Управление ресурсом времени: Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру.

Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
• Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
• Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

• Тео Компернолле, «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел».
• Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile».
• Максим Дорофеев, «Джедайские техники».
• Марк Форстер, «Сделай это завтра».
• Майкл Бреус, «Всегда вовремя».

Читайте также на РБК Трендах:

• 15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач
• Техника Pomodoro: как управлять временем
• 25 лучших книг по тайм-менеджменту

Статья Тайм-менеджмент: управление временем

Тайм-менеджмент становится все более и более популярным инструментом организации своего личного, рабочего и корпоративного времени. Он включается в себя ряд техник и инструментов, позволяющих заставить неосязаемый ресурс времени работать на себя и достигать вполне конкретных результатов. Грамотная настройка ТМ-системы значительно упрощает рабочий процесс и делает его эффективнее, к тому же высвобождается значительный ресурс времени, который раньше тратился неорганизованно, а следовательно неэффективно.

 Необходимость освоить основы тайм-менеджмента очевидна для всех людей, работающих с большими объемами информации и взаимодействующих с большим количеством людей. Безусловно, к такой категории людей относятся бухгалтеры, через которых идет постоянный поток информации и которые не могут позволить себе ошибиться в море бумаг и цифр. Следует сразу сказать, что тайм-менеджмент имеет мало общего с определением «искусство все успевать», «делать больше дел за наименьшее количество времени». Наши ежедневные дела, как правило, бесконечны, и то, что мы не успеваем сделать сегодня, переносится на завтра. Поэтому тайм-менджмент учит прежде всего тратить время на главное, на приоритетное, учит эффективно организовывать свое время в соответствии с вашими целями.

 

 

Планируем рабочий день.

 

По статистике примерно 95% людей живут в режиме одного дня, не задумываясь о том, к чему и куда ведет их деятельность. Повседневная «текучка» поглощает настолько, что думать о перспективе совсем нет сил, желания и времени. Поэтому просто необходимо организовать свой рабочий день и процесс таким образом, чтобы работа оставляла силы на отдых, личные интересы и другие вещи. В тайм-менеджменте есть ряд проверенных техник, которые позволяют сделать это без особых усилий и которые дают ощутимый результат при минимальных вложениях.

Первое, с чего нужно начать, это разбить все ежедневные задачи на категории. Таких категорий существует три: «жесткие» задачи, «гибкие» и «бюджетируемые». «Жесткие» задачи имеют конкретную, жесткую, привязку ко времени. К таким типам задач могут относиться встречи, совещания, корпоративные сессии, разного рода занятия, обеды и так далее. В планировщиках обычно рядом с таким типом задач мы ставим время.

Например, 10.30 – совещание у начальника, 13.00 – обед, 14.40 – звонок клиенту (он попросил позвонить в это время), 19.20 – футбол по второй программе.

«Гибкие» же задачи не имеют такой жесткой привязки ко времени, их можно выполнить в любое удобное для вас время. Но это совершенно не значит, что они не имеют срока исполнения или что они не важны. Такого рода задачи практически всегда имеют срок исполнения и ту или иную степень важности. Например, начальник дал вам указание предоставить отчет за прошедшую неделю к обеду во вторник. Задача не имеет жесткой временной привязки в том плане, что выполнять вы ее можете и в понедельник утром, и в понедельник вечером, и ночью, и хоть во вторник за завтраком. Большинство наших повседневных задач относятся именно к этой категории, поэтому особенно важно уметь работать с ними, организовывать в удобную систему и расставлять приоритеты.

Последний тип задач – «бюджетируемые» задачи – является разновидностью «гибких». Основное отличие в том, что эти задачи требуют значительного временного ресурса. Например, такие «гибкие» дела, как «передать документы Марине», «позвонить в компанию Гига», «купить продуктов для фруктового салата», не требуют значительных временных затрат. А вот для того, чтобы написать тот же отчет для начальника или подготовить презентацию, вам, вероятно, понадобится больше времени. Мы рекомендуем относить задачу к категории «бюджетируемые» в том случае, если она занимает от часа и больше.

Итак, когда все наши задачи мы отнесли к той или иной категории, нужно организовать их в удобную и понятную систему. Для этого мы берем страницу нашего ежедневника (в том случае, если вы пользуетесь бумажным планировщиком) и делим ее пополам. Слева вдоль линейки со временем мы пишем «жесткие» задачи, а так же в пробелы между ними – «бюджетируемые». Конечно, время для «бюджетируемых» задач будет несколько относительным, так как планы могут меняться и могут случаться неожиданные обстоятельства, но «жесткие» задачи, как правило, не меняются и образуют собой скелет дня. А справа мы выписываем «гибкие» задачи в порядке приоритетности и выполняем их в промежутках между «жесткими» задачами. Таким образом, получается примерно следующая картина:

 

ЧЕТЕРГ, 12 апреля.

