Вербальные коммуникации осуществляются с помощью сообщений: 6.1. Тест для закрепления знаний и развития логического мышления. Организационное поведение: Практикум

Опубликовано автором

Содержание

Коммуникации и ступени противоречий — ВСЕ О ВНУТРЕННИХ КОММУНИКАЦИЯХ

Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности.

/>Говорят, если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководство компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений. Значит, в конечном счете, применительно к задачам теории организации, наиважнейшим является коммуникационный процесс.

 

Коммуникация — это процесс общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.

Коммуникация — это одно из необходимых условий жизни человека в социуме, а коммуникабельность — одна из важных системных характеристик, сопутствующих успеху. Под коммуникабельностью в социальных группах понимают способность к общению, общительность, способность к совместной работе.

В информационных технологиях коммуникабельность — это совместимость разнотипных систем передачи информации.

Относительно конкретной организации (компании) можно говорить как о внешней коммуникации, так и о внутренней.

Внешняя коммуникация — это коммуникация с миром, находящимся за пределами вашей организации, это коммуникации между организацией и внешней средой. Задача внешних коммуникаций — удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании.

Внутренние, или внутриорганизационные, коммуникации (между подразделениями, коммуникация внутри подразделений по уровням производства и управления, межличностные коммуникации, неформальные коммуникации) предстают как часть производственно-хозяйственной деятельности: связь между отделами, отчеты отдела реализации или ведомости складского учета и т.

п. Коммуникация внутри организации включает в себя инструктирование, информацию, обучение, менеджмент методом разговоров. Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации — создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании. Таким образом, коммуникация — это важный организационный инструмент и необходимое условие для эффективного развития и внедрения корпоративной политики.

Коммуникативный поток может перемешаться в горизонтальном и вертикальном направлениях. Внутриорганизационные коммуникации включают в себя: нисходящий и восходящий уровни вертикальных коммуникаций, коммуникации по горизонтали, коммуникации между руководителем и подчиненными, коммуникации между формальными и неформальными группами. Внутриорганизационные коммуникационные процессы призваны удовлетворить потребности разных уровней принятия решений.

Коммуникация в малой группе дает шанс и руководителю и подчи-ненному оперативно участвовать в решении стратегических и текущих задач: каждый участвует в обсуждении, каждый может быть услышан. Хорошие результаты дает эффект обратной связи. Взаимодействие усложняется с ростом числа членов группы.

Межличностная коммуникация — коммуникация с другим человеком — наиболее распространенный тип внутренних коммуникаций. Коммуникации между неформальными группами могут охватывать набор связей — от бытовых до производственных. Основой этого типа коммуникаций является информация, циркулирующая по каналам неформального общения. Иногда руководители специально запускают «слухи», чтобы проверить реакцию коллектива на возможные будущие решения (например, по кадровым изменениям или изменению порядка выплаты премиальных и др.)

Общественные, или массовые, коммуникации — процесс сообщения информации с помощью технических средств или средств массовой коммуникации численно большим группам людей: печать, радио, кино, телевидение. Источник информации передает послание рассредоточенным аудиториям. Ограничена возможность обратной связи.

Важнейшей задачей руководства компании является создание ус-ловий по обмену идеями, мыслями, информацией между людьми, под-разделениями, между организацией и ее окружением. Принятые в лучших компаниях системы коммуникаций основаны на эффективных технологиях информационного обмена, на культивировании неформального общения, на поддержке общения материальными средствами. Интенсивность информационного обмена в таких компаниях велика, и обычно она начинается с требования неформальности.

На эффективность коммуникаций оказывают влияние различные факторы:

Таблица 1. Факторы, формирующие типы коммуникаций.

Общение людей осуществляется с помощью вербальных и невербальных методов. Вербальные коммуникации реализуются посредством устных (диалог, совещание, переговоры, презентации и т.п.) или письменных (приказы, распоряжения, инструкции, письма и пр. ) сообщений, невербальные — осуществляются посредством языка телодвижений (осанка, жесты, поза, выражение лица и пр.) и параметров речи (интонация, тембр голоса, темп речи, громкость голоса, произношение, стиль речи и пр.).

Способы обеспечения коммуникации хорошо известны — это слушание, речь, чтение, письмо. По значимости слушание находится на первом месте, занимая до 45% времени межличностных коммуникаций. Речь занимает до 30% времени межличностных коммуникаций (диалоги, совещания, переговоры, презентации). Для повышения эффективности коммуникаций важно уделять большое внимание культуре речи. Чтение играет важнейшую роль, особенно для людей, имеющих аналитический ум и владеющих техникой быстрого чтения. Чтение составляет около 15% времени межличностных отношений.

Тип личности человека имеет также большое значение в процессе коммуникации. Своевременное распознавание типа личности собеседника позволит вам адаптировать свои предложения и даст дополнительную возможность добиться успеха в переговорах.

Коммуникации — жизненно важное звено между руководителем и подчиненными, они являются инструментом внутрисистемной ко-ординации, помогают получать информацию на всех уровнях управления. Исследования различных организационных структур показывают, что коммуникация играет важную роль в развитии организации как целостного организма. Каждый руководитель заинтересован в улучшении коммуникации. С помощью коммуникации реализуются цели компании, проводятся новые идеи, мотивация, осуществляется контроль за поведением членов группы. Коммуникации необходимы для утверждения авторитета и воли руководителя.

Каждый руководитель стремится создать коллектив, и создает его с помощью коммуникации. Работа по созданию коллектива важнее, чем создание производственного процесса. Процесс коммуникации в организации происходит как с помощью формальных отношений (с помощью правил, норм, инструкций, принципов), так и с помощью неформальных отношений (традиций, культуры). Коммуникация в организационных системах — это еще и отношение работников друг к другу, к клиентам, поставщикам, потребителям. Взаимоотношения эти могут быть самые разные: от полной поддержки — до жесткой конфронтации, противоречия.

