План работы пример: Бесплатный шаблон плана проекта в Excel

Содержание

Бесплатный шаблон плана проекта в Excel

В зависимости от ваших целей шаблон плана проекта может быть очень простым или очень сложным. В шаблон можно добавить статическую временную шкалу или изменяющуюся диаграмму Ганта, сфокусироваться на действиях или на бизнес-целях.

Ниже располагаются различные шаблоны проектных планов, и указаны варианты их использования: 

Шаблон плана работы

 

 Загрузить шаблон плана работы

Шаблон плана работы помогает разбить крупные цели проекта на более мелкие, лёгкие в выполнении шаги. Этот тип шаблона показывает, какие задачи необходимо выполнить, кто ответственен за их выполнение, а также содержит срок выполнения задач. В шаблон включена временная шкала, которая помогает определить ожидания и улучшить прозрачность выполнения задач, давая возможность всем участникам проекта быть в курсе конечных результатов и крайних сроков. Шаблон плана работ лучше всего подходит для больших команд, работающих над крупными проектами с большим количеством задач и сроков выполнения.

Шаблон плана работы с диаграммой Ганта 

 

 Загрузить шаблон плана проекта

План проекта чаще всего используется в сфере управления проектами, где для планирования и создания отчётов о прогрессе проекта необходимы диаграммы Ганта. Представление Ганта – это динамичная горизонтальная диаграмма, используемая для визуализации графика проекта и представляющая собой важный инструмент для организации доступа заинтересованных лиц к изменениям статуса проекта. Этот шаблон подойдёт менеджерам проектов, которые работают с крупными проектами с большим количеством участников.

Шаблон плана действий 

 

 Загрузить шаблон плана действий

План действий перечисляет все шаги, необходимые для достижения определённой цели. В него включаются все сведения о действиях, которые необходимо предпринять, ответственных за их выполнение лицах, сроках выполнения, приоритетах и статусе. План действий похож на план работы, но план действий фокусируется на целях, в то время как шаблон плана работы отображает этапы выполнения задач, которые обычно отображены в хронологическом порядке. Шаблон плана действий подходит для индивидуального использования или для небольших команд.

Шаблон бизнес-плана 

 

 Загрузить шаблон бизнес-плана

Шаблон бизнес-плана отображает бизнес-цели и действия, необходимые для их достижения. Бизнес-план фокусируется на будущем развитии вашего бизнеса и показывает, каким образом вы можете достигнуть ваших целей. Бизнес-планы – более стратегические, чем планы работ или действий, и часто включают в себя определение концепции, бизнес-профиль, экономическую оценку и т.д. Бизнес-план подойдёт владельцам уже работающего бизнеса, начинающим предпринимателям или предпринимателям, которые нуждаются в сторонней помощи.

Как составить план работы на неделю ᐈ Тайм-менджмент

Исполняем желания по плану


От редакции: та самая важная статья в начале года. Большинство из нас планируют свое рабочее время и пробуют разные методы. Плохая новость – очень мало людей способны управлять своим временем со 100%-ной эффективностью. А хорошая – этому можно научиться. 


«Я довольно организованный и пунктуальный человек, но есть некоторые важные для меня вещи, которые в моем расписании топорщатся и не хотят вписываться в рутину», –  с этого началось наше общение с Оксаной Железновой, маркетинговым стратегом из Аргентины.

Действительно, Оксана не была новичком в планировании. У нее были записаны цели на год в виде направления развития. Она планировала на месяц вперед, а также вписывала в календарь задачи, связанные со взаимодействием с другими людьми. Оксана составляла с утра план на день, однако не всегда добиралась до важных, но не срочных дел, таких как чтение новостей индустрии, обучение, подготовка к живым эфирам и ведение блога и других задач, направленных на развитие бизнеса. Это происходило потому, что в ее системе отсутствовало недельное планирование.

Статья для людей, которые пробовали разные системы планирования, но пока что не нашли удобную для себя. Таких, как Оксана. На ее примере я покажу, что недельное планирование очень важно. За 400 с лишним часов консультирования и личного сопровождения клиентов я поняла, что для многих недостающим звеном в стремлении выполнять задуманное является именно недельное планирование.

Благодаря плану на неделю у нас появляется пространство. Внутри этого пространства  мы ищем и находим время для важных действий, которые продвигают нас к целям. Это отличается от обычного списка дел.

И у самого длинного дня есть конец

Представьте, что с вечера вы запланировали на следующий день 10 задач. Вы выполнили 7 из них, не добравшись до трех дел из списка. Согласитесь, что такое случается в жизни почти каждого из нас.

  1. Наименее предпочтительный вариант – ничего не сделать. Запомнить и сказать себе: «Займусь этим как-нибудь потом».

  2. Перенести эти задачи на завтра. Но на следующий день у нас будут другие задачи, которыми необходимо заняться. Если мы переносим дела каждый день на следующий, может сложиться ситуация, когда список незавершенных задач станет очень длинным. Это приводит к ощущению, что мы ничего не успеваем.

  3. Записывать незавершенные задачи в отдельный список и просматривать его каждый день вечером. Это тоже обычно приводит к тому, что такой список незаконченных дел стремится к бесконечности.

Как пишет в своей книге «От срочного к важному» специалист по личной эффективности Стив Макклетчи, дела и проекты, которые важны исключительно нам самим, никогда не бывают срочными и важными.

Задаче «написать статью для блога» трудно соперничать с рабочими планами, невыполнение которых влечет за собой немедленные последствия – снижение дохода, недовольство начальника или клиентов. Когда мы планируем задачи со дня на день, такие несрочные дела без четкого дедлайна бесконечно переносятся, и ведение блога откладывается на неопределенный срок.

Совсем другая картина складывается, когда мы исследуем наши возможности в недельном пространстве.

На консультации Оксана отметила, что для написания статьи для блога ей нужно, чтобы ее никто не отвлекал, и чтобы на нее «не давило время». Мы решили, что писать можно в кафе, в пятницу, когда муж приходит раньше с работы и занимается сыном. Этот вариант мы увидели после того, как исследовали всю неделю целиком.

Неделя год кормит

Время

Недельное планирование всегда начинается с распределения по рабочим и выходным дням дел, для которых установлено время. Я называю их опорными точками дня. Когда вы записываете все эти дела в календарь или ежедневник, происходит волшебный эффект. Обычно оказывается, что у вас больше свободного времени, чем вы предполагали, планируя дела изо дня в день. 

Место

Перед нами 5 рабочих дней и 2 выходных дня. Мы можем распределять дела по дням недели и искать для них удобное для выполнения место и время.

Если в определенный день мы не успеваем выполнить все, что запланировали, или случилось что-то непредвиденное, у нас впереди есть несколько дней. Если же дел много, и незавершенная задача не вписывается в эту неделю, мы можем поискать для нее место в расписании на следующую неделю. 

Таким образом, незаконченные дела не накапливаются и не теряются.

Фокус

Многие из нас лучше действуют, когда приближается дедлайн, но один день – это слишком мало времени. Может случиться что-то непредвиденное, и вот уже мы не успели сделать то, что запланировали. Это вгоняет в стресс. Неделя – идеальное время для сосредоточенной работы. С одной стороны, мы не можем себе позволить ничего не делать больше 1-2 дней, с другой – можем завершить задачу в другой день, оставшись в рамках недельного плана. 

Допустим, вы хотите выполнять комплекс силовых упражнений 2 раза в неделю по утрам. Вы решили, что будете это делать в понедельник и среду. Но на этой неделе в понедельник утром у вас назначена очередь к врачу. Вы знаете об этом заранее и можете выделить время на упражнения в четверг. 

Недельное планирование дает вам гибкость и свободу, чтобы справляться с непредвиденными обстоятельствами и при необходимости менять местами запланированные дела.

Мечты – это планы в уме, а план – мечта на бумаге.

5 простых последовательных шагов для составления недельного плана дел

  1. На первом этапе возьмите ежедневник, Google-календарь или недельный разворот и запишите дела, для которых определено время. Это встречи, клиенты, мероприятия, детские кружки, врач и так далее. Вы увидите интервалы свободного времени, часть из которых можно использовать для других задач.

Попробуйте Google-календарь

  1. Составьте список важных дел на неделю. В этот список войдут дела, которые не привязаны к определенному времени. Это могут быть задачи, направленные на развитие бизнеса, обучение, работа в соцсетях, домашние обязанности, время с детьми или что-то для души.

  2. После этого найдите для задач из этого списка подходящее место в вашем расписании. Вы можете записать их на тот день, когда планируете ими заняться. Более гибкий способ планирования предполагает, что вы не распределяете задачи по дням недели. Каждый раз, когда у вас есть свободный промежуток времени, вы смотрите в список важных дел и выбираете, чем заняться сейчас.

  3. Определяем главное дело дня. Выделите одно дело, которое можно назвать главным в этом дне. Представьте себе, что у вас есть время только на одно дело – за что бы вы взялись и довели до финальной точки? Это может быть очень полезно для тех из вас, у кого в течение дня часто происходит что-то непредвиденное, и планы срываются. А также для тех, у кого мало рабочих часов. Выполнение главного дела подарит вам чувство удовлетворения в конце дня.

  4. В конце недели вернитесь к вашему расписанию и заполните таблицу «Уже молодец, потом молодец». Она состоит из двух колонок. Запишите в колонку «Уже молодец» задачи, которые были запланированы и выполнены. Во вторую колонку «Потом молодец» запишите задачи, для которых вы найдете время на следующей неделе. Эта колонка помогает избавиться от неприятного ощущения, что вы не успели сделать все, что хотели.

Заполнять таблицу не обязательно. Самое важное в обзоре недели – похвалить себя за то, что сделано, и не дать невыполненным задачам потеряться среди других дел. 

Я не призываю вас немедленно начать планировать всю неделю, если на данный момент вы этого не делаете. Я предлагаю для начала попробовать планировать на несколько дней вперед или составлять список важных дел на неделю, а не на один день. После этого вам будет проще приступить к недельному планированию. 

Что важного дает недельное планирование?

Главная польза недельного планирования заключается в том, что у нас появляется пространство для выполнения важных, но не срочных задач, для которых обычно не хватает времени.

Это подтверждает отзыв Оксаны о том, как изменились ее привычки планирования дел после консультации:  

«После нескольких недель плотной работы я ушла от Леры с новой привычкой планировать неделю и выделять в ней место и время для всего, что мне нужно и важно. При этом ориентироваться на собственное самочувствие, реально оценивать силы и не есть себя потом поедом, что «вот, опять чего-то не сделала». День оказался слишком коротким промежутком, чтобы наблюдать собственный прогресс и контролировать темп, месяц – слишком длинным, а вот неделя – в самый раз».

Возможно, вы хотите развивать новый проект в бизнесе, получить еще одну академическую степень, выучить иностранный язык, заняться спортом, вести блог, написать книгу или проводить больше времени с семьей. Недельное планирование позволяет целенаправленно находить время для этих задач, чтобы в будущем ваши цели и желания стали частью вашей жизни.

Если Вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

План задач на день » Планирование и постановка задач

Эксперт по саморазвитию Брайан Трейси утверждает, что 10 минут на планирование дня экономит около 2 часов в сутки. В этой статье мы расскажем, как составлять план задач на день, чтобы успеть выполнить всю работу и оставить время для отдыха.

Содержание

I. Планируем день правильно
II. Три способа составить список задач
1. Интеллект-карты
2. Результативно-ориентированное планирование
3. Жестко-гибкое планирование
III. Сервисы для составления списков задач
IV. Планирование задач в CRM-системе

Планируем день правильно

Вроде весь день вы были заняты, а в итоге уходите из офиса и думаете, что ничего не успели. Знакомая ситуация? Давайте посмотрим, что можно с этим сделать.

1. Выделяйте приоритетные дела — задачи, позволяющие достигать глобальных целей. Подумайте, насколько важная и срочная каждая задача и нельзя ли ее кому-то делегировать. Если можно — так и сделайте, а сами займитесь более приоритетным делом.

2. Анализируйте день. Выясняйте, что помешало выполнить все пункты вашего листа задач на день. По итогам решайте, что можно улучшить: планировать меньше дел, больше делегировать другим, продуктивнее работать или меньше внимания уделять неважным и несрочным вопросам.

3. Выберите инструмент для составления плана задач на день. Это можно делать как на бумаге, так и с помощью специальных сервисов и приложений — главное, чтобы было удобно. 

Три способа составить список задач

Если просто хаотично записать все дела в список, это, скорее, запутает, чем поможет успевать больше. Поэтому мы предлагаем подойти к вопросу системно.

Интеллект-карты

Интеллект-карты придумал английский психолог Тони Бьюзен. Эта методика подробно описана в его книге «Супермышление». Внешне карта представляет собой ветвящуюся схему.

Пример интеллект-карты с планом задач на день.

Как написать задачи на день в интеллект-карте:

  1. Поместите в центре листа дату.
  2. От нее прочертите ветви с отдельными категориями дел. Это могут быть рабочие, личные, общественные и семейные дела. Либо используйте разделение по критериям срочности и важности, как в матрице Эйзенхауэра.
  3. Укажите в каждой категории конкретные дела, при необходимости с подпунктами. Но слишком увлекаться детализацией не стоит, а то запутаетесь.

Задачи можно пояснить примечаниями, указать сроки их реализации, придумать забавные иллюстрации. Если вы не любите чертить от руки, на помощь придут десятки специальных сервисов, например, Mind42, Coggle, MindMeister или iMindMap.

На таких картах удобно отмечать выполненные дела и добавлять новые. Они дают наглядное представление об объеме задач на день и позволяют видеть картину в целом.

Впрочем, у этого метода есть минусы: интеллект-карты плохо сочетаются с жестким планированием и временной последовательностью событий. К тому же на них нельзя указать приоритетность задач, а значит, вы всегда рискуете потратить время на не самые полезные дела. Если вам важно расставлять приоритеты, попробуйте следующую методику.

Результативно-ориентированное планирование

В основе этой методики — классический to do list, только немного дополненный и измененный. Главная особенность результативно-ориентированного планирования — формулировка задачи в списке должна отвечать на вопрос: «Что сделать?» и отражать желаемый результат.

Например, новому клиенту нужно выслать коммерческое предложение. Эту задачу следует записать как «подготовить и отослать КП Ивану Ивановичу», а не просто «коммерческое предложение», «подготовить документы» или другими размытыми формулировками.

Пример таблицы с задачами.
Что сделатьОтметка о выполнении
1Посмотреть отчеты по работе менеджеровНе начато
2Согласовать план продаж Выполнено
3Проверить договор с «Люксофт»В работе
4Прослушать записи звонковВ работе
5Провести планерку с менеджерамиНе начато

Задачи записываются в произвольном порядке — без учета их срочности и важности. Но разные категории задач выделяются цветами:

  • особо важные и срочные — красным;
  • менее приоритетные — зеленым;
  • те, что можно/нужно делегировать, — желтым;
  • такие, которые в принципе сделать надо, но не обязательно сегодня, — синим.

Это позволит сразу увидеть, что является самым срочным и важным, а значит, именно с этого и стоит начать. Как только дело сделано, напротив него в табличке ставится галочка. Или можно просто вычеркнуть задачу из списка.

Единственный минус этой методики — дела не ранжируются по дедлайнам, и есть риск сорвать сроки. Тогда вам лучше будет воспользоваться третьей методикой.

Жестко-гибкое планирование

Как правило, часть задач в распорядке дня привязана ко времени (это жесткие задачи), а другая — нет. Удобно совместить эти два типа дел помогает жестко-гибкая методика планирования.

Как работать с таблицей:

1. В колонке слева запишите «жесткие» задачи с указанием времени.

2. Справа — фиксируйте дела, не имеющие привязки к точному сроку.

3. Для важных и объемных дел второй колонки укажите, сколько времени потребуется на их выполнение.

