательного срока.

Поверь мне, уделив всего лишь час своего времени в совокупности за день, очень сильно ускорит адаптацию новенького и снимет с него стресс. А придя домой, он скажет, что у него внимательный руководитель.

Читать еще:

Почему руководитель не хвалит сотрудника

Как работать с сотрудником если он перегорел.

О чем говорить с сотрудником?

Новый сотрудник: программа адаптации

Мы часто слышим об адаптации и каждый из нас по-своему ее представляет. Какой должна быть программа адаптации и как грамотно использовать имеющиеся у службы персонала ресурсы?

Для нового сотрудника адаптация — это ответственный и зачастую болезненный период привыкания к новому месту работы, новым коллегам и даже новым обязанностям. Другими словами, адаптация — это методика, основной задачей которой является эффективное вовлечение нового члена команды в процессы, происходящие в компании, и подготовка в срок лояльного сотрудника с акцентом на необходимых для успешной работы знаниях и навыках.

Поэтому период адаптации включает в себя несколько аспектов: психологический, социальный, профессиональный и организационный.

Психологический (психофизиологический). Режим и ритм рабочего процесса, условия труда, рабочее место, физические и психологические нагрузки — это моменты, касающиеся непосредственного привыкания. Ведь для новичка очень важно быть успешным на новом месте, и каждому необходимо разное время для психологической адаптации.

Социальный. При переходе в другую компанию сотрудник по-новому выстраивает отношения с коллегами. Особенно тяжело приходится человеку, если он изменяет социальный статус при переходе на более ответственный участок работы или руководящую должность (новые корпоративные ценности и традиции, организационная культура компании, новые взаимоотношения в коллективе, порядок внутриорганизационной коммуникации, принятые нормы и стандарты поведения, способы взаимодействия).

Профессиональный. Подразумевает реализацию профессиональных навыков и умений на новом месте, а также способы повышения квалификации, критерии результативности оценки труда, порядок выполнения функциональных обязанностей.

Организационный. Статус и значимость занимаемой должности в иерархической структуре компании, роль структурного подразделения в общей функциональной системе, корпоративные механизмы управления на предприятии, положение компании на рынке.

Психологами замечено, что полное «вливание» сотрудника в жизнь организации происходит через 10–12 месяцев. Самыми сложными в процессе адаптации по праву считаются первые 2–3 месяца, совпадающие к тому же с периодом испытательного срока, во время которого профессиональные и личностные качества сотрудника подвергаются пристальному вниманию и оценке как со стороны руководителя, так и со стороны коллег. Четкая процедура адаптации, действующая в компании, позволяет значительно сократить срок окончательной «акклиматизации» новичков (до 3–6 месяцев).

Итак, что можно считать первым этапом адаптации? Некоторые источники называют начальным периодом предварительное предложение или процесс проведения собеседований , ведь именно в этот период будущий сотрудник впервые знакомится с компанией и ее деятельностью.

Первое впечатление во многом зависит от того, как компания предоставляет важную для кандидата информацию, например, о месторасположении офиса, схеме подъезда к офисному центру. Также важно уточнить для кандидата, кто будет проводить с ним встречу. Не менее значительной будет информация о том, сколько это может занять у него времени. Если вы применяете тестовые методики или у вас строгий дресс-код, нелишним будет упомянуть и об этом, ведь какой бы универсальной и доступной не была программа адаптации на предприятии, человек, который не смог найти дорогу или какое-то время блуждал в поисках необходимого офиса в огромном бизнес-центре, может об этом просто не узнать.

Вторым этапом можно назвать непосредственно собеседования . Если соискателю нужно будет пройти несколько собеседований, об этом необходимо предупредить заранее (на практике этот период может растянуться от недели до двух месяцев, а в некоторых крупных концернах — до 3 месяцев). В процессе собеседования необходимо донести до соискателя информацию о компании и ответить на все интересующие его вопросы. Кандидат, получив предложение, обдумывает его и в это же время собирает всевозможную информацию о компании из различных источников.

Если кандидат принял предложение, желательно предоставить в наиболее полном объеме информацию о будущей работе (если это не противоречит стандартам компании). Она должна касаться всех повседневных аспектов деятельности (компенсаций и страховки, особенностей корпоративной культуры и т. д.).

В нашей компании с кандидатами из других городов многие моменты будущего сотрудничества согласовывают по электронной почте (например, маршруты и необходимые схемы, план стоянки служебных машин и пр.). Если же новый сотрудник пользуется собственным автомобилем, желательно позаботиться о том, чтобы ему было предоставлено место на служебной стоянке и приготовлен пропуск.

После того, как все моменты выхода на работу нового сотрудника согласованы и дата определена, менеджеру по персоналу необходимо подготовить рабочее место и составить план первого дня работы с учетом традиций компаний.

К сожалению, любой пустяк может оставить неприятный осадок и свести на нет впечатление о компании. Для офисов крупных компаний не лишним будет приготовить для новичков схему расположения складов и других административных помещений или так называемую «карту офиса», что существенно упрощает последующую работу.

Как показывает практика, первые дни работы на новом месте очень важны (именно их называют третьим этапом адаптации), так как именно в этот период закладываются «зерна» лояльности нового сотрудника к компании.

Постарайтесь в первые дни не перегружать его информацией о различных подразделениях, достаточно будет предоставить рабочее место, познакомить с сослуживцами, договориться с руководителем о необходимом инструктаже и распланировать первую неделю работы сотрудника так, чтобы он мог ознакомиться со всеми службами компании, с которыми планируется его дальнейшее взаимодействие.

Опыт показывает, что если новый сотрудник на этапе собеседований получил правдивую информацию о будущей работе, то это упрощает его период адаптации .

Каждый руководитель или сотрудник отдела адаптации время от времени задается вопросом, почему происходят такие разительные перемены с менеджерами среднего звена после прохождения адаптационного периода, как будто вы принимали на работу одного человека, а работает у вас другой. Каковы же причины таких изменений?

Можно выделить следующие факторы, влияющие на выбор стратегии поведения:

внешние факторы: организационная и корпоративная культура, система адаптации персонала, система поощрений и наказаний, влияние неформальных лидеров на новичка;

внутренние факторы: мотивация сотрудника и его направленность, ценности, личностная проблемная загруженность, семейная ситуация, опыт предыдущей работы, жизненный и руководящий опыт.

Таким образом, работник, придя в компанию со своими представлениями о том, «как должно быть», сталкивается с действительностью и начинает понимать, как на самом деле обстоят дела в компании: насколько замечается и оценивается вклад нового сотрудника, как относятся к инициативам и рвению, как смотрят на новичка руководители и сотрудники-старожилы. Таким образом, любой после периода адаптации в компании улавливает разницу между декларируемыми и реальными правилами. И на основании своих ценностей, стереотипов и внутреннего климата в компании начинает адаптироваться к организации, формируя свою стратегию поведения.

Именно поэтому на этапе адаптации важно говорить о реальных правилах поведения в компании, и тогда вы получите реально адаптированного сотрудника .

Кроме того, в компаниях с четкой корпоративной культурой важно донести до нового сотрудника нормы поведения, принятые в компании, предупредить обо всех существующих табу (запрет на личные звонки с рабочих телефонов и т. д.). Существенно упрощает адаптацию корпоративный кодекс или стандарты работы.

Четвертый этап — это адаптационный курс или программа обучения новичка .

В практике встречаются адаптационные программы различной сложности. Иногда менеджеры по персоналу предпочитают адаптировать новичков, полностью поручив заботу о них непосредственному руководителю. Данный формат адаптации дает хорошие результаты в компаниях до 30–40 сотрудников (в том случае, если руководитель действительно готов качественно заниматься новым сотрудником).

А если новичков много? Какую информацию и как надо донести до нового работника за то ограниченное время, которое отводится на адаптационный курс (от 2 недель до 3 месяцев)? Наполнение программы адаптации в данном случае может быть следующим:

Организация:

• Миссия компании (при условии, что миссия есть и все сотрудники четко ей следуют).
• Структура, руководство и наиболее важные сотрудники компании.
• Кадровая политика и процедуры.
• Обучение и развитие.
• Функциональные обязанности.
• Обязанности нового сотрудника:
• Задачи отдела.
• Профессиональные обязанности и ответственность.
• Требуемые навыки.
• Требуемые знания.
• Карьерные возможности.

Пятый этап — постадаптационный курс . Окончанием курса адаптации соответствующий процесс не заканчивается. Очень важным фактором для новичка любого уровня является своевременная обратная связь с непосредственным руководителем и менеджером по персоналу. Кроме того, естественным завершением периода адаптации должна стать оценка результативности работы сотрудника.

В завершение хотим предложить вашему вниманию достаточно универсальную программу адаптации ( см. пример ). Главный ее принцип — не жалейте сил и времени на новых сотрудников, и они станут вашими друзьями.

Мнение

В нашей компании программа адаптации была внедрена сравнительно недавно и пока рассчитана только на адаптацию менеджеров продаж, однако мы уже можем наблюдать положительные результаты от ее внедрения. А значит, стратегически программа разработана правильно.

Наша программа состоит из двух частей — общей и индивидуальной, и рассчитана на трехмесячный период (весь испытательный срок).

Общая часть предполагает формирование общего представления о компании, ее направлении деятельности, организационных особенностях, особенностях взаимоотношений компании и работника, условий труда и т. д. Проводится в течение первой недели работы сотрудника в компании и состоит из пяти этапов.

1 этап — оформление всех необходимых документов при приеме на работу.