Полная поддержка руководителя всеми сотрудниками фирмы — это симптом неблагополучия, что свидетельствует либо об отсутствии информации у подчиненных, либо об их некомпетентности. Редко полную поддержку руководителю связывают с неоспоримым авторитетом руководителя. Но сильный, авторитетный руководитель должен знать: опираться можно «только на то, что сопротивляется».

Противоречие возникает в результате взаимодействия сторон с различной степенью восприятия и оценки одного и того же явления, процесса, информации. Все противоречия могут быть сведены к трем видам: системным, производственным и личностным. Системные противоречия отражают противоречия, возникшие между управляющей и управляемой подсистемами. Производственные противоречия возникают по поводу организации и развития производственных процессов, выбора технологии или нового типа продукции.

Личностные противоречия отражают столкновение личных интересов.

Обычно выделяют четыре ступени противоречий — различие, поляризация, столкновение и антагонизм:
— различие — возникает, как правило, при нововведениях, такие противоречия разрешаются в процессе коммуникации;
— поляризация — характеризуется взаимопониманием в целях, задачах между руководителем и подчиненным, но и различием их подходов в средствах и методах;
— столкновение — характеризуется частичной поддержкой общей цели задания со стороны подчиненных. При этом формируются различные частные цели. Причины столкновений: различный уровень компетенции руководителя и подчиненного; различные позиции по поводу перехода на новое изделие; низкий уровень системных знаний у руководителя; плохо организованная система коммуникаций;

— антагонизм — непримиримое противоречие, основанное на разных подходах к общей и частным целям, средствам и методам.

Грамотный руководитель использует все виды противоречий для развития внутрифирменной конкуренции. Иногда противоречия вызываются или организовываются целенаправленно. Чтобы управлять развитием организации с помощью противоречий, необходимо уметь соотнести тип противоречия с конкретной ситуацией в организации. Задача руководителя — распознать тип противоречия и перевести на требуемую ступень.

К примеру, антагонизм может позитивно себя реализовать в поисковой работе, в переходных, экстремальных условиях. Результатом может стать супероптимальное решение (смена продукта, смена формы собственности, переход от механистической к органической структуре). Но антагонизм в коллективе не может продолжаться долго: тратится слишком много энергии, снижается уровень культуры организации, происходит ухудшение микроклимата в коллективе.

Наука управления противоречиями тесно связана со знанием психологии и конфликтологии. Конфликт в переводе означает «столкновение». Именно серьезное разногласие, столкновение, спор вызывают конфликтную ситуацию. Конфликты с сослуживцами, с начальником могут возникать по самым разным поводам. И хотя кон-фликты — объект исследования конфликтологии, нас это интересует с позиций исследования отношений между элементами в организации.

Роль конфликта в организации противоречива: с одной стороны, это фактор дезорганизации: он разрушает связи, препятствует протеканию информационных и производственных процессов, создает негативный фон для развития; с другой стороны — это ступень к переходу организации на новый уровень.

Конфликт можно рассматривать как сигнал о недостатках в самой организации. Управление с помощью конфликтов предполагает умение своевременно инициировать или, напротив, предотвратить конфликт. Конфликт можно рассматривать как временное эмоциональное изменение в настроении человека или группы людей, т.е. психологический всплеск (несовпадение характеров, психологическая несовместимость). В таких случаях говорят о межличностных конфликтах, хотя в глубине этих конфликтов также может стоять не психологическая несовместимость, а расхождение интересов. Конфликт в организациях может проявляться в разных качествах: эмоциональный психологический всплеск или эмоциональный деловой спор, острая дискуссия.

Когда предметом спора, разногласий выступают производственные или организационные вопросы, говорят о деловых конфликтах: борьба интересов за ресурсы, за власть, за влияние. Иногда спор возникает в результате поиска виновных за ошибки, допущенные в процессе деятельности. Желание снять с себя ответственность или переложить ответственность на другого приводит к конфликтам. Как правило, конфликт возникает в результате возмущающих воздействий (новая информация, существенно меняющая старое представление об объекте или существенно меняющая условия работы, новые требования к выпускаемой продукции и т.п.).
Конфликты — это повседневная реальность. Различают естественные конфликты, которые возникают сами собой от накопившихся несоответствий в отношениях людей или отношений подчиненных с руководством фирмы. Искусственные — создаются специально, для реализации каких-либо целей.

Каждая ступень противоречий характеризует статику коммуникаций в организации, а конфликты определяют динамику ее деятельности. Обычно организация характеризуется взрывным характером конфликта и долговременным периодом противоречий.

Люди и организации по-разному реагируют на конфликты: от полной пассивности и неучастия — до агрессивности и желания преодолеть и победить. Вовремя не разрешенный конфликт переходит в устойчивые межличностные конфликты, которые порождают новые проблемы и новые конфликты. Руководитель не должен допускать перерастания производственных противоречий в межличностные, а работники должны научиться переходить на дружелюбный тон после выявления противоречий.

Конфликты могут быть открытые и скрытые, раскручиваемые интригой. Интрига — нечестное намеренное запутывание людей в межличностных отношениях. Оградить себя и свою организацию от интриг можно повышением общего уровня организационной культуры, использованием эффективных технологий информационного обмена, культивированием неформального общения, созданием общей атмосферы доброжелательства и доверия.

Легче предотвратить конфликт, чем разрешить его, когда он вошел в стадию жесткого противостояния. На стадии жесткого противостояния у сторон конфликта превалирует логика взаимного уничтожения, остальные мотивации в ряде случаев просто блокируются. Есть всего два пути разрешения конфликта: достижение взаимных уступок или подавление интересов одной из сторон. Об этом необходимо помнить конфликтующим.