Пример таблицы для жестко-гибкого планирования.
ВремяЖесткие задачиГибкие задачи
8:00Прослушать запись звонков отдела продаж в CRM (1 час)
9:00Провести планерку для менеджеровСогласовать план отпусков
10:00Запросить в бухгалтерии данные по поступившим оплатам
11:00Отправить презентацию по итогам года Васильеву
12:00Посмотреть договор с ООО «Интерпретация»
14:00Провести собеседование с кандидатом на должность менеджераСогласовать макет визиток и бейджей
15:00Совещание с отделом маркетингаДоделать бюджет продаж на следующий месяц (2 часа)
17:00Посмотреть в CRM статистику по сделкам менеджеров за неделю

Желательно, чтобы «жесткие» и «важные гибкие» задачи занимали не более 50-60% дня. Оставшиеся часы — это запас на менее важные дела и непредвиденные обстоятельства. Как и в предыдущей методике, особо приоритетные пункты плана можно выделять цветом для наглядности, а выполненные — вычеркивать.

Сервисы для составления списков задач

Если списки в блокнотах или ручные таблицы не для вас, используйте онлайн-сервисы для планирования:

1. Google календарь. В нем удобно планировать дела на месяцы вперед. Можно настроить push-уведомления, чтобы не забыть о важных задачах. Кроме того, вы можете делиться календарем со своей командой, а также создавать совместные календари для командного планирования.

2. Toggle. Планировщик и тайм-трекер. Позволяет не только составлять списки задач на день, но и контролировать, сколько времени вы тратите каждую. В приложении можно посмотреть статистику по выполненным задачам и затраченному на них времени. Можно пригласить коллег и делиться отчетами о работе в формате PDF.

3. Trello. В системе удобно планировать как свои личные задачи, так и управлять проектом. Сервис организован в виде досок со столбцами и карточками. Каждая карточка — задача, которая двигается по столбцам — этапам выполнения. Можно создавать несколько досок для разного типа задач или разных команд.

Планирование задач в CRM-системе

Если вам нужно не только cпланировать личное время, но и взять под контроль задачи по сделкам и клиентам своей команды, используйте CRM-систему.

В S2 CRM вы можете поставить любую задачу себе или подчиненному в два клика. Позвонить клиенту, отправить ему коммерческое предложение, подготовить договор — задача автоматически появится в расписании. Когда наступит дедлайн по задаче, сотрудник получит уведомление внутри программы, по электронной почте, телефону или в Telegram. Если дедлайн будет просрочен, система сообщит об этом руководителю.

В S2 CRM можно посмотреть задачи конкретного сотрудника.

В CRM можно планировать реализацию и больших проектов, которые состоят из десятков последовательных задач. Программа каждый день будет напоминать о текущих задачах и сигналить, если вы о чем-то забыли.

6 693

Индивидуальный еженедельный план работы сотрудников РЦСТВ ТвГУ — ЦСТМ на базе ТвГУ

Ключевой элемент ТМ-системы РЦСТВ ТвГУиндивидуальный недельный план работы (сокращенно – ИНПР). По сути он одновременно служит и планом, которым руководствуются сотрудники в своей работе, и измерителем результатов, т.к. порядок работы с планами предполагает, что все выполненные задачи обязательно отмечаются.

Зачем нужен ИНПР?

Деятельность РЦСТВ – многозадачная. В годовом плане работы центра в 2011 г. выделено 11 направлений и 111 зон ответственности, подавляющее большинство которых внутри себя многозадачны, т.е. предполагают выполнение не в один шаг, а в несколько шагов, и взаимодействие сразу нескольких сотрудников. Безусловно, есть задачи, которые привязаны к определенным временными промежуткам. К ним относятся разного рода мероприятия, например «День карьеры», или деловая игра, или семинар для ЦСТВ. Именно по этим мероприятиям чаще всего узнают о нашем Центре и судят о его эффективности. Но есть такие задачи, которые требуют ежедневной планомерной работы над ними. Именно такая работа и дает возможность успешно проводить мероприятия.

Поскольку коллектив Центра состоит из вчерашних и сегодняшних студентов, то изначально существует проблема непонимания важности ежедневного или еженедельного выполнения небольших и не столь важных, как кажется, из-за отсутствия заставляющей действовать срочности (когда срок выполнения сегодня или завтра) дел. Студенты, к сожалению, все привыкли делать в последний момент. Когда мне на тренингах начинают рассказывать, как защитили на «отлично» курсовую работу, написанную за два-тря дня, я всегда морщусь. И не только потому, что сомневаюсь в ее качестве. Я понимаю, что передо мной еще один специалист, который будет испытывать трудности при работе со «слонами» (крупными задачами), пропускать мимо ушей задания руководителя, не привязанные к сроку, а мелкие задачи не брать в расчет, поскольку просто не видит их важности, т. к. воспринимает окружающую действительность через парадигму «срочности». Например, что может случиться катастрофического, если один день не обзвонить соискателей, или забыть позвонить работодателю? На первый взгляд, ничего страшного. А на самом деле это становится нормой. Я уже не говорю о задачах из зоны индивидуального развития. Они представляют собой вклад в будущее, в следующий год или полгода. Когда это еще будет? Никогда, если не выполнять их сегодня! Сегодня – это наше прошлое. Если не хочешь навсегда в нем остаться, постарайся обязательно выкладываться в будущее, выполняя задачи из зоны развития. Я всегда говорю своим сотрудникам, что в работе нет мелочей. На слово мне изначально никто не верит. Но у нас на стене висит высказывание Брюса Бартона: «Каждый раз, когда я вижу, к каким серьезным последствиям приводят мелочи…, я думаю о том, что мелочей не существует». И сотрудники РЦСТВ не раз к нему обращаются, к сожалению, в связи с тем, что это правило мы привыкли игнорировать. Но чем дольше работаешь, используя ИНПР, тем больше понимания, что важной является любая задача, а мелочей не существует.

Таким образом, использование в качестве основы организации деятельности ИНПР призвано:

  • отражать весь спектр задач, закрепленных за сотрудником согласно его зонам ответственности и требующих обязательного исполнения ежедневно, еженедельно или ежемесячно;
  • держать в фокусе постоянного внимания задачи, относящиеся к зоне личного развития и работать над их решением;
  • зафиксировать все «входящие» задачи, которые не запланированы изначально и относятся к заложенной при планировании категории «форс-мажор».

Что из себя представляет индивидуальный недельный план работы?

Хочу обратить ваше внимание, что у каждого сотрудника РЦСТВ ТвГУ свой вариант еженедельного плана. Кроме того, и он тоже постоянно меняется, т.к. во-первых, планированием невозможно овладеть в один день, а во-вторых, все начинают с небольшого объема обязанностей – это один из основополагающих принципов нашей работы. На мой взгляд, когда человек только пришел на работу, ни в коем случае нельзя его перегружать. При этом очень важно, чтобы в плане было заложено обучение (у нас существует система внутренних мастер-классов) и постепенное овладение функционалом. Конечно, важно найти золотую середину: с одной стороны нельзя перегружать нового сотрудника, а с другой – чтобы ему нечего было делать. Постепенно функционал расширяется и план меняется.

Что общего между планами всех сотрудников?. Они представляют собой лист формата А4, где нарисована таблица. Как правило, шапка таблицы по горизонтали – это дни недели с понедельника по пятницу, а по вертикали слева – категории задач (см. рис.1)

Рис. 1. Образец ИНПР сотрудника РЦСТВ

А вот категории задач различаются в зависимости от функционала.

Какие категории задач используют сотрудники РЦСТВ при еженедельном планировании?

Варианты категорий задач сотрудников с низким уровнем многозадачности:

  1. Ежедневные, входящие, перспективные.
  2. Основные, входящие, гсд (главное событие дня).

Варианты категорий задач сотрудников с высоким уровнем многозадачности:

  1. Вакансии, Интернет, соискатели, развитие, тренинги/обучение, быстрые задачи, входящие задачи, перспектива.
  2. Тренинги/диагностика, тренинги эффективности/мастер-классы/мозговые штурмы, основные и входящие задачи, ежедневные задачи, зона развития, идеи, успех.
  3. Вакансии, работодатели, тренинги, тайм-менеджмент, идеи, входящие, успех.
  4. Тренинги/мастер-классы, ежедневные задачи, работодатели, проекты, приоритет дня, индивидуальный план, входящие задачи, перспективное.

Скачать пример ИНПР №1

Скачать пример ИНПР №2

Каждый сотрудник сам определяет для себя названия категорий и их количество, хотя, конечно, я и другие коллеги можем давать рекомендации, особенно в рамках тренингов эффективности, посвященных планированию.

Таким образом, подход к выбору варианта планирования очень гибкий. Каждый выбирает его под себя и постепенно модернизирует. Те варианты категорий, которые я вам представила, актуальны на сегодняшний день. Через месяц/полгода/год они могут поменяться.

Хочу отметить, что задачи не вписываются в план бездумно. Каждый сотрудник первоначально хронометрирует (засекает время выполнения задач) свою работу, чтобы понять, сколько времени у него уходит на выполнение повторяющихся задач и затем заложить его в план. Обязательно закладываются перерывы и форс-мажор на входящие задачи. Поэтому хронометрирование – первая и обязательная ступень планирования. Без нее планы не будут реалистичными. В этот период сотрудник помечает рядом с задачей, сколько времени у него на нее тратится. Обязательно хронометрируются входящие задачи, чтобы понять, сколько времени заложить на форс-мажор. На основании полученных результатов затем и формируется адекватный план. Я слежу за тем, чтобы сотрудники себя не перегружали, т.е. не составляли невыполнимых планов работы. Планы проверяю еженедельно. Если вижу, что какие-то задачи западают, обсуждаю это с сотрудником, но не с целью поругать или наказать, а чтобы выяснить причины и предложить алгоритм решения проблем. Когда эта система внедрялась, то еженедельно обсуждала с каждым его вариант планирования и возникающие проблемы.

Замечу, что у каждого сотрудника ИНПР отличается не только списком и категориями задач, но и способом работы с ним, ведь каждый должен помечать, какие задачи выполнены. Пометка о выполнении может делаться в виде плюса или галочки. Но большинство сотрудников, предпочитают выделять задачи маркером (см. рис. 2).

Рис. 2. Примеры выполненных планов сотрудников РЦСТВ

Такие пометки позволяют при анализе итогов недели определить, что удалось выполнить, а что нет. Но так как невыполненного бывает очень мало, то план дает возможность увидеть, какой большой объем работы выполняется ежедневно! Такой план зеркало результативности и мотиватор одновременно. Если задачи связаны с количественными показателями (например, количество работодателей, которым были отправлены информационные письма или количество звонков, совершенных с целью расширения базы работодателей; количество студентов и выпускников, получивших телефонную или личную консультацию), то они прописываются в плане, а затем заносятся в необходимый бланк мониторинга показателей.

Таким образом, система индивидуального недельного планирования РЦСТВ ТвГУ по сути это придание статуса «срочности» большому массиву крупных и мелких важных, но несрочных задач, которые не выполняются большинством людей. Занесение их в план позволяет подстроиться к нашей парадигме срочности, воспитать в себе привычку постоянно держать в фокусе внимания важные несрочные задачи, контролировать массив входящих задач и не забывать их выполнять, а также видеть, что каждый рабочий день очень продуктивен. Замечу, что такое планирование имеет смысл, если работаешь в режиме многозадачности.

План дипломной работы: как оставить, образец 2021

На последнем курсе студентам кажется, что всё самое страшное уже позади. Но они забывают (а точнее – даже еще и не знают, пока не начнут), что представляет собой написание дипломной работы. Одно оформление дипломной работы чего стоит, а что уж говорить обо всем другом.

На нашем телеграм-канале есть вся информация о том, как писать диплом. Но прежде чем дойти до непосредственного написания работы, придется хорошенько поломать голову. Ведь сперва надо решить, как правильно составить и написать план ВКР. Но так ли он нужен? Может быть, вполне можно обойтись и без него? Давайте разбираться.

Зачем нужен план дипломной работы

План – это показатель того, насколько полно и всесторонне раскрыта тема работы, какие проблемы затронуты и в чем заключается актуальность.

К пятому году учебы студенты получают такую массу информации (полезной и не очень), которая едва ли будет систематизирована и упорядочена в их головах. Мысли все время путаются, одна информация норовит заместить другую. И наличие одного лишь подвешенного языка и подходящего характера у студента для сдачи диплома не спасут на защите.

Как не переборщить и написать такой диплом, в котором будет все необходимое и ничего лишнего?

Именно для этого и нужен план. Это своего рода «график», который позволит соблюдать четкую последовательность ведения работ, структурировать ход мыслей и донести до слушателей важную информацию в лаконичной форме.

 

Как составить план диплома: смотрим глубже

Работу над планом лучше всего начинать до написания любых частей дипломного проекта. Так вы сможете точно понять, какую информацию можно использовать, а какую отложить до лучших времен.

Можно делать план для диплома бакалавра онлайн с помощью фирм или бесплатно (т.е. самому, а не с помощью чьих-то услуг), но все равно придется предоставить его на проверку научному руководителю. Только после одобрения преподавателя удастся приступить к непосредственному написанию работы.

Опытный глаз преподавателя определит, всю ли важную информацию вы собираетесь внести, лишь взглянув на план. И не стоит спорить, если он предложит что-то изменить. Прислушайтесь и выполните рекомендации: скорее всего, от этого работа только выиграет.

Чтобы знать, как писать план дипломной работы, нужно понять, какие задачи перед ним стоят:

  • раскрыть тему диплома полностью и всесторонне;
  • показать его актуальность и целесообразность;
  • подобрать оптимальную методологическую базу;
  • изложить ход мыслей логично и последовательно;
  • прийти к объективным выходам;
  • не забыть про прикладную часть (таблицы, схемы, рисунки и т.д.).

Лучше своевременно оговорить все спорные моменты, чтобы потом не жалеть о потраченном впустую времени. Впрочем, даже потерянное время не так страшно, как испорченное впечатление о готовой работе.

Структура плана дипломной работы

Хотите разобраться, как писать план диплома? Тогда ознакомьтесь с методическими указаниями и стандартами, которые непременно следует соблюдать, если хотите положительную оценку на защите.

Кстати! Для наших читателей сейчас действуют привлекательные скидки 10% на любой вид работы.

Чтобы работа пришлась по душе приемной комиссии, в план должны входить следующие пункты:

  1. Введение работы.
  2. Теоретическая часть.
  3. Практическая часть.
  4. Доказательства научной новизны.
  5. Заключение.
  6. Выводы.
  7. Библиографический список.
  8. Приложения.

Каждую часть нужно детально расписать и продумать логику. А в плане стоит отобразить лишь основную мысль, суть всей главы, а также подпункты, если их планируют внести в содержание.

Для грамотного описания теоретической части важно хорошо владеть предметом исследования. Затем его описывают в мельчайших подробностях, делают исторический анализ, а также привязывают к научной новизне диплома. Вот почему теоретическая часть должна включать как теоретический и исторический анализ объекта, так и теоретический анализ предмета.

Практический анализ – довольно сложная вещь. Его невозможно взять из книг или просто придумать, так как этот анализ – не что иное, как следствие исследований, личного опыта и наблюдений в ходе производственной практики.

Что нужно понимать, если мы хотим знать, как составить план дипломной работы (по юриспруденции, метеорологии, философии и прочим дисциплинам)? Все предоставленные данные нужно подкреплять документами, фактами, аргументами.

Образец плана дипломной работы 2021

А вот пример того, как выглядит план дипломной работы:

На основе этих примеров вы можете создать свой собственный.

Частые ошибки студентов при составлении плана дипломной работы

Нередко студенты допускают массу ошибок, составляя план написания диплома. Это может не только снизить итоговую оценку на защите, но и подпортить воспоминания о нескольких нелегких годах учебы.

