Тайм менеджмент лидерство как инструмент достижения целей: менеджмент — 10 методик управления временем и эффективного планирования

У вас одна жизнь — и у вас должен быть один планировщик времени

Независимо от того, какой именно инструмент планирования времени вы выберете, очень важно, чтобы вы следовали правилу исключительности выбора:

этот инструмент должен стать единственным и постоянным местом, где вы регистрируете все ваши дела, задачи и встречи.

Есть четыре основных вида планировщиков:

• Настольные и настенные календари.
• Специализированные планировщики в форме записной книжки (или на основе взаимозаменяемых бумажных бланков): ежедневники, блокноты, органайзеры.
• Компьютерные программы для планирования времени.
• Портативные электронные устройства: электронные планировщики, органайзеры и записные книжки.

Что лучше использовать?

Дело не в конкретных «устройствах для планирования», а в системе планирования, которую вы применяете.

Котарбинский, основатель праксеологии (науки об эффективной деятельности человека), полагал, что оптимальная система планирования должна:

• обеспечить достижение цели;
• не требовать слишком много времени на освоение;
• быть удобной при использовании.

Вы можете выбрать то, что для Вас удобно

Звоните! Пишите! Приходите!

Более детальную информацию Вы можете посмотреть на нашем сайте: http://www.shauz.kіev.ua

Вы можете позвонить по телефону и зарегистрироваться:

(044) 223 72 48;  (044) 223 60 48;  (098) 490 23 03;  (067) 323 56 76

или прислать заявку на e-maіl: [email protected]

Желаем Вам Успешного Бизнеса! 

Мы всегда рады помогать нашим клиентам быть уникальными, компетентными и эффективными! 

Тайм-менеджмент: советы и инструменты | Медиа Нетологии

Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?

Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?

При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчинённым расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчинёнными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.

Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.

Перед началом работы отключите всё, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.

Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.

На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:

• замедляемся,
• ошибаемся,
• стрессуем,
• перестаем чувствовать жизнь,
• начинаем забывать важные вещи,
• разрушаем отношения с близкими,
• становимся эмоционально нестабильными,
• теряем креативность.

Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.

Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:

• Создайте папку для сообщений, которые содержат важную или полезную информацию, чтобы легко к ней вернуться. К примеру, у меня есть папка «Полезные инструкции», куда я складываю инструкции по онлайн-сервисам, с которыми работаю.
• Создайте лейблы для писем и маркируйте ими сообщения: «Срочно», «Обдумать».
• Создайте тематические папки и настройте на них автоматические фильтры, чтобы входящие сообщения сами распределялись по темам.
• Создайте отдельную папку для рекламных рассылок: возможно, вы захотите к ним вернуться, но им не место в основном ящике.
• Создайте шаблоны для однотипных писем. Например, если вы часто поздравляете своих коллег с днём рождения по email, сделайте заготовку такого письма.

Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.

У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определённые часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.

Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время.

Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всём, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».

Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.

Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трём дня пятницы и так далее. Чёткие рамки не дадут затягивать работу.

Если по расчётам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.

Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.

Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.

• Запланируйте задачу.
• Поставьте таймер на 25 минут.
• Работайте не прерываясь и не отвлекаясь до звонка.
• После раунда сделайте перерыв в 3-5 минут.
• После каждого четвертого раунда отдохните 15-30 минут.
• Запишите, что отвлекало или мешало. Это ваши «пожиратели времени».

В течение двух-трёх дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:

• Какие действия не относятся к решению задач или полноценному отдыху. Это «пожиратели времени». Откажитесь от них.
• На какую задачу вы тратите больше всего времени. Подумайте, как её оптимизировать.
• На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени? Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаёте с одной из них от плана.

Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Если не работаете по методу «Помидора», делайте перерывы в 10-15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг.

В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. Заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке.

Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Фиксируйте их, чтобы видеть, над чем нужно работать.

Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.

Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.

Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.

В конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Мы часто говорим, что у нас нет времени. Это демотивирует и останавливает прогресс. Вместо этого проанализируйте, на что у вас есть время. Говорите и думайте об этом.

Time Management. Как все успевать?

Вы ничего не успеваете? Работа кипит, а результата практически или полностью нет? Вы сами не знаете свой распорядок дня, потому что в течение дня возникает огромный поток мелких рутинных дел, и у вас просто нет времени сосредоточиться на основной работе?

Как справиться с дефицитом рабочего времени?

Прежде всего, нужно научиться управлять своим временем, и в этом поможет тайм-менеджмент – особая технология организации времени, а также повышения общей эффективности его использования. То есть, овладев хотя бы некоторыми инструментами time management, вы сможете значительно повысить собственную результативность, за счет того, что научитесь грамотно распоряжаться таким важным ресурсом, как время.

Хотелось бы отметить, что это дает возможность не только изменить личную жизнь, но и развивать любой бизнес-проект, так как вы сможете объективно оценивать масштаб и время завершения каждого из них.

Этапы Time Management

1. Анализ.

Проведя анализ, вам будет легче смоделировать стратегию дальнейшей деятельности. Это относится как к глобальным бизнес-задачам, так и к конкретным проектам.

2. Целеполагание.

Прежде, чем приступить к какой-либо деятельности, нужно четко определить для себя ее цели, определить ключевое направление развития.

3. Планирование и расстановка приоритетов.

4. Непосредственно реализация.

Это уже конкретные действия и шаги, которые нужно выполнить для достижения цели или целей, согласно вашему же плану.

5. Контроль/подведение итогов.

Вполне логично оценить вашу работу (или подчиненных) по определенным критериям, которые можно прописать еще в плане, так как, если контроля нет, то просто невозможно понять, насколько деятельность была эффективной.

Инструменты тайм-менеджемента

Методов, инструментов тайм-менеджмента, на самом деле, немало. Вопрос в том, чтобы подобрать то, что нужно именно вам и вашему бизнесу. В этот набор входит широкий спектр деятельности:

• Планирование,
• Составление списков,
• Расстановка приоритетов,
• Постановка целей,
• Распределение целей,
• Организация,
• Делегирование,
• Мониторинг,
• Анализ временных затрат.

Ниже приводим основные методики Time Management.

• Диаграмма Ганта.

Этот инструмент дает возможность:

— Детально проанализировать ход выполнения задач или задачи.

— Визуально оценить последовательность задач, а также их относительную длительность;

— Сравнить планируемый и реальный ход выполнения проекта.

• Постановка целей по схеме SMART.

Выводы: инструменты тайм-менеджмента позволят вам упорядочить вашу жизни и работу, получить мотивацию для положительных изменений.

Узнайте обо всех методиках Time Management на нашем курсе «Управление проектами» на открытом (бесплатном) занятии. Подробнее

Советы по тайм-менеджменту Как организовать работу команды

У каждой команды есть отдельные задачи и одна глобальная цель. Чем эффективнее идет работа над задачами — тем быстрее команда приближается к цели и тем меньше ошибок делает на своем пути.

Если кривая эффективности идет вниз и установленные на старте сроки по достижению цели постоянно отодвигаются, значит есть вопросы к тайм-менеджменту.

Проще говоря: чем эффективнее каждый отдельный участник команды использует рабочее время — тем быстрее команда приходит к цели и закрывает задачи в срок.

Если тайм-менеджмент команды «хромает», в чем дело

Отсутствие учета рабочего времени и есть основной причиной «хромающего» тайм-менеджмента всей команды. Когда у руководителя, проектного менеджера или клиента нет понимания «почему так долго» или «на что уходит рабочее время, если результата нет» — на помощь приходит учет времени сотрудника.

С помощью таймера можно фиксировать время на старте работы над задачей, или же внести фактические затраты после завершения. Важно внедрить таймер постепенно, чтобы каждый сотрудник понимал ценность этого инструмента и необходимость его использования не только для командного результата, но и своего собственного.

Как реализовать учет рабочего времени команды с нуля

• Все проекты и задачи должны быть собраны в одной системе.

• Сделайте тестовый запуск учета рабочего времени онлайн.

Главное правило: обязательно включать таймер для задачи, которая берется в работу. Часто сотрудники забывают включить таймер или принимают внедрение этого инструмента как контроль и недоверие со стороны руководства. Чтобы не забывали включать таймер — доверьте внедрение нового инструмента отдельному сотруднику.

Он будет проверять, внесли ли время по задаче сегодня и если нет — тактично напоминать.

Весь этот период каждый сотрудник фиксирует рабочее время с помощью тайм-трекера. Вы будете удивлены, что даже за такой короткий период эффективность команды вырастет в разы.

3 аргумента в пользу тайм-трекера онлайн:

1. Тайм-трекер повышает эффективность в несколько раз.

2. Дает понимание реального расхода времени. Когда в план было заложено одно количество времени, а по факту получилось в несколько раз больше — частая ситуация. Фиксация рабочего времени по задаче — это аргументация увеличения бюджета. Чтобы не страдать альтруизмом и получать за свою работу достойную оплату, команда заинтересована в тайм-трекера.

3. Клиент получает прозрачную отчетность по фактическому расходу ресурса. Время — один из ключевых ресурсов рабочего процесса. Когда сроки по проекту сдвигаются, а задачи закрываются позже запланированного, у клиента возникает много вопросов и как результат — недовольство работой команды. Трекинг времени по задачам даст клиенту понимание реальной ситуации и позволит корректировать рабочий процесс, где обе стороны заинтересованы в результате и понимают ценность времени.

Как выглядит тайм-трекинг внутри системы управления проектами

Рабочий процесс построен на выполнении отдельных задач в рамках одного проекта. Таймер запускается для каждой задачи на старте работы и выключается после его завершения.

В самом начале работы с таймером, сотрудники нередко забывают останавливать его после того, как работа над задачей завершена. Но это вопрос времени и привычки.

Если таймер не был запущен на старте, после завершения работы над задачей можно внести фактические затраты: только время или время и стоимость одного часа работы.

Как запустить тайм-трекер онлайн

Есть несколько способов: в самой задаче, со списка задач и в правом верхнем углу. Наличие вариантов запуска тайм-трекера — это удобно. Так шансы забыть о нем на старте работы над задачей сводятся к минимуму.

В правом верхнем углу таймер отлично видно и при запуске каждый участник команды видит фактическое время выполнения задачи без необходимости заходить в саму задачу.

Комментарии к затраченному времени

При запуске таймера, во время его работы и после остановки, можно оставить дополнительный комментарий.

Например: Что именно было сделано по задаче сегодня за время работы таймера?

Тайм-менеджмент: инструменты и советы. Что еще сделает работу команды эффективнее

• Назначение Руководителя и Ответственного.

• Визуализация по Канбан или на Диаграмме Ганта.

• Срок выполнения задачи.

• Статусы и метки.

Меток для задачи можно выбрать несколько, в отличии от статуса, который назначается для задачи один и может меняться в процессе работы. Статусы и метки — как индикаторы успешного выполнения задачи.

Лучшие инструменты тайм-менеджмента: тайм-трекер и техника «Помодора»

Выгорание на работе случается, хотя бы раз, с каждым. Чтобы выгорание одного или нескольких участников команды не останавливало работу всей команды — не дайте шанса выгоранию совсем.

Техника получила свое название в честь кухонного таймера, созданного в форме помидора.

Принцип работы техники «Помодора»:

1. Запустите таймер для задачи на 25 минут

2. Через 25 минут остановите таймер и сделайте перерыв на 5 минут

3. Снова запустите таймер на 25 минут и после — остановите и отдохните 5 минут

   
   

Эти короткие спринты позволяют сосредоточиться на работе, а пятиминутные перерывы исключают выгорание. После четырех таких спринтов можно сделать более длительный перерыв на 15-20 минут. Система подсчета времени онлайн здесь является ключевым инструментом.

Фокусировка. Мотивация команды. Отдых

Фокусировка на одной задаче важна. Перепрыгивание между задачами сбивает фокус, создает хаос и резко снижает шансы завершить задачу в срок и выполнить работу качественно. Принципы проектного менеджмента приходят на помощь там, где часто приходят новые задачи, когда предыдущие еще не завершены.

Мотивация команды — задача проектного менеджера или руководителя. Мотивировать могут: комфортное рабочее место, дополнительные бонусы, коллективный отдых и многое другое. В тайм-менеджменте важна также внутренняя мотивация: «Если я не сделаю то-то, то не получу то-то». У каждого сработает своя внутренняя мотивация.

Такие добровольные ограничения отлично работают, если у сотрудника «хромает» личный тайм-менеджмент, он осознает эту проблему и готов искать решение.

В тайм-менеджменте отдых не менее важен, чем работа. Техника «Помодора», о которой мы писали выше, как один из инструментов для создания баланса между работой и отдыхом. Подобных техник есть десятки. Каждый сотрудник может выбрать ту технику, которая ему будет максимально близка и эффективна.