Менеджер должен уметь видеть и различать конфликтное поведение.

Из числа принципиальных рекомендаций по предотвращению конфликтов в условиях организации следует выделить необходимость соответствия между предъявляемыми к исполнителю требованиями и его организационно-правовыми возможностями. Необходимо, чтобы возлагаемые на исполнителя функции, задачи, обязанности и ответственность были обеспечены адекватными возможностями для их выполнения: ресурсами, правами и полномочиями. Еще одной важнейшей задачей профилактики конфликтов является способность руководителя найти вариант наиболее справедливого удовлетворения потребностей и интересов работников.

(Visited 140 times, 1 visits today)

Понятие и виды коммуникаций — Студопедия

Поделись с друзьями: 

Коммуникации (от лат. соттипiко — делаю общим, связываю, общаюсь) в широком смысле слова означают процесс обмена смысловым значением информации между двумя или более людьми.

Коммуникации в менеджменте представляют собой процесс обмена информацией между субъектом и объектом управления, цель которого состоит в мотивировании определенного поведения или воздействия па него.

В теории менеджмента коммуникации являются связующим процессом четырех основных функций управления: планирования, организации, мотивации и контроля, поскольку для их реализации необходимы передача и обмен информацией.

Главная цель коммуникации — обеспечить, чтобы тот, кому адресована информация, однозначно понял, что имеет в виду тот кто ее посылает. К коммуникациям могут быть отнесены факты, намерения, взгляды и прочее.

В психологическом отношении деловая коммуникация всегда носит межличностный характер, независимо от формы ее осуществления. Форма, которую принимают коммуникации, может значительно повлиять на взгляды работника, степень понимания и поддержки им политики, проводимой организацией. Неспособность относиться к другим людям как к личностям с их положительными и отрицательными качествами может негативно сказаться на результатах коммуникации. Установленные доверительные межличностные отношения положительно влияют на процесс делового обмена информацией, повышают уровень взаимопонимания, сглаживают возможные противоречия, не дают развиться конфликту. Многие трудовые конфликты происходят из-за плохих коммуникаций, следствием чего являются непонимание работниками намерений руководства, неверное истолкование политики организации.

Коммуникации, построенные должным образом, способствуют обеспечению организационной эффективности. Это означает, что менеджмент организации всегда располагает объективной информацией, необходимой для принятия решений, в нужное время.

Коммуникабельность, являясь одной их характеристик эффективного менеджера, означает способность к общению в совместной работе, общительность.

Коммуникации относительно организации подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние коммуникации — это коммуникации с внешней средой, цель которых — удовлетворение информационных потребностей организации. Они позволяют правильно строить стратегию и тактику действий, получать информацию о состоянии рынка и действиях конкурентов, а также различную нормативную и справочную информацию. С помощью внешних коммуникаций организация устанавливает отношения с государственными органами, общественностью, поставщиками и клиентами. Внешние коммуникации являются средством формирования и поддержания имиджа компании на местном, общенациональном или международном уровнях. С потребителями организация общается с помощью рекламы, различных программ продвижения товаров на рынок, предоставления информации, оговоренной в законе о защите прав потребителей. Необходимо учитывать, что независимо от интенсивности внешних коммуникаций, организация может оказывать на внешнюю среду лишь незначительное воздействие.

Внутренние (внутриорганизационные) коммуникации способствуют осуществлению производственно-хозяйственной деятельности организации и устанавливают связь между подразделениями, внутри них. между отдельными членами организации и уровнями власти

В рамках организации коммуникации обычно устанавливаются в трех направлениях: сверху вниз, снизу вверх и в горизонтальной плоскости, при этом коммуникации призваны удовлетворять разные уровни принятия решений.

Коммуникации в пределах организации подразделяют на два типа:

формальные (официально установленные или одобренные руководством) и неформальные (неофициальные и незапланированные).

Формальные коммуникации являются самым действенным способом доведения информации до персонала организации и могут быть вертикальными и горизонтальными в зависимости от характера выполняемых задач и структур власти. В формальных коммуникациях преобладает написанное или сказанное слово, неформальные коммуникации могут включать также мимику, жесты, слухи. Большинство формальных коммуникаций являются нисходящими, тогда как неформальные коммуникации в основном восходящие или горизонтальные. Отсутствие восходящих и горизонтальных формальных коммуникаций во многих организациях затрудняет руководство и координацию деятельности и лишает менеджмент компании возможности узнать мнение персонала.

Формальные коммуникации. Формальные коммуникации подразделяются на: нисходящие, восходящие и горизонтальные.

Нисходящие коммуникации состоят из информации и сообщений, отправленных с более высоких уровней на более низкие. Коммуникации «сверху вниз», как правило, затрагивают вопросы, связанные с целями и стратегией компании, должностными инструкциями и приказами, правилами и процедурами, обратной связью по результатам деятельности, внушением персоналу различных идей. Нисходящие коммуникации могут осуществляться с помощью: речей на общих собраниях коллектива, информационных листков, сообщений в корпоративных изданиях и на доске объявлений, по электронной почте, руководств по выполнению различных процедур, писем, непосредственно адресованных тому или иному сотруднику, сообщений по системе общественного оповещения.

Основной проблемой нисходящих формальных коммуникаций является рассеивание, а иногда полное искажение или исчезновение исходного смысла сообщений.

