Правильно расставлять приоритеты: Как расставить приоритеты в жизни и в работе

Опубликовано автором

Содержание

Как грамотно расставить приоритеты и работать эффективнее

У большинства дизайнеров — работающих как на себя, так и в компании — есть список дел, полный всевозможных задач, требующих внимания.

Например, закончить проект для одного клиента, составить смету для другого, ответить на электронные письма, поработать над финансовым отчетом и т.д.

Когда тебя ожидает так много дел, связанных с разными проектами, расстановка приоритетов становится настоящей проблемой. Эта задача может показаться сложной новым фрилансерам, которые только начинают покорять отрасль и опасаются огромной рабочей нагрузки.

Продуктивность важна, однако еще важнее понять, какие задачи требуют особого внимания. Лишь в этом случае вы сможете действительно эффективно использовать свое время.

Фото Envato Elements

Давайте рассмотрим 7 советов о том, как и по каким критериям расставить задачи в приоритетном порядке, если вы столкнулись с трудностями, работая над творческим проектом.

1. Соблюдайте дедлайны

Когда вы работаете с клиентами, наиболее очевидный фактор, определяющий приоритетность и срочность задачи, — дедлайн. Если приближается срок сдачи проекта и вы не успеваете закончить все вовремя, следует сфокусироваться на соответствующей задаче.

Соблюдение сроков — важнейшее условие предоставления клиентам положительного опыта, поэтому большинство дизайнеров понимают, какую значительную роль играют дедлайны при расстановке приоритетов.

Как фрилансер, вы являетесь бизнес-партнером своего клиента и должны нести ответственность за своевременное и качественное выполнение задач. Люди, которые работают много и подходят к организации своего рабочего процесса с умом, считают, что расстановка приоритетов — наиболее эффективный способ получить максимальный результат.

2. Установите промежуточные дедлайны

Если у проекта есть лишь финальный дедлайн, постарайтесь разбить всю работу на несколько этапов или частей. Установите для каждой промежуточной задачи свой срок выполнения. Лишь завершив работу в срок, вы сможете перейти к следующему шагу. Эти дополнительные дедлайны помогут вам грамотно расставить приоритеты.

Таким образом, вместо одного окончательного дедлайна, который кажется далеким, у вас будет четкое представление о том, из каких этапов состоит работа и что необходимо делать прямо сейчас, чтобы завершить ее вовремя.

Вам даже не обязательно сообщать клиенту о тех промежуточных дедлайнах, которые вы для себя определили. Просто используйте их для того, чтобы придерживаться графика и видеть общую картину.

Такой подход скажется и на других проектах, над которыми вы работаете в данный момент. Если в одном из них возникнут непредвиденные обстоятельства, вам может потребоваться дополнительное время, изначально отведенное на выполнение других задач. Придерживаясь графика, вы можете эффективно расставить приоритеты, а не просто бездумно тратить время на то, чтобы наверстать упущенное.

3. Подумайте о последствиях

В жизни каждого дизайнера наступает момент, когда он просто не понимает, как же сделать все вовремя. Если вашего внимания требуют сразу несколько задач, и вы не знаете, как расставить приоритеты, подумайте о последствиях невыполнения работы или несоблюдения сроков. Скорее всего, они будут отличаться от одной задачи к другой.

Например, если вы не успеете закончить проект одного клиента к дедлайну, последствия будут катастрофическими. Может быть, от того, завершите ли вы свою работу к определенной дате, зависят другие важные мероприятия, например, маркетинговая кампания. Однако если вы немного отстанете от графика в другом проекте, никаких серьезных последствий не наступит. 

Еще один фактор, который следует принять во внимание, — отношения с конкретным клиентом. Если вы работаете с клиентом давно и всегда соблюдали сроки, он, скорее всего, войдет в ваше положение (все зависимости от ситуации). Если же вы работаете с новым клиентом и надеетесь продолжить сотрудничество с ним, а также хотите, чтобы он порекомендовал вас своим знакомым, важно наладить отношения и выполнить работу в приоритетном порядке, даже в ущерб другим задачам.

4. Учитывайте порядок расчетов

Важно также учесть, как выполнение задачи скажется на получении оплаты. Может быть, речь о проекте, в котором вознаграждение предусмотрено за выполнение каждого этапа. Если вы всего лишь в нескольких шагах от достижения одной из подобных вех, вам, возможно, стоит уделить больше внимания этой работе, чтобы быстрее получить оплату.

Кроме того, может возникнуть ситуация, когда клиент уже перевел всю сумму, и вам необходимо завершить проект. Такая задача будет приоритетной, ведь клиент уже заплатил за ваше время.

Если вы фрилансер, вы всегда должны помнить о деньгах. Проанализировав свою финансовую ситуацию, а также порядок и сроки перечисления вознаграждения, вы поймете, над чем именно нужно работать, чтобы выстроить по-настоящему эффективный бизнес.

5. Оцените, сколько времени требуется

В некоторых случаях за наше внимание конкурируют две или более одинаково срочных задачи. Однако обычно для их выполнения требуется разное количество времени.

Я предпочитаю отдавать приоритет работе, которая занимает меньше времени, чтобы быстрее вычеркнуть ее из своего списка дел и иметь возможность более эффективно сфокусироваться на оставшихся задачах.