8.00

9.00                                                                   Написать отчет за прош. неделю

10.00   совещание у директора                        Записать Маше диск с музыкой

11.00                                                               Обзвонить 10 потенциальных клиентов

12.00                                                               Набросать макет приглашения на Д.С.

13.00   обед                                                             Сделать д. з. по английскому

14.00                                                                               Бассейн

15.00  встреча с клиентом на Полянке                       Зайти в гости к Маше

16.00

17.00   подготовить презентацию

18.00

19.00

20.00   кино

21.00

22.00

 

 

Для большего удобства в этой схеме можно использовать цвета, например, для важного – красный, для менее важного – желтый, а для того, что пока терпит – зеленый. Так же следует отличать с помощью цвета «жесткие» и «бюджетируемые» задачи. В таком случае, эта схема будет выглядеть уже следующим образом:

 

ЧЕТЕРГ, 12 апреля.

8.00

9.00                                                                                 Написать отчет за прош. неделю

10.00   совещание у директора                                    Записать Маше диск с музыкой

11.00                                                                               Обзвонить 10 потенциальных клиентов

12.00                                                                               Набросать макет приглашения на Д.С.

13.00   обед                                                                    Сделать д.з. по английскому

14.00                                                                               Бассейн

15. 00   встреча с клиентом на Полянке                       Зайти в гости к Маше

16.00

17.00   подготовить презентацию

18.00

19.00

20.00   кино

21.00

22.00

 

Лучшее решение для работы с такой схемой это каждый вечер или утро (вечер все же предпочтительней) составлять такой план на завтрашний день. С утра, когда вы просыпаетесь и радостно спешите на работу, одного взгляда в ваш планировщик будет достаточно для того, чтобы понять картину сегодняшнего дня и оценить фронт работ.

Говоря о планировании дня, нельзя не упомянуть «контекстное» планирование. Дело в том, что существует ряд задач, выполнение которых возможно только при наличии тех или иных контекстов. Например, буду проезжать мимо шиномонтажа – поменять резину, придет шеф – задать вот эти три вопроса, позвонит клиент – уточнить такой-то момент  (конечно, у каждого человека могут быть свои контексты). Но вот уже какой день вы не видите шефа, клиент вам не звонит, а шиномонтаж не попадается по дороге, и снова и снова приходится переписывать задачи изо дня в день.

Для планирования подобных задач есть простое решение. Создайте у себя в ежедневнике несколько страниц с типичными для вас контекстами. Каждому контексту – один лист. И при возникновении нужных вам обстоятельств, просто загляните туда и решите вопрос. Вам наверняка приходилось видеть и слышать что-то подобное: человек встречает начальника и говорит что-то вроде: о, Иван Иванович, добрый день! Что-то я хотел спросить у вас… Это… Хм, что-то из головы вылетело.

При использовании контекстного планирования у вас подобной проблемы не возникнет.

 

Выделяем приоритеты.

 

Теперь, когда у нас на руках готовый план дня и множество «гибких» задач, необходимо выделить среди них главное. Существует классическая схема деление задач на важные/ неважные и срочные/ несрочные. Важное дело может быть срочным, а может и подождать. Срочное же дело может быть важным, а может быть и пустяковым. Так как большинство людей живет, как уже упоминалось выше, в режиме сегодняшнего дня, то им людям свойственно браться, прежде всего, за то, что требует скорейшего выполнения. Если приходится выбирать между двумя делами, то выбирается наиболее срочное, а не наиболее важное. Особенно это актуально в таком режиме рабочего дня, где в течение дня постоянно поступают распоряжения сверху, или клиент срочно просит что-то сделать. Люди не знают, за что взяться в первую очередь. А в первую очередь нужно делать главное!

Есть два простых принципа, которые помогают в режиме большого количества задач выделить главное и не броситься на «свежее» поручение. Первое, принцип «ПВО» — подожди выполнять – отменят. Часто «срочные» задачи не настолько срочные, как их представляет начальство или клиент, и они вполне могут подождать. Здесь уже нет точно рецепта, как определить, может дело подождать или нет, это нужно понять по ситуации.

Второй принцип более радикальный, но он хорошо охлаждает голову от горящих дел: если можешь что-то не делать (без ущерба работе, прибыли, клиенту) – не делай.

