Процесс адаптации нового сотрудника: Блог-публикации

Опубликовано 09.06.202312.03.2023 автором alexxlab

Содержание

Программа адаптации нового сотрудника в компании: пример и правила разработки

Высокая текучесть на испытательном сроке наносит чудовищный вред бизнесу. Работодатель тратит деньги на каналы поиска, а также время рекрутеров и нанимающих менеджеров на оценку кандидатов. Наконец подходящий специалист найден: он выходит на работу, но потом что-то идет не так — новичок увольняется. Ресурсы были потрачены напрасно, и нужно повторно возвращаться к поискам.

Чтобы новички задерживались в вашей компании, приносили пользу бизнесу и росли сами, нужна продуманная система онбординга.

Почему адаптацию нужно начинать еще на этапе оффера, как разработать и внедрить программу адаптации, рассказывает Оксана Лындина.

Оксана Лындина, основатель профессии «HR-архитектор», ex-HRD МИнБанка и РосЕвроБанка

Что такое адаптация персонала

Адаптация персонала — это система мероприятий, которая помогает новичкам и компании адаптироваться друг к другу в период испытательного срока. Обычно программа адаптации длится столько же, сколько и испытательный срок — 3 месяца.

Адаптацию иначе называют «онбординг». Этот термин пришел из диджитал-сферы, где означает автоматизированное знакомство пользователя с продуктом — например, банковским приложением.

Один из основных принципов системы адаптации — максимальная прозрачность. Во время испытательного срока сотрудник присматривается к компании, а руководитель и эйчар наблюдают за его успехами. В этот период любые вопросы и желание прояснить недопонимание особенно приветствуются. При этом важно, чтобы новичок не чувствовал себя «под колпаком».

Цели и задачи

Главная цель онбординга — сделать все для того, чтобы новый сотрудник как можно раньше начал работать с наибольшей эффективностью. Для этого его нужно познакомить со всеми инструментами и особенностями процессов.

Программа адаптации нужна и компании, и новым сотрудникам.

Виды адаптации

Кроме полноценной программы адаптации, в некоторых компаниях проводят и пребординг — знакомство кандидатов с компанией и ее особенностями еще на этапе подбора. Пребординг позволяет сделать путь кандидата в компанию комфортным и бесшовным.

Уже во время пребординга можно рассказать про:

корпоративные ценности,
миссию компании,
позицию компании по отношению к конкурентам,
успехи компании,
льготы и бонусы,
расположение офиса,
документы, которые необходимы для трудоустройства.

Пребординга нет практически ни в одной российской компании. А его следует внедрять — особенно на высоконкурентных рынках вроде IT.

Чем лучше вы расскажете о компании в момент предоставления оффера, тем выше вероятность, что выберут именно вас.

Пребординг можно проводить несколькими способами:

создать карьерный сайт или лендинг и разместить на нем всю необходимую информацию;
разработать чат-бот, который начнет диалог с кандидатом сразу после отправки тому оффера;
прислать email.

Основные различия между пребордингом и онбордингом можно сформулировать так:

Методы адаптации персонала

Рассылки

Email-рассылка — это самый доступный и бюджетный способ автоматизации онбординга. Обычно такая рассылка включает серию писем как новому сотруднику, так и его руководителю:

HR-бот

HR-бот:

ведет диалог с сотрудником;
присылает необходимую информацию о компании и процессах;
время от времени проводит пульс-опросы, чтобы мониторить процесс адаптации и настроение сотрудника.

Пульс-опросы должны быть регулярными: сначала раз в неделю, затем раз в 2–3 недели.

Важно, чтобы бот собирал данные для аналитики. Так руководитель или любой другой сотрудник HR-отдела сможет проверить, как проходит онбординг конкретного сотрудника или какова эффективность системы адаптации для всего подразделения.

Нельзя автоматизировать все процессы — в системе адаптации должно быть место и для человеческого общения. Например, пульс-опрос показывает, что сотрудник чем-то не удовлетворен. Тогда эйчар должен провести с ним беседу, деликатно уточнить, что его волнует и как ему можно помочь.

На рынке есть уже готовые недорогие решения со всеми необходимыми дашбордами и сценариями для разных должностей.

Взаимодействие с наставниками

Взаимодействие с наставниками — это обязательный элемент системы адаптации. Важно подготовить наставников к работе с подопечными — обучить их правильно передавать свои знания и опыт. Такое обучение не должно быть длительным, достаточно 4–8 часов. Дайте наставникам короткую инструкцию о том, как действовать с новичками:

как приветствовать;
о чем рассказать в первый день;
как и когда познакомить с командой и коллегами из смежных подразделений.

Не забывайте, что наставничество должно быть добровольным. Наставниками становятся те, у кого есть потребность в развитии и обучении коллег.

Welcome-box

Если у вас есть бюджет, можно приготовить для новичков приветственные наборы — обычно туда входит сувенирная продукция с логотипом компании:

футболки или худи;
ручки и блокноты;
welcome-book — раньше такие буклеты с важной информацией о компании печатали, сейчас чаще присылают в электронном формате;
и все, на что хватит фантазии эйчара.