Фото Vecteezy
6. Ставьте цели на месяц и отталкивайтесь от них

Поставив цели, вы сможете определить, какие именно задачи внести в список дел. Этот процесс станет немного проще, если прежде чем составлять список дел на день, вы посмотрите на ситуацию в целом. Попробуйте начать с определения целей на месяц. Затем подумайте, какие конкретные действия или задачи необходимо выполнить, чтобы достичь результатов.

Запланируйте самые срочные дела — те, у которых есть дедлайны, и те, которые являются основополагающими для выполнения других задач — на первую неделю месяца. После этого вы можете составить более подробное расписание, разделив задачи на несколько шагов и определив, какие из них нужно выполнить в тот или иной день.

Такой способ расстановки приоритетов гораздо эффективнее, чем попытки решить, над чем работать сегодня, не задумываясь об общей картине. Когда у вас есть списки дел на недели и месяцы, в дополнение к спискам на день, вы можете увидеть, как каждая задача влияет на другие, и в результате приоритеты становятся очевидными.

Кроме того, устанавливайте конкретные финансовые цели, которые помогут вам сохранить мотивацию.

7. Выделите время для своих личных проектов

Помимо работы над проектами клиентов, в жизни каждого дизайнера есть и другие важные задачи: просмотр обучающих видео, чтение интересных книг, доработка собственного сайта-портфолио, ведение блога и т.д.

Обычно все эти дела уходят на второй план, поскольку они кажутся не такими уж значимыми, по сравнению с другими пунктами в вашем списке. Но в долгосрочной перспективе подобные личные проекты, развитие и совершенствование очень важны для вашей карьеры.

Лучший способ не забывать об этих задачах — выделить для них время в своем расписании. Примите решение, что будете посвящать им минимум 10% своего времени (или другое количество), и запланируйте на каждую неделю проекты и мероприятия, которые помогут вам достичь новых профессиональных высот.

Если вы этого не сделаете, то, скорее всего, вы никогда не займетесь собственным развитием, поскольку новые более важные задачи будут появляться постоянно.

Дополнительные советы
1. Сведите к минимуму перерывы и помехи

Если вы одновременно работаете над несколькими проектами, вы не сможете постоянно отвлекаться на неожиданные телефонные звонки и при этом эффективно выполнять свою работу. Исследования показывают, что даже короткие перерывы могут катастрофически сказаться на вашей продуктивности.

Вы каждый раз теряете ход мысли, и поэтому тратите на работу больше времени, чем планировали. В крайних случаях слишком частые паузы могут привести к срыву сроков.

Как же свести к минимуму подобные перерывы:

  • Планируйте звонки. Сообщите своим клиентам, что отвечаете только на запланированные звонки. Попросите их заранее отправить электронное письмо, когда они захотят поговорить с вами. Также отметьте, что вы отвечаете на короткие вопросы письмом.
  • Специальные часы. Некоторые фрилансеры выделяют на созвоны с клиентами час или два в день. Если вы решили сделать так же, сообщите, в какое время вы будете свободны. Вы можете работать над менее важными задачами, пока ожидаете звонка.
  • Наймите ассистента, который будет фильтровать звонки. Если ваши клиенты привыкли, что вы всегда на связи, это может быть лучшим решением. Они получат возможность сразу поговорить с живым человеком, а помощник быстро сообщит вам, если возникнет какая-то чрезвычайная ситуация.

Если эти варианты не работают, а клиент требует, чтобы вы постоянно были на связи, потребуйте дополнительной оплаты за эту услугу.

2. Устанавливайте сроки с запасом для выполнения важных задач

На самом деле, несмотря на все усилия, большинство фрилансеров недооценивают время, необходимое для реализации проекта, ведь процесс включает множество переменных. Поэтому здесь легко ошибиться.

Лучший способ не пропустить дедлайн из-за неправильной оценки сроков или непредвиденных обстоятельств — попросить немного больше времени для завершения проекта, чем вы запланировали.

Это даст вам возможность поработать над другими приоритетными задачами, если что-то пойдет не так. Если же все хорошо, вы всегда можете сдать проект раньше срока.

3. Поддерживайте связь с клиентами

Еще один важный совет при работе с несколькими клиентами — регулярно поддерживать связь с каждым из них. Это не значит, что вы должны заваливать их электронными письмами или назначать многочисленные встречи. Но когда речь идет о длительных проектах, обязательно связывайтесь с ними, особенно по завершении конкретного этапа, и быстро отвечайте на их письма.

Также важно сообщать о любых проблемах или вопросах, которые у вас возникли. Как можно скорее поставьте клиента в известность, если не успеваете выполнить работу вовремя. Если клиент всегда будет в курсе того, как продвигается работа над его проектом, он сможет более эффективно строить планы на будущее.

4. Выполняя задачу, следуйте инструкциям

Одна из основных причин неудовлетворенности клиентов — фрилансеры, которые не следуют инструкциям. Если вы новичок в этом деле, вы, возможно, думаете: “Я бы никогда так не поступил”. Но когда вы торопитесь, неправильно понять указания клиента или перепутать инструкции разных клиентов очень просто.

