Адаптация новых сотрудников: Адаптация новых сотрудников

Опубликовано 27.06.202209.03.2023 автором alexxlab

Содержание

Адаптация новых сотрудников в организации — SharePoint in Microsoft 365

Статья
03/08/2023
Чтение занимает 11 мин

Сделайте процесс адаптации новых сотрудников приятным и эффективным: создайте для этого единую гибридную рабочую среду, в которой новые сотрудники смогут найти важные ресурсы, познакомиться с коллегами в организации и подготовиться к успешной работе на новой должности.

Когда новые сотрудники приходят в организацию, знание, где находятся ресурсы, к кому обращаться за помощью и как найти учебные материалы в упорядоченном и персонально подобранном окружении, поможет новым сотрудникам эффективно сориентироваться в вашей организации.

В этой статье вы сможете узнать, как создать гостеприимную обстановку для адаптации сотрудников с помощью современных рабочих инструментов от корпорации Майкрософт.

Создайте виртуальную систему адаптации, которая включает:

Планирование и реализацию комплексного процесса на основе средств, ресурсов и инициатив организации
Организацию виртуального приема для обмена ресурсами и знакомства с сотрудниками, ответственными за адаптацию
Использование шаблона сайта SharePoint, чтобы создать важный информационный ресурс для новых участников команды
Составление индивидуального контрольного списка адаптации с помощью соответствующего шаблона
Управление возможностями обучения для новых участников команды с помощью Viva Обучение

Обзор создания системы адаптации

Значок	Этап	Задачи
	План	— Определите вашу аудиторию — Составьте карту процесса адаптации сотрудников — Проведите обзор средств адаптации в Microsoft 365 — Рассмотрите возможность создания в Yammer сообщества для поддержки сотрудников
	Сборка	— Рассмотрите возможность использования трансляции для приветствия и ознакомления новых членов команды — Включение в процесс планирования таких партнеров, как менеджеры по найму, владельцы бизнеса и персонал. — Составьте план дальнейшего поддержания контента для адаптации новых сотрудников — Создайте веб-сайт адаптации с помощью шаблона «Адаптация новых сотрудников» — Доработайте шаблон «Контрольный список адаптации в Microsoft 365 Списках — Подготовьте опрос для сбора отзывов в конце адаптации
	Запуск	— Разошлите приглашения, инструкции и ресурсы с помощью Почты и Календаря Outlook. — Соберите данные с каждой платформы, используемой для измерения общей производительности процесса адаптации сотрудников — Используйте отзывы для информационного подкрепления следующего сеанса адаптации

Планирование процесса адаптации


Шаг 1. Выберите аудиторию и цели	Шаг 2. Составьте карту процесса адаптации	Шаг 3. Проведите обзор средств Microsoft 365
— Определите потребности и размер аудитории. -Установите, что должно получиться на выходе процесса адаптации, и его желаемые результаты -Задайте стиль и правила коммуникации	-Установите график выполнения -Определите, какие задачи по адаптации необходимо выполнить — Распределите задачи по приоритетности — Подготовьте учебные материалы — Регулярно требуйте отзывов	— Выберите инструменты адаптации, которые лучше всего подходят для ваших потребностей.

Рекомендации по планированию

Еще до того, как новый сотрудник приступит к работе, ему потребуются сведения для адаптации перед самим приемом. Попробуйте создать сайт SharePoint для подготовки к адаптации, на котором новый сотрудник сможет собрать нужные документы и подготовиться к приему, как только он подпишет письмо с предложением работы.
Некоторые новые сотрудники не могут лично присутствовать на приеме. Посмотрите, не лучше ли подготовить предварительную запись приема, которую можно будет показать тем, кто не сможет присутствовать лично, или организовать прямую трансляцию приема, чтобы новые удаленные сотрудники могли подключиться к ней по сети.
Независимо от того, как посещается прием, лично или удаленно, аудитории приема потребуется доступ к одним и тем же ресурсам на настольных и мобильных устройствах.

Шаг 1. Начните с определения профиля и размера аудитории

У новых сотрудников будут различное образование, роли и опыт работы. Некоторые новые сотрудники смогут лично присутствовать на приеме, а другие смогут присутствовать только удаленно. Некоторые средства и ресурсы должны быть доступны с мобильного устройства. Независимо от метода ориентации новых сотрудников должны быть доступны одни и те же ресурсы.

Используемые платформы и ресурсы будут определяться размером вашей группы адаптации. Дополнительные сведения об определении профиля аудитории и о выборе ее размера.

Группы из 1-19 человек	Группы из 20 и более человек

Office (PowerPoint, Word) SharePoint Teams Viva Обучение Viva Связи Области SharePoint	Office (PowerPoint, Word) SharePoint Teams Viva Обучение Viva Связи Области SharePoint Yammer

Определение желаемого результата и приоритетного контента

Выделите время, чтобы определить критерии успеха по окончании ввода новых сотрудников в курс дел. Во многих организациях адаптация проводится в нескольких частях бизнеса одновременно, поэтому необходимо предложить адаптационную структуру, позволяющую новому сотруднику ознакомиться с организацией и командой, с которую он будет работать. Попробуйте разработать модули, которые будут направлять сотрудников в ходе адаптации и позволят им узнавать о своих успехах в ней.

