План работы пример: Как составить план работы на год: образец

Содержание

Как составить план работы на год: образец

Автор Анна Апрельская На чтение 7 мин. Опубликовано

как составить план работы на годВот и пришел новый год и наступили суровые будни. Честно говоря, с трудом вхожу в колею после таких продолжительных выходных. Отлично отдохнула, набралась сил, а 9 января разболелась и до сих пор сижу с температурой.

Поэтому решила писать не серьезную и сложную статью, а простую и полезную – как составить план работы на год + образец моего плана. Сама я только в прошлом году наконец-то выработала свод основных правил, благодаря которым можно добиться успеха. Соблюдая их вы всего добьетесь!

 

Как составить план на год

 

В начале года все традиционно составляют список планов, целей и желаний на грядущий год. Кто-то перечисляет на красиво оформленном листе, кто-то ведет электронные списки, а другие планируют мысленно.

Все это отлично, но только многие так и не добиваются желаемого. Каждый раз переписывая одни и те же цели снова и снова. Пора остановиться и серьезно взяться за свою жизнь – в этом году вы выполните хотя бы 50% своих желаний.

А для этого достаточно использовать всего несколько секретных ходов:

  1. Составляем список сфер, в которые вы хотите внести изменения. Очень удобно разбить все дела на несколько групп, чтобы ничего не забыть: семья, дом, работа, самообразование и т.п.
  2. В каждой сфере распишите список конкретных целей, которые планируете осуществить. К примеру, в сфере «дом» — выбросить весь хлам, сделать ремонт в спальне, купить новую кровать и починить все сломанное. Ну такой примерный списочек, который так или иначе знаком каждому. Пройдитесь по всему списку, прислушиваясь к себе. Не сдерживайтесь, переписывайте все свои претензии и мечты по этой сфере – что исправить, чего достичь, чему научиться.
  3. Каждую цель распишите на небольшие шажки. Желательно, чтобы каждое такое дело занимало не больше 30 минут. К примеру, задание «избавиться от всего хлама в доме» звучит очень сложно. Так что нужно разбить его на пункты, которые можно выполнять каждый день – разобрать шкаф в спальне, выкинуть лишнее с балкона, разобрать ящик с канцелярией, избавиться от ненужных книг…. Когда вы четко видите шаги, вам будет проще начать действовать. Постарайтесь максимально подробно расписать каждую свою цель в таком стиле.
  4. Расставьте приоритеты в своих делах. Напротив каждой цели поставьте A, B, C или D. А – самые важные дела, которые обязательно нужно делать, В – сделать сразу, как только появится время, С – желательно сделать в этом году. Дела D – можно отложить, если не хватит на них времени.
  5. По возможности запишите напротив каждого дела время, которое оно отнимет (примерно). Например, чтобы разобрать канцелярию в ящике хватит 30 минут, если не пуститься в воспоминания, рассматривая старые альбомы. Если не можете даже примерно прикинуть, сколько уйдет на это время, лучше ничего не ставить.

Вот теперь у вас есть список самых важных дел, которые необходимо выполнить в этом году. Вы видите последовательный план действий и можете примерно прикинуть время выполнения. Но и этого мало, чтобы успеть все выполнить за год. Теперь нужно грамотно спланировать работу, чтобы все осуществить.

Как составить план работы на год

Теперь самое интересное – у вас есть список целей, список шагов и вы расставили приоритеты. Теперь нужно распланировать дела равномерно на год вперед.

Очень частая ошибка в планировании – ставить цель сразу на год. Ведь кажется, что впереди так много времени, так что можно немного отложить и выполнить позднее. А откладывать можно до бесконечности.

Но теперь нужно поступить иначе и использовать методику из книги «12 недель в году», и разбить список дел на 4 части – по кварталам.

  • январь – март,
  • апрель – июнь,
  • июль – сентябрь,
  • октябрь – декабрь.

Принцип такого планирования прост – у вас просто нет времени на то, чтобы откладывать дела на потом. «Дедлайн» всегда где-то рядом.

Тут главное не перестараться и не записать на один квартал несколько крупных дел. Помните – эти дела нужно выполнять параллельно с вашими повседневными обязанностями, не переоцените свои силы.

Как составить план работы на год: образец

Чтобы вам было проще понять систему, я покажу на своем примере. В конце концов у меня получилась вот такая удобная табличка на 3 месяца. Сразу вижу какие нужно сделать шаги, чтобы добиться успеха в этой сфере, и сколько по времени это займет. Внизу осталось несколько строк, куда можно вписать еще что-то.

Как составить план работы на год образец

1. Выделила сферы: работа, дом, самообразование. Для меня это три главных направления, которыми я буду заниматься в этом году.
2. Расписала цели — какие моменты в этих сферах меня не устраивают.

Например, в работе мне нужно довести до ума сайт, заняться наконец-то своими группами в социальных сетях, создать 3 рассылки и развивать канал на ютубе. Кроме того в планах заняться инфобизнесом, но это я записала на осень, потому что в первой половине года другие приоритеты.

В домашних делах у меня особых проблем нет, только на весну запланировала хорошую такую уборку.

Самообразование: доучить фотошоп (я начала его учить в прошлом году, писала об этом в прошлом списке целей) и начать изучать html.

Помимо этого составила список книг для чтения, в этом году сократила их количество до 10, чтобы можно было читать без спешки. Планирую продолжить посещение бассейна, как только выздоровлю, ну и уборка на компьютере – по 15 минут в день.

3. Разбила цели на небольшие шаги, чтобы не пугаться расплывчатого «изменить шаблон сайта». Наглядно вижу – что именно и в какой последовательности нужно сделать, чтобы получить нужный результат. В некоторых случаях пишу «найти информацию как….», чтобы в другой день уже не ломать голову «как сменить форму», а действовать по найденной инструкции.

4. Расставила приоритеты – какие дела для меня важней? Что нужно сделать в первую очередь, а что может подождать? Тут же я пишу еще и примерный месяц выполнения – генеральную уборку провожу весной, подготовка к НГ в декабре, дела на даче – летом, поездка на море – летом и т.п.

5. Записала время выполнения. Кое-где цифры беру из головы, кое-где оставляю пустым – не знаю пока сколько уйдет на это времени. Но так уже можно примерно представить, сколько выделить времени на каждое занятие и равномерно распределить дела по кварталам.