Как составить программу адаптации сотрудников

Лидировать процесс разработки и внедрения программы адаптации следует HR-менеджеру.

Программа адаптации должна включать:

Представление сотрудника команде в формате email-рассылки или сообщения в корпоративном мессенджере.
Постановку KPI и задач на испытательный срок. Сотрудник должен четко понимать, как будут оцениваться его усилия, по каким критериям можно понять, достиг ли он желаемых результатов к концу испытательного срока.
Знакомство с коллегами.
Проведение пульс-опросов для мониторинга процесса адаптации.
Взаимодействие с руководителем и наставником. Нужно уточнять, хорошо ли проходит адаптация его подопечного, требуется ли помощь эйчара, нет ли проблем в коммуникации.
Элементы обучения — welcome-тренинги, тренинги по продажам для сейлз-менеджеров, обучение сотрудников службы поддержки.
Подведение итогов программы — беседу руководителя или наставника с сотрудником о том, довольна ли каждая из сторон периодом адаптации, удалось ли достичь поставленных целей. Эту беседу желательно проводить минимум за 2 недели до конца испытательного срока — так у вас будет запас времени, чтобы принять решение по сотруднику с учетом полученной информации.

Важно не только автоматизировать процесс адаптации, но и проводить постоянный мониторинг и аналитику:

наблюдать за тем, как меняется поведение сотрудника;
отслеживать, как сотрудник откликается на систему адаптации;
оценивать, насколько руководители вовлечены в процесс онбординга;
измерять eNPS — уровень лояльности сотрудников.

Начиная автоматизацию процесса адаптации, нужно ответить на несколько вопросов:

Какие данные нужно будет собирать?
Как эти данные будут обрабатываться?
Сколько и каких ресурсов нужно потратить на сопровождение системы адаптации?

Как оценить программу адаптации

Программу адаптации нужно оценивать по нескольким показателям:

процент уволенных сотрудников в течение испытательного срока;
eNPS новичков на испытательном сроке новичков;
eNPS руководителей как участников системы адаптации;
ускорение срока выхода на выполнение плана. Например, можно отслеживать долю продавцов, которые выполнили не менее 50% плана на второй месяц работы;
повышение эффективности среди сотрудников на испытательном сроке. Например, для продавцов можно отслеживать размер среднего чека или средний объем продаж на одного сотрудника;
доля ручных операций, которые удалось автоматизировать.

Целевое значение KPI можно выбирать двумя способами:

По своим прошлым показателям — для этого нужно провести ретроанализ данных. Например, вы решили, что текущие показатели должны на 10% превосходить показатели предыдущего года.

По рыночным показателям. Вы можете найти или купить отчеты других участников рынка и свериться с их результатами. Например, в отчете компании «АМТ Консалт» есть 93 метрики, которые позволяют судить об эффективности HR-направления компании. Так, если ваша текучесть на испытательном сроке ниже бенчмарка, то это тревожный симптом — нужно разбираться в причинах и постепенно повышать планку.

Наем влияет на бизнеc, поэтому важно правильно установить KPI, внедряя систему адаптации.

Ошибки при внедрении программы адаптации

Игнорировать автоматизацию

Автоматизация позволяет снять с эйчара рутину вроде ручной рассылки писем. Это освобождает массу времени на те задачи, которые не может решить компьютер, — например, провести беседу, если новичка что-то тревожит.

Если у эйчара не будет хватать времени на общение с сотрудниками, то eNPS может снизиться.

Отсутствие системного подхода к онбордингу

К хорошему быстро привыкаешь. Например, в компании странный онбординг: надергано всего понемногу и нет системного подхода. Есть риск, что новые сотрудники, которые приходят из организаций с полноценной программой адаптации, не будут всерьез воспринимать такого работодателя.

Не отслеживать показатели

Эйчарам необходимо подтверждать эффективность программы адаптации перед руководством. Нужно отслеживать показатели и динамику, чтобы понимать, что и как влияет на успешность бизнеса.

Не забывайте и про exit-интервью людей, которые решили уволиться во время испытательного срока, — это позволит вовремя зафиксировать и устранить проблемы в процессе адаптации.

Резюмируем

Адаптация персонала позволяет новому сотруднику и компании быстрее узнать друг друга.
Пока сотрудник работает не в полную силу, бизнес теряет деньги. Главная цель адаптации — сократить время выхода новичка на максимальную эффективность.
Среди инструментов онбординга:
- HR-боты;
- email-рассылки;
- взаимодействие с наставниками;
- welcome-наборы.
Кроме онбординга, выделяют пребординг — знакомство кандидата с компанией на этапе подбора. Пребординг нужен для того, чтобы кандидат предпочел вашу компанию любой другой, а его путь в компанию был комфортным и бесшовным.
Важно, чтобы все процессы адаптации были максимально автоматизированы. Хотя нельзя забывать и о простом человеческом общении — например, проводить беседу с кандидатом стоит поручить эйчару, а не чат-боту.
Оценивать программу адаптации нужно по нескольким параметрам:
- процент уволенных сотрудников в течение испытательного срока;
- уровень лояльности;
- ускорение срока выхода на выполнение плана;
- повышение эффективности среди сотрудников на испытательном сроке.
Три типичные ошибки в процессе разработки и внедрения программы адаптации персонала:
- игнорирование автоматизации;
- отсутствие системного подхода;
- игнорирование аналитики.