Чтобы убедиться, что вы все делаете правильно, несколько раз просмотрите все свои переписки с клиентом, прежде чем приступить к работе, а также возвращайтесь к ним на разных этапах реализации проекта. Если вам что-то непонятно, сразу же спросите об этом.

5. Дайте клиентам больше, чем они ожидают

Последний совет, который касается работы с несколькими клиентами одновременно, касается их удержания. В отличие от традиционной работы, где работодатель обычно выплачивает сотрудникам при увольнении выходное пособие, ваши клиенты могут прекратить отношения с вами в любой момент без дополнительных компенсаций. Поэтому, естественно, вы заинтересованы в том, чтобы они были довольны.

Один из способов сделать так, чтобы клиенты возвращались к вам снова и снова — превзойти их ожидания. Это можно сделать следующим образом:

  • Досрочно закончить проект
  • Привлечь внимание клиента к информации, которая может ему помочь
  • Прорекламировать проект клиента через свои социальные сети и т.д.
6. Составьте список основных задач и расставьте приоритеты

Такой список поможет вам не упустить важные задачи, которые необходимо выполнить. Конечно, вам все равно нужно будет расставить их в приоритетном порядке, чтобы знать, что делать в первую очередь.

Сначала запишите все, что требуется сделать в рамках проекта, а затем определите наиболее важные и срочные задачи. Приложив совсем немного усилий, вы составите список приоритетных дел, который поможет вам оставаться на верном пути.

7. Поймите, что расстановка приоритетов — не точная наука

Если составить список дел легко, то правильно расставить приоритеты — намного сложнее. Иногда вам придется опираться на свою субъективную оценку. Однако со временем у вас будет получаться все лучше и лучше, а на управление проектом станет уходить меньше времени и усилий.

Приложения для управления проектами, которые подойдут дизайнерам и фрилансерам

Грамотное управление проектами — важный аспект эффективной работы, который определяет, насколько приятным будет опыт клиентов. Вне зависимости от того, фрилансер ли вы, сотрудник маленького агентства или член большой команды, вам придется часто общаться с клиентами и учитывать множество деталей.

Необходимо иметь надежную систему управления проектами. В этом может помочь специальное программное обеспечение. Вот несколько наших любимых приложений с отличным функционалом:

  • Basecamp
  • Active Collab
  • Mavenlink
  • Smartsheet
Заключение

Хотя навык расставлять приоритеты нельзя назвать одним из самых эффектных, для фрилансера или дизайнера — это необходимость. Следуя советам из этой статьи, вы сможете надлежащим образом расставить рабочие задачи в порядке приоритетности. Помните о тех факторах, которые необходимо учитывать, и у вас все получится. Сделайте управление проектами своей сильной стороной!

Как команде расставить приоритеты, когда всё кажется важным — Личный опыт на vc.ru

Мы в WEEEK часто ошибались с приоритетами — брались не за те задачи, постоянно всё пересматривали, путались и т. д. Отчасти из-за этого хаоса мы работали в реактивном режиме — действовали «по обстановке», а не «по плану». Это довольно обычное дело для стартапа, но наша-то цель — помогать людям и командам приводить свои дела в порядок. Поэтому мы взяли себя в руки и научились правильно приоритизировать задачи. В этой статье я расскажу о логике, которую мы для себя нащупали и которой следуем уже несколько лет.

4364 просмотров

Почему нельзя просто взять и сделать все задачи

В самом начале любого проекта есть такое волнующее чувство, когда ты предвкушаешь успех; веришь, что команда добьётся крутых результатов и т. д. и т. п. А потом (не факт, но так бывает слишком часто) всё это сталкивается с реальностью, и оказывается, что вы что-то не сделали, клиентов расстроили, себя деморализовали и вообще непонятно куда дели весь тот запал.

У нас так частенько бывало. Вместо того чтобы делать задачи, которые помогли бы показать ценность нашего продукта, мы увлекались новыми фичами, крутыми и классными, как нам казалось. Например, мы потратили целых 3 недели, чтобы сделать чат внутри таск-менеджера, который получился очень «сырым» — на нормальный чат, который мог бы заменить командам Telegram или Slack потребуется уйма времени.

Одна из самых распространённых причин, почему так происходит — неправильная расстановка приоритетов. Приоритизация — дело непростое, ведь слишком много всего нужно учесть, да и вообще «у нас все задачи — важные». Возникает соблазн вообще никакие приоритеты не ставить. Из-за этого, следуя склонности нашего мозга лениться, мы делаем в первую очередь самые простые задачи (мозгу хочется халявной дозы дофамина), забивая на действительно важные. В результате страдает бизнес.

Расстановка приоритетов помогает:

  • увеличить производительность команды,
  • оставаться на верном пути,
  • эффективнее распоряжаться временем и другими ресурсами,
  • укладываться в сроки.

Так давайте посмотрим, что нужно делать, чтобы эффективно расставлять приоритеты задачам в команде.

С чего начать, если всё кажется важным

В основе почти всех методов приоритизации задач лежат три параметра: важность, срочность и сложность. Важность — это ценность задачи для бизнеса, степень влияния на его успех. Срочность — необходимость немедленно реагировать. Сложность — то, насколько трудозатратно будет реализовать задачу.