Рассмотрите стиль и правила коммуникации в процессе адаптации

Сделайте так, чтобы новые сотрудники чувствовали себя желанными гостями и были рады присоединиться к вашей организации. С помощью PowerPoint подготовьте хорошо продуманное сообщение, в котором перечисляются различные преимущества и ресурсы, которыми могут воспользоваться новые сотрудники в вашей организации. Ознакомьте их с культурой вашей компании, изложив историю компании, интересные факты и другие сведения.

Шаг 2. Составьте карту идеального процесса адаптации сотрудника

Все, что происходит с новым сотрудником от начала ориентации до первого дня работы, оказывает огромное влияние на успешность этого сотрудника. Чтобы гарантированно предоставить новому сотруднику самые лучшие средства для включения в работу, составьте карту процесса адаптации нового сотрудника.

О. Установите график адаптации

Определите, сколько времени должен занять процесс адаптации в зависимости от должности и профессионального стажа. Обдумайте, насколько часто новым участникам команд следует проходить учебные курсы и присутствовать на мероприятиях, на которых они смогут общаться с руководством и с другими сотрудниками организации.

Б. Определите важнейшее содержимое и важнейшие задачи

Определите конечные результаты, которые позволят убедиться, что сотрудник достиг полной компетенции в определенной области, важной для его работы. Это может быть изучение самой компании, определенных инструментов, требований организации и т. д.

C. Соберите, расставьте приоритеты и систематизируйте ресурсы и контент

Когда сотрудники входят в новое окружение, понимание, в каком порядке следует достигать результатов, может быть «слепым пятном» для них. Помогите им правильно выбрать приоритеты для достижения результатов адаптации, изложив их таким образом, чтобы они сами говорили о своей приоритетности. Например, вы можете просто написать их или использовать Microsoft Списки. Узнайте, как применить Microsoft Списки для помощи сотрудникам в адаптации.

D. Создайте индивидуальные возможности обучения

Какие учебные материалы необходимы, чтобы новый сотрудник добился успеха? Разработайте учебные модули для каждого сотрудника, которые помогут ему разобраться в потребностях организации, потребностях команды и инструментах, с которыми он будет работать ежедневно. Подробнее об использовании решения Viva Обучение.

E. Организуйте обратную связь в ходе адаптации

Цель каждого процесса адаптации — гарантировать, что каждый новый сотрудник будет полностью готов к успешной работе. Получение правдивых отзывов после завершения адаптации сотрудника — это лучший способ восполнить пробелы и улучшить адаптацию будущих сотрудников. Выясните, что хорошо сработало, а что можно улучшить, составив простые и продуманные опросы. Узнайте больше о получении отзывов с помощью Microsoft Forms.

Шаг 3. Проведите обзор средств адаптации в Microsoft 365

Отличный вариант — это использование интерактивных собраний, трансляций и чата Teams, чтобы приветствовать новых сотрудников и создать привлекательную обстановку для тех, кто может присутствовать лично, а также удаленно. Направьте пользователей к информации и контактам на информационном сайте SharePoint. Попробуйте использовать канал Yammer, на котором новые сотрудники могли бы задать вопросы и получить ответы. Можно даже подготовить виртуальное обучение или экскурсии по объекту с помощью областей SharePoint. Затем объедините все это в Viva Связи — инструменте, который интегрирует контент SharePoint в Microsoft Teams.

Собрание Microsoft Teams — собрания в Teams включают аудио, видео и демонстрацию экранов и отлично подходит для общения с группами численностью менее 300 человек.

Teams можно использовать для собраний, которые проводятся лично, удаленно или в сочетании этих двух способов. Кроме того, собрание можно записать и распространить среди новых сотрудников, которые не смогли присутствовать на нем.
Информационный сайт SharePoint — создайте информационный сайт SharePoint с помощью шаблона сайта Адаптация новых сотрудников. Этот сайт служит для того, чтобы направлять новых сотрудников к соответствующим ресурсам, контактам и беседам в сообществах Yammer для новых сотрудников.
Канал Yammer — создайте канал Yammer специально для новых сотрудников. Есть два варианта: создать один адаптационный канал для всей организации или региона или же создавать каналы для каждой группы новых сотрудников. Затем с помощью веб-части Yammer на адаптационном сайте SharePoint для интеграции беседы с другими ресурсами и контактами.
Microsoft Viva — модули Viva представляют собой индивидуальные возможности для сотрудников, отображающиеся в Microsoft Teams в виде приложений. Используйте Viva Связи, чтобы разместить ресурсы и инструменты для адаптации в едином месте. Содержимое Viva Связи можно адаптировать для определенной аудитории. С помощью Viva Обучения подготовьте учебные модули для сотрудников, чтобы помочь сотрудникам разобраться в нуждах организации и команды, а также ознакомиться с инструментами, которые будут применяться в повседневной работе.
Области SharePoint — используйте Области SharePoint для создания иммерсивной платформы, на которой новые сотрудники могли бы совершить виртуальную экскурсию по организации.

Проработайте процесс адаптации сотрудников

Используйте в процессе адаптации одну платформу за другой. Перечисленные здесь средства могут быть подключены друг к другу, формируя детальный и взаимосвязанный маршрут адаптации для нового сотрудника.

