Компоненты структуры общения: Общение и его структурные компоненты

Опубликовано автором

Содержание

Психология общения | Диплом по психологии

Определение понятия общения

В современной психологии отсутствует общепринятое определение понятия «общение».

Б.Ф.Ломов рассматривает общение как самостоятельную форму активности человека в отношениях «субъект – субъект», в отличие от деятельности, реализуемой в отношениях «субъект – предмет (объект)». По его мнению, общение представляет собой специфическую форму взаимодействия между человеком и другими людьми.

Г.М.Андреева рассматривает общение как процесс обмена информацией и взаимодействия между людьми, основанный на восприятии и понимании друг друга.

По мнению Е.П.Ильина, общение людей – это специфический вид коммуникации, связанный с психичес­ким контактом между реальными субъектами и приводящий к их взаимовлиянию, взаимопереживаниям и взаимопониманию. Психический контакт, возникающий при общении, характеризует взаимодействие между конкретными людьми, суще­ствующими в одно и то же время. Психический контакт предполагает обмен ин­формацией, эмоциями и т. п. между общающимися.

Структура общения

Согласно точке зрения Г.М.Андреевой, структура общения включает следующие компоненты:

  1. Коммуникативная сторона общения – обмен информацией между общающимися;
  2. Интерактивная сторона общения – взаимодействие и взаимовлияние, психологическое воздействие общающихся друг на друга;
  3. Перцептивная сторона общения – восприятие человека человеком и понимание людьми друг друга.

Е.П.Ильин считает, что в структуре общения необходимо выделить так же четвертую – эмоциональную сторону, состоящую в заражении эмоцией от партнера по общению и вызове какой-либо эмоции у партнера.

Функции общения

В соответствии со структурой общения выделяют следующие основные функции общения:

  1. Информационная – связана с передачей партнерами общения информации, а также знаний, умений друг другу;
  2. Аффективная, или экспрессивная – функция взаимного обмена эмоциями, тесно связанная с пониманием переживаний и эмоционального состояния друг друга;
  3. Регулятивная – функция психологического воздействия одного партнера общения – индуктора – на другого – реципи­ента, которое должно вызывать у последнего изменение либо его поведения (когда руководитель, например, дает распоряжение подчиненному), либо его эмоцио­нального состояния, либо свойств его личности (при воспитательных воздей­ствиях). В рамках регулятивной функции общения выделяют так же функции социального контроля (регламентирование поведения и деятельности с по­мощью групповых и социальных норм путем использования позитивных – одобрение, похвала или негативных – неодобрение, порицание – санк­ций) и социализации (формирование у членов коллектива умения действовать в ин­тересах коллектива, понимать интересы других людей, выражать доброже­лательность).

Виды общения

Общение в современной психологии классифицируют на следующие основные виды:

  1. Целевое и инструментальное общение: целевое общение свя­зано с удовлетворением потребности в общении, а инструментальное общение не является самоцелью, оно вызвано необходимостью органи­зации индивидуальной или совместной деятельности.
  2. Деловое и неделовое (личное) общение: деловое общение связано с деятельностью и не затрагивает внутренний мир участников общения, а личное общение связано с решением внутренних психологических проблем: разрешением внутреннего конфликта, обсуждением происходящего вокруг, выражением своего отношения к этому, поиском смысла жизни и т. д..
  3. Прямое и косвенное общение: прямое общение предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг друга общающимися людьми, косвенное общение осуществляется через посредников.
  4. Социально-ориентирован­ное, предметно-ориентированное и личностно-ориентированное общение (А.А.Леонтьев). Социально-ориентированное общение направлено на изменение психологических характеристик группы людей (например, выступление перед аудиторией), личностно-ориентированное – на изменение отдельной личности, а предметно-ориентированное общение направлено на регулирование совместной деятельности людей.
  5. В зависимости от языка (знаковой системы), применяемого в общении, выделяют вербальное и невербальное общение. Вербальное общение – это общение при помощи слов, устной речи, а невербальное общение осуществляется без слов при помощи языка жестов, мимики и т.п.: Невербальное поведение оценивается по следующим основным параметрам: собственно невербальное поведение (межличностная дистанция, взаимное расположение собеседников, позы, жесты, мимика и взгляд) и паралингвистические компоненты общения (вздохи, стоны, зевота, покашливание) – все звуки, которые произносит человек, но не речь, а также такие характеристики речи, как громкость голоса, ее темп и ритм, паузы.
  6. Межличностное, личностно-групповое и межгрупповое общение: межличностное общение – это общение между людьми как уникальными личностями, личностно-групповое общение – это общение между одним человеком и группой, а межгрупповое общение – это общение между людьми как представителями групп. При межличностном общении, содержание которого касается только общаю­щихся, отражается позиция каждого из них. Если же участники общения являют­ся представителями групп, коллективов, то они не полностью свободны в своих позициях и способах контактирования, поскольку заботятся о престиже представ­ляемых ими групп. Поэтому, например, воспитательная работа с учащимися, при­надлежащими к компаниям с асоциальным поведением, затруднена, особенно если общение с ними осуществляется учителем в присутствии других ребят из этой компании.

Компоненты общения и механизмы социальной перцепции

Общение как самостоятельная форма активности человека

В современной психологии общение рассматривается как важнейшая социальная потребность, без реализации которой замедляется, а иногда и прекращается формирование личности. Уже с первых месяцев жизни у ребенка возникает потребность в других людях, которая постепенно развивается и преобразуется – от потребности в эмоциональном контакте к потребности в глубоком личностном общении и сотрудничестве со взрослыми.

Общаясь с другими людьми, человек усваивает знания, накоп­ленные человечеством, его опыт, установившиеся законы и нор­мы, ценности и способы деятельности, формируется как личность. Общение – важ­нейший фактор психического развития человека. Именно в общении зарождаются, существуют и проявляются психичес­кие процессы, состояния и особенности личности и поведения человека.

Общение — это процесс взаимодействия по крайней мере двух лиц, направленный на взаимное познание, на установление и развитие взаимоотношений, оказание взаимовлияния на состояния, взгляды и поведение, а также на регуляцию их совместной деятельности.

Социализация

Развитие навыков общения происходит в процессе социализации. Социализация — это процесс превращения индивида со всем его врожденным потенциалом в члена общества, происходящий под влиянием воспитания и социальных условий. Социализация — это двухсторонний процесс, включающий в себя, с одной стороны, усвоение индивидом социального опыта путем вхождения в социальную среду, систему социальных связей; с другой стороны, процесс активного воспроизводства социальных связей индивидом за счет его активной деятельности, активного включения в социальную среду.

 

Этапы социализации:

1. Первичная социализация. В возрасте 3-х лет происходит устная идентификация «Я», становятся интересны сверстники.

2. Социализация подростка. Формирование отношения к группе и к себе.

3. Юношеская социализация. Формирование мировоззрения.

4. Социализация взрослых. Коррекция образа «Я».

Институты социализации – это те конкретные группы, в которых личность приобщается к системам норм и которые выступают своеобразными трансляторами социального опыта.

Виды общения

Существует несколько классификаций общения, в основе которых лежат разные характеристики.

Непосредственное

общение происходит при непосредственном контакте участников общения. Для эффективного общения, в данном случае, необходимы оперативные навыки, умение корректировать процесс общения, в зависимости от поведения собеседника. Опосредованное общение осуществляется посредством средств массовой информации, произведений искусства и т.п. Сложность этого вида общения заключается в отсутствии обратной связи, невозможности корректировать процесс общения. Формальное общение обусловлено социальными ролями. В неформальном — большую роль имеют личностные отношения, его цель — психологический контакт. В норме они не имеют четких границ. Вербальное общение – речевое, где смысл слов имеет решающее значение. Невербальное — с помощью жестов, мимики.

Типы общения

Психологи выделяют три основных типа общения: импера­тивное, манипулятивное и диалогическое.

А. Императивное общение еще называют авторитарным или директивным. Оно характеризуется тем, что один из партнеров по общению стремится подчинить себе другого, стремиться кон­тролировать его поведение и мысли, принуждает к опреде­ленным действиям. Особенность авторитарного воздействия заключается в том, что конечная цель общения — принуждение партнера к чему-либо — не скрывает­ся. В качестве средств императивного общения используются приказы, ука­зания, предписания, требования, угрозы и пр.

Б. Манипулятивное общение сходно с императивным. Цель его — оказать воздействие на партнера по общению. Но здесь достижение своих намерений осуществляется скры­то. Как и императив, манипуляция стремится добиться кон­троля над поведением и мыслями другого человека.

В. Диалогическое общение противостоит авторитарному и манипулятивному типам, так как основано на равноправии парт­неров. Диалогическое общение возникает лишь в случае соблюде­ния ряда правил взаимоотношений:

1. Психологический настрой на эмоциональное состояние со­беседника и собственное психологическое состояние (сле­дование принципу «здесь и теперь»).

2. Полное доверие к намерениям партнера без оценки его личности (принцип «доверительности»).

3. Восприятие собеседника как равного, имеющего право на собственные мнения и решения («принцип паритетности»).