В целом же вопрос приоритетов достаточное личное дело. Нужно для себя определить ряд критериев, на основе которых вы будете определять важность задачи. Например, распоряжение от шефа, всегда попадает в список важных, офисные дела – в список неприоритетных и т.д. На основе этих критериев вы легко построите свою схему важных/ неважных и срочных/ несрочных дел.

 

 

С чего начать рабочий день.

 

Безусловно, первое, с чего следует начать рабочий день – это просмотр его плана. План дня условно можно сравнить с картой путешествия из пункта А в пункт Б. Если нет у вас нет карты местности, то идти придется, скорее всего, наугад. Тот кто не знает, куда идет, наиболее вероятно, придет не туда, поэтому ваш план дня поможет прийти именно к желаемому результату. Нет ничего страшного в том, что в расписании дня могут произойти некоторые изменения – примерная карта местности все же лучше, чем ее отсутствие.

Дальше, после того, как вам стало не по себе при просмотре списка задач на день и от объема работы, необходимо настроиться на рабочий лад. Для этого есть такая психологическая техника, как «якорь». «Якорь» — это что-то что притягивает, настраивает и держит вас в нужном состоянии. Например, одним из типичных «якорей» может быть уборка на столе. Когда на столе завал, кучи документов, книг и стикеров поверх этого всего, то рабочий настрой значительно снижается. «Якорем» может послужить чашечка кофе, классическая музыка и так далее – это очень персональные предпочтения: кого-то кофе настраивает на работу, а кого-то на отдых. Выясните для себя, что заставляет вас настроится на рабочий лад и дальше следуйте списку ваших дел на сегодня, начиная с главного.

 

Учимся ничего не забывать.

 

Важно помнить, что одно взгляда в планировщик в начале дня недостаточно, чтобы удержать весь объем информации в голове, поэтому заглядывать в план на день необходимо несколько раз на дню, а в недельный план необходимо заглядывать раз в день, чтобы из недельных дел что-то могло перенестись в план дня. Если ваш планировщик у вас перед глазами, то вы ничего не забудете. И помните следующее: любая мысль или идея должна иметь физическое выражение – она должна быть записана на бумаге, в компьютере или, на худой конец, на запястье.

Если вы пользуетесь электронным планировщиком, например Outlook, то в нем всегда можно установить «напоминалку», которая сообщит о себе в назначенное вами время.

Главный же принцип, который не позволит вам ничего забывать – все записывать и, желательно, в удобную для вас систему (например, «жестко-гибкий» алгоритм планирования). Помните, что «самая острая память тупее самого тупого карандаша».

 

Как избежать авралов.

 

Существуют такие типы людей, для которых аврал является хорошим мобилизационным фактором, но таких меньшинство. Безусловно, горящие сроки и жизнь в диком ритме выматывают и порождают нестабильность в работе. Для того, чтобы избегать таких ситуаций нужно уметь грамотно и реалистично планировать. В некоторых компаниях для каждой задачи назначается как дедлайн, так и редлайн. Дедлайн – крайний срок сдачи продукта, документов. Как правило, здесь речь идет уже сдаче работы клиенту. Редлайн – срок, к которому работа должна быть сдана внутри компании, чтобы ее можно было оценить и поправить в случае необходимости. Между этими двумя сроками оставляется некий промежуток времени, в зависимости от конкретной задачи. Такой способ планирования всегда оставляет резерв времени в случае непредвиденных ситуаций и потому любое дело имеет меньше шансов попасть под категорию «горящего».

 

Используя все вышеперечисленные техники, настроив свою удобную для вас ТМ-систему, вы скоро увидите, что ваше время теперь тратится на главное, на не на второстепенное, что сроки «горят» все меньше, а потому появляется чувство уверенности и стабильности. Успевайте все!

Насколько ваши ресурсы влияют на тайм-менеджмент?

Руководители проектов должны активно изучать, практиковать и делиться многими методами в мире управления проектами.

От финансового планирования до хронометража и поддержания морального духа сотрудников список эффективных методов и информации о том, как с их помощью добиться успеха, постоянно пополняется.

Управление временем и ресурсами не является новой концепцией. Но менеджеры проектов могут изучить инновационные способы применения этих методов и получить больше от своих проектов и сотрудников. Сочетание управления временем и ресурсами поможет руководителям проектов измерить:

• Объем требуемой работы и доступное время
• Количество затраченного времени и качество работы

Тайм-менеджмент и управление ресурсами неразрывно связаны, учитывая, что успешное управление ими в конечном итоге сводится к вашему самому важному ресурсу: вашим людям.