Старайтесь избегать следующих, на первый взгляд, мелочей, которые способны привести к фиаско на окончательном экзамене:

  • отсутствие последовательности. Преподаватель всегда поймет, если студент хитрит и пытается сознательно упустить несколько разделов или глав. Достаточно задать выпускнику несколько дополнительных вопросов, чтобы правда всплыла наружу;
  • несоответствие плана содержанию. Некоторые полагают, что план никто не будет смотреть, поэтому можно «от балды» написать всё, что душе угодно. Лучше не экспериментировать, иначе вы рискуете опозориться прямо на защите;
  • наличие орфографических и пунктуационных ошибок. План – это первое, с чем знакомятся научный руководитель и члены комиссии. И наличие ошибок недопустимо. Так что уж лучше пройтись несколько раз по специальным сервисам проверки текста или же отдать кому-то на проверку.

Сделаете все правильно – и у комиссии не возникнет дополнительных вопросов к студенту. Тогда можно полагать, что хорошая оценка почти в кармане. И план составления дипломной работы будет всего лишь маленьким, но важным шагом к окончанию  учебы.

Но если совсем некогда или не о чем писать, то чего уж мучить себя и свой бедный мозг. Бывает, иногда лучше обратиться в сервис студенческой помощи.

пример, что это такое, параметра плана, правила составления



Последнее обновление:

Любые действия подлежат планированию. Необходимо понимать, кто будет выполнять, в какие сроки, каков конечный результат. Для этого составляется график, в котором прописываются все детали. Календарный план работы при строительстве нужен для того, чтобы чётко понимать, какие действия должны быть совершены в определённые сроки.

Что такое календарный план проекта

Когда составляется календарный график конкретных действий, в итоге получается полное расписание проекта, в котором определённо прописываются сроки и порядок действий. Все пункты утверждаются на руководящем уровне с учётом мнения специалистов по каждому этапу.

Поэтапное планирование, как закономерность определённых действий, включает в себя несколько стадий:

  1. Создание проектного содержания. Нужно составить декомпозицию работ, используя аналогичный метод. Цель данной стадии – сформировать содержание и построить структуру будущего проекта.
  2. На основании результатов первой стадии, нужно построить график-последовательность производимых действий.
  3. Составление сроков по каждому этапу строительства, их согласование с ответственными лицами, отображение их в графическом виде.
  4. Определение потребностей в различных ресурсах – финансах, персонале, материалах, дополнительных ресурсах.
  5. Отображение их в общем календарном графике выполнения работ;
  6. Окончательный расчёт будущих затрат.

Обратите внимание! Когда начинается реализация проекта, ответственные люди следят за тем, чтобы мероприятия исполнялись в установленные сроки. При необходимости, вносятся коррективы. Они будут учтены при составлении расписания на другие, аналогичные действия в будущем.

Общая форма календарного плана выполнения работ

Цели и задачи календарного планирования

Основной целью планирования любых мероприятий является их точное, а не хаотичное выполнение. Чтобы проект продвигался успешно, был завершён и оплачен, нужно спланировать все детали.

То есть, все вышеописанные стадии должны выполняться строго с соблюдением сроков. Ответственным является менеджер проекта. Он руководит исполнителями, персоналом и прочими трудовыми ресурсами. При составлении календарного графика он должен понимать, что могут быть временные отклонения, поэтому при составлении документа они учитываются.

В ходе реализации строительных программ исполняются многие задачи. Для решения повседневных проблем собираются «летучки» с исполняющим персоналом. Если возникают более «широкие» сложности, созывается совещание с высшим руководством.

Для оптимального исполнения каждый человек должен знать свою роль в реализации проекта. Тогда не возникнет проблем с прохождением стадий.

Обратите внимание! Поэтапная концепция должна быть составлена в письменном и графическом виде. Каждому исполнителю доносятся сроки выполнения того или иного этапа.

Параметры календарного плана

Этот документ состоит из нескольких разделов. В него входят:

  • начало и окончание работ;
  • сроки исполнения каждого этапа и проекта;
  • ресурсная база.

Нужно прописать 2 календарные даты – когда начнётся исполнение проекта и когда оно завершится:

  • ранний старт – оптимальное календарное число, когда нужно начать исполнять составленный график;
  • поздний финиш – дата, когда все работы должны быть завершены.

Бывает так, что работы не начинаются в срок, но завершить их нужно раньше установленной даты. Временные промежутки между первоначальными и завершающими датами называются резервными периодами. При этом протяжённость работ, определяемая дельтой между крайними календарными датами, остаётся неизменной.

Длительность исполнения работ необходимо определять, исходя из:

  • наёмного персонала, который будет выполнять каждую рабочую стадию;
  • его квалификации;
  • требований заказчиков.

На этот показатель могут влиять многие условия. Пример календарного плана строительства в теплом или дождливом климате. Если работы будут исполняться на улице, то погодные условия могут увеличить исполнение этапа.

Пример, когда календарный план строительства и реальные сроки выполнения не совпадают

Чтобы понять, насколько верно определены параметры плана проекта, необходимо сложить ранний/поздний старт и длительность исполнения работ. На выходе должен получиться ранний/поздний финиш.

Без ресурсов невозможно соблюсти ни один график выполнения. Поэтому к этой оставляющей нужно подходить с умом. Нужно выявить потребности каждого этапа. Только после этого составляется график использования того или иного ресурса (материального, трудового).

Теперь необходимо провести сравнение между тем, что требуется по плану, и тем, что есть. Часть ресурсов может обеспечить заказчик, часть – исполнитель. Это нужно прописывать в расписании.

Обратите внимание! Если нужда в ресурсах  в несколько раз выше имеющейся ресурсной базы – это критично. Необходимо корректировать план, менять сроки.

Как создаётся календарный план проекта

Когда разрабатывается план, учитываются потенциальные возможности и риски. Календарный график строительных работ не исключение. Он состоит из этапов:

  • 1 и 2 – содержание будущих действий;
  • 3 и 4 – возможные ограничения;
  • 5 – потенциальные риски.

Нужно рассмотреть каждый этап:

  1. Составление списка будущих действий. Это нужно, чтобы точно знать, какие действия будут проведены. Чтобы учесть все, применяют метод декомпозиции работ.
  2. Определить последовательность, а потом и продолжительность выполнения каждой стадии. При этом нужно учесть специфику технологий. Применяется метод декомпозиции работ, экспертной оценки и «мозговой штурм».
  3. Определить степени доступности ресурсов. При исполнении строительных работ задействуются различные ресурсы – материалы, финансы, наёмный персонал, информационная составляющая и прочее. Сначала нужно изучить график финансирования будущего проекта, периодичность поступления денег на реализацию. Чтобы было чёткое сопоставление, выделяются дефицитные ресурсы – «узкие» специалисты, специфические материалы и прочее. Чем доступнее ресурс, тем быстрее он будет использован. Чем он реже, тем сложнее его достать, могут потребоваться изменения в расписании по срокам.
  4. Определение наличия/отсутствия внешних ограничений. К таковым можно отнести – сезонность, сроки поставок материала и оборудования. Например, во время одного из этапов выпадает национальный праздник, работать в этот день нельзя. Это нужно учесть, особенно если эта дата выходит на будний день.
  5. Потенциальные риски – их нужно спланировать. Они могут быть различными, поэтому нужно отдельно подготовить план реагирования. Он, в свою очередь, может оказать прямое влияние на календарный план проекта.

Существует 2 стратегии реагирования на возникновение рисков – активная и пассивная. Выбор вносит определённые коррективы, которые нужно учесть при составлении графика.

Например, активное реагирование – разработка дополнительных мер и работ, направленных на минимизацию рисков. Они включаются в план, поэтому могут несколько увеличить срок поэтапный срок исполнения.

Пассивное реагирование – использование дополнительных финансовых ресурсов для минимизации рисков. Влияние на план оказывает, но не такое сильное, как активное реагирование.

Документация календарного плана проекта

Когда график будет составлен, его необходимо согласовать со всеми участниками программы. Как показывает практика, чтобы согласование прошло успешно, документ должен быть составлен довольно подробно, но не избыточно. То есть, если за несколько видов работ ответственность несёт один и тот же ресурс, то выделять этот нюанс нет необходимости.

Если же за исполнение конкретной задачи отвечает другой ресурс, то её не только нужно выделить в отдельный блок, но и детализировать. Для того чтобы правильно создать, необходимо поручить ответственным лицам подготовку следующей промежуточной документации:

  • сводный план;
  • для каждого исполнителя отдельно составляются календарные графики исполнения работ;
  • обоснованные детальные графики по пакетам однородных работ;
  • подробное расписание того, как будут заключаться договора и контракты для целей исполнения плана;
  • актуальная информация о потребностях в тех или иных ресурсах на каждом этапе;
  • список мероприятий организационно-технологического характера, которые будут применяться для оптимальной реализации поставленных задач;
  • схема контролирования проведения каждого этапа работ.

Если план составлен верно, пройдены все предварительные этапы, все согласования, с его помощью можно получить исчерпывающую информацию о будущих работах.

Из него можно почерпнуть следующие сведения:

  • наличие/отсутствие предписаний по правильному и оптимальному выполнению тех или иных действий;
  • документы по каждому мероприятию;
  • наличие/отсутствие мониторинговых исследований по данному проекту;
  • наличие/отсутствие оснований для изменений хода программы.

Образец календарного плана выполнения работ может выглядеть так:

или так:

Образец электронной формы календарного плана-графика

 Заключение

Существуют компьютерные программы, позволяющие создавать проекты автоматически. Программа сама задаёт необходимые параметры, что значительно упрощает процесс создания документа. Кроме того, он сразу же готов в электронном виде, его можно разослать исполнителям и ответственным лицам. Потом его нужно просто распечатать, согласовать, заверить подписями ответственных лиц, в том числе, заказчика.

Заказать бесплатную консультацию юриста

Как Составить План Мероприятий (Шаблоны, Примеры)

Любой руководитель рано или поздно сталкивается с написанием плана мероприятий. План мероприятий может попросить написать непосредственный руководитель или учредители компании. И даже если в голове у вас есть четкий план действий, перенести его на бумагу, сделав понятным для всех не так просто, как кажется на первый взгляд. Кроме того, план мероприятий часто требуется не просто написать, но и защитить перед руководством.

Что такое план мероприятий

План мероприятий – это документ в котором определены цели, описаны конкретные действия, сроки их выполнения, а также определены ответственные лица за выполнение действий, необходимых для достижения желаемого результата.

План мероприятий может писаться для конкретного события, или на конкретный период работы подразделения или компании. В целом мероприятия бывают периодические и разовые. На мероприятия, которые приходится выполнять постоянно (периодические) принято прописывать бизнес процессы и регламенты. Но у молодой компании как правило их нет, и поэтому всё начинается с планов мероприятий.

Для разовых мероприятий план очень важен поскольку, добиться слаженной работы большого количества людей крайне трудно если у каждого нет четких прописанных инструкций. А для того чтобы они появились и составляется план мероприятий.

Для чего нужен план мероприятий

Написание плана мероприятий занимает достаточно много времени. И часто у сотрудников возникает вопрос о целесообразности траты времени на написание плана мероприятий. Но важно понимать, что любой процесс, который выполняют сотрудники должен быть расписан до мелочей, это необходимо для того чтобы добиться правильности его исполнения вне зависимости от того, кто данное мероприятие выполняет.

Прежде всего план мероприятий необходим для подсчета затрат для выполнения задачи. Начинающие стартаперы, сталкиваются с тем что, казалось бы, гениальный план, на бумаге выглядит не окупаемым или не достижимым. Когда вы начинаете составлять план мероприятий, вы столкнётесь с тем что вам придётся просчитать и оцифровать все показатели вашего мероприятия. Поэтому одной из важнейших целей составление плана мероприятий является экономия и бережливое использование ресурсов. Ведь эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.

Достижение сложных целей достигается за счет выполнения огромного комплекса мероприятий. При отсутствии заранее прописанного плана мероприятий вам придется тратить время на планирование каждого нового мероприятия. Хотя можно было бы сразу выполнять следующее мероприятие.

Как написать план мероприятий

Любой план состоит из одних и тех же пунктов. Для того чтобы не было разночтений лучше каждый термин, используемый в плане мероприятий разобрать по отдельности:

  • Цель – это то чего мы хотим достичь, то к чему мы должны прийти. На цели и строиться весь план мероприятий. Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой.
  • Мероприятия – действия выполнение которых позволит достичь намеченной цели.
  • Ожидаемый результат – что вы ожидаете получить от выполнения конкретного мероприятия. Важно чтобы это были конкретные измеримые показатели. Успех выполнения каждого мероприятия должен оцениваться четкими цифрами, которые невозможно трактовать двояко.
  • Сроки – в какие временные сроки необходимо выполнить мероприятие. Так же здесь можно указать периодичность выполнения мероприятия.
  • Ресурсы – сколько ресурсов выделено на выполнение мероприятия.
  • Ответственный – кто отвечает за выполнение мероприятия.

Выполнение любой серьезной цели зависит от выполнения целого комплекса мероприятий. Каждое отдельное мероприятие может выполнять отдельный сотрудник или подразделение компании.

Важно определить критерии выполнения цели, поскольку всегда существуют разные системы координат. Единое понимание цели обеспечивает правильное понимание всеми участниками процесса. Часто сталкиваюсь с тем что разные отделы одной компании считают один и тот же показатель по-разному. Как правило так как это им выгоднее. И здесь нужно задать единые правила игры, при этом учесть прежде всего экономическую целесообразность и интересы компании в целом.

План мероприятия пример

Ниже пример плана мероприятий на продвижение сайта. Естественно это просто пример, мероприятия не продумывались тщательно, но понимание о внешнем виде он даёт. Указаны лишь некоторые пункты для примера, нет важных KPI показателей. Стоит помнить, что на достижение цели может влиять комплекс факторов, как внешних, так и внутренних и все их стоит учесть.

Цельмероприятиесрокресурсыответственныйожидаемый результат
рост выручки с сайта на 50% в 2016 годуЕжедневная публикация минимум 3х новостейежедневнобюджет 15000рПупкин В.П.обеспечить рост трафика на 30% в месяц
поменять расположение рекламных блоковдо 01.12.2015договорится с программистомИванов И.И.CTR с РСЯ 0,8
Обеспечить еженедельную новостную рассылку подписчикамеженедельноспланировать время, 1 час в неделюИванов И.И.не менее 1000 переходов в неделю с писем
Продвижение в ТОП 3 запросов находящихся в ТОП 20, за счёт линк компаний, минимум 20 запросов ежемесячноежемесячно5000р/месИванов И. И.рост трафика с продвигаемых запросов на 1000%

 

Хочется отметить что внешний вид таблицы далеко не обязательный. Дело в том, что некоторые мероприятия, требуют большого описания и в таблице они будут смотреться не читабельно. Главное, в плане мероприятий это его содержание.

 

Простой шаблон рабочего плана для вашего следующего проекта (с примером)

Если вы готовитесь к запуску продукта или занимаетесь долгосрочным планированием, рабочий план может помочь вам полностью понять проект. Создание письменного плана работы побуждает вас обдумать, чего вы хотите достичь, и разбить проект на более мелкие части.

В этой статье мы рассмотрим три наиболее распространенных типа планов работы и шаги, которые вы можете предпринять, чтобы создать эффективный план работы для своего бизнеса или предстоящего проекта.

Что такое план работы?

Рабочий план - это письменный документ, предназначенный для оптимизации проекта. Цель состоит в том, чтобы создать наглядное представление о цели, задачах, задачах и члене команды, который отвечает за каждую область. Каждый член вашей команды должен быть включен в план и обновляться в зависимости от прогресса и текущего статуса.

Если у вас сложный проект, создайте свой собственный план работы. Если вы четко представляете свой проект и что вам нужно для успеха, то шаблон рабочего плана может сэкономить время, поскольку вы будете включать задачи, членов команды, цели и сроки.

План включает:

  • Установление целей и задач
  • Установление ответственности команды
  • Установление сроков проекта
  • Установление бюджета

Тщательная проработка этих шагов перед началом большого проекта может прояснить обязанности членов команды, снизить шансы вы превысите свой бюджет и увеличите вероятность достижения цели в отведенный период времени.