Создайте адаптационный веб-сайт с помощью SharePoint

Создайте внутренний информационный сайт, который будет домашней страницей для новых сотрудников. На этом сайте будут размещаться ресурсы, конечные результаты и сведения о компании. Этот сайт также должен содержать новейшую информацию, чтобы у нового сотрудника было все необходимое для успешной адаптации. Попробуйте организовать пункты действий на этом сайте таким образом, чтобы они сами говорили о своей приоритетности. Поместите в начало список вопросов, которые необходимо решить в первую очередь. Это поможет сотрудникам наилучшим образом организовать свою деятельность в ходе адаптации и предоставит единую отправную точку для всех новых сотрудников.

Корпорация Майкрософт предлагает настраиваемый шаблон информационного сайта SharePoint для адаптации новых сотрудников, который поможет вам начать работу. Начало работы с шаблонами сайтов SharePoint

Используйте интерактивные собрания для управления виртуальной ориентацией сотрудников

Несмотря на распространение виртуальной работы, возможность личного контакта с другими работниками организации по-прежнему важна для того, чтобы сотрудники могли общаться с руководителями, коллегами и задавать актуальные вопросы. Используйте Microsoft Teams для управления виртуальной ориентацией сотрудников.

Сделайте это трансляцию веселой и интересной, предоставив сотрудникам возможность общаться друг с другом в чате Teams или позволить сотрудникам задавать вопросы на камеру или через модерируемые трансляции Q&A в Teams. Подробнее о трансляциях Teams.

Проведите для сотрудников экскурсию по предприятию с помощью областей SharePoint

Области SharePoint — это инструмент, который предоставляет впечатляющие иммерсивные возможности с помощью плоских и объемных веб-частей. Проведите для новых сотрудников виртуальную панорамную экскурсию по предприятию. Предоставьте полезные ссылки и веб-части, предоставляющие важные сведения и помогающие сотрудникам выполнять задачи по адаптации. Получите дополнительные сведения об Областях SharePoint.

Помогите новому сотруднику определить приоритетность конечных результатов с помощью Microsoft Списков

При попадании в новую среду важно понимать, в каком порядке следует выполнять задачи по адаптации. Помогите им правильно выбрать приоритеты для достижения результатов адаптации, изложив их таким образом, чтобы они сами говорили о своей приоритетности. Рассмотрите возможность использовать приложение Microsoft Lists и шаблоны списков, добавьте их в виде вкладок в канал Teams для новых сотрудников для удобного доступа. Также можно интегрировать «Список» в сайт SharePoint для адаптации новых сотрудников, используя веб-часть «Список».

Используйте Viva Связи, применяйте интеграцию с другими возможностями Microsoft Viva

Чтобы облегчить ориентацию новых сотрудников, регулярно предлагайте им наиболее важные сведения о компании, ресурсы и новости. Viva Связи — это цифровая платформа, построенная на существующих возможностях Microsoft 365, которая позволяет организациям видоизменять обстановку для сотрудников и давать доступ к самой важной информации, наиболее используемым средствам и ресурсам на компьютерах и мобильных устройствах. Подробнее о создании возможностей для адаптации с помощью Microsoft Viva.

Интеграция нескольких модулей Viva для создания широких возможностей адаптации

На приведенном выше рисунке решение Viva Связи для отображения карточек, которые интегрируются с другими возможностями Viva. Создайте карточку для связи с Viva Аналитика, чтобы помочь новым участникам команды научиться эффективно использовать время, а руководителям — предоставлять оптимальные рекомендации по управлению временем. Дополнительные сведения о приложении Viva Аналитика и о том, как это приложение помогает поддерживать баланс между работой и личной жизнью.

Отдельная карточка интегрируется с приложением Viva Темы, которое помогает решить важную проблему бизнеса многих компаний: предоставлять пользователям информацию, когда она им нужна. Например, новым сотрудникам необходимо быстро усвоить большой объем информации о компании, но при чтении документации они натыкаются на неизвестные им термины. Дополнительные сведения о том, как решение Viva Темы может помочь в управлении знаниями.

Viva Обучение — это приложение для Microsoft Teams, дающее пользователям возможность находить, рекомендовать и использовать учебные модули с разных платформ, чтобы получать знания в любых областях. Viva Обучение получает содержимое в LinkedIn Learning, в Microsoft Learn, в Microsoft 365 Training и у других партнеров. С помощью Viva Обучения разработайте учебные модули для каждого сотрудника, которые помогут ему разобраться в потребностях организации, потребностях команды и инструментах, с которыми он будет работать ежедневно.

В Viva Обучение руководители организации или команды могут назначать обучение и отслеживать прохождение каждого модуля. В главном представлении Viva Обучение доступны различные сведения, включая назначенное содержимое из систем управления обучением, рекомендуемые учебные материалы, популярное содержимое и библиотеки поставщиков образовательных услуг. Подробнее о приложении Viva Связи

Подробнее о модулях Viva

Viva Обучение	Viva Темы	Viva Аналитика	Microsoft Viva Связи
Целевое обучение для новых сотрудников.	Новые сотрудники могут ознакомиться с популярными терминами, аббревиатурами, проектами и т. д.	Помогите новым участникам команды продуктивно использовать время.	Упростите доступ к преимуществам, учебным материалам и ресурсам.

Создайте виртуальные сообщества для новых сотрудников в Yammer

Дайте новым сотрудникам возможность связываться друг с другом и создавать в Yammer виртуальное сообщество взаимной поддержки. Yammer — это платформа, которая объединяет руководителей, специалистов по коммуникации и сотрудников для создания сообществ, обмена знаниями и взаимодействия в рамках организации. Yammer позволяет настроить сообщество специально для новых сотрудников на платформе организации.

