План адаптации нового сотрудника: Этапы адаптации персонала 2022: пошаговая программа

Опубликовано автором

Содержание

как её составить и сделать эффективным инструментом для новых сотрудников

Оглавление:

  1. В чем ценность программы адаптации
  2. Структура программы адаптации
  3. Инструменты программы адаптации
  4. Как при реализации программы адаптации поможет продукт TalentTech Адаптация

В статье «Исследование системы адаптации персонала в современных российских компаниях» авторы пишут, что в большинстве российских организаций нет выстроенного процесса адаптации, как нет и единой адаптационной программы.

Исследования показывают, что 

  • руководители не уделяют внимания новому сотруднику, целиком полагаясь на HR-специалистов;
  • нет приветственных тренингов;
  • нет программы адаптационного периода;
  • к адаптации не привлекаются наставники;
  • нет системы встреч с новичком для обмена обратной связью

В чем ценность программы адаптации

Программа адаптации персонала — это документ, состоящий из мероприятий, предназначенных для быстрого и грамотного включения новичков в рабочие процессы.

 

Такая программа поможет избежать неприятностей и неожиданностей как со стороны сотрудника, так и со стороны компании, и систематизирует процесс онбординга, укрепляя бренд работодателя. 

Друзья, родственники и бывшие коллеги обычно спрашивают: «Как тебе новая работа? Как начальник?» При правильной организации процесса новые сотрудники поделятся положительными эмоциями о компании.

Онбординг снижает чувство тревожности и неуверенности у новичков, уменьшает текучесть кадров, формирует позитивное отношение к рабочему процессу и удовлетворенность работой. Продуманная программа адаптации поможет сэкономить деньги на повторный поиск необходимых специалистов. 

Строится план в зависимости от целей компании, корпоративной культуры и содержит три основных задачи как для нового сотрудника, так и для компании:

  • оперативная: знакомство с компанией, вовлечение в работу;
  • социальная: привыкание к коллективу, чтобы работник почувствовал себя частью организации;
  • стратегическая: понимание миссии и целей компании, ценности продукта или услуги, разделение и отождествление себя с ними.

Структура программы адаптации персонала

Документ составляется с учетом конкретных задач организации. Необходимо установить сроки по всем позициям: адаптация длится от одного месяца до года и зависит от сложности выполняемых задач и уровня должностей. 

Основные разделы программы адаптации новых сотрудников:

  1. Пребординг. Составляя программу, запланируйте действия со дня, когда оффер принят. Еще нет документов и не подписан приказ, но компания уже может проявлять внимание к сотруднику. Можно начать с поздравления и знакомства с компанией, её преимуществами, продуктами и услугами, будущим руководителем. Это поможет сохранить позитивный настрой, ведь самая высокая мотивация у человека бывает после принятия оффера. 

Как «дотянуться» до новичков, пока они еще к вам не вышли? TalentTech предлагает каждому новому сотруднику цифрового помощника в виде мобильного приложения. Юлия Гилимьянова, руководитель модуля TalentTech Адаптация рассказывает:

«С помощью приложения с элементами геймификации мы знакомим работника с компанией и принятыми в ней правилами еще до его первого рабочего дня. Приложение регулярно собирает от новичка обратную связь, помогает быстро связаться с руководителем и HR-менеджером, чтобы обсудить ход адаптации, в том числе — на встречах 1:1».

  1. Первый день нужно выделить в Программе адаптации отдельным пунктом, потому что от него многое зависит. Внимание и чуткое отношение к новому сотруднику в его первый день работы уменьшает чувство дискомфорта и помогает освоиться на новом месте. План задач должен показать, что новичка ждали, о нем не забыли, и он здесь по-настоящему нужен.

    В мобильном приложении TalentTech Адаптация новичок заранее знакомится с компанией и внутренними правилами, узнает, как добраться до офиса и что его ждет в первый день. А в день выхода в приложении открываются новые уровни, где прописаны все задачи и встречи.

  1. План на первую рабочую неделю. Четкие задачи на неделю помогут последовательно войти в работу. Запланируйте знакомство с коллегами, корпоративную встречу в неформальной обстановке. Это снимет напряжение и «расколет лед». 
  1. Подведение итогов. В конце недели запланируйте общение, чтобы понять настроение сотрудника и узнать первые впечатления. Следующие встречи планируйте через месяц, два и три.

    В мобильном приложении TalentTech Адаптация предусмотрены опросы на каждом этапе онбординга. С их помощью можно планировать получение обратной связи, что очень удобно как для эйчара, так и для нового сотрудника.

  1. Назначение наставника. Основная цель наставника — сопровождать и направлять новичка, отвечать на его вопросы рассказывать о достижениях команды. Обучение и поддержка нужны, чтобы новые члены команды полностью реализовали свой потенциал. Составьте список опытных сотрудников и, при необходимости, запланируйте обучение и для них.
  1. Встречи для новых сотрудников. Встречи с руководителями отделов и коллегами, приветственные слова от начальника помогут лучше сориентироваться на новой работе, узнать о социальных программах, преимуществах компании на рынке и корпоративной культуре.
    Новичок оценит то, что предлагает новая работа. 
  1. Контроль реализации программы. Чтобы все запланированные задачи по адаптации не терялись в массе других дел, продумайте систему контроля. Выбирайте, как вам удобнее это делать: в электронном календаре, в таблице или планировщике задач.