Используйте Хантфлоу во время пребординга

Как проводить адаптацию персонала. 6 советов и чек-лист

13 июля, 2022

Вы хотите улучшить процесс онбординга в вашей организации? В этой статье мы собрали распространенные проблемы и советы по их решению, а также подготовили чек-лист для улучшения процесса адаптации сотрудников.

Качественный онбординг понижает текучесть кадров

Рекрутинг новых сотрудников стоит организациям все дороже, а на развивающемся рынке труда становится сложнее найти качественные кадры. Высокий спрос на специалистов и множество возможностей для трудоустройства делают уход сотрудника в другую организацию частым явлением. Особенно это касается новых работников, которые только недавно присоединились к компании. Поэтому одной из важнейших задач HR специалистов является удержание сотрудников. Одним из наиболее действенных рычагов управления удержанием является правильно налаженная адаптация персонала.

Адаптация персонала или онбординг – процесс ознакомления сотрудника с рабочим процессом в новой организации. Онбординг начинается с момента вступительных интервью и найма и длится в течение первого месяца работы. Во время онбординга персонал знакомится с нормативными документами, должностной инструкцией и другими формальностями. Но самая важная часть – внедрение в новый рабочий коллектив. Сотрудник должен познакомиться с коллегами и непосредственными руководителями, изучить корпоративную культуру, понять свои задачи и цели на ближайшее время, узнать об особенностях работы в конкретной компании (например, распорядок дня и внутренних правилах).

Не стоит загружать новых сотрудников рабочими задачами в первое время, лучше дать возможность адаптироваться в коллективе, завести знакомства и изучить рабочий процесс изнутри. Это особенно важно для молодых специалистов, которые только начинают свой рабочий путь. По статистике, при неправильно проводимой адаптации, до 50% новых сотрудников покидают организацию в течение полугода. И наоборот, работники, которые удовлетворены онбордингом, более вероятно останутся в компании надолго и станут вовлеченными сотрудниками.

Оценка эффективности адаптации сотрудников

Если вы открыли эту статью, вы заинтересованы в улучшении адаптационных процессов в вашей организации. И вне зависимости от задач, которые перед вами стоят, важно подойти к их выполнению систематически. В первую очередь стоит зафиксировать начальное положение и выделить ключевые метрики, которые вы будете отслеживать, чтобы оценить эффективность проделанной работы. Мы предлагаем следующие метрики: удовлетворенность процессом адаптации, удержание персонала в первые полгода, текучесть кадров.

Удовлетворенность процессом адаптации

Хотя эта метрика может быть субъективной оценкой, она критически важна для налаживания процессов онбординга. Собирайте обратную связь новых и действующих сотрудников с помощью опросов и личных встреч. Главное составить правильный лист вопросов, которые помогут понять отношение персонала к оформлению, обучению и знакомству с организацией.

Важно позволить сотрудникам честно и прямолинейно поделиться своим опытом, рассказать о положительных и отрицательных моментах и сделать предложения по улучшению процессов. Дайте работникам понять, что они могут быть искренны и за этим не последует никаких санкций, а наоборот, они помогут компании своей обратной связью. Используйте полученную обратную связь для дальнейшего улучшения онбординга.

Удержание персонала в первые полгода

Первые 6 месяцев в компании являются критически важными для удержания сотрудников. Считается, что в первые полгода вероятность, что сотрудник уйдет в другую компанию наиболее велика, ведь он еще не успеет обрасти большим количеством друзей на работе, собственных проектов и клиентов. Поэтому важно, чтобы за полгода новый сотрудник успел проявить себя и понял свою важность для организации, а также почувствовал заботу компании о себе.

Некоторые организации ограничивают бонусы, получаемые сотрудниками, вроде ДМС или корпоративных скидок, предоставляя их только через несколько месяцев после трудоустройства. Это мотивируется неуверенностью, что сотрудник останется в компании, использовав эти бонусы. Но такое недоверие может не понравиться работнику, который будет чувствовать себя менее ценным. А компания потеряет рычаг для удержания работника в самый важный момент.

Текучесть кадров

Есть два ключевых момента, связывающих общую текучесть кадров и качество онбординга.

Во-первых, из-за неудачного онбординга сотрудник с большой вероятностью примет решение покинуть компанию и будет активно другие искать варианты для трудоустройства. В более специализированных индустриях или для высоких должностей этот процесс может занять длительное время и занять больше, чем 6 месяцев. Причинами такого решения сотрудника могут быть плохие отношения с коллективом, несовпадение корпоративной культуры или рабочих задач с ожиданиями, отсутствие помощи и поддержки от руководства и коллег. Все эти проблемы можно и нужно предусматривать и в процессе адаптации персонала создавать обстановку взаимного уважения и помощи, а также не умалчивать об особенностях культуры организации при найме на работу.