4. Направленность общения на общие проблемы и нерешен­ные вопросы (принцип «проблематизации»).

5. Обращение к собеседнику от своего имени (без ссылки на чужое мнение), выражение своих истинных чувств и же­ланий (принцип «персонифицирования общения»).

Функции общения

По своему назначению общение многофункционально. Мож­но выделить пять основных его функций:

1. Прагматическая функция общения реализуется при взаи­модействии людей в процессе совместной деятельности.

2. Формирующая функция общения проявляется в процессе развития человека и становле­ния его как личности. В ходе развития внешние формы обще­ния ребенка и взрослого постепенно переходят во внутрен­ний план. Благодаря этому, взрослея, человек можем мысленно предста­вить себе предстоящий разговор и выстроить его так, как ему нужно.

3. Функция подтверждения проявляется в том, что только в ходе общения с другими людьми человек может познать, понять и утвердить себя в собственных глазах. Желая убедиться в признании своей ценности, человек ищет точ­ку опоры в других людях.

Известно, что повседневный опыт человеческого общения невозможен без знаков подтверждения. Сюда можно отнести знакомства, приветствия, именования, оказание различных зна­ков внимания. Указанные действия направлены на поддержа­ние у человека «минимума подтвержденности», а значит, и хоро­шего самочувствия.

4. Функция организации и поддержания межличностных отношений. Общение для любого человека неизменно связано с оцениванием других людей и установлением определенных эмоциональных отношений — либо поло­жительных, либо отрицательных. Даже один и тот же че­ловек может вызывать в разных ситуациях различное отношение.

5. Внутриличностная функция общения — одна из самых важных. Благодаря диалогу с самим собой человек принимает определенные решения, совершает значимые поступки.

Компоненты общения и механизмы социальной перцепции

Информационный компонент. В процессе общения люди обмениваются различными представлениями, идеями и пр. Все это можно рассматривать как информацию, и тогда процесс коммуникации может быть понят как процесс обмена информацией. Обмен информацией возможен лишь тогда, когда человек, направляющий информацию (коммуникатор), и человек, принимающий ее (реципиент), обладают единой или сходной системой кодификации и декодификации, т. е. все должны говорить на одном языке. Только принятие единой системы значений обеспечивает возможность партнеров понимать друг друга.

Эмоциональный компонент. При общении возникает психологическое воздействие одного коммуникатора на другого с целью изменения его поведения. Эффективность коммуникации измеряется именно тем, насколько удалось это воздействие. В процессе общения люди обмениваются эмоциями, настроениями, чувствами.

Перцептивный компонент. Включает закономерности восприятия людьми друг друга. В социальной психологии под социальной перцепцией понимают процесс восприятия так называемых «социальных объектов» в социальном контексте, под которыми подразумеваются люди, социальные группы и т.п.

Социальная перцепция – восприятие, понимание и оценка людьми других людей, самих себя, а также различных социальных объектов.  

 

 

Восприятие другого человека означает восприятие его внешних признаков, соотнесение их с личностными характеристиками воспринимаемого индивида и интерпретацию на этой основе его поступков.

 


Дата добавления: 2016-07-27; просмотров: 5206; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Коммуникативная компетентность юриста: компоненты, критерии и уровни проявления

Библиографическое описание:

Жуков, Д. Д. Коммуникативная компетентность юриста: компоненты, критерии и уровни проявления / Д. Д. Жуков. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2009. — № 9 (9). — С. 108-110. — URL: https://moluch.ru/archive/9/665/ (дата обращения: 08.10.2022).

Коммуникативная компетентность юриста рассматривается нами как системное образование, характеризующееся целостностью, представленное сложной структурой и отношениями компонентов, функционирующих на разных уровнях организации, находящихся в информационном и энергетическом взаимодействии с окружающей средой, детерминированных множественными факторами и условиями, отражающих динамику его развития. Это подчеркивает приоритеты системного подхода к обнаружению структурного каркаса коммуникативной компетентности юриста.

Коммуникативная компетентность юриста в исследовании предстает как совокупность профессионально обусловленных и личностно значимых ценностей, знаний, умений и качеств личности юриста, обеспечивающих эффективное профессиональное общение, овладение высшим уровнем профессиональной деятельности и наиболее полную самореализацию в ней.

Несмотря на педагогические (А.К. Маркова, В.А. Сластенин и др.) и психологические (Э.Ф. Зеер, Е.А. Климов, Н.В. Кузьмина, Л.М. Митина, Е.И. Рогов, А.Р. Фонарев и др.) исследования, в гуманитарных науках не существует как однозначного понимания, так и общепринятого толкования самого понятия «коммуникативная компетентность», в том числе юриста. Отсутствует целостное представление относительно его структуры и содержания. В то же время необходимость разработки моделей, программ и технологий формирования профессиональных компетентностей и компетенций, диктуемая актуальными задачами современного высшего профессионального образования, требует дальнейшего уточнения содержания данной категории и раскрытия смысловых характеристик, в частности, в контексте психолого-педагогического осмысления. Высоки и образовательные потребности специалистов в области юриспруденции во владении конкретными ориентирами, показателями профессионального совершенства  в сфере общения с его различными участниками.

Специфика профессиональной деятельности юриста проявляется в реализации им нормативно-правовой (производственно-технической) и психолого-педагогической подсистем деятельности, формирование готовности к реализации которых все еще ограничено возможностями вуза – отсутствием системной организации должной психолого-педагогической подготовки.  В первую очередь, это касается  компонента психолого-педагогической компетентности в структуре профессиональной деятельности юриста, одной из которых, как мы полагаем, выступает компетентность юриста в области профессионального общения с его различными участниками.

Научный поиск позволил представить различные подходы к определению структуры профессиональной компетентности специалиста. Один из них связан с раскрытием структуры профессиональной компетентности через систему профессиональных умений специалиста (В. А. Сластенин др.), другой – с выделением отдельных компетентностей в соответствии с ведущими видами профессиональной деятельности специалиста в сферах управленческой деятельности; самостоятельной образовательной деятельности; специальной деятельности; научной деятельности; просветительской деятельности и др. М.А. Петухов). Как видно, в совокупности они составляют теоретическую и практическую готовность специалиста, отраженную также в квалификационной характеристике юриста [1].

С учетом анализа научных исследований в педагогике (Ю.А. Лобейко, Л.С. Подымова, В.А. Сластенин, Л.Ф. Спирин) и профессиональной педагогике (С.Я. Батышев, Г.Н. Жуков, П.Г. Матросов и др.), в юридической психологии и педагогике, в психологии труда и профессионального развития (Е.А. Климов, Л.М. Митина, Е.И. Рогов, В.А. Толочек), психологии профессионализма (А.К. Маркова, С.В. Семененко) и проведенного эмпирического исследования было уточнено содержание понятия «коммуникативная компетентность юриста» и раскрыты его ведущие компоненты: мотивационно-ценностный, содержательно-операциональный, эмоционально-волевой и рефлексивно-оценочный.

Мотивационно-ценностный компонент представляет собой совокупность устойчивых мотивов, направляющих и регулирующих профессиональное общение юриста, обусловленной ими направленности личности на достижение высоких результатов в общении с его различными участниками. Анализ этого компонента дает основание для включения в него таких составляющих как: профессиональные и смысложизненные ценности, идеалы, менталитет профессии; понимание миссии, предназначения профессии юриста; наличие не только внешних мотивов  – интерес к заработку, но и внутренних – стремление к самореализации. Содержательно-операциональный компонент – по данным проведенного анализа включает:

–  систему знаний о сущности (содержании, особенностях), закономерностях (логике) процесса общения юриста с различными участниками профессионального взаимодействия;

–  систему умений по организации и реализации процесса эффективного профессионального общения – устанавливать контакты с различными участниками общения; способность понимать внутренний мир другого, его психологические особенности, потребности, мотивы поведения, состояние психики; гибкое владение вербальными и невербальными средствами общения; способность к сотрудничеству, достижению компромиссов; способность демонстрировать высокую культуру общения и обеспечивать воспитательную эффективность общения.

Важнейшая функция в данном компоненте проявляется в целереализации юристом знаний и умений эффективного общения в профессии.

Эмоционально-волевой – третий компонент, выделенный в структуре коммуникативной компетентности юриста, предполагает сформированность у юриста совокупности качеств, обеспечивающих продуктивное общение с различными участниками взаимодействия: эмпатию, субъектность, адекватную самооценку, гражданственность, ответственность и др.

Рефлексивно-оценочный компонент в структуре коммуникативной компетентности юриста включает умения осознавать и осмысливать собственные действия, в том числе в сфере профессионального общения.

К критериям и показателям коммуникативной компетентности юриста можно сформулировать следующие основные требования: раскрываемость критериев через совокупность показателей и уровней их проявления, на основании которых можно судить о степени выраженности этих показателей, достаточность для корректного фиксирования качественной определенности состояния коммуникативной компетентности юриста; отражение в критериях и показателях динамики развития составляющих коммуникативной компетентности юриста.