Восходящие коммуникации — поток формальных коммуникаций, содержащий сообщения, передаваемые с низшего уровня на высшие уровни иерархии. Восходящие коммуникации обычно охватывают следующие вопросы: проблемы, возникающие у персонала, предложения работников, связанные с улучшением деятельности организации, отчеты о результатах деятельности, жалобы и споры, финансовую и бухгалтерскую информацию. С помощью восходящих коммуникаций осуществляется обратная связь. Методами реализации этого вида коммуникаций являются отчеты, справки, докладные записки

Главная проблема восходящих формальных коммуникаций заключается в том, что, с одной стороны, менеджеры не всегда готовы вникнув в различные проблемы, связанные с персоналом, с другой стороны, работники, как правило, не горяч желанием добровольно делиться информацией с руководством. Поскольку успех любой компании в значительной мере зависит от персонала на низших уровнях и именно восходящие информационные потоки должны формировать у руководителей объективную картину состояния дел в организации, то отделы по управлению человеческими ресурсами разрабатывают специальные коммуникационные программы, направленные на получение необходимой и оперативной информации и предоставление ее менеджменту организации.

Основными средствами реализации подобных программ могут быть конфиденциальные опросы, позволяющие персоналу свободно и анонимно прокомментировать любой аспект деятельности организации; проведение рабочих форумов, во время которых каждый работник имеет возможность поговорить с генеральным менеджером; ежемесячные «посиделки» менеджера по управлению человеческими ресурсами с работниками, во время которых обсуждаются проблемы персонала и методы улучшения работы; выходы руководителей на рабочие места сотрудников, что позволяет менеджерам гораздо лучше понять проблемы подчиненных.

Горизонтальные коммуникации представляют собой обмен сообщениями между подразделениями, между коллегами как внутри отделов, так и между подразделениями. Горизонтальные коммуникации между структурными подразделениями способствуют их объединению в единое целое и согласованному координированию работы. Основные цели формальных горизонтальных коммуникаций — просьба о поддержке или координации действий, информирование о чем-либо. Горизонтальные коммуникации связаны с разрешением проблем внутри отделов, координацией деятельности и консультациями специалистов с линейными менеджерами.

Большое значение горизонтальные коммуникации приобретают в организациях, использующих новые информационные технологии.

С целью улучшения координации с помощью горизонтальных коммуникаций во многих организациях создаются рабочие группы, различные комитеты, матричные структуры.

Организационные коммуникации также можно разделить на односторонние, когда отправитель не рассчитывает на реакцию адресата, и двусторонние коммуникации, организованные таким образом, чтобы был обеспечен и стимулирован отклик получателя. Односторонние коммуникации быстрые и являются прерогативой руководства, двусторонние коммуникации медленные и показывают участие работников в принятии решений.

Неформальные коммуникации. Неформальные коммуникации внутри организации существуют параллельно с формальными, но при этом не зависят от уровней иерархии и соединяют всех работников организации. Неформальные коммуникации дополняют формальные, а в ряде случаев оказываются даже более эффективными. Методами осуществления неформальных коммуникаций являются: разговоры между работниками разных уровней организации; частные телефонные или личные контакты работников с представителями других подразделений, основанные на дружбе и симпатии, для обеспечения более быстрого выполнения рабочих заданий или иных просьб, чем это возможно при использовании формальных методов коммуникации; «тайные» письменные мате­риалы, циркулирующие между сотрудниками, например, карикатуры на руководителей, сатирические стихи; слухи, основанные на разных домыслах, догадках и информации, полученной из самых разных источников, тайные знаки и жесты, которыми обмениваются сотрудники, например, с целью предупреждения о появлении начальства.

В лучших компаниях руководство прикладывает огромные усилия и затрачивает большие материальные средства для создания эффективных систем коммуникаций, которые основываются на современных технологиях информационного обмена и культивировании неформального общения.

Некоторые организации для расширения неформального общения создают дополнительные условия, например, проводится политика открытых дверей, делающая доступным для общения любого руководителя. Для обеспечения пребывания персонала в постоянном информационном контакте в столовых специально устанавливаются большие столы, ежемесячно организуются совместные ланчи для менеджеров и персонала. По-новому обустраиваются помещения и рабочие места, убираются стены, так как отдельные кабинеты не способствуют открытому дружескому общению. Организуются клубы по интересам, открываются фитнес-центры. Перестраивается работа менеджеров по принципу «хождение в народ ».

Практику «выходов в народ» могут использовать руководители всех уровней. Общение с рядовыми работниками создает почву для позитивных отношений, менеджер из первых уст узнает, как живет тот или иной сотрудник, отдел, организация в целом. «Хождение в народ» способствует улучшению как восходящих, так и нисходящих организационных коммуникаций. Менеджеры, не общающиеся с работниками, чувствуют себя в степах организации изолированными и отчужденными от персонала.

Неформальную коммуникационную сеть организации, объединяющую всех сотрудников во всех направлениях низшего уровня, обычно называют «виноградной кистью». «Виноградная кисть» способствует распространению слухов, уточнению информации, поступающей от руководства компании, помогает более адекватному восприятию различных сообщений. Эффективность «виноградной кисти» зависит всего лишь от нескольких человек. В простой цепочке один человек сообщает какие-либо новости всем остальным, в кластерной цепочке информацию распространяют несколько сотрудников.

Исследователи в области коммуникаций отмечают, что информация, передаваемая с помощью «виноградной кисти», отличается высокой степенью достоверности (70-90% данных обычно подтверждаются) и примерно на 80% связана с организационными проблемами. Менеджмент организации, как правило, негативно относится к такой неформальной коммуникационной сети, полагая, что по ней распространяются порочащие и вредные слухи. Подобная точка зрения является ошибочной, поскольку пять из шести важных сообщений переносится с помощью «виноградной кисти», минуя официальные каналы, а вредные слухи возникают, когда формальные каналы закрыты или не функционируют должным образом.