Во-вторых, если в компании плохо налажена адаптация новых сотрудников, коллектив будет регулярно пополняться «проблемными» сотрудниками. Это может вызывать конфликты и недопонимания, требовать внимания и времени опытного персонала и вредить эффективности работы. И соответственно, будет вызывать текучку не только новых кадров, но и старых сотрудников, которые будут все больше разочаровываться в рабочей атмосфере организации.

Таким образом, правильно налаженный процесс онбординга должен положительно влиять не только на текучку новых сотрудников, но и на удержание уже работающих специалистов, то есть на общую текучесть кадров.

6 советов по улучшению адаптации персонала

1. Быть честными и открытыми при подборе и найме персонала

Сотрудник должен понимать свои будущие задачи и особенности корпоративной культуры еще во время рекрутинга. При найме и оформлении работника нельзя замалчивать важные особенности, которые могут отпугнуть кандидата. Помните, что если ожидания сотрудника не совпадут с реальностью, то он уйдет, не достигнув своей максимальной эффективности. А весь процесс придется начинать заново.

2. Готовиться к новому сотруднику заранее

При устройстве в новую компанию работник хочет почувствовать, что он важен и его ждут. Перед первым рабочим днем стоит подготовить не только документы для подписи, но и рабочее место, логины и пароли от корпоративных аккаунтов, документ с организационной структурой, информацию о рабочем процессе и корпоративной культуре. Также важно, чтобы руководитель и коллеги нового сотрудника знали о первом рабочем дне и были готовы познакомиться и провести небольшую экскурсию по офису.

Так у сотрудника будут положительные эмоции от первого дня, а отношения с коллегами и с компанией будут лучше.

3. Не перегружать информацией и задачами в первые дни

Онбординг должен быть постепенным. После трудоустройства не стоит ожидать, что сотрудник будет эффективным сразу. Для этого может потребоваться от нескольких недель до нескольких месяцев (для руководящих должностей). В это время он должен познакомиться с командой и рабочими инструментами, а также влиться в процессы. Разумно будет вовлекать работника в проекты постепенно и не давить на него в первое время.

4. Быть на связи и предлагать помощь

В зависимости от опыта и особенностей должности, у нового сотрудника будут возникать сложности и вопросы. Особенно это важно для молодых специалистов, впервые устроившихся на работу или попавших в новую сферу деятельности. Быть на связи и проактивно предлагать помощь – задача менеджера. Но HR должен помочь наладить процесс и контролировать его исполнение. Сотрудник, который чувствует поддержку команды, будет более вовлечен и менее вероятно захочет сменить место работы.

5. Обмениваться обратной связью после онбординга

Новым сотрудникам очень важно получить обратную связь для дальнейшей адаптации в организации. В течение первого периода, обычно это две-три недели, менеджеры должны следить за работой новичков и обязательно отмечать достижения (даже самые мелкие) и недостатки. В течение первого месяца обязательно нужно провести встречу с работником, на которой менеджер даст обратную связь и обсудит ожидания и дальнейшее развитие работника в компании. Об этой встрече нужно предупреждать во время первого дня, чтобы сотрудник также мог подготовиться и дать обратную связь о процессе адаптации и своих ощущениях на новом месте. Это позволит произвести необходимые изменения максимально быстро и повысит вероятность удержания сотрудника в компании. Дальнейшие встречи стоит проводить регулярно, в идеале раз в несколько месяцев в течение первого года работы.

6. Использовать эффективные инструменты для улучшения процесса адаптации

Не стоит рассчитывать только на личное общение с сотрудниками. Наоборот, для экономии времени действующего персонала и удобства новичков, стоит максимально автоматизировать процесс онбординга. Современный и эффективный подход – использовать видео форматы и интерактивное обучение. Попросите сотрудников, которые знакомят новичков с разными процессами и отделами организации записать видео со стандартным онбордингом, добавьте схемы и иллюстрации, а также тесты, чтобы повысить интерактивность. Это займет определенное время, но оно быстро окупится и позволит значительно сэкономить ресурсы, тратящиеся на адаптацию каждого нового сотрудника в будущем. В автоматизированном онбординге может содержаться общая информация о компании или более специфическая для каждого департамента. В любом случае такой подход наверняка понравится новым работникам (особенно более молодым), которые смогут проходить адаптацию в удобном для себя темпе.

Чек-лист «Создание современного процесса адаптации персонала»

Мы подготовили чек-лист, чтобы вы могли подойти к улучшению процесса онбординга осознанно и последовательно.

Вы получите файл на почту после заполнения формы

Нажимая эту кнопку, вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности

Corpstories – эффективный инструмент для автоматизации онбординга

Корпоративные сторис отлично работают в качестве инструмента для автоматизации онбординга. Этот привычный формат позволяет за короткое время показать сотруднику видео, информацию о компании и департаменте, рассказать о корпоративной культуре, познакомить с коллегами из разных отделов (даже из удаленных команд), добавить интерактивности с помощью тестов и опросов. Вы можете создать цепочку сторис для онбординга один раз и за несколько секунд назначать ее новым сотрудникам. Такой современный и удобный подход произведет впечатление на сотрудника и будет эффективной заменой личным встречам с множеством коллег, на которые тратится значительное время.