Именно в определении этих трёх параметров и выборе, что в каком порядке делать, и состоит приоритизация.

Но начать нужно не с этого.

1. Соберите все задачи в один список

Сначала самое главное — создайте список, куда свалите все задачи, которые должна будет делать команда (в разработке такой список называют бэклогом). Сложные задачи не забудьте декомпозировать, чтобы потом было проще установить зависимости задач друг от друга.

Можно составить список задач, собравшись всей командой в переговорке и налепив стикеры на доску, а можно собрать всё в какой-нибудь системе управления проектами и задачами.

2. Обозначьте сроки

Затем нужно указать сроки задачам, от результата которых зависит не только ваша команда, но и кто-то ещё. Скажем, если вы делаете клиентский проект, от сроков его выполнения будет зависеть много процессов на стороне клиента, а значит отложить такие задачи будет очень-очень сложно.

Дедлайны — вообще очень важная штука. Уже одни только они могут помочь команде расставить приоритеты.

Для других задач тоже хорошо бы указать сроки, но тут всё будет зависеть от их важности для бизнеса. Поэтому…

3. Оцените важность задач

Вы с командой, наверняка, хотите, чтобы работа, которую вы делаете, двигала бизнес вперёд. Именно поэтому вам нужно внимательно посмотреть на каждую задачу и задаться несколькими вопросами:

  • Зачем вообще это делать?
  • Какой результат это даст?
  • На что в бизнесе повлияет?
  • Можно ли на этом заработать?
  • Нужно ли это пользователям/клиентам?

Ответы на эти вопросы помогут распределить задачи в несколько групп, согласно матричному методу приоритизации, который также называют матрицей Эйзенхауэра:

  • Срочные и важные – это приоритетные задачи, которые нужно двигать в начало списка.
  • Не срочные, но важные – это основной пул задач, которые нужно сделать.
  • Не важные, но срочные – это задачи, которыми можно будет заниматься на фоне кому-то, кто не занят на важных задачах.
  • Не срочные и не важные – это задачи, от которых можно вообще отказаться, чтобы не тратить время команды.

Круто, теперь у нас задачи разбиты на 4 группы, и даже вроде бы уже понятно, в каком направлении двигаться. Но вот вопрос: в каком порядке делать задачи внутри каждой из групп? Если у задач есть дедлайны, всё упрощается в разы — просто делаем в первую очередь те задачи, у которых дедлайн ближе. Но что делать, если несколько задач кажутся одинаково срочными и одинаково важными? Потребуется оценить их сложность.

4. Упорядочьте задачи с учётом сложности

Сложность оценить сложнее всего, потому что здесь всё слишком субъективно. Есть три варианта, как её оценить:

  • Получить оценку сверху — руководитель или какой-то эксперт говорит, насколько задача сложная, и вы с этим соглашаетесь.
  • Посчитать наиболее вероятную оценку — прикинуть оптимистичную, реалистичную и пессимистичную оценки и посчитать вероятную оценку по формуле:
  • Использовать Planning Poker — технику оценки, которая обычно используется в гибких методологиях разработки.

Для приоритизация не обязательно оценивать сложность в часах — достаточно дать какую-то абстрактную оценку, скажем, от 1 до 10.

С учётом сложности будет куда проще отсортировать задачи внутри каждой из групп (получается что-то вроде ICE-оценки).

Когда будут появляться новые задачи, потребуется прогнать их по тем же шагам — оценить сроки, важность и сложность, — а затем решить, в какой момент что делать.

Работать по приоритетам = работать продуктивно

Правильно и чётко расставленные приоритеты помогают качественнее управлять временем, укладываться в дедлайны и повышать продуктивность команды. Чаще обсуждайте с командой планы, своевременно управляйте приоритетами и используйте инструменты для командного управления задачами, например WEEEK, чтобы всё было в одном месте.

Приоритизация задач за 4 шага до завершения работы [2023] • Asana

Резюме

Устали от бесконечного списка задач и от того, что ваши приоритеты отодвигаются в сторону? Узнайте, как создать список задач, выбрать стратегию расстановки приоритетов, запланировать свои задачи и общаться с вашей командой, чтобы повысить производительность и добиться цели.

Если вы похожи на большинство людей, вы обычно начинаете свой рабочий день с намерением быть максимально продуктивным. Тем не менее, в течение дня вы обнаружите, что выполняете несколько срочных запросов и наблюдаете, как растет ваш список задач. То, что вы изначально намеревались достичь, кажется, отодвинуто в сторону.

Если это звучит знакомо, вы не одиноки. Без процесса определения приоритетов задач на работе всегда кажется, что мы играем в догонялки. Однако есть четыре шага, которые вы можете предпринять, чтобы повысить свою производительность, уложиться в сроки и лучше управлять своим временем:

  1. Создать список задач  

  2. Выбрать метод приоритизации задач 

  3. задачи в календаре 

  4. Сообщите о своем прогрессе своим товарищам по команде

Ознакомьтесь с приведенными ниже советами и выполните эти действия, чтобы расставить приоритеты в своих повседневных задачах на работе.