 Проведенные эмпирические исследования [2007-2008г., N=105], сотрудничество с юристами правоохранительной сферы дали возможность представить критерии коммуникативной компетентности юриста: 1) критерий профессионально-коммуникативных ценностей и мотивов; 2) критерий теоретической и практической готовности к реализации коммуникативной компетентности; 3) критерий сформированности профессионально важных качеств.

В качестве основы для непосредственного определения уровней коммуникативной компетентности юриста выделены следующие показатели: ценности профессионального общения, гуманная позиция, стремление к самореализации, способность устанавливать контакты, понимать внутренний мир другого, владение вербальными и невербальными средствами общения, коммуникативная гибкость, эмпатийность, субъектность, гражданственность, ответственность, рефлексивность и способность корректировать процесс общения с различными участниками.

В педагогике широко используется уровневый подход, популярный во  всем мире (Б. Блум, Н.М. Зверева, М.В. Кларин, В.П. Симонов и др.). Авторы считают, что его применение расширяет возможности использования термина «усвоение», поскольку позволяет употреблять этот термин в более узком понимании. Для этого вводятся некие промежуточные ступени – уровни усвоения, овладения.

На основе принятых критериев развивается идея уровней коммуникативной компетентности юриста, содержательная сторона которых определялась не только по степени сформированности компонентов и критериев их проявления в специально созданных ситуациях профессиональной деятельности и общения, но и с учетом объединяющего их основания, соединившего различные уровни коммуникативной компетентности юриста в единую структуру – постепенного усложнения профессиональной деятельности, проявляющегося как в росте сложности профессиональных задач, так и в повышении роли личности профессионала в их решении, а также в одновременном расширении и варьировании сфер деятельности юриста. Такой подход и понимание коммуникативной компетентности юриста позволяет преодолеть чрезмерное сужение поля анализа и увидеть в формировании коммуникативной компетентности юриста новые возможности личностной самореализации через «экспансию личности» в профессиональной сфере, а также в еще более широком масштабе (Э. Ф. Зеер, Н.В. Кузьмина, Ю.Н. Кулюткин, А.К. Маркова, В.А. Сластенин и др.). Учитывался также запрос профессионального сообщества на разработку уровней коммуникативной компетентности юриста, отвечающих определенным требованиям [2].

Согласно теории уровневого подхода, структурные компоненты коммуникативной компетентности отражаются уникальностью построения и уровнем развития, в которых и заложены возможности и механизмы перехода с одного уровня на другой (А.А. Деркач), который происходит по пути «усложнения развития элементов и всей структуры» и одновременного совершенствования, как элементов, так и структуры (Ю.А. Конаржевский). Экспериментальные исследования подтвердили, что выявленные в исследовании уровни коммуникативной компетентности юриста – репродуктивный, рационализирующий, технологический и творческий – тесно взаимосвязаны друг с другом, и каждый предыдущий обусловливает последующий, включаясь в его состав, конкретизирует динамику совершенствования основных характеристик компонентов структуры коммуникативной компетентности, когда каждый компонент проходит свой путь развития от возникновения через становление и зрелость к преобразованию, отражая усложнение уровня проявления коммуникативной компетентности юриста. Это проявляется в его динамике от диффузности, разрозненности компонентов и их структуры, через упорядочение, поиск и обнаружение согласованности, систематизацию к целостности и творческому самоосуществлению [3]. 

Системное представление о коммуникативной компетентности юриста, обоснование ее компонентов, критериев, показателей и уровней явилось необходимой предпосылкой для выявления психолого-педагогических условий и разработки модели формирования коммуникативной компетентности студента – будущего юриста в ходе обучения в вузе.

 

Список литературы:

1. Сластенин В.А. Педагогика [Текст] : учеб. пособие для студ. высш. пед. учеб. заведений / В.А. Сластенин, И.Ф. Исаев, Е.Н. Шиянов; под ред. В.А. Сластенина. – М.: Издательский центр «Академия», 2002. – 576 с.

2.Кузьмина Н.В. Профессионализм деятельности преподавателя и мастера производственного обучения профтехучилища [Текст] / Н.В. Кузьмина. – М., 1989. – 167 с.

3.Педагогика профессионального образования [Текст]: учеб. пособие для студ. высш. пед. учеб. заведений / Е.П. Белозерцев, А.Д. Гонеев, А.Г. Пашков и др.; под ред. В.А. Сластенина. – М. : Издательский центр «Академия», 2004. – 368 с.

 

 

Основные термины (генерируются автоматически): коммуникативная компетентность юриста, коммуникативная компетентность, компонент, критерий, профессиональная деятельность, профессиональное общение, структура, Издательский центр, профессиональная деятельность юриста, уровневый подход.

8.2 Ключевые компоненты коммуникации – организационное поведение

Чему вы научитесь: Описать ключевые компоненты эффективной коммуникации в современной организационной жизни

Все организации общаются. Они общаются внутри компании со своими сотрудниками и снаружи со своими заинтересованными сторонами, клиентами и сообществами. Организации, которые хорошо и этично общаются, находятся на шаг впереди своих конкурентов, потому что общение — это то, как сотрудники понимают миссию и цели организации, а также то, как их роли поддерживают их.

Общение — это больше, чем просто быстрый разговор или письменная записка. Знание компонентов коммуникации, типов коммуникации и барьеров процесса коммуникации является ключом к пониманию того, как должна выглядеть хорошая организационная коммуникация.

Результаты обучения

  • Определение функций организационной коммуникации
  • Опишите процесс коммуникации
  • Анализ направления коммуникации внутри организации
  • Обсудить типы общения внутри организации
  • Анализ барьеров для эффективного общения

Функции организационной коммуникации

Даже когда мы не разговариваем, мы часто используем технологии для общения с другими людьми.

Исследования показывают, что плохая коммуникация является наиболее часто упоминаемой причиной межличностного конфликта .1 На самом деле это не удивительно. Около 70 процентов времени бодрствования мы тратим на какое-то общение. Будь то письмо, чтение, говорение или слушание, мы участвуем в передаче и понимании смысла между людьми. Те люди, которые умеют общаться, настраивают себя на успех. Те организации, которые способствуют хорошему общению — как внутри своих стен, так и со своими клиентами и сообществом — также настраивают себя на успех.

В организации общение служит четырем целям:

  • Управление
  • Мотивация
  • Информация
  • Эмоциональное выражение

Управление

В организациях есть правила и процессы, которым должны следовать сотрудники, доведенные до сведения работников для поддержания порядка и справедливости в системе. Например, если у человека есть недовольство по поводу своей служебной задачи, организация может потребовать, чтобы жалоба сначала была рассмотрена с руководителем. Если проблема не будет решена, следующим шагом может быть подача жалобы, которая будет рассмотрена комитетом. Это пример организации, использующей свои коммуникационные процессы для поддержания порядка и обеспечения справедливого рассмотрения жалоб.

Существует и неформальная версия контроля внутри организации. Сотрудник отдела может слишком хотеть угодить боссу, задерживаясь допоздна и производя больше, чем другие в его команде. Другие члены команды могут придираться к этому нетерпеливому человеку, высмеивать его и очень неформально контролировать поведение этого человека.

Мотивация

Цели, обратная связь и поощрение входят в число элементов, сообщаемых сотрудникам для повышения производительности и стимулирования мотивации. Организации, скорее всего, будут демонстрировать часть аспекта «контроля» при сообщении целей отдельным участникам, передаче информации по цепочке, подобной управлению объективным процессом, который мы обсуждали в предыдущем модуле. Обратная связь и поощрение также могут быть формальным контролируемым процессом (например, посредством обзора производительности в середине или в конце года), но они также могут осуществляться неформально. Когда менеджер проходит мимо человека, она может остановиться и сказать: «Привет, я слышала сегодня от Фреда о том, как хорошо вы выступили перед его группой. Отличная работа! Мы постараемся найти для вас другие возможности выступить перед толпой». Это будет неформальная версия обратной связи и подкрепления, которая действует как мотиватор.

Информация

Организации должны информировать своих сотрудников о своих целях, отраслевой информации, предпочтительных процессах, новых разработках и технологиях и т. д., чтобы они могли выполнять свою работу правильно и эффективно. Эта информация может поступать к сотрудникам формальными способами, через встречи с менеджерами, новости и обмен сообщениями через централизованную систему (например, сайт в интранете), или она может быть неформальной, например, когда член команды на конвейере предлагает более быстрый способ приблизиться. задачу и заставляет своих коллег принять метод.

Эмоциональное выражение

Коммуникация — это средство, с помощью которого сотрудники выражают себя, высказывают свои претензии и взаимодействуют в обществе. Для многих сотрудников их работа является основным источником социального взаимодействия. Общение, которое происходит между ними, является важной частью организации и часто определяет культуру организации.

Не существует одной функции организационной коммуникации, которая была бы важнее другой — организации необходимо, чтобы все четыре функции работали хорошо.

Практический вопрос

https://assessments.lumenlearning.com/assessments/13952

Однако на самом деле организация не может общаться, не так ли? Технически и научно — нет. Именно сотрудники организации общаются и следят за процессами от имени организации. Таким образом, индивидуальный опыт одинаково важен, если организация собирается иметь успешную коммуникационную функцию.