Как выбрать инструменты тайм-менеджмента для команды

При-цельный тайм-менеджмент в Алматы | Компания BogushTime

Ведущий тренер компании Юлия Бойко рассказывает о принципах тайм-менеджмента, о проблемах управления временем, о приоритетах, о прокрастинации. И даже немного больше…

Существует множество разных тренингов: и по мастерству презентаций, и по управлению людьми, и по продажам, и по командному взаимодействию, и т. д. Но тайм-менеджмент – это основа. Потому что если говорить о тайм-менеджменте, то все начинается с наших целей. И прежде всего мы должны осознавать, понимать, иметь эти цели и двигаться к ним. Вот тогда остальные инструменты тайм-менеджмента (мастерство презентаций, и управление людьми, и лидерство, и продажа, и т. д.) будут в этом помогать. Но если цели нет, то эти инструменты тайм-менеджмента нам не помогут и могут быть либо бесполезными, либо даже вредными. Так как только исходя из цели мы можем вы-брать правильный инструмент. Бизнес-студия «BogushTime» разработала собственную технологию при-цельного тайм-менеджмента.

Существует так называемая шкала выживания, то есть шкала развития, процветания, завоевания более широких территорий и т. д. И в этой шкале есть три состояния: самое низкое – «думать», более высокое – «чувствовать», самое высокое – «смотреть».

• Если говорить о состоянии «думать», то когда человек думает, фокус направлен вовнутрь. Соответственно, окружающую действительность он оценивает по каким-то собственным ощущениям, опыту, прожитым событиям. И когда человек смотрит вовнутрь, он не всегда адекватно оценивает то, что происходит сейчас, в данное время, то есть прошлый опыт не всегда соответствует действительности.
• В более высоком состоянии «чувствования» человек принимает какие-то сигналы окружающей действительности и его решения основываются на этих сигналах. Тогда фокус направлен вовне.
• А вот когда человек находится в состоянии «смотреть», он имеет возможность предвидеть какие-то жизненные ситуации и справиться с ними до того, как они произошли.

Принципы тайм-менеджмента

Первый принцип – визуализация задач (перевести задачи из состояния «думать» в состояние «смотреть», то есть вывести их на бумагу), которая позволяет брать их под контроль и управлять распределением вашего времени.

Только когда вы видите все свои задачи на листе бумаге и воспринимаете весь полный объем, вы имеете возможность принять решение. Понять, что из этого первостепенно, а что второстепенно. На чем нужно сделать сегодня акцент, а чем сегодня можно пожертвовать.

Второй принцип – это тайм-калькуляция, то есть подсчет вашего времени по ходу дня, который дает вам возможность эффективно использовать весь имеющийся ресурс времени.

Действительно, время – это ресурс. Во-первых, объективный, во-вторых, невосполнимый. Поэтому очень важно использовать этот ресурс на все 100%.

Принцип Паретто (80/20) гласит: всего лишь 20% наших усилий приводят нас к 80% успеха и оставшиеся 80% усилий обеспечивают всего лишь 20% результата. Поэтому наша основная задача – сконцентрировать свое внимание на этих 20% самых эффективных действий, которые можно сделать сегодня, для того чтобы произвести необходимый результат. Все остальное время распределится на другие задачи и обязательно на форс-мажор. Очень важно понимать, что каждодневные задачи должны приближать нас к тем результатам, которые действительно важны. Ведь нет смысла в том, чтобы быть все время сильно занятым, но не создавать ничего ценного для себя.

Третий принцип заключается в том, что время используется эффективно только тогда, когда выполняемые нами задачие жедневно ассоциированы с поставленными целями. То есть когда мы утром составляем список дел на сегодняшний день и создаем каждую отдельную задачу, то задаем себе вопрос: а куда она меня ведет?

Важность заключается в том, что мы с вами всегда живем по плану, но мы либо живем неосознанно по плану, который создал кто-то и помогаем кому-то реализовать его желания, либо сознательно живем по собственном уплану и помогаем себе реализовывать собственные желания.

Четвертый принцип таков: управлять временем означает использовать каждый момент настоящей ситуации для достижения тех необходимых изменений, которые для тебя важны. Если мы используем каждый момент в жизни, то мы действительно эффективно используем время.

Обратим внимание на правильную технологию управления временем (рис. 1). Когда мы говорим об этой технологии, то надо знать о четырех последовательных шагах. Но прежде акцентируемся на центре технологии.

Внутри технологии находишься ты сам (человек). Не имеет значения, мужчина вы или женщина, не имеет значения социальный статус, возраст. Главное, что вы – самый главный человек в этой жизни. Именно вы, и никто другой!

Потому что когда ты счастлив, реализован, успешен, богат, здоров и т. д., ты можешь адекватно помогать людям, которые находятся вокруг тебя. А если ты болен, нереализован, несчастен, беден, скорее всего, ты для них становишься обузой. И, возможно, им придется нести ответственность за тебя.

Поэтому очень важно понимать, что вы действительно можете оказать поддержку другим, когда сами оказали поддержку себе. Это во-первых. А во-вторых, вы несете ответственность за все то, что происходит в вашей жизни. Вы, и никто другой (не автобус, который опоздал, и не самолет, который задержали, и не сотрудник, который подвел по срокам).

Итак, начнем с шага номер один, который называется постулат (от лат. требуемое) – положение, не отличающееся самоочевидностью, но принимаемое за истину без доказательств и служащее основой для построения какой-то теории (Толковый словарь под ред.Д.Н. Ушакова). Это ваша идея о вашем собственном будущем, которая не требует никаких доказательств. И сейчас по этому поводу нечего доказывать.

Если в вашем окружении есть люди, которые позволяют себе обесценивать ваши постулаты, говорить, что они неправильные, что вы не имеете на них права или что они неосуществимы, то это прекрасный повод перестать с ними общаться или свести общение к минимуму. Потому что вам нужно окружать себя теми людьми, которые будут помогать вам, а не теми, которые будут обесценивать ваши мечты и говорить, что это ерунда.

Когда мы говорим о постулатах, то имеем в виду ваши цели, идеи о будущем и желания, то есть вы сначала разрабатываете ваши цели, вы смотрите, чего в этой жизни хотите. Ваши цели могут видоизменяться, они могут эволюционировать: какая-нибудь цель, актуальная два года назад, сейчас может оказаться совсем неактуальной. Это не страшно. Главное, чтобы вы «держали контакт» со своими целями и оперативно влияли на них. Поэтому фокус все время на целях – не забыли и не забросили. 

Принцип пятый: эффективное управление временем начинается с создания вдохновляющих целей, причем на максимально большой срок и для разных сфер вашей жизни. Когда мы говорим о разных сферах нашей жизни, мы делим нашу жизнь на шесть основных направлений:

• физическая сфера (область). Ваше тело– это такая самовосстанавливающаяся биохимическая машина, которая действует в материальной вселенной, помогая достигать ваших целей. Без этой биохимической машины ваши цели – ничто. Поэтому вы обязаны об этой машине заботиться, а она нуждается в качественном сне, в качественном топливе (еде), отдыхе, физических нагрузках (нуждается в тренировке), одежде, жилье. Тело нуждается в заботе;
• личностная сфера (область). Это наша личность. Она амбициозная, она хочет познавать, обучаться, у нее есть хобби, она любит общаться и т. д. Нашу личность надо насыщать различной положительнойи полезной информацией;
• семейная сфера (область). У каждого из нас есть родственники, родители, дети, супруги, о которых необходимо заботиться;
• бизнес – это все то, что способствует зарабатыванию денег, а впоследствии – реализации ваших мечт, желаний и целей;
• принципиальная, ее правильнее даже назвать духовной. Это и духовный рост, и познание самого себя (зачем я пришел сюда, с какой жизненной миссией, предназначением), и реализация своих жизненных принципов и ценностей. Для кого-то это – посадить дерево, построить дом, вырастить сына, а для кого-то – занятие благотворительностью, реализация каких-то социальных проектов;
• групповая (общественная), или универсальная, – это наша жизнь в обществе. Мы все находимся во взаимодействии с другими людьми. Мы являемся членами каких-то обществ (групп), частью района, города. Мы взаимодействуем и оказываем друг на друга влияние.

После того как вы поработали над своим постулатом, следующим шагом будет план. А план – не что иное, как перечень промежуточных результатов, которые необходимо создать для того, чтобы постулат реализовался (план – предусмотренный порядок действий в соответствии с установленным сроком).

Самым прогрессивным на данный момент подходом к планированию является «пирамида эффективности» («пирамида стратегического управления»). В ее основе лежит такое понятие, как база для принятия решений (это ваши мечты, желания, устремления) (рис. 2).

После того как вы проработали «базу для принятия решений», из них, как из матрешки, вы вынимаете «долгосрочные цели» (от двух до десяти лет). Из них определяем цели на ближайший год: что мы можем сделать в этом году, чтобы приблизиться к реализации долгосрочных целей, и, как следствие, реализуем нашу базу для принятия решений. Из них вынимаем цели на месяц, а из них – оперативную деятельность (что мне важно сделать здесь и сейчас для того, чтобы там, в будущем, я мог получить то, что мне необходимо).

Просто существуют два основных подхода к планированию. Первый подход – это сожаление об упущенных возможностях в жизни, которыми не успели воспользоваться. Таки елюди направлены на прошлое – они копаются в прошлом и не видят перспективы в будущем.

Второй подход выглядит совершенно иначе, то есть когда ты, находясь в настоящем, планируешь будущее (создаешь фундамент будущего уже сегодня).

Шестой принцип: эффективное управление временем предполагает разворачивание ваших целей в систему задач от будущего к настоящему. Например, вы хотите,чтобы в 2020 году у вас был трехэтажный дом с бассейном в каком-то определенном районе. И тогда мы планируем: в 2020 году хочу, чтобы у меня был готовый дом, в 2019 году неплохо бы, чтобы был построен первыйэтаж. В 2018 году – заложен фундамент, а в 2017-м надо купить землю, на которой стоял бы этот дом. В 2016 году необходима сумма на покупку земли, в 2015-м нужно создать источники дохода.

Седьмой принцип: приоритет ежедневных задач определяется их ценностью для достижения цели. Когда речь идет о перечне дел на сегодня, определяем, ведут ли эти дела к моим целям или нет. Если ведут – это приоритетно, если не ведут – необходимо подумать, стоит делать эти дела или нет. Поэтому каждый раз, когда пишете свой список задач, задавайте себе вопрос: что я хочу видеть в результате?

Когда мы с вами проработали наши постулаты, создали наши планы, которые ведут к этим постулатам, нам, естественно, нужно производить, то есть ежедневные действия согласно моим планам, которые движут меня к достижению моих целей, – это третий шаг «Ежедневное производство». Очень важно понимать, что в производстве тоже есть особенности, на которые нужно обратить внимание с точки зрения управления временем.

Поэтому когда мы говорим о производстве, принцип восьмой выглядит следующим образом: для эффективного управления временем необходимо вести ежедневные списки задач, при этом учитывать такие типы задач, как жесткие и плавающие. Задачи, привязанные ко времени (например, встреча с клиентом), являются жесткими. А плавающие – это те задачи, которые можно сделать в течение дня.

Принцип девятый звучит так: для корректного управления своим временем ведите графические расписания, позволяющие оценить размер и расположение задачи в пространстве дня. Так как человек разговаривает словами, но думает картинками, изображая задачи в своем расписании в виде стрелочек (рис. 3), вы будете экономить время и быстро и точно определять свою загрузку, даже не думая.

Принцип десятый: чтобы сохранить стабильность своего расписания, при планировании оставляйте временные зазоры между задачами.

Принцип одиннадцатый: для того чтобы развивать свою способность управлять временем, ежевечерне анализируйте список задач и расписание прошедшего дня и корректируйте свою оргполитику. Делаем анализ своих ошибок и принимаем решение на будущее, но не просто подумал и забыл, а оформляем это в виде правил работы – желательно письменно.

И следующий шаг, четвертый, – продукт. На этом этапе очень важно посмотреть, чтоты получил. И сравнить с тем, чего ты хотел. Когда человек проанализировал и утвердился в мысли, что это то, чего он хотел, разрабатывается новый постулат, затем новый план и создается новый продукт. Но если получен не тот продукт, который должен был получиться, необходимо проанализировать: какие твои действия согласно твоему плану привели тебя к неправильному результату, внести изменения в свой план и исправить свои ошибки при производстве данного продукта.

Принцип двенадцатый: чтобы уверенно взять управление изменениями под личный контроль, во время вечерней оценки прошедшего дня определяйте:
– что вам сегодня удалось сделать и почему;
– что вам не удалось сделать и почему;
– примите решение о том, что вы улучшите в своих действиях завтра.

Принцип тринадцатый: регулярно оценивайте свое продвижение к целям, корректируйте планы, если они «не работают», подсчитывайте полученные результаты и вдохновляйтесь вашими целями!

Читать на issue в pdf-формате 

Бизнес-психология HR1HR.

Командные тренинги для Компаний являются одним из приоритетных направлений нашей деятельности.

В течение последних 5 лет мы успешно работаем с нашими Клиентами в формате разработки эксклюзивных (под конкретные бизнес-задачи) тренинговых программ, а также предлагаем эффективные тренинговые модули, как в области стратегического менеджмента (ТОП Команды), так и для решения оперативных задач (Линейный менеджмент организации).

