Для ускорения процесса адаптации нового сотрудника необходимо: Ответы на тесты по предмету «Управление персоналом. Тест 84»

Как ускорить адаптацию нового сотрудника и сократить расходы на обучение | HR-elearning

На сегодняшний момент очень многие российские компании не уделяют должного внимания адаптации нового персонала. Как привило, этим процессом пренебрегают из-за стремления сэкономить средства компании или нехватки времени и иных ресурсов. Не удивительно, ведь затраты на адаптацию выливаются в значительные суммы.

Но, как показывает практика, экономия на адаптации новых сотрудников выливается в значительно большие финансовые потери, и большинство увольнений происходит как раз в этот промежуток времени.

Отсюда назревает вопрос: как менеджерам достигать целей, если им будет постоянно не хватать людских ресурсов?

Сегодня хотелось бы свести адаптацию до очень простых понятий, под эгидой: это может делать каждый. В статье мы рассмотрим, как сократить период адаптации и расходы на нее, не пренебрегая качеством.

Стадии адаптации нового сотрудника

Адаптацию персонала можно разбить на 3 основных стадии:

1. Стадия ознакомления.
В это время сотрудник сопоставляет свои цели с целями компании, оценивает насколько ожидания сходятся с реальностью и, как правило, к концу стадии ознакомления сотрудник понимает, подходит ли ему предлагаемое рабочее место.

Руководство в свою очередь делает вывод о возможностях и потенциале сотрудника, определяет уровень и объем дальнейших затрат на развитие (временных, денежных). Как правило, точки над «i» расставляются как раз на этапе стажировки или испытательного срока, период которого, чаще всего, совпадает со стадией ознакомления.

2. Стадия приспособления.
Период приспособления новичка может растянуться до года, срок зависит от влияния на процесс адаптации руководства и коллектива. Сотрудник усваивает стандарты, правила, приспосабливается к коллегам. Чем быстрее удается вписаться в коллектив, тем быстрее завершается процесс.

3. Стадия ассимиляции.
На этой стадии можно считать, что специалист приспособился к коллективу и функционалу, ориентируется в задачах и может их выполнять, принимает установленные ценности. Как правило, таких сотрудников уже считают полноправными членами команды.

Основная цель процесса адаптации снижение издержек организации за счет следующих факторов:

1. Ускорение процесса вхождения нового сотрудника в должность:
• достижение необходимой эффективности работы в минимальные сроки;
• уменьшение количества возможных простоев и ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей.

2. Сокращение уровня текучести кадров:
• снижение кол-ва сотрудников, не прошедших испытательный срок;
• уменьшение количества сотрудников, покинувших компанию в течение первого года работы.

3. Экономия времени и ресурсов персонала, задействованного в адаптации.

4. Создание позитивного отношения к работе, компании и удовлетворенности работой.

Можно выделить ТОП-5 причин ухода новичка в период адаптации:
1. Не понимает, что конкретно от него хотят (нет четких задач).
2. Не получает оперативных разъяснений по работе, не знает бизнес-процессов и каналов коммуникации.
3. Не верит в реальность достижения целей: недостаточно инструментов для их достижения или попросту не знает, как их достичь.
4. Слишком долгое и сложное обучение, либо сложный функционал.
5. Считает, что желаемый финансовый уровень не достижим.

Зная основные причины, руководителю остается на них влиять, чтобы исключить или уменьшить риск ухода сотрудника. Как правило, первая и пятая причины выявляются на адаптационных встречах и там же закрываются, остается лишь своевременно их проводить. Как можно повлиять на остальные причины будем разбирать в статье далее.

При привлечении новых сотрудников, в результате текучести или расширения штата, каждый новый сотрудник приносит убытки вместо ожидаемой прибыли, пока не достигнет положительных результатов. На обучение персонала отдается очень много времени и энергии руководителей, наставников, которая могла бы пойти на достижение целевых показателей. В данном случае, ускорение программы адаптации и минимизация участия живого человека в процесса адаптации и обучения– это один из способов оптимизации затрат на процесс адаптации.

Способы ускорения и удешевления адаптации

Как обучать персонал, быстрее выводить новичков в бой, но не тратить много ресурсов впустую?

Есть 2 пути сокращения этих затрат:

1. Сокращение времени на усвоение и запоминание информации.
2. Сокращение времени, которое компания тратит на обучение.

Рассмотрим каждый из них и начнем с первого пути.

7 способов ускорить процесс запоминания

Есть простые и базовые вещи, внедрив которые, можно получить 2-х кратное улучшение запоминания новой информации.

1. Инфографика и блок-схемы.

При восприятии информации человек раскладывает ее по полочкам, создавая структуру или смысловую карту. На это уходит много ресурсов,поэтому обучающему целесообразно подготовить красочные блок-схемы в виде инфографики заранее.

Такая подготовка позволит сразу раскладывать на нужные полочки весь воспринимаемый материал. Текст, структурированный в блок-схемах, экономит мозговые ресурсу новичка на их самостоятельное выстраивание. Этот подход многократно ускоряет запоминание новой информации, делает его более простым. Так происходит потому, что к каждой смысловой единице привязана картинка, которая активизирует ассоциативную память.

2. Видеоматериалы.

Не зря YouTube стал вторым в мире поисковиком после Google. Люди лучше воспринимают информацию через видео, т.к. оно воздействует на большее количество каналов восприятия: одновременно есть картинка и звук, а если встроить субтитры, человек сможет еще и читать. Таким образом, все внимание полностью погружается в процесс восприятия и посторонним мыслям сложно помешать запоминанию. Например, если обучение новых сотрудников руководителем длится 2 часа, за счет видео-обучения можно сократить эту инвестицию до 20 минут.

3. Карточки вместо длинных текстов.

Когда компания быстро развивается, постоянно появляются новые технологии и регламенты, которым необходимо как можно скорее обучить персонал и внедрить в работу. Чаще всего, особенно если предприятие большое, применяются многостраничные инструкции. Информация в них важная, но как воспринимается большой объем текста? Как правило, такие инструкции не работают. Если нельзя уйти от длинных инструкций и регламентов, нужно делать из них простые, короткие и информативные карточки, содержащие только суть вопроса.

Карточки могут находиться под рукой, их можно быстро найти, посмотреть и вспомнить забытый нюанс. Это позволяет избежать ошибок, экономя средства компании еще и на их устранение. Стажеры не пугаются кратких и емких карточек, в отличие от многотомных регламентов и это сокращает текучку во время введения в должность.

4. Нестандартные вопросы, на которые нужно искать ответ.

Какая методичка лучше запомнится: в которой нужно найти ответ на заданный вопрос или которую нужно просто прочитать и запомнить? Знания, добытые самостоятельно, запоминается лучше. Очень эффективно дать специалисту список вопросов и материал, в котором он должен найти ответ, попросить кратко записать ответы, например, как в Twitter не более 144 символов. Как показывает практика, если новичок прочитает большой объем информации, чаще всего, он возвращается с пустой головой. А если дать список вопросов, то информация воспринимается более осознанно, так как он проживает ответ. Так можно исключить необходимость в проведении обучения: дать материал, список вопросов и обозначить время на то, чтобы подготовить письменный ответ. Вопросы можно совершенствовать, например, дать задачу найти ответ на возражения клиента.

5. База знаний.

Руководитель может заранее подготовить простые и лаконичные ответы на часто задаваемые вопросы. Это сэкономит время наставников и устранит эффект глухого телефона. Часто наставники доносят ответы на вопросы новичка или передают им информацию через призму своего сознания, в итоге получается глухой телефон.

База знаний позволяет исключить такую ошибку и обеспечивает возможность обращаться к ней всякий раз, когда возникает необходимость изучить какую-то тему, специалисту достаточно будет зайти в соответствующую папку.

6. Истории.

В историях из практики компании зашиты правила эффективности: как делать можно, а как нельзя. В истории легко включить нюансы из корпоративной культуры, морали, ценных данных. Ведь именно через истории люди легко и без усилий запоминают все, что вам нужно. Можно рассказать историю про клиента, в работе с которым возникла проблема, обусловленная отсутствием знания какого-либо правила; рассказать о том, как много времени и денег потерял менеджер из-за ошибки.

Очень действенно к обучающим материала прикладывать видео, на которых коллеги рассказывают свои личные истории из жизни или профессионального развития, затем объясняют как нужно действовать исходя из тех ошибок, что были совершены. Благодаря историям новичкам не приходится объяснять почему следует делать так, а не иначе. С помощью этого метода, стажер словно проживает приведенные истории сам, они словно становятся его личным опытом.