Общение происходит между людьми, когда все стороны вовлечены в раскрытие и понимание смысла слов. Это не то, что делает один человек. Когда бизнес-профессионалы вносят свой вклад в процесс раскрытия и понимания, они должны стремиться быть:

  • Прозрачный. Их сообщения должны быть легко поняты
  • Краткий. Их сообщения должны содержать только необходимую информацию
  • Объектив. Их сообщения должны быть беспристрастными
  • Последовательный. Их сообщения, если они передаются более одного раза, всегда должны быть одинаковыми
  • Завершено. Их сообщения должны содержать всю необходимую информацию
  • Актуально. Их сообщения должны иметь значение для получателя
  • Понимание знаний аудитории. В их сообщениях следует учитывать то, что получатель уже знает о ситуации, а не предполагать слишком много или слишком мало

Это семь столпов или принципов делового общения. Если человек открывает рот, кладет ручку на бумагу или берет камеру, чтобы снять видео, он должен стремиться создать сообщение, соответствующее этому критерию.

Почему? Ну, смысл общения не в том, чтобы говорить. Это нужно понимать. Когда ваша команда понимает вас, они добиваются результатов. Когда ваши клиенты понимают вас, они покупают. Когда ваш менеджер понимает вас, он защищает вас и поддерживает вас в вашей карьере. Когда организации хорошо общаются и сотрудники понимают свои роли и то, как они вписываются в миссию организации, они добиваются успеха.

Процесс общения

Как выглядит общение? Когда вы думаете об общении в его простейшей форме, процесс на самом деле довольно линейный. Говорит отправитель сообщения, скажем, вы. У вас, отправителя, есть мысль. Вы облекаете эту мысль в слова, которые кодируют сообщение.

А еще есть получатель сообщения — в данном случае ваш коллега Никола. Сообщение выходит из вашего рта, а затем декодируется или обрабатывается получателем, Николой, который затем определяет значение ваших слов в результате этого процесса декодирования. Она слышит ваши слова и обдумывает их значение — проще говоря, она слушает. Это выглядит примерно так:

Но то, что говорит отправитель, не всегда совпадает с тем, что слышит получатель. Кодирование и декодирование не всегда происходят без проблем. В этом случае Никола может «отключиться» и пропустить что-то из того, что вы сказали, или она может правильно расслышать ваши слова, но неправильно понять их смысл. Это может быть даже концепция, которая обречена на неправильное понимание еще до того, как ваши слова будут сформированы, из-за существующей разницы между вами и вашим коллегой. Когда это происходит, это называется шумом.

Если Никола не понимает вашего сообщения, она может остановить вас и сказать: «Подождите. Вы говорите это. Я правильно тебя понял? Это называется обратной связью.

: Ваш получатель дал вам понять, что вас неправильно поняли, отправив отзыв. На данный момент вы можете

  • Повторить сообщение еще раз
  • Задайте несколько уточняющих вопросов, чтобы определить, почему получатель не понял, что вы сказали, а затем решите эти вопросы при следующей попытке донести свою идею.

Обратная связь также может принимать различные формы. В этом случае Никола повторяет ваше утверждение и просит подтверждения, что она его правильно расслышала. В другом случае вы, возможно, сказали Николе, что, чтобы найти туалет, ей нужно пройти по коридору и повернуть направо. Когда она идет по коридору и поворачивает налево, это тоже является обратной связью, позволяющей понять, что вас неправильно поняли.

Часто организациям приходится ориентироваться на такую ​​обратную связь. Организации выпускают сообщение, возможно, в виде служебной записки, и рассылают его всем своим сотрудникам. Сотрудники читают. Если сообщение понято и приняты соответствующие меры, все в порядке. Возможно, был шум, но он не мешал сообщению. Если сотрудники начинают отправлять электронные письма отправителю сообщения, задавая вопросы или уточняя моменты, они участвуют в обратной связи. Если они предпринимают неуместные действия, это тоже обратная связь. Сообщение должно быть повторено, оформлено по-другому, чтобы прояснить части, которые не были переданы в первый раз.

Весь этот процесс, шаги между источником и получателем, которые приводят к переносу и пониманию смысла, называется коммуникационной обратной связью. В петле обратной связи организационной коммуникации мы также можем рассмотреть канал коммуникации в сообщении. Канал — это средство, по которому распространяется сообщение. Информационные бюллетени, встречи один на один, ратуши, видеоконференции — все это каналы коммуникации.

Практический вопрос

https://assessments.lumenlearning.com/assessments/13953

В организации существуют формальные каналы связи. Это каналы связи, установленные организацией для передачи сообщений, влияющих на служебную деятельность ее сотрудников. Они могут следовать цепочке полномочий в организации и включать такие вещи, как сообщения от руководства, информацию из отдела кадров о льготах или даже статьи, в которых признается сотрудник за отличную работу.

Неформальные каналы коммуникации в организации бывают личными и социальными. Ваш разум может автоматически перейти к «сплетням о кулерах с водой», и, хотя это определенно неформальный канал общения, существует множество способов, которыми неформальные каналы общения приносят пользу организации. Например, новый процесс может находиться на этапе тестирования с группой сотрудников. Эти сотрудники могут сгладить недостатки процесса и прийти в восторг от него, выступая в качестве послов нового метода с другими сотрудниками еще до того, как он будет развернут. Неформальный канал в этом примере — это коммуникация, которая поможет в управлении изменениями.

Понимая цели коммуникации и то, как работает коммуникация, организация может обеспечить своих сотрудников необходимой информацией для выполнения своей работы и, в конечном итоге, открыть дверь для повышения вовлеченности и производительности.

Направления связи

Теперь мы понимаем, что такое коммуникация, и сообщение кодируется отправителем, декодируется получателем, и все это при навигации по шуму и обеспечении обратной связи. Организации общаются, чтобы гарантировать, что сотрудники получают необходимую информацию для выполнения своей работы, чувствуют себя вовлеченными и продуктивными.

Коммуникация проходит внутри организации по трем различным направлениям, и часто каналы коммуникации предписываются направлением, в котором течет коммуникация. Давайте рассмотрим три различных направления и типа используемых каналов коммуникации.

Вертикальная связь

Рисунок 1. Нисходящая и восходящая связь

Вертикальная связь может быть разбита на две категории: нисходящая связь и восходящая связь.

Нисходящая связь

Нисходящая коммуникация осуществляется от высшего руководства организации к сотрудникам, находящимся ниже в организационной иерархии, в нисходящем направлении. Это может быть сообщение генерального директора и финансового директора всем их подчиненным, их подчиненным и так далее. Это может быть записка на вашем столе от вашего менеджера. Все, что передается от высокопоставленного члена или группы организации к индивидууму более низкого ранга, считается нисходящей организационной коммуникацией.

Нисходящая коммуникация может использоваться для сообщения новой организационной стратегии, выделения задач, которые необходимо выполнить, или даже для группового собрания, проводимого менеджером этой команды. Подходящими каналами для таких коммуникаций являются устные переписки, протоколы и повестки встреч, заметки, электронные письма и даже новости в интранете.

Восходящая связь

Восходящая коммуникация идет вверх от одной группы к другой, которая находится на более высоком уровне организационной иерархии. Часто этот тип связи обеспечивает обратную связь с руководителями организаций о текущих проблемах или даже о прогрессе в достижении целей.

Вероятно, неудивительно, что «вербальные обмены» реже используются в качестве общего канала для такого рода общения. Это, безусловно, довольно распространено между менеджерами и их непосредственными подчиненными, но менее распространено между линейным работником и генеральным директором. Тем не менее, связь между передовой и высшим руководством постоянно поддерживается. Каналы для восходящей связи включают не только форум мэрии, где сотрудники могут высказывать претензии, но также отчеты с финансовой информацией, отчеты о проектах и ​​многое другое. Такой вид связи информирует менеджеров о прогрессе компании и о том, что чувствуют сотрудники, и часто дает менеджерам идеи для улучшения.

Горизонтальная связь

Когда общение происходит между людьми на одном уровне организации, например, между двумя отделами или между двумя коллегами, это называется горизонтальным (или латеральным) общением. Коммуникации, происходящие между организацией и ее продавцами, поставщиками и клиентами, также можно рассматривать как горизонтальную коммуникацию.

Рисунок 2. Горизонтальная коммуникация

. Несмотря на то, что вертикальная коммуникация очень эффективна, горизонтальная коммуникация по-прежнему необходима и поощряется, поскольку она экономит время и может быть более эффективной. сотрудник! Кроме того, горизонтальная коммуникация имеет место даже тогда, когда передается вертикальная информация: директива старшей команды распространяется по всей организации как менеджерами, объясняющими информацию своим подчиненным, так и всеми теми людьми, которые обсуждают и делятся информацией по горизонтали со своими коллегами.

Однако не все организации устроены таким образом, чтобы обеспечивать хорошую горизонтальную коммуникацию. Организация с жесткой бюрократической структурой, такая как правительственная организация, передает все на основе цепочки подчинения, и часто горизонтальная коммуникация не приветствуется. Одноранговый обмен ограничен. И наоборот, органичная организация, имеющая свободную структуру и децентрализованное принятие решений, будет использовать и поощрять горизонтальную коммуникацию.