6. Разделили по кварталам (3 месяца) – анализ уже проведен, остается распределить равномерно дела на год. Для наглядности составляю таблички, распечатываю и размещаю на видных местах (ежедневник или папка со списком дел). Кроме того я веду отчет выполнения плана в такой табличке:

табличка для отчета

Еще несколько полезных советов:

  • Распечатайте ваш список планов на год/квартал в удобном для вас виде. Очень важно, чтобы он всегда был под рукой – в ежедневнике, на столе, папке с основной документацией и т.п. Я вклеила его на первых страницах ежедневника, где обычно перечисляют телефонные коды, часовые пояса и другую информацию.
  • Составьте табличку по выполнению целей – в первом столбце перечислите список дел на этот квартал, а колонки промеруйте от 1 до 31. Если вы делаете шажок к своей цели – ставьте крестик или галочку, если бездействовали – оставьте пустым. Очень хороший психологический прием, да и так вы наглядно будете видеть свои успехи.
  • Изучайте тайм-менеджмент, планирование, ведите хронометраж времени. Почитайте полезную бесплатную книгу «Супер продуктивность», чтобы научиться грамотно распоряжаться своим временем.

Посмотрите мой образец как составить план работы на год и используйте систему для планирования своих дел. Можно менять правила под себя, чтобы вам было удобно. Лично мне очень помогает такая методика, надеюсь и вам тоже поможет. Если у вас есть какие-то свои секреты планирования – делитесь в комментариях 😉

Как создать работающий план - Лайфхакер

Пытаясь разобраться в вашей жизни, вы столкнулись с проблемой. А может, вы просто хотите упорядочить ваш день. И это всего лишь пара примеров, когда вам нужен план. На самом деле причин может быть бесконечное множество. На первый взгляд, составление плана может показаться очень сложной задачей. Но немного трудолюбия, парочка удобных инструментов, небольшое количество творчества, и вы сможете составить хороший план для достижения своих целей.

Метод первый. Создайте план на день

1. Сядьте с листом бумаги

Это может быть блокнот, тетрадь или пустой документ на вашем компьютере. Выберите то, что удобно вам. Составьте список того, что вам нужно выполнить за день. Включите в список каждую встречу и договорённости, которые у вас есть. Какие у вас цели на день? Желаете вы заняться спортом, или же, наоборот, это день релаксации? Какие задачи вам нужно абсолютно точно закончить?

2. Составьте себе расписание

Во сколько вы должны покончить с вашим первым заданием или проектом? Запишите каждую мелочь, начиная с той, которую нужно выполнить сначала, затем следующую и так напишите расписание на целый день. Убедитесь, что вы ничего не забыли. Конечно же, каждый день разный, и поэтому каждый день план будет другим. Базовый план может выглядеть, например, так:

  • 09:00–10:00 — добраться до офиса, проверить почту, ответить на письма.
  • 10:00–11:30 — встреча с Максом и Катей.
  • 11:30–12:30 — проект № 1.
  • 12:30–13:15 — обед (здоровая пища!).
  • 13:15–14:30 — анализ проекта № 1, встретиться с Сергеем и обсудить проект № 1.
  • 14:30–16:00 — проект № 2.
  • 16:00–17:00 — начать проект № 3, подготовить вещи на завтра.
  • 17:00–18:30 — уйти из офиса, зайти в спортзал.
  • 18:30–19:00 — зайти за продуктами.
  • 19:00–20:30 — приготовить ужин, отдых.
  • 20:30– …     — в кино с Машей.

3. Переориентируйте себя каждый час

Очень важно воспользоваться удобным моментом после определённого времени, чтобы проанализировать, насколько продуктивным вы были на протяжении этого времени. Сделали ли вы всё, что вам нужно было сделать? Затем дайте себе минутку для перезагрузки, закройте глаза и расслабьтесь. Так вы сможете эффективно перейти к следующей задаче, которую вам нужно выполнить.

4. Проанализируйте ваш день

Когда вы покончите с большей частью вашего дня, найдите минутку, чтобы посмотреть, придерживаетесь ли вы вашего плана. Закончили ли вы всё, что было запланировано? Где вы сделали ошибку? Что сработало, а что нет? Что вас отвлекает, и как вы можете бороться с отвлекающим вас фактором в будущем?

Hasloo Group Production Studio/Shutterstock.comHasloo Group Production Studio/Shutterstock.com

Метод второй. Создайте план на жизнь

1. Создайте общие цели, которые вы хотите достичь в вашей жизни

Как вы хотите развиваться? Чего вы хотите добиться в своей жизни? Думайте об этом, как о «списке жизни». Помните фильм «Достучаться до небес»? Вот именно это и есть список жизни. Это должны быть именно те цели, которые вы действительно хотите достичь, а не те, которые вы считаете нужными. Иногда бывает полезным разбить цели на категории для лучшей визуализации. Категории могут быть, например, такими:

  • карьера;
  • путешествия;
  • семья/друзья;
  • здоровье;
  • финансы;
  • знание;
  • духовность.

Цели могут быть, например, такими:

  • Написать и издать книгу.
  • Побывать на каждом континенте.
  • Создать семью.
  • Похудеть на 10 килограмм.
  • Накопить денег на образование моих детей.
  • Закончить институт.
  • Узнать больше о буддизме.

2. Создайте некоторые конкретные цели с определённой датой выполнения

Теперь, когда у вас есть общие цели, которые вы хотите достичь в своей жизни, пора создать некоторые определённые цели. И обязательно назначить дату выполнения цели. Пара примеров:

  • Отправить книгу 30 изданиям до июня 2016 года.
  • Отправиться в путешествие в Южную Америку в 2015 году, а в Азию — в 2016-м.
  • Иметь вес 70 килограмм в январе 2015 года.

3. Оцените вашу реальность и где вы находитесь прямо сейчас

Будьте честны сами с собой и реально оцените вашу нынешнюю жизнь. С помощью целей, список которых вы составили, оцените точку, в которой вы находитесь прямо сейчас. Например, ваша цель — издать книгу, а конкретно — отправить её издателям в июне 2016 года. А сейчас у вас есть только половина рукописи, и вы не уверены, что вам нравится первая половина.

4. Определитесь с тем, как вы будете достигать своих целей

Какие шаги вы предпримете, чтобы быть в состоянии достичь своих целей? Определите шаги, которые вам нужно сделать, и запишите их. Например, для нашей книги с сегодняшнего дня и до ноября 2014 года нам нужно:

  • повторно прочитать первую половину книги;
  • закончить писать свою книгу;
  • переработать аспекты книги, которые мне не нравятся;
  • правка грамматики, пунктуации, орфографии и т. д.;
  • дать почитать привередливым друзьям;
  • найти издателей, которые рассмотрят мою книгу;
  • отослать рукопись издателям.