В этом блоге объясняются различия и сходства между управлением временем и управлением ресурсами. В обоих случаях мы подробно описываем некоторые передовые практики и процессы, которые помогут вам лучше контролировать свои проекты и достигать лучших результатов.

Самое время, люди

Давайте проясним разницу между управлением временем и ресурсами:

• Управление временем

Тайм-менеджмент — это возможность организовать время, которое вы тратите на действия или задачи в течение дня. В управлении проектами практика включает хронометраж и расстановку приоритетов в работе, чтобы максимизировать производительность и эффективность.

• Управление ресурсами

Согласно своду знаний APM, управление ресурсами — это приобретение и использование внутренних и внешних ресурсов для выполнения проекта в срок и в рамках бюджета.

Больше всего нам нужны время и деньги. Но хотя мы можем получить больше денег, мы не можем получить больше времени. В сутках не так много часов, а часов, посвященных проектам, еще меньше. Тайм-менеджмент заключается не в том, чтобы работать больше, а в том, чтобы работать более эффективно — структурировать свои задачи и сотрудников так, чтобы вы успевали больше за то же время. Управление ресурсами — это основа для вас, связанная с поиском, организацией и развертыванием ресурсов вашего проекта наиболее эффективным способом.

Управление временем и управление ресурсами сосредоточены вокруг самого важного ресурса бизнеса: людей. Если нужное количество людей работает над назначенными им областями проекта, и они работают над проектом, подходящим для их набора навыков, они, естественно, будут работать более эффективно и создадут более продуктивную рабочую силу.

Лучшие практики тайм-менеджмента

• Электронные табели учета рабочего времени

Более точные и простые в использовании, чем бумажные табели учета рабочего времени, цифровые табели учета рабочего времени могут помочь компаниям сэкономить сотни тысяч долларов в год, согласно исследованию Harvard Business Review. Таким образом, очень важно иметь возможность связать табели учета рабочего времени с задачами вашего проекта: это дает вам данные для отслеживания того, кто над чем работает и как долго.

• Учет рабочего времени и отчетность

Получив данные табеля учета рабочего времени, вы можете их проанализировать. Отслеживание времени и отчетность помогают руководителям проектов понять, сколько времени в среднем требуется ресурсу для выполнения конкретной задачи. Эта информация полезна для оценки производительности и времени будущих проектов, особенно для задач, схожих по характеру.

---

Реклама

---

Передовой опыт управления ресурсами

• Распределение ресурсов

Распределение ресурсов включает балансировку ресурсов с различными потребностями и приоритетами проекта, их переназначение или изменение их рабочей нагрузки, если это необходимо. Надлежащее распределение ресурсов должно определять курс действий, обеспечивающий максимальную отдачу от инвестиций.

• Использование ресурсов

В то время как распределение ресурсов отвечает за организацию вашего проекта, использование ресурсов определяет его эффективность, оценивая качество и производительность ресурсов. Обычно это сводится к тому, насколько продуктивно работает человек в рабочее время.

• Отслеживание ресурсов

Отслеживание ресурсов включает в себя мониторинг работы, которую отдельные ресурсы выполняют в ходе проекта. Эти знания помогут вам получить более точное представление о том, как распределять ресурсы на этапе планирования.

Сочетание использования ресурсов с тайм-менеджментом

Общепринятой формулой для измерения и применения использования ресурсов является эквивалент полной занятости (ЭПЗ). Это используется для расчета того, насколько оптимально сбалансированы доступные рабочие часы ресурса.

Чтобы вычислить это, разделите выделенные часы, которые ресурс будет работать в течение проекта, на общее количество рабочих часов, доступных в проекте. Умножьте результат на 100, чтобы получить процент, и эта оценка будет указывать на эффективность ресурса.

Лучше всего стремиться к показателю около 80% — все, что выше этого, может привести к выгоранию сотрудников, а что-то меньшее не позволит использовать их оптимально.

Максимальная наглядность во времени и ресурсах

Многие инструменты управления проектами предназначены для облегчения управления временем с помощью табелей учета рабочего времени, программного обеспечения для отслеживания и составления отчетов, которые либо встроены в инструмент, либо доступны в качестве расширения. То же самое верно и для управления ресурсами, но такие функции, как распределение, использование и отслеживание ресурсов, часто недостаточно развиты или полностью отсутствуют в программном обеспечении для управления проектами.