2 этап — личное ознакомление с компанией и сотрудниками, личное представление сотрудникам, экскурсия по основным помещениям офиса. Когда принимаем сотрудников в региональных подразделениях, стараемся, чтобы новые люди приехали в головной офис и познакомились с представителями администрации лично.

3 этап — ознакомление с рабочим местом: рабочий стол, оснащение, места хранения документов, методической литературы и других рабочих материалов общего пользования, инструктаж по использованию технических средств, инструктаж по использованию служебного автомобиля.

4 этап — компания изнутри: история развития, подразделения компании и содержание их деятельности, руководство компании, разграничение полномочий, порядок принятия решений, внутренние коммуникации компании.

5 этап — предоставление информации о компании на рынке: сильные стороны компании в сравнении с конкурентами, основной круг конкурентов, основной круг клиентов, формы и методы работы, общая позиция компании на рынке, ближайшие и долгосрочные планы и цели, виды и характеристики продаваемой продукции.

Вышеперечисленная информация предоставляется непосредственным руководителем как устно, так и с помощью методических материалов.

Индивидуальная часть рассчитана на весь период прохождения испытательного срока и фиксируется в документе, который называется «Индивидуальный план работы на испытательный срок». Индивидуальная часть делится на два этапа: вхождение в должность и работа в должности.

План вхождения в должность рассчитан на первый месяц испытательного срока. Он составляется по окончании первой рабочей недели непосредственным руководителем и доводится до ведома работника под роспись. Данный план предполагает полное вхождение нового работника в должность, т. е. полное освоение им должностных обязанностей, хорошую ориентацию в структуре и деятельности компании.

План оценки работы в должности рассчитан на оставшийся период испытательного срока. Сотрудник самостоятельно составляет ежемесячный план работы, согласовывает его с непосредственным руководителем. Оценка выполнения плана фиксируется в бланке «Индивидуального плана прохождения испытательного срока». На этом этапе оценивается соответствие сотрудника занимаемой должности, его профессиональные знания.

По окончании адаптационного периода (испытательного срока) непосредственный руководитель заполняет бланк оценки специалиста.

Программа продумана так, что после испытательного срока у нас нет сомнений на счет нового работника. Мы не ищем плохие или хорошие стороны, мы просто знаем: работник или подходит компании, или нет (это хорошо прослеживается из планов и отчетов как непосредственного руководителя, так и самого работника).

Мы же даем понять новому сотруднику, что открыты для него, стараемся помочь ему, но в свою очередь оцениваем и требуем ответственности уже на первых этапах работы в компании. Таким образом, адаптация становится начальным этапом процесса отождествления целей работника и компании, первым шагом к завоеванию его преданности фирме.

Автор: Журочкина Елена

Источник: http://www.profpressa.com

Поделиться ссылкой:

Новый сотрудник — dead or alive / Хабр

Всем привет! Продолжаю рассказывать об опыте управления в IT. Сегодня поговорим о вводе нового сотрудника в команду. Вы взяли инженера в штат. Когда он станет полноценной боевой единицей? Что делать, чтобы ускорить его адаптацию? Как оптимизировать этот процесс? В конце концов, стоит ли вообще уделять этому внимание и тратить время?
Начну с ответа на последний вопрос: однозначно да. Каким бы опытным ни был специалист, ему требуется время, чтобы вникнуть в технические тонкости конкретного проекта, ознакомиться с процессом разработки, наконец, познакомиться с новыми коллегами. Это действительно важно для компании: чем быстрее он начнёт в полной мере решать задачи, тем быстрее он начнёт приносить пользу компании.

Я считаю, что ввод нового сотрудника в команду крайне важный процесс, и чем он более отлажен, тем быстрее новичок становится полноценным сотрудником и тем меньше времени вы на это тратите.

Превращение из новичка в коллегу

Когда я работал в сервисе-агрегаторе б/у запчастей, ввод новых людей в команду занимал 3 дня. После этого они с остальными на равных решали текущие задачи, участвовали в обсуждениях и шутили с коллегами у кофейного аппарата. Но я к этому пришёл, конечно, не сразу, сначала пришлось набить шишки и получить опыт. Только потом я сформировал для себя основные принципы и выстроил процесс.

Вот главные нюансы, которые я вынес для себя из практики управления командами.

1. Ввод человека в команду стоит начинать со знакомства с проектом. И это я делал уже на собеседовании. У меня всегда был наготове 10-минутный рассказ о компании в целом, на чём она зарабатывает, как устроен сервис, структуре отделов и прочем.
2. Подготовка рабочего места и создание комфортных условий для работы. Человек должен в первый день сесть за свой стол с удобным стулом или креслом и включить уже настроенный компьютер. Не успели подготовить всё это? Ваш косяк, этому действительно надо уделять внимание.
3. Индивидуальный подход. Например, для создания комфорта (а он необходим, особенно в условиях стресса при переходе на новое место работы). Неплохо поинтересоваться о предпочтениях в плане операционной системы и клавиатуры/мыши. Может вы будете первым работодателем, который такое предложит. А это поднимет вашу компанию в глазах сотрудника.
4. Правильное знакомство с командой. Недостаточно просто представить по именам всех сотрудников и разойтись по рабочим местам. Можно сделать так: это Миша, он отвечает за бэкенд, это Петя, он DevOps, а Вася и Коля отвечают за клиентскую часть, им можно задавать вопросы по таким-то аспектам. И это всё должно быть отражено в служебной документации для сотрудников, но об этом ниже.
5. Знакомство с компанией. Я считаю, что лучше всего провести его по отделам и рассказать, как устроена компания внутри, каким образом налажено взаимодействие между сотрудниками. В будущем это пригодится.
6. Быт. Новый инженер должен обязательно знать такие банальные вещи, где находится уборная, как пользоваться кофемашиной и где можно разогреть еду. Отличный шаг в сторону сближения с коллегами — пригласить его на обед вместе с командой.
7. Принципы работы команды. Везде свои правила и условия. Например, у нас в команде было принято работать по гибкому графику, любой мог приходить в удобные для него часы или отпроситься на день по делам или поработать из дома. Но в случае релиза или нештатных ситуаций мы задерживались и вместе решали проблему. Также в команде сложилась дружественная атмосфера, мы относились друг к другу с уважением, и ждали этого от новичков.

В общем-то, никаких тайн я не открыл, но эти аспекты действительно имеют большое значение. Первое впечатление очень важно, именно с него у человека будет формироваться мнение о компании и о его месте в ней.

Ещё один крайне важный фактор — снижение уровня стресса. Он неизбежен, так как переход на новую работу — это выход из зоны комфорта, все люди разные, не все умеют хорошо справляться с этим. Ваша задача — максимально сгладить процесс вхождения человека в команду. И тут важно внимание к мелочам. Например, человек может постесняться попросить заменить неудобную клавиатуру. Или если видите, что он интроверт, будьте деликатнее и не выводите его под софиты в центр арены опенспейса при знакомстве с командой.

Как быстро погрузить новичка в проект и не убить его

Человек пришёл к вам работать, вы его познакомили с коллегами и компанией в целом, создали комфортные условия. Пора приниматься за работу. Ведь ваша задача в том, чтобы он включился в процесс разработки и как можно быстрее начал приносить пользу компании. И в этой ситуации главное не перебрать со скоростью. Погружайте новоиспечённого коллегу в работу плавно.

Итак, ниже основные шаги, которые позволяют мне максимально быстро и безболезненно превратить новичка в полноценного члена команды.

1. Рассказ о проекте. Я считаю, что сначала надо рассказывать о проекте с точки зрения клиентов. Для чего он нужен, как работает, какие проблемы решает. И только потом можно переходить к тому, что «под капотом», и показывать, как он устроен внутри. Для экономии времени можно один раз записать видео. Только необходимо следить за его актуальностью. Если не можете сами это сделать, дайте задание коллегам.
2. Структура проекта. Важно показать, из чего состоит ваш сервис, какие модули включает, как они взаимодействуют между собой.
3. База знаний. Обязательно пишите техническую документацию. Она будет лучом света и путеводителем по дебрям вашего проекта для новичка. Там должно быть всё: от принципов именования веток и правил создания pull request в Git до описания серверной инфраструктуры и набора технических инструментов.
4. Поднятие проекта. Помогите новичку развернуть проект, не бросайте его на этом этапе. Даже опытный программист может спасовать перед такой задачей, когда там всё запутано. Чтобы ускорить этот процесс, напишите инструкцию. Но ещё больше сэкономить времени можно, если заняться этим заранее и настроить сам процесс сборки проекта.
5. От простого к сложному. За два дня рассказать обо всём, а потом бросить новичка на амбразуру и заставить пилить новые сложные фичи? Отличный план для провала. Ресурсы человеческого мозга небезграничны, вводите его в курс дела постепенно. Потратьте совсем немного времени и подберите ему задачи с нарастающей сложностью, постепенно выводите его на нужный уровень сложности.

Я опять не рассказал ничего нового, но почему-то в очень многих компаниях продолжают совершать такие ошибки. А потом удивляются, что человек с большим опытом делает досадные ляпы. Тут логично провести мою любимую аналогию со спортом: профессиональный игрок отлично умеет бить по мячу и ловко давать пас, но без знания тактики и стратегии команды от него не будет толка и результатов. Именно поэтому и нужен тренер, который поможет игроку стать частью команды. Если вы руководитель команды, то ввод новых людей команду должен лежать на вас. Нехватка времени и прочие причины, это всего лишь отговорки. Это действительно важный процесс, который за вас никто не наладит.

Истории из жизни

Ниже я поделюсь поучительными случаями из собственной практики. У меня тоже не сразу получилось отладить процесс, я к этому шёл через ошибки.