Инструменты программы адаптации

Чем разнообразнее арсенал инструментов, тем эффективнее будет адаптация. Используйте такие приемы:

  • беседа новичка с менеджером по персоналу, руководителем, сотрудником отдела кадров при трудоустройстве, чтобы дать ответы на первые вопросы; 
  • презентация компании о ее структуре, продуктах, корпоративной культуре, миссии; 
  • ознакомительные и обучающие курсы, инструктажи;
  • экскурсия или видеофильм об организации, ее структурным подразделениях, продукции, территории, знакомство с историей;
  • наставничество: закрепление за новичком опытного работника, обладающего навыками обучения; 
  • регулярные встречи новичка с руководителем и эйчаром для обмена обратной связью;
  • тренинги, вебинары для обучения и развития навыков работника: профессиональных, деловых, личных; 
  • тимбилдинги для сплочения команды.

Количество инструментов не ограничено, но, чтобы сотрудник не запутался в многообразии источников, используйте одну точку входа, где собраны все материалы, ссылки на обучение и приглашения на встречи. 

Как TalentTech может помочь составить и реализовать программу адаптации персонала в вашей компании

TalentTech Адаптация — мобильное приложение для новых сотрудников, которое быстро обучает, избавляет от большого количества бумаг, нудного изучения документации. Приложение интуитивно понятно каждому. Новичок сразу сосредотачивается на главном.

Образовательный контент представлен текстовыми блоками, видеороликами, фотографиями, тестами, геолокациями, карточками контактов, занимательной инфографикой и другими форматами. На знакомство с одним уровнем уходит менее часа, поэтому приложение не нагружает и не отвлекает от основных задач, а новичок легко усваивает новую информацию. 

Обучающий контент и интерфейс настраиваются под каждую компанию. Эйчары видят аналитику по процессу адаптации и могут установить напоминания и встречи на разных этапах пребординга и онбординга, чтобы все пункты программы были выполнены.

Процесс онбординга превращается в увлекательное занятие с разнообразными заданиями. TalentTech Адаптация ускоряет выход новых сотрудников на производительность, повышает их лояльность к компании в первые же дни. Опыт внедрения приложения показал, что отток персонала в период испытательного срока снижается на 23%.

Адаптируйте играючи

Заполните форму, чтобы получить доступ в демоверсию приложения

Имя и фамилия

Корпоративный e-mail

Телефон

Компания

Размер компании Выберите из спискаДо 100 человекОт 100 до 500 человекОт 500 до 1000 человекОт 1000 до 3500 человекОт 3500 человек

Я согласен с политикой обработки персональных данных и даю согласие на обработку своих персональных данных

Подписаться на рассылку об умных HRTech-решениях

Скоро мы с вами свяжемся
А пока подпишитесь на наш чат-бот — он будет регулярно присылать полезные посты про управление персоналом!

Позаботиться о кандидатах и сотрудниках вам помогут:

Облачная платформадля удобного взаимодействия с кандидатами и заказчиками

Искусственный интеллектдля оценки резюме и проведения интервью

Мобильное приложениес чат-ботом и онлайн-квестами для новичков

Адаптивные тестыдля оценки и развития навыков персонала

Онлайн-оценка методом 360°для определения soft skills сотрудника

Готовые опросыдля оперативного выявления проблем в коллективе

Гибкая системадля управления результативностью сотрудников

Чек-лист для адаптации новых сотрудников

Чек-лист для адаптации новых сотрудников

Чек-лист для адаптации новых сотрудников

Почему адаптация важна для компании и для сотрудника?

Адаптация важна как для нового сотрудника, так и для руководителя. Это период, когда сотрудник привыкает к новой обстановке, а компания привыкает к новому коллеге. В первые дни сотрудник чувствует себя дискомфортно, возникают вопросы, которые страшно задавать. Эти факторы продлевают срок обучения или вызывают желание сразу уволиться.

26% сотрудников увольняется в первые дни, потому что никто не занимается их обучением. Адаптация поможет новичку войти в курс дела, и он скорее принесет прибыль. Принцип «незаменимых людей нет» работает не всегда. Такой подход приемлем в случае, если сотрудник регулярно не справляется со своими задачами или же создает токсичную обстановку в коллективе, вызывая общий упадок продуктивности.

Примечание: для успешной адаптации нужно предоставлять честную информацию на этапе собеседования. Сразу рассказать о минусах и трудностях. Не обещать золотых гор, которых невозможно достичь.

Плюсы для компании:

  • Снижение затрат на постоянный поиск кандидатов. По статистике поиск нового кандидата обходится компании в 1-3 оклада;

  • Вероятность, что сотрудник совершит ошибку снижается на 63%;

  • Снижение уровня текучести;

  • Повышение эффективности нового сотрудника.

Грамотная адаптация с подачей необходимых материалов придает стимул работать и расти. Компания HR Messenger провела опрос среди продавцов-консультантов и вот какие ответы мы получили:

93% опрошенных ответили, что им в первый день на словах объяснили задачи, остальных без наставлений сразу отправили работать. Эти 7% покинули компанию в первую неделю стажировки.

Далее мы узнали предоставлялся ли ребятам материал по продукции:

67% ответили, что продукцию они изучали в ходе практики. 83% — что если бы материал по товарам предоставлялся в электронном виде, с картинками, то погрузиться в работу было бы проще и быстрее.

Никто из опрошенных не сказал, что без адаптации было бы проще. Напротив, 90% отметили, что хотели бы усовершенствовать программу, и даже дали рекомендации.

Респондент Екатерина, продавец-консультант, рассказала: «Когда у меня проходила адаптация, то мне предоставили каталог с продукцией для изучения. Провели вводную лекцию и сказали приступать к работе. Честно сказать, было немного скучно. Мне кажется, что если бы мне предоставили чек-лист с задачами на день, неделю или месяц, то работать было бы интереснее и моя продуктивность бы повысилась».

На основе опросов, исследований и собственного опыта мы составили пошаговый план адаптации для продавцов-консультантов.

План адаптации

План адаптации, приведенный ниже, составлен из общих наблюдений и требует доработки под организацию. Желательно всю информацию предоставить и в электронном виде, чтобы сотрудник мог в любой момент «освежить» знания и ему не приходилось задавать лишних вопросов и отвлекать коллег.