Руководители проектов должны рассматривать управление ресурсами как важнейший компонент измерения сроков проектов и эффективности работников. Благодаря большему пониманию вы будете лучше подготовлены и сможете выполнять проекты вовремя и в рамках бюджета.

Просмотров: 610

Как сделать больше за меньшее время

Опубликовано в Productivity на 07.09.2021 , последнее обновление 26. 09.2022 .

Вспомните, когда вы в последний раз неожиданно столкнулись с другом или знакомым. Вы оба выражали, насколько вы заняты, насколько загружен ваш график или как время летит незаметно? В наши дни кажется, что мы все находимся в постоянном состоянии «занятости» — и это особенно верно для менеджеров проектов. Вы должны управлять не только своим временем, но и временем своих товарищей по команде. Это вызов, да, но вызов, который вы можете преодолеть, обладая хорошими навыками тайм-менеджмента.

Мы понимаем, что у вас нет, ну, времени на невнятные или расплывчатые советы. Итак, вот проверенные и верные способы максимально использовать драгоценные 24 часа, которые у вас есть каждый день.

Продолжайте читать, чтобы узнать: 

• Наши лучшие советы по управлению своим временем.
• Как повысить эффективность – и уменьшить стресс – для вашей команды.
• Самые полезные ресурсы по тайм-менеджменту.

Часы идут сейчас.

Стратегии управления временем и ресурсы для руководителей проектов

Что такое управление временем?

Psychology Today определяет управление временем как «способность планировать и контролировать то, как человек тратит часы в день для эффективного достижения своих целей». Тайм-менеджмент также является одним из основных навыков, необходимых для эффективного управления проектами. Если у вас нет хороших навыков тайм-менеджмента, вполне вероятно, что проекты не будут завершены в срок, если вообще будут завершены — результат, который может повлиять на ваше положение на работе, вашу команду и всю компанию

Согласно Project Management Quarterly, управление временем состоит из четырех основных функций: планирование, планирование, мониторинг и контроль. Эти четыре области могут быть применимы к вашей собственной практике тайм-менеджмента и практике вашей команды.

Давайте подробнее рассмотрим каждый из этих конкретных компонентов тайм-менеджмента.

• Планирование: Вам нужно знать, как планировать свой день, собрания и как вы и ваша команда будете выполнять задачи. Менеджеры проектов должны учитывать любые проблемы или препятствия при планировании, чтобы обеспечить достаточно времени.

• Планирование: Реалистичный тайм-менеджмент распознает ограничения времени и ресурсов и применяет это к планированию. Когда дело доходит до управления проектами, вы должны понимать, что нужно сделать, как расставить приоритеты, кто может это сделать и когда.

• Мониторинг: Эффективное управление временем как для вас, так и для вашей команды зависит от открытого общения и мониторинга. Проверка состояния проекта и сравнение его с вашим расписанием и планом является важной частью мониторинга. Когда дело доходит до вашего личного тайм-менеджмента, также важно отслеживать время, потраченное на действия, задачи и любое потраченное впустую время.

• Контроль: Хотя у всех нас одинаковое количество времени, мы должны контролировать, как оно тратится. Руководители проектов должны осуществлять контроль, чтобы гарантировать, что работа будет завершена вовремя. Принятие решений — важная часть тайм-менеджмента, и руководитель проекта должен следить за тем, чтобы решения не мешали срокам.

Почему так важен тайм-менеджмент?

У всех одни и те же 24 часа в сутках, но если вы не один из роботов, приходящих на работу для всех, вы, вероятно, не тратите все это время на работу. Поскольку вы можете работать только ограниченное количество часов в день, один из лучших способов сделать больше и уложиться в сроки — максимизировать то, что вы можете сделать за отведенное вам время. Это не означает, что нужно просто накапливать работу, и здесь на помощь приходит тайм-менеджмент. Развитие навыков тайм-менеджмента означает поиск способов оптимизировать то, как вы работаете, и компенсировать потерянное время здесь и там. Это может быть всего несколько минут за раз, но в конце рабочего дня они действительно складываются. Вот почему навыки тайм-менеджмента так желательны для сотрудника.