5. Запишите шаги для достижения ваших целей

Вы можете сделать это в любом формате, который вам больше нравится, — написать от руки, на компьютере или нарисовать. Поздравляю! Вы только что создали свой жизненный план.

6. Пересматривайте свой план и корректируйте его

Как и всё в этом мире, ваша жизнь изменится, и ваши цели тоже могут измениться. То, что было важно для вас в 12 лет, может быть не так важно, когда вам 22 или 42 года. И это нормально — менять ваш жизненный план, потому что это показывает, что вы в курсе изменений, которые происходят в вашей жизни.

Hasloo Group Production Studio/Shutterstock.com
docstockmedia/Shutterstock.com

Метод третий. Решайте проблемы с помощью плана

Часть первая: определение проблемы

1. Осознайте проблему, с которой вы столкнулись

Иногда самой сложной частью создания плана является то, что вы не знаете, в чём проблема. Часто проблема, с которой мы столкнулись, создаёт ещё несколько проблем. Беда, как говорится, не приходит одна. То, что вам нужно сделать, — найти источник проблемы. И это именно то, с чем вам нужно разобраться.

Ваша мама не позволяет вам провести четыре недели у друга в горной хижине. Это проблема, но где же источник этой проблемы? Вы получили двойку по алгебре. И именно это является причиной, почему ваша мама не отпускает вас к другу на каникулы. И эта двойка — именно та проблема, которую вам нужно решить.

2. Определите, какого результата вы надеетесь добиться, решив вашу проблему

Какой цели вы надеетесь достичь, решая проблему? Сосредоточьтесь на достижении вашей цели. Остальное придёт само собой.

Вашей целью является улучшение вашей оценки по математике хотя бы до четвёрки. Параллельно с этим, улучшив свои познания в математике, вы надеетесь, что ваша мама отпустит вас к другу на каникулы.

3. Выясните, почему возникает эта проблема

Какие из ваших привычек поспособствовали возникновению проблемы? Выделите немного времени, чтобы проанализировать причины возникновения проблемы.

Ваша проблема состоит в том, что вы получили тройку по математике. Подумайте, что могло привести к этому: может, вы много разговаривали с другом на уроке. Или же не делали домашнее задание по вечерам из-за тренировок по футболу, например.

4. Рассмотрите внешние факторы, способствующие возникновению проблемы

Многие проблемы возникают из-за каких-либо ваших действий. Но не стоит забывать и о внешних факторах, работающих против вас. Рассмотрим пример. Вы получили по математике плохую оценку, которую необходимо исправить. Причиной тому может быть непонимание объяснений преподавателя по этой теме, а не то, что вы говорили с другом.

Часть вторая: найдите решение и создайте план

1. Найдите несколько возможных решений вашей проблемы

Вы можете просто записать все возможные варианты на клочке бумаги или воспользоваться одним из методов мозгового штурма. Таким, например, как ментальная карта. Какой бы способ вы ни выбрали, вы должны учесть обе возможности возникновения проблемы: ваша вина и факторы, не зависящие от вас.

Решение проблемы общения с другом на уроке:

  • Сидите на уроках как можно дальше от ваших друзей.
  • Объясните вашим друзьям, что вы не усваиваете информацию на уроке и получаете плохие оценки. Так что вам нужно сосредоточиться на уроке.
  • Если вы сидите на закреплённом за вами месте, попросите учителя пересадить вас, чтобы вы могли лучше сосредоточиться.

Решение проблемы невыполненного домашнего задания из-за тренировки по футболу:

  •  Сделайте часть домашнего задания во время обеда или во время перерыва. Так вам останется меньше работы на вечер.
  • Придерживайтесь распорядка. После тренировки вы должны поужинать и сделать домашнее задание. Поощрите себя просмотром телевизора после того, как сделаете уроки.

Решение проблемы непонимания алгебры:

  • Пусть вам поможет одноклассник, который может прояснить все непонятные для вас моменты.
  • Попросите помощи у учителя. Объясните, что вы не понимаете материал и нуждаетесь в дополнительном объяснении.
  • Займитесь математикой с репетитором.

2. Создайте план

Итак, вы провели мозговой штурм и поняли, в чём ваша проблема. Теперь выберите наиболее действенные, по вашему мнению, решения проблемы и запишите план для себя. Повесьте план где-нибудь, где он чаще всего будет попадаться вам на глаза. Ваш план улучшения вашего уровня по математике должен выглядеть так:

План по улучшению в течение четырёх недель

  1. Сказать Кате, что на уроках я не могу с ней говорить. Если это не поможет, то пересесть от неё.
  2. Каждые вторник и четверг делать уроки во время обеда. Так у меня останется меньше заданий, которые нужно сделать после тренировки.
  3. Каждые понедельник и среду посещать факультатив по математике. Цель: через четыре недели улучшить свой уровень с тройки минимум до четвёрки.

3. Проанализируйте первую неделю

Сделали ли вы всё, что планировали? Добились ли вы успеха? Какие ошибки вы допустили? Сделав хороший анализ, вы сможете избежать ошибок в дальнейшем.

4. Не теряйте мотивацию

Придерживайтесь своего плана до тех пор, пока не достигнете цели. Не стоит останавливаться на полпути. Если один день вы не придерживались плана, проследите, чтобы это не повторилось снова. Если же вы видите, что этот план не работает, подумайте, что же с ним не так, и напишите новый план.

образец плана проведения на месяц, пример

  • Старт бизнеса
    • Профориентация
    • Целеполагание
    • Будущее
  • Развитие бизнеса
    • Управление
    • Финансы
    • Кадры
    • Юриспруденция
  • Продажи
  • Привлечение клиентов
    • Тендеры
    • Лидогенерация
    • Лендинги
    • Контекстная реклама
    • Социальные сети
    • Инстаграм
    • Реклама
  • Деловой мир
    • Кейсы
    • Тесты
  • Старт бизнеса
    • Профориентация
    • Целеполагание
    • Будущее
  • Развитие бизнеса
    • Управление
    • Финансы
    • Кадры
    • Юриспруденция
  • Продажи
  • Привлечение клиентов
    • Тендеры
    • Лидогенерация
    • Лендинги
    • Контекстная реклама
    • Социальные сети
    • Инстаграм
    • Реклама
  • Деловой мир
    • Кейсы
    • Тесты
  • Супер
  • Интересно
  • Любопытно
  • Скучно
  • Плохо
  • Популярное
  • Лучшее
  • В тренде
Рубрики
  • Профориентация
  • Целеполагание
  • Будущее
  • Управление
  • Финансы
  • Кадры
  • Юриспруденция
  • Продажи
  • Лидогенерация
  • Лендинги
  • Контекстная реклама
  • Социальные сети
  • Инстаграм
  • Реклама
  • Тендеры
  • Кейсы
  • Тесты

Поиск

Ежедневное и еженедельное планирование для сотрудников
Менеджмент 134058 эксперт по системному бизнесу

Планы на год составляй весной, планы на день — утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 - 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).