На данной странице Вы можете ознакомиться с описанием основных тренинговых программ, предлагаемых нашей Компанией:

1. Управление изменениями. Страт сессия FUTURE, 2 дня.
2. Алгоритмы бизнес-мышления. Бизнес-сессия, 2 дня.
3. Эмоциональное лидерство. Тренинг, 2 дня.я
4. Управление мотивацией. Тренинг, 2 дня.
5. Ответственность VS. Исполнительность. Тренинг, 2 дня.
6. Оперативный менеджмент. Тренинг, 1 день.
7. Эффективные совещания. Тренинг, 1 день.
8. Мотивация Команды. Тренинг, 1 день.
9. Тайм-менеджмент и личная эффективность. Тренинг, 2 дня.

FUTURE — стратегическая сессия, 2 дня

Цель: создать совместное общее видение целей на перспективу

Категория участников: руководители высшего и среднего звена

Задачи стратегической сессии:

• Обсуждение актуальной информации о целях и перспективах компании

• Обмен мнениями и идеями, формулирование позиционирования

• Совместная разработка предложений и решений для достижения бизнес-результатов

Итогом мероприятия станут:

• Выработанные совместно направления действий на ближайшую перспективу

• Сформированное представление по управлению бизнес-задачами и сотрудниками в ситуации изменений

• Ответы на актуальные вопросы и понимание возможностей

Приобретаемые компетенции: управление в условиях изменений.

КРАТКАЯ ПРОГРАММА МЕРОПРИЯТИЯ (2 ДНЯ)

1 блок. «КОМПАНИЯ СЕГОДНЯ». 

Это блок будет посвящен выступлению лидеров и обсуждению текущей ситуации.

Почему изменения всегда сложно принимать? Эмоциональный цикл принятия перемен.

2 блок. «НАШ ОТВЕТ ПЕРЕМЕНАМ». СЕССИЯ LEGO® SERIOIUS PLAY® (LSP).

LSP — это способ группового исследования бизнес-ситуации и построения совместного видения. Этот блок поможет нам совместно всей командой проанализировать что является инструментом, а что барьером на пути к нужным результатам.

3 блок. WORKSHOP «ПЕРВЫЕ ШАГИ». ПОИСК И ПРИНЯТИЕ СОВМЕСТНЫХ РЕШЕНИЙ В ОТНОШЕНИИ БИЗНЕСА

WORKSHOP («мастерская») — это способ совместного поиска и принятия решений.

Этот блок поможет нам коллективным разумом создать ключевые направления работы и выработать решения актуальных вопросов.

4 блок. «ЭНЕРГИЯ УСПЕХА».

Где взять силы для изменений?

Как мотивировать себя и других на работу и достижение результатов?

Этот блок поможет подзарядить себя позитивным настроем! 

ЗАКАЗАТЬ >> 

Бизнес-сессия «Алгоритмы бизнес-мышления – это не просто тренинг или семинар. Это интерактивное бизнес-событие, вовлекающее каждого участника в решение реальной ситуации, в которой существует команда.

В чем польза?

Чтобы обеспечить результат, мы выдвигаем идею — что делать и как мы собираемся действовать.

Когда идея работает, то её наличие считается само собой разумеющимся и вопроса о способах
и технологиях её появления, выработки практически не встаёт. Она либо уже есть, либо она «была всегда», либо мы «знали, что получится». Многие известные компании добились успеха во многом из-за того, что в основе их стратегии была идея, точно «попадающая в рынок» (а иногда и опережающая его).

Сегодня скорость велика, ресурсы ограничены, и, кажется, что действовать еще лучше и эффективнее просто невозможно.  Процесс рождения новых продуктивных идей представляется затруднительным.

Команды очень часто проигрывают только потому, что их действия или предложения сделаны в одной типичной для них парадигме, а вводные изменились….

Возможность трансформации шаблона бизнес-мышления, возможность мыслить
под разными углами сейчас важная компетенция в жизни бизнеса.

Что будем делать?

У участников появится возможность комплексно рассмотреть и выработать различные варианты решений самых актуальных бизнес-задач. Чем четче будет сформулирована «проблема», тем насыщеннее будут результаты. В процессе бизнес-сессии происходит:

· Анализ командной модели мышления и решения проблем

· Выход из традиционной модели

· Проработка заявленных ситуаций через модели гениев бизнеса (С. Джобс, У. Дисней, С. Брин)

 А также:

· Понятие «мышление», «коридоры мышления»

· Типология моделей современного бизнес-мышления

Главные эффекты:

· Вовлечение и мотивация команды, драйв

· Генерация бизнес-решений по актуальным ситуациям

· Расширение бизнес-видения

«Для достижения блестящих результатов на любой должности и в любой профессиональной сфере эмоциональный интеллект в два раза важнее, чем просто когнитивные способности.  А для успеха на самом высшем уровне в организации, эмоциональный интеллект вообще представляет собой чуть ли не единственное конкурентное преимущество»

Дэниел Гоулман, «Работая над эмоциональным интеллектом»

В этом тренинге вы узнаете и приобретете следующие навыки:

— Лидеры EQ и Лидеры IQ: разница и достижения

— Раскрытие потенциала через Эмоциональный интеллект

— Зачем уметь считывать базовые эмоции человека 

— Обратная связь и коучинг, как инструменты достижений

— Жалобы подчиненных – эмоциональная регуляция без лишних ресурсов

— Шесть стилей управления – гибкость в работе

ЗАКАЗАТЬ >> 

Управление мотивацией — тренинг, 2 дня

КРАТКАЯ ПРОГРАММА ТРЕНИНГА:

Тренды, которые важно знать

– про менеджмент и бизнес-модели

– про людей и мотивацию 

Команда

– Что такое «команда» и зачем она нужна?

– Какая команда будет эффективной

– Роль руководителя, лидера в команде

– Эффекты команды: «позитивные» и «негативные»

Мотивация

– Суть понятий мотивация и мотивирование. Цели мотивирования персонала.

– Эволюция теорий мотивации: что мотивирует нас работать?

– Теория поколений, особенности сотрудников в команде

Управление мотивацией

– Мотивирование с учетом потребностей подчиненных.

– Мотивационный анализ различных категорий сотрудников компании.

– Деловая игра «Виртуальный отдел».

– Экспресс-диагностика мотивации сотрудника в непосредственном общении с ним. Метод беседы с использованием технологии «5П».

– Мотивация отдельного сотрудника и мотивация команды, принципиальные подходы и отличия.

– Принятие решение по сотруднику. Поощрение. Наказание. Похвала. Критика.

Обратная связь. Управленческий диалог

– Принципы и правила обратной связи

– Цели и функции обратной связи

– Конструктивный управленческий диалог: этапы, алгоритм

– Выводы и оценка: правильные и ошибочные действия по ходу общения с подчиненным

Ответственность Vs. Исполнительность — тренинг, 2 дня

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ИЛИ ИСПОЛНИТЕЛЬНОСТЬ: КАК НАЙТИ БАЛАНС

Вы опытный руководитель и уже давно привыкли нести ответственность за свои решения и функции в организации? Научите этому и ваших подчиненных!

Как показывает практика бизнеса 90% управленцев из разных сфер деятельности ожидают от своих подчиненных ответственности за выполнение возложенных на них функций и задач. Однако в 70% случаев работает установка: подчиненные должны быть исполнительными, а начальник – ответственным.

Проблема в том, что как правило методы управления не направлены на развитие действительно ответственности сотрудника.

В тренинге вы узнаете и приобретете следующие навыки:

Блок 1. Ответственность. Основные понятия и мифы

Блок 2. Как определить уровень ответственности?

Блок 3. Управление ответственностью  сотрудников

Блок 4. Развитие ответственности и технологии вовлечения сотрудников

Блок 5. Команда ответственная за достижение результатов

ЗАКАЗАТЬ >> 

Оперативный менеджмент — тренинг, 1 день

КРАТКАЯ ПРОГРАММА ТРЕНИНГА:

 Роль руководителя

– Ориентиры профессионального пути: кто и кем может быть? («универсал», «эксперт», «управленец» и др..)

– Что если в подчинении уже есть люди: кто ты и какова твоя роль? 

– Зачем бизнесу управленцы и зачем нужен эффективный менеджмент? Суть менеджмента и функции руководителя в организации

– За что несет ответственность руководитель? Руководитель и лидер – в чем разница и что общее?

Эффективное управление сотрудниками

– Что значит «Эффективный менеджмент»?

– Стили управления. Определение собственного стиля руководства.

– Ловушки менеджеров и их последствия:

а) Ответственность за результат, не значит «основное я сделаю сам»!

б) Командный стиль, не равно «я тут командую»!

в) Делегирующий стиль, не равно «скинуть задачу, пусть сами решают»!

– Ситуационный подход к руководству – баланс для эффективного менеджмента

Организация работы отдела

– Цикл управления

– Смарт-цель и декомпозиция целей, приоритеты и контроль

– Регулярные собрания как инструмент оперативного менеджмента

Постановка задач сотрудникам

– Отличие целеполагания от постановки задач

– Алгоритм постановки задач

– Постановка задач сотрудникам по проблеме, по результату, по алгоритму

– Постановка задач в зависимости от уровня готовности подчиненного: принципы и правила

– Навыки стилевой гибкости менеджера на основе уровня готовности сотрудника к выполнению задачи (ролевые игры).

Делегирование

– Делегирование полномочий: возможности и границы

– Задачи, которые нельзя делегировать

– Барьеры в делегировании

Эффективные совещания — тренинг, 1 день

ПРИНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ И ЭФФЕКТИВНЫЕ СОВЕЩАНИЯ

Масса встреч, собраний и совещаний проходит впустую. Если вы хотите повысить КПД группового обсуждения, улучшить качество принимаемых решений и внедрять бизнес-идеи, а не просто их обсуждать. Вам сюда!

В тренинге вы узнаете и приобретете следующие навыки:

Блок 1.  Секреты организации эффективной встречи для принятия и внедрения бизнес-решений

Блок 2.  Модель принятия решений по методологии Адизеса. 8 шагов

Блок 3. Условия, необходимые для безотлагательного внедрения и реализации решений. 6 этапов

ЗАКАЗАТЬ >> 

Мотивация Команды — тренинг, 1 день

КРАТКАЯ ПРОГРАММА ТРЕНИНГА:

Тренды, которые важно знать

Тренды, которые важно знать

• Что такое «команда» и зачем она нужна?

• Какая команда будет эффективной

• Роль руководителя, лидера в команде

• Эффекты команды: «позитивные» и «негативные»

Мотивация

• Суть понятий мотивация и мотивирование. Цели мотивирования персонала

• Эволюция теорий мотивации: что мотивирует нас работать?

• Теория поколений, особенности сотрудников в команде

Управление мотивацией

• Мотивирование с учетом потребностей подчиненных.

• Мотивационный анализ различных категорий сотрудников компании.

• Деловая игра «Виртуальный отдел».

• Экспресс-диагностика мотивации сотрудника в непосредственном общении с ним. Метод беседы с использованием технологии «5П».

• Мотивация отдельного сотрудника и мотивация команды, принципиальные подходы и отличия.

• Принятие решение по сотруднику. Поощрение. Наказание. Похвала. Критика.

Обратная связь. Управленческий диалог

• Принципы и правила обратной связи

• Цели и функции обратной связи

• Конструктивный управленческий диалог: этапы, алгоритм

• Выводы и оценка: правильные и ошибочные действия по ходу общения с подчиненным

ЗАКАЗАТЬ >> 

Тайм-менеджмент и личная эффективность — тренинг, 2 дня

Цель: развить компетенции в области личной эффективности

Задачи

• освоить ключевые факторы личной эффективности

• научить чёткости и ясности в определении целей и путей их достижения

• научить выявлять и устранять ограничения на пути достижения значимых целей

• освоить принципы расстановки приоритетов

• освоить инструменты и приёмы планирования

• освоить принципы «внутренней игры» на работе

  Приобретаемые компетенции:

  • личная эффективность

  • планирование и организация

    Ожидаемые результаты обучения. По результатам обучения участники смогут:

  • осознать свои сильные стороны в управлении временем и свои ограничения;

  • расставлять приоритеты и эффективно планировать работу;

  • мотивировать себя на высокие стандарты личной эффективности;

  • работать сфокусировано, использовать техники формирования рабочего состояния и самомотивации на достижение результата

День первый: Инструменты тайм-менеджмента

1.             Проблема современного человека.

•               Вызовы современности в работе и жизни

•               Многозадачность

•               Цейтноты и стресс

•               Может ли помочь нам тайм-менеджмент?

2.             Инструменты тайм-менеджмента или эффективная самоорганизация

•               Цели, приоритеты и ответственность

•               Сначала важное. Потом срочное! Матрица расстановки приоритетов

•               TimeLine как способ быстрого и наглядного планирования

•               Принцип «Кирпичей», «Хрустальных шаров» и «Зеленых коридоров» в планировании

•               Хронос и Кайрос планирование

•               Блочное планирование дел

•               Топ-10 лайфхаки + обмен опытом

•               Практикумы

День второй: Основы личной эффективности

1.             Индивидуальный стиль организации и восприятия времени

•               Биологические особенности организма и тайм-менеджмент. Биоритмы

•               Время и индивидуальный стиль менеджмента по И. Адизесу. Особенности управления временем Предпринимателя, Администратора, Интегратора, Производителя

•               Коммуникации как ресурс времени (умение эффективно общаться, говорить «нет», ценить собственное время и время окружающих)

2. Как заряжаться и поддерживать энергию и работоспособность?