Горизонтальная коммуникация кажется очень желательной функцией в организации, и при правильном использовании так и есть. Отделы и люди должны разговаривать между собой, исключая «посредников» высшего руководства, чтобы добиться эффективности. К сожалению, горизонтальная коммуникация также может подорвать эффективность нисходящей коммуникации, особенно когда сотрудники обходят или превосходят своих начальников, чтобы добиться цели, или если менеджеры узнают постфактум о том, что действия или решения были приняты без их ведома.

Практический вопрос

https://assessments.lumenlearning.com/assessments/13954

Теперь, когда мы понимаем три направления, в которых может развиваться коммуникация, давайте рассмотрим типы коммуникации и то, как они используются в организации.

Типы связи

Межличностное общение

Итак, теперь, когда мы знаем, в каких направлениях распространяются сообщения, как они попадают от отправителя к получателю? Межличностное общение — это то, как человек решает взаимодействовать с другим человеком или группой. Существует три типа межличностного общения:

Устное общение

Основным средством общения является устная речь, и в большинстве случаев она наиболее эффективна. Примерами устного общения могут быть речь, встреча один на один или групповая дискуссия.

Основным преимуществом устного общения является скорость, поскольку отправитель сообщения кодирует его в слова, а получатель немедленно расшифровывает его и предлагает обратную связь. Любые ошибки могут быть исправлены до того, как они будут совершены и производительность снизится.

Основной недостаток устного общения проявляется всякий раз, когда сообщение должно быть передано через многих людей. Вы когда-нибудь играли в игру «телефон» с друзьями в детстве? Если да, то вы помните, что у игрока сообщение начинается шепотом на одном конце, и к тому времени, как оно достигает другого, оно часто меняется, иногда забавным образом. Без смеха, это реальное явление и реальная проблема в организациях. Когда сообщения устно передаются от человека к человеку, существует вероятность того, что это сообщение будет искажено.

Письменное сообщение

Письменное общение включает информационные бюллетени, заметки, электронную почту, обмен мгновенными сообщениями и все, что вы печатаете или пишете. Это поддающиеся проверке формы общения, существующие после момента передачи, и получатели могут обратиться к ним за разъяснениями.

Основное преимущество письменного общения именно в том, что оно написано. Они существуют после момента передачи и могут использоваться в качестве эталона позже. Из-за того, что на них легко ссылаться, письменные сообщения особенно хороши для длинных и сложных сообщений. Кроме того, процесс создания письменного сообщения часто требует, чтобы отправитель был более тщательным в своем сообщении, потому что часто бывает достаточно времени, чтобы пересмотреть и просмотреть то, что было написано, и быть более осторожным с передаваемой информацией.

Недостатком письменного общения является отсутствие обратной связи. Устное общение позволяет получателю мгновенно ответить отправителю обратной связью. Письменное общение не имеет встроенного механизма обратной связи, и из-за этого обратная связь может поступить слишком поздно для принятия соответствующих мер. Еще одним недостатком письменного общения является то, что оно отнимает много времени. Из-за отсутствия немедленной обратной связи часто рекомендуется быть более тщательным в своих письменных сообщениях, что неизбежно требует больше времени, чтобы рассмотреть, как ваши слова могут быть неясными, и упреждающе писать в дополнительном контексте. Если сообщение нужно передать быстро, письменное сообщение не всегда является лучшим решением.

Невербальное общение

Важно не только то, что вы говорите, но и то, как вы это говорите! Существует миф, согласно которому общение состоит на 35% из словесных и на 65% из невербальных. Если бы это было правдой, людей, говорящих на иностранном языке, было бы гораздо легче понять. Тем не менее, это правда, что невербальное общение добавляет дополнительный смысл личным разговорам. Невербальная коммуникация включает в себя все те вещи, которые не произносятся, но определенно передают часть сообщения, в том числе следующее:

  • выражение лица
  • жестов
  • близость к приемнику
  • коснуться
  • зрительный контакт
  • внешний вид

Например, ваша подруга может сказать вам, что она очень взволнована вечеринкой, которую планирует посетить. Но если она кажется апатичной и вялой, общение не выглядит таким же. Отправители, которые стоят слишком близко к получателю, отправляют сообщение, отличное от тех, кто держит социально приемлемую дистанцию. Отправители, которые устанавливают зрительный контакт, кажутся более уверенными в себе, чем те, кто его избегает. И, наконец, общий внешний вид отправителя — выбор одежды, гигиена, выбор способа доставки и т. д. — также может посылать сообщение, которое либо поддерживает, либо отвлекает от вербального сообщения.

Интонация также является формой невербального общения. То, как вы что-то говорите, используя свой тон и интонацию, также отражается в сообщении отправителя получателю. Рассмотрим фразу «Как бы вы хотели пойти на обед?»

Подчеркнутое слово Перевод
Как Каким методом вы хотели бы пойти? Автомобиль? Автобус?
ты Кто-то уже идет обедать. Ты тоже хочешь пойти?
перейти Вы бы хотели пойти куда-нибудь, а не есть?
обед Подходит ли обед, а не завтрак или ужин?

Интонация также включает в себя уровень энергии и эмоций, с которыми отправитель передает свое сообщение. Если вы видели Вилли Вонка в исполнении Джина Уайлдера в фильме «Вилли Вонка и шоколадная фабрика», когда один из детей, посетивших фабрику, ведет себя не так, как ему или ей положено, Вилли Вонка произносит тихое, апатичное: «Стоп. Пожалуйста. Не.» Слова указывают на то, что Вонка заинтересован в том, чтобы заставить ребенка остановиться, но тон говорит совсем о другом.

Все эти формы межличностного общения могут принимать восходящее, нисходящее или боковое направление, когда человек участвует в общении на работе.

Практический вопрос

https://assessments.lumenlearning.com/assessments/13955

Организационная коммуникация

Общение — это не просто событие один на один, когда человек решает общаться и начинает процесс. Организационная коммуникация может включать другие элементы, элементы, в которых участвует более одного человека.

Формальные сети малых групп

Формальные организации могут быть очень сложными, включая группы, состоящие из сотен человек и нескольких иерархических уровней. Для простоты мы поговорим о трех наиболее распространенных видах малых групп и представим, что в каждой из них по пять человек. Этими тремя общими сетями являются цепь, колесо и все каналы.

На этих диаграммах показано общение в трехуровневой организации, где точка наверху обозначает руководителя, второй уровень — руководителей среднего звена, а третий уровень — подчиненных руководителей среднего звена.

Цепная группа строго следует цепочке подчинения. Как видите, сообщение и коммуникация исходят от одного человека в цепочке и должны перемещаться вверх и вниз по цепочке. Связь в цепной сети обычно имеет умеренную скорость и высокую точность. Появление лидера в этой сетевой ситуации является умеренным, и удовлетворенность участников также умеренная. Эта сетевая функция распространена в командах с жесткой цепочкой подчинения.

Колесная группа менее жесткая. В этом типе сети лидеры общаются с обоими уровнями своих организаций и разрешают общение с обоими уровнями обратно к ним. Связь в колесной сети быстрая, потому что все слышат одно и то же сообщение, и оно отличается высокой точностью. Появление лидера в этой структуре высоко (поскольку все смотрят на одного и того же человека), но удовлетворенность участников часто низка. Эта сетевая особенность характерна для команд с сильными лидерами.

Всеканальная группа позволяет всем уровням группы активно взаимодействовать друг с другом. Связь в многоканальной сети быстрая, а точность умеренная. В многоканальных группах обычно не бывает лидера, а удовлетворенность участников высока. Это общая структура коммуникации, используемая в самоуправляемых командах, где участвуют все члены группы и никто не берет на себя руководящую роль.

Эффективность любой из этих сетей зависит от переменной, которая вас больше всего беспокоит. Структура «колесо» помогает появиться лидеру, но если удовлетворенность участников важнее, лучше выбрать сеть, объединяющую все каналы. Ни одна сеть не является лучшей на все случаи жизни.

Неформальное организационное общение

Конечно, не все сообщения на рабочем месте будут передаваться по официальным каналам. Люди будут тяготеть к людям, с которыми они лучше ладят, независимо от того, формируются ли эти личные отношения в рамках организационной структуры.

Хотя в большинстве компаний ходят сплетни и слухи, эти неформальные беседы могут быть полезными, если рассматривать их в правильном свете. Разговоры о сплетнях и слухах, на самом деле, не столько о содержании разговоров, сколько о стрессе. Слухи распространяются по компании, потому что они важны для сотрудников и устраняют двусмысленность, уменьшая тревогу. Секретность в отношении назначения новых менеджеров, изменения организационной структуры и т. д. способствует такому общению.

Менеджеры могут использовать неформальное общение, чтобы лучше контролировать моральный дух своих команд и выявлять проблемы, которые сотрудники считают важными или из-за которых они испытывают стресс. Это фильтр и механизм обратной связи, который, скорее всего, продолжит существовать независимо от того, какие шаги будут предприняты, чтобы его избежать.