Оглавление статьи

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение

Преимущества ежедневного плана для компании

  • Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
  • Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
  • Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
  • Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

  • Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

  • Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
  • Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил,  и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

  • Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”.
  • Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
  • Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Систематизация позволяет перейти от хаотических действий к организованной и масштабируемой технологии

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

  • Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
  • Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.
  • Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

  • Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена  в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).

2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:

Требования к формату занесению задач в план

  • Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
    • Планируемые в рамках проектов;
    • Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
    • Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
  • У каждой задачи необходимо указать:
    • Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).
    • Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
    • Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.
    • Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
    • Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
  • Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

  • План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
  • План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
  • Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
    • для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
    • для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
  • План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
  • Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.

В идеале использовать одну систему для планирования, сквозного учёта времени по задачам и формирования отчётности

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Горе и убытки грозят компании, если сотрудники планируют свою неделю, как на этой картинке

Основные преимущества еженедельного планирования:

  • больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
  • экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

  • Как составлять план?
    • Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
    • Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
    • Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
  • План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
    • Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
  • Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
  • Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
    • ведь на то задачи и “непредвиденные” -- могут быть, а могут и НЕ быть.
    • если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним  будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит  “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “Ключевые компетенции руководителя для эффективного управления подчинёнными — «страшный» чек-лист для самопроверки и оценки”.   

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.

Рекомендуемые услуги «Открытой Студии»

Как планировать работу?

Скачать

Планирование работы в ЛидерТаск

Существуют ли законы планирования в работе? Чтобы при их соблюдении задачи решались систематически, отражаясь в результате?

На каждую проблему всегда найдется решение. Имеется проблема планирования работы - для нее электронное решение LeaderTask. Планировщик с набором команд и инструментов для решения задач - оружие для истребления насущной проблемы.

Планирование и организация работы в LeaderTask 

Чтобы освоить принципы правильного планирования, необходимо узнать, что не стоит делать и каких ошибок не стоит повторять.

Список ошибок:

  1. Отсутствуют цели на будущее
  2. Нет разделения на главные и второстепенные задачи
  3. Все цели в одной категории без дополнительных обозначений
  4. Количество целей не соответствует реальной картине
  5. Задачи без установки срока

1. Чтобы быть на шаг впереди, необходимо продумать план на будущее. Да, не исключены форс-мажоры, но их всегда можно откорректировать. LeaderTask гибко подстраивается под новые планы:

  • Создание и удаление задач
  • Изменение имени у задач
  • Перенос задач между собой в списке, на другую дату или в проекты

Создаем план на будущее в планировщике ЛидерТаск на неделю, месяц, год вперёд, просматриваем задачи в календаре (компьютерная версия). 

Планирование на будущее в ЛидерТаск

2. Главные и второстепенные задачи

Чтобы создать иерархию в задачах, используем перемещение в списке задач, метки и цвета для задач. Метки в планировщике имеются цветные или бесцветные на выбор, а цвет для задач выбирается из большого набора палитры.  

3. Разбить цели на категории

Используем для этого команду создания проектов. Создаем проект с любым названием и перемещаем в него задачи, распределяем задачи по разным тематикам и работаем в удобном формате.

4. Если количество целей превышает лимит на физическом уровне, удаляем их из списка или переносим на другую дату. Рассчитываем свои силы и ставим задачи по реальным объемам!

5. Задачи без установки срока

Задачи без даты и времени - не выполняются, а регулярно переносятся, поэтому устанавливаем срок выполнения для задачи. Когда подойдет время, органайзер напомнит и подаст информацию в виде всплывающего уведомления. 

Установка напоминаний и всплывающие уведомления в ЛидерТаск

Ошибки планирования в компании

  1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя 
  2. Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)
  3. Местоположение данных в разных хранилищах

1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя 

Делегируйте задачи в ЛидерТаск, распределяйте объем работ на несколько человек, и тогда задачи будут выполнены, и планы не сорваны. Чтобы делегировать задачу, используем поручения. В органайзере для этого существуют команды "Поручить" и "Перепоручить" задачу. 

2.  Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)

Контролируем поручения в органайзере с помощью:

  • просмотра задач сотрудников
  • статусов выполнения задач
  • внутреннего чата с исполнителем

Контроль поручений в ЛидерТаск

3. Местоположение данных в разных хранилищах

В ЛидерТаск информация находится внутри задач и всегда в открытом доступе, а если вы потеряли задачу, то данные можно найти через поиск в программе. 

Виды планирования работы

Такие виды могут разделяться на категории:

  • по целям направления 
  • по времени действия
  • по сфере направления и уровню управления

Цель планирования работы 

Планирование - карта всех задач, которая показывает весь путь со всеми детальными шагами. Если шаги продуманы - вероятность достижения желаемого результата в несколько раз больше, чем реализация целей без продуманного планирования. Хаотичное движение приводит к хаотичному результату. У нас имеются конкретные задачи и мы стремимся к конкретным показателям. 

Планирование выполнения работ 

  • Создание задачи 
  • Установка срока (напоминания для задачи)
  • Процесс выполнения (установка статуса)
  • Завершение

Выполнение задачи в ЛидерТаск происходит следующими этапами: 

Создаем задачу. Если задача большая, разделяем ее на подзадачи. Устанавливаем срок выполнения, устанавливаем статус, переходим к выполнению, и при готовности завершаем задачу с помощью статуса: "Завершено". Все выполненные задачи находятся в архиве завершенных задач и всегда в открытом доступе.

Планирование процесса работы

Для процесса выполнения задач выше описаны команды, которые помогут, но это не весь вспомогательный функционал. В ЛидерТаск для больших целей существуют проекты. Проекты для персонального использования, или общие проекты для командной работы. Планируйте процесс работы с помощью проектов и их внутренних структур. (Проекты-подпроекты-задачи-подзадачи). 

Методы планирования работы

Используйте расширения ЛидерТаск для применения методов из любых вариантов. 