•               Почему мы ставим много целей в жизни и бизнесе, но не всегда их достигаем?

•               Что такое Лень? Причины демотивации: внешние и внутренние

•               Самомотивация — что это? «Что?»-«Как?»-«Зачем?» Три инструмента для самомотивации

•               Способы справиться с рутиной и текучкой

•               Ресурсное состояние и методы его создания

•               Оптимизм и пессимизм как факторы личной эффективности

3.             Личная миссия. Баланс и эффективность.  Смысл в деятельности.

•               Анализ областей жизни, влияющих на распределение времени. Цели и ценности. Как найти баланс?

•               Упражнение «Если бы этот день…»

•               Миссия и ее влияние на общую эффективность

•               Упражнение «Прогулка к личной миссии»

ЗАКАЗАТЬ >> 

Системный мыслитель — управляйте своим временем как лидер

Многие лидеры жаждут времени. Работая с предположением, что более продолжительное рабочее время ведет к повышению производительности, они заставляют себя и других повышать эффективность, а затем стараются «втиснуть» хорошее и качественное время с близкими. Ожидается, что от работающих людей будут работать в быстром темпе и они будут высокопроизводительными; но в то же время существует хроническое ощущение индивидуального и коллективного отставания, неоптимальной производительности труда и надвигающегося выгорания.

Способность лидеров более эффективно справляться с увеличением нагрузки и выгоранием очень важна, потому что их поведение оказывает значительное влияние на других. Недавние исследования подтверждают, что в условиях стресса люди действуют более оборонительно, принимают менее правильные решения и буквально теряют «исполнительную» функцию своего разума. Это особенно дорого обходится лидерам, поскольку они задают тон своей организации. Их настроение влияет на то, как другие думают и ведут себя, поэтому люди вокруг них также имеют тенденцию реагировать запутанно, защищаться и иначе непродуктивно.

Когда мы спрашиваем наших клиентов, что они знают о том, как управлять временем, они перечисляют многие знакомые подходы: ставить цели, планировать наперед, делегировать, отслеживать обязательства, чтобы гарантировать завершение работы, и создавать управляемые списки «сделать». Когда мы спрашиваем, используют ли они эти инструменты, мы получаем один из двух ответов:

1. Мы делаем все это, и этого недостаточно для того, чтобы соответствовать требованиям, с которыми мы сталкиваемся, или
2. Мы знаем, что должны делать это, но у нас нет на это времени.

Традиционные подходы к тайм-менеджменту полезны при организации работы. Однако одного лишь повышения личной эффективности недостаточно для того, чтобы помочь лидерам решить этот ключевой стратегический вопрос: как достичь высоких уровней устойчивой и долгосрочной производительности, одновременно решая задачу делать больше с меньшими затратами. Мощная динамика на рабочем месте побуждает людей, индивидуально и коллективно, тратить большое количество своего рабочего времени на непродуктивную деятельность. Лидеры должны понимать природу этой динамики и то, что они могут сделать, чтобы изменить индивидуальные и коллективные привычки действий.

Цель этой статьи — помочь руководителям на всех уровнях обновить свой подход к управлению временем, чтобы лучше решать проблемы современного рабочего мира. Ключевые элементы этого нового подхода:

1. Ориентация на устойчивую продуктивность
2. Выявление и сокращение «фантомной рабочей нагрузки» — работы, которую люди невольно создают для себя, сокращая обходные пути или пытаясь избежать важных и трудных задач
3. Инструменты для более эффективного управления временем в четырех областях лидерства
4. Модель изменения поведения, которая позволяет людям надежно воплощать хорошие идеи управления временем — как традиционные, так и новаторские — в устойчивую практику.

Повышение устойчивой производительности

Возможно, наиболее важным допущением, которое ставит под сомнение руководство, является то, что более усердная работа — большее количество часов и больше дней в году — увеличивает производительность. Это соблазнительное предложение, потому что упорный труд работает до определенного предела, а за его пределами личные последствия включают снижение работы мозга, повышенный стресс и проблемы со здоровьем, снижение эффективности и натянутые или неудачные отношения. Влияние на команды и подразделения также велико: переутомление часто приводит к ошибкам, которые приводят к низкому качеству и доработке; недопонимания и ненужные конфликты; отсутствие инноваций; и обширные, непродуктивные встречи.Последствия переутомления иногда очевидны, а иногда — незаметны, но они коварны и приводят к долгосрочному снижению качества жизни.

Билл, старший менеджер крупной фармацевтической компании, много часов работал, чтобы не отставать от своих обязанностей, в том числе руководил несколькими глобальными командами, разрабатывающими проекты маркетинговых исследований. Ему нравилось быть экспертом, в котором нуждались люди по всему миру, и он пытался сделать себя доступным для своих коллег. Он гордился тем, что проводит долгие часы на работе и доступен дома.Но когда Мэрилин встретила его, он был в центре жестокого развода и находился под пристальным вниманием своего босса. Он чувствовал, что его тянут во многих направлениях, и ему было трудно сосредоточиться на сути своих обязанностей. Ему также было трудно показать руководство, в котором нуждался его отдел, и он был известен как неустойчивый и ненадежный менеджер. В некоторые дни он был бы удален и недоступен; с другими он будет болтливым и даже многословным. Из-за того, что он был настолько растянут, он позволял своим подчиненным подолгу бегать без присмотра.Затем, когда он выспался или уменьшил отставание, он смотрел на то, что произошло без него. Удивленный или даже шокированный тем, что он видел, он нырял с тонкозубой расческой, раздражая своих подчиненных и вызывая недовольство тем, что раньше его не было. Чувствуя обиду, он отступал, и неравномерный цикл управления повторялся.

Цена его неаккуратного поведения была высока, но ему было трудно отказываться от просьб о его экспертном совете.Если он собирался выжить в компании, ему пришлось бы глубоко восстановить свою энергию, научиться расставлять четкие приоритеты и выровнять свое управленческое поведение.

Руководители должны думать не просто о повышении уровня труда и производительности, но, прежде всего, о повышении уровня устойчивой производительности. Под устойчивой производительностью мы подразумеваем:

• Правильное выполнение дел в срок и
• Сохранение и восстановление ресурсов, включая самого себя, хорошее положение с коллегами и клиентами, а также отношения с семьей, обществом и окружающей средой

Опыт показывает, что время — это не то, что можно сэкономить; его можно потратить только более или менее разумно.Один из способов подойти к этому — прояснить, что для нас действительно важно, жить в соответствии с нашими глубочайшими ценностями и служить интересам других, а также своим собственным. С точки зрения лидера, управление временем должно заключаться в том, чтобы помогать себе и другим делать мудрые и зачастую смелые решения, а не делать больше с меньшими затратами.

Снижение фантомной нагрузки

Один из лучших способов повысить устойчивую производительность — снизить то, что мы называем «фантомной рабочей нагрузкой». Фантомная рабочая нагрузка — это непреднамеренная работа, возникающая, когда люди либо выбирают целесообразные, но неэффективные короткие пути, либо избегают выполнения таких важных и сложных задач, как:

• Разъяснение миссии, видения и ценностей
• Задавать вопросы, которые ставят под сомнение то, что является двусмысленным или нереальным
• Выявление и разрешение конфликтов
• Уточнение и оптимизация процессов принятия решений
• Предоставление откровенных и конструктивных отзывов
• Разграничение людей с помощью санкций и поощрений
• Запуск инновационных проектов
• Принятие решений, требующих сокращения инвестиций в программы или проекты

Последствия фантомной рабочей нагрузки включают переделку, недовольство клиентов, хронический организационный конфликт, длительные непродуктивные встречи, трату времени на решение одной и той же проблемы снова и снова и обширные подтверждения.Фантомная рабочая нагрузка выглядит реальной и неизбежной, но она может добавить часы к ежедневной рабочей нагрузке без существенной выгоды. Лидеры невольно создают порочный круг, в котором рабочая нагрузка, создаваемая решением этих дополнительных проблем, приводит к усилению давления, что, в свою очередь, приводит к большему стрессу и дальнейшему нежеланию или неспособности выполнять сложные задачи (см. «Фантомная рабочая нагрузка»).

В одном случае спонсор нового проекта в крупной нефтяной компании решил не присутствовать на двухчасовом стартовом совещании по проекту.У него были другие задачи, и он хотел с самого начала уполномочить своего руководителя проекта взять на себя ответственность. Однако встреча прошла не очень хорошо, потому что члены проектной группы из разных частей компании не могли согласовать цели проекта, процессы принятия решений и ответственность. Спонсор впоследствии потратил 120 часов на работу с различными отделами и отдельными лицами, чтобы разрешить неясности и конфликты — в 60 раз дольше, чем на первоначальной встрече!

ФАНТОМ РАБОЧАЯ НАГРУЗКА

В другом примере группа клинической информатики крупной медицинской компании оказалась в ловушке чрезмерных обещаний и недостаточных поставок для своих внутренних клиентов.Руководство группы признало, что у него есть два способа справиться с этим давлением производительности: установить реалистичные ожидания с клиентами или взять на себя обязательства, которые группа не была уверена в своих силах. Было сложно установить реалистичные ожидания, потому что сами клиенты испытывали сильное давление с целью улучшить краткосрочные бизнес-результаты, компания была сильно децентрализована, а новаторскую работу, которую выполняла группа, было трудно оценить. Напротив, многообещать было проще, они вызывали интерес клиентов и ставили перед членами группы вдохновляющие цели.Более того, время от времени, с огромным толчком, группа действительно «вытаскивала кролика из шляпы».

Избежание сложной задачи установления реалистичных ожиданий, которая требовала безжалостного портфолио, а также планирования проекта, привело к непредвиденным последствиям, которые еще больше усилили давление на производительность.

Во-первых, группа находилась в постоянном стрессе, чтобы оправдать в целом нереалистичные ожидания. Поскольку они часто торопились с завершением проектов, они создавали множество ошибок в выпусках своих продуктов, которые необходимо было исправить.Это привело к тому, что на планирование и точную оценку времени ушло еще меньше времени. Им также пришлось вести переговоры о давлении со стороны клиентов, поскольку задержки увеличивались. Когда разочарование клиентов усилилось, доверие к группе снизилось, что еще больше подорвало ее способность пересматривать нереалистичные ожидания клиентов. Более того, усталость и разочарование усилились вместе со стрессом, что еще больше снизило творческий потенциал группы и общую эффективность работы (см. «Чрезмерные обещания и недостаточные результаты»).

ПРЕВЫШАЮЩИЕ И НЕ ПРЕДСТАВЛЯЮЩИЕ

Важные задачи, которых лидеры избегают, обычно бывают трудными, неприятными или вызывают беспокойство.Таким образом, рассмотрение фантомной нагрузки как способа управления временем требует от людей решения сложных задач. От руководителей требуется, чтобы они выходили за рамки выполнения текущих задач по-другому, чтобы заняться тем, чего они не делают. Независимо от того, называют ли они эту тенденцию «избеганием», «откладыванием на потом» или просто «отказом от решения», лидеры должны внимательно посмотреть на задачи, которые они оставляют без внимания, прежде чем решить, что выгоды от отказа от их выполнения превышают затраты. Таким образом, «тайм-менеджмент» становится развитием лидерства.По мере того, как мы сталкиваемся с задачами, которых обычно избегаем, мы укрепляемся, чтобы принимать трудные решения, более изящно противостоять трудным людям и ситуациям и перестаем уклоняться от того, что необходимо решить.

Управление временем в четырех доменах

Полезно думать об управлении временем в четырех областях. Эти области представляют собой духовную, ментальную, эмоциональную и физическую сферы, которые соответствуют четырем ключевым функциям лидерства: мобилизация приверженности, стратегическое мышление, построение отношений и сообщества и организация действий.В таблице «Управление временем в четырех областях» описаны эти функции и связанные с ними задачи управления временем.

Эффективные лидеры должны работать во всех четырех областях, лично или косвенно, через людей, которых они поддерживают. Мы часто создаем фантомную рабочую нагрузку в тех областях, в которых мы наиболее слабы, поскольку именно здесь мы стараемся избегать задач, которые необходимо выполнить. Развитие или даже поддержка слабых сторон не всегда бывает естественным для людей, которые достигают успеха на основе одной или двух сильных сторон.Например, Джек Уэлч был назначен генеральным директором GE из-за его необычайной способности добиваться поставленных целей. Даже во время его раннего пребывания на посту его репутация устранять непродуктивную работу и целые предприятия заработала ему прозвище «Нейтронный Джек». Однако со временем Уэлч пришел к выводу, что руководство GE требует, чтобы он сосредоточился не только на результатах, но и на ценностях. Он процитировал, что поворотный момент в преобразовании компании произошел, когда он принял неоднозначное решение уволить менеджеров, которые получали результаты, но не могли применять новые ценности организации.

УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЯ В ЧЕТЫРЕХ ДОМЕНАХ

Обязательства по привлечению средств

По мнению исследователей Хайке Бруха и Сумантры Гошал, высокоэффективные менеджеры демонстрируют высокую степень сосредоточенности и энергии. Возникающее в результате сильное чувство цели позволяет им использовать ограниченное время с максимальной пользой (в «Остерегайтесь занятого менеджера», Harvard Business Review, февраль 2002 г.). Они опираются на свою целеустремленность, чтобы разобраться с многочисленными требованиями своего времени и нацелить несколько ключевых вкладов, которые они хотят внести.

Напротив, люди, у которых нет достаточно времени для выполнения дел, часто оказываются в реактивном режиме. Если они не связаны со своим чувством цели и ценностей, ими легче движет то, что от них хотят другие, чем их собственное врожденное чувство направления. В мире, где всегда слишком много дел, отсутствие ясной личной цели делает их уязвимыми для попыток сделать все. В результате они часто теряют концентрацию и сбиты с толку.

Исследование Бруха и Гошала оказывает поддержку менеджерам, которые стремятся жить жизнью, руководимой внутренним компасом, вместо того, чтобы держать руку на пульсе.Знание того, что глубоко волнует, отличается от знания того, что ему нравится делать; действительно, верность своей цели часто дает мотивацию к важным, но трудным действиям. Вовлечение в чувство цели — это практика, а не разовое мероприятие. Возможно, нам придется задавать вопросы: «Что меня действительно волнует? За что я стою? Что для меня важнее всего? »

Проделав тяжелую и полезную работу по реализации собственного чувства цели, эффективные лидеры интуитивно понимают и формируют общую цель, объединяющую их организации.Когда лидеры направляют людей в своих организациях к формулированию общих ценностей, миссии и видения, они «экономят» время позже, разъясняя руководящие идеи, которые лежат в основе принятия решений во всей организации.

Знание своей цели и задач вашей организации позволяет вам определить уникальный вклад, который вы можете внести. Этот вклад усиливает вашу страсть и таланты в тех немногих местах, где вы можете оказать наибольшее влияние с учетом потребностей и направления деятельности организации.Он становится вашей навигационной системой, помогая вам реагировать на чрезмерные требования, дразнящие возможности, неизбежные кризисы и частые перерывы, которые могут так легко отвлечь вас от вашего пути.

Мыслить стратегически

Уточнение уникального вклада, который вы хотите сделать, позволяет вам установить ограниченное количество целей. Целеустремленные менеджеры, как правило, работают над достижением одной-трех целей одновременно и дисциплинируют своих непосредственных подчиненных, чтобы они делали то же самое. Ограничение целей может показаться рискованным для руководителей, обеспокоенных упущенными возможностями или движением в неверном направлении.Однако растущие цели часто заменяют здравое стратегическое мышление, разрешение конфликтов и принятие жестких решений. Возникающая в результате двусмысленность, путаница и хронические конфликты обходятся дорого. Переутомление, обида, недоверие и выгорание — одни из самых высоких затрат.

Лидеры, которые знают несколько целей, которых они хотят достичь, лучше подготовлены к трудным компромиссам, например между:

• Краткосрочные и долгосрочные
• Срочно или важно
• Easy vs.сложно
• Комфортно vs. неприятно

Эти компромиссы трудны, потому что мы часто предпочитаем левую колонку. По иронии судьбы многие менеджеры сообщают, что у них никогда не бывает времени заниматься тем, на чем, по их мнению, следует сосредоточиться, — будь то планирование, поддержка других или оценка эффективности. С этой точки зрения соблюдение приоритетов часто становится актом смелости и ломкой стереотипов, даже воспитанием характера. В книге Стивена Кови по тайм-менеджменту First Things First уделяется большое внимание решению долгосрочных важных вопросов, а не срочным краткосрочным вопросам.Чтобы развить навыки работы с правой колонкой, мы задаем несколько иные вопросы, когда решаем, на чем сосредоточить внимание:

• Чего я избегаю?
• Что кажется наиболее актуальным и неотразимым, но на самом деле не так уж и важно?
• Какими важными задачами я «не занимался» последние несколько дней, недель или месяцев?
• Кого я обвиняю в том, что они не сделали что-то важное? Какова моя роль в этом?

Повышение осведомленности о правой колонке может привести к дополнительным вопросам, которые помогут людям сосредоточиться на том, чего они избегали, что действительно важно:

1. Чего конкретно вы избегаете? Почему?
2. Каковы последствия избегания этого? Насколько это важно на самом деле?
3. Какова ваша цель для ее решения?
4. Какой первый шаг вы собираетесь сделать? К какому сроку?
5. Какой второй шаг вы собираетесь сделать? К какому сроку?
6. У кого вы попросите поддержки?

Поскольку точные оценки времени могут иметь решающее значение не только для успеха проекта, но и для удовлетворения всех участников, их оценка является важной частью определения приоритетов и планирования.Для этого мы опираемся на предыдущий опыт; научитесь включать такие скрытые факторы, как время сотрудничества, время перехода и работу с непредвиденными препятствиями; и создайте буфер для «сюрпризов». Эти рекомендации могут помочь:

• Поверхность и бросьте вызов внутреннему и внешнему давлению, заставляющему недооценить, сколько времени займет работа.
• Включите в свои оценки время для подготовки, сотрудничества, перехода и завершения.
• Учитывайте непредвиденные обстоятельства — устанавливайте личные крайние сроки заранее, чтобы обеспечить достаточное буферное время.
• Используйте ретроспективный прогноз как инструмент планирования.

Часто люди говорят, что с культурной точки зрения неприемлемо говорить правду о том, сколько времени занимает проект. Однако определение стоимости недооценки времени может укрепить смелость для получения более точных оценок заранее. Один менеджер сказал: «В нашей компании у нас никогда не бывает времени делать все правильно, но у нас всегда есть время, чтобы сделать это заново». В этом суть фантомной рабочей нагрузки, и правильная оценка времени может существенно ее уменьшить.

Строительные отношения

Доверие и уважение являются отличительной чертой сегодняшних все более сетевых организаций.Установление четких приоритетов, управление трудными компромиссами и эффективное прогнозирование того, сколько времени займет работа, — все это помогает укрепить доверие. Способность брать на себя надежные обязательства снижает эффект домино, вызванный несоблюдением сроков, когда неспособность одного человека выполнить задание вовремя подрывает способность других делать то же самое. Это также избавляет людей от необходимости отвлекаться от своих обязательств, чтобы помочь завершить чью-то работу, что одновременно приводит к потере времени и убийству отношений.

Как бы ни была важна надежность, в некоторых организациях людям сложно сдержать свое слово.Просьбы о выполнении дополнительной работы поступают часто и во многих формах: в виде требований, перерывов, кризисов и возможностей.

Чтобы быть верным себе и своему слову, требуется готовность и смелость сопротивляться тому, чтобы сказать «да», когда просьба уводит вас от выбранных вами целей или вы не уверены, что сможете выполнить. Сказать «Нет» не рассматривается как вариант во многих организациях. Более того, чтобы угодить другим, люди часто принимают неоднозначные или нереалистичные запросы. Разъяснение характера запроса может быть истолковано как не кооперативное или командное.Например, несколько членов группы клинической информатики считали:

• , «Мне нельзя сопротивляться. Мы знаем, что программисты не пишут шесть часов в день, но мы на это рассчитываем ».
• , «Ожидания клиентов полностью вне нашего контроля».

Более того, в организациях, которые ценят занятость выше эффективности, призывать других держать свое слово может быть столь же непопулярным. Как мы привлекаем людей к ответственности за опоздание на проект или встречу, когда мы знаем, насколько мы все напряжены?

Несмотря на соблазн ответить «да» на запросы, помогает выиграть время, прежде всего, обдумав следующее:

1. Соответствует ли выполнение запроса вашим личным намерениям, навыкам и ресурсам?
2. Если запрошенная работа напрямую не поддерживает ваши цели, создает ли она достаточный социальный капитал, который позволит вам добиться успеха в выбранных вами путях?
3. Это SMART-запрос? (Эта структура основана на работе Фернандо Флореса.)

• S Особенности: детали прозрачные
• M Измеримый: каждый понимает стандарты запрашивающего
• A Достижимо: запрос осуществим
• R Реалистично: можно удовлетворить запрос
• T Ограничено по времени: есть четкие даты завершения и промежуточной коррекции

Следующие вопросы дополнительно подтверждают упорную работу по заключению эффективных соглашений:

• Когда и с кем вы считаете, что не можете уделить время разъяснению характера запроса?
• Когда и с кем вы переключаетесь (клиенты, коллеги, начальство)?
• Какие убеждения и образ мышления заставляют вас браться за неоднозначную работу, в которой вы не уверены, что сможете выполнить?

Наконец, важно отметить, что есть варианты между ответом на запрос безоговорочным «Да» или «Нет».Иногда наиболее ответственный ответ — тот, который лучше всего учитывает потребности другого человека, а также ваши возможности, — может быть:

• Спросите разъяснений; убедитесь, что вы получили SMART-запрос.
• Предложите проверить свои ресурсы и вернуться к запрашивающему через указанное время.
• Сделайте встречное предложение, которое, по вашему мнению, все еще может удовлетворить потребности запрашивающего.
• Разъясните компромиссы, которые вы видите, и совместно решите проблему.

Обратной стороной надежных обязательств является обеспечение того, чтобы другие соблюдали свои договоренности с вами.Менеджеры часто избегают делегирования полномочий, потому что чувствуют, что могут делать работу лучше или быстрее сами. Это может быть правдой, но это означает, что менеджер не создает условий для успеха других. Более того, если делегируемая работа повторяется, выгоды, полученные с течением времени, если вы не выполняете ее самостоятельно, должны перевесить предварительную работу, связанную с обучением кого-то еще.

Следующие рекомендации помогут вам укрепить мнение других:

• Помните, что получение поддержки со стороны других требует четкого и регулярного двустороннего общения — как в начале, так и в течение всего срока действия обязательства.
• Убедитесь, что ваши собственные запросы являются SMART.
• Дайте людям возможность задать вопрос или изменить запрос.
• Найдите время, чтобы следить за прогрессом, оказывать поддержку, когда вас об этом просят, и поощряйте учиться на неудачах, а также на успехах на этом пути.

Встречи также отнимают уйму времени. По мере того, как организации становятся более плоскими и объединенными в сети, в дополнение к более традиционным внутренним собраниям, кажется, требуется проводить множество встреч между подразделениями.Между бесконечными встречами и перепиской по электронной почте многие обеспокоены тем, что у них остается очень мало времени для продуктивной работы.

Повышение продуктивности собраний, включая оценку необходимости их проведения, является важной частью управления временем. В то же время мы думаем, что увеличение количества встреч в сегодняшних организациях также требует второго и более всеобъемлющего ответа. В организациях наблюдается такое постоянное движение, что в некоторых случаях собрания заменяют организационную структуру и организационные нормы.Целевой группе в масштабах всей организации может быть поручено оценить, как организация использует собрания в целом, измерить их эффективность, обучить руководителей и руководителей сети, чтобы лучше использовать этот важный ресурс, и одновременно определить, какие собрания можно полностью исключить или заменить альтернативными формами проведения. коммуникация. Одно частичное решение, используемое некоторыми компаниями для уменьшения заторов на встречах в сегодняшних сетевых структурах, состоит в том, чтобы сегментировать типы встреч и запланировать все встречи аналогичного типа на одни и те же дни или недели.

Наконец, когда мы смотрим на то, как отношения влияют на способность людей управлять временем, мы хотим привлечь внимание к самым важным отношениям — отношениям каждого из нас с самим собой. Наш жизненный опыт — это наш ключевой ресурс «тайм-менеджмента». Когда мы чувствуем себя бодрыми и живыми, мы можем встретить нашу работу с силой и энергией. Когда мы тащимся за собой, наша лучшая надежда — пережить день. Один коллега говорит: «Когда я хорошо отдохнул и в хорошей форме, я могу за четыре часа сделать то, что в противном случае у меня заняло бы восемь.”

Легко пренебречь заботой о себе во имя продуктивности, но работать усерднее и дольше не становится продуктивнее после определенного момента. Забота о себе важна для поддержания радости и приверженности работе. Утверждение ценности заботы о себе бросает вызов нашим ментальным моделям. Например, один руководитель, который посещает дневные занятия йогой в своем банке, говорит своему коллеге: «Я ухожу, чтобы повысить свою продуктивность». Другие компании вынуждают своих сотрудников брать отпуск, ограничивая доступ к электронной почте в определенные периоды года.

Джим Лоер и Тони Шварц, которые много работали как с руководителями высшего звена, так и с профессиональными спортсменами, пришли к выводу, что энергия, а не время — самый ценный ресурс человека (The Power of Full Engagement, Free Press, 2003). Они рекомендуют способы мобилизации энергии в четырех областях — духовной, умственной, эмоциональной и физической — которые соответствуют четырем областям лидерства, описанным здесь. Развитие периодов самообновления в течение дня, таких как пятиминутные перерывы на растяжку, может продлить и увеличить энергию.Для многих самый важный источник обновления — это семья. К сожалению, потребности в работе часто проявляются дома, где люди чувствуют себя более комфортно, выражая негативную энергию, которая накапливается в течение дня. Подход к семье и дружбе как к второстепенному или даже как к свалке угрожает самой поддержке, которая необходима многим людям для поддержания устойчивой продуктивности на работе.