Итак, давайте рассмотрим основные части, которые должны входить в план адаптации.

Знакомство с компанией

  • История, развитие;
  • Миссия;
  • Цели;
  • Ценности.

Это поможет новому сотруднику понять, к чему стремится компания, и почувствовать свою причастность к команде. Такая информация позволит ему почувствовать душу компании.

Структура организации

  • Расписать все должности и пояснить, кто кому подчиняется и какие обязанности они выполняют. Можно сделать это в виде пирамиды:

Так сотрудник поймет, к кому обращаться с вопросами и как выглядит карьерная лестница;

  • Рассказать о корпоративной этике. Как к кому нужно обращаться. Какие мероприятия проходят в коллективе;
  • Рассказать подробно про должность, на которую устроился новый сотрудник и четко расписать все его обязанности и задачи;
  • Прописать график работы и часы отдыха;
  • Расписать, где находятся другие отделы и по каким вопросам к ним нужно обращаться;
  • Расписать, как правильно подавать заявления на отпуск, больничный или увольнение.

Знакомство с коллективом

  • Лично представить нового сотрудника коллегам;
  • В виде документа составить список сотрудников с фотографиями, именами и их должностями. Это поможет новичку быстрее запомнить своих коллег. В список можно добавить забавный факт или интерес, чтобы коллеги быстрее нашли общий язык;
  • Закрепить за новым сотрудником куратора. Это может быть опытный сотрудник, который ответит на вопросы и поможет новичку.

Товары и продукция

  • Составить каталог товаров для сотрудников. В каталоге указать характеристики и особенности товара с картинками. Благодаря этому, уже на второй рабочий день сотрудник поможет клиенту определиться с выбором. Удобно и экономично использовать электронный справочник по продукции. Это упростит поиск нужного товара в каталоге.

Рабочее место

  • Предоставить сотруднику униформу или заранее оповестите его о дресс-коде;
  • Познакомить нового сотрудника с рабочим местом. Рассказать, где находятся: комната удобств, гардероб, столовая или место для обеда.

Заработная плата

  • Расписать сотруднику, как высчитывается бонусная система. Таким образом, он сможет заранее подсчитать свой доход и стремиться улучшить результат;
  • Расписать, когда и по каким дням начисляется зарплата.

Правила поведения

  • Рассказать сотруднику о том, как нужно общаться с покупателями. Что делать, если попался скандальный клиент;
  • Объяснить, что нужно делать, если клиент недоволен и хочет вернуть товар;
  • Прописать примерный диалог с покупателем на английском языке.

Дополнительная информация

  • Рассказать, какие опасные факторы могут встречаться на работе, и предоставить лист с техникой безопасности;
  • Предоставить новому сотруднику план эвакуации и прописать, какие действия нужно совершать при ЧС;
  • Предоставить инструкции при оказании первой помощи;
  • Составить чек-лист с задачами на первые дни. Например, чек-лист для продавца-консультанта:

Как можно упростить адаптацию?

Чтобы рассказывать всю эту информацию каждому новому сотруднику уходит много времени. Оптимальное решение — чат-бот. Вся необходимая информация будет выслана ему на телефон. Конечно, есть моменты, которые лучше будет проговорить и показать, но остальное предоставьте боту.

Чат-бот от компании HR Messenger создал инструмент, который поможет освоиться новым сотрудникам. Инструмент называется «адаптация». Помимо информирования чат-бот проводит опросы, а из ответов составляет аналитику. Благодаря обратной связи систему адаптации легко усовершенствовать.

Как работает чат-бот?

1. Настройка сценария

Вы заранее прописываете всю необходимую информацию, которую хотите предоставить сотруднику. В сообщение можно прикрепить документ, фотографию, аудио или контакт.

2. Добавление респондентов

Вы загружаете exel файл, в котором прописаны имена и контакты новых сотрудников, или добавляете их сразу в систему.

3. Рассылка сообщений

Когда сценарий прописан и респонденты добавлены, можно запускать рассылку сообщений.

4. Результат

При завершении опроса все результаты представлены в виде диаграмм. Благодаря аналитике, которую собрал бот, можно увидеть слабые места в программе и доработать их. А открытые вопросы помогут узнать, какие идеи по улучшению есть у сотрудников.

Попробуйте чат-бота на своей компании, заполнив форму ниже:

Закажите консультацию по чат-ботам для ваших целей

Оставьте свой имейл или номер телефона, и наш менеджер с вами свяжется

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности

Поделитесь статьей с коллегами!

Оцените статью?

Почитайте также:

Как компании выиграть войну за ценные кадры с помощью автоматизации

Выиграют те, что будут эффективно копить данные о персонале и уметь их правильно обрабатывать.

Какие вопросы НЕ задавать на собеседовании или как произвести хорошее впечатление

Сценарии общения с кандидатами становятся шаблонами, которые превращают уникальные компании в единую серую массу.

Базовая адаптация новичков через чат-боты или как не потерять сотрудников

Если в компании нет первичной адаптации, то это становится одной из главных причин ухода новичков через 2-4 недели работы.

Как выявить проблемные места в компании и помочь руководителям построить команду мечты

В корпоративной среде неприятности могут начаться с завышенных ожиданий при приеме на работу и сложиться в целую систему проблем.

Как распределить задачи сотрудников, вести учет отпусков и отгулов автоматически

Мы привыкли к бумажной рутине и выполняем ее на автомате, но что если отдать эту рутину машине?

Чат-боты для опросов при увольнении и не только

Как избавиться от рутины и улучшить жизнь компании: IT решение для рутинных процессов, фишки и особенности

Процесс адаптации нового сотрудника

Время чтения: около 9 минут

Автор: Lucid Content Team

Что такое адаптация?