Это способы, которыми люди общаются в одиночку или в группах внутри организаций. Разговаривают ли они и взаимодействуют лицом к лицу или отправляют длинную записку, они используют очень традиционные формы передачи сообщений. Но сегодня у нас есть технологии, которые помогают нам общаться, и это немного меняет эту динамику. В следующем модуле мы рассмотрим, как технологии повлияли на организационную коммуникацию.

Эффективная связь

Понимание функций, процесса, направления и типов общения — это первый шаг к эффективному общению. Но, конечно, есть еще! Хорошее общение включает в себя ряд факторов, в том числе

  • Отправка точного сообщения
  • Устранение коммуникационных барьеров
  • Контроль отвлекающих факторов (или шума)
  • Мониторинг невербальных сигналов, активное слушание и предоставление обратной связи

Составление сообщения, устного или письменного, — это только начало. Давайте посмотрим на получателя и препятствия, с которыми он или она могут столкнуться и которые мешают ему ясно воспринять сообщение.

Предубеждения восприятия

Предубеждения восприятия могут повлиять на то, как получатель обрабатывает информацию о других. Эти предубеждения могут позволить нам быстрее принимать решения, но они также могут привести к тому, что мы перестанем собирать информацию и принимать решения преждевременно. Те, кто уже принял решение, перестают обращать внимание.

Например, Тео, менеджеру, нужно принять решение о новом найме. Талантливая сотрудница Сьюзи рекомендует другу, который, по ее мнению, будет хорошим дополнением к компании и их команде. Этот менеджер может сказать: «Ну, если с этим человеком все в порядке в книге Сюзи, то и со мной она тоже». Тео перестает собирать информацию в тот момент, когда слышит совет Сьюзи, потому что Сьюзи — талантливый и надежный член команды.

Однако человек, которого порекомендовала Сьюзи, имеет ограниченные навыки и не подходит. Тео стал жертвой искажения восприятия. Он поверил на слово доверенному члену команды вместо того, чтобы продолжить расследование.

Когда отправитель передает сообщение, смещение восприятия получателя представляет собой «шум», который изменяет значение отправителя. С предвзятостью восприятия можно справиться путем осознания, использования объективных данных и подтверждения, когда это возможно.

Организационные барьеры

На эффективность коммуникации может влиять иерархическая структура организации и правила, регулирующие потоки информации вверх, вниз и в стороны. Например, жесткая организационная структура может диктовать, что коммуникация должна проходить вверх и вниз, от вице-президента к директору, к менеджеру и обратно от менеджера к директору и к вице-президенту. Это жесткое правило может оказаться не идеальным для организаций, которым необходимо быстро принимать решения на основе информации, генерируемой сотрудниками более низкого уровня.

Допустим, на производственном предприятии произошла серия травм, и вице-президент компании хочет внести изменения для обеспечения безопасности рабочих. В жесткой организационной структуре он может попросить своего непосредственного подчиненного, директора, подтвердить все причины, по которым происходят эти травмы. Затем директор спрашивает менеджера, который спрашивает тимлида и так далее. Процесс малоэффективен.

Организационные иерархии также могут препятствовать общению через различия в статусе. Часто доступ к руководителям C-уровня ограничен для сотрудников более низкого уровня, поэтому информация, передаваемая этим уровням и от них, часто искажается.

Время также является организационным барьером и врагом хорошего общения. Рабочие вынуждены работать и соблюдать сроки, и время может помешать им должным образом общаться с членами своей команды и руководителями.

Часто необходимо предпринимать шаги в рамках всей организации, чтобы преодолеть такого рода барьеры, эффективно повышая ценность коммуникации, предоставляя сотрудникам время и пространство для общения с аудиторией, которой необходимо получать их сообщения.

Активное прослушивание

Как мы уже говорили ранее в этом модуле, общение заключается не в том, чтобы говорить или писать, а в том, чтобы быть понятым. Коммуникаторы на обоих концах социальной обратной связи должны практиковать активное слушание. Активное слушание — это процесс, посредством которого слушающий принимает на себя сознательную и динамичную роль в процессе общения посредством поведения и действий. Активное прослушивание выглядит так:

В приведенной выше модели вы можете видеть, что активное слушание включает в себя открытые вопросы и минимизацию отвлекающих факторов, уточнение, перефразирование и подведение итогов. Все это механизмы обратной связи, гарантирующие, что получатель правильно расслышал сообщение.

Эта модель также включает в себя внимание к невербальным сигналам, когда отправитель передает свое сообщение, в рекомендации настроиться и распознать чувства. Невербальные сигналы особенно важны в ситуациях, когда речь идет о разных культурах. Культуры с большой дистанцией могут слушать, но стесняться задавать уточняющие вопросы, что возлагает на отправителя немного больше ответственности за то, чтобы сообщение было понято. В целом, эти практики активного слушания помогают разрушить коммуникативные барьеры.

Эффективная обратная связь

Сообщение должно быть переформулировано и усилено, чтобы в сообщение не проникал шум. Например, если менеджеры ставят перед сотрудниками цели, они должны быть готовы дать этим сотрудникам обратную связь об их прогрессе, чтобы они не сбились с курса и достигли финиша.

Положительными отзывами всегда приятно поделиться, а отрицательными немного сложнее. Оба должны быть предложены, если от сотрудников ожидается изменение поведения. Эффективная обратная связь должна:

  • Основаны на фактах и ​​своевременны
  • Сосредоточьтесь на конкретном поведении, которое четко задокументировано, а не на расплывчатых утверждениях о личностях или отношениях
  • Быть связанным с работой и профессиональным
  • Устранение поведения, находящегося под контролем лица, получающего обратную связь

Отправитель также должен убедиться, что получатель полностью понял обратную связь.

Практический вопрос

https://assessments.lumenlearning.com/assessments/13956

Организации, которые понимают эти потенциальные препятствия на пути к хорошей коммуникации и знают, как их преодолевать, скорее всего, будут более успешными в создании более высоких уровней вовлеченности и производительности сотрудников.

1 Томас, Кеннет В. и Уоррен Х. Шмидт. «Обзор управленческих интересов в отношении конфликтов», Academy of Management Journal , том 19, вып. 2

Лицензионный контент CC, оригинал

  • Введение в ключевые компоненты коммуникации. Автор: : Freedom Learning Group. Предоставлено : Lumen Learning. Лицензия : CC BY: Attribution
  • Функции организационной коммуникации. Автор: : Freedom Learning Group. Предоставлено : Lumen Learning. Лицензия : CC BY: Attribution
  • Процесс общения. Автор: : Freedom Learning Group. Предоставлено : Lumen Learning. Лицензия : CC BY: Атрибуция
  • Изображения: Процесс коммуникации. Автор: : Freedom Learning Group. Предоставлено : Lumen Learning. Лицензия : CC BY: Attribution
  • Направления связи. Автор: : Freedom Learning Group. Предоставлено : Lumen Learning. Лицензия : CC BY: Attribution
  • Виды связи. Автор: : Freedom Learning Group. Предоставлено : Lumen Learning. Лицензия : CC BY: Attribution
  • Изображение: Формальные сети малых групп. Предоставлено : Lumen Learning. Лицензия : CC BY: Attribution
  •  Эффективное общение. Автор: : Freedom Learning Group. Предоставлено : Lumen Learning. Лицензия : CC BY: Attribution
  • Изображение: Активное слушание. Предоставлено : Lumen Learning. Лицензия : CC BY: Attribution

Контент с лицензией CC, ранее опубликованный

  • Связь. Автор : Иван. Предоставлено : Flickr. Расположен по адресу : https://flic.kr/p/2cFwrXk. Лицензия : CC BY: Attribution
  • Изображение: нисходящая и восходящая связь. Предоставлено : Lumen Learning. Расположен по адресу : https://courses.lumenlearning.com/wmopen-businesscommunicationmgrs/chapter/writing-the-right-message/. Лицензия : CC BY: Attribution
  • Изображение: Горизонтальная связь. Предоставлено : Lumen Learning. Расположен по адресу : https://courses.lumenlearning.com/wmopen-businesscommunicationmgrs/chapter/writing-the-right-message/. Лицензия : CC BY: Attribution

Контент по лицензии CC, конкретное указание авторства

  • Женщина, изображение совместной работы. Автор : rawpixel. Предоставлено : Unsplash. Расположен по адресу : https://unsplash.com/photos/g8bqFDerlLA. Лицензия : CC0: Права не защищены . Условия лицензии : Лицензия Unsplash
  • Это о том, как женщины разговаривают с другим человеком. Автор : Gradikaa. Предоставлено : Unsplash. Расположен по адресу : https://unsplash.com/photos/x31bLGlH6U0. Лицензия : CC0: Права не защищены . Условия лицензии : Лицензия Unsplash
  • Без названия. Автор : kai kalhh. Предоставлено : Pixabay. Расположен по адресу : https://pixabay.com/photos/baukegel-shield-cone-pilone-hat-2694486/. Лицензия : CC0: Права не защищены . Условия лицензии : Лицензия Pixabay

7 основ делового общения

Чтобы эффективно общаться в бизнесе, необходимо четко понимать эти семь элементов. Узнайте, что они из себя представляют и как их использовать.