6 Важнейшие навыки тайм-менеджмента

Прежде чем рассматривать различные методы, которые вы можете использовать для оптимизации своего времени и времени своей команды, вам необходимо знать основные навыки, которые составляют их основу. Это навыки тайм-менеджмента, которые, как вы обнаружите, пригодятся и в других аспектах вашей профессиональной жизни. Вот они:

• Организация: Если вы постоянно ищете информацию, необходимую для начала работы, или вам нужно реорганизовать свое рабочее пространство, прогресс может занять целую вечность. Сохранение организованности имеет решающее значение для более эффективной работы.
• Расстановка приоритетов: Умение правильно расставлять приоритеты задач — ключ к выполнению большего объема работы. В зависимости от вашего стиля продуктивности вы можете быть тем человеком, который хочет выполнять быстрые и простые задачи, чтобы набирать обороты в течение дня. Или вы можете решить сначала заняться своей самой большой, самой срочной задачей, чтобы расчистить путь для другой работы.
• Постановка целей : Отчасти искусство, отчасти наука, постановка целей может решить или разрушить инициативу, рабочий день и даже целый квартал. Лучшие цели — это SMART, то есть они конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и ограничены во времени.
• Связь: Если бы вы работали в пузыре, вы могли бы пропустить эту часть, но это не относится к большинству людей. Когда ваша работа зависит от вклада других — и наоборот — вам необходимо овладеть искусством общения. Информация — не единственное, что теряется при переводе. Время тоже.
• Планирование : Постановка целей дает вам то, к чему можно стремиться, но планирование — это то, как вы собираетесь этого достичь. Вам не нужно планировать каждую деталь вашего проекта, чтобы эффективно управлять своим временем, но, по крайней мере, некоторое планирование необходимо.
• Делегация: Если вы не армия из одного человека, есть люди, на поддержку которых вы можете рассчитывать. Более того, у некоторых из этих людей есть сильные стороны, которые могут укрепить ваши слабости. Если есть части вашего проекта, для которых вы не подходите лучше всего, подумайте о человеке, который лучше подходит для этого. Тайм-менеджмент означает способность определять, на что лучше всего использовать свое время, и когда лучше подходит чужое время.

Управление личным временем стратегии

Проведите аудит времени 

Когда дело доходит до улучшения ваших собственных навыков управления временем, первым шагом является понимание того, на что тратится каждая секунда. Выберите средний рабочий день и проведите аудит времени. Вы можете либо использовать один из бесчисленных загружаемых шаблонов, доступных в Интернете, с помощью простого поиска Google, либо использовать приложение для автоматизации процесса. Мобильное и настольное приложение для управления временем Toggl имеет бесплатную версию, которая позволяет вам легко отслеживать, куда уходит ваше время.

Не забывайте быть честным с самим собой во время аудита времени. Если вы потратили 36 минут на просмотр последних видеороликов о маловероятной дружбе с животными, добавьте их в свой аудит. Аудит вашего времени — это идеальный способ выявить пожирателей времени, жертвами которых вы стали. Если вы знаете себя достаточно, чтобы понять, что у вас недостаточно самоконтроля, когда дело доходит до ограничения отвлекающих факторов, такой инструмент, как Freedom, блокирует веб-сайты по вашему выбору. Пора попрощаться с этими убийцами производительности.

Составление списка дел на день 

Как только вы поймете, на что в настоящее время тратите свое время, ежедневный список дел станет еще более важным для вашего успеха.

Каждое утро, приходя в офис или в угол гостиной, который служит домашним офисом, пока не проверяйте электронную почту и не подписывайтесь на Slack. Подумайте о своих целях на день, задачах, которые вам нужно выполнить, встречах, которые вам нужно провести, а затем запишите свой список дел.

Гуру списка дел Дэвид Аллен предлагает:

 «Запишите задачу как действие. Это предотвратит использование неспецифических терминов при составлении списка. Например, вместо «найти грузчиков» попробуйте «позвонить маме и попросить ее предложить грузчика». Или «начать и закончить исследование для Тима» попробуйте «выполнить поиск журнальных статей, используя термины: XYZ». Один из способов контролировать это — каждый раз, когда вы записываете новую задачу, спрашивать себя: «Какой шаг № 1 для выполнения этой задачи?» Шаг № 1 становится вашей новой задачей».

Некоторые считают, что составление списка в бумажном блокноте полезно, потому что вы получаете удовольствие от физического вычеркивания каждого пункта. Но такие инструменты, как Asana или Trello, творят чудеса для цифровых списков дел и по-прежнему дарят ощущение счастья, когда вы закрываете задачу или перемещаете ее в столбец «Готово».

Научитесь делегировать полномочия 

Одно дело говорить, что вы станете лучше управлять своим временем, а совсем другое – выполнять данное себе обещание. Аутсорсинг некоторых из ваших самых больших отстойных часов — это проверенный способ действительно вернуть часть этих драгоценных часов.