Адаптация — это процесс, помогающий новым сотрудникам вашей компании как можно быстрее адаптироваться к социальным аспектам своей работы и производительности.

На начальных этапах активно участвуют сотрудники отдела кадров и обучения, а на более поздних этапах — наставники по должностным обязанностям и непосредственные руководители.

Знаете ли вы, что 22% компаний не имеют формального процесса адаптации?

Построение стратегического процесса адаптации новых сотрудников улучшает удержание сотрудников после первого года работы и повышает производительность сотрудников. Создание потока процесса адаптации не только должным образом знакомит ваших новых сотрудников с культурой компании, их обязанностями и их коллегами, но также помогает новым сотрудникам чувствовать себя более желанными, что также помогает вашей прибыли.

Рэнди Холли SHRM-SCP, эксперт в области управления персоналом, описывает передовой опыт адаптации новых сотрудников:

«Сообщать сотрудникам об их ожиданиях, обеспечивать безупречное обучение и поддержку, чтобы оправдать эти ожидания, а затем создавать возможности для легких, но значимых побед в первые несколько месяцев».

В организациях со стандартным процессом адаптации на 50 % выше продуктивность новых сотрудников и на 69 % выше вероятность удержания своих сотрудников на срок до трех лет. А учитывая, что стоимость замены сотрудника составляет от 16% до 20% от его зарплаты, дольше удерживать этих хорошо обученных сотрудников лучше для вас и вашей компании.

Что такое процесс адаптации?

Процесс адаптации используется, чтобы помочь новым сотрудникам как можно быстрее адаптироваться к социальным аспектам своей работы и производительности. Части процесса адаптации сотрудников могут быть такими же простыми, как знакомство новых сотрудников с их коллегами, и сложными, такими как углубленное обучение работе с программным обеспечением и процедурами компании.

Для успешного процесса адаптации учитывайте четыре фактора вашей организации:

  • Соответствие требованиям: Обучение новых сотрудников основным правилам, положениям и политикам, определяющим вашу компанию.
  • Пояснение: Обучение новых сотрудников их должностным обязанностям и ожидаемым результатам.
  • Культура: Консультирование новых сотрудников по формальным и неформальным организационным нормам, таким как корпоративный дресс-код.
  • Связь: Помощь новым сотрудникам в построении межличностных и межведомственных отношений в вашей организации.

Преимущества использования процесса адаптации

Привлечение новых сотрудников в существующую структуру компании может быть затруднено. Вот почему мы рекомендуем выстроить процесс адаптации с четко определенными ролями для отдела кадров, наставников, менеджеров и новых сотрудников.

Если вы заранее задокументируете процесс адаптации, ваша организация сможет повысить способность каждого нового сотрудника быстро вносить свой вклад в свою роль, повысить уровень их комфорта и укрепить их решение присоединиться к вашей организации, что приведет к более высокому удержанию и увеличению продолжительности — долгосрочная эффективность как для работника, так и для компании.

Визуализация процесса адаптации с помощью блок-схемы или временной шкалы даст новым сотрудникам понятную картину их первого года работы в вашей компании, улучшит их время нарастания, повысит их производительность и изложит их отзывы и процесс проверки.

Существует два распространенных подхода к построению потока процесса адаптации — по пяти основным этапам и по временной шкале. Читайте ниже, чтобы узнать об обоих подробно и понять, что подходит вам и вашей организации.

Используйте 5-этапный процесс адаптации

Первый основной подход делит процесс адаптации на этапы. Обычно на начальных этапах активно участвуют сотрудники отдела кадров и обучения, а на более поздних этапах более активно участвуют наставники по должностным обязанностям и непосредственные руководители.

Подготовка

Как правило, этап подготовки к адаптации охватывает период от этапа, предшествующего прибытию, до примерно первого месяца работы нового сотрудника. Этот этап процесса адаптации сотрудников включает оформление документов до прибытия, официальное ознакомление с политиками и процедурами компании, а также неформальное знакомство с культурой компании через среду сотрудника.

Вводный курс

Вводный этап процесса адаптации обычно проходит в первый день или неделю работы сотрудника. Этот этап включает большую часть процесса адаптации отдела кадров:

  • Заполнение налоговых форм
  • Знакомство с ценностями и культурой компании
  • Узнать о преимуществах компании и подписаться на них
  • Знакомство сотрудника с его рабочим местом
  • Анализ безопасности, здоровья и других политик компании
  • Обучение сотрудника конкретному программному обеспечению или процедурным потребностям, связанным с его должностными обязанностями

Интеграция

Фаза интеграции процесса адаптации новых сотрудников не имеет установленных временных рамок, но обычно она продолжается в течение первых шести-двенадцати месяцев пути сотрудника в вашей организации. На этом этапе сотрудник медленно выстраивает свою работу благодаря наставничеству других сотрудников с аналогичными должностными обязанностями.

Помолвка

Фаза вовлечения также длится в течение первого года работы сотрудника или около того. Этот этап посвящен личным отношениям внутри команды сотрудника, его руководителя и/или прямых подчиненных, а также членов кросс-функциональных команд. Например, наша команда по управлению персоналом в Lucid устраивает «обеды для новых сотрудников», чтобы у новых сотрудников была возможность познакомиться с людьми из разных команд. Истинная вовлеченность заставляет нового сотрудника чувствовать себя желанным гостем и чувствовать себя комфортно в культуре компании.

Последующее

На последующем этапе процесса адаптации новых сотрудников вы должны оценить эффективность работы сотрудника и его интеграцию в команду. Некоторые компании делают это через 90 дней, некоторые через шесть месяцев, некоторые через год, некоторые через все эти вехи. Отдел кадров или менеджер нового сотрудника встречается с сотрудником, чтобы обсудить, достигают ли они определенных показателей производительности, а также оценить, насколько сотрудник «подходит». Этот этап адаптации сотрудников также позволяет вашей организации измерить эффективность самой программы адаптации.