Обновление на всех уровнях — ключ к поддержанию интереса к работе и жизни. Перерывы для ухода за собой в течение дня, недели и года необходимы для того, чтобы максимально использовать время, которое у нас есть.

Организация действий

Принятие мер неизбежно приводит к естественному беспорядку: бумаги и книги раскладываются на поверхности, электронные папки и файлы открываются, записываются заметки и т. Д. Критическим моментом в отслеживании информации и «вещей» является то, что мы делаем после того, как мы создать беспорядок. Складываем ли мы вещи в места, откуда мы можем легко их достать, или мы позволяем временному хаосу расширяться до бесконечности? Убираем ли мы свои творческие беспорядки или создаем токсичные? Честно ответить на эти вопросы может быть особенно сложно для руководителей, которые видят общую картину и не хотят беспокоиться о деталях.

Может быть полезно помнить, что эффективное лидерство включает не только идеи, но и реализацию, и что реализация заключается в деталях. Люди могут добиваться великих дел, не заботясь о некоторых основах, но может наступить время, когда потребуется обращение к фундаментальным организационным навыкам.

Организация действий означает создание полезных, работающих систем и привычек для быстрого доступа к информации, отслеживания обязательств и эффективного управления электронной почтой. Целью хорошей файловой системы является поиск, а не хранение.После того, как вы настроите значимые категории и найдете элементы, по которым их можно будет быстро снова найти, важно выработать практику регулярной сортировки файлов. Хотя это может показаться пустой тратой времени, поиск потерянных вещей тратит больше зря. Согласно одному исследованию офисов, 15 процентов бумаг регулярно теряются безвозвратно, и каждая потерянная бумага обходится бизнесу в среднем в 120 долларов.

Первоначальное отставание огромно. Начало сортировки груды скопившихся бумаг может вызвать беспокойство, потому что они часто являются скоплением невыполненных решений, проектов, от которых нужно отказаться, или путаницы в задачах.Груды есть, потому что мы не хотим с ними иметь дело. Помните о своей цели и видении управления временем. Заручитесь поддержкой исполнительного помощника или профессионального тренера по организационным вопросам. Повторяющиеся короткие усилия (например, 10–30 минут в день) могут устранить громоздкие сваи. Выработка привычки регулярно подавать документы — один раз в день, неделю или месяц — предотвращает возврат кучи.

Вторая организационная задача — отслеживать обязательства, которые вы принимаете перед другими и другие перед вами. Лидеры берут на себя обязательства во многих местах в течение дня.Мы рекомендуем сразу же размещать их в письменном виде, а затем, не реже одного раза в день, собирать в одном месте. Каким бы ни был состав списка, важно выбирать определенное количество пунктов на каждый день до того, как спадет ажиотаж — в идеале — накануне или перед тем, как открыть письмо утром. Наконец, мы рекомендуем руководителям проводить еженедельный обзор, чтобы обновить свои обязательства и убедиться, что другие выполняют свои обязательства перед ними.

Электронная почта стала благом и отравой для многих людей в организационной жизни.Это устройство, экономящее время, которое, наряду с сотовыми телефонами и Blackberry, по иронии судьбы оставило нам меньше свободного времени, чем когда-либо прежде. Один недавний клиент назвал это «безликим способом бездумного делегирования полномочий». Мы обнаружили, что некоторые люди могут наилучшим образом использовать электронную почту, если они следуют определенным правилам, например, из раздела «Управление электронной почтой». Руководители также несут ответственность за помощь своим командам и организациям в создании эффективных протоколов электронной почты.

Изменение поведения

Практики тайм-менеджмента — это привычки мысли и действия, которые требуют времени и усилий для изменения.Задача состоит в том, чтобы изменить некоторые очень личные способы существования в этом мире. Хотя личные изменения по определению индивидуальны, мы предполагаем, что следующие семь шагов могут помочь процессу (см. «Изменение поведения»).

ИЗМЕНЕНИЕ ПОВЕДЕНИЯ

Знайте цель изменений

Установление мощной цели для изменений является ключом к поддержанию энергии и мотивации для внедрения новых практик. Спросите: «Каковы затраты на продолжение такого пути и каковы преимущества изменений?» Цена неправильного использования времени может быть очень высокой: нанесение ущерба репутации на работе, потеря здоровья и благополучия, а также дестабилизация любовных отношений.Трудно нести эти расходы; тем не менее, боль может привести к приверженности к более устойчивому образу жизни. Выявление преимуществ перемен также может быть мотивацией: среди них могут быть более стабильная семейная жизнь, лучшее здоровье, чувство благополучия и больший успех в работе.

Создайте свое видение

Visioning помогает людям найти новое направление, которое избавляет их от сегодняшних проблем. Его часто используют для описания долгосрочного стремления к общей картине. Спортсмены используют зрение, чтобы представить себе желаемые высокие результаты в конкретном соревновании.Visioning — полезный инструмент для пересмотра реальных дней и недель. Без представления о желаемой повседневной жизни легко потеряться в ежедневных стрессах. Вот несколько хороших вопросов для видения: «Какими бы мне хотелось, чтобы мои дни были? Как я могу представить, что чувствую себя на вершине своей работы и полон энергии? С какими деталями рабочего дня я хотел бы работать по-другому? »

УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

1. Сосредоточьтесь на своих стратегических приоритетах на день, прежде чем отвечать на электронную почту.
2. Ограничение времени для проверки электронной почты в течение дня.
3. Немедленно отбросьте все обезличенные и не относящиеся к делу сообщения.
4. Кратко отвечайте на сообщения, требующие немедленного ответа.
5. Используйте протоколы темы для ускорения связи.
6. Поместите все сообщения электронной почты, связанные с информацией, в папки, которые вы создали для этой цели.
7. Хранить в почтовом ящике только живые сообщения.
8. Выделяйте время ежедневно или еженедельно для работы со сложными ответами.
9. Очищайте свой почтовый ящик каждую неделю.
10. Попросите людей удалить вас из своих списков рассылки, которые больше не подходят.
11. Не пишите сообщения, когда вы расстроены, и не используйте электронную почту для конфиденциального общения.

Подводя итоги текущей реальности

Многие люди ломают голову над тем, как трудно контролировать свое время. Они стараются хорошо распоряжаться своим временем, но внешнее давление всегда подавляет их. Часто эта дилемма возникает из-за того, что они никогда точно не оценивали источники своих проблем с временем. Они говорят: «Это мой начальник. Здесь культура. Это все эти встречи.Это мой Blackberry. Поскольку эти ответы кажутся правдивыми, они не чувствуют необходимости задавать вопросы более глубоко.

Оценка текущей реальности включает признание культурных, организационных и личных факторов, влияющих на вашу рабочую нагрузку; точно описывающий ваш текущий рабочий день; и выявление основных убеждений и предположений, определяющих, как вы проводите свое время. Это требует личной ответственности за то, как обстоят дела, — признания как сознательного выбора, так и бессознательной реакции на внешнее давление.

Люди часто избегают изучения своих проблем с тайм-менеджментом, потому что чувствуют, что у них нет времени посмотреть на то, как они себя ведут. Удивительно, однако, что самонаблюдение не требует дополнительного времени. Требуется готовность активировать внутреннюю свидетельствующую часть себя. Когда вы приподнимаете завесу ярлыков, суждений и иллюзий, приемлемое соединение с реальностью может быть весьма удовлетворительным. Для многих людей очень важно начать просто наблюдать и познавать себя, не усиливая громогласные внутренние голоса, не защищаясь и не стыдя себя.

Подведение итогов на организационном уровне включает в себя разработку системной диагностики коренных причин, лежащих в основе проблем организации с течением времени. Например, «Чрезмерно многообещающие и недостаточно эффективные» проливают свет на причины, по которым группа клинической информатики чувствовала такой стресс и нехватку ресурсов. Это помогло им честно поговорить об их ответственности за создание динамики, которую они испытали, и рассмотреть альтернативные ответы на давление в масштабах компании.

Получить поддержку

помогает нам часто вносить серьезные изменения, связанные с перераспределением нашего времени.Это может уменьшить чувство изоляции — ощущение того, что вы единственный, кто борется с этими проблемами. Это может обеспечить подотчетность или воодушевление, когда дела идут плохо. Одна из мощных форм поддержки — это признательная конфронтация: «Вы очень креативны, дальновидны и прекрасно работаете во многих отношениях, но я не верю, что вы уложитесь в наши сроки. Важно, чтобы мы работали вместе по-разному ».

Разговоры о неорганизованности или плохих привычках тайм-менеджмента — сугубо личное.Таким образом, получение поддержки должно осуществляться осторожно. Поддержка перемен помогает противостоять тому типу поощрения, который укрепляет наше текущее поведение. «Вы ведь не уходите рано, не так ли? Нам так много предстоит сделать ». Или: «Не могу поверить, что вы сделали это раньше срока. Вы уверены, что все покрыли? » Или: «Вы работали до десяти вчера вечером. Желаю, чтобы у всех была твоя преданность ».

Определение стратегий управления временем

Мы рассмотрели множество стратегий управления временем.Но, конечно, есть еще много чего. Стратегии управления временем варьируются от разъяснения миссии, видения и целей до умелого управления списками дел, телефонными звонками и программным обеспечением, таким как Microsoft Outlook. Ключевым моментом является реализация нескольких стратегий, дающих большие возможности для изменений.

Принять эффективные меры

В «Человеке в поисках смысла» Виктор Франкл заметил: «Недостаточно наблюдать за собой; мы действительно узнаем о себе, когда предпринимаем действия для достижения значимой цели.”

Действия в этой структуре включают тестирование и эксперименты. Не существует универсальной стратегии управления временем. Ключевой вопрос: «Что вам подходит? Как вы опробуете стратегию и адаптируете ее под себя? » Главное — искать рычаги воздействия и наиболее эффективные изменения. Например, один из наших клиентов решил, что больше сна значительно улучшит его работоспособность. Он пытался сэкономить время, меньше спал, но это имело неприятные последствия, потому что его послеобеденное время было непродуктивным.Другой клиент решил перестать работать дома после обеда. Работа, которую она выполняла поздно ночью, всегда была низкого качества, и ее всегда приходилось переделывать. Третий клиент решил попробовать еженедельный обзор в пятницу днем.

Принимая меры по изменению самих себя, мы должны помнить, что изменения могут быть медленными. Это часто требует повторения и повторения обязательств, как обучение любому новому поведению. Здесь важно не отказываться от изменений, а попробовать снова — и, если необходимо, еще раз. Ставки слишком высоки, чтобы сдаваться.

Погрузитесь глубже

Решение об изменении по своей сути подозрительно. Мы продвигаемся вперед только для того, чтобы обнаружить все причины, по которым нам изначально было лучше. Библейская история исхода евреев из Египта резко указывает на то, что люди, приученные к рабству, предпочли бы остаться в рабстве, чем рискнули бы стать свободными. В своей книге «Как то, как мы говорим, может изменить образ нашей работы», Роберт Кеган и Лиза Лэхи вводят термин «конкурирующие обязательства», чтобы зафиксировать выгоды, которые мы получаем в нынешнем состоянии, и затраты, которые нам, возможно, придется понести для достижения желаемого результата. результаты, которые мы хотим.

Чтобы новое поведение закрепилось, необходимо прояснить преимущества отсутствия изменений и стоимость изменений, а затем проверить, действительно ли эти факторы столь же сильны, как выгоды от изменений и затраты, связанные с отсутствием изменений. Например, Бет, член группы клинической информатики, согласилась со своим руководителем относительно рисков, связанных с отказом от запросов клиентов. Однако она решила проверить свои предположения, попросив клиентов дать им определенное время, чтобы дать им тщательно продуманный ответ о том, что она может — и не может — предоставить.Она обнаружила, что, в то время как некоторые клиенты считали ее не желающей сотрудничать, другие уважали ее профессионализм. Она решила продолжить свое новое поведение, решив, что затраты окупаются.

Сводка

В сегодняшнем мире 24/7 лидерам необходимо сосредоточиться на обеспечении устойчивой производительности себя и сотрудников своих организаций. Им нужно думать о тайм-менеджменте как о дисциплине принятия мудрых, а иногда и трудных решений, а не как об упражнении по достижению большего с меньшими затратами.Они могут сделать это, выявляя и сокращая фантомную рабочую нагрузку, используя многочисленные стратегии для более эффективного управления временем, задействуя другие ресурсы, помимо времени, для повышения производительности и эффективности, а также вовлекая себя и других в процесс изменения поведения. Их жизни и жизни других зависят от их способности управлять этим драгоценным ресурсом.