Кроме онбординга, Corpstories позволяет использовать множество других сценариев для корпоративных коммуникаций – новости компании, обращения руководства, поздравления с праздниками и другие. Подробнее обо всех способах использования сторис вы можете узнать на странице Сценарии.

Узнайте больше о продукте Corpstories для внутренних коммуникаций

Хотите регулярно получать интересные материалы на тему внутренних коммуникаций и HR?

7 шагов к успешной адаптации

Построение надежного процесса адаптации — лучший способ приветствовать и удерживать новых сотрудников. Эффективная адаптация — это планирование наперед и мышление с точки зрения вашего нового сотрудника. Это не начинается и не заканчивается в первый день вашего нового сотрудника с вами. Он начинается в начале вашего процесса найма и заканчивается, когда ваш новый сотрудник полностью осваивается со своей ролью.

Вы подключаетесь удаленно? Эти часто задаваемые вопросы по удаленной адаптации дадут вам преимущество, и вы также захотите прочитать советы реальных удаленных работодателей о стандартизации адаптации удаленных сотрудников.

Вот график планирования и несколько контрольных списков (плюс этот контрольный список для адаптации новых сотрудников), которые специалисты по персоналу и менеджеры по найму могут использовать для разработки хорошего процесса адаптации сотрудников:

Содержание

В процессе найма

часто рассматриваются как отдельные. Но их края стираются. Новые сотрудники получают свое первое впечатление о вашей компании во время процесса найма, поэтому ваши усилия по обучению кандидатов должны быть такими же продуманными и приветливыми, как и остальные ваши усилия по адаптации:

Напишите четкое описание работы , в котором вашему новому сотруднику будет представлен конкретный список его обязанностей.
Расскажите кандидатам, как вы строите процесс найма и сколько времени может занять каждый этап.
Заблаговременно и часто следите за новостями и общайтесь с кандидатами на каждом этапе процесса найма.
Уделяйте все свое внимание кандидатам на собеседованиях и отвечайте на любые вопросы, которые у них могут возникнуть.
Дайте кандидатам полную информацию о проверках рекомендаций и биографических данных.

На этапе предложения

Выберите предложение по телефону, если возможно . Предложения по телефону являются более личными, чем предложения по электронной почте, и могут помочь вам лучше выразить свой энтузиазм по поводу кандидата. Лучше запланировать звонок заранее, чтобы не застать кандидата врасплох.

Последующее письмо с восторженным предложением . Стремитесь к теплому тону и включите все соответствующие сведения о преимуществах и контактную информацию, чтобы вы могли легко ответить на любые оставшиеся вопросы.
Будьте вежливы во время переговоров о зарплате . Переговоры о зарплате, проведенные плохо, могут быть напряженными и конфронтационными. При правильном выполнении они могут помочь укрепить ценность вашего нового сотрудника в вашей команде и создать основу для взаимного уважения. Итак, будьте открыты и старайтесь не наказывать кандидатов за то, что они сами лучше всех защищают свои интересы.
Установите дату начала и поделитесь ею с командой вашего нового сотрудника
. Предложите некоторую гибкость даты начала, если это возможно. Лучше уважать потребность вашего нового сотрудника в завершении проектов и уведомить об этом его нынешнего работодателя. После того, как вы назначите дату, поделитесь ею с командой вашего нового сотрудника, чтобы они могли подготовиться к встрече своего нового коллеги.
Перенесите информацию о новом сотруднике из вашей системы отслеживания кандидатов в вашу информационную систему управления персоналом (HRIS) или в программное обеспечение для адаптации. Чтобы не просить новых сотрудников снова предоставить вам всю свою личную информацию для ваших записей HRIS, проверьте, можете ли вы передать их соответствующие данные из вашей ATS. Это позволит вам создать плавный переход для HR, менеджеров по найму и новых сотрудников.

За 1–2 недели до первого рабочего дня вашего нового сотрудника

Подготовьте документы для нового сотрудника. Рассмотрите возможность включения следующих политик и форм для заполнения и подписания новыми сотрудниками:

- Трудовой договор.
- Соглашение о неразглашении.
- Соглашение об изобретении сотрудников.
- Справочник сотрудника.
- Форма IRS W-4.
- IRS форма I-9.
- Форма прямого депозита.

Настройте онлайн-аккаунты нового сотрудника, в том числе:

- Электронная почта компании.
- Мгновенное сообщение компании.
- Компания HRIS Software.
- Программное обеспечение для управления паролями компании (LastPass и т. д.)
- Программное обеспечение для повышения производительности компании (Asana, Jira и т. д.)
- Компания АТС для членов бригад по найму.

Подготовьте технику нового сотрудника, в том числе:

- Ноутбук.
- Монитор.
- Телефон.
- Мышь.
- Клавиатура.
- Гарнитура.