Методы планирования работы в ЛидерТаск

Этапы планирования работы

  • Цели и их постановка
  • Техническое задание для целей
  • Определение процесса выполнения задач
  • Последовательность выполнения
  • Дополнительная информация и ресурсы и для выполнения задач
  • Внесение правок (корректировка)
  • Стратегия плана и установка срока (количество часов, дней и др.)
  • Наблюдение за выполнением

Многофункциональный органайзер для планирования работы

Узнайте все возможности LeaderTask 

Скачать

Как составить план работы на год? Пошаговая инструкция

Не многие современные люд задумываются о том, как составить план работы на год. Год проходит незаметно, и мы часто не успеваем совершить задуманное по тем или иным причинам. Найти время на изучение нового материала или основание собственного дела очень трудно, если не распределить свои рабочие часы должным образом. Данная статья опишет полезную методику, благодаря которой каждый читатель получит возможность грамотно структурировать свою трудовую деятельность.

Что необходимо учитывать во время планирования?

До того, как составить план работы на год, будет полезно прочитать о нескольких рекомендациях:

  • Вспомните свой предыдущий год. Обдумайте все свершения и неудачи, которые пришлось пережить за последние 365 дней. Это позволит проанализировать ошибки и понять, насколько верной оказалась выбранная стратегия. Если предыдущий период прошел не результативно, стоит поменять тактику и найти новые подходы к решению старых проблем. Возможно, некоторые задачи не выполняются лишь по причине отсутствия мотивации. В таком случае было бы полезно пересмотреть цели и выставить их более корректно.
  • Определите главный концепт года. Им должна стать глобальная и очень важная цель, которую человек стремится достичь. Примером такой задачи может стать развитие собственного бизнеса, постижение новых областей науки, освоение искусства и т. д. Очень важно, чтобы концепт совпадал с реальными устремлениями личности, и не являлся результатом общественного давления. В этом случае шансы на достижение успеха увеличиваются в разы. После определения центральной задачи можно будет сформировать ряд более мелких дел, которые позволят продвигаться в направлении заветной мечты.
  • Разбивайте каждую цель на несколько небольших и простых задач. Наш мозг намного лучше воспринимает мелкие и понятные поручения. Создайте список из несложных, но довольно важных дел. Чтобы сократить их количество и сконцентрироваться на главном, задайте себе следующие вопросы: «Чем я готов заплатить за выполнение этого?», «Что случится, если я не смогу/не захочу это выполнить?», «К чему приведет выполнение?» и т. д. Самые важные цели стоит размещать вверху списка, тогда как малозначимые можно отложить до появления свободного времени.
  • Каждая задача должна соответствовать следующим критериям: измеримость и конкретность (нельзя использовать абстрактные понятия наподобие «заняться спортом», укажите конкретное время, место и вид упражнений), ограниченность во времени (определите часы и минуты, в течение которых выполняется задача), достижимость (ставьте перед собой только исполнимые задания), релевантность (подумайте над тем, поможет ли выполнение конкретного дела улучшить жизнь).
  • Используйте технические приспособления. В современном мире существует масса гаджетов, приспособленных для планирования своего дня или года. Скачайте на смартфон соответствующее приложение и впишите в него свои планы. Установите ежедневные напоминания, и со временем выполнение дел станет привычкой. Техническое приспособление поможет контролировать деятельность и четко следовать плану.
  • Отмечайте достижение успехов. Даже после выполнения небольших задач указывайте их в календаре галочками или плюсиками. Такой подход способствует повышению самооценки и стимулирует на покорение новых вершин. Человек будет понимать, какой объём работ он выполнил, и сколько предстоит в будущем.
  • Не бойтесь корректировать планы. Предусмотреть все нюансы невозможно, поэтому следует проявлять гибкость. Если выполнение некого замысла в конкретный день слишком накладно или невозможно, перенесите этот пункт на следующие сутки. В тех случаях, когда дело потеряло актуальность – смело вычеркивайте его из списка.
  • Верьте в собственные силы! Порой случается и так, что ведущая цель кажется нам слишком трудной и даже недостижимой, однако после грамотного изучения области мы приходим к выводу, что исполнение замысла вполне реально. Не торопитесь браться за сверхсложные задания. Продвигайтесь мелкими шагами и постепенно наращивайте обороты. Через месяцы упорного труда окажется, что цель не представляет собой ничего сверхъестественного.

Вышеописанные рекомендации можно использовать в любой сфере деятельности. Человек сможет подстроить советы под нужды своей фирмы и определить, как составить план работы с персоналом на год. Организация сотрудников является весьма трудным процессом, однако скорректировав общие задачи и распределив их между сослуживцами, руководитель достигнет максимальной эффективности труда.план работы на год

Как составить план работы на год? Инструкция для тех, кто хочет увеличить продуктивность!

Все мы обладаем целями, однако достижение некоторых желанных высот из года в год остаётся лишь мечтой. Почему так происходит? Почему некоторые индивиды добиваются желаемого, тогда как другие только суетятся? Специалисты заверяют, что важную роль в построении успешной карьеры играет планирование. Составление списка помогает определить самые важные дела и нацелиться на их выполнение. Имея визуализацию своего плана, индивиду намного проще понять методы достижения желаний, и скорректировать действия в нужное русло.

Ниже мы дадим короткое пособие о том, как составить план работы. Год или месяц – период не имеет особого значения, важно лишь соблюдать принципы построения таблички:

  1. Составьте список сфер, над которыми хотите поработать в течение года. Рекомендуется уделить особое внимание семье, карьере, самообразованию, духовному развитию, друзьям и самореализации. Каждая область при этом должна возглавлять отдельную колонку. Убедитесь в том, что лично заинтересованы в достижении высоких результатов, и написанное не является результатом общественного влияния.
  2. В столбцах запишите конкретные задачи, которые необходимо осуществить для продвижения в выбранной области. Например, в колонке «самообразование» можно записать «ежедневно учить английский язык», «читать книги о бизнесе по 2 раза в неделю» и т. д.
  3. Масштабные цели поделите на минимальные шаги. Каждое из действий должно быть продуманным, понятным и простым. В таком случае приступить к исполнению замысла будет проще всего. Именно так убирается прокрастинация, лень и страх перед неизведанным.
  4. Расставляйте приоритеты. Напротив каждого дела впишите уровень его важности от A до D. Операции с пометкой A стоит считать наиболее значимыми. B – важно, однако не срочно. Допускается выполнение сразу при появлении свободного времени. C – желательно, но не обязательно к исполнению. D – допускается делегирование или возможность отложить до следующего года.
  5. Запишите напротив каждого из своих дел определенное время выполнения. Сделайте примерные предположения о том, сколько часов или минут займёт конкретная задача. Например, «заниматься гимнастикой – 60 минут», «убрать на чердаке – 30 минут» и прочее. Четкая постановка заданий будет способствовать своевременному исполнению замыслов.