О поднятии проекта

Когда моя команда была совсем маленькой, новым сотрудникам мы поднимали все сервисы с нуля на каждой машине. Конечно, я тратил на это кучу времени или отнимал его у коллег, когда просил их помочь. С ростом компании и IT-отдела это стало головной болью.

Признаюсь, я упустил этот момент. Кроме того, это вызывало проблемы не только с новичками. Когда кому-то из сотрудников надо было поднять сервис, который писала другая команда, они были готовы застрелиться. А если разом надо было поднять десяток? Я решил ситуацию кардинально: перевёл всю инфраструктуру на Docker. Да, было непросто, потратили немало времени и сил, но очень много этим сэкономили в будущем. Мы подобрали оптимальные конфигурации проектов и каждую снабдили подробными инструкциями о том, как разворачивать и поднимать.

В итоге все наши 15 внутренних сервисов разворачивались за 20–30 минут. То есть новички безболезненно перескакивали один из этапов адаптации на новом месте. Многие даже удивлялись, вспоминая свой прошлый опыт. Для меня это было лучшей похвалой. К слову, я знаю много компаний, в которых новичков бросали наедине с проектом, и им приходилось тратить целую неделю на поднятие!

О документации

Наверное, как и у всех, в начале проекта у нас совсем не было документации. И пока команда была небольшая, а сервис скромным по функционалу, в этом не было никаких проблем. Но через два года при переключении на другие части проекта разработчики уже сами не понимали, как работают те куски сервиса, которые они давно не трогали. Рассказывать новым сотрудникам о проекте было ещё сложнее. Тем более, когда он состоит из 15 сервисов, которые работают по-разному и на разных технологиях.

На первом этапе решения проблемы записали обучающие видео для всех сотрудников всех отделов. Программистам давали смотреть все, чтобы они понимали, как устроена работа сервисов с точки зрения пользователя. Это сильно экономило время, не надо было долго рассказывать, хватало 10 минут, чтобы ответить на вопросы после просмотра.

Затем мы подготовили документацию в двух версиях: для новичков и расширенную для всех остальных. Первая по сути была простой шпаргалкой для начального этапа ввода человека в команду, там новички могли находить всё самое важное. А второй, расширенной версией, уже пользовались все. Там было описано всё: от архитектуры и инструкций по разворачиванию проектов до тонких технических нюансов использования тех или иных технологий. Позже создали ещё один большой документ, который описывал взаимодействие всех компонентов нашей общей системы.

Можно сказать, поиска по большой доке сначала не было, пользоваться было крайне неудобно, поэтому всё перевели на Wiki-движок. При правильной организации, а это удалось тоже не с первой попытки, всё оказалось очень удобно и доступно. Позже мы ещё добавили дополнительные документы для разных отделов. И тогда наша документация стала полноценной базой знаний. Например, понадобилось настроить репликацию на каком-то из сервисов, находишь нужную статью с инструкциями и примерами.

Каждый сотрудник мог дописывать и редактировать документы, были ответственные, которые следили за актуальностью сведений, но в процесс так или иначе были вовлечены почти все. Здесь важно отметить ключевой момент — знания не должны замыкаться на одном человеке, это путь в никуда. Он может заболеть или уволиться, тогда в случае его отсутствия может случиться информационный коллапс.

Я уже давно ушёл из той компании, но база жива, ей постоянно пользуются сотрудники.

О комфорте

Когда-то я сам приходил на новую работу рядовым программистом, мне было приятно, когда старались создать комфортные условия и всё объясняли. Но было, когда просто сажали на рабочее место и оставляли один на один с проектом. Это жутко бесило. Но руководство не видело в этом проблемы.

Помня о своём опыте, я всегда стараюсь прислушиваться к людям и создавать комфортные условия. Например, было такое, что человеку не хватало хороших наушников с шумоподавлением или стула с поддержкой спины. В моей практике даже была история, когда программист пришёл на PHP, но в душе хотел заниматься JS. Я как раз переформировывал отдел, а у человека была отличная мотивация и горящие глаза. В итоге я перевёл его на другую позицию, все остались довольны.

Ребята, которые пришли в мой отдел, очень ценили такое отношение. Говорили, что у нас всё очень сложно устроено, но благодаря такому плавному вводу в курс дела и помощи других сотрудников они быстро осваивались в команде.

Я считаю, что во многом помогает хорошо отлаженная коммуникация и дружественная атмосфера в команде. Team Leader должен жить с командой, CTO с TL и процессами, наверное, только тогда будет идиллия.

Тест-драйв проекта

Бывают такие досадные случаи, когда нового человека берут в компанию, но уже в процессе работы выясняется, что либо он не подходит для проекта, либо проект по каким-то причинам не подходит ему. Конечно, ситуация не рядовая, но иногда случается.

Чтобы минимизировать риски для обеих сторон, я ввёл такую практику, как тестовый день. Мы использовали такой подход, когда были сомнения. То есть специалист мог поработать день, чтобы попробовать на зуб новый для него проект, посмотреть, как всё устроено. Мы в свою очередь даже за такое короткое время могли комплексно оценить его.

У инженера может быть много причин, по которым проект ему не нравится. Например, он может не захотеть работать с легаси, ему могут не понравиться подходы в разработке, наконец, ему может не подойти атмосфера в команде. И бывает, что человеку недостаточно этих причин, чтобы уйти после испытательного срока. Он остаётся, но испытывает дискомфорт или недовольство.

Чтобы исключить подобные ситуации, мы и проводили тестовые дни. Люди просто брали отгул и приходили к нам попробовать поработать. В этом случае времени для знакомства с проектом было ещё меньше, поэтому мы вводили их в курс дела по ускоренной программе. Это приносило свои плоды: в случае сомнений после собеседования мы вместе с кандидатом принимали правильное решение. Таким образом, он не рисковал потерять существующую работу и попасть в проект, который ему не нравится, а мы экономили много ресурсов в случае, если человек в итоге не становился членом команды. Кстати, подобный подход используют и некоторые другие компании.

Выводы

В разных компаниях рабочие процессы сильно отличаются, также везде своя специфика и архитектура. Поэтому даже крутым специалистам требуется время на адаптацию. Ваша задача — сделать её наиболее эффективной и максимально сократить по времени. Поэтому стоит уделить время отладке такого процесса, как ввод нового сотрудника в команду. Если вы ещё не делали шагов в этом направлении, то старайтесь заняться этим как можно скорее. Это в будущем поможет вам сэкономить много времени. И неважно, сколько человек работает в компании, 10 или 1000. Ещё важно понимать, что если этим некому заниматься, то ответственность всё равно лежит на руководителе команды.

В моей команде удалось добиться сокращения времени ввода до трёх дней! Уже после такого короткого срока человек вливался в команду и брался за текущие задачи. Универсального рецепта нет, в каждой ситуации будет работать свой план. Но на мой взгляд, ключевые аспекты — это тщательная подготовка к набору новых сотрудников (документация, настройка окружения, аппаратное обеспечение), создание комфортных условий, грамотное знакомство с проектом и поддержка со стороны коллег и, конечно, руководителя команды.

P.S. А вдруг у вас есть интересные, забавные или поучительные истории о том, как вас вводили в команду? Жгите в комментах! 🙂

Мои другие статьи о менеджменте в IT:

Что такое быть Team Leader
Dream team из ничего: найм специалистов в IT
Как создавать успешные команды и управлять ими
Расти, Team Leader, большой и маленький

Руководство по адаптации новых сотрудников

Содержание страницы

Адаптация нового сотрудника — это процесс интеграции нового сотрудника с компанией и ее культурой, а также получение новым сотрудником инструментов и информации, необходимых для того, чтобы стать продуктивным членом команды.

Прием на работу новых сотрудников в организацию должен быть стратегическим процессом, который длится не менее одного года, говорят специалисты по кадрам и кадрам, потому что то, как работодатели обрабатывают первые несколько дней и месяцев опыта нового сотрудника, имеет решающее значение для обеспечения высокого удержания.

Начало работы с процессом адаптации

Поиск лучших кандидатов на должности в вашей организации — лишь часть построения эффективной команды. Процесс приема на работу новых сотрудников может быть одним из наиболее важных факторов в обеспечении того, чтобы недавно нанятые таланты были продуктивными и довольными сотрудниками.

Однако в некоторых организациях адаптацию к работе часто путают с ориентацией. Хотя может потребоваться ориентация (необходимо выполнить документы и другие рутинные задачи), адаптация — это комплексный процесс с участием руководства и других сотрудников, который может длиться до 12 месяцев.

Перед внедрением официальной программы адаптации работодатели должны ответить на некоторые ключевые вопросы, чтобы получить поддержку команды и высшего руководства, в том числе:

• Когда начнется процесс адаптации?
  
• Как долго это продлится?
  
• Какое впечатление вы хотите, чтобы новые сотрудники ушли в конце первого дня?
  
• Что нужно знать новым сотрудникам о культуре и рабочей среде?
  
• Какую роль в этом будет играть HR? А как насчет прямых менеджеров? Коллеги?
  
• Какие цели вы хотите ставить перед новыми сотрудниками?
  
• Как вы собираете отзывы о программе и оцениваете ее успех?
  

После ответа на эти вопросы специалисты по персоналу и высшее руководство могут разработать план действий, чтобы помочь новым сотрудникам быстро усвоить политику и рабочий процесс компании, полностью ознакомившись с культурой организации.

Магазин ШРМ:

Ориентация и адаптация новых сотрудников
SHRMStore предоставляет книги с передовыми методами обучения сотрудников и адаптации при найме новых сотрудников.