Естественно, сотрудники в ходе своей адаптации получают информацию в разное время. Если у новых сотрудников будет пространство, в котором они могут создать сообщество для себя, у них появится возможность обмениваться информацией по мере получения. В этом виртуальном пространстве новые сотрудники могут обмениваться ресурсами, распространять идеи и знакомиться друг с другом. Это также помогает в создании внутренних связей, которые могут сохраняться в течение всей их работы. Подробнее о создании сообществ в Yammer.

Запрашивайте отзывы с помощью Microsoft Forms

Лучший способ сделать адаптацию нового сотрудника эффективной — это попросить его дать отзыв. Получая отзывы после достижения всеми новыми сотрудниками конечных результатов, вы поймете что работает лучше всего и где требуется улучшение.

Используйте Microsoft Forms для создания коротких опросов с вопросами о ходе адаптации Подробнее о Microsoft Forms.

Запустите процесс адаптации сотрудников

С помощью Outlook пригласите новых сотрудников на сеанс ориентации. В приглашении приведите все ресурсы, начиная с домашней страницы Viva Связей, которая содержит ссылки на сайт SharePoint для новых сотрудников, сообщение об интерактивном собрании для ориентации новых сотрудников, цели обучения и т. д. Обязательно включай любую необходимую информацию и важные данные для прямого контакта.

Собирайте сведения с каждой платформы в ходе адаптации. Используйте эти сведения для информирования руководителей, руководителей групп и других заинтересованных лиц. Ищите такие сведения, как посещаемость трансляций, охват аудитории, трафик сайта и др. Используйте отзывы, полученные в каждом цикле адаптации, для информационного подкрепления следующего цикла.

Дополнительные ресурсы

Обзор средств и методов связи Microsoft 365

Обзор корпоративной коммуникации

Использование шаблона сайта SharePoint для адаптации новых сотрудников

Пример программы адаптации новых сотрудников при подборе персонала

Содержание

Первая неделя. Личная оценка и цели
Вторая неделя. Оценка подразделения
Первый месяц. Оценка коллег из других отделов и движение к целям
Второй месяц. Оценка тимлидов других отделов, первое предупреждение
Третий месяц. Итоги испытательного срока и выполнения целей

Программа адаптации персонала – план работы, включающий задачи для приобретения новичком необходимых навыков, знаний, привычек для выполнения обязанностей, прохождения испытательного срока. Компании по-разному подходят к реализации такого плана: дают сотруднику ознакомиться с документацией, проводят welcome-беседы или вводят вкратце в курс дела, а затем отправляют в самостоятельное плавание.Чтобы новичок не ушел из-за стресса после первой недели работы, план адаптации должен быть грамотно составлен, наставник с командой отдела должен проявлять вовлеченность, а также собираться обратная связь от новенького и его коллег.

Как работать руководителю с новым сотрудником

Рассмотрим в статье пример программы адаптации новых сотрудников, основные этапы прохождения испытательного срока и оценку успешности в выполнении задач новым человеком в коллективе.

Первая неделя. Личная оценка и цели

Рассмотрим стандартный пример программы адаптации персонала, который подходит для компаний любой отрасли. На первой рабочей неделе сотрудника не нагружают обязанности, не требуют выполнение плана. Этот временной промежуток дается на решение организационных вопросов, постановку целей, погружения в должность. В первую неделю программа выглядит так:

Знакомство с наставником
Изучение функционала должности, подразделений
Изучение документов, требуемых для работы
Получение контактов лиц компании, с которыми нужно взаимодействовать
Получение допусков, настроек, необходимых для дальнейшей работы
Знакомство со структурой других подразделений
Ознакомление с карьерными возможностями
Изучение критериев оценки работы
Составление графика обучения

Чтобы уровень стресса подчиненного снизился, рекомендуют в первые дни четко сформулировать цели, задачи, критерии, по которым оценивается, насколько успешно он прошел испытательный срок.

Пример плана адаптации на первую неделю

Признак хорошего сотрудника – много вопросов в первые дни. Если новичок ничего не спрашивает, то либо он ничего не делает, либо делает не то.

Программа предполагает личное оценивание руководителем в конце недели по результатам общения с сотрудником, его поведению, выполнению организационных работ.

Вторая неделя. Оценка подразделения

На второй неделе пример программы адаптации персонала включает задачи по функционалу сотрудника: работник приступает к выполнению непосредственных обязанностей. Важно вовлечь коллектив в адаптацию нового человека, поскольку в конце недели наставник собирает обратную связь от коллег в подразделении. При обсуждении успехов сотрудника руководитель выбирает один из двух подходов:1. Принимает сторону коллектива, собирает негативные мнения с аргументами и доносит их до новичка2. Обсуждает негатив и «разбивает» его, если не согласен с мнением подчиненныхВ любом случае оценка наставника и коллектива должна быть единой, чтобы не отделять от отдела. Предварительно обсуждается позиция, а затем доносится руководителем.