Подтвердите новый рабочий номер телефона вашего сотрудника.
Заказать визитки и/или настольную табличку.
Подготовьте новое удостоверение личности сотрудника/брелок доступа в здание.
Запланируйте ознакомительные встречи с ключевыми коллегами на первые несколько недель работы нового сотрудника.
Поощряйте членов команды (особенно тех, кто участвует в собеседовании) связаться с вашим новым сотрудником, чтобы поздравить и поприветствовать его до даты начала работы. Это имеет большое значение для установления отношений в самом начале процесса.
Попросите вашего нового сотрудника заполнить регистрационную форму, включая информацию об аллергиях, предпочтениях в еде и размере футболки, если вы включаете фирменную футболку в свой приветственный пакет.
Составьте план приветственного обеда в первый день вашего нового сотрудника.
Запланируйте вводное совещание отдела кадров на первый рабочий день вашего нового сотрудника.
При необходимости организовать доступ к парковке.
Спланируйте первое задание вашего нового сотрудника.
Организуйте любое соответствующее внутреннее (или внешнее) обучение, необходимое для работы.
Отправьте новому сотруднику приветственное письмо с указанием того, чего ожидать. Включите карты, информацию о встрече и т. д. Убедитесь, что они знают, когда прибыть в первый день, и спросите, есть ли у них еще вопросы.

За день до первого дня вашего нового сотрудника

Очистите стол вашего нового сотрудника и установите его оборудование и приветственный набор. Подумайте о том, чтобы включить в приветственный комплект следующее:

- Приветственное письмо.
- Новые документы о приеме на работу и кадровые документы.
- Инструкции по настройке технологии.
- Фирменный блокнот.
- Фирменная футболка.
- Фирменная кружка.
- Ручки.
- Наклейки.
- Копия карты вашего офиса.
- Копия организационной структуры вашей компании.
- Копия расписания на первую неделю вашего нового сотрудника.
- Копия книги, относящейся к культуре вашей команды.

Убедитесь, что корпоративная учетная запись электронной почты вашего нового сотрудника настроена, и пересылайте ему приглашения на регулярные встречи команды.
Отправьте сообщение в отдел нового сотрудника, чтобы напомнить всем о дате начала работы.

Добавьте адрес электронной почты вашего нового сотрудника в соответствующие списки рассылки и добавьте его новый номер телефона в соответствующие списки телефонов.
Добавьте данные нового сотрудника в свою систему HRIS, если вы еще этого не сделали.
Добавьте рабочий стол вашего сотрудника на внутреннюю карту рабочего стола вашего офиса.

В первый день работы вашего нового сотрудника

Пусть кто-нибудь будет готов приветствовать вашего нового сотрудника, когда он придет в офис.
Проведите для своих новых сотрудников подробную экскурсию по офису и расскажите им об их расписании на первые несколько дней.
Организуйте приветственную встречу с менеджером вашего нового сотрудника, чтобы рассказать об их новой команде, их роли и о том, как будет оцениваться их успех.
Запланируйте время для оформления документов для нового найма.

Пригласите вашего нового сотрудника на обед с некоторыми из его ключевых членов команды.
Дайте вашему новому сотруднику некоторое время простоя, чтобы настроить новое оборудование, установить новые пароли и войти в свои новые учетные записи.
Проведите официальное собрание отдела кадров, в котором подробно расскажите о регистрации льгот, корпоративных праздниках и правилах, структуре компании, культуре команды, а также ознакомьтесь с видением, миссией и ценностями вашей компании. (Если вы их официально задокументировали.)

В течение первой недели вашего нового сотрудника

Запланируйте регулярные встречи руководства вашего нового сотрудника один на один.
Установите четкие цели и задачи для нового сотрудника на первые 3 месяца, 6 месяцев и год.
Изучите трехмесячную дорожную карту ключевых проектов, над которыми они будут работать.

Планируйте значимые рабочие задачи, которые заставят их работать.
Обеспечьте быструю обратную связь по своим первоначальным рабочим задачам и установите ожидания руководства в отношении их производительности.
Запланируйте ознакомительные встречи с каждым отделом, не только с теми, с которыми сотрудник будет сотрудничать, но и со всеми отделами компании, чтобы они могли получить полное представление о различных сферах вашего бизнеса.
Регулярно связывайтесь с ними и отвечайте на любые вопросы.

В течение первых 3 месяцев работы вашего нового сотрудника

Продолжайте проводить регулярные встречи один на один.
Проведите неофициальную 30-дневную проверку для решения любых неотложных проблем, за которыми следует 90 день зайдите, чтобы посмотреть, как все идет.
Попросите оставить отзыв о процессе адаптации, чтобы вы могли улучшить процесс для будущих новых сотрудников.

Что такое адаптация сотрудника?

Адаптация относится к процессам интеграции новых сотрудников в организацию. Он включает в себя мероприятия, которые позволяют новым сотрудникам пройти первоначальный процесс адаптации новых сотрудников, а также узнать об организации и ее структуре, культуре, видении, миссии и ценностях.

Что требуется для адаптации сотрудника?

Помимо документов по приему на работу, ваш контрольный список должен также включать информацию об ориентации нового сотрудника, знакомство с культурой компании, миссией и ценностями, а также анализ роли и обязанностей сотрудников.

Что такое хороший процесс адаптации?