· Просмотреть все элементы ориентации и адаптации

Создание программы адаптации

«Если мы не будем беспокоиться о приеме на работу до того, как сотрудник приступит к работе, значит, мы сильно отстаем», — сказал Бен Петерсон, генеральный директор BambooHR, компании, занимающейся кадровыми технологиями.«Вместо того, чтобы иметь пачку бумаг, ожидающих их подписи, отправьте их сотруднику заранее для электронной подписи. Предоставьте им выбор льгот. Найдите технологию, которая поможет вам автоматизировать процесс подачи бумаги».

Как только новые сотрудники получают предложение о работе, они также могут получить доступ к онлайн-порталу компании, сказала Эмбер Хаятт, директор по маркетингу продуктов в SilkRoad, фирме, занимающейся решениями для управления талантами.

«Здесь они находят контент, который призван заинтересовать их, например дружескую записку от своего менеджера, информацию в первый день, приветственные сообщения и фотографии от новых товарищей по команде, глоссарий сокращений компании, виртуальную копию справочника вашего сотрудника, а также другие подробности об отделе и должностных обязанностях нового сотрудника », — сказала она.

Порталы для приема новых сотрудников также приносят пользу HR через информационные панели, которые могут организовывать и отслеживать задачи, которые необходимо выполнять и управлять ими в электронном виде, такие как W-4 или I-9, формы льгот и заработной платы, сказал Хаятт.

Помимо того, что новые сотрудники заполняют документы о приеме на работу онлайн, подумайте о том, чтобы дать ответы на вопросы, которые могут у них возникнуть, например, куда пойти в первый день, кого спросить по прибытии и что надеть, сказала она.

Установите для новых сотрудников стойку, телефон, компьютер и пароли для входа в систему до их прибытия, — сказал Петерсон.

«Самое худшее для нового сотрудника — это ухаживать за ним в процессе приема на работу, а затем он прибывает на работу, а администратор даже не ожидает вас или ваш офис не открыт», — сказал он.

Дополнительная литература:

Фонд SHRM: адаптация новых сотрудников: достижение максимального успеха
Адаптация помогает новым сотрудникам адаптироваться к социальным и производственным аспектам своей работы, чтобы они могли быстро стать продуктивными членами организации.В этом отчете «Адаптация новых сотрудников: достижение максимального успеха» представлены инструменты, необходимые для создания эффективного процесса адаптации в вашей компании.

Советы по созданию эффективного сайта для адаптации

Когда работодатели рассматривают возможность создания онлайн-портала для адаптации, они должны сначала подумать об основных сообщениях, которые веб-сайт будет передавать новым сотрудникам, и интегрировать эти идеи в компоненты дизайна.

5 шагов по созданию программы адаптации для менеджеров
Назначение новых менеджеров для достижения успеха положительно влияет на вовлеченность, текучесть кадров и прибыль.

Первый день

Двумя основными целями в первый день должны быть установление ожиданий и представление целей. По словам Петерсона, сотрудники должны иметь кристально четкое представление о том, каковы их должностные обязанности и ответственность в первый день.

«Новым сотрудникам необходимо узнать свою работу и познакомиться со своими новыми коллегами. Социальное взаимодействие имеет решающее значение. Вы хотите, чтобы они вернулись на второй день, верно?» он спросил.

Новых сотрудников BambooHR выводят на обед в первый день. «Мы достаточно заботились, чтобы нанять их, мы хотим, чтобы они знали, что мы достаточно заботимся, чтобы установить взаимопонимание», — сказал Петерсон.

Очень важно согласовывать ожидания.

«Организации, которые не сосредотачиваются на адаптации новых сотрудников к своей корпоративной культуре, находятся в очень невыгодном положении, — сказал Хаятт. «Сотрудники, которые знают, чего ожидать от корпоративной культуры и рабочей среды, принимают более обоснованные решения, которые больше соответствуют общепринятым практикам компании.«

Чтобы существующие члены команды не обижались на нового сотрудника, убедитесь, что роли и обязанности определены для всей команды», — посоветовал Петерсон.

«Иногда существующие члены команды могут чувствовать угрозу, что кто-то новый может взять на себя их обязанности. Поэтому неплохо было бы прояснить позицию нового сотрудника, а также [позиции] других членов команды, чья работа тесно связана, как они будут взаимодействовать друг с другом и как будут выполняться проекты », — сказал он.

Дополнительная литература:

Ошибки при адаптации, которых следует избегать, и некоторые креативные идеи, которые следует принять
Чтобы собрать некоторые практические идеи об эффективном адаптации сотрудников, мы попросили HR-сообщество поделиться в социальных сетях историями о победах и поражениях адаптации сотрудников. Некоторые из них действительно меняют правила игры.

Рекрутеры могут создать опыт «распаковки» для новых сотрудников.
Приверженность бренду помогает привлечь внимание к программам.Будут ли ваши новые сотрудники так же рады своему первому рабочему дню, как открытию нового смартфона?

Уроки адаптации руководителей после смены президента
Представьте себе, что произойдет, если все высшее руководство и менеджмент вашей компании объединятся и уйдут одновременно, передав свои значки и выключив свет, не оставив ни единого списка советов. люди, которые заменят их. Тысячи вакансий откроются в одно мгновение, и у вашей HR-команды будет меньше трех месяцев, чтобы набрать на эти должности.

Первые несколько месяцев

Для отдела кадров важно пройти месячную проверку, чтобы убедиться, что новый сотрудник чувствует себя комфортно, счастлив и заинтересован, — сказал Петерсон. «Во время адаптации также важно проанализировать и дать вдумчивый отзыв о раннем вкладе вашего нового сотрудника», — сказал он.

Согласно опросу BambooHR, три четверти новых сотрудников заявили, что обучение в течение первой недели работы является для них наиболее важным.Между тем, 41% специалистов по персоналу считают, что им необходимо обновить обучение по адаптации.

«Если вы не сообщаете, что должны делать новые сотрудники, и не вооружаете их инструментами, чтобы делать это должным образом, вы настраиваете их на провал», — сказал Петерсон.

Вы также не хотите заваливать своих новых сотрудников слишком большим количеством информации.

«Несмотря на то, что важно, чтобы ваш новый нанятый персонал был быстро расширен и продуктивен, вам также необходимо обеспечить обучение на рабочем месте в управляемом потоке», — сказал он.

Надеюсь, новые сотрудники выберут наставника к концу первого месяца, добавил Петерсон. 56% респондентов в исследовании BambooHR заявили, что для начала очень важно иметь на работе напарника или наставника.

Отчет Aberdeen Group показал, что высокопроизводительные организации почти в два с половиной раза чаще, чем менее эффективные работодатели, назначают наставника или коуча во время процесса адаптации.

«Программы наставничества могут быть такими же простыми, как назначение нового сотрудника куратором или создание тщательно продуманной команды наставников для решения любых вопросов, которые могут возникнуть», — сказал Хаятт.

Первые три-шесть месяцев

Петерсон посоветовал HR провести еще одну проверку через три-шесть месяцев, в зависимости от сотрудника и должности.

«К сожалению, только 15 процентов компаний продолжают регистрацию через шесть месяцев», — сказал он. Помните, что почти 90 процентов сотрудников решают, остаться или уйти в течение первых шести месяцев. «Вы оказываете огромное влияние на этот выбор. Иногда вам просто нужно показать, что вы искренне заботитесь», — сказал он.

Ресурсы для участников SHRM:

SHRM исследование отчет: Практика адаптации
SHRM инструментарий: Управление процессом адаптации и ассимиляции сотрудников
Каталог поставщиков кадровых ресурсов SHRM: Обучение

Первый год

«Результаты работы сотрудника в конце первого года покажут, насколько он продуктивен», — сказал Петерсон. «Теперь вы можете спланировать будущее развитие. Покажите им, как выглядит их карьера в компании. К сожалению, иногда они не принадлежат ей», — сказал он.

Конец первого года — это когда традиционная адаптация переходит в удержание и удовлетворенность сотрудников.

«Переход от обучения на рабочем месте к постоянному развитию. Это также прекрасное время для разговора о компенсации», — сказал Петерсон.

«Ваши новые сотрудники будут благодарны вам за то, что вы направили их на путь к успеху, и ваша компания будет уверенно продвигаться по пути превращения этих новых сотрудников в опытных сотрудников.»

Рой Маурер — онлайн-редактор / менеджер SHRM.

Следуйте за ним @SHRMRoy

Как встретить и принять нового сотрудника

Что включает в себя приветствие нового сотрудника?

Приветствовать нового сотрудника — это больше, чем просто сделать объявление и дать задание начальнику. Чтобы приветствовать нового сотрудника, чтобы дать ему наилучшие возможности для успешной интеграции в вашу компанию, требуется ряд шагов, которые начинаются после того, как ваше предложение о работе принято.

Интеграция и удержание вашего нового сотрудника начинается во время процесса приема на работу, и они также усиливаются, когда новый сотрудник приступает к новой работе. Вы очень многое поставили на карту в том, как вы приветствуете своего нового сотрудника. Эти рекомендации помогут вам сделать это правильно.

Эти приветственные шаги для нового сотрудника продолжаются прямо на его или ее работе.Если вы хорошо выполните эти шаги приветствия и адаптации, вы создадите успешного нового сотрудника. Вот как это сделать.

Приветственные шаги для новых сотрудников

Если вы выполните эти рекомендуемые шаги, ваш новый сотрудник настроен на успех. Вы также, скорее всего, завоюете лояльность сотрудников и, таким образом, сохраните их.