Теперь читатель понял, как правильно составить план работы на год. Он может использовать полученные знания в любой сфере своей жизни, в том числе для духовного развития или построения семейного счастья. Понимание приоритетов часто недооценивается, несмотря на то, как много книг было выпущено по теме планирования. Все лучшие издания утверждают, что при отказе от составления плана мы теряем часть своего потенциала. Работа становится более хаотичной, пропадает размеренность и уверенность в себе. Процесс занимает всего несколько минут, однако пользу от него мы наблюдаем в течение всего года.

Следующее видео рассказывает о важных элементах планирования и предоставляет пошаговое руководство. Оно поможет скоординировать свои действия дома и позволит понять, как составить план на год на работе:

Вконтакте

Facebook

Twitter

Google+

Одноклассники

LiveJournal

Мой мир

Как составить план на неделю. Моя система планирования + шаблон

Вы так же можете посмотреть статью «Как составить план на неделю. Моя система планирования» в формате видео.

План — важная составляющая успеха. Каждый успешный человек планирует свои день, неделю, месяц, год. Но до сих пор, большинство людей думает, что планирование не работает или им не подходит. Они творческие люди, живущие на вдохновении. И я не был исключением.

К планированию я подходил долго, пробуя множество разных способов. Но ни один мне не подходил. И каждый раз, я бросал и думал, что это не моё. Но в глубине души я понимал, что даже с неподходящей мне системой, моя эффективность увеличивалась в несколько раз. В итоге, перепробовав десятки методов, я придумал свой, который мне подходит.

Зачем планировать?

1. Развивает самодисциплину

Самодисциплина — это способность заставить себя действовать независимо от вашего желания. Если делать дела, записанные в план, вы постепенно привыкаете выполнять задачи из плана. И каждый раз, вам становится всё легче и легче приступить и закончить.

2. Упрощает процесс

По сути, план — это инструкция по выполнения какого-то действия. А по инструкции действовать намного проще, чем на ходу решать, как и что делать. Конечно, это не значит, что не надо совсем доверяться только плану. Иногда ситуация может полностью измениться, тогда стоит поменять свой план.

3. Повышает эффективность

Конечно же, упрощая выполнение задач, мы уменьшаем время на выполнение задачи. Тем самым, повышаем эффективность.

4. Свободное время

Планирование помогает найти время на семью, хобби и отдых, которого нам так не хватает.

5. Порядок в делах

Планирование наводит порядок в делах. Помогает поставить приоритеты, и правильно распределять ресурсы.

6. Освобождение мозга

Пока дело не записано на листок бумаги или в заметки телефона, мозгу требуется энергия, чтобы не забыть его.

План на неделю: 7 шагов планирования

7 шагов планирования7 шагов планирования

1. Цель и план на неделю

Во-первых, на каждую неделю я ставлю себе цели по каждой сфере своей жизни или проекту. Помогает сориентироваться в создании плана и понять куда двигаться дальше. Свои недельные цели я делаю на основе более долгосрочных планов.

Читайте также: Долгосрочное планирование. Как планировать будущее?

2. Список дел

Отталкиваясь от своих целей, я выписываю список всех дел, которые необходимо выполнить на этой неделе. Кроме ежедневных и еженедельных дел.

3. Расстановка приоритета

Сам по себе список дел не несет никакой пользы. Мозг автоматически выбирает самое простую работу из такого списка и мы так не успеваем приступить к самой главной задаче.

Поэтому далее нужно расставить приоритеты важности каждого дела. Тут можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра или простым методом ABC. Так как, у меня минимум задач из первого квадрата, то я предпочитаю пользоваться вторым методом.

Читайте также: Матрица Эйзенхауэра

Матрица ЭйзенхауэраМатрица Эйзенхауэра

Метод ABC. Расставляем рядом с каждой задачей букву по важности, где A — самые важные, С — не важные. Вы так же можете добавить еще букву D (делегировать) и E (вычеркнуть), если у вас есть возможность делегировать или не уверены в необходимости некоторых дел.

4. После, переносим дела в дни недели

В первую очередь выписываю задачи с буквой A. Равномерно распределяю по дням. Далее с B и C. Главное не ставить слишком много дел в один день. Если вы никогда не делали по 10 дел за сутки, то не стоит ставить и сейчас. Чтобы не добавить много задач в свой план, я пользуюсь методом 1-3-5. Одно главное дело на день (А), 3 важных (А или B), 5 бытовых ©. Так же, главную задача на день я помечаю, чтобы не забыть начать день с неё. Вы можете сделать это любым удобным способом. Например, выделить цветным маркером, написать другим цветом или большим размером.

Так же, можно добавить к каждой букве цифры, для более точного приоритета (A-1, A-2, A-3 и так далее).

5. Отдых

Обязательно я делаю хотя бы один день без рабочих планов. Но так же вношу в расписание все дела связанные с отдыхом, чтобы не забывать отдыхать и наслаждаться жизнью.

6. Ежедневные дела

Отдельно я выписываю все ежедневные дела и привычки. Делаю небольшую таблицу, где я помечаю, выполнил я или нет. То же самое я делаю с еженедельными делами.

7. Коррекция

Не всегда знаешь что произойдет дальше, поэтому при необходимости я корректирую план под новые задачи и нужды. И делаю это, обязательно, с вечера, за день до того, как мне нужно выполнить задачу.

В итоге, выходит полный план на неделю. Где задачи расставлены по дням и приоритетам, есть таблица, в которой легко наблюдать за ежедневными делами и привычкам, и учетен отдых и развлечение.

Восьмой шаг

Когда план на неделю готов и наступил день выполнения, то я начинаю с верхнего пункта, который мы пометили как А, и как главную задачу на день.

Читайте также: Ошибка планирования. Почему горят сроки и что с этим делать?