Мэрилин Пол, Ph. D. ([email protected]) и Дэвид Питер Стро (dstroh @ bridgewaypartners.com) являются принципалами Bridgeway Partners (www.bridgewaypartners.com). Они обладают более чем 40-летним опытом консультирования коммерческих, общественных и социальных организаций по всему миру. Особые интересы Мэрилин — это тайм-менеджмент, дезорганизация и системное управление нагрузкой. Она является автором известной книги «Трудно что-то изменить, когда не можешь найти свои ключи» (Penguin Compass, 2004). Дэвид был соучредителем Innovation Associates, новаторской консалтинговой фирмы в области организационного обучения.Его опыт заключается в дальновидном планировании, развитии лидерства, системном мышлении, организационном дизайне и управлении изменениями. Эта статья впервые появилась в «Размышлениях: журнал SoL о знаниях, обучении и изменениях», том 7, номер 4. Здесь она перепечатана с разрешения. Для получения дополнительной информации о SoL и ее публикациях посетите www.solonline.org.

Важность постановки целей как инструмента управления временем | Малый бизнес

В любом малом бизнесе постановка целей и отработка методов управления временем являются двумя необходимыми элементами успеха.Как минимум ежегодно владельцы и менеджеры малого бизнеса должны встречаться для определения бизнес-целей на предстоящий период. Поставленные бизнес-цели должны быть специфичными для SMART, измеримыми, достижимыми, реалистичными и своевременными. Управление временем вступает в игру с измеримыми и своевременными аспектами постановки целей.

Укажите направление

Постановка целей в малом бизнесе дает направление каждому, кто является его частью. Когда сотрудники и менеджеры осознают цели, это ставит всех на одну страницу и работает над достижением одного и того же результата.Устанавливая цели, сотрудники знают, на чем следует сосредоточивать большую часть своего времени каждый день. Они могут лучше расставлять приоритеты в своей рабочей нагрузке, исходя из целей бизнеса, и лучше управлять своим временем во время работы.

Уложиться в сроки

Все поставленные цели должны быть своевременными, что означает, что к цели привязан установленный срок. Это дает сотрудникам мотивацию для достижения цели в течение определенного периода времени. Он также предоставляет информацию, необходимую для разработки плана действий, чтобы цель могла быть достигнута в установленные сроки.Тогда сотрудники смогут лучше управлять своим временем в течение дня, поскольку у них есть план действий для каждой цели, который будет определять их задачи в течение рабочего дня.

Избегайте напрасной траты времени

Когда в организации поставлены цели, маловероятно, что сотрудники будут тратить время зря на работе. Имея установленное количество конкретных целей, у сотрудников всегда будет задача, которую можно выполнить, чтобы работать над их достижением. Это поможет избежать времени на работе, когда сотрудники остаются в недоумении, что делать дальше.Один из главных препятствий на пути к эффективному управлению временем — это трата времени в течение дня. Установив цели, легче эффективно управлять всем рабочим временем.

Управляйте отвлекающими факторами

В течение рабочего дня сотрудники часто отвлекаются от телефонных звонков до личных проблем других сотрудников, которые возникают на рабочем месте. Также могут быть представлены более мелкие проекты или новые проекты, которые могут улучшить бизнес. Когда у сотрудника есть план и бизнес-цели, которым нужно следовать, это помогает эффективно управлять своим временем.Когда возникает отвлечение, они могут легко просмотреть цели бизнеса, чтобы увидеть, поможет ли работа над этой задачей достичь поставленных целей. Если этого не произойдет, они могут просто перейти к более эффективной задаче.

Улучшить бизнес в целом

Бизнес, ориентированный на постановку целей, планы действий и методы управления временем для сотрудников, вероятно, будет более эффективным в отрасли. Время не будет тратиться на задачи, которые не способствуют достижению общих целей бизнеса, в то время как сотрудники будут сосредоточены на том, что необходимо сделать для достижения успеха.Управляя всем рабочим временем предприятия, предприятие может повысить производительность, а также увеличить прибыль малого бизнеса.

Ссылки

Писатель биографии

Ли Энтони с 2004 года поставляла напечатанный контент для различных сайтов малого бизнеса. Ее работы публикуются на eHow и Chron.com. Ее области знаний включают маркетинг, человеческие ресурсы, финансы и лидерство. Она имеет степень магистра делового администрирования Университета Джорджии.

Эффективное управление временем для руководителей

Часто управлять своим временем в качестве руководителя на рабочем месте означает быть организованным. Типичный рабочий день руководителя может начинаться с 30-минутных или часовых блоков встреч и конференц-связи. В других случаях вам просто нужно научиться говорить «нет», если сотрудникам нужно четыре часа вашего времени, чтобы погрузиться в планы рождественской вечеринки в офисе или реорганизовать команды для творческого проекта.

В конце концов, любая из этих стратегий позволяет вам управлять вашим самым ценным товаром: временем.Лидеры должны принимать непростые решения, когда дело касается защиты, инвестирования, экономии, расходования и планирования своего времени. Однако временами это может быть сложно, и ключ к успеху руководителя на рабочем месте — это как можно раньше общаться с коллегами.

Когда вы научитесь общаться и применять меры управления временем, вы освободитесь от давления сроков и стресса на рабочем месте в целом.

Фото Марка Мюллера из Pexels.

Советы по эффективному управлению своим временем в качестве руководителя на рабочем месте

1.Сделайте календарное очищение

Руководителю организации часто бывает трудно отказаться от приглашения на встречи. Если вы скажете «нет» или «не сейчас» такому приглашению, это может звучать так, как будто вы нарушаете культурные нормы. Однако, если вы оцениваете все собрания, которые вы посетили на предыдущей неделе, вы можете понять, что многие собрания, которые вы посещаете, бессмысленны. Таким образом, ваше время будет лучше, если вы приобретете привычку спрашивать о повестке дня встречи, когда вас пригласят. Таким образом, вы можете вежливо отклонить встречу, которая не является приоритетной.

2. Ставьте четкие цели

Большинство проблем тайм-менеджмента связаны с постановкой целей, которые изначально не имеют ясности. Установление четких целей имеет решающее значение для мотивации ваших сотрудников, если вы занимаетесь организационным лидерством . Идеал для руководителей на рабочем месте — это установить конкретных, измеримых, достижимых и актуальных целей . Более того, каждая цель должна быть привязанной к срокам, для достижения и предоставлять пространство для планирования и выполнения.

3. Установите границы

Как руководитель, вы большую часть времени будете проводить на работе. Однако, если вы не будете осторожны, эта работа может найти способ вписаться в вашу домашнюю жизнь. Таким образом, для менеджера очень важно установить границы на рабочем месте. Эти границы также показывают, что у вас есть костяк и четкое понимание ваших ценностей и принципов. Следовательно, так же важно четко обозначить свои пределы для ваших клиентов, начальника и сотрудников. Более того, также важно, чтобы вы научились ориентироваться в нарушениях.Не расстраивайтесь, укрепляя и упражняя свои границы, чтобы сохранить их силу.

4. Будьте организованы

Успех на рабочем месте проистекает из организованного календаря. Начало каждой рабочей недели обычно утомительно и может напугать. Ваша главная цель как лидера часто — проявить себя и продемонстрировать свою способность производить высококачественную работу, оставаясь на вершине хаоса. Если вы хотите эффективно управлять своим временем на рабочем месте, вам нужно с самого начала быть в курсе дел.Вы захотите изучить внедрение инструментов управления, которые автоматизируют большую часть вашей работы. Например, система управления посещаемостью помогает вам не отставать от всех действий ваших сотрудников.

5. Научитесь делегировать задачи

Вместо того, чтобы пытаться выполнять задачи, требующие навыков, которых вам не хватает, может быть целесообразно делегировать задачи. Делегирование задач позволяет вам сосредоточить свои навыки и энергию на задачах, с которыми вы хорошо справляетесь, одновременно делегируя те, которые могут быть сложными для вас, например, дизайн логотипа.Тем не менее, вам нужно определить задачи, которые стоит делегировать, и научиться отпускать их . Найдите время, чтобы понять свои сильные стороны и определить, где вам понадобится помощь. После этого определите лучших людей на вашем рабочем месте для выполнения задачи.

6. Запланируйте все

В начале каждой рабочей недели важно все планировать и придерживаться плана. В результате вы можете эффективно использовать свое время, более организованно и дисциплинированно.Планирование важно, потому что оно сокращает время, потраченное впустую каждую неделю. Кроме того, планирование всего позволяет вам создать эталонный тест, который даст вам базовый уровень времени, необходимого для выполнения задачи. Что еще более важно, если вы понимаете, что тратите слишком много времени на задачи низкой важности, вы можете делегировать работу.

7. Приоритет

Одна из самых распространенных проблем руководителей на рабочем месте — научиться расставлять приоритеты. Когда у вас есть больше дел и меньше времени на это, определение задач, заслуживающих вашего внимания, может оказаться сложной задачей.Однако умение расставлять приоритеты может изменить вашу жизнь как руководителя на рабочем месте. Во-первых, запишите все задачи, которые вам нужно выполнить, в главный список. Затем вы можете разбить список на цели на месяц, неделю и день. Не забывайте всегда реалистично оценивать количество задач, которые вы можете выполнить в день, чтобы эффективно управлять своим временем.

8. Создайте правила «если-то»

Как руководитель, ваш день обычно включает частые перерывы. Вы можете столкнуться с непредвиденными проблемами или в вашем расписании могут появиться срочные задачи в последнюю минуту.Учитывая роль, которую вы играете на рабочем месте, можно увидеть, как вас отвлечь от высокоприоритетных целей или задач. Таким образом, важно установить правила «если-то», которые автоматизируют действия, которые вы должны предпринять в таких сценариях. Эти правила помогут вам сэкономить время и позволят вашим сотрудникам в таких случаях работать независимо от вас. Следовательно, вместо изменения приоритетов всего вашего расписания вы можете попросить свою команду поработать над решением.

9. Сделайте перерыв

Так же, как вам нужно научиться эффективно использовать свое время на работе, сделать перерыв в работе может оказаться разумным решением.Лучший способ эффективно управлять своим временем по мере того, как вы управляете другими, — это определять время для перерывов и сообщать об этом своим сотрудникам. Перерыв на работе также включает в себя определение того, чем вы занимаетесь в свободное от работы время.

Дополнительная литература по навыкам, которые вам нужны

Руководство по навыкам, которые вам нужны, электронные книги по лидерству

Узнайте больше о навыках, необходимых для эффективного лидера.

Наши электронные книги идеально подходят для начинающих и опытных лидеров и полны простой и понятной практической информации, которая поможет вам развить свои лидерские навыки.

Итог

Эти советы не только гарантируют эффективное управление вашим временем, но и повысят вашу продуктивность как руководителя на рабочем месте. Ваша работа в качестве лидера означает, что вы подключены к своей работе 24/7. Если вы не сможете эффективно управлять своим временем, результаты могут быть пагубными и даже повлиять на вашу продуктивность и эффективность.

Об авторе

Лори Уэйд — журналист из Луисвилля.Она контент-писатель, имеет опыт работы с небольшими тиражами, Лори сейчас занимается новостями и концептуальными статьями на тему бизнеса. Если вас интересует предприниматель или стиль жизни, вы можете найти ее в Twitter и LinkedIn.

Что такое тайм-менеджмент? — Навыки управления временем от MindTools.com

Работайте с умом для повышения производительности

© iStockphoto
trait2lumiere

Улучшите способ использования своего времени.

Определение управления временем

«Управление временем» — это процесс организации и планирования того, как распределять свое время между конкретными видами деятельности. Правильное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, так что вы можете сделать больше за меньшее время, даже когда время ограничено и давление велико. Неспособность управлять своим временем снижает вашу эффективность и вызывает стресс.

Кажется, в сутках никогда не хватает времени. Но, поскольку у всех нас одни и те же 24 часа, почему некоторые люди достигают гораздо большего со своим временем, чем другие? Ответ кроется в хорошем тайм-менеджменте.

Самые успешные люди исключительно хорошо распоряжаются своим временем. Используя методы управления временем, описанные в этом разделе, вы можете улучшить свою способность действовать более эффективно — даже когда время ограничено и давление велико.

Хорошее управление временем требует важного смещения акцента с деятельности на результат: быть занятым — не то же самое, что быть эффективным . (По иронии судьбы, обратное часто ближе к истине.)

Проведя день в безумной активности, вы часто добиваетесь меньшего, потому что вы распределяете свое внимание между множеством разных задач.Правильное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, поэтому вы успеваете делать больше за меньшее время.

Что такое тайм-менеджмент?

«Управление временем» относится к способу организации и планирования того, сколько времени вы тратите на определенные виды деятельности.

Может показаться нелогичным посвящать драгоценное время изучению тайм-менеджмента вместо того, чтобы использовать его для продолжения работы, но преимущества огромны:

• Повышенная производительность и эффективность.
• Лучшая профессиональная репутация.
• Меньше стресса.
• Повышенные возможности для продвижения.
• Больше возможностей для достижения важных жизненных и карьерных целей.

Неспособность эффективно управлять своим временем может иметь очень нежелательные последствия:

• Пропущенные сроки.
• Неэффективный рабочий процесс.
• Низкое качество работы.
• Плохая профессиональная репутация и остановка карьеры.
• Более высокий уровень стресса.

Потратьте немного времени на изучение методов тайм-менеджмента, и это принесет огромную пользу сейчас — и на протяжении всей вашей карьеры.