До даты начала работы нового сотрудника

• Свяжитесь с новым сотрудником вскоре после того, как он или она подпишет и вернет ваше предложение о работе. Цель записки или телефонного звонка — выразить свое волнение по поводу того, что новый сотрудник присоединился к вашей команде. Этот звонок лучше всего сделать менеджером по найму, сотрудником, которому новый сотрудник будет подчиняться. Настройте ожидание, что новый сотрудник будет регулярно получать от вас известия в течение обычных двух-четырех недель до дня начала.
• Отправьте информацию о льготах и ​​справочник сотрудника заранее, чтобы новый сотрудник мог просмотреть их на досуге и прийти в первый день с вопросами.Вы также можете поделиться другими документами, имеющими отношение к вашему бизнесу. Если они в сети, предоставьте сотруднику ссылку и ранний доступ. Эти действия способствуют укреплению доверия, которое вы устанавливаете с новым сотрудником.
• Если у вашей организации есть онлайн-вики или другая интрасеть, предоставьте новому сотруднику ранний доступ. Это особенно важно, если у вас есть онлайн-каталог сотрудников с фотографиями сотрудников. Ваш новый сотрудник будет чувствовать, что он или она рано знакомится с коллегами. При отсутствии онлайн-фотоальбома рассмотрите возможность создания в каждом отделе доски объявлений для сотрудников с фотографиями сотрудников и другой деловой информацией и информацией о сотрудниках. Или сделайте и то, и другое.
• Отправить официальное приветственное письмо компании от отдела кадров. Это приветственное письмо для нового сотрудника должно содержать подтверждение таких элементов, как дата начала, время начала, рабочий дресс-код, куда пойти, график первого дня и другие детали, которые необходимо знать новому сотруднику.
• Назначьте новому сотруднику наставника, более опытного сотрудника, не подчиняющегося новому сотруднику.Наставник должен позвонить новому сотруднику, чтобы познакомиться с ним или с ней до даты начала.

Что делать в последние дни перед встречей с новым сотрудником

• Подготовьтесь к первому дню сотрудника, подготовив все к его приезду. В предыдущей статье подчеркивается десять лучших способов отключить нового сотрудника. Многие из них связаны с неспособностью организации с первого дня подготовиться к встрече с новым сотрудником. Эти предметы кажутся такими простыми.Например, не просите сотрудника начать работу в течение недели, когда его новый босс уехал из города. Не назначайте нового сотрудника, не подготовив его рабочее место. Продемонстрируйте уважение к новому сотруднику.
• Разработайте контрольный список для подготовки нового сотрудника, который включает в себя назначение компьютера или ноутбука, установку необходимого программного обеспечения, подготовку стола и кабинета или офиса, предоставление доступа к почте и учетной записи электронной почты и так далее. Каждому офису нужен список и сотрудник, которому поручено выполнить все задачи до того, как новый сотрудник приступит к работе на своей новой работе.
• Украсьте офис нового сотрудника приветственными знаками, цветами и закусками. Пусть причудливость ваших сотрудников и культура работы проявятся в предметах, которые вы предоставляете, чтобы приветствовать нового сотрудника. Фирменная продукция тоже ценится. Кружка с логотипом компании и другие предметы, которые приветствуют нового сотрудника, заставят его или ее быстро почувствовать себя как дома.

Что делать, чтобы приветствовать нового сотрудника в первый день

• Убедитесь, что в графике первого дня много встреч и мероприятий по адаптации.Запланируйте хорошую часть утра с начальником и наставником нового сотрудника. Это ваш последний шанс произвести положительное впечатление на вашего нового сотрудника. Не позволяйте дням пропадать даром и содержать в себе только документы и встречи с персоналом. День для общения с начальником, наставником и коллегами, а не для заполнения форм.
• Заранее подготовьте график адаптации, адаптированный к потребностям отдела и нового сотрудника. Убедитесь, что график адаптации заполняет только часть каждого дня, чтобы новый сотрудник мог сразу почувствовать продуктивность на своей новой работе.Например, одна компания потребовала, чтобы менеджер сотрудника составил 120-дневный план адаптации, который давал сотруднику возможность узнавать что-то новое каждый день. Начальник и наставник сотрудника отвечали за создание, публикацию и мониторинг графика адаптации.
• Убедитесь, что новый сотрудник встретится с персоналом отдела кадров в первый день, чтобы он или она могли задать вопросы о льготах, политиках и компенсациях. HR сотрудничает с менеджером и наставником, чтобы рассказать новому сотруднику то, что ему нужно знать, и познакомить с культурой и ожиданиями сотрудников от сотрудников.Это также возможность начать рассказывать о ценности вашего комплексного пакета льгот.
• Запланируйте обед в первый день с коллегами нового сотрудника и составьте расписание, чтобы убедиться, что у него или нее есть коллега, с которым он может есть каждый день первой недели. Начальник и наставник нового сотрудника также должны присутствовать на этом обеде. Цель состоит в том, чтобы у нового сотрудника была возможность познакомиться со многими новыми коллегами по всей организации, чтобы они почувствовали себя желанными гостями и частью своего нового рабочего места.

Итог

Впечатления, которые формирует новый сотрудник в течение первых нескольких дней и периода адаптации, окажут огромное влияние на опыт нового сотрудника в вашей организации. Это стоит вашего времени и внимания, чтобы сделать приветствие нового сотрудника позитивным, вдохновляющим и захватывающим.

6 способов помочь новым сотрудникам хорошо взаимодействовать со своей командой

Быть новым ребенком на работе может быть непросто — как для новых сотрудников, так и для команды, к которой они присоединяются.То, что когда-то было знакомо, теперь неясно. Смогу ли я выполнить работу? Как я впишусь?

Точно так же хорошо настроенная команда может беспокоиться о том, как новые сотрудники изменят динамику команды. Будут ли они в команде? Собираются ли они вторгнуться в мое пространство, взять на себя мои обязанности?

Смена работы занимает первое место среди стрессовых жизненных событий — и эта цифра постоянно растет. Согласно исследованию CareerBuilder, более одного из пяти сотрудников намерены покинуть свои нынешние должности в 2016 году — это на 5 процентов больше, чем в прошлом году.

Итак, как сделать этот переход максимально простым для всех и сохранить динамику бизнеса? Все дело в подготовке, поддержке и общении — и начинается с того дня, когда новый сотрудник принимает ваше предложение

1. Рад, что вы здесь

Ничто так не говорит о добро пожаловать в компанию, как прибытие на новую работу с укомплектованным офисом и готовым к работе. Убедитесь, что вы снабжаете своих новых сотрудников всем необходимым для начала работы — их личным пространством, расходными материалами, необходимым компьютерным программным обеспечением, информацией для входа в систему.Потратьте некоторое время на то, чтобы организовать дела до их прибытия, может иметь огромное значение и иметь большое значение для того, чтобы они с самого начала почувствовали себя частью команды.

2. Встреча и приветствие

Найдите время, чтобы познакомить новых сотрудников не только с непосредственным коллективом, но и с людьми из других подразделений организации. Некоторые компании считают полезным проводить короткие 15-20-минутные встречи с людьми из разных отделов. Это предлагает свободный от стресса способ познакомить всех с новыми пополнениями в команде и помочь обучить новых сотрудников внутренней работе организации.Это также помогает открыть каналы связи в компании и дает прекрасную возможность продвигать благоприятную корпоративную культуру. И команда, и новый сотрудник получат выгоду.

3. Рука помощи

Наставничество может помочь ускорить процесс адаптации, предоставляя индивидуальную поддержку по всем вопросам, от изучения политик компании до того, кому звонить по вопросам, связанным с компьютером. Это может снизить нагрузку на новых сотрудников, команду и менеджера. Это отличный способ с самого начала построить доверительные отношения и отношения. Помните, что новички не уверены в своих новых ролях и обязанностях, а также в том, к кому обратиться за помощью. Предоставляя наставника, вы добавляете им дополнительный уровень поддержки, помогая снизить стресс, который является нормальным в период адаптации.

4. Добро пожаловать в сообщество

Важно помочь новым сотрудникам познакомиться с корпоративной культурой. Уделите время анализу миссии и ценностей вашей компании. Во что верит ваша компания? Как культивируется культура на повседневном рабочем месте? Каковы завышенные цели и ожидания компании и как сотрудники воплощают их в жизнь? Если вы потратите время на объяснение корпоративной культуры и того, как каждый играет важную роль в успехе организации, это может иметь большое значение для воспитания чувства принадлежности.Это отличный способ с первого дня поддержать позитивный командный настрой.

5. Слишком много хорошего

Иногда новые сотрудники могут проявлять чрезмерное усердие и стремиться проявить себя. Это может иметь неприятные последствия и вызвать раздоры на рабочем месте. Ключ в том, чтобы противостоять такому поведению заранее и уважительно. Учтите, что такое поведение может быть нервной реакцией на стресс от новой работы. Если новые сотрудники ставят под сомнение то, как что-то делается, может быть полезно объяснить, что есть проверенные и верные способы делать что-то, и именно так это делается здесь.Постарайтесь поставить себя на их место и понять, что им потребуется время, чтобы почувствовать себя комфортно. Также учтите, как это может повлиять на текущих членов команды. Они могут чувствовать угрозу из-за напористого поведения новых сотрудников. Сообщите им, что вы решаете проблему. Коммуникация — ключ к успеху.