Пример программы адаптации первой недели

Первый месяц. Оценка коллег из других отделов и движение к целям

После первого месяца работы сотрудник предоставляет отчет, проводится оценка выполнения его обязанностей. Если в первые недели его стоит нагружать маленькими рутинными задачами, то к концу месяца новый человек будет активно взаимодействовать с другими подразделениями. За это время у коллег из других отделов сформируется мнение о сотруднике.Не нужно вставать в оппозицию к новичку – защищайте его интересы, работу перед другими командами. Собирайте обратную связь, как и в предыдущем пункте: либо оспаривайте негатив, либо соглашайтесь с ним, приводя аргументы. Нельзя разделять ответственность за обратную связь.Еще один важный пункт: в конце месяца вернитесь к целям испытательного срока, скорректируйте с сотрудником шаги по их выполнению. Это поможет добиться эффективности программы.

Второй месяц. Оценка тимлидов других отделов, первое предупреждение

За это время новый человек успеет поработать с соседними командами в организации, целыми группами подразделений. У руководителей отделов, тимлидов формируется собственное мнение о сотруднике, которое необходимо собрать. Обратная связь поможет не только понимать подчиненному, какие ошибки он допускает в работе, но и почувствовать значимость в компании. Сотрудник адаптируется быстрее, осознает, что его появление заметно.

Если за новичком числятся постоянные ошибки, то второй месяц – идеальное время для «последнего предупреждения».

Наставник/руководитель/менеджеру по персоналу должен правильно поговорить с новичком. По итогам беседы у испытуемого должно сложиться мнение, что если он не перестанет делать конкретные вещи, то не пройдет испытательный срок на должность. Эти моменты фиксируются в программе адаптации, чтобы сотрудник самостоятельно их контролировал.

Третий месяц. Итоги испытательного срока и выполнения целей

На этом этапе подводят итоги испытательного срока, проводят анализ работы нового сотрудника. Во время беседы обязательно учтите такие моменты:

Подытожьте результаты работы. Пройдитесь по целям, поставленным в начале испытательного срока, отметьте, насколько выполнена каждая из них. Чтобы работа по целеполаганию прошла эффективно, задачи ставят по системе SMART. Они – конкретные, имеют временные рамки, релевантные и поддаются измерениям
Делайте акцент на хороших моментах. Обозначьте одобрение тому факту, что сотрудник дошел до конца испытательного срока. Отметьте, где он показал себя наиболее успешно, какие задачи сделал
Похвалите за работу. Обязательно скажите работнику несколько приятных слов – психологически каждый человек нуждается в одобрении, похвале

Если адаптация была проведена правильно, то к концу третьего месяца новичок не только будет уверенно выполнять обязанности, но и чувствовать комфортно себя в коллективе. Правильно выстроенная программа взращивает профессионалов, формирует лояльность нового человека к компании.

Этапы программы адаптации

Резюмируем

Чтобы адаптация кадров прошла успешно, эксперты не рекомендуют пускать все на самотек. Профессионал своего дела, проработавший в крупных компаниях, может сам уйти на испытательном сроке, если не будет проработан план по его включению в работу коллектива. Правильно построенная адаптация помогает руководителям не потерять ценные перспективные кадры, а сотруднику быстрее влиться в коллектив и успешно выполнять трудовые обязанности.

Адаптация и адаптация сотрудников в условиях удаленной работы

В последние годы произошли революционные изменения в способах работы людей. Переход от физического присутствия людей в офисе к модели удаленной работы представляет собой возможность как для сотрудников, так и для компаний. Сотрудники получают лучший баланс между работой и личной жизнью, а компании, в свою очередь, сокращают свои операционные и административные расходы. Эта модель становится все более привлекательной для растущего числа компаний. Теперь компании могут даже принять гибридные схемы в соответствии со своими потребностями и возможностями.

Ясно, однако, что чем выше вовлеченность и удовлетворенность сотрудников компанией, тем лучше результаты, достигаемые при любой схеме работы. Признание того, что успешная адаптация сотрудника является ключевой задачей в достижении этого взаимодействия, ставит задачу иметь процесс найма , который позволяет сотрудникам адаптироваться к изменениям, которые произошли в эпоху цифровых технологий.

Ключевой вопрос заключается в том, какие процессы, методы и онбординговые инструменты могут быть приняты для достижения этой цели?

Почему важна адаптация удаленных сотрудников?

Прежде всего, что такое адаптация сотрудника ? Это процесс интеграции нового сотрудника в компанию и команду, который начинается в момент найма и длится до шести месяцев, а иногда и дольше, в зависимости от опыта адаптации работодателя и корпоративной культуры. Этапы адаптации нового сотрудника можно разделить, например, следующим образом: предварительная адаптация, первая неделя, первый месяц, три месяца и т. д.

Каждый из этих шагов направлен на получение первого положительного опыта сотрудников, знакомство с корпоративными ценностями и целями, сравнение ожиданий и фактических обязанностей, среди прочего. Другими словами, это широкий спектр действий во время нового процесса адаптации , при правильном выполнении которого новый сотрудник будет успешно интегрирован в команду и будет максимально продуктивным для компании.

Приблизительно 88% организаций по всему миру еще не разрабатывают свои программы адаптации. Согласно исследованию Gallup , проведенному в 2020 году, только 12% опрошенных сотрудников согласились с утверждением, что они полностью удовлетворены всем процессом адаптации сотрудников . Digitate изучает процессы вовлечения новых сотрудников в командную работу с 2016 года и, по их данным, 1 из 5 новых сотрудников не готов рекомендовать сотрудника именно из-за отсутствия коммуникации в первые несколько недель.