Первым шагом в организации хорошего процесса адаптации является контрольный список процесса адаптации сотрудников. Затем сделайте найм официальным и отправьте форму заявки на работу в отдел кадров. Проведите проверку биографических данных (если это шаг, который предпринимает ваш бизнес). Установите график и должностные обязанности, которым будет следовать новый стартер. Подготовьте и заполните соответствующие новые формы найма.

7 шагов по улучшению процесса адаптации вашего сотрудника

Первые впечатления могут иметь долгосрочные последствия. Процесс адаптации сотрудников вашей компании — это ваш шанс произвести хорошее первое впечатление на новых сотрудников. Этот процесс должен быть направлен на то, чтобы новый сотрудник почувствовал, что его приветствуют, ценят и готовят к успеху в новой роли. Недавний отчет Общества управления человеческими ресурсами показал, что 1 из 25 сотрудников покидает свою новую работу из-за неудачного опыта адаптации.

Плохая адаптация может иметь много катастрофических последствий. Это может настроить нового сотрудника на неудачу, снизить эффективность рабочего места и изменить взгляд сотрудника на вашу компанию. Результатом может быть высокая стоимость и даже более высокая текучесть кадров.

Вот семь способов улучшить процесс адаптации для успеха сотрудников.

1. Подготовьтесь к приему нового сотрудника

Отличный способ подготовить команду к принятию нового сотрудника — провести небольшую предварительную подготовку. Отправьте своему новому сотруднику электронное письмо, которое он может прочитать добровольно, и сообщите ему, что вы рады приветствовать его в команде, и предоставьте краткий обзор того, как пройдет его первый день. Обязательно сообщите новости всем сотрудникам лично или по электронной почте, приветствуя и готовя нового члена команды к его роли, рассказывая немного об их опыте и том, что они будут делать, и призывая сотрудников приветствовать их на борту. .

Когда сотрудники заранее узнают о новом члене команды, они могут быть готовы помочь ему в первый рабочий день. Это будет иметь большое значение для того, чтобы новый сотрудник почувствовал себя желанным гостем, и это один из самых важных шагов в процессе адаптации.

Убедитесь, что у вас есть все документы, формы и уведомления, которые должны быть заполнены, предоставлены или подтверждены новым сотрудником в первый же день, такие как форма I-9, форма W-4, уведомление о льготах и информация, а также уведомление о Законе о предотвращении хищения заработной платы, если применимо.

2. Подготовьте рабочее место нового сотрудника к работе

Наличие «домашней базы» для вашего нового члена команды имеет решающее значение для формирования у сотрудника первого впечатления о вашей компании. Для нового сотрудника нет ничего хуже, чем отсутствие инструментов, необходимых для достижения успеха. Когда у сотрудников нет области, которую они могли бы назвать своей, это может быстро заставить их почувствовать, что они не являются частью команды.

Заблаговременная настройка компьютера, электронной почты и телефона сотрудника, а также обеспечение всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями поможет новому коллеге почувствовать себя ценным с первого дня и позволит ему. .. Это дает новому сотруднику инструменты для достижения наилучших результатов.

3. Убедитесь, что ваш новый сотрудник имеет доступ ко всем необходимым программам

В соответствии с подготовкой своей рабочей станции убедитесь, что новый сотрудник имеет доступ ко всем программам, программному обеспечению или электронным файлам, которые ему понадобятся в первый рабочий день. Имея готовую папку или электронный документ, на который они могут ссылаться, они не будут чувствовать, что ждут следующего набора устных инструкций. Игнорирование этого шага может затруднить процесс обучения и адаптации новых сотрудников, лишить их возможности приступить к работе и, в свою очередь, повлиять на их взгляды на вашу компанию. Хотя вы не должны перебарщивать со списком дел в первый день, предоставив им доступ к основным программам и документам с самого начала, вы поможете им увидеть вашу организацию подготовленной и профессиональной.

4. Знакомьтесь друг с другом

Делайте все возможное, чтобы помочь новым сотрудникам наладить конструктивные связи со своими коллегами. Выделите время для встречи нового сотрудника с ключевыми людьми и отделами в первый рабочий день. Хотя они могут не помнить всех имен, это даст им хорошее представление о том, куда пойти, чтобы получить то, что им нужно. Эти знакомства также помогут им понять, как работает ваша компания и какова их роль в общей картине.

Удаленная работа означает увеличение кадрового резерва. Вот как найти и удержать нужных вам людей. Ознакомьтесь с лучшими практиками в нашем электронном руководстве, Руководство для малого и среднего бизнеса по рекрутингу и адаптации в виртуальном мире.

Получать электронный гид

5. Запланируйте групповой обед

Еще один отличный способ познакомить вашу команду друг с другом — спланировать что-нибудь в группе. Организуйте встречу за обедом или встречу после работы для нового сотрудника и его ближайших членов команды в первую неделю. Это поможет растопить лед и позволит сотрудникам и вашей команде познакомиться друг с другом в непринужденной обстановке. Если вы решили сделать что-то вне офиса, постарайтесь сделать это либо в рабочее время, либо в качестве необязательного мероприятия. Сверьтесь с расписанием вашего нового сотрудника, если вы хотите провести собрание после работы, поскольку вы не хотите намекать, что ваша компания не ценит баланс между работой и личной жизнью, и помните, что если они посещают такое собрание, вам, возможно, придется заплатить им за это время, включая любую возможную сверхурочную работу. Потратьте время, чтобы узнать немного о вашем новом сотруднике вне процесса собеседования. Когда сотрудник чувствует, что его команда ценит его на личном и профессиональном уровне, он с большей вероятностью останется с ней надолго.