6. Важны мелочи

Офисы ваших новых сотрудников расположены в районе с высокой проходимостью? Если да, можете ли вы найти место получше? Есть ли специальное программное обеспечение, которое могло бы облегчить их работу? Как насчет их часов? Гибкая ли компания в отношении времени начала работы? Если да, то предложение сотруднику выбора показывает, что вы заботитесь об их балансе между работой и личной жизнью. Основной принцип «относиться к другим так, как вы хотели бы, чтобы относились к вам» — хороший девиз, которому нужно следовать, когда дело доходит до хорошего старта с новыми сотрудниками. Людям нравится чувствовать себя ценными. Проявление активности и инвестирование в ваших новых сотрудников предоставит им наилучшую возможность добиться успеха и стать позитивной силой в вашей организации.

Если вы потратите время на воспитание своих новых сотрудников в процессе адаптации, это даст им — и вашему бизнесу — наилучшие возможности для достижения успеха.Загрузите нашу бесплатную электронную книгу «Как создать первоклассную рабочую силу, которая ускорит ваш бизнес», чтобы узнать больше.

Наем сотрудников | Внутренняя налоговая служба

Если вы нанимаете сотрудников, есть информация, которую вам необходимо сохранить для своих записей и форм, которые вы должны заполнить.

Право на работу в США

Вы должны подтвердить, что каждый новый сотрудник имеет законное право работать в США. Попросите сотрудников, которых вы нанимаете, заполнить форму I-9, документ PDF с подтверждением права на трудоустройство.

Вернуться к началу

Номер социального страхования сотрудника (SSN)

Вы должны получить имя каждого сотрудника и номер социального страхования (SSN) и ввести их в форму W-2. (Это требование также относится к иностранным работникам-резидентам и нерезидентам.) Вы должны попросить своего сотрудника показать вам его или ее карточку социального страхования. Сотрудник может предъявить карту, если она есть. Вы можете, но не обязаны делать ксерокопию карточки социального обеспечения, если ее предоставляет сотрудник.Запишите имя и номер социального страхования каждого нового сотрудника из его или ее карточки социального страхования. Любой сотрудник, у которого нет карты социального обеспечения, должен подать заявление на ее получение, используя форму SS-5, Заявление на получение карты социального обеспечения PDF. Администрация социального обеспечения (SSA) предлагает подтверждение номера социального страхования (SSN) и быстрый доступ к соответствующим формам и публикациям.

Не принимайте ITIN вместо SSN для идентификации сотрудника или для работы. ITIN доступен только иностранцам-резидентам и нерезидентам, которые не имеют права на U.S. трудоустройство и идентификация потребности в других налоговых целях. Вы можете идентифицировать ITIN, потому что это 9-значный номер, начинающийся с цифры «9» и отформатированный как SSN (NNN-NN-NNN).

Примечание: Человек с ITIN, который позже получит право на работу в Соединенных Штатах, должен получить SSN.

Вернуться к началу

Удержание работника

Чтобы узнать, сколько подоходного налога удерживать из заработной платы сотрудников, у вас должна быть форма W-4 «Свидетельство об удержании налогов» для каждого сотрудника.Попросите всех новых сотрудников предоставить вам подписанную форму W-4, когда они приступят к работе. Форма вступает в силу при первой выплате заработной платы. Если сотрудники требуют освобождения от удержания подоходного налога, они должны указать это в своей форме W-4. Сумма удерживаемого подоходного налога должна основываться на статусе подачи и корректировках удержания, как указано в форме. Если новый сотрудник не дает вам заполненную форму W-4, удерживайте налог, как если бы он или она были холостыми. Дополнительное удержание может потребоваться с заработной платы, выплачиваемой иностранцам-нерезидентам.

Форма W-4 остается в силе до тех пор, пока сотрудник не выдаст вам новую. Если сотрудники требуют освобождения от удержания подоходного налога, они должны ежегодно предоставлять вам новую форму W-4. Если сотрудник предоставляет вам Форму W-4, которая заменяет существующую Форму W-4, начните удержание не позднее начала первого расчетного периода, заканчивающегося 30-го дня или позднее с даты получения вами замещающей Формы W- 4. Исключения и недействительные формы W-4 см. В Публикации 15 (Циркуляр E) Налогового руководства работодателя.

Вы также можете направить своих сотрудников к оценщику налоговых удержаний. Помните, что это приложение предназначено для того, чтобы помочь сотрудникам убедиться, что из их заработной платы не удерживается слишком много или слишком мало подоходного налога. Это не замена формы W-4, но большинство людей сочтут ее более точной и простой в использовании, чем рабочие листы, прилагаемые к форме W-4. Они могут использовать результаты этой программы, чтобы помочь им заполнить новую форму W-4, которую они отправят своему работодателю. К работодателям в сельском хозяйстве могут применяться особые правила.Для получения дополнительной информации см. Публикацию 51 (Циркуляр A), Руководство по налогам для работодателей в сельском хозяйстве.

Вернуться к началу

Как сделать новую ориентацию на сотрудников информативной, но увлекательной

Для нового сотрудника начало новой работы, безусловно, захватывающе, но при этом есть и некоторые заботы. Отличный способ облегчить эти заботы заключаются в том, чтобы иметь первоклассную ориентацию на новых сотрудников. Этот процесс помогает приветствовать новых сотрудников в вашей организации с целью интеграции их беспрепятственно, поэтому они могут работать как можно лучше.

Что включить в программу ориентации сотрудников

Ориентация — это лишь небольшая часть вашего общего процесса адаптации, и она должна быть упорядоченной и целенаправленной. Вы хотите дать своим новым сотрудникам общий взгляд на компанию с помощью высокоуровневой информации.

Административная информация

Вы захотите показать своим новым сотрудникам, что делает вашу организацию особенной. Вы должны рассказать о его истории, миссии, целях и культуре. Обязательно ознакомьтесь с основными моментами справочника для сотрудников.Ознакомьтесь с планами и процедурами безопасности в случае аварии. Наконец, просмотрите информацию о плане льгот и убедитесь, что вы покрыли его, когда для них открывается регистрация.

Здесь, в BizLibrary, наш менеджер L&D назначает каждое из этих действий во время адаптации, а затем отслеживает эти уроки в нашей LMS для завершения.

Административные политики

Во время ориентации вам также следует ознакомиться с важными правилами. Попросите сотрудников сначала изучить вашу политику противодействия преследованию, прежде чем углубляться в другие вопросы повестки дня.

Во время этой части процесса вы также можете просмотреть свой график заработной платы, меры безопасности, вход в систему и процессы, связанные с ИТ, а также где найти припасы и оборудование.

Наконец, покройте командировочные расходы, если сотрудники будут использовать свои собственный автомобиль или служебный автомобиль. Ознакомьтесь с процедурами компенсации пробега или возмещения они могут столкнуться.

Обзоры отделов

Встреча новых сотрудников с членами различных отделов и их представление во время ориентации может действительно помочь им почувствовать себя ценными с самого начала, а — увидеть, как отделы работают вместе. — для достижения общих целей организации.

Пусть менеджер каждого отдела расскажет о целях и функциях своего отдела и ответит на любые вопросы.

Хотите глубже понять, как выглядит успешная адаптация? Посетите наш бесплатный вебинар по запросу:

Как развлечься ориентацией

Вы, вероятно, прошли инструктаж, в котором просто изучались действия по доставке информации стандартным способом. Вы получили всю необходимую информацию, но она была очень поверхностной.Понятно, что первое впечатление имеет значение как для вас при приеме на работу, так и для новых сотрудников, когда они узнают о компании.

Итак, что можно сделать, чтобы взять то, что кажется стандартной нормативной информацией, и сделать ее более интересной?

Когда вы знакомитесь с историей компании и отделом презентации, позвольте новому сотруднику задать любые вопросы. Успокойте их что нет глупых вопросов. Это их время учиться и взаимодействовать, и дать им этот шанс поможет им видеть в вас открытое и вдохновляющее рабочее место.

Организация — это больше, чем ваш логотип и модная организационная структура. Вы усердно работали над созданием полностью своей собственной культуры, и сейчас самое время продемонстрировать ее. Покажите этим новым сотрудникам, откуда вы пришли, со старыми фотографиями или видео о своем росте. Сделайте их частью своей истории с того момента, как они войдут. Чтобы получить дополнительную информацию о культурном погружении во время адаптации, посмотрите этот выпуск подкаста.

Компании также полны алфавитного супа — различные программы, продукты и инициативы, вероятно, будут содержать аббревиатуры и корпоративный жаргон, о которых новые сотрудники не узнают.Превратите изучение этих терминов в игру. Просмотрите различные аббревиатуры, используя что-то вроде бинго или соответствующей игры. Использование геймификации действительно может помочь в сохранении информации и сделать ее изучение увлекательным.

Подумайте о том, чтобы поохотиться на мусорщиков. Это получает новый сотрудников и перемещаются по офису. Охота может включать в себя получение удовольствия факты о сослуживцах, интересные факты о здании или необычные предметы по офису.

Почему вы должны инвестировать в ориентацию на новых сотрудников

Ориентация на нового найма и прием на работу дают много преимуществ.От удержания до вовлеченности и продуктивности — правильный подход имеет огромное значение.

Ориентация — это ваше первое впечатление для всех новых сотрудников, и первые впечатления очень важны. Исследование, проведенное Brandon Hall Group и Glassdoor, показало, что работодатели с надежным процессом адаптации улучшают удержание на 82%, а производительность повышается более чем на 70%. Но если сотрудник чувствует, что у него плохой процесс адаптации, у него в два раза больше шансов найти новую работу, согласно Digitate.

Ориентация закладывает основу для времени, проведенного новым сотрудником в организации. Он предоставляет новым сотрудникам информацию, необходимую для эффективного выполнения своей работы. Это побуждает их чувствовать себя уверенно, задавать вопросы и быстрее адаптироваться.