Так же вы можете скачать готовый шаблон для планирования недели:

чек-лист план на неделю

Подписывайтесь на наш Telegram канал, чтобы быть в курсе всех новых статей minimalwork.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Бесплатный шаблон рабочего плана | Образец рабочего плана и пример

Рабочий план определяет основные этапы проекта Lean Six Sigma, а также ожидаемые даты начала и окончания и любые задачи, связанные с каждым этапом. Философия Lean Six Sigma направлена ​​на улучшение качества и производительности, а использование рабочего плана может помочь вам придерживаться методологии Lean Six Sigma.

О шаблоне рабочего плана

Что такое рабочий план Lean Six Sigma?

Lean Six Sigma - это подход к оптимизации бизнес-процессов, зародившийся в обрабатывающей промышленности.Он направлен на сокращение отходов, улучшение качества, а также повышение эффективности и стоимости продукции. План работы - это инструмент, который может помочь вам планировать проекты в соответствии с методологией Lean Six Sigma.

Рабочий план - это, по сути, дорожная карта проекта. Он формулирует шаги, которые вы должны предпринять для достижения желаемой цели, устанавливает очевидные цели и устанавливает измеримые результаты. Эффективный план работы направляет вас на протяжении всего жизненного цикла проекта, позволяя добиться результата, сотрудничая с вашей командой.

Чтобы составить план работы, полезно сначала созвать собрание всех ключевых заинтересованных сторон и спонсоров проекта. Используйте встречу, чтобы провести мозговой штурм, составить график и выявить любые ограничения. Вы будете использовать эту встречу для создания пошагового рабочего листа, который будет служить вашим планом.

Чтобы создать рабочую карту, она помогает обозначить ваши цели, стратегию, задачи и тактику. Цель - это то, чего вы пытаетесь достичь. Это широкое заявление о миссии, которое служит северной звездой для проекта.Ваша стратегия - это серия шагов, которые вы предпримете для достижения этой цели. По пути вы достигнете определенных целей, то есть результатов, которые отмечают ваш прогресс в достижении цели. Важно ставить четкие, измеримые и реалистичные цели. Тактика - это индивидуальные приемы, которые вы можете использовать для достижения своих целей.

Конечно, в ходе проекта все меняется. Ваш рабочий план не может быть всеобъемлющим - да и не должен быть.Перечислите как можно больше целей, стратегий, задач и тактик, но не беспокойтесь, если вам понадобится внести изменения позже.

Когда вы используете план работы?

Вы можете использовать рабочий план в начале проекта, чтобы определить его масштаб и продолжить обновлять рабочий план по мере продвижения проекта с фактическими данными. Установите ритм регулярных встреч, чтобы вы могли подробно ознакомиться с планом, убедиться, что вы не сбиваетесь с пути, и при необходимости скорректировать. Рабочие планы особенно полезны, если вы управляете множеством сложных проектов, управляете несколькими заинтересованными сторонами или работаете в тандеме с многофункциональными партнерами.

,
Как составить план работы (с шаблоном и образцами) ▷ Tuko.co.ke

Компании, предприятия и частные лица всегда будут улыбаться возможности повышения эффективности без дополнительных инвестиций. Это Святой Грааль продуктивности. Хотя есть много вещей, которые вы можете сделать для этого, один из проверенных и проверенных способов, который всегда работает, - это оптимизация операций. Сегодня мы собираемся изучить, как составить план работы и как рабочие планы могут быть тем, что вам нужно, чтобы приблизиться к вашим целям и решениям.

Официальное определение рабочего плана гласит, что рабочий план - это документ, в котором излагается эффективная стратегия, которую компания или частное лицо использует для успешного завершения квалифицируемого проекта в заданные временные рамки и ограниченный бюджет. Это очень важно в том смысле, что помогает повысить производительность за счет уверенности в том, что все идет по плану. Это также приводит к дисциплине и организованности отдельного человека, вовлеченной команды и дает хорошее представление о компании в целом.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как написать стандартную рабочую процедуру

Формат рабочего плана

Формат рабочего плана варьируется в зависимости от выполняемой задачи. В наиболее практичном формате плана работы используются сетки или таблицы, в которых указаны различные обязанности, кто будет их обрабатывать, их результаты и ожидаемая дата доставки.

Вещи, которые должен отражать ваш рабочий план:

1. Цель рабочего плана

Для чего нужен рабочий план? Основная цель рабочего плана - точно знать, какие проекты назначены и сколько времени у них отведено.Будь то на рабочем месте, в личном или академическом аспекте, если ноу-хау видно, то это ноу-хау можно легко внедрить и контролировать.

2. Предисловие

Оно должно быть кратким, по существу, но также привлекать необходимое внимание. Это своего рода напоминание о том, что нужно делать, кем и как это нужно делать.

3. Предыстория

Здесь мы обнаруживаем основную причину создания рабочего плана и способы его улучшения, а также то, как он соотносится с предыдущими рабочими планами аналогичной организации.

Отзывы, рекомендации, отчеты и статистика предыдущих проектов могут уменьшить повторение ошибок. Необходимо знать, для чего существует план работы и как с его помощью можно избежать подобных проблем, которые могут возникнуть при работе над проектом.

4. Цели и задачи

Что должно быть достигнуто с помощью рабочего плана? Цели в основном сосредоточены на общей картине, возможных будущих достижениях, которые должны быть достигнуты, тогда как цели представляют собой более детальную перспективу, отдельные шаги, которые необходимо предпринять для успешного достижения цели.

5. Ресурсы

Это необходимые требования, необходимые для достижения результатов. Они определяются целью рабочего плана. Сюда могут входить записи на прием, финансовые бюджеты, список членов команды или назначенного человека. Для ученых это может быть исследовательское оборудование, например книги и журналы, библиотеки.

Вот один из простейших примеров плана работы для сотрудников.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Описание должности и заработной платы офисного администратора в Кении

6.Препятствия

Это проблемы, с которыми можно столкнуться при достижении поставленной цели, например, чрезмерная офисная работа студента-заочника, который работает над исследовательской работой. При разработке плана работы вы должны учитывать такие и другие препятствия для продуктивности.

7. Игроки команды

Это участники проекта и их делегированные задачи. В команде должен быть руководитель группы или руководитель, который удостоверится в успешном выполнении задачи в течение ограниченного времени.

Вот шаблон рабочего плана проекта в виде электронной таблицы:

8. Просмотрите

Пересмотрите свой рабочий план и определитесь с вводом ресурсов и решением различных ограничений, с которыми можно столкнуться при написании рабочего плана.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как критиковать статью

Личный календарь может быть рассмотрен для лучшей организации, а также для предотвращения временных задержек.