6. Оставьте достаточно времени для тренировок

Не торопите события. Первая неделя в процессе адаптации нового сотрудника должна быть посвящена обучению. Даже если сотрудник выполнял ту же работу в другом месте, между компаниями обязательно будут различия. Наличие плана обучения является жизненно важной частью помощи сотрудникам в освоении новой организации. Ваше обучение должно охватывать правила, процессы, процедуры и ожидания компании. Детализируя, что ожидается от новых сотрудников, вы создадите прецедент, по которому они смогут измерить удовлетворенность и успех в своей новой роли. Попробуйте разнообразить обучение чтением, видео, заданиями, слежкой и даже наставничеством. Стиль обучения у всех разный, и поддержание динамики может помочь снизить выгорание сотрудников в первый день.

Назначение наставника из отдела сотрудника — еще один отличный способ помочь новым сотрудникам адаптироваться к своей работе. Это может быть так же просто, как назначить им кого-то, кто готов ответить на их вопросы и провести их через некоторые из их заданий. Или, если вам нужна более тщательная адаптация сотрудников, вы можете попросить новых сотрудников следить за наставником в течение первой недели, чтобы лучше понять повседневные процессы.

7. Не забывайте о дальнейших действиях

Этот шаг в процессе адаптации является самым важным и часто упускается из виду — контрольные встречи. Совершить 30-, 60- и 90-дневные встречи с новым сотрудником, даже если у сотрудника все хорошо, и вы чувствуете, что ему не нужна оценка. Это ваша возможность узнать больше о новом процессе адаптации вашей компании с точки зрения сотрудников. Это также дает возможность увидеть, как у них дела; ответить на любые вопросы, которые могут у них возникнуть, и убедиться, что они на правильном пути в своей новой роли. Узнайте, что им понравилось и не понравилось в вашем процессе, и внесите изменения по своему усмотрению.

Успешные процессы адаптации сотрудников отражают время и усилия, затраченные на них. Потратьте время, чтобы подумать и сделать домашнее задание. Первые несколько недель оказывают наибольшее влияние на отношение нового сотрудника к вашей компании — положительное или отрицательное — и задают тон его отношениям с вашим бизнесом в долгосрочной перспективе.

Улучшение процесса адаптации вашего сотрудника не требует слишком много ресурсов. Внеся несколько стратегических изменений, вы можете улучшить первое впечатление нового сотрудника о вашей компании, что может помочь повысить уровень удержания сотрудников и даже уровень производительности. Чтобы получить дополнительные рекомендации по опыту сотрудников, станьте партнером TriNet и получите доступ к комплексным решениям для управления персоналом уже сегодня.

Это сообщение предназначено только для информационных целей; это не юридическая, налоговая или бухгалтерская консультация; и не является предложением продать, купить или приобрести страховку. Этот пост может содержать гиперссылки на веб-сайты, управляемые сторонами, отличными от TriNet. Такие гиперссылки предоставляются только для справки. TriNet не контролирует такие веб-сайты и не несет ответственности за их содержание. Размещение таких гиперссылок на TriNet.com не обязательно означает какое-либо одобрение материалов на таких веб-сайтах или связь с их операторами.

Автор:

Аманда Бетанкур

Талант

Актуальные

7 шагов по улучшению процесса адаптации сотрудников

Плохая адаптация может иметь много катастрофических последствий.

Он может настроить нового сотрудника на…
Преимущества управления человеческими ресурсами и почему это важно для малого бизнеса
Многогранные требования к человеческим ресурсам (HR) могут представлять проблемы даже для…
Информационный бюллетень ACA: полный рабочий день, переменный рабочий день и сезонные сотрудники
Для того, чтобы избежать потенциальных штрафов, для применимых крупных работодателей важно…
Посмотрите, как наша платформа создана, чтобы сосредоточиться на ваших HR-потребностях.
На связи
Вдохновляющие истории и реальные перспективы, формирующие будущее работы.
ПОДЪЕМ Сейчас
Посмотрите невероятные сессии TriNet PeopleForce ’22 прямо сейчас.
Просмотр по требованию
Подходит ли вам PEO? Возьмите нашу оценку.
Начните здесь
Посмотрите, как наша платформа создана, чтобы сосредоточиться на ваших HR-потребностях.
На связи
Вдохновляющие истории и реальные перспективы, формирующие будущее работы.
ПОДЪЕМ сейчас
Посмотрите невероятные сессии TriNet PeopleForce ’22 прямо сейчас.
Просмотр по требованию
Подходит ли вам PEO? Возьмите нашу оценку.
Начните здесь
Посмотрите, как наша платформа создана, чтобы сосредоточиться на ваших HR-потребностях.
Let’s Connect
Получайте последние тенденции в области управления персоналом, идеи, советы и многое другое прямо на ваш почтовый ящик.