7. Поэтапное обучение, когда нужно запомнить большой объем.

Когда нужно обучить большому объему информации, ее необходимо разбивать на 3-4 этапа и каждый давать в свое время, а не все разом. Зачастую, для того чтобы полноценно работать не некоторых должностях нужно знать много деталей и специфики.Выучить такой объем за 1 раз очень сложная задача.

Как показывает практика, для того, чтобы начать работу (в первые 2-5 дней) сотруднику требуется не вся информация, а около 10-20%. Т.е. самое ключевое и важное. Далее, когда он уже освоился, ему можно давать основную часть, т.е. еще 50% информации, которая ляжет на уже сделанные новичком действия, ошибки и навыки,отработанные на практике.

Оставшиеся 20% информации — это тонкие детали, которые пригождаются не так уж и часто, их можно дать на третьем этапе обучения, например, через 2-3 недели работы. Таким образом, сотрудник начинает работать уже в первые дни обучения и запоминает гораздо лучше. Часто до конца обучения доходит 8-12% соискателей, используя этот метод можно увеличить это число до 46-50% и более.

3 передовых методики ускорения обучения

1. Чат-боты в Телеграмм.

Это робот, у которого есть заготовленные команды и реакции на них. Существуют онлайн-конструкторы, чтобы организовать и настроить бота, в них достаточно поместить необходимую информацию в требующемся порядке. Это не сложнее, чем сделать презентацию в PowerPoint. В телеграмм-боте можно расписать пошаговый путь на все время стажировки для каждого новичка. Таким образом, роль наставника может выполнять сам телеграмм-бот, который проведет новичка по всем необходимым этапам, примет отчеты за каждый день и даст ответы из банка часто задаваемых вопросов. Фактически, придя в компанию, новичок получает задания из чат-бота, ходит по компании и узнает новые вещи, что также входит в адаптацию.

2. Тестовые стенды с реальными пользовательскими кейсами и их решением.

Зачастую новичков обучают только в теории и не допускают к реальным задачам, т.к. они могут наломать дров. Это делает обучение не просто малоэффективным, но и не интересным, что сказывается на общем результате. При помощи стенда стажеры смогут решать проблемы, с которыми реально сталкивались действующие сотрудники. Это могут быть пользовательские вопросы, кейсы, проблемы, составленные из наиболее часто встречающихся. Стажеру необходимо их решить за определенное время. При помощи этого метода можно сократить рабочую адаптацию на 40%. Ведь каждый блок теории можно закрепить практикой, пройдя тест с типичными реальными вопросами на эту тему от клиентов.

3. Квесты в обучении – обучение в формате игры.

Квест — это комплекс загадок, разгадывая одну, вы получаете следующую. Таким образом можно зашить всю систему обучения в один большой квест. Для его прохождения сотруднику нужно будет и найти ответы на нестандартные вопросы, и пройти тесты, и выполнить ряд заданий по кейсам. Один раз детально продумав механику квеста, вы сможете приспособить его к каждой должности.

Как исключить участие человека из процесса обучения сотрудников

1. Дистанционное обучение

Системы дистанционного обучения LMS, позволяют контролировать просмотр нужного материала и проведет новичка по нужному сценарию всего процесса обучения. LMS легко внедряются в компаниях любого размера, и позволяют существенно сократить расходы на массовое обучение. Они помогают выдерживать единый стандарт обучения с высоким результатом, особенно в распределенных структурах.

2. Пошаговый план.

Необходимо расписать все шаги заранее, словно создать карту острова сокровищ, по которой самостоятельно будет проходить стажер. Часто с новичками приходится нянчиться по тому, что у них нет четкой карты действий, расписанной по часам и минутам. Важно написать где он найдет базу знаний, ответы на часто задаваемые вопросы и эксперта, к которому он сможет обратиться в крайнем случае и т.д. Важно найти время, чтобы сделать пошаговый план стажера, который он сможет получать утром и отчитывается по нему вечером. Такая карта избавит от необходимости инвестировать время в разъяснения, которые можно получить самостоятельно. Т.е. сократит время освоения должностных обязанностей.

3. Не брать на работу тех, кто не способен к быстрому обучению.

Чтобы изначально выбирать более обучаемых сотрудников при подборе следует обращать внимание на:
— аналитические способности;
— стремление к саморазвитию;
— ответственность.

Самое важное в данном случае – аналитические способности, они больше влияют на результат обучения и их проще всего оценить. При развитых числовых и вербальных способностях, как правило,сотрудник быстрее все схватывает материал и вникнет в детали. Оценивать это можно и до собеседования, например при помощи тестов (таких как КОТ) или пробных заданий. Это позволяет отбирать классных, наиболее соображающих ребят и на собеседовании не тратить время на тех, кто не сможет работать в желаемом ритме.Если говорить о стремлении к саморазвитию, то обратная стороной медали может стать эффектом переполненной чаши, когда мы слышим: «я и так все знаю».С таким отношением к делу сложно выстроить эффективную работу. Ну и ответственность важна потому, что выдаваемые задания нужно действительно делать, причем, в отведенное на это время.

Печально, что последствия от отсутствия грамотной системы обучения не очевидны, они проявляются на длинной дистанции, их сложно отследить, если вы не концентрировались на этом заранее.

Если не решать данную проблему сейчас, то возникают потери:
-для компании в виде, снижения рентабельности, растет опущенная выгода;
-для ТОП-менеджеров в виде ухудшения отношений с собственниками, у которых начинают возникать вопросы эффективности работы – начинают сокращать должности, приглашать антикризисных консультантов, которые создают свои правила в компании;
— для службы HR в виде снижения бюджетов, повышения требований к кандидатам и снижения их зарплат.

Работая над повышением эффективности процесса адаптации, вы значительно сэкономите затраты компании и повысите рентабельность вверенных отделов.
Безусловно, в идеале необходимо применять все описанные методы в комплексе, но даже отдельно внедренный инструмент повышает эффективность в разы.

Адаптация нового сотрудника: курс на ускорение

Следующий сценарий разыгрывается в компании почти ежедневно: новичок с энтузиазмом приходит на работу в свой первый рабочий день, и его встречает специалист кадровой службы с кипой обычных для такого случая документов: налоговые формы, анкета на открытие зарплатного счета, условия страховки, а также учетные записи электронной почты и Интернета.

Зачастую на этом заканчивается процесс введения сотрудника в должность, если не считать тех редких случаев, когда ему устраивают беглый осмотр офиса, называют имена коллег, устраивают быструю встречу с боссом, а затем передают новичка в распоряжение напарнику, который может и не быть готовым ввести нового сотрудника в общий рабочий ритм. В результате первый рабочий день нового сотрудника оказывается скомканным.

До недавнего времени лишь немногие компании уделяли внимание формированию «правильного» опыта по адаптации для новых сотрудников. Большинство же лишь соблюдали требования трудового законодательства, выполняя стандартные тактические действия и оставляя в стороне задачу создания стратегического подхода к проблеме, который подразумевает радушный прием и ориентирование новых сотрудников на достижение целей повышенной продуктивности в работе. К сожалению, подобное упущение может стать самым большим препятствием на пути к ускорению адаптации сотрудников и одновременно большой ошибкой, которую допускает работодатель по отношению к новым членам коллектива.

Все больше и больше компаний понимают, что правильный подход в этом вопросе требует признание того факта, что адаптация новых сотрудников как процесс может длиться неделями и даже месяцами и может касаться различных заинтересованных лиц, с чьими интересами необходимо также считаться. Хорошая новость состоит в том, что программы по введению сотрудников в должность становятся комплексными, системными и более эффективными. Плохая же новость в том, что приходиться поступиться ресурсом времени.

Ускоренный процесс адаптации требует поиска «золотой середины» между тщательностью и скоростью, что ведет к постановке вопроса: «Как лучше и быстрее вводить сотрудников в должность, чтобы они начали сразу вносить свой вклад в общую работу?».

Адаптация новых сотрудников подразумевает партнерство

Зачастую компании делают один общий и неверный вывод о том, что новые сотрудники готовы перейти в распоряжение к своим менеджерам сразу после того, как они заполнили необходимые формуляры. Такое понимание существует оттого, что специалисты по работе с персоналом очень часто видят свою задачу лишь в контроли за процессом адаптации сотрудников, в то время как они должны управлять этим процессом.