Определение типа вашего рабочего плана

Есть несколько рабочих планов, которые вы можете создать, и тип может повлиять на конкретные детали, которые вы включаете в документ. Общие планы:

Рабочие планы сотрудников

Отдельные лица и небольшие группы обычно используют эти планы, чтобы помочь в долгосрочном стратегическом планировании или запуске проектов. Эти планы могут включать:

  • Цель проекта
  • Прогнозируемый бюджет
  • Материалы и расходы, необходимые для проекта
  • Предполагаемый график завершения

Например, группа маркетинга может создать план работы для новая телевизионная рекламная кампания.Их цели могут включать увеличение продаж на 25% и веб-трафика на 15%. Они также могут перечислить роли каждого члена команды, такие как написание рекламной копии или обращение к телевизионным сетям, и сроки выполнения каждого из них.

Рабочие планы менеджера

Подобно планам сотрудников, этот рабочий план имеет больший объем и может включать:

  • Преимущества, которые план будет иметь для бизнеса
  • Подробные списки затрат и бюджета, связанных с проектом
  • Статистика, показывающая, как бизнес будет расти благодаря проекту

Например, менеджер отдела маркетинга может создать ежеквартальный стратегический план.Цели могут включать увеличение онлайн-продаж на 20%, перечисление таких целей, как запуск кампании Google AdWords и найм специалиста по поисковой оптимизации для повышения узнаваемости в Интернете. Он может включать подробный бюджет, статистику и информацию о ежемесячном росте.

Рабочие планы владельца бизнеса

Подобно бизнес-плану, рабочий план владельца бизнеса может содержать многие из тех же элементов, что и планы для сотрудников или менеджеров. Эти рабочие планы также будут включать исследование рынка и долгосрочные прогнозы.

Например, владелец компании электронной коммерции может создать бизнес-план, который включает годовые цели, такие как увеличение чистой прибыли на 25%, с конкретными целями, как этого добиться. Однако он может также включать рыночные исследования текущих рыночных тенденций и план изучения новых возможностей получения дохода.

Как составить план работы

1. Установите цели и задачи.

Первым шагом к созданию рабочего плана является постановка четких целей и задач.Ваши цели должны быть сосредоточены на общей картине, а цели должны быть конкретными и осязаемыми. Например, если вы запускаете новый продукт, цель может заключаться в привлечении 50 000 человек на веб-сайт в течение следующих 12 месяцев. Целью для достижения этой цели может быть запуск новой кампании в социальных сетях.

2. Определите обязанности команды.

После того, как вы определили цели, назначьте членов команды для реализации этих инициатив. Если вы назначаете команду для достижения индивидуальных целей, назначьте лидера, который будет держать команду в правильном направлении.Если проект большой и сложный, в нем много команд, назначьте уровни иерархии. Здесь руководитель группы может наблюдать за несколькими руководителями, встречаясь только с этими людьми и сосредотачиваясь на общем прогрессе, чтобы проект работал в соответствии с графиком.

3. Установите сроки проекта.

Сроки важны для удержания членов команды при выполнении задач и снижении расходов. Если у вас есть определенное количество времени для достижения цели, вы можете быстрее изменить стратегию, если увидите возможность использовать более эффективный подход.

Рассмотрите возможность использования руководящих принципов SMART для создания целей и задач рабочего плана. SMART означает:

  • Конкретный: Ваши цели, задачи и действия должны быть четкими и конкретными.
  • Измеримый: Должно быть легко очевидно, что ваша цель или задачи были достигнуты.
  • Достижимо: Ваши цели и задачи должны быть чем-то, что ваша команда может реально выполнить в установленные сроки.
  • Релевантно: Цель, задачи и задачи должны соответствовать вашим ценностям и долгосрочным целям.
  • Ограничение по времени: Ваш план должен иметь реалистичную дату окончания, которая поможет вам расставить приоритеты по времени.

Связано: Цели SMART: определение и примеры

4. Создание бюджета

Составление бюджета должно происходить в конце этого процесса, поскольку часть плана может включать получение предложений от сторонних поставщиков.Бюджет должен разбивать, сколько будет стоить каждая цель, и назначать разные бюджеты отдельным командам. Каждый раз, когда команда достигает новой вехи или достигает цели, вы сможете просмотреть свой бюджет и определить, работает ли команда в рамках бюджета. Если это не так, вы можете выделить ресурсы из других областей или, возможно, увеличить бюджет. Подробный план работы позволит вам легко увидеть, где требуются дополнительные средства и где могут возникнуть проблемы с расходами.

Шаблон рабочего плана

Ниже приведен шаблон рабочего плана, который вы можете использовать и настроить для организации своего следующего проекта:

Введение
В форме абзаца включите следующую информацию:

  • Предложение 1. Укажите бизнес-проблему или проблему.
  • Предложение 2: сформулируйте цель решения проблемы.
  • Предложение 3. Укажите свой проект / решение.
  • Предложение 4: Объясните, почему проект / решение решит проблему.

Цель
Кратко сформулируйте свою SMART-цель (конкретную, измеримую, достижимую, реалистичную, своевременную).

Цели
Перечислите конкретные задачи, которые вы должны выполнить для достижения своей цели.Составьте этот список кратким, желательно от 3 до 5 основных задач.

Сроки
Укажите, когда проект начнется и закончится с любыми другими сроками или сроками важных этапов.

Ресурсы
Включите людей, деньги, инструменты и другие ресурсы, необходимые для проекта.

Обязанности команды
Подробно опишите роли и обязанности каждого члена команды в проекте.Чем конкретнее вы будете, тем лучше вы избежите путаницы во время проекта.

Стратегия
Перечислите подзадачи, которые вам понадобятся для достижения целей, в разделе «Цели».

Пример рабочего плана

Ниже приведен пример рабочего плана для отдела маркетинга.

Введение
За последний год продажи оставались стабильными, но рост замедлился.Мы хотели бы видеть рост продаж на 15% в течение следующих трех месяцев, а 25% лучше. Клиенты заявили, что хотели бы видеть больше электронных писем, предупреждающих их о онлайн-продажах и новых продуктах. Более стратегический подход к нашим кампаниям по электронной почте и усилия по увеличению списка адресов электронной почты помогут нам достичь нашей цели.

Цель
Увеличить прибыль на 15% за три месяца.

Цели

  1. Запустить кампанию по созданию списков рассылки, в рамках которой мы предлагаем купоны в обмен на адреса электронной почты.
  2. Запустите маркетинговую кампанию в социальных сетях, чтобы увеличить посещаемость веб-сайта и быстрее расширить наш список.
  3. Запустите кампанию ремаркетинга в социальных сетях для всех, кто посетил сайт за последние 90 дней.
  4. Создайте трехмесячный календарь для кампаний по электронной почте и рекламных акций.

График
15 сентября: Цели 1-3
7 сентября: Цель 4

Ресурсы
Рекламный бюджет 5000 долларов

Обязанности команды

  • Кассандра и Леон: Планирование кампаний по электронной почте:
  • Дизайн
  • Эбби графика и информационные бюллетени
  • Джессика: Создание копии для рекламных кампаний

Стратегия

  • Поместите каждое предстоящее сообщение электронной почты в календарь.
  • Создайте календарь с рекламными акциями и распространите его по всей компании.
  • Создайте не менее пяти графических изображений для каждой конкретной рекламной кампании, которая будет включать кампанию, ориентированную на потенциальных клиентов, а также кампанию с ретаргетингом.
  • Настройте автоответчики электронной почты для доставки информационного бюллетеня с кодом купона при регистрации.
  • Попросите веб-разработчиков настроить всплывающее окно для подписки по электронной почте.
  • Обменивайтесь информацией о статусе дважды в неделю.

Рекомендации, примеры и бесплатные шаблоны рабочего плана

Узнайте все, что вам нужно знать о создании проекта / рабочего плана для бизнес-проектов.Внизу представлены передовые практики, инструкции, примеры и бесплатный шаблон рабочего плана.

«Готовясь к битве, я всегда обнаруживал, что планы бесполезны, но планирование необходимо».

- Дуайт Д. Эйзенхауэр, 34-й президент США


Я не могу больше согласиться с цитатой президента Эйзенхауэра. Планирование заставляет меня организовать свои мысли и повествование для изменений. Если я ставлю цель и у меня есть куча шахматных фигур, мне нужно выяснить правильную последовательность всех шахматных ходов для достижения цели.И, учитывая, что шахматные фигуры - это люди, я должен оценить, сколько они могут сделать своевременно, определить вехи, которые увеличат нагрузку на команду, но достижимы, и создать аргументы в пользу изменений, которые будут мотивировать команду. Затем мне нужно выяснить, как заставить колеса вращаться в новом направлении, согласовывая и мобилизуя людей и ресурсы, чтобы сосредоточиться на чем-то новом и неизвестном. Есть много движущихся частей, и хотя план может быть хорошим, он всегда будет несовершенным, и неизбежно план полезен ровно настолько, насколько полезно в него вошло планирование.

Стратегические лидеры тратят большую часть своей умственной энергии на размышления о будущем и работу в обратном направлении. И они кодифицируют большую часть своего мышления в план. Итак, давайте рассмотрим, что составляет план, и некоторые из передовых методов планирования и создания плана.

Что такое план?


План начинает воплощать в жизнь стратегию. План упорядочивает состав ресурсов и работу, необходимую для достижения цели в течение определенного периода времени. План полезен для дальнейшего решения проблемы стратегии, понимания величины необходимых ресурсов, работы и времени, разделения прогресса на этапы, выявления зависимостей, согласования и обеспечения ясности для заинтересованных сторон и использования в качестве краеугольного камня для выполнения.

Независимо от того, является ли план стратегическим планом, планом проекта, планом маркетинга, ежедневным планом или любым другим планом, все планы имеют набор общих элементов, включая цели, ресурсы (деньги, люди, инфраструктура), рабочие потоки, работа блоки, фазы и вехи, зависимости и время.

Цели

План начинается с цели, конечного результата использования ресурсов. Целью может быть поиск решения проблемы, создание нового продукта, цели роста бизнеса на следующий год или переход из пункта А в пункт Б.Тем не менее, важно четко понимать цель, поскольку она служит ориентиром для оптимизации работы, ресурсов и сроков выполнения плана.

Рабочие потоки и рабочие блоки

Работа - это действия, предпринимаемые людьми для достижения целей. Хорошие планы разделяют работу на рабочие блоки и рабочие потоки. Рабочие блоки - это блоки взаимозависимых задач. В то время как рабочие потоки представляют собой логические группы рабочих блоков, часто сегментированные по человеку, команде или функции, которые будут выполнять работу, или какой-либо другой соответствующей сегментации.

Этапы и вехи

Часто, но не обязательно, работа также сегментируется по фазам, которые часто определяют жизненный цикл плана с течением времени. В конце фазы могут прерываться вехами, которые являются промежуточными достижениями или результатами, означающими прогресс в достижении конечной цели (целей) плана.

Ресурсы (люди, деньги, инфраструктура)

Ресурсы необходимы для выполнения плана. Ресурсы всегда начинаются с людей или команды, которые делают эту работу.Часто выполнение плана также требует ресурсов, таких как деньги или бюджет, и инфраструктуры.

Время

Последний элемент плана - это измерение времени. План представляет собой график действий во времени, с оптимизацией ресурсов и работы в рамках плана.

Основные инструменты планирования


При разработке хороших планов есть четыре основных инструмента, которые следует использовать, включая сотрудничество, дезагрегирование, бережливое производство и оценку.

Сотрудничество

Разработка хорошего плана требует тесного сотрудничества с заинтересованными сторонами, потенциальными членами команды и людьми с предыдущим опытом. Сильное планирование похоже на многомерную головоломку, в которой многие части головоломки основаны на опыте и знаниях людей или созданы в результате активного взаимодействия и обсуждения. Расположение частей головоломки может быть правильно составлено только путем обсуждения того, как оптимизировать правильные ресурсы, выполняя правильную работу в нужное время для достижения цели.

Разбивка данных

Создание плана - это проект по решению проблем. И как только цель определена, первым шагом в решении проблемы является дезагрегирование. В случае плана основное внимание уделяется правильному разделению рабочих потоков, рабочих блоков, фаз, контрольных точек, сроков и необходимых ресурсов. И, как и в случае любой дезагрегации, ключевым моментом является MECE (взаимоисключающий и коллективно исчерпывающий), сегментирующий элементы таким образом, чтобы они не пересекались, и они включают в себя все, что необходимо для достижения цели.

Еще одна проблема при дезагрегировании - определение правильного уровня специфичности. Трудно понять, на каком уровне конкретности план наиболее эффективен. Что касается стратегического плана высокого уровня, то обычно правильный уровень конкретности представлен большими целями и инициативами организации. Ежедневный план требует определенного уровня конкретности на уровне задачи.

Определение слишком низкого уровня специфики (задач) в плане проекта может деморализовать людей. Людям нравится знать, что им нужно сделать, а не говорить, как этого добиться.Обычно в плане проекта держите рабочие блоки и потоки, определенные на довольно высоком уровне, и сосредоточьтесь на установке правильных этапов и целей.

Lean

В плане описывается процесс с входами (ресурсами), создающими выходы (этапы и цели). Как и в случае со всеми процессами, будьте максимально экономичными, исключив 8 форм потерь, включая ожидание, движение, чрезмерную переработку, перепроизводство, дефекты, транспортировку, интеллект и инвентарь.

В архитектуре плана часто бывает много отходов.Возможно, план не полностью использует ресурсы параллельной обработки рабочих потоков, или имеет контрольные точки, которые не являются выходом с добавленной стоимостью, а имеют более процедурный характер, или предусматривает многократную передачу обслуживания от одной группы к другой. Как и в любом процессе, важно использовать инструменты бережливого производства, чтобы минимизировать отходы.
Цель плана - рационально и эффективно использовать ресурсы для достижения цели. Таким образом, вы должны проявлять высокий уровень усердия в устранении потерь из плана.

Оценка

Трудно точно оценить ресурсы и сроки, необходимые для выполнения работы по плану.Есть два основных элемента оценки. Первый - это правильная оценка объема работы, которую необходимо выполнить, включая любые зависимости между рабочими блоками. Второй элемент - это правильная оценка количества необходимых ресурсов и их производительности.

Для оценки объема работы необходимо правильно разделить и разложить рабочие блоки. Гораздо сложнее оценить количество и производительность ресурсов. Исследования разработки программного обеспечения показывают, что лучшие разработчики программного обеспечения могут быть в 15 раз более продуктивными, чем разработчики программного обеспечения нижнего уровня.Итак, привлечение нужных людей к проекту - большая часть уравнения успеха.

Что касается оценки производительности ресурсов, то лучше всего вовлекать в планирование людей, которые будут выполнять план. Комбинируя свой опыт, прошлые достижения и дискуссии, команда обычно может оценить, какие ресурсы им действительно нужны и сколько времени займет работа. И, конечно же, другая лучшая практика оценки - всегда предусматривать в плане немного ресурсов и временного буфера.Как правило, в плане достаточно буфера, когда люди, которые будут выполнять план, имеют уровень уверенности 90-95%, что они достигнут цели с запланированными ресурсами и графиком.

СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПЛАНА ПРОЕКТА POWERPOINT


Чтобы приступить к планированию следующего проекта, загрузите бесплатный и редактируемый шаблон плана проекта PowerPoint.

[sociallocker] [/ sociallocker]

Для предстоящего проекта используйте следующий шаблон плана проекта, чтобы организовать различные элементы плана.