1. Создайте список задач

Вы не сможете решить, как расставить приоритеты задач, если у вас нет единого представления обо всем, что вам нужно сделать в первую очередь. Это может показаться рудиментарным, но это то, что часто пропускают в спешке, чтобы погрузиться в проекты. Вместо этого найдите время, чтобы составить список того, над чем вам нужно работать во всех ваших проектах. Обязательно разбивайте большие задачи на подзадачи, чтобы не чувствовать себя перегруженным.

После того, как ваши задачи будут объединены и перечислены, добавьте дополнительную информацию, например:

Со всеми вашими задачами в одном месте вы сможете увидеть общее представление о том, что необходимо сделать, получить представление о том, как много работы, с которой вы имеете дело для целей тайм-менеджмента, и что, скорее всего, требует вашего внимания сейчас.

Пока не беспокойтесь об организации своих задач; просто поставьте их всех в одном месте, чтобы начать. Создание основного списка задач — важный первый шаг, потому что если вы сможете организовать себя в начале проекта или квартала, вам будет намного легче оставаться организованным в течение более длительного периода времени.

Совет Asana: Мои задачи — это функция Asana, которая автоматически объединяет все назначенные вам задачи в одном представлении. Он служит основным контрольным списком, который позволяет вам сосредоточиться на нужных частях работы и позволяет вам организовывать и расставлять приоритеты задач на основе сроков выполнения.

Создайте шаблон матрицы приоритизации

2. Примите метод приоритизации задач

То, как вы в конечном итоге расставите задачи по приоритетам, будет зависеть от характера вашей работы и вашего личного стиля работы, но есть общие методы приоритизации задач, которые могут вам подойти . Давайте рассмотрим несколько эффективных методов приоритизации задач.

Съешьте лягушку

Метод «Съешь лягушку» — это не буквальное предложение, а скорее система, основанная на цитате из вечно мудрого Марка Твена. Он сказал: «Если твоя работа — съесть лягушку, лучше сделать это первым делом с утра». В мире управления проектами это означает сначала решать большие или сложные задачи, прежде чем переходить к менее важным или срочным задачам.

Важные задачи, которые служат высшей цели и связаны с целями высшего уровня или OKR, должны быть первыми в списке приоритетов, когда вы начинаете свой день. После того, как вы съели свою лягушку за день, вы можете распределить другие задачи в зависимости от таких факторов, как сроки, и чувствовать меньше стресса, поскольку ваша самая важная работа уже сделана.

Прочтите: Как установить OKR

Съешьте лягушку в действии: Завершите большую презентацию, которую вы сделаете для руководства в конце недели, прежде чем отвечать на электронные письма, работать над формой отзыва, звонить клиентам , или сгладить изменения контракта. Погружаясь в большой проект, прежде чем делать что-либо еще, вы не потеряете концентрацию и не будете отвлекаться на случайные задачи или вопросы, а также сможете легче справиться с большой частью работы.

Матрица решений Эйзенхауэра

Другой метод приоритизации, матрица решений Эйзенхауэра или матрица срочно-важности, начинается с организации задач в четыре квадранта в зависимости от того, являются ли они:

Как пятизвездный генерал во время Второй мировой войны, а затем президент Соединенных Штатов, Дуайт Д. Эйзенхауэр умел быстро принимать важные решения и придумал этот метод себе в помощь.

Этот подход поможет вам решить:

  • Что делать сейчас (важно и срочно)

  • Что вам нужно запланировать (важно, но не срочно)

  • Что вы можете делегировать (неважно, но срочно)

  • Что вы можете удалить (неважно и несрочно) 

Это отличный инструмент для определения приоритетов задач, быстрого принятия решений и поддержания порядка.

Матрица решений Эйзенхауэра в действии: Коллега только что отправил вам электронное письмо с просьбой помочь с презентацией продаж. Этот запрос срочный, потому что он должен быть выполнен сегодня, но достаточно ли он важен (для вас), чтобы отложить другую работу?

Измеряйте важность и срочность каждой задачи в своем ежедневном списке, чтобы решить, можете ли вы переложить задачи, чтобы помочь коллеге, или их нужно отложить на потом. Знание своих обязательств также помогает вам говорить «нет», когда это необходимо.

Создайте шаблон матрицы приоритетов

Метод ABCDE

Метод ABCDE сравним с выставлением оценок вашим задачам от A (очень важно) до E (исключайте, когда это возможно).

Чтобы использовать метод ABCDE: 

  • Возьмите этот список задач, который вы создали

  • Назначьте каждой задаче буквенное значение в соответствии с ее уровнем важности, где задачи A имеют наивысший приоритет, а задачи E — низкий приоритет  

  • Решайте задачи соответственно 

    90 014

Этот метод предлагает способ быстро взвесить важность задачи, чтобы помочь вам определить задачи с наивысшим приоритетом. Убедитесь, что вы всегда сначала работаете над задачами A и B, потому что именно они будут способствовать или разрушать ваш успех на работе.

Метод ABCDE также хорошо работает в сочетании с методом «съесть лягушку». Если вы начинаете свой день с задач A и B, то остаток дня можете потратить на менее важные задачи, такие как C, D и E.