Если же отдел по работе с персоналом лишь контролирует процесс, то (по понятным причинам) очевидно стремление службы по персоналу рассматривать адаптацию новых сотрудников сквозь призму своих собственных потребностей: формуляров, страховок и базовой корпоративной культуры. Ключом к ускоренной адаптации, тем не менее, является понимание этого процесса как более широкого явления, которое требует участие многих партнеров: IT, юридической службы, отдела по работе с клиентами, менеджеров по коммерческой деятельности и производству. Все они играют роль в дальнейшем успехе новых сотрудников, однако часто они с самого начала остаются за рамками процесса адаптации, оставляя, на деле, свои функции службе по работе с персоналом.

И наоборот, когда применяется модель управления процессом адаптации и наставничества, эти многочисленные заинтересованные партнеры помогают формировать адаптационный процесс так, чтобы он отвечал и их потребностям тоже. В результате получаются осведомленные, вовлеченные в работу и продуктивные сотрудники с самого начала. Ключевой момент здесь в том, что процесс адаптации, а именно его ускоренный тип, является слишком ответственным мероприятием, чтобы быть оставленным в распоряжение только одному подразделению. Скорее всего, здесь надо объединять усилия сразу нескольких департаментов.

Адаптация новых сотрудников: стратегическое мышление

Контроль адаптации новых сотрудников только со стороны службы по работе с персоналом, чаще всего, является следствием недооценивания руководством важности этого процесса. Он не рассматривается как рычаг управления, поэтому здесь мало шансов, что процесс может стать чем-то большим, чем просто формальным мероприятием, отвечающим основным требованиям по трудоустройству. Немного стоит подумать о том, сколько времени занимает заполнение новым сотрудником всех формуляров, а также о том, что происходит после того, как последняя форма заполнена.

Это может и не быть проблемой для службы по работе с персоналом, однако проблема существует для других заинтересованных сторон из-за потенциальных последствий в долгосрочной перспективе. Возьмем, к примеру, менеджеров или супервайзеров, которые забирают новобранца после вводного инструктажа. Отношение руководства к новым сотрудникам чаще всего является важнейшим предшественником успеха, почему же тогда так мало уделяется внимания пониманию новыми сотрудниками ожиданий их начальства и знанию ими своих задач на новой работе?

Отсутствие четкого плана по адаптации может негативно сказаться на общем отношении новичков к компании. Наставничество талантливыми, профессиональными менеджерами гарантирует, что все факторы будут учтены.

Анкетирование и опросы на выходе вновь принятых сотрудников показали, что некоторые из них чувствовали себя не совсем комфортно на новых рабочих местах. В некоторых случаях так получалось из-за того, что их менеджеры руководили работой в департаменте отлично от тех разъяснений, которые были доведены до нового сотрудника в его первый день работы.

Когда все заинтересованные стороны принимают активное участие в интеграции новых работников в корпоративную культуру, вероятность путаницы в понимании единства цели снижается. Вот почему не одна структурная единица должна быть собственником процесса или осуществлять контроль над ним – это должно быть обязанностью всей компании.

Технологии помогают новым сотрудникам стать частью компании

Каким образом компании могут успешно выполнить важную работу по адаптации новых сотрудников? Одним из решений такой задачи является эффективное использование технологий на стадии, предшествующей первому рабочему дню. Компания «Капитал Уан» (Capital One), например, разработала серию электронных обучающих модулей, с которыми новые сотрудники могут ознакомиться на веб-сайте организации перед первым рабочим днем. На сайте присутствует информация по корпоративной культуре, ценностям и направлениям деятельности, также там представлены необходимые формуляры в формате PDF, которые можно скачать заранее, до начала вводного инструктажа у работодателя . Новые сотрудники даже могут заполнить все эти формы до того, как они придут в первый раз на работу в эту компанию.

Такой подход доказал свою эффективность и успешность, т. к. он оставляет новобранцу больше времени для первоначального личностного контакта с коллегами. В целом, процесс ориентирования нового сотрудника обычно занимает около четырех часов, включая встречи с наставниками или коллегами, когда как в других компаниях на это уходит целый день или даже больший отрезок времени. Показатели эффективности бизнес-процессов в компании «Капитал Уан» демонстрируют высокую степень удовлетворенности вновь принятых сотрудников таким подходом.

Для менеджеров компания создала специальный веб-сайт на корпоративном портале, посвященный процессу адаптации их новых сотрудников. Нужно всего лишь несколько раз кликнуть компьютерной мышью, чтобы загрузить и заполнить документы с описанием необходимого оборудования, учетных записей электронной почты, ноутбуков, идентификационных данных нового сотрудника, а также использовать в своих целях подробный набор инструкций, заметок, шаблонов для подготовки самого менеджера и его команды. Итогом таких действий является последовательный подход с качественными результатами, при котором вновь нанятые сотрудники получают хороший старт в отношениях с их новыми начальниками.

Предлагаем ознакомится с уникальным опытом Дэвида Кашмэна, который прошел через процедуру, называемую «Резкий старт», которая была разработана компанией «Капитал Уан», куда он пришел с прежнего места работы, а в итоге возглавил департамент стратегического развития человеческих ресурсов компании.

«Я думаю, такой подход придал мне чувство уверенности, и я осознал, что все находится под контролем, особенно в период вводного ориентирования в отделе работы с персоналом. Обычно в первый рабочий день ты испытываешь совсем иные чувства. Позже мой менеджер специально подстроил под меня остальную часть процесса с учетом моих потребностей, что позволило мне очень быстро начать работать продуктивно и более тесно познакомится с коллегами».

Донна Катэна, представитель компании за рубежом, также высоко оценила такой подход, где в центре оказывается новый сотрудник.

«Я смогла ознакомиться с деятельностью компании с помощью корпоративного интранет-сайта компании, где у меня была возможность пообщаться с другими группами сотрудников, которые были очень дружелюбны».

Большинство новичков чувствуют вдохновение и восторг по поводу перехода на новое место работы по многим причинам, включая желание работать в ином окружении, познакомиться с новыми людьми, стать частью другой корпоративной культуры и порвать с прошлым.

Процесс ускоренной адаптации эффективно использует эти волнительные чувства, превращая их в дополнительную мотивацию нового сотрудника. Чем скорее компаниям удается настроить сотрудника на новую работу посредством организации встреч с менеджерами и коллегами, а также передачи знаний о том, как можно работать успешно и продуктивно, тем быстрее организация начинает «пожимать плоды» такого подхода.

Комплексный подход к успешной адаптации нового сотрудника

Комплексный подход, включающий четыре отдельных элемента, является основой стратегии адаптации новых сотрудников

• Обучение: обучение нового сотрудника целям деятельности компании, предоставление информации об ожиданиях руководства по вкладу новичка в общий успех компании.

• Тренинг: предоставление новому сотруднику необходимых инструментов и информации для обеспечения высокой продуктивности его работы с самого начала.

• Аккультурация: погружение новичка в корпоративную культуру компании, ее ценности и язык.

• Ассимиляция: создание комфортных условий, позволяющих новому сотруднику выполнять свои функции в соответствии с рабочей атмосферой и культурой компании.

Лучшие практики по ускоренной адаптации новых сотрудников указывают на необходимость вовлечения в процесс межфункциональных команд, которые бы разрабатывали методы практического применения всех четырех элементов. Такие команды должны состоять из менеджеров и супервайзеров, выбранных с учетом их знаний о работе с вновь принятыми сотрудниками и способностей гармонично сочетать свои интересы с интересами новых сотрудников.

Эта команда будет способна лучше всех объяснить, как все устроено в компании, а также провести обучающие семинары, результатом которых станет высокая производительность труда. Командный подход является эффективным методом, снижающим затраты временных и денежных ресурсов и приносящим пользу как компании, так и новому сотруднику. Ускорение адаптации не является побочным продуктом такого подхода – это, скорее, желаемый результат, потому что процесс ориентации будет учитывать как потребности сотрудника, так и цели компании.

При разработке процедуры адаптации создайте так называемую карту программы по адаптации и попытайтесь проследить все взаимосвязи и трудности, привлекая к этому все заинтересованные стороны. Попробуйте поработать над уменьшением продолжительности процесса адаптации. Скорее всего, вам удастся сократить процесс введения в должность новичка на несколько дней.

Инициативы на высшем уровне

Самым верным знаком того, будет ли ускоренная адаптация успешной или с треском провалится, является отношение к этому процессу со стороны руководства компании, особенно если ориентирование новичков заключается только в заполнении необходимых формуляров и посещении ими тренингов, эффективность которых можно поставить под сомнение. Работодатели, коллектив и новые сотрудники заслуживают лучшего, — такой результат получается, когда адаптация сотрудников рассматривается на уровне высшего менеджмента.