Сначала продумайте цели и результаты проекта. Затем погрузитесь в разделение работы на 2-5 рабочих потоков. Затем продумайте рабочие блоки, необходимые для каждого рабочего потока. Сосредоточьтесь на результатах каждого рабочего блока и шагах, которые необходимо выполнить. Вы можете создать вехи для рабочих потоков или для всех проектов. Затем отрегулируйте сроки каждого рабочего блока, оценив ресурсы и время, необходимые для завершения, что даст небольшую подушку, чтобы убедиться, что для завершения достаточно времени.Организуйте рабочие блоки и рабочие потоки, чтобы учесть зависимости.

После того, как работа над проектом будет организована, систематизируйте свои мысли о структуре команды и персонале, а также о ресурсах, которые вам понадобятся для выполнения проекта. Это должно дать вам хорошее представление об общем бюджете проекта.

Когда работа над проектом завершена, следующим шагом будет привлечение большего числа заинтересованных сторон для повторения и улучшения различных элементов плана. После того, как необходимые заинтересованные стороны согласятся и утвердят план, план проекта должен пройти через процесс управления организацией, чтобы сравнить его с другими проектами и, надеюсь, утвердить.

СЛЕДУЮЩИЙ РАЗДЕЛ: ДОРОЖНЫЕ КАРТЫ

НАЖМИТЕ НА ОДИН ИЗ ЛУЧШИХ СТРАТЕГИЧЕСКИХ РАЗУМОВ




Забронируйте немного времени с Джо Ньюсумом, создателем Stratechi.com, и этим интересным контентом. Получите мгновенный доступ и опыт опытного ветерана McKinsey, лидера роста и известного тренера по стратегии. У него большой опыт в этой теме, профессиональное развитие, расширение масштабов, ведущее к успеху, перевороты, создание лучших команд, выполнение презентаций, наращивание новых ролей и все виды стратегии.Щелкните здесь, чтобы узнать больше или забронировать время с Джо.

Пример плана проекта на 2021 год - Пример реального плана проекта

Вы когда-нибудь задумывались, что такое пример плана проекта? Как это можно создать? С чего начать, если вы хотите создать план для своего проекта?

В этой статье мы рассмотрим логические шаги, необходимые для успешного составления плана проекта. Планы проектов различаются по размерам, элементам, форматам и компонентам. Так что на самом деле не существует единственно правильного способа создания примера плана проекта. Фактически, хороший пример плана проекта - это план проекта, который соответствует проекту, которому он предназначен. В Интернете вы можете найти множество шаблонов, которые варьируются от очень сложных до очень простых. Итак, какой выбрать? Хороший вопрос!


Посетите наш 100% интерактивный и самостоятельный часовой курс Бесплатное обучение PMP .


Что ж, прежде чем мы начнем, давайте дадим вам ссылку, по которой вы можете скачать пример плана управления проектом БЕСПЛАТНО вместе с четырьмя другими бесплатными шаблонами управления проектами.

Поиск правильного плана проекта

Если вы просто выберете любой шаблон из образца, вы можете потратить драгоценное время на заполнение огромного количества деталей. В вашем проекте может не быть этих данных или, в большинстве случаев, они ему не понадобятся. В то же время, если вы выберете более упрощенный шаблон, вы можете столкнуться с очень ограниченной версией плана, которая не включает важные детали.

Так что же делать? Мы склонны использовать более практичный подход, вместо того, чтобы просто дать вам готовый пример шаблона плана проекта, мы предложим вам путь, по которому вы должны следовать, чтобы создать правильный пример плана проекта для вашего проекта. Соответственно, наше предложение будет включать шаги, которые вы должны предпринять для создания подходящего плана для вашего проекта, независимо от его размера и компонентов.

С чего начать создание плана проекта?

Итак, давайте начнем с очевидных вопросов: с чего начать и с чего начать. Сейчас многие менеджеры проектов занимаются планированием проекта как сольным исполнением. Таким образом, они обычно склонны пренебрегать совместной работой в команде и полагаются на свои интеллектуальные способности, чтобы выполнять действия самостоятельно.Хотя это может показаться простым подходом к созданию надежного примера плана проекта, этот подход полон недостатков. Для начала примите во внимание тот факт, что командная работа и сотрудничество приносят больше пользы, чем индивидуальные усилия, независимо от того, насколько талантлив . В то же время объединенный фон и опыт членов вашей проектной группы охватывают различные аспекты и углы проекта.

1. Разбивка работы

Теперь, когда мы определились с этим моментом, вам нужно сесть со своей командой , чтобы определить работу проекта как высокий уровень, а затем разбить ее на подробные рабочие пакеты .Между тем, команда должна также работать над определением задач, которые им необходимо выполнить, чтобы завершить определенные рабочие пакеты. Эти задачи должны подробно описывать каждое действие, которое команда проекта будет выполнять. Таким образом, команда не оставляет шансов упустить какой-либо аспект проекта, а также помогает команде планировать и распределяет необходимые ресурсы для проекта. В результате этот шаг считается одним из самых важных шагов в планировании проекта. Кроме того, это помогает провести черту в отношении того, что команда проекта должна рассматривать как часть объема работ проекта, а что - вне его.

2. Определите стандарты качества

Поскольку вы определили, какая работа потребуется вашей проектной группе для завершения проекта, вам нужно решить, какие стандарты качества необходимы для этой работы . Хотя это может показаться легкой задачей, решение, каким стандартам качества соответствовать, является важной задачей. Соответственно, вы и ваша проектная группа должны изучить, каковы приемлемые стандарты качества как для вашей компании, так и для клиента. Кроме того, вам необходимо учитывать любые глобальные стандарты, которые вам могут потребоваться.

3. Назначьте ресурсы задачам

После выполнения шагов 1 и 2, вы можете теперь решить, какие ресурсы необходимы для выполнения работы с правильными стандартами качества . Этот шаг включает в себя расчет необходимых инструментов и оборудования, необходимых материалов и человеческих талантов, необходимых для выполнения задач. Кроме того, это включает определение уровня навыков талантов, оценку их усилий и решение, кого вы должны назначить, когда это возможно. Помимо предыдущего, хорошая проектная команда рассматривает все возможные сценарии привлечения талантов и ресурсов. Опираясь на это, выявляя риски, связанные с ресурсами и талантами. Это поможет вам принять во внимание переменные, которые могут побудить вас изменить ранее принятые решения о ресурсах.

4. Определите взаимосвязь действий

Следующим шагом является понимание взаимосвязи между различными задачами и действиями. Этот шаг лежит в основе планирования проекта, поскольку он определяет возможности сжатия расписания проекта. В дополнение к упомянутому, это дает команде проекта возможность идентифицировать риски графика и потенциальные конфликты из-за ресурсов.Определение взаимосвязи действий также известно как последовательность действий. Итак, как вы это делаете? Он в основном работает через определение обязательных отношений между различными видами деятельности. Кроме того, вы должны определить логические отношения между различными действиями. Команда проекта может определить обязательные отношения, проанализировав любые отношения, определенные в договорном соглашении, или обязательные отношения, определенные природой. С другой стороны, команда может определить логические отношения с помощью того, что работает лучше всего.

Отношения действий (SS, FS, FF и т. Д.)

Теперь давайте рассмотрим каждый тип отношений, которые команда проекта может определить, и то, как они работают. Существует четыре типа отношений между различными действиями:

Не удалось сохранить запись. Пожалуйста, попробуйте еще раз. Мы отправили ссылки на вашу электронную почту! Вы уже должны были получить от нас электронное письмо. Если вы не получили, убедитесь, что вы проверили свои папки для спама и добавили masterofproject.com в список надежных отправителей, чтобы получать наши электронные письма.
  • Первый тип взаимосвязи действий - Начало к началу (SS) .Этот тип отношений используется, когда одно действие не может начаться, пока не начнется другое действие.
  • Второй тип взаимосвязи действий - Finish to Start (FS) . Команда проекта использует этот тип отношений, когда одно действие не может начаться, пока другое действие не завершится.
  • Третий тип взаимосвязи действий - Finish to Finish (FF) . Команда проекта использует этот тип отношений, когда одно действие не может быть завершено, пока не завершится другое действие.
  • Четвертый тип взаимосвязи действий - от начала до конца (SF) . Команда проекта использует этот тип отношений, когда одно действие не может завершиться, пока не начнется другое.

5. Оценка ресурсов и продолжительности каждой задачи

Следующим шагом в формулировании примера плана проекта является установка оценочного ресурса и продолжительности для каждой задачи проекта. Каждый ресурс должен определять продолжительность и любые ресурсы (инструменты, оборудование и т. Д.), Необходимые для выполнения задачи. Таким образом, мы можем установить оценку продолжительности для каждого действия реалистичным образом, в то же время подтвердив требуемые ресурсы для каждого действия. На этом этапе формулирование примера плана проекта почти завершено.

С другой стороны, команда проекта может использовать несколько методов для установки ресурсов деятельности и оценки продолжительности. Эти методы могут включать параметрическую оценку, которая использует статистическую связь между историческими данными и другими переменными. Кроме того, команда может использовать более упрощенные методы оценки, такие как аналогичная оценка, оценка снизу вверх или методы оценки по трем точкам.Команда может использовать более поздний метод, вычисляя среднее или средневзвешенное значение оптимистичных, пессимистических и наиболее вероятных оценок.

6. Оценка стоимости каждой задачи

Этот шаг аналогичен оценке ресурсов и продолжительности для каждой задачи проекта. Исходя из ресурсов задачи, требуемых талантов и продолжительности, команда должна определить стоимость, необходимую для выполнения задачи. В качестве еще одного шага для создания примера плана проекта этот шаг обеспечивает реалистичную смету для каждого действия.Так же, как при оценке ресурсов и продолжительности, команда проекта может использовать несколько методов для определения стоимости задачи. Эти методы включают параметрическую оценку, при которой группа использует статистическую взаимосвязь между историческими данными и другими переменными для определения затрат. Кроме того, команда может использовать более упрощенные методы, такие как аналогичная оценка, оценка снизу вверх и методы оценки по трем точкам. Так же, как при оценке ресурсов и продолжительности, команда может использовать более поздний метод, вычисляя среднее или средневзвешенное значение оптимистичных, пессимистических и наиболее вероятных оценок.

7. Сгенерируйте план проекта

После завершения оценки ресурсов и продолжительности каждой задачи, помимо выполнения оценок затрат для каждой задачи, теперь вы можете сгенерировать окончательную версию примера плана проекта . Вам следует просмотреть различные аспекты плана проекта, чтобы выявить возможные конфликты между ними. В качестве примера такого конфликта в плане проекта вы можете обнаружить, что предполагаемые затраты на мероприятие не соответствуют оценке ресурсов.В таком случае вам необходимо просмотреть пример плана проекта и найти способ устранить это расхождение. Мы настоятельно рекомендуем вам ознакомиться с примером плана проекта, который мы предоставили в качестве приложения для справки. Окончательно рассмотренный пример плана проекта отправляется на утверждение и окончательное разрешение на исполнение.

Щелкните, чтобы загрузить пример плана проекта

8. Завершить и утвердить спонсором

Во-первых, команда проекта внимательно изучает окончательный пример плана проекта и устраняет любые расхождения между различными элементами.Затем менеджер проекта передает окончательную версию плана проекта спонсору проекта для рассмотрения, рекомендаций и окончательного утверждения. Спонсор проекта пересматривает окончательную версию плана проекта и исследует его, чтобы убедиться, что он достаточно реалистичен. Кроме того, они проверяют, чтобы подтвердить, что план учитывает различные ограничения, предположения и риски проекта. В результате план проекта может быть возвращен команде проекта для доработки, если спонсор проекта сочтет его нереалистичным.С другой стороны, если спонсор проекта сочтет план реалистичным, интегрированным и бесконфликтным, он / она утвердит его напрямую. Таким образом, проектная группа может иметь утвержденную версию примера плана проекта, когда спонсор проекта разрешает команде начать выполнение проектной работы.

Пример плана проекта для проекта

Теперь давайте рассмотрим пример плана проекта, который мы приложили для вас выше в качестве справочного материала для использования в вашем будущем плане проекта. Этот пример плана проекта предлагает основные разделы плана проекта, которые мы описали в этой статье. Соответственно, мы кратко рассмотрим различные разделы примера плана проекта, чтобы обогатить ваше понимание разделов. Основная часть примера плана проекта:

Пример плана проекта - Раздел 1: Краткое изложение Устава проекта

Первый раздел примера плана проекта охватывает Краткое изложение Устава проекта , включая ограничения и допущения проекта .

Пример плана проекта - Раздел 2: Управление содержанием

Этот раздел включает в себя то, что вы подробно описали в первом шаге этой статьи «Разбивка работ».Сюда входят три подраздела:

  1. Структурная декомпозиция работ: Включает определенный рабочий пакет и пакеты подработ и связанные с ними подуровни разбивки
  2. План развертывания: Предположим, что проект включает развертывание приложения для государственных партнеров по здравоохранению. В этом разделе будет обсуждаться подход к развертыванию приложения для конечных пользователей, включая проведение экологических оценок, разработку меморандумов о взаимопонимании, установку оборудования / программного обеспечения, преобразование данных.
  3. План управления изменениями: Допустим, сервер разработки для вашего проекта управляется другой организацией, которая отвечает за установку обновлений машины, и есть запланированные отключения, которые повлияют на график вашего проекта. Изменения в проект необходимо будет внести, чтобы справиться с потенциальным воздействием запланированного отключения.

Примерный пример плана проекта - Раздел 3: Управление расписанием

В этот раздел включены результаты разделов 4 и 5 данной статьи.Приведем пример подхода к управлению расписанием: установите базовый план в течение первых двух недель проекта и еженедельно отслеживайте прогресс по сравнению с базовым планом. Менеджер проекта будет нести ответственность за то, чтобы график проекта обновлялся с учетом последней информации и никогда не отставал более чем на три рабочих дня. Если отклонения по контрольным вехам превышают 10%, проект может использовать руководство, указанное CPIC. См. Документ «Расписание проекта CDC UP» для получения дополнительных указаний по расписанию проекта и шаблонам расписания проекта.

Подразделы этого раздела:

  1. Контрольные точки: включает контрольные точки и их предполагаемые сроки завершения
  2. График проекта: На следующей диаграмме представлен пример графика проекта
  3. Зависимости: описывает результат раздела 4 этой статьи «Отношения деятельности (SS, FS, FF и т. д.)»

Примерный пример плана проекта - Раздел 4: Управление затратами / бюджетом

В этом разделе примера плана проекта описывается план управления затратами проекта или дается ссылка на то, где он хранится.Этот раздел должен содержать шаг 6 «Оценка выходных затрат каждой задачи».

Пример плана проекта - Раздел 5: Управление качеством

В этом разделе примера плана проекта описывается управление качеством проекта , описанное на втором этапе этой статьи.

Пример: Информационная система, которая контролирует уровень согласованности макетов экранов, обычно содержит полный обзор всех доступных экранов. Таким образом, убедитесь, что эти экраны соответствуют первоначально согласованному набору стандартов качества.Во многих случаях меры качества могут включать условие отсутствия дефектов (ошибок) для определенных требований, которые компания считает критическими. В то время как в других случаях меры качества могут потребовать согласованного макета экрана и / или правильно рассчитанных переменных. Как правило, менеджеры проектов могут гарантировать качество посредством проведения инспекций и аудитов, а также с помощью формального тестирования. Затем группа управления проектом должна задокументировать эти дефекты в системе отслеживания, чтобы гарантировать исправление дефектов, повторно протестировать их и, в конечном итоге, закрыть.В некоторых проектах руководитель проекта может использовать артефакт, такой как матрица прослеживаемости, в качестве инструмента для определения того, выполнены ли критические требования или нет.

Пример плана проекта - Раздел 6: Управление ресурсами

В этом разделе содержится описание ресурсной части, обсуждаемой в шаге 5 этой статьи.