Существует семь основных элементов для успешной деловой связи:

  • Структура
  • Clarity
  • Консистенция
  • Средняя
  • Соответствие
  • Primecy/Recency
  • Психологическое правило 7 ± 2
  • 11119, но и вы для эффективного общения в бизнесе важно, чтобы вы хорошо понимали эти элементы. Итак, давайте рассмотрим каждый по очереди…

    1. Структура

    От того, как вы структурируете свое сообщение, зависит, насколько легко оно усваивается и понимается вашей аудиторией.

    Каждое хорошее общение должно иметь эти три структурных элемента:

    • начало
    • тело
    • завершение

    Это структурное правило остается верным независимо от того, что вы сообщаете — заметка, телефонный звонок, сообщение голосовой почты , персональная презентация, речь, электронное письмо, веб-страница или мультимедийная презентация.

    СВЯЗАННЫЕ: Навыки эффективного общения, которые приносят результаты

    Помните: аудиторией вашего сообщения может быть всего один человек, небольшая команда, аудитория, полная людей, или национальная, даже глобальная, группа миллионов.

    В данном случае размер не имеет значения — правила остаются прежними.

    Вступление

    Вступление позволяет аудитории вашего сообщения быстро понять, о чем идет речь.

    Короткое, резкое и по существу, хорошее начало позволяет вашей аудитории быстро принять решение о том, стоит ли обращать внимание на ваше сообщение.

    В конце концов, время — драгоценный ресурс, и чем быстрее вы сможете «дойти до сути» и чем быстрее ваша аудитория примет решение «игнорировать/обратить внимание», тем более позитивно они будут относиться к вам — что может быть ОЧЕНЬ важно, если вам нужно или вы хотите общаться с ними в будущем.

    Тело

    Здесь вы попадаете в суть вашего сообщения.

    Именно в теле сообщения вы сообщаете все свои факты и цифры относительно действий, которые вы хотите, чтобы аудитория вашего сообщения предприняла после посещения вашего сообщения.

    Сохраняйте факты, цифры и любые графики или диаграммы, которые вы можете представить по делу. Не утомляйте аудиторию не относящимися к делу материалами или диаграммами с запутанными, неразборчивыми цифрами и цветами.

    Покажите графику своей презентации ребенку в седьмом классе. Если ОНИ могут следовать и понимать их, велики шансы, что и ваша аудитория тоже.

    СВЯЗАННЫЕ: 10 самых смертоносных слов и фраз в бизнесе

    Закрытие

    Закрытие — это когда вы подводите итог своей коммуникации, напоминаете своей аудитории о своих ключевых моментах и ​​оставляете их с четким пониманием того, чего вы хотите. их делать дальше.

    Чем мощнее вы сможете закончить свое сообщение, тем легче его запомнит ваша аудитория.

    2. Ясность

    Четко объясните сообщение, которое вы хотите донести, так как запутанное сообщение для вашей аудитории приведет только к тому, что они будут сбиты с толку, а ваше сообщение будет проигнорировано.

    Если вы отправляете сообщение, скажем, о выплатах за сверхурочную работу, не добавляйте сообщения о деталях бюджета или предстоящем пикнике для сотрудников — ЕСЛИ они АБСОЛЮТНО не соответствуют вашему первоначальному сообщению.

    Для вашей аудитории будет намного лучше и понятнее, если вы создадите отдельное сообщение об этих вспомогательных вопросах.

    3. Последовательность

    Ничто так не расстраивает обычного читателя, скажем, вашего информационного бюллетеня, как непоследовательность в вашем сообщении.

    Занятие позиции по проблеме на одной неделе только для того, чтобы опровергнуть ее на следующей, а затем отменить ЭТУ позицию на следующей неделе, только порождает недоверие к вашему сообщению.

    И недоверие к вам!

    Люди, которые вам не доверяют, вряд ли предпримут действия, которые вы от них хотите. Они также вряд ли обратят внимание на ваши будущие сообщения.

    Помимо непротиворечивости нескольких сообщений, имейте в виду, что несогласованность в вашем сообщении может быть столь же губительной для понимания аудитории.

    Рискуя показаться ворчливым грамматиком, пожалуйста, убедитесь, что ваши времена остаются прежними, что ваша точка зрения не колеблется между первым и третьим лицом и обратно (если вы намеренно не хотите создать лингвистическую или впечатляющий эффект — будьте осторожны с этим!), и что ваша общая «тема» или сообщение не изменится.

    4. Средний

    Если единственный инструмент, который у вас есть в сумке с инструментами, это молоток, очень скоро все начнет выглядеть как гвоздь.

    Точно так же, если вы считаете, что все, что у вас есть в качестве средства коммуникации, — это PowerPoint™, то очень скоро все, что вы будете делать, — это сводить все возможности коммуникации к презентации PowerPoint™. И, как подтвердит любой из нас, кто смотрел слишком много скучных слайд-шоу, «видел одно, видел их все».

    У вас есть много способов донести свое сообщение — хитрость в том, чтобы использовать правильный.

    Какой правильный? Тот, который передает ваше сообщение:

    • с наибольшей точностью
    • с наибольшей вероятностью понимания аудиторией
    • с наименьшими финансовыми затратами
    • с наименьшими временными затратами

    Примечание: он должен соответствовать всем этим критериям. Нет абсолютно никакого смысла тратить наименьшую сумму денег, если выбранный вами носитель не соответствует ни одному из других критериев.

    Итак, какие носители доступны? У вас есть выбор из одного или комбинации следующих вариантов:

    • письмо-памятка на бумажном носителе
    • личный семинар с презентацией лицом к лицу
    • индивидуальная презентация по телефону
    • личная презентация один ко многим
    • электронная почта в текстовом формате
    • один-
    • текстовая и графическая электронная почта
    • голосовая электронная почта
    • веб-страница
    • веб-трансляция/веб-видео
    • радиотрансляция
    • телетрансляция
    • пресс-релиз
    • 9 реклама на ТВ/кино0012
    • CD/DVD

    Очевидно, что выбор правильного носителя или носителя имеет решающее значение, поскольку финансовые затраты на некоторые позиции в приведенном выше списке выше, чем на другие. Неправильно воспользовавшись медиа-миксом, вы можете потратить много времени и денег на очень визуально привлекательную деловую коммуникацию, обеспечивающую практически нулевой ROI (окупаемость инвестиций).

    5. Релевантность

    Меня не перестает удивлять, что бизнес-менеджеры все еще верят, что их сообщение заинтересует всех, а затем продолжают подвергать всех и каждого, кого они могут найти, ужасающему слайд-шоу в PowerPoint, составленному хорошо -значительный, но эстетически оспариваемый подчиненный.

    Я думаю, вы понимаете, что я имею в виду: Экран за экраном длинного текста с мелким, едва читаемым шрифтом (потому что маленький размер шрифта — единственный способ уместить все слова на слайде), который менеджер должным образом и тупо читает дословно.

    Фу!

    Психологическая реальность такова, что если человек не заинтересован в теме сообщения, он вряд ли обратит на него внимание.

    Это означает, что если вы заставите их обратить внимание на ваше сообщение, вы на самом деле настроите их против себя и с меньшей вероятностью привлечете их внимание в будущем.

    Сохраните свой подробный бюджет и анализ производительности Графики, созданные в Excel, для тех, кому действительно небезразличны такие вещи и им нужно знать об этом.

    Если ваше деловое общение должно затронуть несколько областей, которые могут не представлять интереса для всей вашей аудитории, сообщите им об альтернативных ресурсах, которые более полно затрагивают каждую из этих дополнительных областей.

    Вы можете сделать это, например, предоставив им легко запоминающуюся и письменную ссылку на веб-страницу, где можно хранить более подробную информацию.

    6. Первенство/новизна

    Важно знать, что неделю спустя деловое общение запоминается одним или обоими из двух факторов:

    • сила и запоминаемость его открытия
    • сила и запоминаемость его закрытия

    Психологи называют эффект запоминания первых нескольких представленных элементов «Эффектом первенства». Точно так же они называют эффект запоминания последних нескольких предметов, представленных вам, «эффектом новизны».

    Поскольку люди различаются по тому, какой эффект является для них наиболее доминирующим, лучше всего прикрыть свои базы и приложить усилия, чтобы иметь как мощное и запоминающееся начало, так и мощное завершение.

    Мощным началом может быть все, что привлекает внимание аудитории:

    • цитата
    • шутка
    • громкий шум
    • нелепое заявление

    Просто убедитесь, что ваше начало соответствует теме и относится к ней коммуникации.

    Например, в то время как вступительная фраза «Бесплатный секс доступен в фойе», несомненно, привлечет внимание вашей аудитории, если тема вашего сообщения после этого будет касаться какой-либо реорганизации процессов, происходящих в вашем отделе, ваша аудитория будет быть раздраженным (некоторые были бы очень раздражены вашей двуличностью). Они чувствовали бы себя обманутыми!

    В равной степени сильное завершение, не имеющее никакого сходства с основной частью сообщения, просто смутит и разочарует аудиторию, воспитанную ожидать чего-то большего.