Изучите полезные советы по улучшению процесса адаптации с помощью Lucidchart.

Подробнее

Создание временной шкалы процесса адаптации

В другом типе процесса адаптации используется временная шкала, начинающаяся до даты начала работы сотрудника — сразу после его приема на работу — и продолжающаяся в течение первого года работы. Поток процесса адаптации включает в себя задачи, связанные с расписанием и должностными обязанностями нового сотрудника, социализацией, обучением, развитием и рабочей средой, выполняемые отделом кадров, обучающим персоналом, наставниками, менеджерами по найму и самими сотрудниками.

Подготовка к прибытию нового сотрудника

После того, как сотрудник принят на работу, подтвердите дату начала работы с новым сотрудником и начните подготовку к его прибытию. На этом этапе адаптации важно предоставить любую информацию, которая нужна сотруднику в первый рабочий день, например требуемое удостоверение личности или документы, которые он может заполнить заранее, а также дресс-код в офисе. Отдел кадров готовится к прибытию сотрудника, подготавливая документы для получения пособий и заработной платы, обучая персонал подготовке к новой ориентации на работу и обучению должностным обязанностям, а менеджеры готовятся к первому назначению сотрудника. При необходимости привлеките ИТ-специалистов для настройки рабочей станции нового сотрудника.

Первый день сотрудника

Следующий этап адаптации начинается в первый день сотрудника. Поприветствуйте их и приведите в комнату для инструктажа, где они заполнят все необходимые документы. Важно настроить сотрудника на своем рабочем месте, проинструктировать его о любых программах, которые ему понадобятся для общения, сообщить ему его расписание на первую неделю и пригласить его на любые необходимые встречи. Познакомьте сотрудника с его коллегами — обеденное собрание — идеальное место, чтобы сделать это в непринужденной социальной обстановке. Если применимо, дайте сотруднику его первое задание и заставьте его работать.

Первая неделя сотрудника

В течение первой недели помогайте сотруднику приходить на встречи в нужное время и в нужное место и давайте ему небольшие задания, которые достижимы и поддаются измерению, чтобы они были в курсе. Во время адаптации нового сотрудника наставники и/или менеджеры должны держаться рядом с сотрудником, чтобы убедиться, что он чувствует себя комфортно и комфортно в своей новой роли.

Первый месяц сотрудника

В течение первого месяца адаптации продолжайте работать с сотрудником над интеграцией, давая ему все более и более масштабные задания и представляя его большему количеству сотрудников в компании. Запланируйте регулярные встречи один на один, чтобы оценить их работу и убедиться, что они чувствуют себя комфортно. Человеческие ресурсы должны проверить, чтобы убедиться, что платежная ведомость и льготы активированы должным образом.

Первые 90 дней сотрудника

На отметке 90 дней хорошей идеей будет проверить работу сотрудника и оценить его отношение к рабочей среде. Продолжайте знакомить сотрудников с различными аспектами компании, даже за пределами их должностных обязанностей, и вовлекайте их в корпоративные общественные мероприятия, как формальные, так и неформальные, чтобы познакомить их с культурой компании.

Первые шесть месяцев работы сотрудника

Руководители и/или наставники должны совместно с новым сотрудником провести шестимесячный обзор производительности, чтобы оценить не только должностные обязанности сотрудника, но и успешность процесса адаптации новых сотрудников. На этом этапе сотрудник должен быть полностью интегрирован в рабочий процесс команды и культуру компании.

Первый год работы сотрудника

Часть процесса адаптации на протяжении оставшейся части первого года основывается на том, что было сделано ранее. По мере привыкания сотрудников их следует поощрять к более активному участию в комитетах компании и межфункциональных командах, а также к участию в корпоративной культуре. Конец первого года работы сотрудника — идеальное время для оценки эффективности. Если вы видите, что ваш сотрудник хорошо работает как индивидуально, так и в составе более крупной команды, вы будете знать, что процесс адаптации прошел успешно.

Создайте рабочий процесс адаптации с помощью Lucidchart

Какой бы метод вы ни выбрали для построения процесса адаптации — по фазам, временной шкале или их комбинации — вы можете использовать Lucidchart для визуализации и иллюстрации процесса адаптации, чтобы улучшить работу вашего сотрудника. , повысить производительность и увеличить удержание. Даже добавьте дорожки для разграничения обязанностей, связанных с процессом адаптации.

Пример процесса адаптации (щелкните изображение, чтобы изменить его в режиме онлайн) Временная шкала примера подключения (щелкните изображение, чтобы изменить его в режиме онлайн)

Независимо от того, сколько людей вовлечено в ваш процесс адаптации, вы можете легко и четко обозначить роли, обязанности и ответственность каждого человека. Поскольку Lucidchart существует в облаке, всегда можно поделиться всегда актуальным процессом адаптации прямо в Lucidchart или сохранить его с помощью одной из наших многочисленных интеграций.

Узнайте, как документировать и анализировать процесс адаптации, чтобы улучшить опыт нового найма.

Узнайте, как

Начните строить диаграммы с Lucidchart сегодня — попробуйте бесплатно!

Зарегистрируйтесь бесплатно

Популярно сейчас

Как создать карту пути клиентаЧто такое интеллектуальное построение диаграмм? 4 фазы жизненного цикла управления проектами

Подпишитесь, чтобы получать последние обновления и советы Lucidchart по электронной почте один раз в месяц.