План работы так же важен, как и сама работа. Мозговой штурм с другими членами команды также может быть эффективным способом придать сил плану действий.Это может привлечь ваше внимание к творческим аспектам товарищей по команде, таким образом осознавая, насколько необходим их вклад. Кроме того, поддержка со стороны членов команды и компании в целом важна для того, чтобы сделать это достойное и успешное предприятие.

Подпишитесь для просмотра новых видео

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:

.

Шаблон рабочего плана | Примеры рабочего плана

Дополнительные шаблоны и примеры рабочего плана

Creately поможет вам в этом с

Готовые шаблоны для планирования проекта

Простые инструменты рисования и построения диаграмм для создания эффективных планов работы

Делитесь с другими в вашей команде для совместной работы в реальном времени и группового редактирования

Экспортируйте свои схемы как PNG, SVG или JPEG для публикации или встраивания в документы, презентации и т. Д.

Руководство и передовой опыт

Рабочий план - это инструмент, который помогает вам оставаться организованным при планировании проекта. Он содержит цели проекта, задачи, которые должны быть выполнены в ходе проекта, кому они назначены, и график выполнения задач. Планы работы чрезвычайно полезны для отдельных лиц и проектных групп и могут использоваться как в академической, так и в профессиональной областях.

Как составить план работы

  • Начните с написания краткого описания проекта. Он должен объяснить, о чем идет речь в проекте, на что он направлен или на кого он нацелен.
  • Каковы цели вашего проекта? Вы можете разбить их на долгосрочные или краткосрочные цели.
  • Убедитесь, что ваши цели SMART - конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и своевременные.
  • Перечислите ресурсы, которые могут вам понадобиться для выполнения каждой из задач. В профессиональном контексте это может быть финансовый бюджет, оборудование, программное обеспечение и т. Д., А в академическом контексте это могут быть книги, исследовательские работы и т. Д.
  • Определите тех, кто должен отвечать за выполнение каждой из задач. И добавьте сроки. Вы можете использовать здесь диаграмму Ганта, чтобы отобразить порядок и продолжительность задач, или просто указать даты начала и окончания.
  • Есть ли какие-либо препятствия, которые могут замедлить вас на пути к достижению ваших целей? Вы также можете упомянуть их вместе с мерами предосторожности, которые вам следует предпринять.
  • Запишите, как вы будете измерять свой успех или определять, когда вы достигли своих целей.
  • Теперь, когда вы знаете, как составить план работы, начните с одного из шаблонов плана работы Creately. Хотите вместе со своей командой завершить его? Пригласите их с помощью ссылки для редактирования / просмотра диаграммы.

Больше шаблонов и визуальных идей для планирования проекта

Работает с любимыми инструментами

Продуманная интеграция с платформами, которые вы используете каждый день

Works with the tools you love ,
Трехэтапный процесс создания шаблона рабочего плана проекта в Wrike

Вы когда-нибудь выходили на важную встречу по проекту с блокнотом или заданием Wrike, заполненным заметками, но не представляли, что это за элементы действий ... или даже с чего начать? Ты не один. Подсказка: первым делом нужно создать план работы над проектом.

Но каков план работы по проекту, спросите вы? Рабочий план проекта позволяет вам обрисовать в общих чертах требования проекта, этапы планирования проекта, цели и членов команды, участвующих в проекте.Это обеспечивает видимость для всех участников, сохраняет результаты проекта в одном месте и помогает вам не сбиться с пути к достижению ваших целей.

Наличие шаблона для рабочего плана вашего проекта может сэкономить время и предотвратить дублирование усилий. Эти шаблоны являются отличными инструментами управления проектами для любого крупного проекта, будь то планирование маркетинговой кампании по электронной почте в Интернете, предстоящее мероприятие или запуск веб-сайта.

Начнем с основ. Каждому плану проекта нужны цели.В рамках каждой цели вы собираетесь обрисовать в общих чертах необходимые ключевые шаги при планировании проекта, требования и тех, кто участвует в каждом шаге действий. Как только вы подумали об этом, вы можете приступить к созданию своего шаблона.

Эти планы можно построить в Excel или Word, но мы поделимся с вами, как мы это делаем, здесь Wrike:

Начните 2-недельную бесплатную пробную версию, чтобы начать создавать свой шаблон!

Шаг 1. Начать проект

Это будет действовать как шаблон рабочего плана вашего проекта.Создайте новый проект и назовите его «Шаблон рабочего плана проекта». Вы можете заменить его фактическим названием проекта, как только он у вас появится. Если у вас есть место, где вы храните другие шаблоны, этот шаблон проекта находится в этой папке.

Шаг 2. Добавьте цели

Цели - самая важная часть рабочего плана вашего проекта. Прежде чем добавлять цели, убедитесь, что вы запускаете их заинтересованными сторонами проекта, чтобы они были ясными и краткими - и все с ними согласны. Чтобы создать свои цели, добавьте в свой проект задачи, представляющие каждую цель.

Шаг 3. Создайте ключевые шаги действий

Для каждой цели вы собираетесь добавить свои ключевые действия (KAS). Для каждой цели должен быть хотя бы один. Каждый KAS подробно описывает, что необходимо для достижения этой конкретной цели.

КАС будет состоять из пяти компонентов:

  1. Ожидаемый результат - Добавьте это как подзадачу в KAS. Ожидаемый результат будет описывать то, что ожидается от каждой KAS.
  2. Обзор / оценка - добавьте это как вторую подзадачу в рамках KAS.Обзор / оценка предоставит пространство для измерения и анализа результатов каждого KAS
  3. Правопреемники - Назначьте члена команды или несколько членов команды в KAS.
  4. Дата завершения - добавьте срок выполнения.
  5. Дополнительные примечания - Наконец, используйте раздел описания для любых дополнительных комментариев или примечаний, которые, по вашему мнению, важны для заполнения KAS.

Готово!

После того, как вы закончите свой шаблон, сядьте и просмотрите его вместе со своими коллегами, чтобы они могли оставаться в курсе всех планов, когда появится следующий проект.Помните, что управление проектом до того, как он возьмет на себя управление вами, является ключом к успешному управлению проектом!

Вот дополнительные ресурсы для создания шаблона рабочего плана проекта:

У вас есть дополнительные советы по созданию шаблона рабочего плана проекта в Wrike?

Мы учимся на вашем опыте! Делитесь советами в комментариях.

Хотите узнать, как создавать другие простые шаблоны в Wrike? Ознакомьтесь с нашей публикацией о том, как создавать шаблоны проектов в Wrike.

Источник: mwsu.edu

,