    И не думайте, что юмор вас спасет.

    Деловое общение — серьезное дело, и очень немногие люди способны передать юмористическое сообщение, которое аудитория запомнит и будет действовать в соответствии с ним.

    Фантастический пример того, как юмор привлекает аудиторию, но не вызывает желаемого отклика, можно найти в превосходной книге Джеффри Робинсона Манипуляторы .

    Один из величайших американских комедийных писателей Стэн Фребург был убежден заняться рекламой. Решив, что его собственное агентство должно называться «Петрушка, Шалфей, Розмари и Осборн, подразделение Thyme, Inc.», Фребург создал серию невероятно забавных рекламных роликов. На основании этого его наняли для создания рекламы для Pacific Southwest Airlines (PSA), навсегда вошедшей в анналы рекламы как «флаер White Knuckle Flyer».

    Он нацелился на людей, которые ненавидят летать и постоянно беспокоятся о том, что самолеты разбиваются. Чтобы успокоить их, он заставил авиакомпанию раздавать защитные одеяла — буквально крошечные одеяла с логотипом PSA — всем пассажирам, опасающимся, что полет может привести к их гибели.

    Это было весело.

    И авиакомпания умерла со смеху.

    «Где-то между написанием шуток и всем весельем, — комментирует Джерри Делла Фемина, которого PSA в панике вызвали, чтобы исправить то, что сделал Фребург, потому что они не думали, что переживут его, — кто-то должен был продать что-нибудь. Поцелуй смерти в рекламе — это когда вы совершаете ошибку, влюбляясь в собственные слова».

    PSA поддалась юмору и, что не смешно, прекратила свое существование.

    Как говорит Грэнвилл Тугуд в своей превосходной книге The Articulate Executive , юмор — очень рискованная стратегия.

    Если вы решили использовать юмор в своей презентации, следуйте рекомендации Тугуда:

    Расскажите историю так, как если бы она была правдой. Изюминка намного смешнее, если мы ее не ожидаем

    Расскажите историю, чтобы сделать ее деловой. Если вы не доносите мысль, вам нечего шутить

    Убедитесь, что вы рассказываете историю правильно, не путаете кульминацию и убедитесь, что она уместна.

    Начало и завершение вашего делового общения — это два наиболее легко запоминающихся и, следовательно, важных элемента. Убедитесь, что вы даете своей аудитории что-то запоминающееся.

    7. Психологическое правило 7±2 (семь плюс-минус два)

    Психологам давно известно, что человеческий мозг имеет ограниченную способность хранить информацию в кратковременной или «рабочей» памяти. Точно так же мозг устроен таким образом, чтобы хранить информацию в виде «кластеров» или групп элементов.

    Эти кластеры или группы составляют в среднем по всему человечеству семь элементов плюс-минус два. Это означает, что ваша аудитория может одновременно удерживать от пяти до девяти частей информации.

    Точно так же ваша аудитория сгруппирует сообщение вашего делового общения с четырьмя-восемью другими сообщениями в своей долговременной памяти.

    Теперь вы понимаете важность ясности сообщения и отличительного и запоминающегося начала и завершения?

    Если вы хотите, чтобы ваши ключевые моменты запомнились даже через пять минут, важно ограничить свое деловое общение пятью-девятью ключевыми моментами.

    Точно так же, если вы хотите, чтобы ваши ключевые моменты действия запомнились через пять недель, убедитесь, что ваше сообщение входит в число пяти-девяти самых запоминающихся сообщений, на которые обращала внимание ваша аудитория за последние пять недель.

    Человеческий мозг «объединяет» информацию воедино, поэтому, если у вас есть длинный документ или сообщение, которое вы хотите донести, особенно на бумаге, структурируйте свой документ так, чтобы у вас было:

    • 7±2 «главы» или раздела
    • 7±2 подраздела в каждом разделе

    возможность либо объединить два-три подраздела, либо создать из них новый основной раздел.

    Заключение

    Четкое и эффективное общение так же важно в деловом мире, как и в остальной жизни. Помните об этих семи аспектах хорошего общения в следующий раз, когда вам нужно будет передать важное сообщение.

    Ли Хопкинс — бизнес-психолог, консультирующий своих клиентов по вопросам общения для достижения лучших результатов в бизнесе.

    Все, что вам нужно знать

    Организационная коммуникация состоит из всех сообщений, отправляемых и получаемых в рамках определенной рабочей среды взаимозависимым лицам, работающим над общими целями. Чтение 3 мин.

    1. Организационная коммуникация: все, что вам нужно Необходимо знать
    2. Как зародилась область организационной коммуникации
    3. Организационная коммуникация сегодня
    4. Изучение организационной коммуникации
    5. Структура организационной коммуникации
    6. Организационная культура

    Организационная коммуникация: все, что вам нужно знать

    Организационная коммуникация состоит из всех сообщений, отправленных и полученных в рамках конкретной рабочей среды взаимозависимым людям, работающим над общими целями. Организационная коммуникация имеет имплицитные и эксплицитные вербализации.

    Его функция заключается в выполнении задач, связанных с ролями или обязанностями сотрудников в производстве, продажах и услугах для организации. Большая часть разговоров сосредоточена вокруг решения проблем, проверки соответствия и внесения изменений в контексте рабочей среды.

    Более формализованная организационная коммуникация включает в себя поддержание политик, формирующих процедур и правил, обеспечивающих основу для повседневной работы предприятия. Часть организационной коммуникации включает в себя построение отношений, необходимых для достижения целей, с внутренними организациями, а также с внешними поставщиками и надзорными органами. Все взаимодействие создает климат и культуру в бизнесе через общие ценности, отношения и методы. Для руководства это означает создание эффективных и действенных практик, чтобы директивы доходили до человека, которому они должны. По мере сбора информации она используется для координации действий по достижению целей.

    Как зародилась область организационной коммуникации

    Рим и Греция начали процесс организационной коммуникации с традициями устной риторики. По мере того, как культуры развивались от городов-государств к правительствам, возникла потребность в общении через бюрократию. Восточные ученые начали находить способы наладить поток информации, поддерживать целостность и повышать качество сообщения, поскольку официальные лица разговаривали друг с другом и с народом. В 20 -м -м веке ученые начали изучать организационные структуры, производительность и организационную эффективность в связи с организационной коммуникацией из-за промышленной революции. Это коррелировало с получением более высокой прибыли и поддержанием эффективности.

    Один из первых консультантов по менеджменту, известный как Фоллетт, изучал сложность сообщений, участие работников в организациях и выбор каналов связи. Позже Бернар поставил коммуникацию в центр организационного процесса. Чтобы организации преуспели, должен был произойти определенный уровень взаимодействия. В 1942 году Александр Херон написал книгу под названием «Обмен информацией с сотрудниками». Он обрисовал в общих чертах общение менеджера и сотрудника.

    Патнэм и Чейни разделили организационную коммуникацию на три компонента:

    • Общий адрес
    • Убеждение
    • Социальные науки

    Дальнейшие исследования связали исследования в области социальных наук с общением в малых группах, массовым общением и межличностным общением. Другие видели организационную коммуникацию несколько иначе, например, Реддинг и Томпкинс, которые настаивали на том, что это письмо, убеждение и управленческая коммуникация. Вторая мировая война положила начало крупномасштабным промышленным коммуникациям. К 1970-м годам было собрано достаточно эмпирических исследований, чтобы создать философию, которая переместила ее в академическую сферу в качестве степени.

    Организационная коммуникация сегодня

    Благодаря новым коммуникационным технологиям и Интернету коммуникация развилась, включая организационную коммуникацию. Он колеблется между публичными выступлениями в различных формах и уровнями взаимодействия в глобальных организациях.

    Согласно Патнэму, Чейни и Киму, существует восемь основных традиций.

    1. Каналы связи
    2. Климат связи
    3. Сетевой анализ
    4. Начальник связи и подчиненный
    5. Обработка информации
    6. Риторическое общение
    7. Политическая коммуникация
    8. Культурная коммуникация

    Количественные методы были введены в смесь, чтобы помочь предсказать поведение во время организационных коммуникаций.

    Изучение организационной коммуникации

    Эта дисциплина используется не только для улучшения коммуникации в организации. Он также использовался, чтобы показать, как люди становятся маргинализированными репрессивными группами или оказываются в невыгодном положении. Подобно культурным исследованиям, в исследованиях организационной коммуникации используются методы интерпретативного исследования.

    Организационная коммуникационная структура

    Организационная коммуникационная структура рассматривает пути в системе сообщений, чтобы увидеть, где происходит взаимодействие и кто с кем разговаривает. Существует формальная система связи, которая использует официальные каналы для обмена сообщениями между организационными должностями. Часто поток можно определить по организационным схемам и руководствам по политике. Формальные коммуникации текут вниз, вверх и горизонтально.

    • Нисходящая коммуникация имеет дело с планами, обратной связью, производительностью, обучением и делегированием работы.
    • Восходящая коммуникация имеет дело с жалобами, запросами и работой организации.
    • Горизонтальная коммуникация связана с сотрудничеством и координацией рабочих задач или сбором ресурсов.