Исследование, проведенное Harvard Business Review, показало, что «работники тратят большую часть своего времени — в среднем 41% — на дискреционные действия, которые не приносят личного удовлетворения и могут быть компетентно выполнены другими».

После того, как 15 руководителей расставили приоритеты по задачам, которые имели наибольшее значение для них и их бизнеса, а остальные отбрасывали или отдавали на аутсорсинг, испытуемые сократили офисную работу в среднем на шесть часов в неделю, а время совещаний — в среднем на два часа в неделю. неделя. Представьте, что вы могли бы сделать со всем этим дополнительным временем.

Примените этот принцип к своему собственному подходу к управлению временем, взглянув на свой аудит времени и определив элементы списка, от которых вы могли бы избавиться или делегировать.

Например, если вы знаете, что не умеете быстро печатать, но вам нужна расшифровка записи с важной встречи, наймите профессиональную компанию по расшифровке текстов. Вы не только сэкономите время на расшифровке, но и сэкономите все время и умственную энергию, которые вы бы потратили на беспокойство по поводу этой задачи. Это беспроигрышный вариант.

Тайм-менеджмент для руководителей

Теперь, когда у вас есть собственные принципы тайм-менеджмента, вы можете более эффективно управлять временем своей команды. Вот несколько профессиональных способов повысить эффективность и продуктивность вашей организации.

Правило 80/20

Ренцо Костарелла поясняет: «Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80% результатов достигается за счет 20% приложенных усилий. Это обычно используется в продажах. поскольку 80% продаж обычно приходится на 20% клиентов. Другими словами, 80 % результатов вашей команды зависят от 20 % ее действий.

Какое отношение это имеет к тайм-менеджменту? Ну, подумайте о том, что 80% вашего времени тратится на 20% ваших результатов. Что это за задачи, на которые вы тратите так много времени? Вы отдаете предпочтение неправильным вещам? Как только вы примете правило 80-20, вам будет легче настроить свой день на максимальную эффективность.

Посмотрите на поступающие проекты и соберите как можно больше данных (из ваших собственных исследований, предыдущих проектов, бизнес-информации, других людей в компании), чтобы расставить приоритеты и запланировать задачи, которые окажут наибольшее влияние на и добавить наибольшую ценность бизнесу. Остальные, наверное, могут подождать.

Как только вы узнаете, какие задачи наиболее важны, рассмотрите сроки проекта. Использование такого инструмента, как диаграмма Ганта, может помочь определить, какие задачи наиболее важны для успеха каждого проекта, а также соответствующие сроки. Они предлагают отличный способ быстро визуализировать ход проекта и перспективы, максимально упрощая отслеживание этих критически важных 20% результатов.

Повышение эффективности совещаний

Вводные встречи, проверки статуса и ретроспективы — все это часть рабочих процессов большинства проектов. Ваша работа как менеджера проекта — планировать встречи и организовывать их. Хотя легко просто добавлять всех на каждую встречу, это абсолютно не лучшее использование времени вашей команды. Если вам нужен звонок для пробуждения, оглянитесь вокруг стола на переполненном собрании и оцените почасовую заработную плату каждого участника. Добавьте это, чтобы получить реальную стоимость встречи. Скорее всего, цифра ошеломляет. Вы можете спросить себя, есть ли способ использовать это время и расходы более эффективно? Как всегда говорят: время — деньги.

Вам всегда нужно знать, кто чем занимается и чье присутствие имеет решающее значение для каждого запланированного вами собрания. Нужно ли дизайнеру присутствовать на совещании по поводу цветовой палитры для обновления бренда? 100%. Нужно ли им присутствовать на совещании по поводу нового рабочего процесса отдела продаж? Возможно нет.

После тщательного рассмотрения списка участников вам необходимо провести более эффективное совещание. Хотите убедиться, что вы не тратите ничье время? Подумайте об этих распространенных ошибках при встрече: 

• Нет плана или четкой повестки дня
• Участники, которые не прочитали брифинг или не подготовились должным образом вовлеченность)
• Несбалансированные обсуждения
• Отсутствие четких результатов или действий для продвижения вперед

Чтобы решить эти проблемы, Институт управления проектами (PMI) предлагает следующие советы, как сделать встречи лучше для всех: 

• Будь эффективным. Назначайте домашнее задание заранее и после встречи, чтобы не тратить ни секунды на чтение отчетов или другого контента, который каждый может сделать в свободное время. Еще один способ облегчить это — попросить участников заполнить стандартную форму обновления проекта перед собранием.