Подпишитесь на нашу рассылку

О Lucidchart

Lucidchart — это интеллектуальное приложение для построения диаграмм, которое позволяет командам прояснять сложность, согласовывать свои идеи и строить будущее быстрее. С помощью этого интуитивно понятного облачного решения каждый может работать визуально и сотрудничать в режиме реального времени, создавая блок-схемы, макеты, диаграммы UML и многое другое.

Самая популярная онлайн-альтернатива Visio, Lucidchart, используется в более чем 180 странах миллионами пользователей, от менеджеров по продажам, планирующих целевые организации, до ИТ-директоров, визуализирующих свою сетевую инфраструктуру.

Руководство по адаптации нового сотрудника и контрольный список

Начало новой работы пугает, но план адаптации позволяет новым сотрудникам чувствовать себя способными выполнять свою работу наилучшим образом за успех

Подробнее

На подбор персонала тратится так много времени, усилий и денег, что динамично развивающиеся компании иногда упускают из виду еще более важный этап пути сотрудника: адаптацию. Адаптация начинается там, где заканчивается набор — когда менеджеры знакомят новых сотрудников с культурой компании, знакомят их с проектами и убеждаются, что они готовы раскрыть весь потенциал, который вы видели в них, когда предлагали им должность.

в этой истории

  • Что такое онбординг? FD8B74A2-3372-42BA-99CD-BCC6C3C6EA13@1x
  • Почему важно иметь хороший процесс адаптации? FD8B74A2-3372-42BA-99CD-BCC6C3C6EA13@1x
  • Benefits of a successful new-hire onboarding FD8B74A2-3372-42BA-99CD-BCC6C3C6EA13@1x
  • New hire onboarding checklist FD8B74A2-3372-42BA-99CD-BCC6C3C6EA13@1x
  • Чего ожидать от нового сотрудника? FD8B74A2-3372-42BA-99CD-BCC6C3C6EA13@1x
  • Адаптация и ориентация FD8B74A2-3372-42BA-99CD-BCC6C3C6EA13@1x
  • Автоматизация процесса адаптации FD8B74A2-3372-42BA-99CD-BCC6C3C6EA13@1x
  • Лучшие инструменты для подбора персонала и управления персоналом FD8B74A2-3372-42BA-99CD-BCC6C3C6EA13@1x

    Если вам может показаться невозможным знать

    Процесс адаптации делает все необходимое как для ваших сотрудников, так и для компании, но если вы хоть немного подумали об опыте новых сотрудников в вашей компании в первые несколько дней, вы уже впереди всех. Более трети работодателей не имеют реального плана адаптации, и это может привести к снижению производительности из-за более высокой текучести кадров.

    В этой статье рассказывается о том, как адаптация помогает новым сотрудникам чувствовать себя более уверенно в своих ролях, что, в свою очередь, дает значительные преимущества компаниям, готовым инвестировать в обучение, развитие и прием сотрудников. Мы также пробежимся по контрольному списку некоторых из наиболее важных моментов, которые необходимо выполнить в любом успешном плане адаптации.

    Но сначала давайте определим, что мы подразумеваем под «адаптацией».

    Примечание. Для этого содержимого требуется JavaScript.

    Что такое адаптация?

    Адаптация описывает процесс введения нового сотрудника в компанию и его обучения. Это задача, которая может длиться недели, месяцы или даже годы. Этот термин обычно охватывает все этапы, необходимые для того, чтобы помочь вновь нанятым работникам приобрести навыки и знания, необходимые для эффективной работы в организации, от первоначальных ознакомительных встреч и знакомства с коллективом до обязательных и добровольных учебных занятий.

    На практическом уровне адаптация может включать в себя ориентацию: экскурсию по офису, передачу данных для безопасного входа в систему и настройку оборудования, а также более подробные объяснения преимуществ компании, компенсаций и возможностей развития, которые не указаны в первоначальном объявлении о вакансии. Важные документы, приветственные пакеты, страховые документы и другая литература компании также иногда передаются в процессе адаптации.

    Адаптация также имеет важный социальный аспект. В крупных компаниях, где одновременно присоединяется более одного нового сотрудника, адаптация — это шанс для этих новых сотрудников сформировать связи и создать возможности для взаимного наставничества. Но даже в небольших организациях — и особенно при удаленной работе — хороший план адаптации будет включать возможности для установления линий связи с новыми коллегами.

    Почему важно иметь хороший процесс адаптации?

    Плохой адаптационный опыт — или просто его отсутствие — может быстро свести на нет все время, усилия и деньги, которые компания тратит на этапе подбора персонала в процессе найма. С другой стороны, успешный опыт адаптации полезен как для сотрудника, так и для компании. Опрос, проведенный The Wynhurst Group, показал, что сотрудники, прошедшие хорошо структурированный процесс адаптации, на 58 % чаще остаются в этой компании через три года.

    Сотрудники, которые чувствуют поддержку и информированность вскоре после прихода в компанию, реже увольняются, а также становятся более счастливыми, более вовлеченными в свою работу и лучше способны формировать значимые связи внутри организации. Введение всех в курс дела не только помогает компании добиться успеха в краткосрочной перспективе, но и дает работникам чувство уверенности в том, что они делают изо дня в день, и наличие всех необходимых инструментов для достижения собственных карьерных целей.

    Преимущества успешной адаптации новых сотрудников

    Повышение производительности

    Эффективный процесс адаптации дает множество преимуществ. Чем быстрее кто-то научится эффективно выполнять свою работу, тем скорее он сможет начать вносить свой вклад в компанию с максимальной отдачей.

    Процесс адаптации — это больше, чем просто фирменная ручка и приглашение в пенсионный план компании: это способ приветствовать новые таланты в бизнесе, улучшать удержание за счет постоянной поддержки, обучения и обратной связи, а также в конечном итоге обеспечить и окупить ваш найм инвестиции.