Без ориентации новый сотрудник иногда чувствует себя некомфортно на своей новой должности, и ему требуется больше времени, чтобы полностью раскрыть свой потенциал.

И все это становится еще более необходимым, если ваш сотрудники работают удаленно.Получая им ту же информацию, независимо от их местонахождения, они будут творить чудеса для их успеха в вашей организации. Конечно, вам придется немного адаптировать свою программу, но не забудьте приложить столько же усилий для адаптации личных и удаленных команд.

Благодаря обширной коллекции обучающих видеороликов BizLibrary, охватывающих все аспекты от безопасности до навыков работы с программным обеспечением, вы наверняка найдете ценные ресурсы для вашей адаптации и ориентации. Поскольку видео представляют собой короткие микро-уроки, сотрудники смогут вставить их в любое удобное время.Вы также можете намеренно включить время в их график адаптации, чтобы заполнить видео по их выбору, а затем рассказать о том, что они выбрали и чему они научились из этих видео.

Также выделите время для ваших удаленных сотрудников, чтобы они могли встретиться с остальной командой посредством видеоконференции. Важно дать им почувствовать себя частью команды, даже если они разбросаны по стране или миру. Таким образом они узнают друг друга и смогут понять, как взаимодействуют их роли.Это время также будет полезно для удаленного человека, чтобы узнать свои должностные обязанности и ожидания.

Информативная и увлекательная ориентация на новых сотрудников имеет решающее значение для успеха сотрудников. Для получения дополнительной информации о адаптации и ориентации ознакомьтесь с нашим новым контрольным списком для адаптации:

10 лучших вещей, которые нужно сделать при приеме на работу нового сотрудника

Наконец-то вы нашли идеального кандидата на вакантную должность в компании, но еще не время расслабляться.Хороший прием новых сотрудников и совершенствование процесса адаптации сотрудников так же важны, как и хорошо продуманный процесс найма. Хорошо структурированный процесс адаптации не только повысит коэффициент удержания сотрудников, но и сэкономит вам деньги, необходимые для найма и обучения замены.

Что нужно, чтобы приветствовать новых сотрудников с положительным опытом адаптации?

Вот 10 основных вещей, которые нужно сделать при приеме на работу нового сотрудника:

1.Настройте сотрудника на систему расчета заработной платы и другие системы компании

После подписания предложения пора обновить записи компании, включив в нее вашего нового сотрудника. Это означает настройку сотрудника на заработную плату и льготы. Настройку расчета заработной платы можно легко выполнить с помощью бесплатного программного обеспечения для расчета заработной платы, которое можно настроить для любого типа бизнеса, и многие инструменты расчета заработной платы также предлагают регистрацию льгот.

Вам также следует добавить своего сотрудника к любому программному обеспечению или компьютерным приложениям, которые им необходимо будет использовать на регулярной основе.Новому сотруднику также может потребоваться номер сотрудника, идентификатор сотрудника и биометрический профиль, чтобы дать ему доступ к помещению. Разрешения на парковку, если они есть, также должны быть защищены.

2. Заполнить документы о новом найме

Соблюдение налоговых и юридических требований служит защитой как для вас, так и для вашего нового сотрудника. Обязательно заполните необходимые документы:

• Если у вашей компании еще нет идентификационного номера работодателя (EIN), вам понадобится его, прежде чем нанять первого сотрудника.
Форма
• I-9 для подтверждения права сотрудника на работу для новых сотрудников, являющихся гражданами и негражданами.
Форма
• W-4 для удержания надлежащей суммы федерального подоходного налога. Государства, взимающие подоходный налог, также имеют свою собственную форму W-4.
• Получите имя и номер социального страхования каждого сотрудника и введите его в форму W-2 (которую вы предоставите сотруднику во время налогового сезона). Если вы используете программное обеспечение для расчета заработной платы, большинство из них предварительно заполнит форму W-2 этой информацией.
• Сообщите данные о новом найме в новую программу отчетов о найме вашего штата до установленного срока.
• Правильно классифицируйте работников для целей налоговой отчетности федерального уровня и штата.
• Получите страховку компенсации работника для вашего нового сотрудника.
• Подписанная копия справочника работника.

Хотя это касается большей части документов, которые вам нужно будет получить от нового сотрудника, в некоторых штатах и ​​регионах могут быть дополнительные требования, поэтому лучше всего обратиться в департамент труда вашего штата.

3. Настройте рабочий стол и телефон

Огромная часть создания хорошего первого впечатления — это оснащение рабочего места вашего нового сотрудника необходимым оборудованием и материалами.В зависимости от их должностной роли это может быть рабочий стол, компьютер, телефон, ключи от офиса, официальный адрес электронной почты компании и доступ к вашим цифровым и онлайн-ресурсам. Не забудьте обновить каталог компании, добавив в него информацию о новом найме. А если вы предоставите визитные карточки или бирки с именами, вы, возможно, захотите подготовить и их. Если новичку нужно предоставить оборудование компании, мобильный телефон, ноутбук или ключи, вы должны заказать их заранее, чтобы они были готовы к 1-му дню.

4.Выполнить проверку фона

Часть должной осмотрительности включает проверку биографических данных новых сотрудников сразу после принятия предложения. Скрининг перед приемом на работу помогает подтвердить, что ваши новые сотрудники такие, какими они себя называют. Убедитесь, что ваш новый сотрудник осведомлен и уполномочил вашу компанию проводить проверку биографических данных. Это мера безопасности для вашего бизнеса, сотрудников и клиентов.

Несколько сторонних поставщиков предлагают услуги проверки занятости.Они предлагают различные проверки биографических данных в зависимости от уровня безопасности, связанного с ролью нового сотрудника. Базовая проверка биографических данных включает подтверждение образования и предыдущих учетных данных, в то время как более расширенная проверка биографических данных также включает проверку кредитного рейтинга, кредитной истории и судимости.

5. Запланировать ориентацию сотрудников

Новый сотрудник должен пройти полную ориентацию в первый же день работы, чтобы он мог ознакомиться с политикой компании и преимуществами.Это включает в себя встречу с менеджером по найму или персоналом по вопросам стандартов, процедур и корпоративной культуры.

Он должен включать:

• Экскурсия по офису, чтобы помочь им сориентироваться — туалеты, комната отдыха и принадлежности.
• Обзор руководства компании, политики компании и безопасности.
• Обзор пособий по медицинскому страхованию, пенсий, пособий на поездку на работу и других льгот, которые могут потребоваться сотруднику для просмотра и регистрации.
• Сотрудник встретится и поприветствует с кратким обзором того, с кем поговорить по определенным задачам.
• Неформальное обсуждение корпоративной культуры, дресс-кода, коммуникативных предпочтений.
• Подведение итогов, позволяющее новому сотруднику задать вопросы, например, куда пойти пообедать.

Ориентация на сотрудников также гарантирует, что сотрудник подписывается на получение льгот и понимает их, а также знает, как и когда им будут платить.

6. График обучения сотрудников

Обучение сотрудников гарантирует, что новый сотрудник понимает процедуры и процессы компании, например, как использовать программное обеспечение компании и документооборот.Если у вас есть руководство по работе, предоставьте копию сотруднику. Подумайте о том, чтобы назначить индивидуальные 30-60-минутные встречи для нового сотрудника, чтобы встретиться с ключевыми игроками в течение первой недели, чтобы узнать больше о том, как работает компания, кто чем занимается, и как работа сотрудника поддерживает и взаимодействует с каждым отделом.

Еще один способ провести обучение сотрудников — позволить новому сотруднику сесть с сотрудниками, выполняющими аналогичную роль, и следить за ними в течение нескольких часов. Дайте им время посидеть с одним человеком за процесс, показывая вашему новому сотруднику, как выполняется один процесс.Это не только помогает им сконцентрироваться на одной теме и задавать вопросы кому-то, с кем они могут себя идентифицировать, но и служит хорошим ледоколом для сотрудников. Сотрудникам часто удобнее задавать вопросы коллеге, чем HR или их менеджерам.

7. Организуйте встречу нового сотрудника

В дополнение к электронному письму для всего персонала, представляющего нового сотрудника, подумайте о том, чтобы организовать завтрак с кофе / бубликом, чтобы поприветствовать нового члена команды. Также не повредит, если вы завершите мероприятие, подарив новому сотруднику фирменные жетоны, чтобы они почувствовали себя желанными, например, одежду с логотипом или фирменную ручку и папку.Это также хорошее время, чтобы представить нового сотрудника коллеге-наставнику или «приятелю», чтобы он мог задать вопросы в течение первых недель.

8. Установите цели сотрудников

После того, как ваш сотрудник прошел базовую подготовку, важно сесть вместе с ним и определить цели. Это позволяет вам быть на одной волне с вашим новым сотрудником и быть уверенным, что они знают, что им нужно для успеха. Установите действенные, измеримые цели на следующие 30 дней, 90 дней и 6 месяцев. Обязательно сохраняйте атмосферу расслабленной и объясните, что цель ранней постановки целей — настроить их на успех.Он сообщает, что от них требует работа, и вооружает их инструментами, чтобы делать это правильно.

9. Признание сотрудников

Наконец, не забудьте отметить вехи вашего нового сотрудника — первую продажу, завершение программы обучения работе с программным обеспечением, успешное выполнение рабочего процесса или запоминание меню. Признание сотрудниками этих первых успешных трудовых достижений важно для всесторонней программы адаптации. Исследования показывают, что признание на критически важном этапе адаптации оставляет лучшее впечатление о компании у вновь нанятых сотрудников.Этот положительный опыт адаптации приводит к лучшему долгосрочному удержанию и повышению производительности сотрудников.