Согласно Gallup , если работники не видят, что их причины для трудоустройства реализованы в первый месяц работы, они почти наверняка начнут изучать другие варианты, и плохой образ компании будет преобладать в их сознании в течение всего времени их работы. владение. Сейчас, в эпоху удаленной работы, руководителям как никогда необходимо поддерживать процесс адаптации, чтобы привлечь новых сотрудников и стать продуктивными членами команды.

Первые дни в команде определяют первые 3 года работы

Между тем, согласно Glassdoor , эффективный процесс адаптации увеличивает удержание сотрудников на 82% и эффективность на 70%. Исследование доктора Тайлы Бауэр, которая пишет для блога SHRM, было проведено в 2019-2020 годах совместно с Орегонским университетом. Из 1000 опрошенных сотрудников 69% заявили, что комплексная программа адаптации позволила им остаться в компании как минимум на 3 года.

Легче построить процесс адаптации, когда вы можете иметь личный контакт в офисе, поскольку человек может напрямую наблюдать за отношениями в команде, посещать собрания, встречаться с людьми и постоянно ориентироваться в новой среде, не покидая команду. Но как быть удаленно? Компании с хорошо развитой культурой первыми, начиная с 2020 года, начали давать четкие инструкции и составлять контрольные списки для управления процессом удаленной адаптации и адаптации. Начало всего находится на первом этапе: pre-onboarding.

Адаптация сотрудников является фундаментальной частью процесса найма новых сотрудников в компании. Самое главное, чтобы они чувствовали, что обещания, данные им в процессе найма, выполняются. Таким образом, они могут быть подготовлены к работе на высоком уровне. Когда все сделано хорошо, сотрудники развивают вовлеченность и узнают, что определяет их успех в компании.

Предварительная адаптация, о которой не следует забывать

Этап после финального собеседования, но до того, как новые сотрудники приступают к работе, называется предварительной адаптацией. Важно четко проработать все этапы предварительной адаптации, чтобы новый сотрудник чувствовал поддержку.

Стадии предварительного бортового оборудования

Приветственное письмо

После принятия предложения отправьте сотрудникам приветственное письмо:

Периодический период и его условия
. контакты наставника
контакты отделов и непосредственных руководителей
контакты отдела кадров

Если вводный инструктаж предполагает знакомство с продуктами, услугами или системами компании, пожалуйста, приложите приветственную презентацию о проекте к электронному письму.

Welcome-book

«Welcome-book» — очень хороший инструмент для работодателя, который заботится о сотрудниках, поступающих на вакансию удаленно. Приветственная книга представляет собой подробную инструкцию с:

В записке, которую получит команда, следует кратко рассказать о человеке, а также поделиться возможными увлечениями, фотографиями и контактами для создания рабочей связи.

Во время адаптации крупные компании заботятся о рабочем месте нового сотрудника. Они предлагают ноутбук и оборудование, а также присылают приятные небольшие подарки, такие как брендовая одежда, значок и блокнот.

Приветственный набор Vimeo – Источник: Typelane

Адаптация сотрудников: основные правила

Помните, что в условиях удаленной работы человек сталкивается со страхом остаться вне коллектива. Поэтому важно обогатить адаптацию и адаптацию сотрудника, но не переусердствовать.

Контрольный список адаптации для удаленной работы

Ниже перечислены некоторые элементы, которые должны присутствовать в контрольном списке процесса адаптации сотрудника:

Помощь с документацией и оформлением документов для новых сотрудников. В удаленной среде необходимо поддерживать электронный документооборот. Убедитесь, что у вас есть процессы для создания электронных подписей, инструкций по адаптации новых сотрудников, хранения кадровых документов и шаблонов, а также доступа сотрудников ко всем соответствующим файлам. Для достижения этого лучшей альтернативой являются программные решения для адаптации сотрудников. Это сэкономит время как работодателю, так и новым сотрудникам: в дальнейшем не нужно будет тратить ресурсы на поиск и отправку копий файлов, все необходимое уже будет храниться в системе в оцифрованном виде.
Первая встреча с кафедрой. В рамках контрольного списка адаптации рассмотрите возможность организации общего собрания на второй или третий день работы, чтобы дать новому сотруднику время обустроиться, решить договорные вопросы и ознакомиться с обязанностями.
Знакомство с наставником. В первый день рекомендуется провести звонок или собрание, чтобы проинформировать новых сотрудников, к кому обращаться по любым вопросам, касающимся их адаптации в рабочем коллективе в процессе адаптации.
Знакомство с часто задаваемыми вопросами и базой знаний компании. Здорово, если весь материал собран в одном месте и разбит на отдельные папки по отделам. Справочник сотрудника — лучшая альтернатива.
Прохождение адаптации обучения. Это очень важный процесс, если компания хочет обучить новых сотрудников нюансам своих продуктов, проектов и услуг. Хороший подход к этому — подготовить программу с текстовым описанием или видео, объясняющее процесс работы. В конце сотруднику можно отправить практические упражнения, чтобы посмотреть, как он усваивает новую информацию, а в конце вы всегда получите обратную связь.
План работы (КПЭ) на испытательный срок. На первой встрече с непосредственным руководителем или в течение первой недели новый сотрудник должен получить план, по которому будет оцениваться его эффективность в течение испытательного срока.
Прохождение испытательного срока и назначение OKR. Независимо от продолжительности испытательного срока, после его окончания необходимо назначить встречу с непосредственным руководителем, где новые сотрудники получат четкую обратную связь о своей работе и, в случае успеха, о поставленных задачах и целях на следующий испытательный срок.