Межличностные коммуникации относятся к наиболее распространенному типу внутренних коммуникаций. Неформальные межличностные коммуникации могут охватывать набор любых связей — от бытовых до производственных. Основой этих связей является информация, циркулирующая по неформальным каналам общения.

Общественные или массовые коммуникации представляют собой процесс передачи информации с помощью технических средств или средств массовой коммуникации: печать, радио, телевидение. Информация передается численно большим группам людей, при этом возможности обратной связи ограничены.

Методы, с помощью которых осуществляется общение между людьми, подразделяются на вербальные и невербальные.

Вербальные коммуникации осуществляются с помощью устных (диалог, совещание, собрание, переговоры, брифинг) и письменных(письма, приказы, инструкции) средств сообщений.

Невербальные коммуникации реализуются посредством языка, телодвижений и параметров речи и характеризуют отдельные действия или поведение людей. К ним относятся осанка, позы, жесты, мимика лица, а также интонации, громкость, тембр и стиль речи, свидетельствующие об эмоциональном состоянии партнера по коммуникации. Основными проявлениями эмоционального состояния являются страх, горе, удивление, радость, гнев и отвращение.

Эффективность общения значительно снижается, если не учитывать эмоции человека в момент диалога с ним. Именно эмоции во многом определяют поведение и принимаемые человеком решения. Эмоциональное состояние способно повлиять на отношение к собеседнику, а также на оценку информации, которая выносится на обсуждение. Один из исследователей невербальных коммуникаций П. Экман в ходе многочисленных экспериментов убедительно доказал, что неконтролируемые внешние проявления эмоций не зависят от возраста, пола, национальности и расы. Каждый руководитель заинтересован в улучшении личной техники коммуникаций. Своевременная диагностика эмоционального состояния партнера по коммуникации может существенно повысить ее эффективность, предопределив весь ход дальнейшего общения.

Одним из методов, позволяющих улучшить качество коммуникации и лучше сориентироваться в личных особенностях партнера, является метод нейролингвистического программирования, основанный на знании невербальных коммуникаций, который разработали американские исследователи эффективной коммуникации Р. Бендлер и Дж. Гриндер.

К новым видам коммуникаций относят открытые коммуникации и диалог.

Открытые коммуникации подразумевают обмен информацией всех типов между всеми членами организации, ее функциональными отделами и уровнями. В настоящее время многие компании с помощью компьютерных технологий открывают свою финансовую и любую другую документацию для всех работников, полагая, что подобная «прозрачность» будет способствовать лучшему пониманию персоналом политики и действий организации.

Диалог представляет собой групповой коммуникативный процесс, основывающийся на принципах доверия, гибкости, приверженности общим целям совместной работы. Он предусматривает широкое обсуждение организационных проблем всеми членами коллектива, что способствует более полному осознанию волнующих вопросов и синтезу новых идей. Диалог — это коллективный взгляд на обсуждаемые проблемы.

Основными способами обеспечения коммуникаций являются слушание, речь, чтение и письмо. Слушание занимает первое место по значимости, поскольку на него приходится 45% всего времени при межличностных коммуникациях, на речевые коммуникации — около 30%, на чтение — 15% времени.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



2.

2 Сообщения – деловое общение для успеха

Цели обучения

  1. Описать три различных типа сообщений и их функции.
  2. Опишите пять различных частей сообщения и их функции.

Прежде чем мы приступим к изучению принципов языка, будет полезно остановиться на мгновение и изучить некоторые характеристики сообщений, которые мы отправляем при общении. Когда вы что-то пишете или говорите, вы не только разделяете значения, связанные с выбранными вами словами, но также говорите что-то о себе и своих отношениях с предполагаемым получателем. Кроме того, вы говорите что-то о том, что эти отношения значат для вас, а также о вашей предполагаемой фамильярности, когда вы выбираете формальные или неформальные способы самовыражения. Ваше сообщение также может иметь непреднамеренный смысл, который вы не можете полностью предвидеть. Некоторые слова нагружены смыслом для некоторых людей, так что, используя такие слова, вы можете «нажимать на их кнопки», даже не осознавая, что вы сделали. Сообщения несут гораздо больше, чем буквальное значение каждого слова, и в этом разделе мы исследуем эту сложность.

Основное сообщение не является полным сообщением

При рассмотрении вопроса о том, как эффективно использовать вербальную коммуникацию, имейте в виду, что существует три различных типа сообщений, которые вы будете передавать: первичные, вторичные и вспомогательные (Hasling, 1998).

Первичные сообщения относятся к интенциональному содержанию, как вербальному, так и невербальному. Это слова или способы, которые вы выбираете, чтобы выразить себя и передать свое сообщение. Например, если вы сидите за своим столом, и коллега подходит, чтобы задать вам вопрос, вы можете сказать: «Присаживайтесь». Эти слова являются вашим основным сообщением.

Даже такое короткое, казалось бы, простое и прямое сообщение может быть неправильно понято. Может показаться очевидным, что вы не буквально предлагаете «уступить» «место» вашему посетителю, но у человека, знающего только формальный английский и незнакомого с разговорными выражениями, это может вызвать недоумение. «Присаживайтесь» может быть гораздо труднее понять, чем «пожалуйста, садитесь».

Вторичные сообщения относятся к непреднамеренному содержанию, как вербальному, так и невербальному. У вашей аудитории сформируются впечатления от ваших преднамеренных сообщений, как негативных, так и позитивных, которые вы не можете контролировать. Восприятие физической привлекательности, возраста, пола или этнической принадлежности или даже простые манеры и модели речи могут непреднамеренно повлиять на сообщение.