Просто разложите на множители стоимость рекрутинга и найма, а затем изучите процент отсева новичков, особенно если этот показатель зашкаливает. Подобные затраты представляются нелогичными. Снижение же уровня отсева означает и снижение расходов на содержание персонала. Также это доказывает, что сотрудники вовлечены в рабочий процесс и считаю себя частью этого процесса. Если адаптация персонала становится стратегической задаче, то создается такая атмосфера, при которой работники воодушевлены и вовлечены в работу, их деятельность продуктивна, планы всех заинтересованных лиц (особенно компании) представляются особенно четко.

Доказательства успеха

Чтобы оценить, насколько эффективно происходит процесс адаптации новых сотрудников, достаточно провести опрос среди клиентов компании. Если Вы получаете ответ, что новички располагают всем необходимым для работы, с готовностью исполняют свои трудовые обязанности, понимают культуру компании и знают, что от них требуется, значит, Вы хорошо справляетесь с задачей.

Затем следует использовать систему показателей, чтобы определить, ускоряется ли процесс адаптации или нет. Начать можно с ответа на простой вопрос: сколько дней проходит от момента получения соискателем приглашения на работу до дня, когда сотрудник начинает работать самостоятельно? Получив эти данные, можно продолжить работу над усовершенствованием технологии, средств и методов управления процессом и модели командного участия.

Не нужно забывать, что самый верный путь к ускоренной программе адаптации заключается во влечении в процесс всех тех заинтересованных сторон, которые будут непосредственно контактировать с новым сотрудником (это та самая команда по ориентированию, о которой говорилось ранее). А затем нужно просто разделить обязанности по адаптации сотрудника между всеми членами команды. Их вклад поможет резко увеличить продуктивность и даже развить лояльность сотрудника к компании. Именно поэтому ускоренная адаптация – это одна из самых важных инвестиций компании.

Тэд Форбс

Адаптация персонала в современной компании



Состав и структура персонала очень влияют на эффективность функционирования организации в целом. Кто же, если не квалифицированные сотрудники будут качественно и профессионально выполнять свою работу? Именно поэтому на каждом предприятии большое внимание должно быть уделено вопросам отбора и адаптации персонала. Правильно подобрать или отобрать новых сотрудников это 50 процентов успеха, другие 50 процентов — это создать для этих сотрудников наиболее благоприятные условия для адаптации в новом коллективе, для того чтобы удержать их. Ведь зачастую случается так, что большая часть новых сотрудников увольняется на первых месяцах работы. И все это потому, что у организации отсутствует система адаптации персонала.

Трудовая адаптация персонала — взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенном включении работника в процесс производства в новых для него профессиональных, психофизиологических, социально-психологических, организационно-административных, экономических, санитарно-гигиенических и бытовых условиях труда и отдыха. [1]

Мелихов Ю. Е. , Малуев П.А в своих работах дают следующее определение адаптации персонала: Адаптация персонала — это включение работника в новую для него организационно-производственную среду; освоение сотрудником требований, норм и ценностей организации и должности; оказание помощи новому сотруднику успешно влиться в организацию, приспособиться к содержанию и условиям работы, новому коллективу. [2]

То, насколько успешно будет протекать адаптация сотрудника на новом рабочем месте зависит от многих условий, наиболее важные, на мой взгляд:

1) Качественная система обучения персонала в организации;

2) Социально-психологический климат, протекающий в коллективе;

3) Психологические черты характера сотрудника, его возраст, семейное положение.

Процесс адаптации может включать несколько этапов:

Первый этап — «Ознакомление» — сотрудник изучает принцип работы, знакомится с задачами и целями компании, уставом компании. Для того, чтобы новичок удачно прошел первый этап, ему нужно изучить:

– историю фирмы и ее развитие;

– должностной регламент компании;

– общую структуру компании ;

– установлен ли в компании дресс-код, общие правила, корпоративную культуру и традиции сотрудников;

– знакомство с будущими коллегами;

– правила поощрения (премия, грамота, похвала) и наказания (выговор, строгий выговор, увольнение) сотрудников;

– расположение важных мест (столовые, банкоматы, и др. )

В конце этапа новый сотрудник должен для себя определиться подходит ли ему данная компания, и в свою очередь работодатель принимает решение — достоин ли новый сотрудник замещаемой им должности.

Второй этап — «Приспособление» — сотрудник приспосабливается в новом коллективе, выстраиваются отношения с коллегами, как личностного, так и рабочего характера. Вопросы, затрагиваемые на втором этапе следующие:

– более близкое знакомство с сотрудниками подразделения;

– рассмотрение непосредственных обязанностей нового сотрудника, разъяснение важности работы ;

– качество выполнения работы;

– оценка качества выполнения работы;

– и др.

Третий этап — «Полное приспособление» — здесь сотрудник полностью «вливается» в коллектив, понимает свои обязанности и полностью справляется с ними.

Время, которое занимает каждый из этапов, зависит от личностных качеств человека и от жизненного опыта. Для одних третий этап наступает спустя год, а другие адаптируются уже через несколько месяцев.

На процесс адаптациивлияют различные факторы, от которых зависит отношение сотрудника к компании, такие как:

Психологический климат в коллективе. Огромную роль в адаптации играют теплые отношения между коллегами, построенные на доверии друг к другу. Если в коллективе царит комфортный психологический климат и отсутствуют конфликты, то «новичку» гораздо легче адаптироваться.

Замещаемая должность. Данный фактор напрямую зависит от периода адаптации сотрудника. Чем выше должность — тем выше ответственность и тем больше времени понадобится на процесс адаптации в коллективе и наоборот.

Такие показатели как пол, возраст, семейное положение и черты характера так же влияют на адаптацию нового работника.

Большую роль в адаптации нового сотрудника играет то, насколько правильно отдел кадров подобрал соответствующую занимаемую должность и вид деятельности работнику и насколько сотрудник соответствует требованиям на замещаемой должности.

Размер компании. Чем больше компания, тем формальнее отношения между сотрудниками и руководством и тем больше функциональных и информационных связей, освоение которых требует времени и определенных усилий, что сказывается на адаптации. [3]

В каждой фирме адаптация персонала проходит по-своему, но есть несколько, общих принципов ускорения процесса адаптации:

1) Как можно быстрее наладить общение с коллегами

2) Полностью ознакомиться с принципом работы и понять ее суть

3) Стремиться выполнять свою работу быстро и качественно

Придерживаясь этих принципов, адаптация на новом рабочем месте пройдет быстро и не заметно.

Любое руководство должно знать, что для высокой продуктивности работников необходимо создание стабильного и равновесия в профессиональной среде, и достичь этого невозможно без использования различных методов адаптации. Их существует большое количество, но самые интересные, на мой взгляд: наставничество, ротация кадров, командный тренинг,

Очень успешен такой метод адаптации как наставничество. Оно практикуется практически во всех компаниях, не требует затрат и благодаря хорошему наставнику новичок быстро «вольется» в коллектив. Главная задача компании — выбрать подходящего наставника, с опытом работы, хорошим стажем и на которого можно ровняться. Наставник должен быть примером, грамотно излагать свои мысли и правильно обучить работе в максимально короткие сроки. А для того что бы наставник был заинтересован в качестве своей работы можно поощрить его премией.

Еще один интересный метод адаптации — ротация кадров. Это вид повышения квалификации. Ротация подразумевает временное перемещение кадров по должностям внутри организации, что позволяет работникам побыть в разных ролях и попробовать свои силы на новом поприще. Не менее полезно бывает увидеть таким образом свою работу со стороны. Сотрудник в такой ситуации может осознать ошибки и увеличить производительность труда. Метод достаточно эффективен, так как дает определенную встряску сотрудникам.

Командный тренинг — эта методика достаточно сложная в применении, поэтому используется не так часто, несмотря на свою эффективность. В ходе ее реализации сотрудники, предварительно оговорив правила поведения во время тренинга, высказывают накопившиеся претензии и обиды начальству и друг другу.

Это позволяет не только разрешить некоторые недопонимания, но и значительно сплотить коллектив, позволив им узнать много нового друг о друге.

Помимо привычных отечественных методик, компании используют также зарубежный опыт адаптации сотрудников:

Buddying (Баддинг) — наиболее социальный метод адаптации сотрудников к работе. Заключается в взаимоподдержке, взаимопомощи между сотрудниками в достижении их целей.

Преимущества этого метода таковы:

– командные чувства сотрудников упрочняются, улучшаются отношения внутри коллектива;

– сотрудники получают возможность передавать друг другу полученную информацию и опыт;

– появляются возможности для личностного роста работников.