Тенденции процесса адаптации сотрудников: о чем важно помнить

Программы друзей. Исследование HCI показало, что 87% сотрудников добиваются большего успеха, если у них есть наставник, так называемый приятель. Это наставник, который закрепляется за сотрудником на начальный период — например, 1 месяц. Раз в неделю человек назначается один на один со своим «приятелем», где делится своими первыми успехами. Важно различать «линейный руководитель» и «приятель». Желательно, чтобы это были разные люди.
Упрощение процессов. Sapling опубликовал отчет, согласно которому новые сотрудники выполняют в среднем 54 действия в первую неделю на работе, и все они связаны с адаптацией. Может быть трудно справиться со всем сразу, и вне офиса вы должны сделать это самостоятельно. Именно поэтому растет тенденция к автоматизации процессов и поиску программ для автоматизированных рабочих процессов.
Кроссбординг в стрессовых условиях. По мнению самого HCI, адаптация сотрудников так же важна, как и создание новой работы. В удаленной среде возникла потребность в том, чтобы сотрудники брали на себя новые задачи. Здесь тоже важно проводить программы адаптации и учитывать советы, как упростить весь процесс.
Определите инновационные способы поддержания контакта. Найдите творческие способы установить контакт с новым сотрудником, который не находится в офисе, а случайные контакты с коллегами больше не предусмотрены в схеме удаленной работы. Менеджерам необходимо придумывать и думать о новых методах поддержания контакта. Старайтесь организовывать неформальные встречи и кофе-чаты, где у сотрудников есть возможность познакомиться с новыми коллегами и потенциальными наставниками. Моделирование лидерами важно для создания поведения, которое они хотят, чтобы сотрудники развивали.

Полезные программы для организации работы сотрудников

Первое, что облегчает общение, конечно же, Сервисы Google : мы не представляем жизни без папок Google Диска, календаря и запланированных встреч в Meets, как альтернатива в зум.

На помощь приходит Slack — удобный инструмент для корпоративного канала связи. Здесь вы можете организовать общее пространство с разными каналами для каждого отдела и личными сообщениями между коллегами.

Мы рекомендуем ClickUp для назначения задач, сервис, где вы можете увидеть дерево целей компании. Преимущество программы в том, что вы сразу чувствуете себя частью важного процесса: все открыто и доступно. Мы также рекомендуем Asana, Todoist и Wrike.

Значение программного обеспечения для адаптации сотрудников:

кейс PeopleForce

В дополнение к простым инструментам необходимо использовать эффективное программное обеспечение для адаптации для автоматизации процессов управления персоналом. Вот как этот процесс встроен в нашу команду:

Модуль PeopleHR позволяет легко настроить адаптацию всего за несколько кликов. Здесь вы можете:

Планировать различные программы адаптации для сотрудников разных категорий и отделов.
Назначьте действия на дни после приема на работу и определите, когда должны быть выполнены задачи адаптации.
Добавьте в программу ссылки на видео, обучающие материалы и т.п.
Следите за выполненными задачами новых сотрудников.
Просматривайте прогресс сотрудников в режиме реального времени.

В нашем программном обеспечении для адаптации вы найдете:

Видео о продуктах и практические занятия.

Новый сотрудник знакомится с инструментом адаптации PeopleForce изнутри: он не только занимает ваш офис, но и проходит специальную программу обучения.

» Вступить в PeopleForce просто: вы вводите свои данные, знакомитесь с базой материалов и затем изучаете продукт. сделать то же самое в самой системе. В первый день я зарегистрировал прототип своей компании и развлекался, добавляя фотографии моих любимых актеров на аватарки виртуальных сотрудников. Это мелочи, но они помогают учиться без стресса».

Мария — новый сотрудник отдела маркетинга компании PeopleForce.

Данные сотрудника и личный кабинет

В личном кабинете вы можете просмотреть информацию о праздниках, просмотреть информацию о компании, новости и найти контакты. Найдите учетную запись сотрудника в нашем программном обеспечении для управления персоналом.

«Наконец-то я вижу, как начисляются мои отпуска или выходные. На предыдущей работе мне приходилось обращаться в отдел кадров, которые потом долго искали бухгалтера, и вместе пытались расшифровать таблицу Excel с выходными днями. Теперь все на одной странице: зайти и посмотреть можно в любой момент».

Антон, новый сотрудник отдела развития PeopleForce.

Личные цели

Цели могут быть установлены для новых сотрудников во время или после испытательного срока. Все встречи 1:1 также заносятся в систему: вы получаете уведомление до и после встречи, с пометками о встрече. Встреча 1:1 в PeopleForce.

«Удобно для тех, кто находит время для мониторинга производительности. Если прозрачность и вовлеченность являются частью вашей корпоративной культуры, вы можете автоматизировать их и больше не беспокоиться о фрагментарности процессов.»

Анастасия Ефименко, главный операционный директор PeopleForce.

Почему мы не можем забыть о адаптации?

Новые сотрудники должны иметь ответы на следующие вопросы, чтобы они знали, как реализовать свои профессиональные ожидания: Во что мы верим в этой компании? Какова моя роль? Чего я должен достичь? Кто мои коллеги?