ABCDE в действии: У вас есть восемь доступных рабочих часов. сегодня, но задачи в вашем списке на пятнадцать часов. Когда вы даете каждой задаче букву, только две из них относятся к задачам A, а большинство из них относятся к задачам D, которые вы можете делегировать или перенести. Теперь вы знаете, что нужно сосредоточиться только на задачах А, а задачи D оставить на потом или передать другому члену команды. Вы только что перешли от перегруженности к списку приоритетных задач, в котором основное внимание уделяется повседневным задачам.

Фрагментация

Для метода фрагментации чанк определяется как сфокусированная рабочая деятельность. Это может быть автономный процесс (очистка почтового ящика), часть более крупного проекта (завершение первого черновика документа) или набор небольших, не связанных друг с другом задач. Ваш ключ здесь в том, чтобы сделать эти куски сфокусированными, непрерывными блоками времени.

Отключите внешние отвлекающие факторы и сообщите другим, что вы недоступны:

  • Воспользуйтесь преимуществами инструментов для совместной работы, таких как «Не беспокоить»

  • Выделение времени в календаре для более глубокой концентрации

  • Внедрение политики запрета совещаний для себя и своей команды, если вы в состоянии

Не забывайте делать перерывы расслабиться и освежиться.

Фрагментация в действии: Вы можете начать свой день с одного часа работы над дизайном, после чего следует кофе-брейк. Затем два часа запланированных встреч, обед и 30 минут ответа по электронной почте. Затем вы переходите к одному часу исследования нового проекта.

Вы отмечаете все свои действия в своем календаре, чтобы контролировать себя и гарантировать, что никто не нарушит ваш план. Вы заканчиваете свой день коротким перерывом в социальных сетях, направляетесь на собрание по обновлению команды, а затем завершаете последний час работы над дизайном.

Совет Asana: Если вы используете Asana для управления своими задачами, вы можете создавать настраиваемые поля для добавления дополнительной информации, такой как буквенная оценка (если вы используете метод ABCDE), срочность и важность (если вы вы используете матрицу решений Эйзенхауэра), уровень приоритета (если вы собираетесь съесть лягушку) или оценки того, сколько времени потребуется для завершения.

3. Используйте календарь для планирования задач

Независимо от того, занимает ли задача несколько минут или недель, у нее всегда есть начало и конец. Итак, когда у вас есть список, добавьте дату начала и окончания для каждой задачи. Это позволит убедиться, что ничего не упущено из виду по мере появления новых вещей и необходимости смены приоритетов.

Если вам назначена задача без четких дат начала и окончания, обязательно запросите эту информацию, чтобы вы могли запланировать время для работы над ней и установить ожидания. Как только вы узнаете эти даты, вы можете установить свою личную дату окончания еще раньше, чтобы учесть непредвиденные проблемы или раньше сдать работу. Думайте о своей работе как о головоломке: вам нужно знать, что части будут сочетаться друг с другом, а даты начала и окончания — это края этих частей головоломки.

Продолжая метафору, если задачи — это кусочки головоломки, где даты начала и окончания отмечены на краях, то ваш календарь — это доска-головоломка, на которой вы собираете большую картину.

Используйте календарь, чтобы:

  • Балансировать трудоемкие и высокоприоритетные задачи

  • Убедитесь, что вы соблюдаете сроки

  • Предотвратите конфликты в расписании 9000 5

  • Управляйте своей рабочей нагрузкой

  • Сохраняйте работу -жизненный баланс

Если вы используете один из вышеперечисленных методов расстановки приоритетов или комбинацию ваших любимых, используйте эту структуру, чтобы заполнить свой график и управлять временем.

Совет Asana: Используя представление календаря в Asana, вы сможете определять дни, когда вы можете быть перегружены, а также видеть открытые блоки времени. Воспользуйтесь преимуществом этого представления, чтобы сместить задачи и распределить работу более равномерно. Когда вы активно управляете своим календарем, вы можете оставаться организованным и начинать каждый день, точно зная, какие важные задачи необходимо выполнить.

4. Сообщайте товарищам по команде о ходе выполнения задания

Наконец, не забудьте зациклить товарищей по команде, которые могут ждать, пока вы выполните задание, или соперничать за часть вашего времени.

Сократите количество запросов, которые вы получаете, заблаговременно предоставляя коллегам обновления статуса по:  

Вместо того, чтобы постоянно отвечать на запросы, вы можете продолжать выполнять свою работу продуктивно и эффективно.

Совет Asana: Функция комментариев к задачам Asana позволяет делиться обновлениями и задавать уточняющие вопросы непосредственно по задаче, чтобы поддерживать связь с реальной работой, которую вы выполняете. Или вы можете использовать обновления статуса в рамках проекта, чтобы уведомлять всех заинтересованных лиц о вашем прогрессе в конкретном проекте, а не только в задаче.

Работа с приоритетами — это продуктивная работа

Когда вы четко расставляете приоритеты в своей работе, вы можете повысить производительность, лучше управлять своим временем и быть уверенными, что уложитесь в сроки — каждый раз.