Этот метод помогает победить расслоение кадров, ненавязчиво подводя их к работе на единую цель — цель компании.

Шедоуинг. Название говорит само за себя. Сотрудник становится «тенью» другого работника или руководителя отдела. При этом прекрасно видно, каким образом выполняются служебные обязанности. Наставник и его «тень» находятся в равных условиях. Стоит отметить, что неопытный сотрудник не получает никакой оплаты, но имеет возможность выбрать любое рабочее место и должность для такого исследования. Этот метод может развиваться по трем направлениям:

– Обучающийся не имеет опыта и наблюдает за работой опытного сотрудника.

– Обучающийся имеет опыт работы и может участвовать в обсуждениях и работе.

– Обучающийся имеет высокие профессиональные навыки и работает самостоятельно. В этом случае «тенью» является опытный сотрудник, который наблюдает за работой и вносит коррективы по мере необходимости.

Хорошая программа адаптации и ориентации работника на рабочем месте имеет следующие качества: она тщательно спланирована, ее содержание совершенно ясно, роли участников процесса четко определены.

Разработка программы адаптации работника:

1. Составьте список сотрудников, которые войдут в рабочую группу по разработке и внедрению программы адаптации. Целесообразно включить в эту группу линейных руководителей и специалистов отдела кадров.
2. Опишите результаты, которых вы хотите достичь с помощью программы адаптации. Четкие формулировки помогут линейным руководителям понять цели программы.
3. Классифицируйте новых работников по группам. Определите требования к программам адаптации для каждой группы.
4. Составьте список вопросов, обычно возникающих у новых работников.
5. Составьте список действий нового работника во время программы адаптации (испытательного срока), а также список необходимых ему сведений.
6. Разработайте программу первого дня сотрудника.
7. Спланируйте экскурсии по организации, их содержание, время. Назначьте ответственного за их проведение.
8. Определите, каким образом вы представите нового сотрудника остальным членам коллектива, что вы расскажите (напишете) о новичке.
9. Подготовьте комплект печатных материалов, включив в него по необходимости следующие разделы:

– Миссия компании, история компании;

– Корпоративная культура,

– Положение о персонале, внутрифирменные отношения;

– Организационная структура, положение о подразделении, должностная инструкция;

– Технологии работы, техника безопасности;

– Список сотрудников с указанием должности, рабочей комнаты, номера телефона, e-mail;

– Список ответов на наиболее стандартные вопросы новичков, с указанием лиц, к которым можно обратиться для дополнительных разъяснений;

10. Определите необходимость специальных учебных мероприятий по освоению новым сотрудником своих должностных обязанностей.
11. Определите критерии успешности прохождения испытательного срока, варианты его досрочного прекращения.
12. Определите форму предоставления обратной связи от нового сотрудника и его наставника о ходе адаптационного периода (испытательного срока).
13. Разработайте программу подведения итогов испытательного срока и перевода сотрудника в основной штат.

Довольно внушительный список действий. Но как бы ни было тяжело, эти действия необходимо выполнить для повышения эффективности работы компании. [4]

Литература:

1. Л. Н. Иванова-Швец, А. А. Корсакова, С. Л. Тарасова. Управление персоналом: Учебно-методический комплекс. — М.: Изд. центр ЕАОИ. — 200 с., 2008
2. Мелихов Ю. Е., Малуев П. А. Управление персоналом: портфель надежных технологий Учебно-практическое пособие, 2008 Москва, 177стр
3. Электронный журнал Директор по персоналу/ Факторы адаптации персонала/http://www.hr-director.ru/article/66112-qqq-16-m6-faktory-adaptatsii-personala
4. Электронный журнал /HR- Portal сообщество НR менеджеров/ http://hr-portal.ru/pages/adapt/adapt02.php

Основные термины (генерируются автоматически): сотрудник, адаптация персонала, испытательный срок, коллектив, работа, рабочее место, друг, этап, какой образ, Корпоративная культура.

Как эффективно адаптировать новых сотрудников: полное руководство

Когда вы, наконец, нашли и наняли идеального кандидата, вы не должны позволять его адаптации в компании идти своим чередом. Важно правильно выстроить процесс введения новых сотрудников в организацию или, проще говоря, их адаптации.

Адаптация — это процесс интеграции новых работников в компанию, который включает в себя ознакомление их с новыми обязанностями и членами команды, изучение целей и структуры компании, прохождение профессиональной подготовки и другие начальные действия.

Адаптация необходима для того, чтобы помочь новым сотрудникам быстрее адаптироваться и побудить их работать более эффективно. Многие исследования подчеркивают актуальность адаптации новых сотрудников, особенно если речь идет о долгосрочной перспективе. Так, по данным Общества управления человеческими ресурсами (SHRM), до 20% текучести кадров приходится на первые 45 дней работы.

Однако, если новые сотрудники успешно прошли этап адаптации, до 69% из них с большей вероятностью останутся в компании. В этом сообщении блога мы узнаем, как организовать правильную адаптацию и улучшить удержание новых сотрудников.

Эксперты SHRM определили четыре основных уровня, составляющих успешную адаптацию или четыре C:

• Комплаенс — это обучение новых сотрудников политике компании.
• Пояснение означает, что сотрудники должны знать, в чем заключаются их обязанности и как их правильно выполнять.
• Культура относится к интеграции нового сотрудника в формальные и неформальные нормы организации.
• Соединение — это отношения с коллегами и ощущение себя частью команды.

В среднем адаптация может занять от нескольких недель до трех месяцев. В этот период новые работники знакомятся со своими ролями, готовятся к выполнению своих обязанностей и приобретают знания и навыки, необходимые для достижения успеха.

Как использовать Flowlu для адаптации новых сотрудников

Благодаря внедрению онлайн-инструментов и приложений для совместной работы процесс адаптации может стать более простым и структурированным как для работодателя, так и для нового члена команды. Кроме того, хорошо продуманная адаптация может помочь вам сэкономить ресурсы — финансовые, человеческие и временные — на обучении сотрудников. Давайте рассмотрим несколько способов успешной адаптации новых членов команды с помощью Flowlu.

Шаг 1. Создайте процесс ориентации

Чтобы сэкономить время на повседневных делах, таких как оформление документов и предоставление базовой организационной информации, составьте пошаговое руководство для новых членов команды. Во Flowlu это можно сделать с помощью специального модуля — Onboarding . Запишите все шаги в чек-лист и предоставьте дополнительную информацию по каждому из них. После того, как вы один раз создадите такой чек-лист, вы сможете возвращаться к нему каждый раз при найме нового персонала.

Не стесняйтесь редактировать контрольный список или добавлять в него новые шаги, когда это необходимо. Сопровождайте адаптацию видео и документами. Хорошо построенная адаптация может минимизировать нагрузку на HR-команду и повысить прозрачность ваших операций.

Подробнее: Как создать адаптацию

Шаг 2: Назначение начальных задач

Кроме того, вы можете создать рабочий процесс проекта для новых сотрудников, который будет содержать задачи на первые 30/60/90 дней на работе. Дополните свои задачи подробными описаниями, файлами и ссылками на важные веб-сайты, чтобы упростить их переход на новую роль.

А когда новый сотрудник присоединяется к компании, вы можете быстро создать проект, используя заранее определенный шаблон. После того, как этот человек заполнит свой контрольный список для адаптации с шага 1, он или она сможет приступить к выполнению дополнительных задач, связанных с ролью, указанных в его проекте.

Узнайте больше: Как добавить рабочий процесс проекта

Шаг 3: Создание руководств и руководств

Использование базы знаний компании позволяет хранить все накопленные данные и создавать отдельный раздел стандартных операций процедуры и учебная документация для новых работников. Вы можете включить часто задаваемые вопросы о должностных обязанностях, страховом полисе, ключевых телефонах, бизнес-резюме, ключевых членах команды и т. д. 

В базе знаний , вы можете прикреплять любые картинки или видео, создавать таблицы, ссылки, а также менять расположение текста с помощью редактора. А благодаря иерархической структуре статей контент всегда будет выглядеть грамотно и логично. Статьи, требующие особого внимания, могут быть помечены как важные для быстрого доступа.