    Комфортные сотрудники

    Смена работы — одна из самых напряженных вещей, которые мы делаем, и хотя простое «позволить им делать это» работает для некоторых людей, для других может показаться, что они остались в темноте без фонарика. . Запланируйте регулярные встречи один на один с новыми сотрудниками, чтобы узнать, как они себя чувствуют, и убедиться, что они чувствуют себя комфортно и уверены в том, что влечет за собой их должность.

    Даже если некоторые практические аспекты адаптации не имеют отношения к каждому новому сотруднику — например, может быть, они уже знакомы с вашей финансовой платформой или знают определенные процессы наизнанку — это все равно повышает уверенность и удовлетворенность сотрудников. что уровень поддержки есть, если они в ней нуждаются.

    Прозрачность

    В идеальном мире должностные инструкции и их роли должны идеально совпадать. Но на самом деле у некоторых ролей есть нечеткие границы, и только благодаря хорошо продуманному процессу адаптации любые неясные аспекты или обязанности могут быть устранены и открыто обсуждены.

    Возможность более подробно объяснить роль, сообщить о своих ожиданиях и получить обратную связь от новых сотрудников помогает всем прийти к соглашению и избежать потенциальных проблем недопонимания в дальнейшем.

    Чувство доверия

    Это может показаться очевидным, но дружественный процесс адаптации, ориентированный на открытое общение и обучение, помогает новому сотруднику чувствовать себя желанным и ценным в компании.

    Это раннее взаимодействие с новыми сотрудниками является самым важным в жизни компании — в конце концов, это ваше единственное первое впечатление — и, четко отработав процесс адаптации, компания может укрепить чувство доверия и лояльности, необходимые для превратить новичков в опытных сотрудников.

    Снижение рабочей нагрузки на другие команды

    Когда новые сотрудники получают инструменты, ресурсы и информацию, необходимые им для самостоятельной работы, снижается нагрузка на человеческие ресурсы, связанная с реагированием на индивидуальные запросы, а также снижается нагрузка на коллег в целом. которым в противном случае могли бы потребоваться специальные разъяснения и обучение.

    Например, включив краткое руководство по доступу к ИТ-услугам в процесс адаптации, вы можете сэкономить этой команде бесчисленные часы ответов на каждого сбитого с толку нового сотрудника, который в первый же день блокирует свой почтовый ящик.

    Контрольный список при приеме на работу новых сотрудников

    Сделать предложение

    Совместное использование официального контракта и согласование вознаграждения — это только часть предложения о работе. Остальное можно считать закладкой основы для адаптации. Будьте дружелюбны и готовы сделать предложение, повторите ключевые обязанности этой роли и четко изложите свои ожидания. Таким образом, в дальнейшем у нового сотрудника будет меньше потенциальных сюрпризов.

    Управление первым рабочим днем ​​

    Насколько практичным вы должны быть, будет зависеть от старшинства занимаемой должности, уровня опыта сотрудника и типа рассматриваемой компании, но есть несколько универсальных вещей, о которых следует помнить.

    Запланируйте короткую приветственную встречу в начале дня и используйте эту возможность, чтобы поделиться такими вещами, как приветственные пакеты, учетные данные безопасности, ссылки в интрасети, литература компании и все, что им может понадобиться, чтобы лучше понять бизнес и их роль внутри него.

    На рабочем месте проведите для новых сотрудников экскурсию по офису, указывая очевидную информацию, такую ​​как расположение туалетов и кладовых, а также такие вещи, как получение пропуска для дверей парковки, как пользоваться кофеваркой и где хранить велосипед.

    После приветственной встречи и осмотра дайте новому сотруднику время, чтобы он сориентировался в своих условиях, прежде чем снова связаться с ним в конце дня, чтобы обсудить любые вопросы, которые могут у него возникнуть.

    Встреча с командой

    При удаленной работе особенно сложно установить связь с новой командой, поэтому обязательно создайте возможности для новых сотрудников, чтобы они могли взаимодействовать со своими коллегами как на профессиональном, так и на социальном уровне. В зависимости от размера команды может быть полезно неофициально назначить приятеля новому сотруднику; это будет кто-то, кто находится на их уровне и в аналогичной роли, и кто может выступать в качестве контактного лица по любым мелким вопросам, которые новый сотрудник может счесть недостаточно важными, чтобы отправить их по цепочке.

    Гигантская стена улыбающихся лиц в Zoom — не способ представить коллег; вместо этого сосредоточьтесь на организации встреч и приветствий с одним или двумя важными контактами одновременно. Затем медленно открывайте встречи для более широкой команды, когда новый сотрудник начинает осваиваться. 

    В общем офисном пространстве отделы и команды обычно собираются вместе в физическом пространстве, что упрощает естественное взаимодействие и общение новых сотрудников. их команда. Возможность подслушивать обсуждение проектов также служит своего рода пассивным обучением.

    Расскажите им о корпоративной культуре

    Есть больше возможностей рассказать о корпоративной культуре, многие из которых можно использовать в тандеме с другими этапами процесса адаптации новых сотрудников. Рассмотрим первый контакт вашего нового сотрудника с вашей командой по обучению и развитию, во время которого вы можете представить ему слайд, показывающий примерный список доступных учебных занятий за предыдущий год. Какие классы вы могли бы включить в эту презентацию, чтобы продемонстрировать, как ваша компания продвигает свои ценности?

    Определить возможности обучения

    Многие тренинги проходят неофициально в течение рабочего дня. Новые сотрудники учатся, получая обратную связь от менеджеров, наблюдая за работой других на аналогичных должностях, честно совершая ошибки и исправляя их. В более гибких компаниях опора на наставника — вне зависимости от того, назначен он официально или нет, — является ключевой частью обучения на рабочем месте.