Возможно, из вежливости вы встаете, предлагая посетителю сесть; или, возможно, ваш посетитель ожидает, что вы должны это сделать. Возможно, фотография вашей семьи на вашем столе произведет впечатление на вашего посетителя. Возможно, карикатура на вашей доске объявлений посылает сообщение.

Вспомогательные сообщения относятся к преднамеренным и непреднамеренным способам передачи основного сообщения. Это может включать интонацию голоса, жесты и позу или скорость речи, которые влияют на интерпретацию или восприятие вашего сообщения.

Когда вы говорите: «Присаживайтесь», вы улыбаетесь и машете рукой, указывая на свободный стул по другую сторону вашего стола? Или вы выглядите взволнованным и быстро убираете кучу папок с файлами? Вы смотрите на свой компьютер, когда заканчиваете отправлять электронное письмо, прежде чем обратить внимание на своего посетителя? Вспомогательным сообщением может быть: «Я рад, что вы пришли, мне всегда приятно обмениваться с вами идеями» или «Я всегда узнаю что-то новое, когда кто-то задает мне вопрос». С другой стороны, это может быть: «Я отвечу на ваш вопрос, но я слишком занят для долгой дискуссии» или, может быть, даже: «Я бы хотел, чтобы вы делали свою работу и не беспокоили меня своими глупыми вопросами». !”

Части сообщения

Когда вы создаете сообщение, часто бывает полезно представить его состоящим из пяти частей:

  1. Внимание
  2. Введение
  3. Кузов
  4. Заключение
  5. Остаточное сообщение

Каждая из этих частей выполняет свою функцию.

Заявление о внимании, как вы можете догадаться, используется для привлечения внимания вашей аудитории. Хотя его можно использовать в любом месте вашего сообщения, оно особенно полезно в самом начале. Есть много способов привлечь внимание читателей или слушателей, но один из самых эффективных — это стратегия «Что в этом для меня?»: рассказать им, какую пользу может принести им ваше сообщение. Заявление типа «Я собираюсь объяснить, как вы можете сэкономить до 500 долларов в год на страховке автомобиля», скорее всего, привлечет внимание аудитории.

Как только вы привлекли внимание аудитории, пришло время перейти к вступлению. Во вступлении вы четко изложите свою тему; это также время, чтобы установить отношения с вашей аудиторией. Один из способов сделать это — найти общий язык с аудиторией, опираясь на знакомый или общий опыт или сославшись на человека, который вас представил. Вы также можете объяснить, почему вы решили передать это сообщение сейчас, почему эта тема важна для вас, какой у вас опыт или как ваш личный опыт побудил вас поделиться этим сообщением.

После введения следует тело сообщения. Здесь вы подробно изложите свое сообщение, используя любую из множества организационных структур. Независимо от того, какой тип организации вы выберете для своего документа или выступления, важно четко изложить основные моменты, предоставить поддержку для каждого пункта и использовать переходы, чтобы направлять ваших читателей или слушателей от одного пункта к другому.

В конце сообщения ваше заключение должно вызвать у аудитории чувство завершения, резюмируя основные моменты и связывая их с общей темой. В каком-то смысле важно снова сосредоточиться на своей организационной структуре и включить основные элементы в свое резюме, напомнив аудитории о том, что вы рассмотрели. С другой стороны, важно не просто снова сформулировать список основных моментов, но передать ощущение того, что вы выполнили то, о чем говорили во вступлении, позволяя аудитории психологически закрыться.

Остаточное сообщение, сообщение или мысль, которая остается с вашей аудиторией после окончания общения, является важной частью вашего сообщения. Задайте себе следующие вопросы:

  • Что я хочу, чтобы запомнили мои слушатели или читатели?
  • Какую информацию я хочу, чтобы аудитория сохранила или использовала?
  • Что я хочу, чтобы зрители делали?

Key Takeaway

Сообщения бывают первичными, вторичными и вспомогательными. Сообщение можно разделить на структуру из пяти частей, состоящую из заявления о внимании, введения, основной части, заключения и остаточного сообщения.

Ссылки

Хаслинг, Дж. (1998). Аудитория, сообщение, спикер . Бостон, Массачусетс: McGraw-Hill.

Руководство по невербальному общению для менеджеров: типы и способы улучшения

Невербальное общение является одним из наиболее важных аспектов управления людьми. Это общение происходит вне вербального общения — здесь важными элементами являются такие вещи, как язык тела, выражение лица, поза и звук. И как менеджер вы должны понимать и эффективно использовать невербальную коммуникацию, чтобы построить доверие и общение с вашей командой. В этом блоге будут рассмотрены все аспекты невербального общения, от его важности до различных типов невербального общения, а также то, как вы можете улучшить свои навыки использования невербального общения на рабочем месте. Итак, являетесь ли вы новым менеджером или опытным, обязательно обратите внимание на невербальное общение на работе!

  • Руководство по невербальной коммуникации для менеджеров: типы и способы улучшения
    • Что такое невербальная коммуникация?
    • Различные виды невербальной коммуникации
      • Выражение лица
      • Зрительный контакт
      • Жесты
      • Прикосновения
      • Пространство
      • Движения тела и позы
      • Голос 90 006
    • Важность невербальной коммуникации на рабочем месте
    • Как улучшить ваши навыки невербального общения на работе?
      • Поддерживайте зрительный контакт
      • Сосредоточьтесь на внешности
      • Используйте сильные жесты во время разговора
      • Сохраняйте выражение лица
      • Используйте свой голос, чтобы делать работу!
    • Заключение
    • Часто задаваемые вопросы
  • Другие блоги по теме

Что такое невербальное общение?