Принимая во внимание все данные и статистику, делаем вывод, что грамотная адаптация сотрудников — это шаг к созданию прозрачной и понятной корпоративной культуры, в которой люди ценны вне зависимости от формата работы. Поэтому не забывайте учитывать следующие рекомендации:

Общайтесь лицом к лицу, чтобы поддерживать личный контакт.
Четко сформулируйте ожидания, чтобы новый сотрудник понял, что от него/нее ожидается.
Попросите команду участвовать в жизни сотрудника: пишите им, спрашивайте о вещах, предлагайте помощь.
Организуйте коворкинг для тех, кому в силу семейных или личных обстоятельств трудно находиться дома.
Автоматизируйте и адаптируйте процесс адаптации новых сотрудников к новым реалиям. Это хорошая идея, чтобы держать процесс адаптации под контролем. Позаботьтесь о программах и новом решении для адаптации сотрудников, которое облегчит жизнь обеим сторонам.

Часто задаваемые вопросы
Каковы этапы адаптации?
Этапы адаптации можно разделить, например, следующим образом: предварительная адаптация, первая неделя, первый месяц, три месяца и т. д. Каждая компания может определить этапы на период до шести месяцев и более в зависимости от на его культуру и ресурсы.
Как проходит адаптация новых сотрудников?
Это стратегический процесс интеграции нового сотрудника в компанию и команду с целью достижения его вовлеченности и постоянства. Он направлен на получение первого положительного опыта сотрудников, знакомство с корпоративными ценностями и целями, сравнение ожиданий и реальных обязанностей, среди прочего.
Что такое хороший процесс адаптации?
Эффективная адаптация заключается в выполнении обещаний, данных во время найма, и подготовке новых сотрудников к интеграции в рабочую команду и эффективной работе. Когда это достигается, сотрудники чувствуют себя сопричастными, узнают, что определяет их успех, и становятся приверженными компании.
Как улучшить процесс адаптации сотрудников?
Роль руководителей и менеджеров по найму — критический; они должны оптимизировать свой подход, чтобы новые сотрудники могли формировать партнерские отношения и связи, необходимые для выполнения работы. Обратная связь должна быть частой и конкретной для сбора информации и принятия корректирующих мер, если это необходимо.
Как долго должна длиться адаптация?
Специалисты по кадрам обычно согласны с тем, что процесс адаптации сотрудников должен длиться не менее трех месяцев. Однако это может варьироваться в зависимости от потребностей компании, поэтому процесс может быть продлен до 6 месяцев или даже до года. Были даже свидетельства положительного увеличения удержания сотрудников в более длительных процессах адаптации.
Изображение на обложке: Winandra Adnan
Советы, которые помогут новым сотрудникам адаптироваться к новой рабочей среде
26 ноября 2015 г. 3 минуты чтения
Сезон распродаж в сентябре-октябре, кстати, также является пиковым временем для смены работы. Будь то обычный сотрудник без опыта, опытный начальник отдела или даже менеджер-ветеран — любой сотрудник, уволившийся с прежнего работодателя, при устройстве на новую работу должен будет стать новым сотрудником в новой компании.
Как мы можем быстро адаптироваться к нашей новой среде, чтобы чувствовать себя комфортно? Как мы можем ознакомиться с содержанием работы, сохраняя при этом позитивные отношения с нашими коллегами? Я надеюсь, что следующие несколько советов помогут всем, кто недавно сменил работу.
Во-первых, наилучшим образом используя пробный период, чтобы получить четкое представление об основных условиях работы компании. Это включает в себя стиль вашего начальника и требования к выполнению задач, а также рабочие и коммуникативные привычки коллег или вашей команды, с которыми у вас есть рабочие отношения.
Создайте сплав рабочих привычек, которые вы выработали в прежней среде, и привычек ваших коллег в новой среде. Это позволит вам эффективно и слаженно работать с вашими новыми коллегами. Кроме того, познакомьтесь со структурой компании и ее различными командами. Вы можете завести друга из своего круга коллег, который поможет вам найти нужного человека и правильное решение.
Между тем важно повышать свою продуктивность на работе, особенно в период испытательного срока, когда нужно продемонстрировать уровень усердия. Работайте сверхурочно и берите на себя дополнительные обязанности. Это не только поможет вам улучшить свои навыки, но и позволит вам продемонстрировать свою трудовую этику. Важно, чтобы вы ознакомились со своей работой как можно быстрее. С каким контентом вы сталкиваетесь ежедневно? Какие процедуры вы должны соблюдать? Как поступать в различных обстоятельствах? Вы можете добиться прогресса в своей работе только в том случае, если ознакомитесь с соответствующими рабочими процессами.
Кроме того, когда вы начинаете работать в новой компании, многие люди будут ждать, пока другие не научат их основам. Некоторые компании предлагают обучение новым сотрудникам, что позволяет новым сотрудникам познакомиться с компанией и освоиться в новой среде. Однако некоторые компании не могут тратить много времени на обучение нового персонала; они надеются, что новые сотрудники освоятся как можно быстрее. Поэтому, если вам некому вас учить, вы должны изучать то, что происходит. В начале вы можете столкнуться со многими проблемами на протяжении всей вашей работы. Если это так, не принимайте эти проблемы близко к сердцу — чем больше вы принимаете их близко к сердцу, тем больше проблем возникнет.