Подробнее: Как создать базу знаний

Следуйте этим простым советам по написанию контента при публикации статей базы знаний:

• Разбейте информацию на более мелкие, более управляемые фрагменты. Это особенно актуально для больших объемов данных. Упростите чтение для новичка и разделите всю информацию на три или четыре ключевых раздела. Дайте основные статьи для изучения в течение первых 2-3 дней, а затем добавьте новые, чтобы расширить понимание нового сотрудника своей роли и вашей организации.
• Используйте инфографику, диаграммы и таблицы. Так читателю будет легче ориентироваться в содержании.
• Составьте список вопросов, чтобы облегчить понимание читателем. Когда сотрудник прочитает статьи, список вопросов вернет его к содержанию. Отвечая на них, новый член команды может улучшить свое понимание.

Шаг 4: Настройка разрешений

Если вы не хотите перегружать нового сотрудника информацией, вы можете настроить его права доступа в соответствии с вашими потребностями. Полномочия могут быть расширены по мере роста компетенции нового сотрудника. Например, во Flowlu можно скрыть модули от воркеров, предоставив им доступ к нужной им исходной информации.

Подробнее: Как настроить разрешения для членов команды

Шаг 5. Создайте отдельный чат или рабочее пространство

 

специальный чат для них, чтобы стимулировать сотрудничество между новыми сотрудниками и облегчить их адаптацию. Вы даже можете добавить новую выделенную рабочую область , чтобы они могли сообщать о важных новостях или публиковать любую информацию для них с помощью Feed.

Шаг 6. Использование списков записей

С помощью списков можно упорядочивать информацию, например данные для входа в полезные курсы и инструменты. Вы можете быстро добавлять дополнительные ресурсы, надежно хранить их в одном месте и защищать с помощью настраиваемых прав доступа. Всякий раз, когда вам нужно, дайте новому сотруднику доступ к необходимым настраиваемым спискам. Таким образом, все ресурсы всегда будут под рукой, собранные на одной платформе.

Дополнительные советы для успешной адаптации

Своевременное предоставление обратной связи

Конструктивная критика и оценка достижений помогут вам установить доверительные отношения с новыми сотрудниками и дать им возможность стать лучше. Не забудьте провести обзор производительности в конце первых 90 дней работы нового сотрудника, чтобы оценить его развитие и дать предложения о том, как он может продолжать расти на своей должности.

Определить наставника

Рассмотрите программу наставничества как часть процесса адаптации. Выберите несколько инициативных работников, которые могут направлять новых членов команды. Имейте в виду, что желательно, чтобы наставник не был непосредственным руководителем. Делая это, новый сотрудник будет чувствовать себя намного более непринужденно, задавая вопросы, особенно обыденные, которыми он не хотел бы беспокоить кого-либо еще. Чтобы обсудить текущий прогресс и поставить дальнейшие цели, наставники должны запланировать регулярные встречи с новыми членами команды.

Ставьте измеримые цели

Ваши цели будут стимулировать вовлеченность сотрудников в рабочий процесс и служить эталоном для оценки эффективности их адаптации. Дайте каждому новому сотруднику список задач, которые необходимо выполнить, например, прочитать всю базу знаний к определенному сроку или успешно выполнить задачу самостоятельно.

Держите их в курсе новостей 

Чтобы чувствовать себя частью команды, новый сотрудник должен быть знаком с новостной программой компании. Сообщите им о предстоящих событиях, встречах, достижениях компании или недавних победах. Вы можете добиться этого с помощью Flowlu, используя чат или ленту, чтобы каждый пользователь был в курсе текущих событий.

Спросите их мнение

При первом внедрении адаптации на рабочем месте обратная связь будет чрезвычайно полезна для корректировки и улучшения этого процесса. После того, как адаптация завершена, выясните, что новобранец пропустил, что ему понравилось больше всего, и что можно было бы улучшить. Вы можете запланировать 15-минутный сеанс обратной связи или использовать программное обеспечение для сбора отзывов, такое как Google Forms, или профессиональные инструменты вовлечения сотрудников, такие как 15five, Officevibe или Culture Amp.

В заключение

Эффективная адаптация необходима для успешного найма и эффективной акклиматизации сотрудников. Если вы внедрите эффективные процедуры адаптации в своей компании, ваш бизнес снизит затраты на привлечение талантов и улучшит удержание новых сотрудников в долгосрочной перспективе.

Независимо от того, используете ли вы один, несколько или все инструменты адаптации одновременно, все они помогут новым членам команды более успешно адаптироваться к своим ролям. Благодаря встроенному модулю управления адаптацией в Flowlu вы можете предоставить своим сотрудникам исключительный опыт адаптации и помочь им лучше подготовиться к новым должностям.

Как эффективно нанимать новых сотрудников

Сотрудники являются движущей силой бизнеса. По этой причине работодатели должны быть чувствительны к тому, как они обращаются со своей рабочей силой и нанимают ее. И начинается с самого начала, с первого рабочего дня сотрудника. Первый день нового сотрудника важен, потому что это день, когда он получает реальное первое впечатление о вашей компании и имеет решающее значение для его будущего успеха. Почему правильный онбординг так важен? Потому что новому сотруднику может потребоваться до двух полных лет, чтобы достичь того же уровня производительности, что и существующий сотрудник. Не ждите два года, пока новый сотрудник достигнет того же уровня производительности, что и существующий сотрудник, за счет более быстрого обучения. Ниже приведены несколько советов по эффективной адаптации новых сотрудников:

Четко определите свои цели адаптации

Очень важно, чтобы новые сотрудники четко понимали свои конкретные цели и задачи в вашей компании. Набор новых сотрудников без четкого разъяснения им того, что требуется, приведет только к путанице и снижению производительности. При адаптации новых сотрудников четко обозначьте свои цели и ожидания. Разработайте стратегию обеспечения прозрачности на рабочем месте и в программах адаптации.

Увлекательный и простой способ быстро ввести нового сотрудника в курс дела с его целями адаптации — направить его или ее к наставнику в организации. Это поможет им оставаться вовлеченными во все происходящие мероприятия и иметь к кому обратиться, когда у них возникнут вопросы. Это не только помогает обеим сторонам строить рабочие отношения друг с другом, но и способствует более привлекательной рабочей культуре. Выбор наставника, который хорошо разбирается в той же карьере или командных проектах, был бы эффективным способом для более тесного сотрудничества сотрудников на раннем этапе. Новые сотрудники и их наставник могут встречаться один или два раза в неделю, чтобы обсудить прогресс нового сотрудника и то, как он приспосабливается к новой работе.

Поощряйте крепкие отношения между сотрудниками

То, как сотрудник взаимодействует с остальными членами команды, очень важно. Как сотрудник отдела кадров, вы должны сыграть свою роль в укреплении прочных отношений между коллегами. Отношения между рабочими являются огромной частью рабочей культуры, и отношения руководства с сотрудниками, в частности, имеют сильное влияние. Лидеры должны подавать пример и нести ответственность за ежедневное воплощение ценностей компании и общение с окружающими. Когда сотрудники и руководство развивают прочные отношения, новые сотрудники мгновенно получают новое чувство командной работы и согласованности сотрудников.

Когда новые сотрудники чувствуют себя свободно и комфортно в общении с коллегами из-за здоровых профессиональных отношений, особенно в течение первых нескольких недель, процесс обучения становится легче для них, чтобы адаптироваться к их новому окружению и членам команды.

Продвигайте свои HR-программы

Новых сотрудников следует быстро знакомить с вашими HR-программами и технологическими платформами HR. Например, если в вашей компании есть программа признания и поощрения сотрудников, убедитесь, что новые сотрудники знают о ней и знают, как ее использовать, как только они начинают работать. Программы признания сотрудников объединяют сотрудников и позволяют им признавать друг друга за тяжелую работу. Подобные программы не только доставляют удовольствие новым сотрудникам, к которым они привыкают, но и мгновенно погружают их в культуру компании и создают позитивную рабочую атмосферу. Получение общественного признания на цифровой, простой в использовании технологической платформе управления персоналом повышает удовлетворенность сотрудников и дает им представление о том, над чем работают и чего достигают другие.

Работа отдела кадров заключается не только в том, чтобы правильно внедрять платформы и программы HR-технологий, но и в том, чтобы продвигать их среди новых сотрудников и существующих сотрудников, чтобы обеспечить оптимальное использование и вовлеченность сотрудников.

Запросить отзыв

Сотрудники хотят чувствовать, что они могут быть честными и услышанными в своей компании. Постоянная обратная связь и обзоры — отличный способ вести здоровые и честные разговоры о том, как улучшить работу сотрудников, особенно процесс адаптации. Что может быть лучше, чтобы узнать, как улучшить процесс адаптации, чем расспрашивать новых сотрудников об их опыте?