Когда мы говорим об общении, мы обычно думаем о вербальном общении, которое осуществляется посредством произнесенного слова. Однако большая часть нашего общения осуществляется невербально, даже в повседневной жизни. Бессознательно мы в конечном итоге много общаемся посредством невербального общения. Невербальное общение относится к общению, осуществляемому невербальными средствами. Он включает в себя действия, язык тела и жесты для передачи различных эмоций. Это также внешний вид, поза и тон вашего голоса. На работе менеджеры и лидеры много общаются на собраниях и даже в других местах. Их взгляды, тон и движения тела могут быть похожими друг на друга, что поможет усилить посыл их вербального общения. Поэтому менеджеры и лидеры должны сосредоточиться на максимально эффективном использовании своих навыков невербального общения. Для этого давайте начнем с понимания типов невербальной коммуникации.

Различные виды невербальной коммуникации

Существует семь различных типов невербальной коммуникации, включая следующие:

Выражение лица

Выражение лица, вероятно, является наиболее важным типом невербального общения, поскольку оно передает многие наши эмоции и чувства другим, например. Когда кто-то злится, его выражение лица может выражать гнев, разочарование или даже печаль, которые легко подхватываются другими. окружающих (в зависимости от контекста). В зависимости от того, какое выражение лица вы показываете, оно может либо помочь, либо помешать вашему сообщению на встрече или в разговоре; например, если вы злитесь, выражение вашего лица может затмить устное сообщение.

Попадание в глаза

Зрительный контакт — еще один необходимый тип невербального общения, поскольку он передает комфорт и надежность. Когда мы устанавливаем зрительный контакт с кем-то, они знают, что мы слушаем их и заинтересованы в том, что они хотят сказать. На собрании, если один или несколько участников не поддерживают зрительный контакт во время разговора, другие участники могут быстро это заметить. С другой стороны, участник, который постоянно избегает зрительного контакта, может восприниматься другими как сопротивляющийся, которому может быть трудно доверять ему.

Жесты

Жесты — это движения тела, которые передают наши эмоции и чувства другим. Вы можете использовать их по-разному. Например, когда мы пытаемся показать гнев или разочарование, мы можем сжимать кулаки или повышать голос; или, если мы хотим передать сообщение о мире или сотрудничестве, мы можем подавать невербальные сигналы, такие как кивание вместе с говорящим, скрещивание рук и т. д. Жесты также используются для общения внутри групп. Например, если один человек хочет, чтобы все остальные перестали говорить, чтобы он мог продолжать свою речь (используя жесты), то он, как правило, устанавливает зрительный контакт с каждым человеком во время тишины и жестикулирует, чтобы тот прекратил говорить. Их также полезно использовать, когда вербальное общение может оказаться неэффективным.

Сенсорный

Прикосновение — важный тип невербального общения, поскольку оно позволяет нам выражать привязанность, утешение и доверие. Мы часто прикасаемся к другим, чтобы показать любовь или признательность. Например, мы обмениваемся рукопожатиями со многими людьми. Те, у кого крепкое рукопожатие, кажутся уверенными и сильными. И наоборот, люди со слабым рукопожатием могут почувствовать, что они мягче и с меньшей вероятностью достигнут своих целей. Прикосновение также используется для передачи других эмоций; кто-то может использовать нежелательное прикосновение, чтобы показать превосходство и навязать авторитет. Или люди могут использовать прикосновение, чтобы предложить поддержку и связь.

Пробел

То, как мы отдаляемся от других, может сообщать разные вещи. Например, если кто-то чувствует себя некомфортно, он может приблизиться к сопровождающему его человеку, чтобы дистанцироваться. Количество места, которое занимает человек, также имеет значение — например, люди, как правило, больше вторгаются в личное пространство, когда злятся или нервничают, а это означает, что вокруг них остается меньше места для других людей. Расстояние между двумя людьми обычно указывает на близость их отношений.

Движения тела и поза

То, как мы стоим, как расположено все наше тело и выражение лица, которое мы делаем, — все это влияет на то, как нас воспринимают другие. Например, если кто-то чувствует себя застенчивым или неуверенным, он может принять защитную позу — скрестить руки на груди, опустить голову и т. д. — чтобы защитить себя от словесного или физического контакта. И наоборот, уверенные в себе люди склонны стоять с поднятой головой, сигнализируя о своем превосходстве над другими. Движения, которые кажутся уверенными и уверенными, помогут вам выделиться и укрепить свои позиции в толпе.

Голос

Вы можете использовать тон нашего голоса, чтобы передать несколько разных сообщений. Например, если мы злимся, наш голос может стать громче и интенсивнее, а если мы грустим или встревожены, наш голос может звучать тише и менее уверенно. То, как мы говорим, также имеет значение — например, люди, которые говорят громко и напористо, обычно воспринимаются как более компетентные, чем другие, поэтому напористое общение считается важным для менеджеров. Точно так же скорость речи, интонации и интонации являются важнейшими элементами невербального общения.

Другие интересные материалы для чтения

Важность невербального общения на рабочем месте

В современном мире невербальное общение важнее, чем когда-либо. Это может помочь построить доверие и авторитет, а также поддерживать отношения. Если вы не осознаете важность невербального общения на рабочем месте, пришло время обратить на это внимание. Вот пять причин, почему вам нужно сосредоточиться на этом:

  • Укрепляет и ясно доносит ваше сообщение.
  • Невербальная коммуникация помогает другим определить важные части и ключевые области вашего сообщения.
  • Менеджеры могут использовать невербальную коммуникацию, чтобы показать интерес, повысить мотивацию и вовлеченность.
  • Помогает формировать ваше восприятие и образ.
  • Освоение невербальной коммуникации поможет вам стать эффективным коммуникатором на работе и позволит вам эффективно выполнять свою работу.

Как улучшить свои навыки невербального общения на работе?