Ключевые моменты

Управление временем — это процесс организации и планирования того, сколько времени вы тратите на определенные действия. Потратьте некоторое время на нашу обширную коллекцию статей по управлению временем, чтобы узнать, как более эффективно управлять своим временем и сэкономить время в будущем.

7 удивительных инструментов управления временем для занятых руководителей команд — Graham & Associates, LLC

Лидеры имеют массу обязанностей, которые заставляют их дни быть полностью загруженными, часто переполненными.Они всегда работают сразу над несколькими проектами. Эффективные стратегии управления временем включают в себя организацию различных задач, которые должны быть выполнены в заранее определенные временные рамки для достижения ваших целей.

Эффективные руководители команд используют свои навыки управления временем, чтобы решать проблемы, с которыми сталкиваются в повседневной жизни, и поддерживать баланс между работой и своей жизнью. Невозможно добавить больше часов в день, но эффективное использование времени может сэкономить несколько часов. Быть лидером не означает, что вы должны все делать самостоятельно.Вам нужно знать, какие обязанности можно делегировать сотрудникам, чтобы высвободить время для вещей, которые действительно требуют вашего внимания. Расстановка приоритетов для задач может быть отличным способом стать более организованным и продуктивным.

«Ни на что не« найдешь »времени. Если тебе нужно время, ты должен его успеть ». -Чарльз Брукстон

Именно здесь вступают в игру инструменты онлайн-управления временем, чтобы ослабить давление. Если вы изо всех сил пытались управлять своим временем, ниже представлен список из 7 онлайн-инструментов, которые помогут вам управлять временем.

1. TRELLO: Trello — это инструмент управления проектами, который объединяет ваши проекты в доски. Он дает вам онлайн-доску, где вы можете перечислить свои заметки со ссылками, фотографиями, вложениями и т. Д. Вы можете сотрудничать со своей командой и назначать им задачи для выполнения.

С одного взгляда вы можете легко узнать, над чем работает, кто работает над каким проектом и какие проекты находятся в стадии выполнения прямо в данный момент. Простота интерфейса и функция перетаскивания делают его очень простым в использовании.Вы можете отдать приоритет важным задачам и поставить их в срок.

Этот инструмент поможет вам понять, что для вас важно, а что можно запланировать на потом. Следовательно, время сэкономлено.

Загрузите Trello по этой ссылке для своей операционной системы: https://trello.com/platforms

2. ASANA: Asana позволяет командам легко работать вместе. Этот инструмент очень полезен для управления как большими, так и маленькими проектами. Иногда сложные проекты отнимают так много времени, и большая часть его уходит на совместную работу, отправку электронных писем и посещение ненужных встреч.

Asana чем-то похожа на Trello, но в ней используется более ориентированный на задачи подход к управлению проектами. Он используется некоторыми ведущими организациями, такими как GE, NASA и Airbnb.

Асана на iOS, Асана на Android

3. ВРЕМЯ СПАСЕНИЯ: RescueTime — это инструмент, который помогает вам понять, как вы и ваша команда тратите свое время и внимание. Уникальная функция этого инструмента в том, что нет необходимости вводить данные. Этот инструмент достаточно умен, чтобы отслеживать, какое приложение вы используете и какие веб-сайты просматриваете.

RescueTime поможет вам сократить количество неэффективных операций за день и выяснить, куда вкладывается время, а на что оно тратится. Он имеет множество интересных функций, таких как установка целей и сигналов тревоги, подробные отчеты, оценка производительности и т. Д.

Загрузите RescueTime отсюда: https://www.rescuetime.com/download

4. GOOGLE КАЛЕНДАРЬ: Google Calendar — один из самых известных инструментов для управления временем. Вы можете планировать события, создавать напоминания, публиковать и просматривать календари, а также настраивать их по своему усмотрению.Простой в использовании интерфейс упрощает планирование и ввод данных.

Вы можете синхронизировать календарь на всех своих устройствах и начать планировать собрания и события. Календарь Google может быть интегрирован с десятком онлайн-инструментов и имеет широкие возможности настройки.

Google Calendar на iOS, Google Calendar на Android

5. SCORO : Scoro — это программное обеспечение для управления рабочим временем, которое позволяет пользователям контролировать весь свой бизнес с одной страницы.Он предлагает массу функций, таких как совместная работа, управление проектами, CRM, расценки и выставление счетов, планирование и отслеживание работы, отчетность и отслеживание и т. Д.

Scoro может сэкономить много времени руководителям групп, которые управляют проектами, и ускорить процесс. Это, в свою очередь, может сэкономить время и повысить производительность.

Scoro на iOS

Scoro на Android

6. CLICKTIME : ClickTime — это инструмент управления временем и расходами, который помогает контролировать рабочее время.Это также помогает обеспечить хорошее документирование и управление вашими расходами. В нем есть функция Project Insights, которая помогает прогнозировать прибыльность вашего бизнеса.

С помощью этого инструмента вы можете управлять всем своим персоналом. Вы также можете оценить возможности сотрудников и максимизировать производительность, распределяя задачи, соответствующие их навыкам и опыту.

7. 135LIST : 135List — это инструмент, который использует правило 1-3-5 для определения приоритета дня. Этот инструмент очень прост в использовании и очень эффективен для повышения производительности.Он основан на идее, что вам нужно выбрать 1 большую задачу, 3 задачи среднего размера и 5 небольших задач.

У него красивый интерфейс и очень гибкий. Вы должны попробовать это, и вы будете чувствовать себя более продуктивным в конце каждого дня.

Слишком занят, чтобы справиться со всеми этими задачами? Посмотрите, сколько времени виртуальный помощник может вернуть вам каждый день.

8 проверенных и достоверных советов по тайм-менеджменту для бизнес-лидеров

Как владелец или руководитель бизнеса, очень многое может помешать вам сосредоточиться на своих основных ролях — стимулировании продаж и продвижении вперед вашей компании.

Вот почему бережное отношение к своему времени и его правильное управление имеют решающее значение для вашего успеха. Речь идет не только о том, чтобы все это сделать, но и о том, чтобы избежать выгорания и обрести чувство удовлетворенности и выполненного долга в конце дня.

Вот список секретов управления временем, которые дадут вам новые способы (или напоминания), чтобы сбалансировать свои обязанности.

1. Составьте краткий список ваших главных приоритетов

Что вы хотите сделать сегодня? Что ты хочешь сделать на этой неделе? Запишите (ручкой и бумагой) три или пять наиболее важных задач, которые приходят вам в голову.

Убедитесь, что вы разбили свой список на уровень задачи (не проекта). Например, если ваш проект заключается в подготовке к предстоящей выставке, некоторые зависимые задачи могут заключаться в обучении вашего персонала управлению пространством на стенде или выбору маркетинговых материалов, которые следует взять с собой.

Установите четкие сроки. Потратьте около 15-30 минут на то, чтобы атаковать этот список в начале каждого дня, прежде чем появятся неожиданные задачи, которые украдут ваше время и внимание. Физически вычеркивайте вещи из своего списка по мере их достижения, чтобы подарить себе момент удовлетворения, который подтолкнет вас к следующему заданию.

Как вариант, вы можете в конце дня составить список всего, что вы на самом деле сделали. Таким образом вы сосредотачиваетесь на том, чего добились, а не на том, чего не делали. Для некоторых это более мотивирует.

2. Не проверяйте электронную почту с помощью роботов

Вы слышали это раньше, и, скорее всего, вам нужно услышать это снова: не будьте рабом своего почтового ящика.

Регулярно читайте сообщения и отвечайте на них и не поддавайтесь искушению отвечать на электронные сообщения и всплывающие окна, которые неизбежно будут предупреждать вас днем ​​и ночью.

Если вы не можете перестать проверять почту в течение дня, отключите push-уведомления и другие оповещения. Выключайте звук на телефоне, когда ложитесь спать или оставляете его в другой комнате, чтобы не проверять его поздно ночью или рано утром.

Сообщайте о вашем «доступном в электронном виде» времени своим коллегам и сотрудникам. Сообщите им, что вы будете отвечать на электронные письма только в эти часы. Попросите их звонить или писать вам только с «срочными» проблемами в часы, когда вы «не в сети».

3. Перестаньте тратить время на написание одинаковых писем

Часто ли вы пишете один и тот же кусок текста во многих своих электронных письмах? Вы знали, что есть способ лучше? Вы можете создавать многоразовые текстовые блоки для составления в Microsoft Outlook и Word, которые можно добавлять в электронную почту несколькими щелчками мыши или нажатием короткой клавиши.

Например, возможно, вы используете одну и ту же аннотацию о своей компании во всех своих электронных письмах о потенциальных клиентах. Напишите его один раз, а затем сохраните как текстовый блок многократного использования.Затем, когда он вам понадобится, вы можете добавить его в свою электронную почту, не переписывая все это в тысячный раз.

Если вы пользуетесь электронной почтой через Интернет, найдите в своем браузере приложение, которое предоставит вам такую ​​же возможность.

4. Упорядочивайте важные электронные письма

Часть того, чтобы проводить меньше времени в почтовом ящике, связана с организованным почтовым ящиком.

Несколько советов:

2. Отмените подписку на повторяющиеся электронные письма, которые вы на самом деле не читаете.

3. Используйте ярлыки, папки и категории для организации своего почтового ящика. Рассмотрите возможность использования широких категорий, таких как «Действия», «Ожидание», «Справка» и «Архивы». Если вы умеете оставаться в верхней части своих папок, особенно папок «Действие» и «Ожидание», вы можете использовать их в качестве ежедневного списка дел.

4. Установите некоторые «правила», которые автоматически сортируют вашу электронную почту по определенным папкам, как только она приходит. Outlook, Gmail и многие другие программы для чтения электронной почты позволяют вам это делать.

5.Используйте полезное приложение, например Boomerang для Gmail. Это позволяет вам написать черновик электронного письма и запланировать его отправку позже, «бумерангом» сообщение исчезнет из вашего почтового ящика и вернется, когда вам действительно нужно его адресовать, и получить напоминание, если вы не получили ответа от кого-то. через X дней.

5. Используйте свой календарь и используйте его с умом

У вас может быть календарь на бумаге, на компьютере и в телефоне. Сделайте одно из них — наиболее подходящее для вас — местом, где вы будете записывать все свои встречи, своим главным календарем.А еще лучше использовать календарь, доступный на всех ваших устройствах и на рабочем столе, чтобы вы всегда были в курсе.

Будьте готовы переносить любые встречи, которые вы быстро записываете на бумаге, в свой главный календарь. В некоторых случаях может иметь смысл запланировать определенное время для завершения проекта или задачи. Даже если у вас есть умение вести мысленный учет своего расписания, перенесите эту информацию в свой главный календарь и сохраните свои мозги для более важных задач.

Большинство электронных календарей также позволяют создавать несколько перекрывающихся календарей, например, Личный и Рабочий.Это удобная функция, позволяющая убедиться, что вы не забронируете себя дважды, но при этом у вас есть возможность скрыть определенные календари и сосредоточиться исключительно на остальных.

Помимо личного и рабочего, некоторым людям нравится иметь календарь под названием «План». Когда есть мероприятие, которое вы можете посетить, или если вы ходите туда-сюда с кем-то, планирующим встречу, вы можете поместить его в свой календарь плана. Назначьте встречи календаря Планирования, чтобы они отображались светлым цветом, чтобы они выглядели в вашем расписании ориентировочно.Когда планы станут «реальными», вы можете перенести встречу в свой домашний или рабочий календарь.

6. Задавайте уточняющие вопросы в начале встречи

Трудно делать что-то еще, когда большую часть дня вы проводите на собраниях. Сделайте ваши встречи более эффективными и продуктивными, уточнив цели и задачи встречи с самого начала.

Чего вы хотите достичь? Соглашение? Мозговой штурм? Список действий?

Задавая эти вопросы себе, а затем группе о достижении целей, можно держать всех в курсе.

7. Заказывайте встречи на меньшее время, чем вы думаете

Если доступно дополнительное время для встреч, люди склонны затягивать дела. Если есть ощущение срочности в том, чтобы втиснуть все в более короткий промежуток времени, люди, как правило, добираются до сути дела и быстрее подводят итоги.

Помните, что если к концу собрания у участников все еще есть вопросы или опасения, вы всегда можете встретиться с ними один на один или назначить дополнительную встречу.

8. Забронируйте все встречи подряд

По возможности назначайте встречи подряд, чтобы остаток дня оставался одним сплошным фрагментом.

Трудно по-настоящему сосредоточиться на чем-то, когда вы ждете следующей встречи. И у вас меньше шансов создать свою лучшую работу, если вы постоянно откладываете ее, чтобы пойти на встречу. У вас никогда не будет возможности попасть в хороший ритм.

Самое главное, не используйте процесс экономии времени, который работает для кого-то другого, но не для вас.Если какая-либо из этих стратегий кажется вымышленной или неестественной, не бойтесь попробовать что-нибудь еще. Найдите, какие привычки работают для вас.

Не чувствуйте себя виноватым из-за отказа от стратегии, которая не соответствует вашим потребностям.

Узнайте, как увеличить продуктивность своей недели с помощью профессиональной организации работодателей (PEO). Загрузите наше бесплатное руководство «Кадровый аутсорсинг: пошаговое руководство для частных лиц».