Примерный пример плана проекта - Раздел 7: Управление коммуникациями

Он содержит планирование коммуникации для другого типа коммуникации между различными заинтересованными сторонами и командой проекта.пример матрицы связи ниже:

Заинтересованный участник Сообщения Транспортные средства Частота Коммуникаторы 9014 9066
906 пример - Раздел 8: Управление рисками

Этот раздел содержит все риски, идентифицированные в любом элементе проекта , в основном он содержит журнал рисков. Менеджеры проектов обычно ведут журнал рисков отдельно от плана управления проектом в отдельном документе. Менеджер проекта может объединять разные журналы в один документ, содержащий все разные журналы.

Пример плана проекта - Раздел 9: Управление проблемами

Этот раздел содержит все проблемы, обнаруженные или обнаруженные в любом элементе проекта, в основном он содержит журнал проблем. Журнал проблем обычно ведется менеджерами проекта в отдельном документе, помимо плана управления проектом.Команда проекта может также объединить журнал рисков с журналом проблем в дополнение к другим журналам, таким как журнал предположений и ограничений, в один документ.

Примерный пример плана проекта - Раздел 10: Управление закупками

Пример: Обычно этот раздел включает информацию, относящуюся к физическим и человеческим ресурсам, которые могут быть закуплены. Таким образом обеспечивается правильное планирование и управление закупкой оборудования, включая компьютеры, серверы разработки и тестовые серверы.Кроме того, в нем описывается, как дополнить сотрудников проектной группы от внешнего поставщика. Кроме того, он может включать более подробные сведения, включая стратегии привлечения персонала для проекта.

Пример плана проекта - Раздел 11: Планирование соответствия нормативным требованиям

В этот раздел необходимо вставить список процессов, связанных с соблюдением нормативных требований, которых должна придерживаться группа проекта, чтобы соответствовать политикам компании. Более того, он может включать описание органов управления, которые контролируют работу проекта или анализируют результаты поставки продукта.В нем также указаны случаи проведения обзоров и аудитов, связанных с корпоративным управлением, с описанием стандартов аудита и критериев их приемлемости. Кроме того, он может также включать описание того, кто имеет право проводить аудит и как он будет проводиться.

Пример и шаблон: Рабочий план внедрения

Цель

Напишите план реализации проекта.

Мы включили комплексный план реализации из Уганды в качестве примера для написания вашего собственного рабочего плана реализации.Используйте электронную таблицу шаблона рабочего плана для планирования мероприятий по внедрению. Это станет основой для всестороннего плана реализации. Хотя этот шаблон предназначен для реализации iHRIS Manage, его можно изменить для любого проекта внедрения iHRIS.

Рабочий план внедрения: концепции

Рабочий план внедрения - это подробный план действий по развертыванию iHRIS в стране или организации. Он включает график, бюджет и анализ рисков.Определяется пилотный объект и определяется метод оценки успешности пилотного проекта. План реализации должен быть разделен на этапы, чтобы измерить прогресс в достижении целей и определить конкретных людей, ответственных за каждый этап.

Многие недооценивают стоимость проектов информационных систем, сосредотачиваясь только на затратах на первоначальную разработку и пилотирование. iHRIS - это программное обеспечение с открытым исходным кодом, что означает, что само программное обеспечение полностью бесплатное. Но это не означает, что это бесплатно, хотя затраты не будут такими значительными, как при внедрении коммерчески лицензированной HRIS.Расходы, которые необходимо принять во внимание, включают:

  • Опыт программирования для настройки и обновления системы
  • Поддержка ИКТ
  • потребности в обучении
  • сбор, ввод и управление данными
  • потребности инфраструктуры и безопасности.

Как часто недооценивают затраты, так и время, необходимое для успешного внедрения информационной системы. Спешка с процессом может привести к нечетким требованиям или пропуску контроля качества, что может привести к дорогостоящим ошибкам или даже к провалу проекта.

Понимание рисков и управление ими - ключевой компонент управления проектами. Если вы не учитываете факторы риска при планировании проекта, вы не сможете минимизировать их влияние. План реализации должен включать оценку рисков, подчеркивающую вероятность и серьезность рисков, а также меры по их снижению.

Пример плана проекта

- Как спланировать проект, шаг за шагом

В этой статье мы покажем вам, как спланировать проект, создав полный пример плана проекта с нуля, для проекта по перемещению компании из существующих офисов в новые помещения.Мы начнем с определения результатов и закончим оптимизацией нашего плана, чтобы он был максимально эффективным.

Когда мы закончим этот пример, вы поймете все, что вам нужно, и вы будете знать, как спланировать проект от начала до конца. Если вы управляете своим собственным проектом, вы не просто переходите от управления проектом к созданию плана. Сначала вам нужно сделать несколько шагов, включая создание Устава проекта и Заявления о содержании проекта.

Как только они будут одобрены спонсором проекта в консультации с руководящим комитетом, мы будем готовы начать процесс планирования проекта.

Чтобы показать вам, как спланировать проект, мы проведем вас через следующие шаги:

  1. Определите задачи
  2. Последовательность задач
  3. Добавить длительности
  4. Добавить зависимости и ограничения
  5. Добавить ресурсы
  6. Ресурсы уровня
  7. Есть ли лучший способ?
  8. Пересмотреть план
  9. Создать базовый план

Итак, давайте перейдем к первому этапу планирования проекта: определению задач.

1. Определите задачи

Существует несколько способов определения задач (также называемых действиями на языке управления проектами), которые необходимо выполнить. В этом примере плана проекта мы рассмотрим два способа определения ваших задач: один - простой и быстрый способ определить действия, а другой - гораздо более формальный.

Метод 1: мозговой штурм

Этот метод лучше всего подходит для небольших проектов. Здесь мы собираемся провести мозговой штурм по всем действиям, которые необходимо выполнить, чтобы работа была завершена.Чтобы завершить этот шаг, мы просто собираем всю команду вместе, договариваемся об определении того, когда будут завершены результаты проекта (это будет соответствовать критериям приемки в вашем Заявлении о содержании проекта), а затем в виде группы перечислим все необходимые действия. должно быть сделано для достижения всех этих критериев.

Есть пара нюансов, которые часто сбивают с толку новых руководителей проектов:

  • Первый из них - с какой степенью детализации следует указывать действия? Вы не хотите указывать задачи, выполнение которых занимает всего несколько минут, и точно так же вы не можете просто иметь одно действие под названием «Выполнить проект».Правильная степень детализации будет варьироваться от проекта к проекту, но хорошей отправной точкой, если вы новичок в управлении проектами, является выполнение задач, которые занимают не более недели и не менее половины дня.
  • Второй из них - осознать, что не все действия, составляющие весь проект, нужно понимать. Важно только понимать, что все действия, которые помогут нам перейти к следующему этапу, будут понятны. Конечно, мы хотим определить и запланировать задачи и после следующего этапа, но мы будем их развивать (наше понимание их будет улучшаться) по мере того, как мы продвигаемся по проекту, и некоторые из наших наиболее неотложных действий будут завершены.

При планировании использования метода мозгового штурма важно осознавать и избегать группового мышления. Групповое мышление возникает в группах, когда индивидуальное мышление или индивидуальное творчество теряется или подрывается, чтобы оставаться в зоне комфорта консенсуса. Здравый смысл и способность людей решать проблемы, принимать правильные решения и высказывать непопулярные мнения перевешиваются желанием группового консенсуса.

Условия, которые приводят к групповому мышлению, следующие:

  • Директива руководства: , где лидер группы руководит группой и ее обсуждениями.
  • Однородность группы: группа знает друг друга, происходит из одного социального фона и разделяет одну и ту же идеологию.
  • Изоляция группы: , когда группа не имеет внешней информации, которая может быть использована для принятия более взвешенного решения.

Чтобы избежать группового мышления:

  • Изучите различные сценарии.
  • Поощряйте каждого члена команды быть критическим оценщиком, позволяя им открыто подвергать сомнению идеи и предлагать альтернативы.
  • Лидеры не должны сознательно выражать свое мнение, когда просят группу найти решение проблемы.
  • Пригласите на встречу сторонних экспертов и серьезно отнеситесь к их мнению. Позвольте членам группы поговорить с экспертами индивидуально или наедине, если они того пожелают.
  • Если решение достаточно серьезное, попросите несколько разных групп решить одну и ту же проблему одновременно, но независимо друг от друга.
  • Назначьте хотя бы одного члена группы, чтобы он сознательно играл роль адвоката дьявола.

Групповое мышление - это то, о чем вам просто нужно знать для целей этого примера плана проекта. Вы можете узнать больше о групповом мышлении и о том, как его избежать.

Метод 2: Иерархическая структура работ

Иерархическая структура работ (WBS) представляет собой другой, более формальный способ определения списка задач, которые необходимо выполнить для завершения проекта. Как и раньше, рекомендуется создать WBS со всей командой проекта и ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы не пропустить ни одной задачи.

Еще одна важная причина для выполнения всех процессов планирования с вашей командой заключается в том, что, побуждая команду создать план вместе с вами, вы создаете неявную поддержку и групповое владение планом, потому что они создали план вместе с вами. Это увеличивает вероятность того, что ваша команда будет привержена достижению целей, установленных в плане, и успеху плана. Если вам не удается вовлечь свою команду в процесс планирования, убедитесь, что вы организовали встречу, чтобы познакомить их с планом и учесть их отзывы.Будьте гибкими, обновляя план, чтобы отразить их вклад, и вы получите гораздо больше поддержки, если будете негибкими и непримиримыми.

WBS показывает иерархическую структуру вашего проекта с упором на конечные результаты. Вы можете думать о WBS как о рецепте проекта, отображающем 100% задач, которые необходимо выполнить для завершения проекта. WBS для нашего примера плана проекта по переводу компании из одного офиса в другой показан ниже:

Организация WBS

Чтобы создать свою собственную WBS, просто начните сверху с основного результата проекта и разложите его на все меньшие и меньшие части.Наиболее распространенный способ организации иерархической структуры работ показан выше, где проект сначала разбивается на фазы, но есть и другие способы организации WBS, если они подходят для вашего проекта. На самом деле, здесь вы ограничены только своим воображением, но некоторые распространенные способы включают:

  • По поставке
  • По подпроекту
  • По географическому положению

WBS Советы и рекомендации

Требуется время и практика, чтобы научиться создавать структурную декомпозицию работ, но эти советы и рекомендации должны держать вас на правильном пути:

  • Правило 100%: WBS должен определять общий объем проекта.Если этого не сделать, то планы, которые вы создаете из WBS, будут иметь пробелы и отсутствующие компоненты.
  • Взаимная исключительность: любые два элемента в WBS не должны перекрываться. Если да, то вы рискуете дублировать работу во время выполнения проекта.
  • Включить конечные результаты, а не действия: Это означает, что имена, данные элементам WBS, должны быть существительными, а не глаголами. Мы хотим описать то, что производится, а не шаги, которые были предприняты для этого.
  • Используйте здравый смысл: , как упоминалось ранее, не вдавайтесь в подробности. Вам нужно достаточно подробностей, чтобы вы могли планировать, управлять и контролировать проект, не более того.
  • Используйте заметки Post-It ™: При создании WBS использование заметок Post-It ™ может быть отличным способом вовлечь вашу команду в процесс, а также действительно гибким способом упорядочить, а затем перегруппировать ваш WBS по мере необходимости.

В терминологии управления проектами самый низкий уровень иерархической структуры работ известен как рабочий пакет.Рабочие пакеты - это компоненты, которые можно легко передать человеку, команде или субподрядчику, который затем несет ответственность за выполнение рабочего пакета.

Рекомендуется назначать уникальный идентификатор каждому уровню WBS. Причина в том, что это позволяет избежать путаницы и двусмысленности при обсуждении результатов проекта.

Одна из распространенных ошибок, совершаемых людьми на этом этапе, заключается в том, что они забывают включить результаты управления проектом.Помните, что WBS должен обрисовывать в общих чертах все, что будет в рамках проекта, поэтому не забудьте добавить результаты управления проектом, такие как «план проекта», «план коммуникации», «план управления рисками» и т. Д., Как того требуют ваши проекты.

Как и в случае с методом мозгового штурма, мы, возможно, не сможем полностью определить все результаты в начале проекта - что нужно сделать на более поздних этапах проекта, может быть неясно, пока не будут завершены некоторые из ранних этапов.Процесс, посредством которого WBS развивается с течением времени, иногда называют планированием скользящей волны. Вы можете узнать больше о структурной декомпозиции работ здесь.

Сводка

Пройдя через процесс перечисления всех результатов, которые необходимо произвести, вы, вероятно, обнаружите некоторые вещи о масштабе вашего проекта, о которых вы раньше не знали. Пришло время вернуться и обновить документ о содержании проекта, чтобы он содержал любую новую информацию, и попросить спонсора проекта снова его ратифицировать.

2. Последовательность задач

Теперь, когда у нас есть полный объем проекта и конечные результаты (WBS) для нашего примера плана проекта, пришло время начать последовательность действий. Для этого проще всего использовать инструмент, специально разработанный для создания диаграмм Ганта, например Microsoft Project (платный инструмент) или GanttProject (бесплатный). Но если вы не можете использовать ни один из этих инструментов, то вполне возможно создать свой план с помощью Microsoft Excel или даже ручки и бумаги.

Диаграмма Ганта - это инструмент, который позволяет нам отображать действия в зависимости от времени. Если вы не знакомы с диаграммами Ганта, они будут более понятны, когда мы проработаем наш пример.

Давайте вернемся к WBS, который мы создали, чтобы напомнить нам о нашем проекте переезда офиса.

Для целей этой статьи мы будем использовать GanttProject для создания нашего плана, поскольку, несмотря на то, что он не имеет некоторых богатых функций, которые есть в Microsoft Project, его можно бесплатно загрузить и использовать, и, следовательно, он является отличным инструментом узнать о планировании проекта.

Первым шагом в создании нашего плана является вход в каждую ветвь диаграммы Ганта по одному, начиная с нашего проекта «Переместить офис», затем «Инициировать перемещение», затем «Подписать устав проекта». Теперь переходим к следующей ветке «План» и повторяем процесс. В результате получится что-то вроде этого:

Как вы можете видеть на диаграмме выше, все наши задачи введены, но это еще не план. Обратите внимание, что в правой части диаграммы все наши задачи по умолчанию занимают один день, а также обратите внимание, что никакие ресурсы или затраты не связаны с какими-либо задачами, поскольку столбцы ресурсов и затрат пусты.

Важно помнить, что при вводе задач необходимо продвигаться вниз по WBS, начиная с корня, а затем с самой левой подзадачи. Благодаря этому в инструменте все задачи, относящиеся к фазе, хранятся вместе (рядом друг с другом). Если бы вы вводили задачи, перемещающиеся по горизонтали через WBS, это создавало бы очень запутанную диаграмму Ганта, поскольку у вас были бы задачи из одной и той же фазы проекта, распределенные по всей диаграмме.

Следующий шаг - сделать все задачи подзадачами нашей задачи Move Office.Мы делаем это, выделяя все подзадачи и выбирая «Отступ справа». В результате диаграмма будет выглядеть примерно так.

Как вы можете видеть выше, посмотрев на столбец «Имя», все задачи теперь являются подзадачами Move Office. Следующим шагом будет продолжение отступов подзадач, чтобы воссоздать структуру WBS:

.

Вы можете видеть, что структурно в столбце «Имя» наш план напоминает нашу WBS.

3. Добавить длительности

Теперь нам нужно ввести длительность, определяющую, сколько времени займет каждая задача в нашем примере плана проекта.Мы получаем эти оценки, прося нашу команду оценить, сколько времени займет каждый рабочий пакет, когда мы проходим процесс обновления как WBS, так и плана. Для нашего примера мы получили следующие длительности.

  • Подписать Устав проекта - 0 дней
  • Посмотреть потенциальные офисы - 4 дня
  • Выбрать офис - 1 день
  • Подписать договор - 1 день
  • Переезд организован - 0 дней
  • Выдача Ящиков - 1 день
  • Pack Up Boxes - 2 дня
  • Pack Up Computers - 1 день
  • Перемещение через фирму по найму - 1 день
  • Move Complete - 1 день
  • Извлеченных уроков - 1 день
  • Праздновать - 0 дней

Здесь следует отметить несколько моментов.Во-первых, мы всегда оцениваем продолжительность только рабочих пакетов и никогда не суммируем задачи. Это связано с тем, что продолжительность каждой суммарной задачи будет автоматически рассчитываться на основе принадлежащих им рабочих пакетов.