Сотрудникам должна быть предоставлена ​​возможность участвовать в хорошо продуманных проверках на основе результатов. Этого можно достичь путем разработки структурированных обзоров, которые могут включать конкретные рейтинги, рейтинги и письменные обзоры с обязательной периодичностью. Опросы сотрудников также являются отличным способом дать новым сотрудникам возможность честно рассказать об их общем опыте и процессе адаптации. Благодаря обратной связи в режиме реального времени и импульсным опросам руководство может вносить необходимые коррективы и оценивать инициативы компании. Получение обратной связи от сотрудников дает HR информацию, необходимую им для улучшения процесса адаптации.

Предоставить нужный материал

Новые сотрудники не должны оставаться одни. Их следует поддерживать с первого дня, чтобы они чувствовали себя комфортно в своей рабочей среде. Будьте готовы и снабдите их рабочие места легко усваиваемыми руководящими материалами и ресурсами, чтобы они знали, куда обращаться, когда у них возникнут вопросы. Сюда входят контактные листы, руководства компании, информация о доступе, сведения о портале, инструменты для экономии времени и другие материалы для адаптации. Новым сотрудникам должны быть предоставлены формы государственного управления в отношении их льгот, налогов и прямых депозитов уже в первый день. Чем больше полезной информации, тем лучше. И не ограничивайтесь только информацией о пользе для здоровья и подробностями 401k, добавьте забавные материалы, которые представляют культуру вашей компании и побуждают сотрудников хотеть узнать больше.

Компании должны разумно инвестировать в своих сотрудников, и это начинается с внимания к процессу адаптации. Процесс адаптации имеет решающее значение, когда речь идет о настройке сотрудника на успех. Когда сотрудники настроены на успех, они становятся более вовлеченными, удовлетворенными и продуктивными. Не пропустите свои инициативы по адаптации и убедитесь, что вы быстро вводите новых сотрудников в курс дела.

Чтобы узнать больше о том, как повысить качество работы сотрудников с помощью культуры признания, загрузите эту электронную книгу.

 

 

Адаптация и адаптация сотрудников в условиях удаленной работы

В последние годы произошел разрушительный сдвиг в том, как люди работают. Переход от физического присутствия людей в офисе к модели удаленной работы представляет собой возможность как для сотрудников, так и для компаний. Сотрудники получают лучший баланс между работой и личной жизнью, а компании, в свою очередь, сокращают свои операционные и административные расходы. Эта модель становится все более привлекательной для растущего числа компаний. Теперь компании могут даже принять гибридные схемы в соответствии со своими потребностями и возможностями.

Ясно, однако, что чем больше вовлеченность и удовлетворенность сотрудников компанией, тем лучше результаты, достигаемые при любой схеме работы. Признание того, что успешная адаптация сотрудников к работе является ключевой задачей в достижении этого вовлечения, ставит задачу иметь процесс найма , который позволяет сотрудникам адаптироваться к изменениям, произошедшим в эпоху цифровых технологий.

Ключевой вопрос заключается в том, какие процессы, методы и онбординговые инструменты могут быть приняты для достижения этой цели?

Почему важна адаптация удаленных сотрудников?

Прежде всего, что такое адаптация сотрудника ? Это процесс интеграции нового сотрудника в компанию и команду, который начинается в момент найма и длится до шести месяцев, а иногда и дольше, в зависимости от опыта адаптации работодателя и корпоративной культуры. Этапы адаптации нового сотрудника можно разделить, например, следующим образом: предварительная адаптация, первая неделя, первый месяц, три месяца и т. д.

Каждый из этих шагов направлен на получение первого положительного опыта сотрудника, знакомство с корпоративными ценностями и целями, сравнение ожиданий и фактических обязанностей, среди прочего. Другими словами, это широкий спектр действий во время нового процесса адаптации , при правильном выполнении которого новый сотрудник будет успешно интегрирован в команду и будет максимально продуктивным для компании.

Приблизительно 88% организаций по всему миру еще не разрабатывают свои программы адаптации. Согласно исследованию Gallup , проведенному в 2020 году, только 12% опрошенных сотрудников согласились с утверждением, что они полностью удовлетворены всем процессом адаптации сотрудников . Digitate изучает процессы вовлечения новых сотрудников в командную работу с 2016 года и, по их данным, 1 из 5 новых сотрудников не готов рекомендовать сотрудника именно из-за отсутствия коммуникации в первые несколько недель.

Согласно Gallup , если работники не увидят, что их причины для трудоустройства реализованы в первый месяц работы, они почти наверняка начнут изучать другие варианты, и плохой образ компании будет преобладать в их умах в течение их работы. владение. Сейчас, в эпоху удаленной работы, руководителям как никогда необходимо поддерживать процесс адаптации, чтобы привлечь новых сотрудников и стать продуктивными членами команды.

Первые дни в команде определяют первые 3 года работы

Между тем, согласно Glassdoor , эффективный процесс адаптации увеличивает удержание сотрудников на 82% и эффективность на 70%. Исследование доктора Тайлы Бауэр, которая пишет для блога SHRM, было проведено в 2019-2020 годах совместно с Орегонским университетом. Из 1000 опрошенных сотрудников 69% заявили, что комплексная программа адаптации позволила им остаться в компании как минимум на 3 года.

Легче построить процесс адаптации, когда вы можете иметь личный контакт в офисе, поскольку человек может напрямую наблюдать за отношениями в команде, посещать встречи, встречаться с людьми и постоянно ориентироваться в новой среде, не покидая команду. Но как быть удаленно? Компании с хорошо развитой культурой первыми, начиная с 2020 года, начали давать четкие инструкции и составлять контрольные списки для управления процессом удаленной адаптации и адаптации. Начало всего находится на первом этапе: pre-onboarding.

Адаптация сотрудников является фундаментальной частью процесса найма новых сотрудников в компании. Самое главное, чтобы они чувствовали, что обещания, данные им в процессе найма, выполняются. Таким образом, они могут быть подготовлены к работе на высоком уровне. Когда все сделано хорошо, сотрудники развивают вовлеченность и узнают, что определяет их успех в компании.

Предварительная адаптация, о которой не следует забывать

Этап после заключительного собеседования, но до того, как новые сотрудники приступают к работе, называется предварительной адаптацией. Важно четко проработать все этапы предварительной адаптации, чтобы новый сотрудник чувствовал поддержку.

Стадии предварительного багажника

• .

  контакты наставника
• контакты отделов и непосредственных руководителей
• контакты отдела кадров

Если вводный инструктаж предполагает знакомство с продуктами, услугами или системами компании, пожалуйста, приложите приветственную презентацию о проекте к электронному письму.

• Welcome-book

«Welcome-book» — очень хороший инструмент для работодателя, который заботится о сотрудниках, поступающих на вакансию удаленно. Приветственная книга представляет собой подробную инструкцию с:

В записке, которую получит команда, следует кратко рассказать о человеке, а также поделиться возможными увлечениями, фотографиями и контактами для создания рабочей связи.

Во время адаптации крупные компании заботятся о рабочем месте нового сотрудника. Они предлагают ноутбук и оборудование, а также присылают приятные небольшие подарки, такие как брендовая одежда, значок и блокнот.

Приветственный набор Vimeo – Источник:  Typelane

Адаптация сотрудников: основные правила

Помните, что в условиях удаленной работы человек сталкивается со страхом остаться вне коллектива. Поэтому важно обогатить адаптацию и адаптацию сотрудника, но не переусердствовать.