Невербальное общение является одним из наиболее важных аспектов общения. Это может помочь вам лучше ладить с коллегами, понимать их чувства и потребности, а также уменьшать недопонимание и драму. Вот как вы можете начать работать над своими навыками невербального общения на работе уже сегодня:

Поддерживать зрительный контакт

Первый шаг к эффективному использованию невербальной коммуникации — это практика зрительного контакта. Поддержание зрительного контакта помогает другому человеку заметить, что вы вовлечены и активно заинтересованы в том, что он говорит, а не просто пассивно слушаете. Это во многом способствует установлению взаимопонимания и расширению взаимодействия с другими людьми, включая членов команды. Улыбка

Внимание к внешности

Ваша поза, язык тела и голос так же важны, как зрительный контакт и выражение лица. Убедитесь, что вы сосредоточены на том, чтобы выглядеть уверенно и непринужденно. Старайтесь не ерзать и постоянно что-то поправлять на своем теле — это создает впечатление, что вам некомфортно. Кроме того, позаботьтесь о своем внешнем виде. Это включает в себя элегантную одежду и правильную подготовку перед выходом на работу. Ваше внимание к личной заботе и деталям может помочь другим увеличить их веру в ваши способности и желание поддерживать такой же уровень заботы о вашей работе. Это повышает их уверенность в вашей трудовой этике.

Используйте мощные жесты во время разговора

Когда вы говорите, используйте сильные жесты. Вы можете использовать свои руки, чтобы продемонстрировать свою точку зрения при объяснении чего-либо. Это помогает проиллюстрировать то, что вы говорите, и добавит эффектности вашему голосу. Старайтесь занимать пространство и оставаться уверенным с отличной осанкой, чтобы сохранить уверенный вид. Кроме того, старайтесь не слишком полагаться на язык тела во время общения — много движений могут заставить вас выглядеть безвкусно и стать контрпродуктивными.

Сохранить выражение лица

Очень важно сохранять правильное выражение лица, чтобы передать свои эмоции в отношении ситуации или сообщения. Улыбка заставляет вас выглядеть дружелюбнее и передает доверие и уверенность. Когда другие видят, что вы довольны тем, что они говорят или делают, это также может укрепить их веру. Кроме того, искренняя улыбка показывает, что вы слушаете и заинтересованы в собеседнике. Это особенно важно с начальством или людьми, которые имеют над нами власть.

Используйте свой голос, чтобы сделать работу!

Ваш голос — один из самых мощных инструментов невербального общения. Когда вы говорите, используйте четкий и краткий язык, чтобы передать свое сообщение. Избегайте использования сленга или разговорных выражений; их может быть трудно понять другим, и это может подорвать доверие к вам. Говорите с постоянной громкостью, чтобы все вокруг точно знали, что вы говорите. Вносите энтузиазм в свой голос, когда обсуждаете то, что делает вас счастливым — это покажется другим позитивным и привлекательным. Кроме того, сведите к минимуму использование перегибов, чтобы вы выглядели уверенными в своих идеях. Это помогает другим поверить в вас. Также ознакомьтесь с ошибками языка тела, которых должен избегать каждый менеджер.

Заключение

Невербальное общение — один из важнейших навыков, которые вы можете развить, чтобы улучшить свою карьеру. Понимание различных типов невербальной коммуникации и того, как их эффективно использовать, поможет укрепить доверие и взаимопонимание с коллегами. Кроме того, улучшение навыков невербального общения поможет вам спокойно и уверенно справляться с трудными ситуациями. И так, чего же ты ждешь? Начните изучать невербальное общение сегодня и убедитесь, что оно положительно повлияет на вашу карьеру!

Ваши навыки общения на должном уровне? Проверь сейчас!

Бесплатная самооценка коммуникативных навыков Risely для менеджеров поможет вам понять необходимые элементы, чтобы сделать вашу коммуникационную стратегию безотказной.

Часто задаваемые вопросы

Сколько невербальных сообщений на работе?

Хотя это может стать неожиданностью, различные исследования показывают, что большая часть общения на рабочем месте осуществляется невербально, причем некоторые приводят цифры до 93%, при этом только 7% работы выполняется словами. Невербальное общение постоянно происходит в тандеме с вербальным.

Что такое кинесика невербального общения?

Кинесика относится к интерпретации языка тела и жестов. Ваши движения глаз и рук, поза, мимика и жесты подпадают под кинесику.

Как невербальное общение может повлиять на вашу рабочую среду?

Невербальная коммуникация работает постоянно и, таким образом, создает множество тонких воздействий. Команды, демонстрирующие здоровые признаки посредством невербального общения, такие как доверие и открытость, могут создать благоприятную среду. С другой стороны, невербальные сигналы часто могут выявить скрытую напряженность и конфликты в команде.

Насколько эффективна невербальная коммуникация?

Согласно различным исследованиям, невербальная коммуникация оказывает большее влияние, чем вербальная, поскольку она, как правило, более интуитивна и автоматизирована. Некоторые исследования показывают более высокую эффективность 65-90%.

Другие похожие блоги

Сила автономного обучения: как это может помочь вам в карьере

Сила автономного обучения: как это может помочь вам в карьере Вы когда-нибудь чувствовали, что застряли на работе, выполняя одни и те же задачи ежедневно? с небольшим местом для…

Подробнее

Как открытая коммуникация повышает продуктивность на трех примерах

Как открытая коммуникация повышает продуктивность на трех примерах Вы сидите на совещании со своей командой, и все кивают и соглашаются с тем, что говорится. Но, как только…

Читать далее

Как понять трудные разговоры на работе с помощью 9 примеров

Как понять трудные разговоры на работе с помощью 9 примеров Трудные разговоры неизбежны, будь то в личных отношениях или на работе.