• Смотреть назад — смотреть вперед. Старайтесь постоянно просматривать задачи и действия за предыдущие две недели и следующие две недели. Это позволяет всем участникам встречи сосредоточиться на конкретном аспекте проекта, а не отвлекаться от темы.

• Настаивайте на ответственности. Когда члены команды не несут ответственности, проекты, несомненно, страдают. Начинайте все совещания по статусу с обзора ранее обсуждавшихся действий, чтобы способствовать формированию культуры подотчетности.

• Упростите повестку дня. Здесь не должно быть сюрпризов. Сделайте краткий обзор пунктов последней встречи, просмотрите назад и посмотрите вперед, просмотрите все открытые вопросы, обсудите пункты действий и просмотрите краткий обзор встречи.

• Сосредоточьтесь. Тангенты сбивают встречу с курса и теряют время. Если возникают проблемы, попросите участников перевести обсуждение в автономный режим. Если есть вопросы, которые, по общему мнению, следует обсудить, используйте таймер на телефоне, чтобы посвятить время этим разговорам.

Мы не говорим, что встречи не нужны. На самом деле наоборот. Большинство совещаний могут сэкономить время вашей команды в долгосрочной перспективе. Хитрость заключается в том, чтобы использовать их с умом.

Используйте правильные инструменты 

Неудивительно, что все в «Безумцах» всегда выглядели такими напряженными. У их менеджеров проектов не было инструментов, доступных современным менеджерам по проектам. Навыки тайм-менеджмента — это одно, но наличие правильных инструментов может творить чудеса для вашей команды. В течение рабочего дня типичного менеджера проекта есть несколько компонентов, влияющих на тайм-менеджмент. Хорошие новости? Есть также несколько инструментов, которые помогут с каждым.

Если вам нужна помощь в расстановке приоритетов задач:  

Как мы объясняем в нашем посте об общих привычках продуктивных людей: «В Wrike есть настраиваемое поле «Приоритет». Это отличный вариант, если у вас есть централизованная команда управления проектами, которая может согласовать установленные общекорпоративные приоритеты».

Асана — еще один инструмент, который может очень помочь в определении приоритетов задач вашей команды. Пользователи могут добавлять «настраиваемые поля для определения приоритетов задач в рамках проекта. Это отлично подходит для небольших команд, которые управляют своими проектами независимо от более крупной организации».

Когда вам нужно отслеживать время членов команды:

Речь идет не о микроменеджменте. Речь идет о том, чтобы помочь вам распределять ресурсы более эффективно и справедливо. В таких инструментах, как Wrike, есть счетчики времени, которые члены вашей команды могут легко включать и выключать при выполнении различных задач. Как только вы узнаете, сколько времени занимают определенные задачи, вам будет намного проще выделять ресурсы и расставлять приоритеты в будущем. Ознакомьтесь с разбивкой Wrike по функции журнала учета рабочего времени, чтобы подробнее узнать об этом полезном инструменте.

Когда вам нужно ограничить встречи: 

Такой инструмент, как Basecamp, собирает всю информацию о проекте в одном месте, чтобы члены команды всегда могли видеть и отслеживать прогресс и информацию. Basecamp позволяет вам «увидеть, где что находится, понять, над чем все работают, и точно знать, куда поместить следующую информацию, о которой все должны знать». Вместо того, чтобы проводить так много совещаний, чтобы убедиться, что все находятся на одной странице, или чтобы все члены команды, работающие над проектом, увидели самое последнее обновление, Basecamp позволяет каждому зарегистрироваться и увидеть прогресс в удобное для себя время — при этом неся ответственность.

Когда вам нужно работать в пакетном режиме:

Вводить подобные данные вручную — это большой отстой. Используйте что-то вроде Asana для выполнения пакетных операций путем множественного выбора задач. Вы можете «назначить пакетные задачи одному человеку, установить для них одинаковую дату выполнения, пометить их как завершенные или незавершенные или — что, возможно, позволит сэкономить больше всего времени — удалить все выбранные задачи». В случае с Trello вы можете создать мастер-доску, чтобы автоматически собирать все ваши самые важные задачи (или те, сроки которых ближе всего) в одном месте для упрощения расстановки приоритетов.

Когда вам нужно перестать переключаться между инструментами: 

Многозадачность при использовании множества разных инструментов может снизить производительность на 40 %. Унито может помочь. Unito создает двустороннюю синхронизацию между различными инструментами управления проектами, чтобы команды могли легко сотрудничать и экономить время. По сути, вы можете продолжать работать в таком инструменте, как Asana или Wrike, и сотрудничать с людьми в других инструментах, что сэкономит вам массу времени и усилий.