Создайте шаблон матрицы приоритетов

Как расставить приоритеты для задач (и перестать быть подавленным рабочей нагрузкой)

Если вы перегружены на работе, скорее всего, это потому, что вы с трудом расставляете задачи по приоритетам.

Ну и ладно!

Расстановка приоритетов — совершенно недооцененный навык, которому нас редко учат напрямую.

Тем не менее, наличие плана действий для вашей рабочей нагрузки может разорвать порочный круг сорванных сроков и постоянного стресса из-за отставания.

Это особенно актуально, если вы одновременно управляете несколькими проектами и членами команды.

Хорошие новости? Взяв под контроль свои задачи, вам просто нужно переосмыслить свой подход к работе.

Независимо от того, разочаровывают ли вас ваши текущие проекты или вы всегда играете в догонялки, мы обеспечим вас. Ниже приведены восемь шагов, которые помогут вам понять, как расставить приоритеты задач.

Попрощайтесь с выгоранием

Максимизируйте свои ресурсы, обнаруживая, когда члены команды превышают свои возможности, чтобы вы могли переключать рабочие нагрузки, предотвращать узкие места и избегать выгорания.

Попробуйте Teamwork бесплатно

Этапы создания графика проекта

  • Шаг 1: Понимание масштаба вашего проекта

  • Шаг 2: Разделите проект на этапы

  • Шаг 3: Оцените время каждой задачи

    9001 4

  • Шаг 4. Назначьте задачи своим команда

  • Шаг 5. Выберите программное обеспечение для временной шкалы проекта

  • Шаг 6. Отметьте каждую задачу на временной шкале

1. Запишите

все ваших задач (больших, малых, срочных, долгосрочных)

Прежде всего: вам нужно выбросить все свои задачи из головы и перенести на страницу.

Или в большинстве случаев экран.

Начните с составления буквального списка действий, о которых вам нужно позаботиться, отсортировав их по: отвечая на общение.

  • Еженедельные задачи: Включая действия, связанные со сроками выполнения клиентом, презентациями или этапами проекта.

  • Задачи на месяц и больше: F сосредоточен на задачах, связанных с долгосрочными проектами и целями.

    • Если вы перечислите свои задачи в виде отдельных элементов, ваша рабочая нагрузка сразу же станет менее обременительной. Очень многое в том, как расставлять приоритеты задач, основано на знании того, что на самом деле у вас на тарелке.

    Вот где действительно пригодится такой инструмент, как Teamwork.

    Например, наша платформа позволяет легко записывать ваши личные ежедневные задачи. Не ломайте голову, просто отметьте свой контрольный список по мере необходимости или отметьте задачи с разным уровнем приоритета.

    Что делает личные задачи удобными, так это тот факт, что у вас есть свои проектные задачи, видимые всей команде, прямо под вашими полностью личными личными задачами. В идеале задачи вашей команды должны быть общедоступными не только для организации, но и для подотчетности.

    Используя вид доски (Канбан-доска) для своих задач, вы можете документировать свое расписание и иметь четкое представление о сроках.

    2. Определите, какие задачи действительно важны (а какие могут подождать)

    Допустим, вы смотрите на длинный список дел. Что теперь?

    Послушайте: не все задачи одинаково важны.

    К сожалению, мы склонны тяготеть к менее срочным делам с низким вознаграждением, когда не знаем, как расставить приоритеты задач.

    Рассмотрим явление, известное как « простой эффект срочности ». Короче говоря, исследования показывают, что люди часто работают в срок, не задумываясь о результатах или причинах, по которым они работают над той или иной задачей.

    Это приводит к бешеной работе без особого смысла и смысла. Вы, вероятно, смотрите на кучу сроков, пока мы говорим, верно?

    Но, скорее всего, ваш список «обязательных» дел в любой день на самом деле довольно короткий.

    Сделать шаг назад, чтобы определить, что действительно важно, очень важно, если вы хотите сократить свой график и оставаться продуктивным. Чем важнее что-то, тем более срочно.

    Ключевые факторы, влияющие на важность задачи, включают:

    • «На кого это влияет?» Например, задание повлияет только на вас? Ваши клиенты? Ваш отдел или компания?

    • «Какова награда или результат выполнения этой задачи?» Новый клиентский контракт? Больше доходов? Проект выполняется раньше срока?

    • «Каков риск невыполнения задания?» Потерянные клиенты или выручка? Потеряли прогресс в проекте?

    Помимо вашего личного суждения, эти факторы служат более объективным способом определения приоритетов задач. Например, завершение презентации для всей команды или подготовка к встрече с новым клиентом должны иметь приоритет над электронной почтой регистрации или исследованием, не зависящим от времени.

    3. Придерживайтесь расписания, отражающего ваши приоритетные задачи

    Никаких сюрпризов.

    Может быть, вы сейчас сходите с ума от своей рабочей нагрузки и хотите избежать эмоционального выгорания в будущем. Ради повышение вашей производительности в долгосрочной перспективе, очень важно составить реальный график.

    Если вы расставили задачи и расставили приоритеты, значит, вы уже сделали большую часть работы.