Так что подумайте о том, чтобы сделать что-то важное в связи с годовщиной 1-го месяца нового сотрудника — возможно, представив коробку визитных карточек или подарочный сертификат в ближайшую кофейню, с благодарственной открыткой, в которой говорится: «Мы рады, что вы присоединились Наша команда.»

10. Связаться до первого дня

Также важно, чтобы вы связались со своим новым сотрудником за несколько дней до того, как он придет на свой первый день.Большой промежуток между принятием предложения и первым днем ​​работы может вызвать неуверенность, особенно если вы все время ничего не слышите от нового работодателя.

Вы можете узнать, есть ли у них вопросы, и подтвердить дату начала, время и график работы. Сообщите им, что им нужно взять с собой в первый день — удостоверение личности? Карта SSN? Обед? Сообщите им имя и номер контактного лица, если им нужно связаться до первого дня работы.

Заключение

Если вы ищете продуктивных и преданных сотрудников, помогите новым сотрудникам с самого начала приспособиться к социальным аспектам их работы и их производительности.Сделайте так, чтобы они почувствовали себя желанными и частью команды. Убедитесь, что у них есть инструменты, необходимые для достижения успеха, кто-то, к кому можно задать вопросы, а также твердое представление об ожиданиях и целях, которые им необходимо достичь для достижения успеха. Наем и удержание лучших специалистов для вашей компании — одно из самых ценных вложений, которые вы когда-либо сделаете.

Фото: Theen… Flickr через Compfight cc

Контрольный список для

новых сотрудников | Контрольный список для нового сотрудника

Добро пожаловать в Техасский университет в Остине!

Пожалуйста, следуйте этому пошаговому контрольному списку, чтобы обеспечить выполнение всех пунктов подготовки в течение первого месяца.Своевременное завершение гарантирует вам своевременную оплату и льготы для сотрудников.

Академические сотрудники-аспиранты должны использовать Контрольный список для новых студентов.

Ваш первый день

1. Приветствие и ориентация нового сотрудника (NEWO) — Отдел кадров настоятельно рекомендует всем сотрудникам посещать NEWO в первый день приема на работу. Из-за кризиса COVID-19 аудиторные занятия NEWO приостановлены. Получите доступ к записанной ориентации для новых сотрудников:

   1. Перейти к UTLearn
   2. Нажмите «Войти в UTLearn» (вверху слева).
   3. Войдите, используя свой UT EID и пароль
   4. В строке поиска (в правом верхнем углу) введите «NEWO».
   5. Выберите «PN 1000 — приветствие и ориентация нового сотрудника (NEWO)».
   6. Запустите модуль, чтобы начать ориентирование.

2. ID Card и EID — Вы можете получить свою ID-карту при ориентации или в Центре ID на первом этаже здания FAC. Принесите удостоверение личности (удостоверение личности государственного образца с вашей фотографией), чтобы получить свою идентификационную карту и обновить электронную идентификацию UT (EID). Этот шаг очень важен. Вам необходимо обновить свой EID, прежде чем вы сможете получить доступ к большинству онлайн-сервисов для сотрудников. Это нужно сделать до посещения центра кадровой службы.Центр ID по-прежнему доступен удаленно для обновлений EID / High Assurance и других транзакций с 8:00 до 17:00. С понедельника по пятницу или в Академическом центре Flawn (FAC 30) в понедельник, среду и пятницу в 9:00. — 13:00 Лучший способ связаться с ID-центром — по электронной почте или по телефону 512-475-9400.

3. Информация о заработной плате — Завершите выбор «Управление платежами» в режиме онлайн через Workday. Для этого в Workday вам понадобится обновленный EID.
4. Политика допустимого использования — Подтвердите согласие с соглашением о допустимом использовании информационных ресурсов и политикой безопасности.
5. Подтверждение права на трудоустройство (I-9) — Вы должны заполнить эту электронную форму не позднее вашего первого рабочего дня. Вам необходимо будет предоставить оригиналы документов из Списка приемлемых документов для подтверждения вашей личности и разрешения на работу в Соединенных Штатах. Информация из ваших документов будет передана в федеральную систему E-Verify для проверки. Пожалуйста, свяжитесь с вашим отделом приема на работу, если вам не сказали, куда приносить документы.Для доступа DUO потребуется электронное устройство, такое как мобильный телефон или планшет.
6. Запрос на проверку биографических данных — Вы должны были получить электронное письмо с запросом электронного разрешения на проведение проверки биографических данных. Если вы не получили электронное письмо или не заполнили запрос на проверку биографических данных, обратитесь в отдел приема на работу.
7. Примите во внимание Заявление об этике * — Прочтите и примите Стандарты поведения и политической деятельности.Это выполняется с помощью ваших задач по адаптации в Workday.
8. UT Системное страхование компенсации работникам Уведомление сети медицинского обслуживания — Прочтите и примите форму подтверждения Сети компенсации работникам. Это выполняется с помощью ваших задач по адаптации в Workday.
9. Уведомление о рынке медицинского страхования — Закон о доступном медицинском обслуживании (ACA) требует, чтобы работодатели предоставляли это уведомление всем сотрудникам о возможности делать покупки на рынке (также известном как «обмен»).Дополнительная информация о ACA и UT Select доступна на веб-сайте OEB.
10. Выборочное право на обслуживание — Если вы мужчина в возрасте от 18 до 25 лет, заполните право на выборочное обслуживание и подтверждение онлайн. Дополнительные сведения см. На странице часто задаваемых вопросов для выборочной регистрации службы.
11. Политика в отношении конфликтов интересов — Прочтите политику университета (включая соответствующую информацию в рамках политики) в отношении конфликтов интересов и внешней деятельности.Для получения дополнительной информации посетите веб-страницу о конфликте интересов Офиса Провоста.
12. Работа по совместительству — Если вы работаете на другого работодателя, вы должны заполнить форму для работы по найму (PDF) и получить соответствующее разрешение. После утверждения форма должна быть загружена в ваш профиль Workday в разделе «Личные» на вкладке «Документы». Если вы освобожденный сотрудник, предварительные разрешения должны быть заполнены через портал: Портал внешней деятельности 5-2011 Если вы не уверены в своем статусе в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA), проверьте один из ваших индивидуальных отчетов о рабочем времени в электронном табеле учета рабочего времени. систему и посмотрите на свой статус FLSA.
13. Информация о сотруднике * — Заполните биографические данные своего сотрудника и информацию о своем статусе ветерана в Интернете с помощью задач по адаптации в рабочий день.

Ваша первая неделя

1. Страховое покрытие — Просмотрите Контрольный список для получения льгот для новых сотрудников, чтобы получить подробную информацию о том, как завершить регистрацию. Обратите внимание, что вы не можете проводить выборы до выполнения ВСЕХ пунктов адаптации в Workday. Если регистрация будет завершена до 17:00, портал регистрации My UT Benefits откроется на следующий день.Если регистрация будет завершена после 17:00, будет задержка на один день. Вы должны выбрать страхование онлайн в течение периода регистрации в программе начального пособия, то есть в течение первых 31 календарного дня работы. Если вы не проводите выборы и являетесь штатным сотрудником, по умолчанию вы будете использовать Базовый пакет страхового покрытия. Если вы работаете неполный рабочий день, вы потеряете страховое покрытие, если выборы не состоятся.
2. Обучение соблюдению нормативных требований — Начните обучение соблюдению нормативных требований.Это обучение должно быть завершено в течение первых 30 дней вашей работы. Чтобы узнать об альтернативных методах прохождения обучения, позвоните координатору обучения соблюдению требований по телефону 512-232-7842.
3. Прочтите и примите к сведению — Политика в отношении конфликта интересов и этики завершается с помощью задач по адаптации Workday.
4. Встреча с руководителем — Обсудите со своим руководителем описание вашей должности, ожидаемые результаты работы, испытательный срок и оценку эффективности.
5. Ключи — Заберите ключи в офисе замков и ключей, расположенном в служебном здании. Не забудьте взять бланк запроса на ключ, предоставленный вам вашим отделом, и вашу идентификационную карту.
6. Разрешение на парковку — Посетите веб-сайт «Парковка и транспорт», чтобы получить информацию о парковке на территории кампуса. Если вы не планируете добираться на автомобиле, ознакомьтесь с альтернативными вариантами транспорта.
7. Предшествующая государственная служба (включая FERPA) — Если вы работали в любом другом агентстве или государственном университете штата Техас, распечатайте форму передачи государственной службы (PDF) из Workday и отправьте ее по факсу в отдел кадров.Подробнее о предварительном переводе государственной услуги.
8. Табели учета рабочего времени — Заполните свои табели учета рабочего времени в режиме онлайн в Workday с помощью приложения Time Application. Если у вас нет доступа к расписанию, поговорите со своим руководителем.
9. Иногородние иностранцы — Убедитесь, что вы заполнили свою учетную запись GLACIER. Вы должны получить инструкции по входу в систему в течение двух недель после начала работы. Отправьте формы, созданные в GLACIER, и необходимые иммиграционные документы в Службу расчета заработной платы.

Ваш первый месяц

1. Страховое покрытие — Убедитесь, что вы ознакомились с Контрольным списком для приема на работу для новых сотрудников и сделали свои выборы в Интернете в течение первых 31 календарного дня после трудоустройства.
2. Обучение соблюдению нормативных требований — Убедитесь, что вы прошли обучение нормативным требованиям.