    Важно также структурированное обучение. Новые сотрудники должны иметь доступ к необходимым им курсам, чтобы они могли научиться выполнять свою работу более эффективно, особенно если ваша компания использует проприетарные инструменты и программное обеспечение, которые будут им незнакомы.

    Следует поощрять новых сотрудников к тому, чтобы они уделяли время на посещение этих занятий. Приступая к новой должности, работники могут быть осторожны, проводя время вдали от своих обязанностей, чтобы сосредоточиться на своем развитии, даже если первые несколько недель работы являются наиболее ценным временем для обучения.

    Месячная проверка

    По прошествии месяца выделите время, чтобы проверить нового сотрудника, чтобы убедиться, что все идет максимально гладко. К четвертой неделе новый сотрудник будет знать о своей должности достаточно, чтобы иметь возможность задавать более серьезные вопросы о деталях должности, их ожиданиях и ваших.

    Когда адаптация разваливается, это часто происходит из-за несоответствия ожиданий, которое не было исправлено достаточно быстро. Исследования также показывают, что сотрудники с большей вероятностью покинут компанию вскоре после прихода на работу, если они чувствуют, что не получают достаточной обратной связи от менеджеров о своей работе.

    Это означает, что конец первого месяца работы является критическим моментом при адаптации новых сотрудников. В этот момент новый сотрудник понимает свою роль; кроме того, ожидания как компании, так и сотрудника должны быть согласованы, открывая дверь для позитивного и перспективного разговора об их целях, производительности и счастье, и все это с целью удержания вашего нового сотрудника и подготовки его к работе. успех.

    Чего ожидать от нового сотрудника?

    Каждая новая работа требует периода обучения. Хотя ни один менеджер по найму не должен ожидать, что новый сотрудник сразу же приступит к работе, он может ожидать, что нанял квалифицированного ученика.

    У квалифицированного ученика есть естественная любознательность, а также уверенность в том, что он может обратиться за помощью, когда она ему понадобится. Они могут полностью участвовать в процессе адаптации новых сотрудников и в полной мере использовать любые возможности обучения и развития, предлагаемые им. Новые сотрудники, способные быстро учиться, могут определить свои собственные области неопытности или слабости и работать над их улучшением.

    Адаптация и ориентация

    Ориентация — это лишь небольшая часть общего процесса адаптации, хотя эти два термина часто используются взаимозаменяемо.

    Ориентация касается всех административных и технических аспектов работы в компании, включая подписание необходимых документов, участие в дополнительных пенсионных сбережениях и планах медицинского страхования, обучение действиям в случае пожара, создание безопасного входа в систему. профиль, назначение рабочего места и активация удостоверения личности персонала.

    В компании среднего размера ориентация может занять всего несколько часов, но в крупных компаниях или государственных учреждениях она может длиться несколько дней.

    Процесс адаптации занимает гораздо больше времени и включает в себя ориентацию, а также все остальные этапы знакомства сотрудника с компанией. Он описывает путь сотрудника от найма до первых встреч, обучения и далее. В некоторых компаниях процесс адаптации может длиться несколько недель, но многие организации продлевают адаптацию на много лет до момента трудоустройства, используя постоянное развитие и оценку.

    Автоматизация процесса адаптации

    Как только компания станет слишком большой, чтобы эффективно управлять адаптацией вручную, большинство из них обратятся к автоматизированным системам для отслеживания кандидатов, управления общением и помощи в более эффективной и точной структуризации процесса адаптации.

    Этот вид автоматизации обычно улучшает отношения между руководством и новым персоналом. Менеджер, отвечающий за адаптацию большого количества новых сотрудников вручную, может оказаться перегруженным административным бременем и не иметь возможности вовремя отвечать на запросы, собирать информацию и обрабатывать документы.

    Это отставание приводит к задержкам в процессе найма и может привести к отсутствию своевременной связи с новыми сотрудниками в критический момент их трудоустройства. Эта ситуация приводит к тому, что многие с радостью отказываются от роли, если чувствуют, что их игнорируют или упускают из виду еще до того, как они доберутся до своего стола. Используя систему отслеживания кандидатов, менеджер по найму может высвободить полосу пропускания, необходимую ему для более личных личных бесед с новыми сотрудниками, и обеспечить бесперебойную работу процесса адаптации и ориентации в целом.

    Лучшие инструменты для подбора персонала и управления персоналом

    Asana

    Asana, наиболее известная как инструмент управления проектами, обладает всеми функциями, необходимыми рекрутерам и менеджерам по найму, чтобы гарантировать, что путь от подачи заявки до первого тренинга будет гладким и беззаботным. бесплатно.

    RoboRecruiter

    Полезный чат-бот, который можно настроить для помощи кандидатам в процессе найма, RoboRecruiter прост в реализации и представляет собой дружелюбное и доступное лицо для потенциальных новых сотрудников.

    TalentLyft

    Это платформа управления отношениями с кандидатами (CRM) с набором инструментов, которые позволяют отслеживать кандидатов, маркетинг найма и поиск сотрудников на одной аккуратно разработанной панели.

    Lever

    Lever объединяет систему отслеживания кандидатов, программу адаптации и CRM в одном пакете, что позволяет компаниям использовать данные о наборе персонала в режиме реального времени для поиска талантов с помощью персонализированных коммуникаций.

    Datapeople

    Мощный инструмент аналитики и отчетности, Datapeople может оптимизировать ваши должностные инструкции, чтобы гарантировать не только то, что они охватывают нужных людей в нужное время, но и то, что копия включает в себя и позволяет избежать некоторых распространенных ошибок, таких как гендерный язык.

    Стив Хогарти — писатель и журналист из Лондона. Он является редактором отдела путешествий газеты City AM и заместителем редактора журнала City AM Magazine , где его работа посвящена технологиям, путешествиям и развлечениям.