    Составление расписания может помочь вам предвидеть потенциально беспокойные недели и получить преимущество перед приоритетными задачами до того, как они успеют разрастись как снежный ком. Если вы объедините внутренние сроки с внешними сроками выполнения ваших клиентов или команды, это поможет расставить приоритеты ваших задач по уровням. Тогда вы можете лучше ответить «Над чем я должен работать теперь ?»

    Это еще раз то, где Teamwork действительно сияет. Наш инструмент позволяет настроить напоминания и уведомления о приближающихся дедлайнах. В качестве дополнительного бонуса, как и для ваших личных задач, Teamwork позволяет вам расставлять приоритеты для всех задач на основе уровня приоритета (например, низкий, средний или высокий).

    Представления доски и календаря также с первого взгляда показывают, над чем вы работаете в любой момент. Между тем, выбор приоритетов отражается на каждой карточке проекта.

    4. Беритесь за самые напряженные и трудоемкие задачи

    в первую очередь

    Некоторые люди называют это «поеданием лягушки».

    Концепция здесь проста: вы должны ставить самые сложные и утомительные задачи на первое место.

    Это позволит вам поддерживать продуктивность после того, как вы их выбьете. Разобравшись со своими «некрасивыми» задачами, вы можете начать работать над более короткими и менее надоедливыми. Прилив дофамина от выполнения задачи за задачей поддерживает ваш импульс.

    Именно из-за этого образа мыслей так много людей откладывают выполнение черных или бессмысленных задач на конец дня. Однако возможность сделать это зависит от вашей способности составлять расписание и расставлять приоритеты задач в зависимости от их важности.

    Вы даже можете управлять этим как руководитель группы с функциями распределения ресурсов. Это дает вам представление о задачах вашей команды с высоты птичьего полета. Теперь вы можете удалять или добавлять предыдущие задачи новым членам команды, которым нужна помощь или у которых есть возможности.

    5. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз (подсказка: старайтесь не работать одновременно)

    Многозадачность может показаться разумным решением, не так ли?

    Но попытка отметить слишком много задач в своем расписании сразу — это путь к выгоранию.

    Как отмечает Кливлендская клиника, только около 2,5% людей могут эффективно работать в режиме многозадачности. Для остальных из нас ежедневное совмещение множества различных обязанностей и задач приводит к плохим результатам.

    И это идеально подходит для рабочего места. Если вы постоянно переключаетесь между приложениями, документами и электронной почтой, скорее всего, вы выполняете очень мало реальной работы.

    Мы понимаем, что производительность у всех разная. Однако, чтобы не отвлекался от работы , мы рекомендуем решать одну задачу за раз.

    В качестве альтернативы вы можете использовать такие стратегии, как Разбивка по времени или Техника Помидора , чтобы «разбить» утомительные задачи, которые действительно нагружают ваш мозг.

    6. Удостоверьтесь, что вы уделяете себе достаточно времени для любой задачи

    Приоритизация задач и управление временем идут рука об руку.

    Если вы постоянно сталкиваетесь со сжатыми сроками, вы вполне можете быть виновником. С другой стороны, ваш график вполне может быть неуправляемым, потому что ваши менеджеры не понимают объема вашей работы.

    Спросите себя: задокументировали ли вы, сколько времени занимают ваши повседневные задачи? Вы предполагаете или ваши оценки основаны на реальных данных?

    Спешка к срокам и выполнению произвольных вех — это не просто плохо для вас: это часто приводит к небрежной работе.

    Количество времени, необходимое, скажем, для написания сообщения в блоге или подготовки презентации, варьируется от человека к человеку. Есть также множество факторов, таких как глубина и продолжительность, которые влияют на те же самые сроки.

    До тех пор, пока вы не изучите сроки выполнения задач под микроскопом, вам будет сложно расставлять приоритеты, придерживаться расписания и укладываться в сроки. Такие функции Teamwork, как отслеживание времени, позволяют отслеживать, сколько времени занимает тот или иной проект или отдельная задача.

    Со временем вы сможете скомпилировать данные, чтобы получить средние значения и оценки, отражающие вашу реальную работу.

    7. Признайте, что вы действительно можете (и не можете) сделать

    Это простой совет, но о нем определенно стоит упомянуть.

    В сутках всего несколько часов. Если вы обнаружите, что испытываете стресс из-за черной работы или что-то создает огромный умственный блок, будьте готовы либо бросить это, либо отложить на завтра, когда вы будете свежи.

    Мы не призываем пренебрегать своей работой, а скорее быть реалистами. Компании и команды сегодня все более чувствительны к выгоранию и это правильно.

    Конечно, вы не влияете на остальную работу вашей команды, не теряете клиентов или прямой доход, дайте себе некоторую гибкость.

    8. Если возможно, сделайте расстановку приоритетов задач коллективной работой

    Помните: ваша рабочая нагрузка не возникает на пустом месте.

    Выяснение того, как расставить приоритеты задач, не обязательно должно быть самостоятельным действием. Например, современные команды должны позволять работникам:

    • Сообщать о проблемах или вопросах, касающихся сроков и назначенных задач

    • Сотрудничать и согласовывать сроки, объем работы и роли

    • Выполнять свою «глубокую работу» и сосредоточиться на задачах без перерыва 9000 5

    Это говорит о ценности общения вашей компании с помощью такого инструмента, как Teamwork.