Контрольный список адаптации для удаленной работы

Ниже перечислены некоторые элементы, которые должны присутствовать в контрольном списке процесса адаптации сотрудника:

• Помощь с документацией и оформлением документов для новых сотрудников. В удаленной среде необходимо поддерживать электронный документооборот. Убедитесь, что у вас есть процессы для создания электронных подписей, инструкций по адаптации новых сотрудников, хранения кадровых документов и шаблонов, а также доступа сотрудников ко всем соответствующим файлам. Для достижения этого лучшей альтернативой являются программные решения для адаптации сотрудников. Это сэкономит время как работодателю, так и новым сотрудникам: в дальнейшем не нужно будет тратить ресурсы на поиск и отправку копий файлов, все необходимое уже будет храниться в системе в оцифрованном виде.
• Первая встреча с кафедрой. В рамках контрольного списка адаптации рассмотрите возможность организации общего собрания на второй или третий день работы, чтобы дать новому сотруднику время обустроиться, решить договорные вопросы и ознакомиться с обязанностями.
• Знакомство с наставником. В первый день рекомендуется провести звонок или собрание, чтобы проинформировать новых сотрудников, к кому обращаться по любым вопросам, касающимся их адаптации в рабочем коллективе в процессе адаптации.
• Знакомство с часто задаваемыми вопросами и базой знаний компании. Здорово, если весь материал собран в одном месте и разбит на отдельные папки по отделам. Справочник сотрудника — лучшая альтернатива.
• Прохождение адаптации  обучения. Это очень важный процесс, если компания хочет обучить новых сотрудников нюансам своих продуктов, проектов и услуг. Хороший подход к этому — подготовить программу с текстовым описанием или видео, объясняющее процесс работы. В конце сотруднику можно отправить практические упражнения, чтобы посмотреть, как он усваивает новую информацию, а в конце вы всегда получите обратную связь.
• План работы (КПЭ) на испытательный срок. На первой встрече с непосредственным руководителем или в течение первой недели новый сотрудник должен получить план, по которому будет оцениваться его эффективность в течение испытательного срока.
• Прохождение испытательного срока и назначение OKR. Независимо от продолжительности испытательного срока, по его окончании необходимо назначить встречу с непосредственным руководителем, на которой новые сотрудники получат четкую обратную связь о своей работе и, в случае успеха, о поставленных задачах и целях на следующий испытательный срок.

Тенденции процесса адаптации сотрудников: о чем важно помнить

• Программы друзей. Исследование HCI показало, что 87% сотрудников добиваются большего успеха, если у них есть наставник, так называемый приятель. Это наставник, который закрепляется за сотрудником на начальный период — например, 1 месяц. Раз в неделю человек назначается один на один со своим «приятелем», где делится своими первыми успехами. Важно различать «линейный руководитель» и «приятель». Желательно, чтобы это были разные люди.
• Упрощение процессов. Sapling опубликовал отчет, согласно которому новые сотрудники выполняют в среднем 54 действия в первую неделю работы, и все они связаны с адаптацией. Может быть трудно справиться со всем сразу, и вне офиса вы должны сделать это самостоятельно. Именно поэтому растет тенденция к автоматизации процессов и поиску программ для автоматизированных рабочих процессов.
  
• Кроссбординг в стрессовых условиях. По мнению самого HCI, адаптация сотрудников так же важна, как и создание новой работы. В удаленной среде возникла потребность в том, чтобы сотрудники брали на себя новые задачи. Здесь тоже важно проводить программы адаптации и учитывать советы, как упростить весь процесс.
  
• Определите инновационные способы поддержания контакта. Найдите творческие способы установить контакт с новым сотрудником, который не находится в офисе, а случайные контакты с коллегами больше не предусмотрены в схеме удаленной работы. Менеджерам необходимо придумывать и думать о новых методах поддержания контакта. Старайтесь организовывать неформальные встречи и кофе-чаты, где у сотрудников есть возможность познакомиться с новыми коллегами и потенциальными наставниками. Моделирование лидерами важно для создания поведения, которое они хотят, чтобы сотрудники развивали.

Полезные программы для организации работы сотрудников. в зум.

На помощь приходит Slack — удобный инструмент для корпоративного канала связи. Здесь вы можете организовать общее пространство с разными каналами для каждого отдела и личными сообщениями между коллегами.

Мы рекомендуем ClickUp для назначения задач, сервис, где вы можете увидеть дерево целей компании. Преимущество программы в том, что вы сразу чувствуете себя частью важного процесса: все открыто и доступно. Мы также рекомендуем Asana, Todoist и Wrike.

Значение программного обеспечения для адаптации сотрудников: 

кейс PeopleForce

Помимо простых инструментов необходимо использовать эффективное программное обеспечение для адаптации для автоматизации процессов управления персоналом. Вот как этот процесс встроен в нашу команду:

Модуль PeopleHR позволяет легко настроить адаптацию всего за несколько кликов. Здесь вы можете:

• Планировать различные программы адаптации для сотрудников разных категорий и отделов.
• Назначьте действия на дни после приема на работу и определите, когда должны быть выполнены задачи адаптации.
• Добавьте в программу ссылки на видео, обучающие материалы и т.п.
• Следите за выполненными задачами новых сотрудников.
• Просмотр прогресса сотрудников в режиме реального времени.

В нашем программном обеспечении для адаптации вы найдете:

• Видео о продуктах и ​​практические занятия.

Новый сотрудник знакомится с инструментом адаптации PeopleForce изнутри: он не только занимает ваш офис, но и проходит специальную программу обучения.

 » Присоединиться к PeopleForce просто: вы вводите свои данные, знакомитесь с базой материалов и затем изучаете продукт. сделать то же самое в самой системе. В первый день я зарегистрировал прототип своей компании и развлекался, добавляя фотографии моих любимых актеров на аватарки виртуальных сотрудников. Это мелочи, но они помогают учиться без стресса».

Мария — новый сотрудник отдела маркетинга компании PeopleForce.

• Данные сотрудника и личный кабинет

В личном кабинете вы можете просмотреть информацию о праздниках, просмотреть информацию о компании, новости и найти контакты. Найдите учетную запись сотрудника в нашем программном обеспечении для управления персоналом.

  «Наконец-то я вижу, как начисляются мои отпуска или выходные. На предыдущей работе мне приходилось обращаться в отдел кадров, которые потом долго искали бухгалтера, и вместе пытались расшифровать таблицу Excel с выходными днями. Теперь все на одной странице: зайти и посмотреть можно в любой момент».  

Антон, новый сотрудник отдела развития PeopleForce.

• Личные цели

Цели могут быть установлены для новых сотрудников во время или после испытательного срока. Все встречи 1:1 также заносятся в систему: вы получаете уведомление до и после встречи, с пометками о встрече. Встреча 1:1 в PeopleForce.

«Удобно для тех, кто находит время для мониторинга производительности. Если прозрачность и вовлеченность являются частью вашей корпоративной культуры, вы можете автоматизировать их и больше не беспокоиться о фрагментарности процессов. »

Анастасия Ефименко, главный операционный директор PeopleForce.

Почему мы не можем забыть о адаптации?

Новые сотрудники должны иметь ответы на следующие вопросы, чтобы они знали, как реализовать свои профессиональные ожидания: Во что мы верим в этой компании? Какова моя роль? Чего я должен достичь? Кто мои коллеги?

Принимая во внимание все данные и статистику, делаем вывод, что грамотная адаптация сотрудников — это шаг к созданию прозрачной и понятной корпоративной культуры, в которой люди ценны вне зависимости от формата работы. Поэтому не забывайте учитывать следующие рекомендации:

• Общайтесь лицом к лицу, чтобы поддерживать личный контакт.
• Четко формулируйте ожидания, чтобы новый сотрудник понимал, что от него/нее ожидается.
• Попросите команду участвовать в жизни сотрудника: пишите им, спрашивайте о вещах, предлагайте помощь.
• Организуйте коворкинг для тех, кому в силу семейных или личных обстоятельств трудно находиться дома.
• Автоматизируйте и адаптируйте процесс адаптации новых сотрудников к новым реалиям. Это хорошая идея, чтобы держать процесс адаптации под контролем. Позаботьтесь о программах и новом решении для адаптации сотрудников, которое облегчит жизнь обеим сторонам.

Часто задаваемые вопросы

Каковы этапы адаптации?

Этапы адаптации можно разделить, например, следующим образом: предварительная адаптация, первая неделя, первый месяц, три месяца и т. д. Каждая компания может определить этапы на период до шести месяцев и более в зависимости от на его культуру и ресурсы.

Как проходит адаптация новых сотрудников?

Это стратегический процесс интеграции нового сотрудника в компанию и команду с целью достижения его вовлеченности и постоянства. Он направлен на получение первого положительного опыта сотрудников, знакомство с корпоративными ценностями и целями, сравнение ожиданий и реальных обязанностей, среди прочего.

Что такое хороший процесс адаптации?

Эффективная адаптация заключается в выполнении обещаний, данных во время найма, и подготовке новых сотрудников к интеграции в рабочую команду и хорошей работе. Когда это достигается, сотрудники чувствуют себя сопричастными, узнают, что определяет их успех, и становятся приверженными компании.

Как улучшить процесс адаптации сотрудников?

Роль руководителей и менеджеров по найму — критический; они должны оптимизировать свой подход, чтобы новые сотрудники могли формировать партнерские отношения и связи, необходимые для выполнения работы. Обратная связь должна быть частой и конкретной для сбора информации и принятия корректирующих мер, если это необходимо.

Как долго должна длиться адаптация?

Специалисты по кадрам обычно согласны с тем, что процесс адаптации сотрудников должен длиться не менее трех месяцев.