Второе, на что следует обратить внимание, это то, что некоторые задачи занимают 0 дней. Это потому, что они являются вехами, и именно так мы представляем вехи в инструменте управления проектами.

Если мы введем нашу длительность в планировщик проекта, она теперь будет выглядеть примерно так.

Вы можете видеть, что вехи представлены точками на диаграмме Ганта, а также что итоговые задачи местами расширились из-за увеличения продолжительности подзадач.

4. Добавьте зависимости и ограничения

Теперь пора добавить наши зависимости и ограничения к нашему примеру плана проекта. Чтобы сделать это перетаскивание, мы перетаскиваем курсор от одной задачи на диаграмме Ганта к следующей, чтобы показать, какие задачи выполняются после завершения других задач или до запуска других задач.После этого наш план, наконец, начинает обретать форму:

Опять же, есть несколько важных вещей, о которых следует помнить на приведенной выше диаграмме:

  • Обратите внимание, что задачи «Упаковка коробок» и «Упаковка компьютеров» должны быть завершены, прежде чем мы сможем начать задачу «Перемещение с использованием фирмы по найму». В этом есть смысл, поскольку мы не хотим двигаться, пока не закончим упаковывать вещи.
  • Обратите внимание, что между тем, когда мы закончим собирать вещи, и задачей «Перемещение с помощью найма фирмы» проходит однодневный перерыв.Причина в том, что мы ввели ограничение для задачи «Перемещение с использованием найма фирмы». Это ограничение просто указывает, что задача «Перемещение с использованием найма фирмы» может начаться не ранее 10 апреля. Причина, по которой мы добавили это ограничение, заключается в том, что 10 апреля - это дата, на которую мы забронировали фирму по найму.
  • Последнее, что вам нужно знать, - это разрыв между выполнением усвоенных уроков и заданием «Отпраздновать». Опять же, мы добавили ограничение. На этот раз мы отложили выполнение задачи «Празднование» на 5 дней, чтобы дать всем время оправиться после переезда и освоиться в новой среде, прежде чем мы проведем вечеринку в честь празднования.

5. Добавьте ресурсы

Следующим шагом является добавление ресурсов в наш пример плана проекта, чтобы показать, кто будет выполнять каждую задачу. Мы делаем это, перейдя на вкладку «Ресурсы» и введя имя или инициалы каждого ресурса, который будет работать над проектом. Вы также можете назначить стоимость каждому ресурсу. В нашем простом примере у нас всего четыре ресурса: DG и JR стоимостью 800 долларов в день, The Boss стоимостью 1000 долларов в день и Hire Company стоимостью 1000 долларов в день.

Большинство инструментов управления проектами, за исключением GanttProject, который очень упрощен, позволяют вам иметь другие типы ресурсов. Эти другие типы ресурсов представляют собой материальные ресурсы, такие как коробки для переезда, которые затем будут распределяться на основе затрат на единицу, и стоимостные ресурсы, которыми в нашем примере будет Фирма по найму, поскольку они являются единовременными расходами для проект, а не ресурс, который мы выделяем на почасовой или дневной ставке (наши человеческие ресурсы).

Теперь, когда мы ввели все наши ресурсы в наш пример плана проекта, мы вводим все моменты, когда эти ресурсы недоступны, например, если член команды находится в отпуске или на учебном курсе, или имеет какое-либо другое обязательство. .Для целей нашего примера у нас есть только один член команды, JR, который находится в отпуске 11 и 12 апреля.

Теперь мы назначаем, какие ресурсы будут выполнять какие задачи:

Как видите, для выполнения некоторых задач требуется более одного ресурса. Также обратите внимание, что показаны затраты, а также показаны итоговые затраты, и инструмент оценивает, что весь проект (Move Office) будет стоить 9600 долларов США, что вы можете увидеть, посмотрев на самую первую строку нашего примера плана проекта.

6. Уровень ресурсов

Если мы теперь посмотрим на вкладку ресурсов в нашем примере плана проекта, то увидим пару интересных вещей.

Первое, что бросается в глаза, это красное поле с надписью 200% внутри. Это означает, что JR получает 200% 6 апреля, а это означает, что JR должен выполнять двухдневную работу в течение одного дня.

Второе, на что следует обратить внимание, это желтая рамка для JR 11 и 12 апреля, указывающая время, когда JR находится в отпуске.Синяя рамка внутри желтой рамки указывает на то, что мы ожидаем, что JR выполнит полный рабочий день 11 апреля, даже если JR находится в отпуске.

Очевидно, что эти две ситуации неверны, и мы решаем их с помощью техники, известной как выравнивание ресурсов, с помощью которой мы пытаемся обеспечить баланс между спросом на ресурс и его предложением. Это может означать как то, что мы не злоупотребляем ресурсом, но и что мы не используем ресурс там, где он доступен.

Многие инструменты управления проектами (не GanttProject) имеют в себе инструменты автоматического выравнивания ресурсов, которые алгоритмически пытаются разрешить эти конфликты за вас.Одна из проблем с этими инструментами заключается в том, что для сложных проектов после запуска выравнивателя ресурсов может быть очень сложно сразу понять, почему ваш план выглядит именно так. По этой причине многие менеджеры проектов, в том числе и я, предпочитают выполнять выравнивание ресурсов вручную.

После того, как мы выполнили выравнивание ресурсов вручную, наш пример плана проекта будет выглядеть примерно так:

Обратите внимание, чем план отличается от предыдущего: задача упаковки компьютеров теперь выполняется после задачи упаковки ящиков, поскольку обе они должны выполняться JR, и мы не хотим, чтобы JR назначался на 200%.Другой вариант - назначить задачу кому-то другому, чтобы обе задачи могли выполняться одновременно.

Мы также добавили задачу под названием JR (праздник), чтобы указать, что JR находится в отпуске в эти дни. Вставка этих задач для выравнивания ресурсов привела к тому, что задачи «Извлеченные уроки» и «Празднование» были перенесены на два дня.

Теперь, если мы вернемся на вкладку «Ресурсы», вы увидите, что у нас больше нет конфликтов ресурсов, требующих выравнивания.

7.Есть ли способ лучше?

Мы сделали все, что нам нужно, чтобы создать наш базовый план переезда офиса, и наш пример плана проекта практически завершен, но мы еще не рассмотрели, есть ли какие-либо проблемы с планом в его нынешнем виде или есть ли лучший способ делать вещи.

Давайте еще раз рассмотрим план, чтобы увидеть, какие идеи мы можем предложить для его улучшения:

Это упражнение по прохождению плана, поиску проблем и генерированию идей для его оптимизации - ключевая задача управления проектом, которая важна для обеспечения успеха проекта и должна выполняться регулярно.

Одна легко идентифицируемая проблема с нашим планом:

  • Если задание по упаковке компьютеров задерживается по какой-либо причине и не выполняется вовремя, тогда мы не будем ловить вещи, когда компания по аренде машин прибудет, чтобы переместить нас в наш новый офис. Если это произойдет, мы не сможем перенести работу компании по найму в такой короткий срок, и у нас даже может быть жесткий крайний срок, чтобы освободить наши существующие помещения.

Это будет дорогостоящей проблемой, если она возникнет, и, очевидно, мы хотим избежать этого.

Мы решили оставить 3 рабочих дня между завершением упаковки и задачей «Переехать с помощью найма фирмы», чтобы избежать этой проблемы. Есть несколько способов сделать это. Что вы выберете, будет зависеть от уникальных обстоятельств вашего проекта.

Pack Up Boxes и Pack Up Computers происходят один за другим, потому что оба они выполняются JR, но нет причин, по которым эти две задачи нельзя было бы выполнить одновременно, если бы мы могли найти кого-нибудь, кто мог бы помочь.Если бы DG мог выполнить задачу Pack Up Boxes, мы бы создали день свободы перед выполнением задачи Move Using Hire Firm, и план нашего проекта выглядел бы так:

Как вы можете видеть выше, это дает нам один день свободы действий, но мы хотим три, поэтому мы решили добавить некоторые непредвиденные обстоятельства.

Непредвиденные обстоятельства - это дополнительное время, которое мы добавляем к расписанию, чтобы учесть проблемы, возникающие во время выполнения проекта. Добавляя 3 дня на случай непредвиденных обстоятельств перед нашей задачей «Переезд с использованием найма фирмы», мы предоставляем себе свободу действий, чтобы позволить непредвиденным проблемам возникнуть на более раннем этапе плана.

Наш план теперь будет выглядеть так:

Обратите внимание, что наше непредвиденное обстоятельство не является бесплатным, поскольку нам назначены ресурсы JR и DG, чтобы определить тот факт, что мы будем использовать эти ресурсы в случае необходимости. Эти ресурсы нельзя запланировать для выполнения другой работы, или они не будут доступны, если нам понадобится использовать непредвиденные обстоятельства.

Менеджеры проектов также часто думают о непредвиденных обстоятельствах с точки зрения затрат. Это можно сделать, составив лучший план, который вы можете, определив общую стоимость проекта, а затем договорившись с вашим руководящим комитетом о создании резервного фонда, например, вы можете согласовать 20% -ный резервный фонд.

Если во время выполнения проекта возникают проблемы, вы можете пересмотреть свой план, чтобы при необходимости включить некоторые из этих непредвиденных обстоятельств в свой план.

Поскольку вы заранее согласились с 20% -ным бюджетом на случай непредвиденных обстоятельств, у вас есть право сделать это без необходимости возвращаться в свой руководящий комитет для утверждения. Очевидно, что если в результате этого ключевые даты изменятся, вам нужно будет уведомить свой руководящий комитет и согласовать это с ними.

Ключевые даты обычно перемещаются, когда вы вносите изменения в критический путь.Критический путь определяется как последовательность задач проекта, которые в сумме составляют наибольшую общую продолжительность.

Более простой способ думать о критическом пути - это кратчайший путь через план вашего проекта. Важно, чтобы задачи на критическом пути выполнялись вовремя, потому что в противном случае график проекта сдвинется. Эти критические задачи представляют собой наиболее важные задачи в расписании вашего проекта с точки зрения управления проектом.

По этой причине важно, чтобы вы, как руководитель проекта, уделяли этим задачам особое внимание и выполняли их с особой осторожностью.

Один из практических способов сделать это - провести встречу с вашей командой, чтобы специально рассмотреть критический путь. На этой встрече вы должны пройтись по каждой задаче на критическом пути и спросить, что может пойти не так с этой задачей.

Затем вы можете обновить свой план, чтобы при необходимости отразить эти новые идеи. Это не означает, что ваш план не сбудется, но дает ему больше шансов на успех. Обратите внимание на то, что в нашем примере плана проекта, добавив наше непредвиденное обстоятельство, дата перехода с использованием найма фирмы изменилась с 10 апреля на 12 апреля.Очевидно, нам нужно было бы забронировать переезд в фирме по найму на эту дату или перенести на эту дату, если мы уже забронировали ее. Это не должно вызвать каких-либо проблем, поскольку мы находимся в самом начале нашего проекта, в отличие от трудностей составления расписания с почти без уведомления, если не добавили непредвиденные обстоятельства и пытались перенести почти без уведомления.

После того, как мы оптимизировали наш план, мы готовы перейти к предпоследнему этапу планирования проекта…

8. Просмотрите план

Теперь, когда наш пример плана проекта создан, пора его рассмотреть.Если вы еще этого не сделали, вам следует обсудить план с командой проекта, принимая во внимание их отзывы. Это важный шаг, поскольку ваш проект с большей вероятностью будет успешным, если ваша команда согласилась с планом и сыграла свою роль в создании плана.

На данном этапе также неплохо еще раз проверить, что мы определили все заинтересованные стороны и попытались удовлетворить их потребности, прежде чем мы официально приступим к проекту.

После того, как план был рассмотрен командой, пора передать его спонсору проекта и руководящему комитету, чтобы он рассмотрел план и получил одобрение для перехода к первой фазе плана.

Все еще читаете? Отличная работа. Пришло время перейти к заключительному этапу планирования проекта…

9. Создайте базовый план примера плана проекта

Когда наш пример плана проекта будет утвержден, он будет рассмотрен руководящим комитетом и подписан. Когда это произойдет, первоначальный план проекта будет считаться завершенным, и пора будет создать базовый план плана. Базовый план - это просто снимок вашего плана проекта, и именно по нему будет составляться отчет о статусе вашего проекта.

Практически все программные инструменты для управления проектами позволяют создать базовый план. Чтобы создать базовую линию в GanttProject, просто нажмите кнопку «Базовые линии» и дайте базовой линии имя. В качестве примера плана проекта мы назовем наш план «План V1.0».

Хотя мы уже рассмотрели все начальные этапы планирования проекта, давайте предположим, что после начала проекта мы вносим изменения в план, чтобы отразить новую реальность, поскольку поступает новая информация или задачи начинают занимать больше времени. или короче, чем планировалось.Ниже показан пример того, как наш пример плана проекта может выглядеть после нескольких изменений базовой линии.

На приведенной выше диаграмме красная полоса указывает на то, что продолжительность плана увеличилась, а зеленая полоса - на уменьшение продолжительности плана.

Для создания приведенной выше диаграммы мы внесли два изменения в наш пример базового плана проекта.

  • Во-первых, мы добавили задачу «Формальное закрытие проекта», которая выполняется через день после извлеченных уроков. Мы также обновили задачу «Празднование», указав, что она должна выполняться через 5 дней после выполнения задачи «Официальное закрытие проекта».Это привело к тому, что весь план сдвинулся на один день.
  • Во-вторых, мы поняли, что выдача ящиков займет всего один день (ранее мы думали, что это займет два дня). Это позволяет ускорить выполнение множества подзадач управления (перемещения). Однако в целом управление (переезд) по-прежнему завершается в тот же день, что и задача «Перемещение с использованием найма фирмы», поскольку это дата, когда нанимающая фирма забронирована, а не просто меняется, потому что мы обновили наше программное обеспечение для планирования.

Как спланировать сводку проекта

В этом примере плана проекта мы познакомили вас со всем, что вам нужно знать, чтобы вы точно поняли, как планировать проект.Мы рассмотрели следующие шаги с очень кратким объяснением каждого:

  1. Определите задачи: определите всю работу, которую необходимо выполнить.
  2. Последовательность задач: расставьте задачи в правильном порядке.
  3. Add Durations: добавьте, сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи.
  4. Добавить зависимости и ограничения: добавьте любые ограничения в план.
  5. Добавить ресурсы: добавьте людей и другие ресурсы, необходимые для выполнения плана.
  6. Ресурсы уровня
  7. : убедитесь, что план практичен и что людей не просят работать слишком много или слишком мало.
  8. Есть ли лучший способ ?: оптимизируйте план, чтобы сделать его максимально эффективным.
  9. Изучите план: проверьте план со своей командой и заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что они выполняются.
  10. Создайте базовый план: зафиксируйте план, создав базовый план.

Проработав пример плана проекта переезда офиса, вы теперь должны понимать, как спланировать проект от начала до конца. Хотя приведенный выше пример прост, использование показанных шагов позволит вам спланировать даже сложные проекты.Планирование проекта - это навык, и ваше понимание того, как планировать проект, должно со временем расти с практикой.

Я надеюсь, что вы нашли это руководство действительно полезным для обучения планированию проекта. Теперь, когда ваш план создан, следующим шагом будет его ратификация вашим руководящим комитетом и официальное разрешение на запуск вашего проекта.

3 примера стратегического плана

Что является хорошим примером стратегического плана?

Многие компании ищут помощи, ищут пример стратегического плана в качестве критерия, который они могут использовать для сравнения своих собственных планов.Но стратегические планы могут быть разных форм, форм и размеров; они не являются универсальным документом. Существуют простые стратегические планы, включающие цели, задачи, стратегии и тактики, а также сложные структуры планов, включающие несколько уровней и уровней. Насколько разработан ваш план, зависит от нескольких факторов, включая уровень подотчетности, который вы пытаетесь создать, временные рамки для реализации плана и культуру вашей организации. В этом посте вы увидите пример стратегического плана, который сегодня наиболее распространен среди компаний.

Пример стратегического плана: базовая структура

Как минимум, стратегический и операционный планы содержат три уровня, которые выполняют определенные функции. Они перечислены в обратном порядке по мере появления на плане, чтобы продемонстрировать связь снизу вверх:

  • Тактика: Это задания, которые должны выполняться на индивидуальной основе. Эти действия составляют стратегии. Например, если у вас есть стратегия удовлетворения клиентов, которая ориентирована на ежегодное клиентское мероприятие, есть ряд вещей, которые необходимо выполнить, чтобы событие произошло.Это тактики, которые включают сроки выполнения, результаты и назначаются конкретным людям для выполнения.
  • Стратегии: Собранию тактик нужно имя, и это имя и есть стратегия. Название стратегии указывает на что-то конкретное, а сама стратегия содержит индивидуальные тактики. Таким образом, стратегии - это общие ориентированные на действия элементы, которые мы реализуем для достижения целей. В этом примере стратегия клиентских событий предназначена для повышения общей удовлетворенности клиентов.У нас могут быть дополнительные стратегии, направленные на повышение удовлетворенности клиентов, и каждая из этих стратегий также будет иметь набор тактик.
  • Цели: Это измеримые и измеримые цели, которые отвечают на вопросы о том, сколько и когда. Есть старая пословица, что нельзя улучшить то, что не измеряешь. По сути, планы без измеримых целей вообще не являются планами; они просто списки задач. Цели включают базовую производительность, целевую производительность и установленную дату достижения цели.Любой пример стратегического плана должен включать цели, поскольку они являются основой для планирования. В этом примере наша цель - повысить удовлетворенность клиентов с 82% до 90% к 31 декабря. Как мы этого достигнем - дело стратегии и тактики.

Пример стратегического плана: цели, стратегии и тактики

Задача 1: Повысить удовлетворенность клиентов с 82,0% до 90,0% к 31 декабря.

  • Стратегия 1.1: Проведение ежегодной конференции клиентов
    • Тактика 1.1.1: Определить дату и место проведения
    • Тактика 1.1.2: Разработать повестку дня
    • Тактика 1.1.3: Определить и пригласить выступающих
    • Тактика 1.1.4: Разработать общественные мероприятия
    • Тактика 1.1.5: Разработать меню
    • Тактика 1.1. 6: Разработка приглашений

Пример стратегического плана: стратегические темы и цели

Хотя цели, стратегии и тактика являются ключевыми элементами в любом примере стратегического плана, они не единственные элементы. Многие планы более надежны и включают дополнительные уровни иерархии.Эти уровни обычно называют стратегическими темами и целями, и они предшествуют целям. Таким образом, полностью разработанный план будет выглядеть как пример стратегического плана ниже:

  • Стратегические темы: Это заголовки группы из одного-трех слов, используемые для разделения стратегических и операционных планов, таких как качество, безопасность, люди, клиенты, услуги, финансы и рост. Для компаний, использующих стратегические темы, наиболее распространенными являются четыре-шесть таких категорий.
  • Цели: Это общие заявления, которые переводят изложение видения организации в нечто более значимое и ограниченное по срокам. Если также используются стратегические темы, формулировки целей используются для преобразования видения в конкретные стратегические темы.
  • Цели: Как и выше, Цели - это поддающиеся количественной оценке элементы, которые измеряют успех ваших Целей и, в конечном итоге, вашего стратегического плана. Они должны измерить, как вы планируете увеличивать, уменьшать или поддерживать некоторые ключевые показатели эффективности, критически важные для достижения цели.
  • Стратегии: С пониманием критериев успеха, Стратегии определяют, как будет выполняться ваш стратегический план, и, в конечном итоге, направят стрелку на достижение целей. В некоторых организациях стратегии называются инициативами, проектами или программами. Независимо от используемого термина, стратегии закладывают основу для фактической работы, которая будет составлять сам план.
  • Тактика: Чтобы наилучшим образом выполнить стратегический план, необходимо правильно разбить стратегию.Во многих случаях это ваша тактика. Тактика - это основные компоненты ваших стратегий, которые помогут измерить успех к завершению. Тактики НЕ являются быстрыми задачами, которые можно выполнить, установив флажок, а вместо этого являются вехами или ключевыми результатами стратегии.

Этот пятиуровневый шаблон стратегического плана поможет вам создать план, основанный на передовых методах оптимизации выполнения.

Пример стратегического плана: полный план

Стратегическая тема: удовлетворение

Цель: считаться надежным партнером наших клиентов

Цель 1: Повысить уровень удовлетворенности клиентов с 82.От 0% до 90,0% к 31 декабря.

  • Стратегия 1.1: Провести ежегодную конференцию клиентов
    • Тактика 1.1.1: Определить дату и место проведения
    • Тактика 1.1.2: Разработать повестку дня
    • Тактика 1.1.3: Определить и пригласить докладчиков
    • Тактика 1.1.4: Развитие социальных события
    • Тактика 1.1.5: Разработка меню
    • Тактика 1.1.6: Разработка приглашений

Имейте в виду, что существует множество приемлемых форматов для стратегических планов, и вы должны использовать подход, который подходит именно вам.Некоторые компании предпочитают одностраничный подход, а другие не придерживаются определенных подходов, кроме, возможно, реализации базовой структуры, подобной приведенной выше. В любом случае помните, что создание стратегического плана - это только начало; самая сложная часть - это выполнение.

Лучший способ обеспечить выполнение вашего плана - это держать все в поле зрения, вовлекать всех и работать с командой, которая предоставит вам все возможные преимущества. Когда ваш план составлен и готов к выполнению, выполните следующие действия.

О компании AchieveIt

AchieveЭто платформа, которую крупные организации используют для воплощения своих самых крупных и важных инициатив за пределами зала заседаний совета директоров. Слишком много хороших идей никогда не доживают до финиша, потому что нет реального способа удержать всех на курсе и все в нужном русле. Что нужно для того, чтобы на самом деле привести эти инициативы к завершению? Вам нужно:

  1. Получите все в поле зрения - чтобы вы могли видеть, что происходит с каждой инициативой, на всех уровнях, от предприятия до отдельного человека, в режиме реального времени.
  2. Вовлекайте всех - с помощью простой в использовании платформы, которая связывает вашу организацию от исполнительного руководства до проектных групп, обеспечивая подотчетность всех и единство действий.
  3. Получите все возможные преимущества - не только потому, что у вас есть первоклассная платформа в этой области, но и потому, что вы можете использовать опыт и лучшие практики наших экспертов по исполнению.

Вот почему все, от глобальных корпораций до региональных систем здравоохранения и федеральных агентств, обратились в AchieveIt для управления интегрированными планами.Давай действительно сделаем это.

Готовы улучшить выполнение вашего плана?

Организации всех типов используют AchieveIt для подключения, управления и реализации своих наиболее важных инициатив. Замените ручные процессы и разрозненные системы взаимосвязанными планами в единой автоматизированной платформе .

5 шагов к написанию плана убийственного проекта

Не знаете, как написать план проекта? Это руководство может помочь.

В культовом телесериале 1980-х годов «Команда А» руководитель группы Ганнибал часто наслаждался успехом миссии, произнося свою крылатую фразу: «Мне нравится, когда план строится.”

Нам так и не удалось увидеть, что входило в эти грандиозные планы, кроме множества съемок, которые ни разу ни в кого не попали, и некоторой сварки лома деталей в старом сарае. Мы никогда не видели Faceman или B.A. Baracus запускает свое программное обеспечение для управления проектами, чтобы разобраться в этих весьма сомнительных планах; каждый раз все происходило чудесным образом.

Но любой хороший руководитель проекта знает, что не может быть успешного проекта без твердого плана. Вот почему нам нужно заполнить то, что Ганнибал и The A-Team оставили в воображении: как написать план убийственного проекта.

Важность планирования проекта

Начать проект без плана - все равно что отправиться в путешествие без карты. В конечном итоге вы можете добраться до того места, куда хотите, но не без траты времени и денег.

Четыре из семи основных причин неудач проекта, названные руководителями проектов в опросе PMI, могли быть устранены за счет более эффективного планирования проекта.

Начало проекта без хорошо написанного плана может привести к смещению объема работ, несвоевременным бюджетам и срыву сроков.

Сядя со своей командой и составив план проекта до , вы начнете писать код или рубить дрова, вы можете установить ожидания, которые приведут вас к успеху.

Примечание. Все эти шаги предполагают, что вы используете программное обеспечение для управления проектами, которое помогает в общении в команде, планировании, составлении бюджета и объеме. Инструмент управления проектами также является лучшим местом для документирования и хранения информации, которую вы собираете в следующих шагах.Если вы не хотите сразу вкладывать средства в программное обеспечение для управления проектами, вы можете попробовать себя в бесплатном варианте.

Как написать план проекта за 5 шагов

Шаг 1. Определите свой проект

Создаете ли вы приложение или открываете новое место, всегда начинайте с определения того, чего вы на самом деле пытаетесь достичь. Но сделать это не так просто, как написать на стикере «Я хочу открыть новую блинную».

В определении вашего проекта есть шесть ключевых элементов:

  1. Цели.Чего вы пытаетесь достичь с помощью этого проекта, как извне (прибыль, доля рынка, удовлетворенность клиентов), так и внутри (улучшение инфраструктуры, оптимизация процессов, удержание сотрудников). Используйте объективные рекомендации SMART (конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и привязанные к срокам).
  2. Область применения. Независимо от того, насколько тщательно вы планируете, в вашем проекте произойдут изменения, с которыми вам придется иметь дело. Вместо того, чтобы пытаться идентифицировать все, что входит в объем вашего проекта, может быть проще определить, что определенно составляет из объема.Это также хорошее время, чтобы определить, кто будет нести ответственность за утверждение / отклонение изменений объема.
  3. Критерии успеха. Что определит, будет ли этот проект успешным или неудачным? Вернитесь к своим целям на этом этапе. Общими критериями являются выполнение проектов в срок и в рамках бюджета, соответствие готового продукта определенному уровню качества и решение конкретной бизнес-проблемы.
  4. Результаты. Составьте список основных результатов для вашего проекта. Примеры могут включать работающее мобильное приложение для вашего бизнеса, магазин готовых блинчиков или новую систему расчета заработной платы для ваших сотрудников.Будьте максимально подробными.
  5. Требования. Определите, что вам нужно (ресурсы, персонал, бюджет, время) для достижения целей проекта и достижения успешного результата, и задокументируйте это здесь. Проконсультируйтесь со всеми ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что вы ничего не забываете.
  6. График. Используйте иерархическую структуру , чтобы определить, что и когда нужно выполнить, а затем используйте ее для определения базового графика, этапов проекта и сроков.

Шаг 2: Определите риски, предположения и ограничения

Выявление потенциальных ловушек и неудач до того, как они произойдут, может помочь вам ориентироваться в бурных водах, когда они неизбежно встречаются.

На этом этапе назначьте члена команды ответственным за управление рисками. В зависимости от размера проекта этим человеком может быть вы, руководитель проекта или другой руководитель проекта. Важно, чтобы кто-то отвечал за мониторинг всех выявленных вами рисков (например, несоблюдение сроков, превышение бюджета). Программное обеспечение для управления проектами может упростить управление рисками с помощью точного определения проекта.

Этот этап (и планирование проекта в целом) - это не только попытка избежать хаоса.Также важно задокументировать определенные предположения или ограничения по мере их установления, такие как доступные ресурсы или источник финансирования проекта.

Если проект должен быть завершен в обычное рабочее время (без сверхурочной работы) или завершен с использованием только ресурсов, которые уже есть в наличии, вашей команде важно знать об этом.

Шаг 3. Организуйте людей для своего проекта

Этот шаг - основа вашего плана проекта - в конце концов, управление проектом - это в основном управление людьми - и чем тщательнее вы выполните работу на первом и втором шагах, тем легче будет этот шаг.

Организация вашего проекта означает определение и документирование следующего:

  • Заказчик. Кто получит конечный продукт? Они внутренние или внешние?
  • Заинтересованные стороны. Это отдельные лица или группы, заинтересованные в успешном завершении проекта. Выявление заинтересованных сторон проинформирует ваш коммуникационный план проекта.
  • Роли и обязанности. Установите организационную иерархию проекта.Кто имеет последнее слово при принятии решений? Кто отвечает за общение с клиентом? Кто следит за бюджетом и графиком в вашем инструменте управления проектами? Кто отвечает за фактическую работу?

Шаг 4. Составьте список ресурсов проекта

На первом этапе вы определили некоторые общие требования, необходимые для успешного завершения проекта, и вы только что определили человеческие ресурсы, необходимые для выполнения и управления работой. Пришло время сосредоточиться на конкретных ресурсах, необходимых для работы.

Примеры ресурсов проекта:

  • Технологии (компьютеры, программное обеспечение, мобильные устройства)
  • Заработная плата
  • Транспортные средства
  • Физические материалы

Перечислите все ресурсы, которые вам понадобятся, вместе с их стоимостью, чтобы информировать ваш бюджет и управление ресурсами (не волнуйтесь, если ваши цифры точны, ваше программное обеспечение для управления проектами сделает здесь тяжелую работу).

Шаг 5: Составьте план коммуникаций проекта

Итак, теперь у вас есть четко определенный проект с графиком, бюджетом, ресурсами и командой.Пора браться за работу, верно? Неправильный. У вас еще нет плана коммуникации.

Плохое общение - основная причина неудач проекта, и если вы воспринимаете хорошее общение в команде как должное, это может быть предположение, которое подрывает весь ваш проект.

Это потому, что все - соблюдение сроков, соблюдение бюджета и т. Д. - зависит от того, как члены вашей команды общаются друг с другом, с заинтересованными сторонами и клиентами.

Хороший план коммуникаций по проекту должен включать следующее:

  • Коммуникационные цели. Какова цель данного сообщения? Вы пытаетесь выяснить, достаточно ли ресурсов у конкретной команды, или напоминаете лидеру, что скоро наступает важный дедлайн? Знайте, чего вы пытаетесь достичь, и позвольте этому руководствоваться вашим сообщением, прежде чем нажимать кнопку отправки.
  • Целевые аудитории. Кто должен участвовать в коммуникациях? Например, президента компании, возможно, не нужно включать в регулярные обновления основных этапов, но с ним следует проконсультироваться, если проект превышает свой бюджет.
  • Ключевое содержание для общения. Какую информацию следует включать каждый раз при общении с командой проекта? Возможно, вы отправляете еженедельное обновление статуса всем ключевым заинтересованным сторонам, которое включает в себя прогресс в достижении предстоящих этапов, напоминания о важных сроках и статус бюджета / графика. Задокументируйте эту информацию в своем плане коммуникаций.
  • Метод и частота связи. Как будет осуществляться обычное командное общение и с какой периодичностью? Еженедельно в пятницу утром или раз в две недели в понедельник днем? По электронной почте или через инструмент для совместной работы? Определите эту информацию в начале проекта и придерживайтесь ее.

Ознакомьтесь с этим подробным руководством по составлению плана коммуникаций по проекту (с контрольным списком) и некоторыми советами по исправлению некоторых распространенных проблем коммуникации на рабочем месте.

Не останавливайтесь сейчас: больше ресурсов для планирования проекта

Если вы заметили, что ваши проекты имеют тенденцию выходить из-под контроля, выходить за рамки бюджета, срывать сроки или не выпускать успешный конечный продукт, скорее всего, виновато хотя бы частично плохое планирование.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *